Está en la página 1de 22
El Backlog o Acumulación de Trabajo Juan Carlos Orrego Barrera Ingeniero Mecánico Especialista en Finanzas

El Backlog o Acumulación de Trabajo

Juan Carlos Orrego Barrera Ingeniero Mecánico Especialista en Finanzas – Preparación y Evaluación de Proyectos www.mantonline.com Medellín - Colombia

y Evaluación de Proyectos www.mantonline.com Medellín - Colombia servicio@mantonline.com www.m antonline.com

www.mantonline.com

y Evaluación de Proyectos www.mantonline.com Medellín - Colombia servicio@mantonline.com www.m antonline.com
Que es el Backlog Es la acumulación de trabajos o son todos los trabajos, que

Que es el Backlog

Es la acumulación de trabajos o son todos los trabajos, que han sido identificados, pero que no han sido completados, hace referencia al trabajo incompleto o hecho a medias ( mientras tanto, mientras hay una parada, mientras aguante) , su unidad de medida son semanas.

mientras hay una parada, mientras aguante) , su unidad de medida son semanas. servicio@mantonline.com www.mantonline.com

servicio@mantonline.com

mientras hay una parada, mientras aguante) , su unidad de medida son semanas. servicio@mantonline.com www.mantonline.com
Flujo de la Orden de Trabajo AVISO Falla PRIORIZACION PLANIFICACION Problema Resuelto PROGRAMACION EJECUCION CONTROL

Flujo de la Orden de Trabajo

AVISO Falla PRIORIZACION PLANIFICACION
AVISO
Falla
PRIORIZACION
PLANIFICACION
Problema Resuelto
Problema Resuelto

PROGRAMACION

EJECUCION CONTROL
EJECUCION
CONTROL

MANTENIMIENTO

PREVENTIVO

PROGRAMACION EJECUCION CONTROL MANTENIMIENTO PREVENTIVO PRIORIZACION PLANIFICACION PROGRAMACION EJECUCION CONTROL

PRIORIZACION

EJECUCION CONTROL MANTENIMIENTO PREVENTIVO PRIORIZACION PLANIFICACION PROGRAMACION EJECUCION CONTROL

PLANIFICACION

MANTENIMIENTO PREVENTIVO PRIORIZACION PLANIFICACION PROGRAMACION EJECUCION CONTROL servicio@mantonline.com

PROGRAMACION

PREVENTIVO PRIORIZACION PLANIFICACION PROGRAMACION EJECUCION CONTROL servicio@mantonline.com www.mantonline.com

EJECUCION

CONTROL
CONTROL
PREVENTIVO PRIORIZACION PLANIFICACION PROGRAMACION EJECUCION CONTROL servicio@mantonline.com www.mantonline.com

servicio@mantonline.com

PREVENTIVO PRIORIZACION PLANIFICACION PROGRAMACION EJECUCION CONTROL servicio@mantonline.com www.mantonline.com
Puntos de Generación del Backlog AVISO Falla PRIORIZACION PLANIFICACION PROGRAMACION EJECUCION CONTROL

Puntos de Generación del Backlog

AVISO Falla PRIORIZACION PLANIFICACION PROGRAMACION EJECUCION CONTROL
AVISO
Falla
PRIORIZACION
PLANIFICACION
PROGRAMACION
EJECUCION
CONTROL

MANTENIMIENTO

PREVENTIVO

PROGRAMACION EJECUCION CONTROL MANTENIMIENTO PREVENTIVO BACKLOG Problema Resuelto Problema Resuelto

BACKLOG

Problema Resuelto
Problema Resuelto

Problema Resuelto

CONTROL MANTENIMIENTO PREVENTIVO BACKLOG Problema Resuelto Problema Resuelto servicio@mantonline.com www.mantonline.com

servicio@mantonline.com

CONTROL MANTENIMIENTO PREVENTIVO BACKLOG Problema Resuelto Problema Resuelto servicio@mantonline.com www.mantonline.com
Síntomas del Backlog Alta accidentalidad Ausentismo en alza Estrés del personal Aumento de stocks de

Síntomas del Backlog

Síntomas del Backlog Alta accidentalidad Ausentismo en alza Estrés del personal Aumento de stocks de partes

