Microsoft Excel 2010

SUBTOTALES
 Recomendación:
Descarga el archivo “2- Bd Productos” de la
plataforma que se encuentra en la sección material de
estudio de la Unidad 1 si ya fue descargado úsalo para
realizar los ejercicios propuestos.

Así podrás asimilar mejor tú aprendizaje.

Imagen tablero tomada de: freeimages.com

 Subtotales
Los subtotales son operaciones parciales que podemos crear
en una base de datos que contiene grupos de datos. Por
ejemplo: conocer el total de productos pedidos por cada
categoría.

Cuando hablamos de grupos de datos nos referimos a datos en

común de los registros como fechas, categorías, proveedores,
ciudades y otros.

Abre el archivo “2- Bd Productos” identifica los grupos de las

bases de datos inventario y pedidos a los cuales nos referimos.
 ¿Cómo Crear Subtotales?
Vamos a realizar un ejercicio Usando el archivo “2- Bd Productos” para explicar
como crear los subtotales:

Se requiere conocer el total de las unidades existentes y pedidas por categoría

de producto.

1. Lo primero que debemos hacer es ordenar los datos de la columna por la

cual necesitamos ver los subtotales. Para nuestro ejercicio debemos ordenar
los datos de la columna Categoría la cual es el grupo de datos.
 ¿Cómo Crear Subtotales?
2. Seleccione la base de datos
3. Haga clic en la pestaña Datos
4. Clic e el botón Subtotal
3

4
 ¿Cómo Crear Subtotales?
5. Aparece un cuadro de dialogo, en la opción Para cada
5 cambio debemos seleccionar el dato que fue
ordenado, para nuestro ejercicio es Categoría, este
6
insertara un subtotal por cada categoría.
7 6. Ahora en la opción Usar función use la lista
desplegable para seleccionar la operación del subtotal,
para nuestro caso será la operación Suma.
7. En la opción Agregar subtotal a active los datos que
desea calcular haciendo un clic en la casilla. Para
nuestro ejercicio Unidades en Existencia y Unidades
Pedidas
8. Hacer clic en Aceptar y se insertaran los subtotales en
8
la hoja de cálculo.
 Subtotales

Observemos que se
inserta automáticamente
una fila nueva por cada
categoría la cual contiene
el subtotal de la unidades
existentes y pedidas.
 Subtotales
Y en la parte izquierda de la hoja de
cálculo encontramos esquemas o
niveles de agrupamiento que
permiten ocultar y mostrar
información.

El Nivel 1: Solo muestra el total

general de toda la base de datos en
este caso de los datos unidades
existentes y pedidas que fueron las
calculadas en nuestro ejercicio.

El Nivel 2: Muestra el subtotal por

cada categoría.

El Nivel 3: Muestra toda la base de

datos.
 Verifica que los datos que corresponden a los subtotales no se
repitan, explora los niveles de agrupamiento.

En nuestro ejercicio al dar clic en el nivel 2 la categoría no debe

repetirse, pues cada categoría es única.

En el caso de repetirse esto nos indica que el proceso del

subtotal fallo en algún momento, por tanto debemos quitar los
subtotales y volver a realizar cuidadosamente el proceso del
subtotal.

Imagen tablero tomada de: freeimages.com

 ¿Cómo Quitar los Subtotales?
1. Selecciona toda la hoja de cálculo

2. Hacer clic a la pestaña Datos

3. Clic al botón Subtotal

4. Aparece el cuadro de dialogo y

seleccionamos la opción Quitar todos
4
 Práctica Libre
Descargue el archivo “2- BD PRODUCTOS” que se encuentra en la
plataforma, en la sección material de estudio de la Unidad 1 y realice
el siguiente ejercicio.

1. Se requiere conocer el promedio del valor pedido por cada

vendedor. (hoja pedidos)
2. Use los niveles de agrupamiento.
Imagen Diseñada por: Freepik.com
Resultado del ejercicio: Nivel 2
 Subtotales Anidados
Los subtotales anidados es un subtotal dentro de otro subtotal,
aquí existen varios grupos de datos los cuales llevaran los
insertados los subtotales.

