ÁREA DE DOCUMENTACIÓN

DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES, PROCESOS Y FORMATOS

Contenido
1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE DOCUMENTACIÓN ......................................................................................................................................... 2
2. DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................................................................................................................... 7

Lic. Alejandra López Vázquez

 1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE DOCUMENTACIÓN
Cliente de Operador Cliente de Agente de carga Inspector de
Línea naviera Agente naviero Registros
origen logístico destino (destino) destino
Solicita al operador
logístico opciones
de embarque de
1 N/A
acuerdo a su
requerimiento de
exportación
Investiga itinerarios
Formato Opciones
2 disponibles para
de Embarque
exportación
Envía al cliente de
origen las opciones
3 viables de acuerdo a N/A
su requerimiento de
exportación
Selecciona
4 N/A
embarque
Solicita booking al
5 N/A
operador logístico
Gestiona ante línea
naviera la
6 asignación de N/A
número de booking
y espacio en buque
Asigna número de Formato de booking
7 booking al operador linea naviera / En
logístico cuerpo del correo
Envía booking al
Formato booking
cliente de origen
Loccitec / Inmediato
8 con los datos
a que se recibe el
específicos del
booking
embarque
Proporciona al
operador logístico la
relación de Formato excel de
9
unidades con sus Kenworth
características y
cliente final

Lic. Alejandra López Vázquez

 Cliente de Operador Cliente de Agente de carga Inspector de
Línea naviera Agente naviero Registros
origen logístico destino (destino) destino
Verifica
dimensiones de las
Pendiente
unidades en su base
10 generación de base
de datos
de datos
(Notificación de
daños ocultos)
Elabora y envía
borradores de
Formato word MBL
11 Master Bill of Lading
Loccitec
(MBL) a línea
naviera
Envía listado de
dimensiones de
11.1 unidades a línea Formato excel
naviera y a agente
naviero
Elabora Master Bill
Realiza “Plano de
of Lading (MBL) con
Estiba” de acuerdo a
base en la Formato línea
11.2 la información
información naviera
proporcionada por
proporcionada por
el operador logístico
el operador logístico
Envía Master Bill of
Lading (MBL) al
operador logístico
11.3 N/A
para su visto bueno
(conecta con punto
15)
Envía al dealer
correspondiente la
12 relación de Formato excel
unidades que le
fueron asignadas
Notifica a cliente de
destino la
13 asignación de N/A
unidades y solicita
corte documental

Lic. Alejandra López Vázquez

 Cliente de Operador Cliente de Agente de carga Inspector de
Línea naviera Agente naviero Registros
origen logístico destino (destino) destino
Envía instrucciones
de corte
13.1 N/A
documental a
operador logístico
Elabora House Bill of
Lading (HBL) y envía Formato excel con
13.2
al cliente de destino macros HBL Loccitec
para su visto bueno
Envía al operador
logístico el visto
13.3 N/A
bueno del House Bill
of Lading (HBL)
Envía al área de
calidad formato de
Yard Booking por
Formato Yard
14 cliente para
Booking
generación de
reportes de
inspección
Operaciones de
Posterior al zarpe
Torre de Control,
del buque, se envía
14.1 reporte lo envía
el reporte de
directamente la
inspección
ejecutiva
Solicita a su área de
finanzas un folio
Formato de
15 para facturación de
Solicitud de Folios
acuerdo al corte
documental
Una vez con el visto
bueno del cliente de
destino, emite y
16 envía el visto bueno N/A
del Master Bill of
Lading (MBL) a la
línea naviera
Confirma a
operador logístico el
17 N/A
zarpe del buque con
unidades a bordo

Lic. Alejandra López Vázquez

 Cliente de Operador Cliente de Agente de carga Inspector de
Línea naviera Agente naviero Registros
origen logístico destino (destino) destino
Notifica a cliente de
Se notifica mismo
origen y cliente de
día en que la linea
18 destino el zarpe del
confirma el zarpe /
buque con unidades
Inmediato
a bordo
Elabora formato
para alta del Formato Alta
19
embarque en Amanac
AMANAC
Envía instrucciones
de emisión de
20 N/A
documentos a la
línea naviera
Envía al operador
logístico los
21 documentos finales N/A
con fecha de zarpe y
valor de flete
Envía a su área de
finanzas el cuadro
de costos para
elaboración de
Formato Cuadro de
22 facturas de flete
Costos
marítimo y
programación de
Master Bill of Lading
(MBL) para pago
Envía a cliente de
destino la factura de
24 horas después
22.1 flete marítimo y
del zarpe
copia del House Bill
of Lading (HBL)
Libera carga con
línea naviera una
vez que se reciben
23 N/A
los comprobantes
de pago del Master
Bill of Lading (MBL)

Lic. Alejandra López Vázquez

 Cliente de Operador Cliente de Agente de carga Inspector de
Línea naviera Agente naviero Registros
origen logístico destino (destino) destino
Radica embarque
por cliente con
agente de carga y Se envía en cuanto
envía se cuentan con MBL
24 documentación final de la línea /
correspondiente preferible 24 hrs
(MBL, HBL después del zarpe
originales, HBL
copia y clausulado)
Envía archivos
temporales de
radicación al
25 N/A
operador logístico
para revisión y visto
bueno
Revisa archivos
temporales de carga
26 N/A
y emite visto bueno
al agente de carga
Envía al área interna
de calidad el
formato para Formato en word
27
solicitud de Puerto Bahía
inspección en
destino
Notifica al cliente de
destino 24 horas 24 hrs previas a la
28
antes, sobre el llegada del buque
arribo del buque
Solicita beneficios a
24 hrs previas a la
29 terminal portuaria
llegada del buque
en destino
Envía a operador
logístico los datos
30 N/A
de arribo del
embarque
Confirma arribo del
Inmediato al arribo
31 buque a cliente de
del buque
destino