Alta accidentalidad Ausentismo en alza Estrés del personal Aumento de stocks de partes Altos costos de mantenimiento Ordenes de trabajo Duplicadas Disminución o baja Disponibilidad Aumento de pagos en horas extras Reducción del Tiempo medio entra Fallas Quejas permanentes de los clientes del área

del Tiempo medio entra Fallas Quejas permanentes de los clientes del área servicio@mantonline.com www.mantonline.com

servicio@mantonline.com

del Tiempo medio entra Fallas Quejas permanentes de los clientes del área servicio@mantonline.com www.mantonline.com
Nivel Optimo para el Backlog Depende de cada empresa, mundialmente es aceptado entre 2 y

Nivel Optimo para el Backlog

Depende de cada empresa, mundialmente es aceptado entre 2 y 4 semanas.

Relativo

Depende de cada empresa, mundialmente es aceptado entre 2 y 4 semanas. Relativo servicio@mantonline.com www.mantonline.com
Depende de cada empresa, mundialmente es aceptado entre 2 y 4 semanas. Relativo servicio@mantonline.com www.mantonline.com

servicio@mantonline.com

Depende de cada empresa, mundialmente es aceptado entre 2 y 4 semanas. Relativo servicio@mantonline.com www.mantonline.com
Análisis La gerencia de mantenimiento tiene mas trabajo del que puede manejar bajo las condiciones

Análisis

La gerencia de mantenimiento tiene mas trabajo del que puede manejar bajo las condiciones actuales
La gerencia de mantenimiento
tiene mas trabajo del que
puede manejar bajo
las condiciones actuales
Backlog Optimo “2 a 4 Semanas”
No hay suficiente trabajo
disponible para elaborar una
buena programación
No hay suficiente trabajo disponible para elaborar una buena programación servicio@mantonline.com www.mantonline.com
No hay suficiente trabajo disponible para elaborar una buena programación servicio@mantonline.com www.mantonline.com

servicio@mantonline.com

No hay suficiente trabajo disponible para elaborar una buena programación servicio@mantonline.com www.mantonline.com
¿Por que? La gerencia de mantenimiento tiene mas trabajo del que puede manejar bajo las

¿Por que?

La gerencia de mantenimiento tiene mas trabajo del que puede manejar bajo las condiciones actuales
La gerencia de mantenimiento
tiene mas trabajo del que
puede manejar bajo
las condiciones actuales
Backlog Optimo “2 a 4 Semanas”
No hay suficiente trabajo
disponible para elaborar una
buena programación

Poco personal

Falta de control

Presupuesto bajo

Baja capacitación

Falta de programación

Poca o nula herramienta

Desmotivación del personal

Escasa cantidad de repuestos

o nula herramienta Desmotivación del personal Escasa cantidad de repuestos servicio@mantonline.com www.mantonline.com

servicio@mantonline.com

o nula herramienta Desmotivación del personal Escasa cantidad de repuestos servicio@mantonline.com www.mantonline.com
¿Por que? La gerencia de mantenimiento tiene mas trabajo del que puede manejar bajo las

¿Por que?

La gerencia de mantenimiento tiene mas trabajo del que puede manejar bajo las condiciones actuales
La gerencia de mantenimiento
tiene mas trabajo del que
puede manejar bajo
las condiciones actuales
Backlog Optimo “2 a 4 Semanas”
No hay suficiente trabajo
disponible para elaborar una
buena programación

Falta de control

Baja capacitación

Demasiado personal

Falta de programación

Exceso de trabajo contratado

Demasiado personal Falta de programación Exceso de trabajo contratado servicio@mantonline.com www.mantonline.com

servicio@mantonline.com

Demasiado personal Falta de programación Exceso de trabajo contratado servicio@mantonline.com www.mantonline.com
Los mayores generadores • El jefe • El clima • El clima laboral • El

Los mayores generadores

• El jefe

• El clima

• El clima laboral

• El jefe de mi jefe

• La falta de control

• El desconocimiento

• Repetición de trabajos

• La falta de jerarquización

• El trabajo de emergencias

• Los repuestos poco confiables

• El software usado para mantenimiento ( Si su programación fue inadecuada)

