AGN TRD Act2014 PDF

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
TRD
Archivo General de la Nación

Jorge Palacios Preciado
Secretaria General
Grupo de Archivo y Gestión Documental
© República de Colombia - Derechos Reservados
Bogotá, DC., Diciembre de 2014

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA No. SOLICITUD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Grupo de Archivo y
Gestión Documental.
1.0 19/11/2014 Actualización del documento
Oscar Serrato
Lina Ramirez
Marcela Camacho
2 Grupo de Archivo y Gestión Documental

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado
INTRODUCCIÓN
Definición:
La Tabla de Retención Documental – TRD son un listado de series o subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales
se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (Archivo de Gestión y Archivo Central) y establece la
disposición final de los documentos de acuerdo a la normatividad aplicable a cada caso particular.
Beneficios:
 Facilita la recuperación de la información.

 Racionalizar la producción documental.
 Facilita el control y acceso de los documentos.
 Regula la transferencia de los documentos en las oficinas al archivo central.
 Facilita la racionalización y el manejo integral de los documentos generados en los procesos administrativos y misionales.
Antecedentes:
Las Tablas de Retención Documental – TRD y sus anexos correspondientes fueron evaluadas y aprobadas en el Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo - CIDA aprobó mediante acta No. 15 del 19 de noviembre de 2014, y se doptan mediante Resolución No. 985 del
2014.
Ratificadas por el CIDA, la TRD fue implementada en cada una de las dependencias, para lo cual la Secretaria General y el Grupo de
Archivo y Gestión Documental - GAGD dispusieron actividades de capacitación para todos los funcionarios de la entidad, igualmente se
elaboraron los correspondientes instructivos archivísticos y se desarrollaron campañas de divulgación mediante él envió de tips o
recordatorios por el correo electrónico.
Aplicación de la Tabla de Retención Documental – TRD
Con la TRD se busca racionalizar la producción documental y facilitar la identificación de las Series y Subseries por parte de las
dependencias que participar en el desarrollo de dicha función y por consiguiente son responsables de su conformación definitiva.
Componentes
1. Tabla de Retención Documental- TRD: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
La Tabla de Retención Documental – TRD se encuentra ordenada por dependencias en cumplimiento de sus funciones, manteniendo la
distribución orgánica-funcional institucional con el fin de facilitar a los funcionarios de la dependencia responsable la correcta identificación
de las Series y subseries documentales que se encuentran bajo su responsabilidad.
Es importante recordar que el AGN en concepto técnico AGN 2152 de 2007 (17 de julio), ratifica que “el ordenamiento jurídico que le rige
en su estructura orgánico-funcional, no desaparece con el enfoque por procesos que adoptará el Sistema de Gestión de la Calidad (...)”
Recordamos que es necesario por parte de los funcionarios y Contratistas de todas las dependencias conocer la totalidad del citado
instrumento archivístico por los siguientes aspectos:
a. Permite identificar la dependencia responsable de la conservación y conformación definitiva de los documentos y responsable a su vez
de la transferencia al archivo central.
b. Permite realizar adecuadamente la disposición final sin el riesgo de eliminar documentación relevante para la conformación de series y
subseries documentales bajo responsabilidad de otra dependencia.
c. Facilita el adecuado direccionamiento de documentación que conformen series y subseries en otra(s) dependencia(s) según la Tabla de
Retención Documental - TRD.
2. Cuadro de Clasificación Documental – CCD: Según el Acuerdo 027 de 2006 (31 de octubre) lo define como “la Estructura que refleja
la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en que se registran las secciones y subsecciones y las series y
subseries documentales” .
Las dependencias utilizan documentos generados por ella misma o por otras, que no hacen parte de sus series documentales identificadas
en la TRD, pero que siguen siendo de utilidad para el cumplimiento de sus funciones, estos se denominan documentos de apoyo.
La organización e identificación se deberá realizar de acuerdo con los códigos numericos establecidos para las Series y subseries
documentales relacionados en el Cuadro de Clasificación Documental - CCD, donde aparecen todos las temáticas institucuoinales
administrativas y misionales ordenados numéricamente. Este cuadro se actualiza paralelamente con la Tabla de Retención Documental -
TRD.
Recuerde, la TRD relaciona exclusivamente las Series y Subseries que por funciones es responsable la(s) dependencia(s) de conformar y
custodiar, por lo cual su actualización es responsabilidad conjunta entre la dependencia y el Grupo de Archivo y Gestión Documental.
Actualización y organización documental.

Para la actualización de esta versión se tomaron como insumo las siguientes fuentes de información:
1. Lo establecido por los responsables de las dependencias o grupos y reportado en la última actualización requerida para la TRD y el CCD.
2. Las entrevistas y propuestas presentadas por los responsables y funcionarios de las áreas que conforman la estrúctura orgánica.
Nota: Es importante reiterar que la Tabla de Retención Documental – TRD es una herramienta archivística dinámica, por lo cual requiere un
permanente seguimiento y apoyo por parte de los productores (dependencias y procesos responsables), con lo cual se garantiza la plena
identificación y control de la documentación relevante para la administración.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN . Jorge Palacios Preciado
ESTRUCTURA ÓRGANICA
ESTRUCTURA 2009 ESTRUCTURA 2011 ESTRUCTURA 2013 (OCTUBRE)

