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INFORME: IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES ORGANIZACIÓN, CONTROL

Y STAFF

CÉSAR SERNA RINCÓN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

COMPLEMENTARIA VIRTUAL
CONTROLES Y SEGURIDAD INFORMÁTICA
2020
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Contenido

1. FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN..........................................................................................3
1.1 Función centralizada..............................................................................................................3
1.2 Función descentralizada........................................................................................................3
2. FUNCIÓN DE CONTROL......................................................................................................5
2.1 Propósito y función de control...............................................................................................5
2.2 Medición de control................................................................................................................5
2.3 Estándares...............................................................................................................................5
3. FUNCIÓN STAFF....................................................................................................................6
3.1 Contratación del personal......................................................................................................7
3.2 Capacitación del personal......................................................................................................7
3.3 Revisiones regulares del staff.................................................................................................8
4. BIBLIOGRAFIA......................................................................................................................9
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1. FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN

Esta función provee la estructura del personal, instalaciones y flujo de información para
alcanzar las metas y objetivos a ser cumplidos.
El departamento de servicios de información debe ser colocado en un nivel suficientemente
alto dentro de la estructura organizacional para así poder lograr una independencia con los
departamentos de los usuarios y evaluar el grado de independencia que se ha logrado en esa
posición.
Las responsabilidades del departamento de servicios de información deberán ser delineadas
y documentadas. Se deberán revisar los procedimientos para determinar que las
responsabilidades asignadas fueron descritas adecuadamente, así como verificar que los
estándares son los adecuados. El director general debe hacer una distribución de tareas,
incluyendo al departamento de servicios de información entre las cuales se encuentran: el
desarrollo de sistemas, operación, control de datos, administración de base de datos. Estas
actividades deberán ser auditadas para evaluar que sean las adecuadas y que se encuentre la
descripción del trabajo documentada.
El departamento de servicios de información tendrá que describir y delinear claramente la
autoridad y responsabilidad incluyendo la definición de las habilidades técnicas requeridas
para su evaluación. Estas funciones deberán ser evaluadas analizando que tan bien descritas
se encuentran.

1.1 Función centralizada

 Todas las funciones

 Coordinación general
 Operaciones de hardware y software e implementación
 Desarrollo e implementación de sistemas

1.2 Función descentralizada

 Todas las otras funciones como: desarrollo, implementación y operación.

 Desarrollo e implementación de sistemas
 Desarrollo de sistemas
 Operaciones de hardware y software
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Existen razones que llevan a la alta dirección y al director de sistemas a tomar la decisión
de centralizar o no las instalaciones computacionales, es importante la decisión que tome ya
que puede tener un impacto importante en la integridad de los datos y la efectividad y
eficiencia del sistema.

Selección de hardware – software

Dicha selección involucra la preparación de un manual de especificaciones para la

distribución a vendedores de hardware y software el cual debe de estar preparado para
comunicar a los vendedores las necesidades de instalación, debe actuar como un documento
de cambio estándar para asegurar uniformidad en los presupuestos y facilitar la evaluación
de los mismos, también para evaluar los presupuestos de ventas y seleccionar la
configuración de hardware y software.

Estándares

Para guiar y controlar las actividades en el área de sistemas se deben tener los siguientes
estándares:

Estándares de métodos

Establecen prácticas uniformes, procedimientos y reglas a ser seguidos en el área de

informática. Es una técnica organizacional, que tienen cuatro propósitos:
• Facilitar la comunicación entre partes interdependientes como analistas y programadores.
• Reducir los efectos de la rotación de personal.
• Reducir los efectos del cambio tecnológico.
• Formar la base de estándares de desempeño proporcionando una base de medida común.
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Estándares de desempeño

Los estándares de desempeño describen el uso de recursos que debería ser esperado al
realizar diferentes actividades en la instalación.
Por regla general los estándares deben estar formalmente documentados en el manual de
estándares del área de sistemas.

2. FUNCIÓN DE CONTROL

2.1 Propósito y función de control

El control consiste en comparar el desempeño actual contra el planeado, lo cual sirve como
una base para ajustar acciones.
Cuando se evalúa la alta dirección y la dirección de informática, los auditores se enfocan en
las actividades de control que deben ser desarrolladas en la instalación para asegurar el
cumplimiento de los objetivos.