• El software usado para mantenimiento ( Si su programación fue inadecuada) servicio@mantonline.com www.mantonline.com
• El software usado para mantenimiento ( Si su programación fue inadecuada) servicio@mantonline.com www.mantonline.com

servicio@mantonline.com

• El software usado para mantenimiento ( Si su programación fue inadecuada) servicio@mantonline.com www.mantonline.com
Claves para el éxito de la gestión del Backlog • Establecimiento de objetivos • Configuración

Claves para el éxito de la gestión del Backlog

Claves para el éxito de la gestión del Backlog • Establecimiento de objetivos • Configuración de

• Establecimiento de objetivos

• Configuración de prioridades

• Establecimiento de responsabilidades

• Implementación de procesos para cumplir los objetivos

• Medición del desempeño

• Revisión de la interpretación o ejecución

• Auditoría del proceso

• Revisión de la interpretación o ejecución • Auditoría del proceso servicio@mantonline.com www.mantonline.com

servicio@mantonline.com

• Revisión de la interpretación o ejecución • Auditoría del proceso servicio@mantonline.com www.mantonline.com
Gestión del Backlog 1. La gestión de las ordenes de trabajo. 2. El desarrollo de

Gestión del Backlog

1. La gestión de las ordenes de trabajo.

2. El desarrollo de las órdenes de trabajo, preparación y procedimientos de reparación.

3. Programación del Trabajo.

4. Seguimiento de la ejecución de los trabajos

3. Programación del Trabajo. 4. Seguimiento de la ejecución de los trabajos servicio@mantonline.com www.mantonline.com

servicio@mantonline.com

3. Programación del Trabajo. 4. Seguimiento de la ejecución de los trabajos servicio@mantonline.com www.mantonline.com
Manejo del Backlog Organización de actividades acumuladas por antigüedad Zona B Zona A Zona C

Manejo del Backlog

Organización de actividades acumuladas por antigüedad

Organización de actividades acumuladas por antigüedad Zona B Zona A Zona C Zona D servicio@mantonline.com
Zona B Zona A Zona C Zona D
Zona B
Zona A
Zona C
Zona D
de actividades acumuladas por antigüedad Zona B Zona A Zona C Zona D servicio@mantonline.com www.mantonline.com

servicio@mantonline.com

de actividades acumuladas por antigüedad Zona B Zona A Zona C Zona D servicio@mantonline.com www.mantonline.com
Manejo del Backlog Zona B Prioridad 0 Prioridad 1 Prioridad 2 Prioridad 3 Prioridad 4

Manejo del Backlog

Zona B Prioridad 0 Prioridad 1 Prioridad 2 Prioridad 3 Prioridad 4
Zona B
Prioridad 0
Prioridad 1
Prioridad 2
Prioridad 3
Prioridad 4

Priorización de actividades acumuladas según prioridad inicial

3 Prioridad 4 Priorización de actividades acumuladas según prioridad inicial servicio@mantonline.com www.mantonline.com
3 Prioridad 4 Priorización de actividades acumuladas según prioridad inicial servicio@mantonline.com www.mantonline.com

servicio@mantonline.com

3 Prioridad 4 Priorización de actividades acumuladas según prioridad inicial servicio@mantonline.com www.mantonline.com
Como calcularlo Cuanto de lo programado bajo estas características representa ese tiempo en % 3

Como calcularlo

Cuanto de lo programado bajo estas características representa ese tiempo en %

bajo estas características representa ese tiempo en % 3 2 1 1 2 O.Ts = Ordenes
3 2 1 1 2
3
2
1
1
2

O.Ts = Ordenes de Trabajo HE = Horas Estimadas para realizar el trabajo IA = Indicador de Acumulación ( % de Horas programadas del total de O.Ts)

IA = Indicador de Acumulación ( % de Horas programadas del total de O.Ts) servicio@mantonline.com www.mantonline.com

servicio@mantonline.com

IA = Indicador de Acumulación ( % de Horas programadas del total de O.Ts) servicio@mantonline.com www.mantonline.com
Como calcularlo 3 10 100% 2 2 20% 1 1 2 Ejemplo : de la

Como calcularlo

3 10 100% 2 2 20% 1 1 2
3
10 100%
2
2
20%
1
1
2

Ejemplo: de la prioridad 0 (cero) se tenían programadas 3 OT que supuestamente tardarían 10 horas, y 3 quedaron acumuladas, es decir que

