TECNICO EN

ARCHIVO Y GESTION
DOCUMENTAL

PRODUCCION E INTERPRETACION
DE DOCUMENTOS
Este módulo comprende temas como:
• La Comunicación oral y escrita
- Elementos de la comunicación escrita
- Generalidades para la producción y
presentación de documentos
• Normas técnicas colombianas para
comunicaciones externas
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- Normas técnicas colombianas para
comunicaciones internas
NTC para la carta comercial, solicitudes, pagos,
reclamos; escritos oficiales: Solicitudes, Instancias,
Oficios circulares, Certificados, Acuerdos,
Resoluciones, Decretos
En las comunicaciones internas: Nota Interna,
memorando, circulares, actas administrativas,
convocatoria, informes, hojas de vida, etc.
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LA COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA

En una comunicación oral interviene el cana auditivo, a través
de palabras u oraciones habladas, que ha evolucionado con el
desarrollo del ser humano.
En una comunicación hablada la expresión oral es espontánea,
por ello el emisor no tiene mucho tiempo de pensar y repensar
lo que está diciendo y una vez dicho no puede borrarlo ya que
es simultaneo el proceso de elaborar u emitir el mensaje.

Esta comunicación es efímera ya que el sonido se percibe en

forma momentánea y luego desaparece, esto es que la memoria
de los receptores y emisores es incapaz de recordar lo hablado .
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LA COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA

En una comunicación escrita, el

proceso es más elaborado en el sentido
de que da tiempo para pensar y
producir el texto a escribir antes de que
el mensaje llegue al receptor.
Esta comunicación es duradera ya que
las letras quedan inscritas en soportes
materiales que permanecerán en e
tiempo
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El lenguaje oral y corporal

El lenguaje oral se basa en las
expresiones corporales, por ello se habla
también de lenguaje corporal.

Una comunicación es Asertiva cuando se

le imprime sentimientos de amistosidad,
es decir expresa idea sin agredir a los
demás pero defendiendo sus
convicciones.

El lenguaje corporal también debe

comunicar amistosidad y armonía entre
las palabras y las expresiones físicas o
faciales.
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Las comunicaciones escritas

Oral Gesticulación
Comunicación Signos Significado (idea concepto
Escrita
Lingüísticos
Significante (forma física
hablada o escrita

ELEMENTOS DE LAS COMUNICACIONES ESCRITAS

1. Constancia: Que conste en el tiempo

2. Medio de Prueba legal: Es la prueba o constancia ante un litigio
3. Medio de Facilitación del Intercambio comercial: Pacto mediante un documento una
transacción comercial
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Circular

TIPOS DE
Memorando
Comunicaciones Internas Convocatoria
Acta Administrativa

COMUNICIACIONES
Informes administrativos y gerenciales

Reclamos

ESCRITAS:
Solicitudes
Oferta y demanda
Pagos y cobros
Correspondencia bancaria
Carta Seguros u transportes
Comercial Remisiones
Aclaraciones

INTERNAS Y EXTERNAS Facturas

Contratos
Comunicaciones Externas
Solicitudes
Instancias
Oficio
Acuerdos
Escritos Decretos
Oficiales Resoluciones
Certificados
Constancias
Derechos de petición

Escritos de Felicitaciones
Carácter social Invitaciones
Correos electrónicos
 NORMAS PARA LA PRESENTACION DE
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DOCUMENTOS COMERCIALES
1. ASPECTOS GENERALES
1.1 Márgenes: Superior 3 ó 4 cm
Inferior 2 ó 3 cm
Izquierdo 3 ó 4 cm
Derecho 2 ó 3 cm
El margen derecho se considera virtual. Esto significa que
cada línea puede terminar hasta 3 espacios (barra
espaciadora parte inferior del teclado) antes o después de
margen seleccionado, teniendo cuidado en la división
silábica de las palabras y sobre todo las reglas ortográficas
y de digitación.

1.2 Membrete: Se ubica en el margen superior, en una

extensión de 14 cm desde el borde lateral izquierdo.
El margen inferior se utiliza para complementar el logrotipo o
los datos de la empresa o entidad, en él se coloca teléfono,
fax, correo electrónico etc., dejando libres entre 1 y 1.5 cm
verticales.
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1.3 Estilos: Los más frecuentes son bloque extremo y

bloque

Estilo Bloque Extremo: Es uno de los más fáciles y

cómodos de usar debido a que todas sus líneas de
escritura se inician en el margen izquierdo.

Estilo Bloque: La diferencia consiste en que la línea de

referencia o consecutivo, la fecha, el asunto, la firma y
el cargo, se escriben comenzando desde el centro
horizontal del papel hacia la derecha.

En Colombia se produce papel tamaño carta de

exactamente 22cm X 28 cm; el tamaño oficio se
produce de 22 cm X 33 cm, el tipo de letra par los
documentos se ubica en Arial 12.
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NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS

PARA DOCUMENTOS COMERCIALES
NTC 3393 La carta Comercial
NTC 3397 Memorando
NTC 3234 Circulares
NTC 3394 Actas Administrativas
NTC 4176 Constancias y certificados
NTC 3588 Informes
NTC 3369 Sobres
NTC 4228 Hojas de vida
…
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ACTIVIDADES A REALIZAR

1. Debes leer, analizar,

comprender este módulo en su
totalidad

2. Se sugiere consultar las normas

técnicas colombianas NTC para
documentos comerciales.

3. En el siguiente envío recibirá

las actividades planteadas y la
evaluación correspondiente.
 “Comprometidos con la Calidad y
Excelencia Académica”
Visita nuestras sedes en Boyacá - Colombia
Sogamoso – Carrera 11 # 12 – 29 Centro Tel: (8) 773 5882
Duitama – Calle 15 # 17 – 35 Tercer Piso Centro Tel: (8) 760 3779
Tunja – Carrera 8 # 18 – 15 Centro Tel: (8) 740 11 88

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