Fecha: 08/09/2008 Versión 1. Fecha: 23/02/2011, Versión 4. ESTRUCTURA 2012 MINCULTURA. Decreto 2126 de 2012 (16 de octubre) CÓDIGO SIGLA DEPENDENCIAS 2014
Acta de Comité 001 (02 de abril de 2009) Acta de Comité 01 (30 de junio de 2011) AGN. Resolución 469 de 2013 (11 de Septiembre)
200 DIRECCION GENERAL 200 DIRECCION GENERAL 200 DIRECCION GENERAL 100 DIRECCION GENERAL 100 DG DIRECCIÓN GENERAL
210 UNIDAD DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO 210 UNIDAD DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVISTICO 110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 110 OAP OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
220 OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVÍSTICO 220 OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVÍSTICO GRUPO DE ASUNTOS JURIDICOS Y CONTRATACION 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA 120 OAJ OFICINA ASESORA JURÍDICA
230 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE PROYECTOS 221 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE PROYECTOS UNIDAD DE CONTROL INTERNO 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO 130 OCI OFICINA DE CONTROL INTERNO
300 SECRETARIA GENERAL 222 GRUPO DE SISTEMAS 300 SECRETARIA GENERAL 200 SECRETARIA GENERAL 200 SG SECRETARIO GENERAL
301 GRUPO DE ASUNTOS JURÍDICOS Y CONTRATACIÓN 300 SECRETARIA GENERAL 302 GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTAL 210 GAGD GRUPO DE ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTAL
302 GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 301 GRUPO DE ASUNTOS JURÍDICOS Y CONTRATACIÓN 351 GRUPO DE TALENTO HUMANO 220 GRUPO DE GESTION HUMANA 220 GGH GRUPO DE GESTION HUMANA
303 GRUPO DE SISTEMAS 302 GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 354 GRUPO DE SERVICIOS GENERALES 230 GRUPO DE RECURSOS FISICOS 230 GRF GRUPO DE RECURSOS FISICOS
GRUPO DE APOYO PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y
310 DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN 310 DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN y DESCRIPCIÓN 355 SERVICIOS 240 GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES 240 GCA GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES
311 GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO DE LA POLÍTICA ARCHIVÍSTICA 311 GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO DE LA POLÍTICA ARCHIVÍSTICA 353 GRUPO DE CONTABILIDAD 250 250 GGF GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA
GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA
312 312 352 GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERIA 260 260 GS GRUPO DE SISTEMAS
313 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN 313 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN 340 DIVISION DE PROGRAMAS ESPECIALES 300 SUBDIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 300 SUBSNA SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
320 DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO 320 DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO 310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y DESARROLLO DEL SNA 310 GADSNA GRUPO DE ARTICULACIÓN Y DESARROLLO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS - SNA.
321 GRUPO DE DIVULGACIÓN Y MEDIOS 321 GRUPO DE DIVULGACIÓN Y MEDIOS 320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA 320 GIV GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
330 DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACIÓN 330 DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACIÓN 330 GRUPO DE ARCHIVOS ETNICOS Y DERECHOS HUMANOS 330 GAEDH GRUPO DE ARCHIVOS ETNICOS Y DERECHOS HUMANOS
SUBDIRECCION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN SUBTIAD
331 GRUPO DE MICROFILMACIÓN Y DIGITALIZACIÓN 331 GRUPO DE MICROFILMACIÓN Y DIGITALIZACIÓN 400 ARCHIVÍSTICA Y DOCUMENTO ELECTRÓNICO 400 E SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INF. ARCHIVÍSTICA Y DOC. ELECTRÓNICO
GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
410 GGDAE
340 DIVISIÓN DE PROGRAMAS ESPECIALES 340 DIVISIÓN DE PROGRAMAS ESPECIALES 410 ELECTRÓNICOS GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE ARCHIVOS
341 GRUPO DE INSPECCIÓN CONTROL Y VIGILANCIA 341 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DEL SNA 420 GRUPO DE PRESERVACION DIGITAL Y MEDIOS TECNOLÓGICOS 420 GPDMT GRUPO DE PRESERVACION DIGITAL Y MEDIOS TECNOLÓGICOS
DEL SNA
GRUPO DE INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN DE TECNOLÓGIAS DE GRUPO DE INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN DE TECNOLÓGIAS DE INFORMACIÓN
342 GRUPO DE CAPACITACIÓN Y ASESORIA DEL SNA 342 GRUPO DE CAPACITACIÓN Y ASESORIA DEL SNA GRUPO DE CAPACITACIÓN Y ASESORIA AL SNA 430 430 GIATIA
INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA. ARCHIVÍSTICA.
350 DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 350 DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 310 DIVISION DE CLASIFICACION Y DESCRIPCION 500 SUBDIRECCION DE GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL 500 SUBGPD SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE PATRIMONIO DOCUMENTAL
GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACION DEL PATRIMONIO
351 GRUPO DE TALENTO HUMANO 351 GRUPO DE TALENTO HUMANO GRUPO DE CONSERVACION Y RESTAURACION 510 DOCUMENTAL 510 GCRPD GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
GRUPO DE INVESTIGACION Y FONDOS DOCUMENTALES
352 GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA 352 GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA 320 DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO 520 HISTORICOS 520 GIFDH GRUPO DE INVESTIGACION Y FONDOS DOCUMENTALES HISTORICOS
353 GRUPO DE CONTABILIDAD 353 GRUPO DE CONTABILIDAD 530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCION DE ARCHIVOS 530 GODR GRUPO DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS
DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN GRUPO DE EVALUACION DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS
354 GRUPO DE SERVICIOS GENERALES 354 GRUPO DE SERVICIOS GENERALES 540 SECUNDARIAS 540 GEDTS GRUPO DE EVALUACION DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS
GRUPO DE APOYO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBDIRECCION DE ASISTENCIA TECNICA Y PROYECTOS
355 600 ARCHIVISTICOS 600 SUBATPA SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS
610 GRUPO DE GESTION DE PROYECTOS ARCHIVISTICOS 610 GGPA GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS
GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE
PROYECTOS 620 GRUPO DE ASISTENCIA TECNICA ARCHIVISTICA 620 GATA GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA ARCHIVÍSTICA

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Actualización TRD y CCD - Nov. 2014
(Dec 2126 de 2012 y Res. 469 de 2013)
ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ______________________________________________________
CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO
(Se recomienda que la normatividad que afecte la Serie o
Gestión
Central
Subserie únicamente se cite al momento de elaborar las actas
Dep. Serie Subserie SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental P EL E S CT M/D
definitivas relacionadas con su disposición final.)
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

Subseries de valor secundario por contener información que
100 1 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS Circulares Internas Circular interna 1 10 P CT M/D evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez
transferidas al AC se sugiere M/D.
Memoria justificativa P Subseries de valor secundario por contener información que
100 1 2 ACTOS ADMINISTRATIVOS Circulares Externas 1 10 CT M/D evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez
Circular externa P transferidas al AC se sugiere M/D.
Proyecto (Resolución, Decreto, Ley) P
Memoria Justificativa P
Oficio P EL Subseries de valor secundario por contener información que
100 1 3 ACTOS ADMINISTRATIVOS Proyectos de normas 1 20 CT M/D evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez
Memorando P EL transferidas al AC se sugiere M/D. Decreto 2126 de 2012
Correo electrónico (CEI) P EL
Certificación publicación en página web P
Acuerdo P Serie documental con valor secundario, el cual debe ser

conservado, microfilmado o digitalizado y posteriormente
100 1 4 ACTOS ADMINISTRATIVOS Acuerdos de Consejo Directivo 1 10 CT M/D publicado en la intranet y extranet de acuerdo a lo establecido
en la Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y del Derecho al
Anexos documentales P Acceso a la Información)
Tarifa postal reducida P

Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al
ISBN depósito legal P Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve (19)
PUBLICACIONES
100 3 4 Publicaciones seriadas o libros 1 19 CT M/D años, cumplido este tiempo se microfilma para la conservación
INSTITUCIONALES Derechos de autor P permanente de ambos soportes por ser documentos de
importancia histórica para el AGN.
Master o películas Pe
Se conserva por su carácter relevante para la historia
PUBLICACIONES Boletín Interno
100 3 5 Boletines institucionales 2 10 CT M/D institucional, ya que en ellos se presentan las actuaciones
INSTITUCIONALES Boletín Externo P internas y externas a lo largo del tiempo.
Diseño de material de difusión P
Diseño papel tapiz P
Diseños estrategias de comunicación
P Se conserva por su carácter relevante para la historia
PUBLICACIONES (Externas e internas)
100 3 6 Estrategias de divulgación 2 10 CT institucional, ya que en ellos se presentan las actuaciones
INSTITUCIONALES Seguimiento registro en medios masivos de
P internas y externas a lo largo del tiempo.
comunicación
Notas página web P
Publicaciones en redes sociales P
Invitación P
Oficio P EL Se microfilma la totalidad de la serie y se elimina el soporte
papel. Previo a su eliminación se deberá realizar una
Participación en eventos Memorando P EL
100 4 1 EVENTOS INSTITUCIONALES 2 18 E M/D verificación visual de sus características físicas y de contenido
internacionales Programa del evento P con el fin de establecer si poseen valores secundarios al
Comisión P momento de su eliminación.
Informe P
Elaborada por:LMRC / OSHG 5 Grupo de Archivo y Gestión Documental


