Perfil de clientes y proveedores

Ligia marcela Villamil rodríguez

Tecnólogo en gestión logística

Servicio nacional de aprendizaje sena

Actividad de aprendizaje 7

Evidencia 2: Perfil de clientes y proveedores

El flujo de información externa en los procesos logísticos no se genera dentro

de las actividades propias de la empresa, pero tiene una incidencia directa
sobre los procesos que se realizan dentro ésta, tales como el caso de la
información que se maneja en el proceso de aprovisionamiento referente a los
proveedores y el proceso de distribución referente a los clientes. Por tal razón,
para esta evidencia debe presentar en un documento escrito la caracterización
del perfil de los clientes y los proveedores de la empresa mencionada en la
Evidencia 1: Presentación “Caracterización de la empresa” de esta actividad de
aprendizaje.

Tenga presente que para realizar la evidencia puede utilizar tablas o formatos
que le ayuden a administrar la información.

Para desarrollar la evidencia siga los pasos descritos a continuación:

 Inicialmente, debe identificar el perfil de clientes de la empresa, cliente

interno, cliente externo y necesidades a satisfacer de cada uno de los clientes
(incluir los tiempos de respuesta)

 Después, proponga una alternativa de flujo de información que le permita

asegurar una buena comunicación con el cliente, tanto interno como externo.

SOLUCION

CLIENTE INTERNO

 Todas las áreas con 4pl services

Necesidades: salario, estabilidad, prestaciones
Tiempo respuesta: quincenal
 Área comercio exterior con área comercial
Necesidades: que el área comercial de pre-alerte los contenedores
próximos a llegar
Tiempo respuesta: 2 días
 Área comercio exterior con director administrativo y operaciones
Necesidades: autorización para despacho de mercancía desde la parte
documental (revisar declaraciones)
Tiempo respuesta: inmediato
 Área director administrativo con líder operaciones
Necesidades: entregar orden de trabajo (OT) para identificación y
operación en la bodega.
Tiempo respuesta: inmediato

 Área director logístico con facturación y cartera

Necesidades: solicitud de correo autorizando despacho de mercancía
por cartera
Tiempo respuesta: inmediato
 Área líder operaciones con director administrativo
Necesidades: información u orden de trabajo con información de cliente,
documento de transporte, cantidades, etc
Tiempo respuesta: inmediato
 Área líder operaciones con aux. inventarios
Necesidades: etiquetar, identificar, marcar, contar la mercancía que
entra y sale de 4pl services
Tiempo respuesta: inmediato
 Área director administrativo con aux. inventarios
Necesidades: informes de inventarios, posiciones libres, clientes, etc
Tiempo respuesta: inmediato
 Área líder operaciones con auxiliares de bodega y montacarguista
Necesidades: separar, descargar, cargar, identificar, organiza y todas las
operaciones logísticas asignadas.
Tiempo respuesta: inmediato
 Área financiera con facturación y cartera
Necesidades: informe de cartera y comprobantes de pago, facturación al
día
Tiempo respuesta: inmediato
 Área operaciones con director administrativo
Necesidades: informes de toda la actividad operativa y administrativa
Tiempo respuesta: mensual

ALTA DIRECTIVA
CLIENTE EXTERNO

 Área comercial con cliente

Necesidades: solicitud pre-alerta para programación entradas,
descuentos, tarifas, etc
Tiempo respuesta: 1 día
 Cliente con área comercial
Necesidades: cotizaciones, estado de la mercancía en la bodega
Tiempo respuesta: 1 día
 Área comercio exterior con cliente
Necesidades: solicitud de declaraciones de levante por parte de la DIAN
Tiempo respuesta: 1 a 2 días después de la inspección.
 Cliente con comercio exterior
Necesidades: informe de cierre de entrada de mercancía a zona franca y
4 pl services.
Tiempo respuesta: 2 horas después del descargue.
 Cliente con área director administrativo
Necesidades: solicitud de citas para cargues, separaciones,
inspecciones y demás servicios logísticos cotizados
Tiempo respuesta: inmediato
 Área director administrativo con cliente
Necesidades: asignación de citas y requerimiento de cumplimiento de
horarios para no retrasar otros procesos.
Tiempo respuesta: inmediato
 Cliente con área de facturación y cartera
Necesidades: entregar comprobantes de pago, solicitud de facturación
antes de cierre de mes.
Tiempo de espera: 26 primeros días del mes
 Área de facturación y cartera con cliente
Necesidades: informe de cartera, facturación al día, cobro de cartera.