IA=.100%

Por su parte de prioridad 1 (uno) se tenían programadas 4 OT que debian de tardar 10 horas, y las dos que quedaron pendientes se presupuesta tardaran 2 horas, entonces el IA=20%

dos que quedaron pendientes se presupuesta tardaran 2 horas, entonces el IA=20% servicio@mantonline.com www.mantonline.com

servicio@mantonline.com

dos que quedaron pendientes se presupuesta tardaran 2 horas, entonces el IA=20% servicio@mantonline.com www.mantonline.com
Como calcularlo 3 10 100% 90% 2 2 20% 80% 1 8 1 200 2

Como calcularlo

3 10 100% 90% 2 2 20% 80% 1 8 1 200 2 100 320
3
10 100%
90%
2
2
20%
80%
1
8
1
200
2
100
320

Representa el % de lo que en verdad se puede ejecutar de lo que se encuentre sobre esta línea

de lo que en verdad se puede ejecutar de lo que se encuentre sobre esta línea

servicio@mantonline.com

de lo que en verdad se puede ejecutar de lo que se encuentre sobre esta línea
Como calcularlo Si solo se cuenta con un técnico y este trabaja en Colombia, es

Como calcularlo

Como calcularlo Si solo se cuenta con un técnico y este trabaja en Colombia, es decir

Si solo se cuenta con un técnico y este trabaja en Colombia, es decir 48 horas a la semana, entonces

Semanas de Acumulación = 320/48 = 6,67 semanas

48 horas a la semana, entonces Semanas de Acumulación = 320/48 = 6,67 semanas servicio@mantonline.com www.mantonline.com

servicio@mantonline.com

48 horas a la semana, entonces Semanas de Acumulación = 320/48 = 6,67 semanas servicio@mantonline.com www.mantonline.com
Como calcularlo El N° Total de técnicos para realizar el trabajo pendiente en 6.67 semanas

Como calcularlo

Como calcularlo El N° Total de técnicos para realizar el trabajo pendiente en 6.67 semanas sería

El N° Total de técnicos para realizar el trabajo pendiente en 6.67 semanas sería según la ecuación igual a:

= 320/ (6,67 * 48) = 1 Técnico adicional

Si deseamos que se haga en una semana, deberíamos usar 6,67 = 7 técnicos

Si deseamos que se haga en una semana, deberíamos usar 6,67 = 7 técnicos servicio@mantonline.com www.mantonline.com

servicio@mantonline.com

Si deseamos que se haga en una semana, deberíamos usar 6,67 = 7 técnicos servicio@mantonline.com www.mantonline.com
Que más podemos encontrar? • Sobrecargas de trabajo • Ajuste de tareas pendientes con recurso

Que más podemos encontrar?

• Sobrecargas de trabajo

• Ajuste de tareas pendientes con recurso adicional

• Costo de horas extras para atender la sobrecarga de trabajo

• Costo de personal adicional para atender la sobrecarga de trabajo

• Elección de forma de atender la sobrecarga, horas extras vrs personal adicional

de forma de atender la sobrecarga, horas extras vrs personal adicional servicio@mantonline.com www.mantonline.com

servicio@mantonline.com

de forma de atender la sobrecarga, horas extras vrs personal adicional servicio@mantonline.com www.mantonline.com
A que nos ayuda? • Reducción de costos de mantenimiento • Reducción en perdidas de

A que nos ayuda?

Reducción de costos de mantenimiento

Reducción en perdidas de producción

Aumento de la responsabilidad de los técnicos

Fortalecimiento de la unidad de mando

log Back
log
Back
de los técnicos • Fortalecimiento de la unidad de mando log Back servicio@mantonline.com www.mantonline.com

servicio@mantonline.com

de los técnicos • Fortalecimiento de la unidad de mando log Back servicio@mantonline.com www.mantonline.com
Competitividad Gracias Preguntas Juan Carlos Orrego Barrera www.mantonline.com Medellín - Colombia

Competitividad

Gracias

Preguntas

Juan Carlos Orrego Barrera www.mantonline.com Medellín - Colombia

Preguntas Juan Carlos Orrego Barrera www.mantonline.com Medellín - Colombia servicio@mantonline.com www.mantonline.com

servicio@mantonline.com

Preguntas Juan Carlos Orrego Barrera www.mantonline.com Medellín - Colombia servicio@mantonline.com www.mantonline.com