PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE Código: SG SST

DOCUMENTOS Y REGISTROS Versión: 01

Fecha:

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

1. OBJETIVO

Establecer los criterios que garanticen el adecuado control de la documentación del

Sistema de Gestión en seguridad y salud en el trabajo de la empresa Vélez Palacio
S.A

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a toda la estructura documental de la empresa Vélez Palacio

S.A e incluye manuales, documentos y registros.

3. DEFINICIONES

 Documentos Internos: Son todos los documentos adicionales a la estructura

documental requeridos, que han sido generados y aprobados por el o las áreas que
integran el proceso, para asegurar su efectiva planeación, operación y control.
(Ejemplo: guías técnicas, normas o procedimientos de seguridad, manuales, etc.).
 Documentos Externos: Documentos que pertenecen a entidades externas
 Documento controlado: Es un documento que pertenece al Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo
 Documento electrónico: Documento digital que ingresa vía correo electrónico y/o
web.
 Listado Maestro de Documentos Internos: Es un listado en el que se encuentran
los documentos internos controlados del SGSST
 Registros: Documento que presenta los resultados obtenidos y representan la
evidencia objetiva del trabajo realizado

4. CONSIDERACIONES GENERALES

 Para el Manual del SG SST su preparación corresponde a la coordinación de la

seguridad y salud en el trabajo y la revisión y la aprobación al representante de
la alta dirección o gerente general.
 Todos los empleados que estén bajo el alcance del SG SST que elaboren un
documento, deben ceñirse al presente Procedimiento Control de Documentos.
 La elaboración de los Documentos del SG SST deben seguir el formato
señalado en el punto de estructura de documento del presente procedimiento,
con la salvedad que por expresa solicitud de entidades o actores externos a la
empresa se realice la petición.
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5. RESPONSABLES

 Coordinación del SG-SST

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

6.1 Diagrama de flujo frente los documentos del SG SST

ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE DESCRIPCION

1. Inicio

El coordinador de SST se encarga

de controlar la elaboración de
documentos del Sistema de
Responsable:
Elaborar documento Gestión en Seguridad y Salud en
2.Información Coordinador de SST
Participa: el Trabajo. Obtiene la
para elaboración Persona(s) que información por medio de
del documento utilizarán el
observación directa y entrevistas
documento
con el personal que realiza las
actividades que se
documentarán.
Si existen cambios en el
¿Hay documento, el coordinador de
SI Responsable:
cambios Coordinador de SST SST los incorpora, hasta
2
Participa: conseguir con quien participan de
3. Persona(s) que la elaboración el consenso acerca
NO utilizarán el
de los cambios y obtener el
documento
documento previo a ser
aprobado.
El coordinador de SST revisa
Aprobar edición inmediatamente y envía al
Responsable: gerente para que apruebe la
4. Coordinador de SST edición preliminar del documento
Participa: Gerente y la presentación del medio
impreso y el archivo en medio
magnético.
Si no existe una versión anterior
Codificar y actualizar al documento o es uno nuevo se
revisión Responsable: identifica con la versión 1, y se
5. Coordinador de SST codifica. Si existe una revisión
anterior, se sigue el número
consecutivo correspondiente.

6. 1
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ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE DESCRIPCION

El Coordinador de SST realiza la

presentación definitiva del
documento, con las firmas de
quien elabora, revisa y aprueba
Editar
en la primera hoja del
documento. Al entrar en vigencia
una nueva revisión, bajo previa
Responsable: autorización, debe retirar el
7. Coordinador de SST documento anterior y convertirlo
en documento obsoleto, al cual
tiene acceso solo el personal que
requiere verlo para fundamentar
los cambios de la nueva revisión.
Las fechas de cada documento
serán registradas en la primera
hoja de cada documento.
El listado de documentos
vigentes, su código y las áreas
en que se utilizan se controlan a
Incluir en el listado maestro Listado través del registro Listado
maestro de maestro de documentos. Cuando
documentos
Responsable:
algún documento se revisa y es
Coordinador de SST editada una nueva revisión o se
8. Registro: distribuye entre personas o áreas
Listado maestro de diferentes, el coordinador de SST
documentos
emite un nuevo Listado maestro
de documentos. Cada área lleva
su listado maestro de
documentos y de registro y se le
envía al coordinador de SST para
su consolidación.

9. 2
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El Coordinador de SST notifica y

entrega a las personas copia del
documento impreso que van a
Notificar y distribuir
utilizar en su lugar de trabajo y
se encarga, además, de capacitar
10.Documento a todo el personal que por sus
definitivo funciones y responsabilidades
Responsable:
(copias) Coordinador de SST
requiere tener documentos
controlados en su lugar de
trabajo, La notificación puede
realizarse a través del correo
interno. En el Listado maestro de
documentos se escribe a quienes
se distribuye cada uno de los
documentos.
Se identifican los documentos
Identificar documentos externos recibidos o que se
externos 8 encuentren en la empresa:
Responsable: manuales, norma técnicas,
Coordinador de SST
11.Documentos catálogos de productos, que
Participa:
externos Gerente, jefes de requieran ser identificados y
área controlados como parte del
sistema de gestión, y se incluyen
en el Listado Maestro de
Documentos Externos.
Los responsables y / o usuarios
Mantener
Responsable: de los documentos deben
Persona(s) que procurar mantener la integridad
12. utilizan el física de los asignados y el
documento
cumplimiento de las directrices
allí establecidas.

13. 3

Si existen cambios en las

actividades, procesos, nuevas
¿Se N líneas de productos o servicios,
O
necesita 1 Responsable: cambios en las funciones de los
actualizar 5 Persona(s) que cargos existentes o nuevos
14. utilizan el
? cargos, se hace necesario revisar
documento
los documentos actuales para
evaluar la necesidad de modificar
SI su contenido, así como los
registros involucrados.
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La revisión puede ser sugerida

Revisar
por quienes realizan el
documento o quienes lo
elaboran, aprueban o quienes lo
Responsable: usan. Se deben justificar los
Persona(s) que cambios propuestos; en caso de
15. utilizan el aprobar el (los) cambio (s), al
documento.
final del documento aparece un
resumen de los cambios
realizados como evidencia de los
mismos.

Los cambios son realizados

mediante la misma ruta original,
3
y se aprueban como la primera
Reelaborar
vez, a menos que, por ausencia
de alguna de las personas
participantes, se haya designado
Responsable: a alguien más para la revisión y
Coordinador de
16. SST, Persona(s)
aprobación. Se toman en cuenta
que utilizan el los enlaces con otros
documento. documentos, es decir, que estén
relacionados por pertenecer a
una misma área proceso o
actividad. Se deben revisar antes
de dar por terminada una
modificación.

17. 4

Al entrar en vigencia una nueva

revisión, bajo previa autorización
del responsable, se debe retirar
¿Es el documento anterior y
documen Responsable:
1 convertirlo en documento
to Coordinador de
18. NO 1 SST, Persona obsoleto, al cual tienen acceso
obsoleto?
responsable del solo el personal que requiere
documento verlos para fundamentar los
cambios de la nueva revisión.

SI
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Se eliminan los documentos

Destruir obsoletos que estén en medio
Responsable:
19.
Coordinador de SST físico y electrónico, se destruyen
y/o jefe de para evitar su consulta y
Procesos
utilización indebida.

20. Fin

6.2 Documentos del SG SST

DOCUMENTO CÓDIGO
Manual MN
Documento D
Registros RG

7. REGISTROS

Listado maestro de documentos