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN
Invitación
Comunicación oficial
GENERAL - DG P
P EL
Se microfilma la totalidad de la serie y se elimina el soporte
papel. Previo a su eliminación se deberá realizar una
Participación en eventos
100 4 2 EVENTOS INSTITUCIONALES Programa del evento 2 18 P E M/D verificación visual de sus características físicas y de contenido
Nacionales con el fin de establecer si poseen valores secundarios al
Comisión P
momento de su eliminación.
Informe P
Infome de actividades P
Plan de acción P
Informe de avances P
INFORMES
100 5 13 Informes internos de gestión Indicadores de gestión 2 0 P E Se elimina el informe ya que el original se debe conservarse en
INSTITUCIONALES la OAP como soporte del informe institucional.
Memorando P EL
Oficio P EL
Proyecto P
Oficio P EL
Reformulación del Proyecto P Se conserva la totalidad del expediente para conservar la
Proyectos de Cooperación Correo electrónico (CEI) evidencia de la participación del AGN en dichos proyectos con
100 11 1 PROYECTOS 2 10 CT M/D
organismos Internacionales. Decreto 2126 de 2012. Memorando
Internacional Memorando
Carta de Compromiso P 3-2014-1561 (20 de agosto) Proyectos de Cooperación
Informes de avances o de seguimiento P

Informe Final P
Citación a Comité P
Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al
Acta de Comité P
Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,
ACTAS DE COMITÉ,
100 13 17 Actas Comité Editorial Oficio 2 8 P EL CT M/D cumplido este tiempo se microfilma para la conservación
COMISIÓN o GRUPO permanente de ambos soportes por ser documentos de
Memorando P EL
Anexos documentales P
Memorando de entendimiento P
Oficio P EL Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al
CONVENIOS DE Acuerdos de Cooperación Memorando P EL
100 22 2 2 8 E M/D cumplido este tiempo se microfilma para garantizar la
COOPERACIÓN Internacional Correo electrónico (CEI) P EL trazabilidad de la gestión internacional del AGN. Decreto 2126
Acta de Comisión mixta de cooperación P de 2012. Acuerdo 09 de 2013
Acta de Comisión de vecindad P
Oficio P EL
Memorando P EL Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,
CONVENIOS DE Acuerdos de Cooperación
100 22 3 2 8 E M/D cumplido este tiempo se microfilma para garantizar la
COOPERACIÓN Nacional Correo electrónico (CEI) P EL trazabilidad de la gestión internacional del AGN. Decreto 2126
de 2012. Acuerdo 09 de 2013
Proyectos archivísticos - copia P


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN
Invitación- Convocatoria
Plan de acción modificado
GENERAL - DG P
P
Oficio P EL Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al
CONVENIOS DE Alianzas de Organismos Memorando P EL
100 22 4 2 8 CT M/D cumplido este tiempo se microfilma para garantizar la
COOPERACIÓN internacionales Correo electrónico (CEI) P EL trazabilidad de la gestión nacional del AGN. Decreto 2126 de
Acta de Comité P 2012. Acuerdo 09 de 2013
Proyectos presentados P
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

gestión por ser instrumento que permite el control de los
100 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI CT expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los
Inventario Documental de la
100 26 4 INVENTARIOS Inventario documental 1 0 P DI CT elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia
Dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en
Gestión.
Oficio P EL
Memorando P EL
POLÍTICAS Correo electrónico (CEI) P EL Se conserva por su carácter relevante para visualizar la
100 94 1 Política de archivos 1 10 CT M/D
trazabilidad de la historia institucional
INSTITUCIONALES Propuestas P
Estudios P
Informe P
Oficio P EL
Memorando P EL
POLÍTICAS Correo electrónico (CEI) P EL Se conserva por su carácter relevante para visualizar la
100 94 2 Política editorial 1 10 CT M/D
INSTITUCIONALES Propuestas P
Estudios P
Informe P
Oficio P EL
Memorando P EL
REESTRUCTURACIÓN Correo electrónico (CEI) P EL Se conserva por su carácter relevante para visualizar la
100 95 1 10 CT M/D
INSTITUCIONAL Estudio Técnico P
Proyecto de Decreto P
Acto Administrativo de implementación P


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
MANUALES 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG Se conserva por el valor histórico que representa para la
Entidad ya que en él se establece el manejo de la comunicación
100 96 3 Manual de Comunicaciones Manual 1 5 P CT a través de los diferentes medios masivos de divulgación con
INSTITUCIONALES
que cuenta la Entidad.
Se conserva por el valor histórico que representa para la

Entidad su imagen. Este manual establece las pautas de
MANUALES Manual de Imagen e Identidad construcción, el uso de las tipografías y las aplicaciones
100 96 4 Manual 1 5 P CT cromáticas de la marca AGN, garantizando una unidad de
INSTITUCIONALES Visual Corporativa
criterios en la comunicación interna y externa, así como de la
difusión pública unificada del símbolo de la Entidad.
110 OFICINA ASESORA PLANEACIÓN - OAP

AGN. Rendición de Cuentas
(Dirección General)
AGN. Rendición de Cuentas
Subdirecciones
Encuesta audiencia rendición de Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión,
P X
cuentas se transfiere al Archivo Central para un tiempo de
Pantallazo Convocatoria Pública conservación de (8) ocho años, posteriormente se
INFORMES
110 5 13 Informes internos de gestión Encuenta evaluación del Evento 2 8 CT M/D microfilma para la conservación permanente de
INSTITUCIONALES
Acta del Evento ambos soportes como evidencia de los procesos
Oficio de rendición de cuentas a la ciudadanía. (Ver DG y
P EL
Memorando OCI).
Rendición de Cuentas P EL
Acta de reunión de grupos y
registros
Informe de resultados
Informe de actividaes reportada por cada
P
dependencia Se conservan cinco (5) años en el Archivo de Gestión de OAP y
posteriormente se eliminan, ya que esta información se
INFORMES consolida para el Informe de Gestión institucional y el Plan
110 5 13 Informes internos de gestión Nota interna 5 0 P E Anual de Inversión y reposa los archivos en la Oficina Asesora
INSTITUCIONALES
de Planeación (Repositorio de documentos electrónicos) y se
eliminan en el archivo de gestión.
Correo electrónico (CEI) P
INFORMES
110 5 13 Informes internos de gestión
INSTITUCIONALES
Informe de gestión institucional 2 8 P CT M/D Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 2011
Seguimiento a los planes de acción P X

Cumplido un tiempo de retención de dos (2) año en el Archivo
Memorando P EL de Gestión, se tranfiere al Archivo Central para un tiempo de
PLANES Y PROGRAMAS Planes de Acción de Inversión - conservación de ocho (8) años, posteriormente se microfilma y
110 8 2 2 8 CT M/D
se conserva ambos permanentemente ambos soportes como
INSTITUCIONALES PAI Registro de reuniones de seguimiento y
P evidencia de la Gestión de la Entidad. (SIG - Carpeta
acompañamiento.
compartida para documentos electrónicos)
Plan de acción modificado
P SIG
(reprogramaciones)
Oficio P EL
Nota Interna P
Memorando P EL
Correo electrónico (CEI) P EL Cumplido dos (2) años en el archivo de gestión, se transfiere al
PLANES Y PROGRAMAS archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8)
110 8 3 Plan Estratégico institucional Plan Estrategico (versiones) 2 8 P CT M/D
años, posteriormente se microfilma para su conservación
INSTITUCIONALES
Propuestas (memorias ) P permanente como evidencia de la gestión de la entidad.
Informes, (seguimiento y evaluación) P
Diagnóstico P
Seguimiento P