Lic. Alejandra López Vázquez

 Cliente de Operador Cliente de Agente de carga Inspector de
Línea naviera Agente naviero Registros
origen logístico destino (destino) destino
Confirma al
operador logístico
que se realizó la
entrega de
32 N/A
documentos
originales a agente
aduanal de cliente
de destino
Confirma a cliente
Se notifica en
de destino la
cuanto recibimos
33 liberación de la
confirmación del
documentación de
agente
su embarque
Envía instrucciones
de facturación del
34 embarque al N/A
inspector de destino
y al agente de carga
Envía factura de Envía factura de
35 embarque al embarque al N/A
operador logístico operador logístico
Programa pago de
facturas a
proveedores con el
área de finanzas
36 N/A
mediante la
actualización de los
cuadros de costos
correspondientes

2. DIAGRAMA DE FLUJO

Lic. Alejandra López Vázquez

 Operador Cliente de
Cliente de origen Línea naviera Agente naviero Agente de carga Inspector de
logístico destino
(CO) (LN) (AN) (AC) destino (ID)
(OL) (CD)

Solicita opciones de
1 embarque a OL

Investiga itinerarios
disponibles para
2 exportación

Envía a CO opciones
3 viables de acuerdo
al requerimiento

Selecciona
4 embarque de las
opciones propuestas

Solicita booking al
5 OL

Gestiona con LN
6 número de booking
y espacio en buque

Asigna número de
booking
7

Lic. Alejandra López Vázquez

 Operador Cliente de
Cliente de origen Línea naviera Agente naviero Agente de carga Inspector de
logístico destino
(CO) (LN) (AN) (AC) destino (ID)
(OL) (CD)

8
Envía a CO booking
con datos de
embarque

Envía a OL relación
9 de unidades a
operador logístico

Verifica dimensiones
10 de las unidades en
base de datos

Elabora y envía a la
11 LN borradores de
MBL

Envía listado de
11.1 dimensiones a LN y
AN

Elabora MBL de
11.2 acuerdo a la Elabora “Plano de
información del OL Estiba”

11.3 Envía MBL para su

visto bueno

Lic. Alejandra López Vázquez

 Operador Cliente de
Cliente de origen Línea naviera Agente naviero Agente de carga Inspector de
logístico destino
(CO) (LN) (AN) (AC) destino (ID)
(OL) (CD)

12
Envía al dealer la
relación de unidades
asignadas

Notifica a CD
13 asignación y solicita
corte documental

Envía instrucciones
13.1 de corte documental
a OL

Elabora HBL y envía

13.2 al CD para su visto
bueno

Envía al OL el visto
13.3 bueno del HBL

Envía Yard Booking

por cliente y genera
14 reportes de
inspección

Posterior al zarpe,
14.1 envía reporte de
inspección

Lic. Alejandra López Vázquez

 Operador Cliente de
Cliente de origen Línea naviera Agente naviero Agente de carga Inspector de
logístico destino
(CO) (LN) (AN) (AC) destino (ID)
(OL) (CD)

15
Solicita al área de
finanzas folio para
facturación

Envía el Vo.Bo. del

16
MBL a la LN, previa
autorización del CD

Confirma a OL el
17 zarpe del buque con
unidades a bordo

Notifica a CO y CO el
18 zarpe del buque con
unidades a bordo

Elabora formato
19 para alta en
AMANAC

Envía instrucciones
de emisión de
20 documentos a LN

Lic. Alejandra López Vázquez

 Operador Cliente de
Cliente de origen Línea naviera Agente naviero Agente de carga Inspector de
logístico destino
(CO) (LN) (AN) (AC) destino (ID)
(OL) (CD)

21
Envía a OL
documentos finales

Envía cuadro de
22 costos, elabora
facturas y pago MBL

22.1 Envía a CD factura

de flete marítimo y
copia del HBL

Libera carga con LN

23
al recibir pagos del
MBL

Radica embarque
24
con AC y envía
documentación
Envía archivos
temporales de
radicación a OL para
revisión y Vo.Bo.
25

Lic. Alejandra López Vázquez

 Operador Cliente de
Cliente de origen Línea naviera Agente naviero Agente de carga Inspector de
logístico destino
(CO) (LN) (AN) (AC) destino (ID)
(OL) (CD)

26 Revisa archivos
temporales de carga
y emite visto bueno

Envía formato para

solicitud de
27 inspección en
destino

Notifica a24 horas

28 antes, sobre el
arribo del buque

Solicita beneficios a
29 terminal portuaria
en destino

Envía a OL datos de
30
arribo del embarque

Confirma arribo del

buque a CD
31

Lic. Alejandra López Vázquez

 Operador Cliente de
Cliente de origen Línea naviera Agente naviero Agente de carga Inspector de
logístico destino
(CO) (LN) (AN) (AC) destino (ID)
(OL) (CD)

32
Confirma a OL
entrega de doctos.
al agente aduanal

Confirma a CD la
33 liberación de la
documentación de
su embarque

Envía instrucciones
34 de facturación al ID
y al AC

35 Envía factura de Envía factura de

embarque a OL embarque a OL

Programa pago de
36 facturas a
proveedores

Lic. Alejandra López Vázquez