Todos hemos pasado por ello.

Intentas poner en marcha un nuevo plan de

proyecto, pero tu equipo no muestra gran entusiasmo. Es como si les hiciera
recordar todos esos trabajos en grupo del instituto, ¿no?

Lo cierto es que el trabajo en equipo implica reunir a una serie de personas

con ideas, estilos de comunicación y grado de participación diferentes en el
proyecto para trabajar juntos y eso puede ser complicado, tanto en el
instituto como en el mundo profesional.

Pero los proyectos del trabajo pueden ser aún más complicados que los del
instituto. De hecho, uno se juega mucho más que una mala nota en el
instituto cuando un proyecto fracasa en el mundo laboral.

El Project Management Institute afirma que el 9,9 % del dinero invertido se

malgasta por culpa de un deficiente plan de proyecto. Además, el informe
Chaos del Standish Groupconcluyó que tan solo el 29 % de los proyectos
tecnológicos tienen éxito y el 19 % fracasan estrepitosamente. Parece
mucho tiempo (y dinero) malgastado.

Con equipos que colaboran por todo el mundo y entre diferentes

organizaciones, es más importante que nunca poder dominar el proceso de
planificación de los proyectos. Contar con un plan de trabajo de gestión de
proyectos claro te ayuda a ahorrar cantidad de tiempo y dinero al preparar
tu proyecto para el éxito.

Pero primero es muy útil comprender en qué punto suelen fallar un plan de
proyecto y cómo asegurarte de conseguir un sobresaliente.

1. Visión descoordinada y falta de

aceptación de las partes interesadas
Según Forbes, el 25 % de los proyectos tecnológicos fracasan
estrepitosamente, el 20 % no consiguen un retorno de la inversión y el 50 %
necesitan revisiones al finalizarlos. No son unos datos muy esperanzadores.
Según los líderes ejecutivos, la falta de objetivos claros justifica el 37 % de
proyectos fallidos. Sin unos objetivos claros, verás que los requisitos, las
tareas y los plazos no tienen nada que los vincule entre sí.

Si echas un vistazo a tus proyectos, ¿no son los que carecen de objetivos
claros o aquellos con los que no compartes la perspectiva los proyectos que
se escapan de tu atención mientras otros, más urgentes, te van llegando?

Si el proyecto que diriges no tiene unos objetivos claros y el equipo no

puede ver su valor, no avanzarán cuando se les presente un problema,
especialmente si ya reina el pesimismo antes de que empiece. El equipo no
sabrá qué hacer para volver a poner en marcha el proyecto o no se sentirá
motivado para hacerlo.

Evita este problema definiendo con claridad los objetivos y los

valores específicos que ofrece el proyecto

Da más capacidad a tu equipo ofreciéndoles acceso total a la información

para ayudarles a entender cada fase del proyecto. El plan de proyecto
permite determinar las responsabilidades, los puntos de verificación, cómo
se medirán los objetivos finales y el valor que se verá al terminar. Al trazar
una panorámica clara para el equipo, puedes estar seguro de que todos
disfrutarán de la misma visión y comprenderán su responsabilidad desde el
principio.

¿Te preguntas cómo puedes trazar un plan de proyecto? Una de las formas
más sencillas de garantizar que tu proyecto se inicie sin problema alguno es
utilizando plantillas. Crea una plantilla con las tareas, el cronograma, las
herramientas necesarias, los productos que se han de entregar, a quién se
le asigna cada tarea y los plazos inamovibles. Cuando tengas la plantilla,
puedes duplicarla y simplemente adaptarla a los proyectos siguientes. Estos
son algunos ejemplos gratuitos de planes de proyectos sencillos.

2. Proceso de comunicación poco claro

¿Alguna vez has estado en un equipo en el que una persona prefería el
correo electrónico, otra Slack y otra acercarse a tu mesa y pasarte la
información en una breve charla? Los proyectos fracasan cuando los
responsables se pierden en las minucias de las tareas y en una
comunicación desorganizada.