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN
Oficio
GENERAL - DG
Seguimiento a los planes de acción P
P EL
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al
Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho (8)
PLANES Y PROGRAMAS Memorando P EL años, posteriormente se microfilma para la conservación
110 8 27 Plan de acción (DEPENDENCIA) 2 8 CT M/D
permanente de ambos soportes como evidencia de la Gestión
INSTITUCIONALES Correo electrónico (CEI) P EL
de la entidad.
Registros de reuniones de seguimiento y
P
acompañamiento
Acta de Comité P Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al
ACTAS DE COMITÉ, Oficio P EL
110 13 3 Actas Comité Directivo 2 8 CT M/D años, posteriormente se microfilma para la conservación
COMISIÓN o GRUPO Memorando P EL permanente de ambos soportes como evidencia de la Gestión
Correo electrónico (CEI) P EL de la Entidad.
Agenda P Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al
ACTAS DE COMITÉ, Actas Comité Institucional de Acta de Comité P
110 13 24 2 8 CT M/D años, posteriormente se microfilma para la conservación
COMISIÓN o GRUPO Desarrollo Administrativo Oficio P EL permanente de ambos soportes como evidencia de la Gestión
Memorando P EL de la Entidad.
Documentos anexos P
Formatos P
Oficio P EL
Anexos documentales P Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al
ANTEPROYECTO DE Archivo Central para un tiempo de conservación de (8) ocho
110 17 2 Reportes módulos DNP 2 8 P BD E años, posteriormente se elimina por carecer de valores
PRESUPUESTO
Marco de Gastos Mediano Plazo P administrativos.
Justificación del gasto P
Reporte módulo de Minhacienda P BD
Oficio P EL Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al
Ficha de Proyecto P Archivo Central para un tiempo de conservación de (8) ocho
Proyectos de Inversión Nacional años, posteriormente se microfilma para la conservación
110 18 1 BANCO DE PROYECTOS Estudios 2 8 P CT M/D
permanente de ambos soportes como evidencia de la gestión
DNP
Registro P de la Entidad.
Seguimiento P
Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en el
archivo de gestión por ser instrumento que permite el control de
110 26 1 INVENTARIOS Inventario Transferencia Primaria Inventario documental 1 0 P DI CT los expedientes transferidos anualmente al Archivo Central
mediante el FUID.
110 26 4 INVENTARIOS Inventario documental 1 0 DI elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia
dependencia por lo cual debe actualizarse y conservar permanentemente en
Gestión.
Oficio P EL
Memorando P EL
Control de Asistencia P
Acta P Cumplidos dos (2) años en el archivo de gestión se elimina
Mapa de Riesgo de corrupción P posteriormente porque la información se en conserva en los
SISTEMA INTEGRADO DE SIG - Modelo Integrado de Estratégia antitrámites P planes de acción y planes estratégicos de la entidad.
110 28 1 2 8 CT M/D
Nota: el SIG se lleva en una carpeta compartida que incluye
GESTIÓN - SIG Planeación y Gestión Estrategia de rendiciòn de cuentas P
varios tipos documentales en medio magnético.
Mecanismos para mejorar la antención al
P
ciudadano.
Plan de Mejoramiento a la políticas
P
administrativas - FURAG
Informes P


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN
Informe de gestión del SIG
GENERAL - DG
Informe de la relacion de Acciones
P DI
correctivas, preventivas y de mejora que haya P

lugar en la OAP
Acta de reunión P
Registro asistencia a reuniones P
Registros de asistencia de capacitaciones en
P
temas SIG.
Manual SIG P DI
Mapa de Procesos del SIG. P DI
Política y Objetivos SIG. P DI
Documentos obsoletos. P DI Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al
SISTEMA INTEGRADO DE Archio Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,
110 28 2 SIG -Sistema Integrado de Gestión Alerta SIG (Correo electronico para la 2 8 CT M/D
posteriormente se microfilma y se conserva totalmente ambos
GESTIÓN - SIG divulgacion de los documentos elaborados, P
soportes.
modificados o eliminados).
Determinacion de NO control operación. P
Listado maestro de documentos interno y

X
externos (incluye el control de cambios).
Correo Electronico (CEI) en la cual se

solicita la inclusion de un registro dentro del
P EL
Listado Maestro de Registros
(Comunicación).
Listado maestro de registros X
Tratamiento Acciones Correctivas,
P
Preventivas y de Mejora
Comunicación externa P
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere al
Oficio P EL archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8)
SISTEMA INTEGRADO DE SIG -Trámites atención al
110 28 3 CT M/D años, posteriormente se microfilma o digitaliza para la
GESTIÓN - SIG ciudadano Memorando P EL conservación permanente de ambos soportes como evidencia
institucional.
Tramites publicados P
Encuesta audiencia rendiciòn de cuenta P X
Pantallazo Convocatoria Pùblica
Encuesta evaluaciòn del evento Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al
Acta del evento Archivo Central para un tiempo de conservación de (8) ocho
RENDICIÓN PÚBLICA DE años, posteriormente se microfilma para la conservación
110 28 4 Oficio 2 8 P EL CT M/D
permanente de ambos soportes como evidencia de los
CUENTAS
Memorando P EL procesos de rendición de cuentas a la ciudadanía. (Ver DG y
Rendición de cuentas OCI).
Acta de reunión de grupos y registros
Informe de resultados

archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8)
SISTEMA INTEGRADO DE SIG - Producto o servicio no
110 28 4 Producto o servicio no conforme 2 8 P CT años, posteriormente se microfilma o digitaliza para la
GESTIÓN - SIG conforme conservación permanente de ambos soportes como evidencia
institucional del proceso de Calidad.


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere al
archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8)
SISTEMA INTEGRADO DE SIG - Acciones correctiva,
110 28 5 Acciones correctiva, preventivas y de mejora 2 8 P CT años, posteriormente se microfilma o digitaliza para la
GESTIÓN - SIG preventivas y de mejora conservación permanente de ambos soportes como evidencia
institucional del proceso de Calidad.
Acta derivadas de la planificacion del SGA P
Informes de Gestión derivados del

P DI
diagnóstico ambiental.
Objetivos y metas ambientales. P DI
Listas de verificación derivadas del
P DI
diagnóstico ambiental.
Informe de medición de indicadores (incluye

la medición de los indicadores de acuerdo a P DI
la frecuencia establecida).
Conceptos ambientales para compra de

P DI
bienes y servicios de la Entidad.
Matriz de identificacion y valoración de
P DI
aspectos e impactos ambientales.
Matriz de identificación y evaluación de
P DI
requisitos legales y otros.
Registros de asistencia de capacitaciones

P
asociadas a la gestion ambiental.
Informes de gestión - Programa ambiental

P DI
ahorro y uso eficiente del agua.
Informes de gestión - Programa ambiental

P DI
ahorro y uso eficiente de la energía.
SISTEMA INTEGRADO DE Sistema de Gestión Ambiental - Informes de gestión - Programa ambiental de
P DI Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,
110 28 6 gestión integral de residuos. 2 8 CT M/D
posteriormente se microfilma y se conserva totalmente en
GESTIÓN - SIG implementación
ambos soportes.
Informes de gestión - Programa ambiental de
P DI
implementación de prácticas sostenibles.
Oficio P EL
Memorando P EL
Oficios derivados de la determinación de No
P EL
Control Operacional
Informes de realización de simulacros en
P DI
emergencias ambientales.
Inspecciones ambientales realizadas sobre

P DI
las actividades críticas de la Entidad.
Informes de seguimiento a los controles

P DI
operacionales de la Entidad.
Informes derivados de la realización de
P DI
auditorías internas del SGA
Tratamiento Acciones Correctivas,
P
Preventivas y de Mejora
Informes de gestión asociados a la
implementación de buenas prácticas y
P DI
tecnologías verdes para la iniciativa Cero
Papel
Acta derivada de la gestión realizada para las

P
buenas prácticas y tecnologías verdes.