FLUJO DE INFORMACION

GERENCIA
COMERCIAL

COMERCIO
EXTERIOR

CLIENTE
EXTERNO
 FACTURACION Y
CARTERA

DIRECTOR
ADMINISTRATIVO

Luego, debe caracterizar el perfil de proveedores, para esto realice lo siguiente:

 Elabore un listado de elementos (productos o servicios) que son de vital

importancia para el funcionamiento de la empresa.

- Servicios de apoyo logístico ( grupos de cargue y descargue)

- Alquiler de elevador eléctrico y mantenimiento
- Proveedor de papel de empaque strechs
- Servicio de transporte

 Del listado anterior, escoja uno y determine las posibles empresas o personas
que puedan ser proveedores y haga un listado.

SERVICIOS DE APOYO LOGISTICO ( GRUPOS DE CARGUE Y

DESCARGUE)

1. PROVEEDOR
ATTA LOGISTIC

2. PROVEEDOR
TCL LOGISTIC

3. PROVEEDOR
 LOGISTIC PERSONAL

 Posteriormente, escoja dos posibles proveedores del listado elaborado y

determine la posibilidad de elegirlos como proveedores. Para esto puede
utilizar los formatos presentados en el material de formación. Recuerde que
debe establecer los criterios adecuados para cada uno de los ítems disponibles
en el formato

 Una vez cuente con la información solicitada en el punto anterior, determine:

¿Cuál de las dos personas y/o empresas es confiable como proveedor teniendo
en cuenta las políticas de la organización?

R// las dos empresas son confiables, se prioriza trabajar con ATTA
LOGISTICS, pero no podemos descuidar a TLC LOGISTICS, ya que corremos
el riesgo de quedar con un solo proveedor, y si en algún momento este no
puede prestar el servicio, pues entraríamos en una contingencia.
¿Qué aspectos considera positivos y negativos de cada uno de los
proveedores?

R// ATTA LOGISTICS

POSITIVO:

- Disponibilidad de personal
- Personal capacitado
- Entregan facturación a tiempo
- Buena aceptación y respuesta a los reclamos
-
NEGATIVO

- Orden y aseo en el momento de terminar la actividad

- Falta planear la actividad a ejecutar.
TCL LOGISTICS

POSITIVO

- Buena imagen y presentación(uniformes, logos etc)

- Entrega facturación a tiempo
- Buena comunicación entre coordinadores y la empresa solicitante
NEGATIVO

- Poca respuesta ante los reclamos

- Orden y aseo en el momento de terminar la actividad
- Poco experiencia
- Los colaboradores casi no acatan las ordenes de los colaboradores de
4pl services (servicio al cliente)

¿Cómo se controlarían los aspectos negativos del proveedor para que no se

afecten los procesos al interior de la compañía?

R// noto que la principales falencias de estos grupos de apoyo, es que no

saben cómo trabajamos en 4pl services, entonces mi solución inicialmente
seria:
- Realizar reuniones cada 8 días con los coordinadores de los grupos de
apoyo, para socializar las políticas de 4pl services, y se vayan
adaptando a estas
- Reunir el personal de apoyo contratado para dicha actividad, y explicarle
todo lo que se va a hacer tanto como los procesos logísticos así como la
parte de orden y aseo al momento de terminar