Es importante que el plan de proyecto incluya un proceso estandarizado

para la comunicación que defina un ritmo de actualizaciones y un proceso
para las solicitudes. Una comunicación y una colaboración ineficaces son
dos de las principales causas de estrés en el lugar de trabajo. Cuando las
partes interesadas tienen que bucear entre páginas de correos electrónicos
o pedir constantemente información, se frustran y la motivación se merma.

Evita este peligro estableciendo dónde, cuándo y cómo se debe

comunicar el equipo

Proporcionar al equipo un software eficaz y fácil de usar para ayudar a que

sus miembros se comuniquen reduce las fricciones y ayuda a que el
proyecto alcance el éxito.

Elige una herramienta y un proceso que satisfaga todas tus necesidades

comunicativas y cíñete a ellos mientras dure el proyecto. Esto implica que
tendrás que sentarte para elaborar el plan de proyecto y tener en cuenta
todas las formas de comunicación que necesitarás durante el proyecto.

La herramienta más útil es aquella que se integra con las demás, como

Slack o Salesforce, de forma que todo el equipo pueda comunicarse,
colaborar, almacenar recursos y compartirlos. De este modo, podrás
asegurarte de que todos tengan acceso a los recursos necesarios.

3. Objetivos y plazos imposibles

El incumplimiento de los plazos es uno de los mayores problemas a los que
se tienen que enfrentar los gestores de proyectos. Y compartir información
entre equipos le sigue muy de cerca.

Si piensas en los proyectos en los que has trabajado, seguro que esperar a
que alguien termine sus tareas o comparta información fundamental es uno
de los principales obstáculos. La fecha de entrega general no cambia solo
porque una persona no haya podido respetar su plazo. Cuando un proyecto
frena en seco, la gente se apresura a apuntar con el dedo, se frustra y
empieza a realizar trabajos mediocres para maquillar la pérdida de tiempo.

Evita este problema esquematizando la capacidad del equipo y

añadiendo algo de margen a las tareas

La verdad es que siempre habrá baches, así que asegúrate de dar margen
a las tareas para poder acomodarlas. Al crear el plan de trabajo de un
proyecto, determina cómo dependen unas tareas de otras, de forma que los
miembros del equipo sepan con quién tienen que colaborar y cuándo.

Una forma de trazar un plan de proyecto y evitar proponer expectativas

irreales es usar un diagrama de Gantt. Un diagrama de Gantt es un
cronograma interactivo que te ofrece una perspectiva completa del progreso
del proyecto, el objetivo del trabajo y las dependencias. Esto ayuda a
detectar posibles problemas que puedan ocasionar ineficacias operativas.
Usar tablas Kanban o Scrum también puede ayudarte a planificar el
proyecto y te ofrecen una visión general de las responsabilidades del
equipo. 

Configurar un diagrama de Gantt desde el principio también permitirá a los

miembros del equipo a ver cómo afecta su trabajo al progreso del proyecto
de una forma más visual. Esto motiva al equipo a dar prioridad a las tareas
de su proyecto y completar sus trabajos a tiempo.
4. Miembros del equipo y recursos
insuficientes
En los proyectos en grupo del colegio, ¿qué papel desempeñabas?
¿Asumías la responsabilidad de hacer todo el trabajo tú? O quizás eras
quien asumía la responsabilidad de realizar determinadas tareas, pero te
sobrecargabas con otros proyectos y tirabas la toalla.

Según una encuesta de 2018 del Project Management Institute, el 21 % de

los proyectos fracasaban por unos recursos limitados o tasados. Además,
una previsión inadecuada de los recursos explica el 18 % de proyectos
fallidos.