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN
Procedimientos del proceso
GENERAL - DG
Caracterización del proceso P
P
Instructivos del procedimiento P
Formatos P Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al
SISTEMA INTEGRADO DE Indicadores de gestión P Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,
110 28 8 SIG - Procesos institucionales 2 8 CT M/D
posteriormente se microfilma y se conserva totalmente ambos
GESTIÓN - SIG Mapas de riesgo P
soportes.
Normograma P
Elaboración, modificación o eliminación de
P
documentos SIG.
Oficio P EL
Memorando P EL
SISTEMA ÚNICO DE Correo electrónico (CEI) P EL Archivo Central para un tiempo de conservación de (8) ocho
110 99 1 INFORMACIÓN TRIBUTARIA - Trámites atención a Entidades Acta de reunión 2 8 P CT M/D años, posteriormente se microfilma para la conservación
SUIT Trámites publicados SUIT P permanente de ambos soportes como evidencia de la Gestión
de la Entidad .
Base de datos BD
Caracterización P
Oficio P EL
Memorando P EL Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al
SISTEMA ÚNICO DE Archivo Central para un tiempo de conservación de (8) ocho
Acta de reunión P
110 99 2 INFORMACIÓN TRIBUTARIA - Servicios de Atención al Ciudadano 2 8 años, posteriormente se microfilma para la conservación
Servicos publicados SUIT P permanente de ambos soportes como evidencia d ela Gestión
SUIT
Base de datos BD de la Entidad .
Caraterización P
Oficio P EL Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión, se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de conservación de nueve (9)
años, posteriormente se microfilma para la conservación
Memorando P EL permanente de ambos soportes.
110 34 ESTADÍSTICAS 1 9 CT M/D
NOTA: la serie es de permanente actualización en la base de
datos , para efectos de conservación en soporte papel, cada
año se imprimirá el reporte consolidado, el cuál se transfiere al
Estadìsticas P BD Archivo Central para su conservación permanente.
Capacitaciones P
Plan de acción P Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión, se transfiere al
Seguimiento P Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho (8)
110 93 GOBIERNO EN LÍNEA 2 8 CT M/D años, posteriormente se microfilma para la conservación
Comunicación oficial P permanente de ambos soportes.
Acta P Normas: MANUAL GEL, Decreto 2693 de 2012
registro asistencia a reuniones P
120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ
Solicitud P Se conservan por 10 años en el Archivo Central y
posteriormente se selecciona por cada año teniendo como
120 2 1 CONCEPTOS Conceptos Jurídicos 1 10 E S criterio su aporte para el desarrollo de las actividades
Concepto P misionales de la Entidad y el resto de la documentación se
elimina.
Plan de acción, metas y actividades P BD

Informes de avances P
INFORMES Se elimina porque el original se conserva en la Oficina Asesora
120 5 13 Informes internos de gestión Indicadores de gestión 2 0 P E de Planeación (OAP) como soporte del informe institucional.
INSTITUCIONALES
Oficio P
Memorando P
Acta P Pasados cinco (5) años en el archivo de gestión, se elimina ya
ACTAS DE COMITÉ, Actas de Comité de Defensa Oficio P EL que el expediente es propio del juzgado que conocio y tramitó el
120 13 23 5 0 E proceso. CCA. Artículo 25, Ley 1437 de 2011.
COMISIÓN o GRUPO Judicial y Conciliación del AGN Memorando P EL
Informe externo BD


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN
Comunicación externa
Oficio
GENERAL - DG P
Memorando
Documentos de existencia y representación
P Según lo establece la Ley 80 de 1993, se conservan 20 años en
legal del comodatario
el Archivo Central y posteriormente se selecciona y microfilma
Contrato P por cada año un contrato de comodato de equipo y de licencia,
120 21 1 CONTRATOS ESTATALES Contrato de Comodato Pólizas de seguro 1 20 P E S M/D teniendo como criterio su aporte a los procesos misionales y el
Memorando Supervisión P resto de la documentación se elimina.
Acta de entrega del bien P
Prorroga del contrato P
Ampliación póliza P
Acta de liquidación P
Acta de entrega o restitución del bien P
Ficha técnica P
Concepto técnico P
Estudios previos P
Certificado de disponibilidad presupuestal -
P
CDP
Aviso Convocatoria P
Pre-Pliegos y observaciones prepliego P
Pliego definitivo P
Observaciones Pliegos Definitivos P
Manifestación de Interés P
Acta de conformación de lista P
Propuestas (anexos) P
Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P
Formato reparto de propuesta P

Evaluación propuestas- Financiera-Jurídica y Se conservan por veinte (20) años en el Archivo Central y
P
Técnica posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un
Contratos de Compraventa y
120 21 2 CONTRATOS ESTATALES Acta junta socializar propuesta 1 20 P E S M/D contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de
suministros las actividades misionales y administrativas de la entidad y el
Observaciones a evaluaciones P
resto de la documentación se elimina
Acta de audiencia adjudicación contrato P
Resolución de adjudicación P
Hoja de vida DAFP - persona natural o
P
jurídica y anexos
Formato de información tributaria RUT - RIT P
Oficio ARL P
Contrato P
Registro presupuestal P
Garantia Única P
Memorando Supervisión P
Acta de Inicio P
Informes de supervisión P
Certificado de Tesorería P
Acta de Liquidación P


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN
Ficha técnica
Ofertas y Cotizaciones
GENERAL - DG P
P
Estudios de mercado P
Concepto técnico P
Certificado de disponibilidad presupuestal. P
Pre-Pliegos y observaciones prepliego P
Resolucion de apertura P
Observaciones pliegos definitivos P
Manifestación de Interes P
Propuestas P

Cumplidos los veinte (20) años de tiempo de retención en el
Contratos de Prestación de Evaluación propuestas- Financiera-Juridica y
P
120 21 3 CONTRATOS ESTATALES Técnica 1 20 S M/D archivo central se elimina la documentación (Acta de reunión
servicios de trabajo, 25 de julio de 2013)
Observaciones a Evaluaciónes P
Resolución Adjudicación Contrato P
P
jurídica y anexos
Formato Información Tributaria RUT-RIT P
Oficio Arl P
Contrato P
Comunicación a contratista P
Garantía única P
Acta de Inicio P
Acta de terminación anticipada
Fciha técnica P
Ofertas y/o Cotizaciones
Estudio de Mercado P
Concepto técnico P
Estudios previos P
P
CDP
Pre-Pliegos P
Pliego definitivo P
Propuestas P
Se conservan por veinte (20) años en el Archivo Central y
Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un
120 21 4 CONTRATOS ESTATALES Contratos de Obra 1 20 E S M/D contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de
Formato reparto de propuesta P las actividades misionales y administrativas de la entidad y el
Evaluación propuestas- Financiera-Jurídica y resto de la documentación se elimina
P
Técnica
Observaciones a evaluaciones P
Resolución adjudicación contrato P
P
jurídica y anexos
Oficio ARL P
Contrato P
Oficio contratista P
Garantia Única P
Acta de Inicio P