Para entenderlo mejor realizaremos un ejercicio práctico,

antes de esto debes quitar todos los subtotales que se hayan
creado en la hoja pedidos.
 Subtotales Anidados
Ejercicio: se requiere conocer el total
del Vr. Pedido y Vr. Flete por Vendedor
y Forma de pago.

Ahora analicemos el ejercicio: en el

ejercicio encontramos dos grupos de
datos el Vendedor y la Forma de pago
los cuales debemos ordenar al mismo
tiempo. (Tema: Ordenar por dos o más
campos, lo encuentras en 2-
Herramientas Para Administrar Datos I)
 Subtotales Anidados
Después de ordenar los datos
debemos iniciar el proceso de insertar
los subtotales:

->Seleccionamos la base de datos ->

clic a la pestaña Datos

->Botón subtotal -> aparece el cuadro

de dialogo
 Subtotales Anidados
5. Para cada cambio debemos seleccionar el dato
5 Vendedor, el primer dato ordenado.

6
6. Usar función seleccionamos la operación Suma
7

7. Agregar subtotal a active la casilla Vr. Pedido,

Vr. Flete

8. Hacer clic en Aceptar

9. Se inserta el primer subtotal en la hoja de

8
cálculo, que corresponde a los vendedores.
 Subtotales Anidados
Ahora realizaremos el segundo subtotal

10. Regresamos a la pestaña Datos -> Botón Subtotal -> y aparece

11

de nuevo el cuadro de dialogo.

12 11. Para cada cambio debemos seleccionar el dato Forma de Pago,

el segundo dato ordenado.
13

12. Usar función seleccionamos la operación Suma, que sigue

siendo la misma del anterior subtotal, aunque la podemos
cambiar si así lo necesitamos.

13. Agregar subtotal a active la casilla Vr. Pedido, Vr. Flete que sigue
siendo los mismos datos del anterior subtotal, se pueden
agregar más si se requiere.

15 14. Ahora debemos desactivar la opción Reemplazar subtotales

14 actuales, esto permitirá que no desaparezca el primer subtotal
creado y se anide el segundo que estamos creando.
15. Hacer clic en Aceptar
 Subtotales Anidados
Observemos que se inserta
automáticamente una fila
nueva por cada Vendedor y
Forma de Pago los cuales
contiene el subtotal del Vr.
Pedido y Valor Flete.

En nuestro ejercicio vemos:

el Total del Vr Pedido y Vr.
Flete que le corresponde al
Vendedor Carlos y cual es el
valor en cheque y cual el
valor en crédito.
 Subtotales
En la parte izquierda de la hoja
de cálculo encontramos más
niveles de agrupamiento,
debido a que se realizo un
subtotal anidado.

Explora estos niveles, te

mostraran la información por
grupos de datos.

Estos niveles se crean

dependiendo de la cantidad de
subtotales anidados.
 Es importante que los datos contengan el formato adecuado
como fecha, número, moneda y los datos de tipo texto estén
correctamente escritos y sean uniformes

Por ejemplo: si tenemos la cuidad Bogotá y en otro registro

tenemos Bogota el sistema lo cuenta como dos datos diferentes
debido a la tilde.

Otro caso puede ser los plurales y los singulares para el sistema
será diferente si escribimos Bebidas y en otro registro Bebida

Imagen tablero tomada de: freeimages.com

 Práctica Libre
Descargue el archivo “2- BD PRODUCTOS” que se encuentra en la
plataforma, en la sección material de estudio de la Unidad 1 y realice
el siguiente ejercicio.

1. Se requiere conocer el total del Vr. Flete por País y Compañía de

envíos
2. Explore los niveles de agrupamiento.

Imagen Diseñada por: Freepik.com

Resultado del ejercicio: Nivel 2
Corporación De Educación Tecnológica Colsubsidio –Airbus Group

Curso: Manejo de Excel Intermedio y Avanzado

Autora de contenidos: Sandra Liliana Berrio C.