Agotar el presupuesto, el tiempo y la capacidad puede acabar con un

proyecto fácilmente. Como gestor de proyectos, al crear un plan de trabajo
para el proyecto es importante tener en cuenta todos los recursos
necesarios, incluida la capacidad del equipo. Cuando se optimiza la carga
de trabajo, aumenta la productividad; pero lo contrario puede llevar al
agotamiento o a debilitar el compromiso.
Evita el problema equilibrando la carga de trabajo de los
empleados y determinando los recursos necesarios

Lo bueno es que puedes evitar fácilmente estos problemas planificando la

asignación de los recursos y especificando las cargas de trabajo desde el
inicio.

Herramientas como Wrike Resource te pueden ayudar a visualizar las

tareas del proyecto desde una perspectiva de flujo de trabajo de equipo, lo
que te aporta la visibilidad y la flexibilidad de equilibrar las cargas de trabajo.
Cuando los equipos son capaces de gestionar sus tareas, pueden cumplir
plazos, lo que ayuda a conservar otros recursos, como tiempo y dinero.

Configurar un plan de proyecto que incluya un sistema de seguimiento de

los recursos te permite identificar posibles problemas de inmediato. Como
el 95 % de los trabajadores afirman trabajar en más de un equipo o proyecto
a la vez, si proporcionas a tu equipo visibilidad de la carga de trabajo podrán
dar prioridad a sus tareas de proyectos y comunicar sus responsabilidades
con otros gestores de proyectos o equipos. De este modo la comunicación
fluye, se ayuda a los miembros del equipo a minimizar las interrupciones y
les da más tiempo para centrarse en el trabajo productivo.

5. Herramientas desconectadas y falta de

flexibilidad para ir corrigiendo sobre la
marcha
La tecnología a menudo nos facilita mucho la vida, pero cuando el plan de
trabajo del proyecto incluye varias herramientas y equipos que se emplean
para procesos diferentes, se puede volver contra ti rápidamente.

Aunque tu proyecto pueda comenzar un día soleado con el viento a favor, a

todos los equipos les toca surcar tempestades en algún momento.

Uno de los elementos más importantes de la gestión de proyectos es poder

identificar y corregir sobre la marcha cuando surjan los problemas. Si las
herramientas no están interconectadas y la información que el equipo
necesita no se encuentra en un solo lugar, no podrás ver los posibles
obstáculos que te amenazan.

Según McKinsey, los empleados dedican casi un 20 % de la semana laboral

a buscar y recopilar información. Cuando las herramientas no están
interconectadas, los equipos malgastan el tiempo buceando en cadenas de
correo electrónico y mensajes directos para obtener toda la información
necesaria.
Esto no solo agota un tiempo valioso, sino que puede acabar con un
proyecto completamente si la gente no recibe la información o los recursos
más actualizados.

Evita esta amenaza con una herramienta centralizada que te

ayude a tener los proyectos controlados

Tu plan de proyecto también debe incluir qué herramientas se necesitan,

dónde se conservarán los activos del proyecto y qué herramientas utilizarás
para supervisar o medir el éxito. Por ejemplo, Wrike se integra con otras
herramientas como Slack, Jira, Salesforce y Adobe Creative Cloud.

Estas integraciones garantizan que todo lo necesario para llevar a cabo el

proyecto esté en un solo lugar. Además de ahorrar tiempo, puedes crear
una ubicación central para registrar todas las tareas y sus dependencias. De
esta forma, puedes ver en qué punto está cada tarea y quién puede
necesitar ayuda para hacer avanzar al proyecto.

Equipo: unidos somos más fuertes

Elaborar un plan de trabajo para un proyecto puede ser complicado,
especialmente cuando eres tú quien debe dirigir un grupo diverso hacia el
éxito. Un plan de trabajo claro y un proceso de comunicación establecido da
más poder a los miembros del equipo y las partes interesadas para
compartir una visión común.

Definir qué herramientas usas desde el principio para la comunicación y

establecer objetivos ayuda a todo el mundo a saber cuáles son las
expectativas del proyecto. Al evitar estos problemas de planificación y
preparar a tu equipo para alcanzar el éxito, harás algo más que ahorrar
tiempo y dinero a la empresa: lo conseguirás.
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