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN
Ofertas y/o cotizaciones
Estudio de Mercado
GENERAL - DG P
P
Concepto técnico P
Estudios previos P
P
CDP
Pre-Pliegos P
Pliego definitivo P
Propuestas P
Formato reparto de propuesta P Cumplidos los veinte (20) años de tiempo de retención en el
120 21 6 CONTRATOS ESTATALES Contratos de Arrendamiento 1 20 E archivo central se elimina la documentación
Evaluación propuestas- Financiera-Juridica y
P
Técnica
Observaciones a Evaluaciones P
P
jurídica y anexos
Formatos información tributaria RUT-RIT P
Oficio ARL P EL
Contrato P
Comunicación a contratista P
Garantia Única P
Memorando Supervisión P EL
Acta de Inicio P


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN
GENERAL - DG
Ficha técnica de bien o servicio P
P
Concepto técnico P
Certificado de disponibilidad presupuestal. P
Pre-Pliegos P
Resolución de apertura P
Pliego definitivo P
Propuestas P

Formato reparto de propuesta P posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un
Contratos de Consultoría e Evaluación propuestas- Financiera-Juridica y contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de
120 21 10 CONTRATOS ESTATALES Técnica
1 20 P E S M/D
las actividades misionales y administrativas de la entidad y su
Interventoria
Observaciones a evaluaciones P aporte en la función archivística del país, el resto de la
documentación se elimina.
P
jurídica y anexos
Oficio ARL P EL
Contrato P
Comunicación a contratista P EL
Garantia Única P
Memorando Supervisión P EL
Acta de inicio P
Acta de terminación y recibo a satisfacción P
Comunicación oficial P
Propuesta técnica P
Contratos P
posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un
Memorando P EL contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de
120 21 11 CONTRATOS ESTATALES Contratos por venta de servicios Acta de inicio 1 20 P E S M/D las actividades misionales y administrativas de la entidad y su
Informes de supervisión P aporte en la función archivística del país, el resto de la
documentación se elimina (Acta de reunión de trabajo, 25 de
Acta de inicio P
julio de 2013)


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN
GENERAL - DG
P
Concepto técnico P
Estudios previos P
P
CDP
Pre-pliegos P
Pliego definitivo P
Propuestas P

Cumplidos los veinte (20) años de tiempo de retención en el
120 21 12 CONTRATOS ESTATALES Contratos de Corretaje y Seguros Formato reparto de propuesta 1 20 P E archivo central se elimina la documentación
P
Técnica
Observaciones a Evaluaciónes P
Acta de Juntas y Licitaciones y Adquisiciones -
P
para Adjudicar Contrato
P
jurídica y anexos
Contrato P
Comunicación a contratista P EL
Garantía única P
Memorando de supervisión P EL
Acta de inicio P
Documentos de representación legal P
Se conservan por veinte (20) años en el archivo central y
Convenio P posteriormente se selecciona y micofilma un 10% teniendo
CONVENIOS DE
120 22 1 Convenios interadministrativos Memorando de supervisión 1 20 P E S CT M/D como criterio aquellos contratos que hayan contribuido a los
COOPERACIÓN procesos misionales de la entidad y su aporte a la función
Acta de inicio P
archivística del país. el resto de la documentación se elimina.
Informe de supervisión P
Acta de terminación y/o liquidación P
mediante el FUID.
Gestión.
Se conserva permanentemente (CP) en el archivo de gestión

120 30 3 REGISTRO Y CONTROL Registro de contratos y convenios Registro CP 0 P
para consulta de los contratos y convenios vigentes.


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN
Poder
Demanda
GENERAL - DG P
P
Demanda de repetición P
Contestación de la demanda P Pasados los cinco (5) años de emitida la sentencia se eliminan.
Estado P El expediente es propio del juzgado que conoció y tramitó el
120 75 PROCESOS JUDICIALES 5 0 E proceso. Código Contencioso Administrativo. Art. 25 Ley 1437
Recursos P
Memoriales P de 2011
Ejecutoria de sentencias P
Requerimientos judiciales P
Sentencia P
Ofertas y/o cotizaciones P
Concepto técnico P
Estudios previos P
P
CDP
Pre-pliegos P
PROCESOS DECLARADOS Se elimina cumplidos los cinco (5) años en el Archivo de
120 76 DESIERTOS O NO 5 0 E Gestión ya que la acción disciplinaria y fiscal prescribe a los
Pliego definitivo P cinco (5) años. Un (1) año precaucional.
ADJUDICADOS
Propuestas P

P
Técnica
Acto administrativo P
Cumplidos los veinte (20) años en el Archivo Central se elimina
120 93 COBROS COACTIVOS Documentos de notificación 1 20 P E por prescribir toda acción penal.
Soportes de Pago P
Resolución P
130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI
informe de actividades P
INFORMES Plan de acción, metas y actividades P Se elimina porque el original se conserva en la Oficina Asesora
130 5 13 Informes internos de gestión 2 0 E de Planeación - OAP como soporte del informe institucional.
INSTITUCIONALES Indicadores de gestión P
Comunicación oficial P EL
Solicitud P
Informe de auditoría y seguimiento a
INFORMES procesos Se conserva como parte de la memoria institucional en el
130 5 13 Informes internos de gestión formatos
2 10 P
CT desarrolllo de gestión administrativa.
INSTITUCIONALES
plan de mejoramiento P
Observaciones y recomendaciones P
Información pormenorizada del Estado del
P
Control Interno
Información Zar Anticorrupción P
Información pormenorizada del Estado del
P
Control Interno
Información Peticiones, Quejas, Reclamos,
P
Solicitudes y Denuncias
Inf.Mapa de Riesgos de Corrupción
P
(Seguimiento)
Inf. Sistema de Control Interno Contable P
Inf. Sistema de Control Interno (MECI) P
INFORMES Se conserva como parte de la memoria institucional en el
130 5 9 Informe a Organismos del Estado Inf. Austeridad en el gasto 2 10 P CT M/D
desarrolllo de la gestión administrativa.
INSTITUCIONALES
Inf. Derecho de Autor P
SIRECI-Informe Anual Consolidado P
SIRECI-Plan de Mejoramiento P
Inf. LITIGOB P
Informe de Auditorias gubernamentales con
enfoque integral.
Solicitud P
Formatos P
Oficio P EL
Informe de Avances P