2.2 Medición de control

La administración ejerce control sobre las actividades de la instalación computacional a

través de los medios normales: planes y presupuestos, medir el desempeño actual y
Determinar variaciones.

2.3 Estándares

Estándares de desempeño
Forman la base de construcción de presupuestos para proyectos de sistemas de información.
Los estándares de desempeño describen el uso de recursos que debería ser esperado al
realizar diferentes actividades en la instalación. Esto abarca cuatro áreas principalmente:
• Uso de equipo • Programación
• Análisis de sistemas • Operaciones
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Estándares de documentación
Forman una parte importante para el éxito o fracaso de los proyectos de sistemas de
información. Estos tienen cuatro propósitos:
• Comunicación inter áreas o tareas • Referencia histórica
• Control de calidad y control de • Referencia de instrucciones.
proyectos

Tener en cuenta

 Revisión de los puntos de chequeo: Muchos proyectos pueden ser divididos en

una serie de pasos. Al final de cada paso, un punto de chequeo puede ser definido.
 Ayuda para el control del proyecto: Deben existir medios para proveer una
alarma temprana a desviaciones de proyecto.
 Post-Auditorias: la administración de informática debe realizar regularmente sus
propias auditorias como un control fundamental. La auditoria de la administración
de informática puede estar más involucrada en aspectos más detallados del análisis,
diseño e implementación de sistemas.
 Controlando el uso de los servicios computacionales: Existen dos formas de
controlar a los usuarios

- Algún tipo de comité de revisión puede analizar las peticiones de servicio de los
usuarios. Se puede utilizar algún mecanismo para evaluar prioridades como el
presupuesto base cero.
- Precios de transferencia 0 un esquema de cargos puede ser usado para evaluar
las peticiones de los usuarios.

3. FUNCIÓN STAFF

Consiste en seleccionar y entrenar al personal adecuado para desarrollar las tareas. La

calidad de la funcionalidad de staff afecta directamente la calidad de los sistemas
producidos en la organización. Existen dos razones para enfatizar en la necesidad de una
planeación de staff:
• Históricamente el personal bueno en computación se ha encontrado en baja oferta.
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• Se requiere personal con habilidades especializadas en la instalación computacional.

3.1 Contratación del personal

Para contratar a la persona correcta, la administración y el aspirante al trabajo deben

entender claramente los requerimientos del puesto. Para cada posición en la instalación, un
documento formal de especificación debe de existir para definir la naturaleza del trabajo,
sus obligaciones y sus oportunidades de avance. La selección del personal y su promoción
deben tener criterios a considerar como son el nivel de educación, experiencia y
responsabilidad, los cuales deberán estar debidamente establecidos y deberán ser los
apropiados.
El administrador puede obtener información de los aspirantes, evaluándolos por medio de
entrevistas, pruebas de aptitud, referencias, hojas de vida. Algunos procedimientos de
controles básicos que pueden ser aplicados son:
• Revisar las referencias, hojas de vida, etc.
• Exámenes mentales y físicos.
• Relación de empleados claves.
• Explicación del protocolo organizacional a ser observado.

3.2 Capacitación del personal

Involucra el establecimiento de oportunidades de crecimiento promociónales y educación.

Con estas actividades se mantiene la moral del empleado y las habilidades necesarias para
llevar a cabo las tareas de la instalación.
Entrenamiento del personal para mantener sus conocimientos y habilidades. Estos
procedimientos deberán ser evaluados por miembros del Staff de departamento de servicios
de información. La capacitación debe ser continua ya que al auditor se encuentra
constantemente revisando diferentes tareas, deberá de encontrarse con la capacidad técnica
suficiente para poder realizar su trabajo, por lo que debe de ser capacitado continuamente
por medio de conferencias, seminarios u otras.
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3.3 Revisiones regulares del staff

Revisiones regulares del staff se hacen para:

• Determinar si un empleado asegura la promoción.
• Identificar oportunidades de crecimiento personal del empleado.
• Identificar las fuerzas y debilidades del empleado.
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4. BIBLIOGRAFIA

Retomado de:
https://njara.wikispaces.com/file/view/EL+CONTROL+EN+EL+PROCESO+ADMINIST
RATIVO.pdf

Retomado de: https://www.clubensayos.com/Tecnolog%C3%ADa/IMPORTANCIA-DE-

LAS-FUNCIONES-ORGANIZACI%C3%93N-CONTROL-Y-STAFF/3552295.html