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN
Citación a Comité
Agenda
GENERAL - DG P
P
ACTAS DE COMITÉ, Actas Comité de Coordinación de Se conserva para la historia institucional y se microfilmara par
130 13 2 Acta de Comité 1 10 P CT M/D
la consulta. (Acta reunión de trabajo TRD 23 de julio de 2013)
COMISIÓN o GRUPO Control Interno
Oficio P EL
Memorando P EL
mediante el FUID.
Gestión.
200 SECRETARIA GENERAL - SG
Acuerdo P
Memoria Justificativa P Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al
Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve (19)
200 1 4 ACTOS ADMINISTRATIVOS Acuerdos de Consejo Directivo 1 19 CT años, cumplido este tiempo se microfilma para la conservación
Certificación publicación en página web para permanente de ambos soportes por ser documentos de
P
control social importancia histórica para el AGN.
Publicación P
Resolución P
P EL Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve (19)
Oficio Citación Notificación Personal
200 1 6 ACTOS ADMINISTRATIVOS Resoluciones 1 19 CT años, cumplido este tiempo se microfilma para la conservación
Constancia de Notificación Personal permanente de ambos soportes por ser documentos de
Aviso de Notificación
Informe de actividades reportada por cada
P
dependencia
INFORMES Informes de avances P Se elimina porque el original se conserva en la Oficina Asesora
200 5 13 Informes internos de gestión 2 0 E de Planeación (OAP) como soporte del informe institucional.
Oficio P
Memorando P
Informes de Derechos de Petición, Quejas,

P Se conservan cinco (5) años en el Archivo de Gestión y
Reclamos, Sugerencias y Denuncias
INFORMES posteriormente se elimina porque sólo sirve de apoyo para la
200 5 13 Informes internos de gestión Comunicación externa 5 0 P E gestión y por carecer de valores administrativos, fiscal, legal e
INSTITUCIONALES
Oficio P EL históricos.
Memorando P EL
Informe de gestión al plan de acción por Se conservan cinco (5) años en el Archivo de Gestión y
P EL
dependencia posteriormente se eliminan, ya que este documento se
INFORMES
200 5 13 Informes internos de gestión Oficio
1 5 P
E consolida mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan
INSTITUCIONALES anual de Inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora
de Planeación.
Memorando P X
Acta de Comité P Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve (19)
ACTAS DE COMITÉ,
200 13 4 Actas Consejo Directivo 1 19 CT años, cumplido este tiempo se microfilma para la conservación
COMISIÓN o GRUPO Oficio P EL permanente de ambos soportes por ser documentos de
Memorando P EL
Oficio P EL Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al

DERECHOS DE PETICIÓN, Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve (19)
QUEJAS, RECLAMOS, Memorando P EL años, cumplido este tiempo se elimina por carecer de valores
200 23 1 19 M/D
administrativos, fiscal,legal e histórico. (Ojo cuando un derecho
SUGERENCIAS Y Anexos documentales P
de petición reconoce un derecho o forma parte de la historia
DENUNCIAS laboral)
Traslado P

mediante el FUID.
Gestión.


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN
Queja
Ratificación de queja
GENERAL - DG P
P
Auto apertura de diligencias preliminares de
P
oficio o a solicitud de parte
Auto archivo diligencias preliminares P
P Cumplido su período de conservación en el Archivo Central los

Auto apertura de investigación disciplinaria
"Procesos Disciplinarios" serán sometidos a un proceso de
200 36 PROCESOS DISCIPLINARIOS Auto de impedimento 1 19 P S Selección, eligiendo conservar en forma permanente los de
Auto de cargos P interés nacional. Artículo 8 Función 8 del Decreto 2126 de 2012.
Memorial de descargos P (Acta de reunión TRD, 17 de junio y 02 de julio de 2014)
Auto resolviendo sobre pruebas solicitadas
P
por el acusado
Recurso contra el Auto Anterior P
Pronunciamiento sobre el Recurso P
Fallo de Primera instancia P
Fallo de Segunda Instancia P
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL - GAGD
Informe administrativo P
INFORMES Informes de avances P Se elimina porque el original se conserva en la Oficina Asesora
210 5 13 Informes internos de gestión 2 0 E de Planeación (OAP) como soporte del informe institucional.
Oficio P
Memorando P
Oficio P EL
Memorando P EL
Cronograma P Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al
Diagnóstico en gestión documental y Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,
PLANES Y PROGRAMAS Programa de Gestión Documental- administración de archivos.
P
210 8 1 2 8 CT cumplido este tiempo se microfilma para la conservación
INSTITUCIONALES PGD Mapa de procesos P permanente de ambos soportes por ser documentos de
Matriz de presupuesto P importancia histórica en la implementación del PGD.
Normograma P
Programa de Gestión Documental P
Plan institucional de archivos de la entidad P

Cronograma P Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,
PLANES Y PROGRAMAS Plan Institucional de Archivos de la
210 8 23 2 8 CT M/D cumplido este tiempo se microfilma para su conservación por
INSTITUCIONALES Entidad - PINAR Oficio P EL ser documentos de importancia histórica en el proceso de
implementación del PINAR
Memorando P EL
Documentos especiales P
Documetos descentralizados P
Reprografía P
Documentos electrónicos P
Documentos vitales P
Capacitación P
Auditoría y Control P
Cronograma de trabajo anual P
Programas Específicos de Gestión Matriz de calidad P
PLANES Y PROGRAMAS Decreto 2609 de 2012. (Anexo PGD. Numeral 4. Programas
210 8 25 Documental -PEGD. Documentos Matriz de gestión de riesgos 2 8 P E M/D
Específicos)
INSTITUCIONALES
especiales Matriz de influencia e impacto P
Matriz de recursos humanos P
Matriz de registros de interesados P
Matriz de Riesgos del programa especifico P
Matriz de comunicaciones P
Matriz RACI P
Project Charter anual del programa especifico P


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN
Oficio
Memorando
GENERAL - DG P
P
EL
EL
PLANES Y PROGRAMAS Programa del sistema integrado de
210 8 26 Cronograma 2 8 P CT M/D cumplido este tiempo se microfilma para su conservación en
INSTITUCIONALES conservación documental ambos soportes por ser documentos de importancia histórica y
Programa del sistema integrado de
P de trazabilidad.
conservación documental
Plan de aseguramiento documental P Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al
Cronograma P Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,
PLANES Y PROGRAMAS Plan de aseguramiento documental
210 8 28 2 8 CT M/D cumplido este tiempo se microfilma para su conservación por
INSTITUCIONALES - PAD Oficio P EL ser documentos que permiten garantizar la trazabilidad en su
implementación.
Memorando P EL
Cronograma de trabajo anual P
Matriz de calidad P
Matriz de gestión de riesgos P
Matriz de influencia e impacto P
Matriz de recursos humanos P
Proyecto sistema de gestión de Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,
Matriz de registros de interesados P
210 11 7 PROYECTOS documentos electrónicos de 2 8 E M/D cumplido este tiempo se microfilma para su conservación por
archivo- SGDEA P ser documentos que permiten garantizar la trazabilidad en su
Matriz de riesgos del programa especifico
implementación.
Matriz de comunicaciones P
Matriz RACI P
Project Charter anual del programa especifico P
Pruebas de archivamiento Web P

Pruebas de migración P Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al
Proyecto de estrategías de Pruebas de refreshing (actualización de Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,
210 11 8 PROYECTOS formatos)
2 8 P
cumplido este tiempo se microfilma para su conservación por
preservación a largo plazo
Pruebas de emulación P ser documentos de importancia histórica y de trazabilidad.
P X Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central esta serie

Solicitud interna
210 14 2 ASISTENCIA TÉCNICA Asistencia técnica Interna 2 4 S M/D se selecciona el 10% la cual se microfilma y se conserva el
P original. (Acta de Reunión TRD, 08 de julio de 2013)
Acta
Acta de cierre anual del consecutivo P Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión por ser
Comunicación oficial P EL instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de
COMUNICACIONES Consecutivo de comunicaciones
210 25 1 Comunicación oficial
1 5 X
E M/D 2000. Se transferira por cinco (5) años al Archivo Central, se
OFICIALES oficiales enviadas microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte papel.
Listado de números de radicado anulados P
Acta de cierre anual del consecutivo P

Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión por ser
COMUNICACIONES Consecutivo de comunicaciones Planilla de control instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de
210 25 2 1 5 E M/D
2000. Se trabsferira por cinco (5) años al Archivo Central, se
OFICIALES oficiales recibidas Oficio P EL
microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte papel.
Memorando P EL
Acta de cierre anual del consecutivo P

COMUNICACIONES Consecutivo de comunicaciones instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de
210 25 3 Comunicación oficial 1 5 P EL E M/D
2000. Se transferira por cinco (5) años al Archivo Central, se
OFICIALES oficiales internas
microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte papel.
Listado de números de radicado anulados P
Certificación en la administración Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión y se

COMUNICACIONES Certificación de actividad en la administración
210 25 4 de comunicaciones oficiales. de comunicaciones oficiales
1 10 P E transferira por diez (10) años al Archivo Central, se
OFICIALES microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte papel.
(planilla de control)
Certificación en la administración Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión y se

COMUNICACIONES Certificación de actividad en la administración
210 25 5 de documentos en el Archivo de comunicaciones oficiales
1 10 P E transferira por diez (10) años al Archivo Central, se
OFICIALES microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte papel.
Central
Acta de aplicación del procedimiento de
P
eliminación
Acta de aprobación de eliminación
P
documental
Acta evidencia de despublicación del
P
inventarió documental para eliminación
Acta evidencia de publicación del inventario
Inventario de Eliminación P instrumento que soporta el cumplimiento anual de la
210 26 10 INVENTARIOS documental para eliminación 1 5 CT M/D
eliminación documental. Se conservaran cinco (5) años en el
Documental
Comunicación oficial con observaciones de Archivo Central, se microfilmara.
P X
interés público a la doc. objeto de eliminación
Instrucciones de interés público al

procedimiento de eliminación doumental
Inventario documental para eliminación
P
documental


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG Se debe conservar por dos (2) años en Gestión por ser
instrumento que soporta el cumplimiento anual de la
210 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 2 5 P DI CT transferencia al Archivo Central mediante el FUID. Se
conservaran cinco (5) años hasta tanto se verifique el inventario
general del archivo central.
Gestión.
Se conserva permanentemente en Archivo de Gestión por su

Inventario General de Documentos
210 26 8 INVENTARIOS Inventario documental 1 10 P BD CT M/D importancia para consulta de la documentación transferida al
Archivo Central Archivo Central. Generar copia de seguridad (BK)
Memorando P EL
CCD P DI La Serie se considera de valor secundario ya que permite
evidenciar y controlar los cambios en su estructura orgánico -
TABLAS DE RETENCIÓN TRD P
210 27 1 5 CT funcional, por lo cual debe ser conservada totalmente y
DOCUMENTAL AGN SIG P microfilmarla para consulta (Artículo 19, Ley General de
Normograma P DI Archivos).
Informes P DI
Caracterización del proceso P
Formatos P
Formularios P
Guías P
Instructivos P
Manuales de uso P
Mapa de procesos institucional P
Políticas de los procedimientos de la
P
dependencia
SISTEMA INTEGRADO DE Proceso de Gestión Documental - Procedimientos de la dependencia P
210 28 8 Guía para la organización y manejo de 3 0 E 30
GESTIÓN - SIG GDO
archivos de Gestión
Reglamento Interno de Archivo y Gestión
Documental del AGN
Manuales del SGDEA
Política de conservación y preservación
documental a largo plazo
Política de gestión documental
Control entrega documentos de salida del

P
AGN
Préstamo de Documentos AG P EL
Préstamo de Documentos AC P EL
Registro de comunicaciones oficiales
P
enviadas
Publicaciones recibidas sin comunicación
P
oficial
Registro de comunicaciones Comunicaciones enviadas fax P
210 30 1 REGISTRO Y CONTROL 3 0 E Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia
oficiales Comunicación oficial recibida P
Calidad al procedimiento diario P
Comunicación recibida GAGD P
Comunicciones recibidas y radicadas por
P
correo electrónico
Control de entrega documentos de salida del
P
AGN
Planilla de control
Registro de préstamo y consulta de
E Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia.
documentos
210 30 2 REGISTRO Y CONTROL 3 0 P
Oficio P EL
Memorando EL
Acta P Se conserva la totalidad de los soportes de la serie
TRANSFERENCIAS Transferencias Primarias Cronograma de transferencias documentales documental, porque evidencia el ingreso de documentos al
210 70 1 1 20 P CT M/D
Archivo Central mediante transferencia documental (FUID) para
DOCUMENTALES (Dependencias para AC AGN) primarias
su custodia.
Inventario documental
Acta de entrega de transferencias

P
documenales secundaria
TRANSFERENCIAS Transferencias Primarias Se conserva la totalidad de la serie documental, porque
210 70 2 1 20 S evidencia el envío de documentos al Archivo Histórico del AGN.
DOCUMENTALES Secundarias Memorando P EL
Inventario Documental P
Registo de Solicitud P
Acuerdo del Suscriptor P
Se conservan permanentemente en la Oficina de Gestión y se
procede a remitir cada expediente al Archivo Central por contar
210 85 CERTIFICADOS DIGITALES 1 99 E M/D
calores primarios y secundarios en la gestión electrónica de los
expedientes en el sistema de información.


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
Se conservan permanentemente en la Oficina de Gestión y se

100 DIRECCIÓN
Fotocopia de la cédula
GENERAL - DG P
procede a remitir cada expediente al Archivo Central por contar
210 85 CERTIFICADOS DIGITALES Acta de posesión 1 99 P E M/D
calores primarios y secundarios en la gestión electrónica de los
Certificado laboral vigente P expedientes en el sistema de información.
Decreto de la entidad P
Rut P
MANUALES
210 96 1 Manual de servicio al ciudadano Manual de servicio al ciudadano 1 5 P E
INSTITUCIONALES
220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANA - GGH
Plan de acción, metas y actividades P
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
Informes administrativos P posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad
INFORMES
220 5 13 Informes internos de gestión 2 0 E mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de
INSTITUCIONALES Informe técnicos P inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Planeación - OAP. (Acta de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)
Oficio P EL
220 1 7 ACTOS ADMINISTRATIVOS Actas de posesión Acta de posesión 1 10 P CT

Memorando P EL
Oficio P EL
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se
Programa de inducción P transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de
PLANES Y PROGRAMAS Plan Institucional de Capacitación -
220 8 6 Programa de reinducción 2 8 P E ocho (8) años, posteriormente se elimina porque la información
INSTITUCIONALES PIC queda registrada en el informe de gestión. (Acta de Reunión
Proyecto de aprendizaje en equipo P
TRD, 21 de julio de 2014)
Plan y evidencias P
Evidencias P
Programa de Bienestar Social y Plan de
P
Incentivos
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se
Resolución P transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de
PLANES Y PROGRAMAS Relación de actividades P
220 8 16 Sistema de estímulos 2 8 E ocho (8) años, posteriormente se elimina porque la información
INSTITUCIONALES Memorando P EL queda registrada en el informe de gestión.(Acta de Reunión
Oficio P EL TRD, 21 de julio de 2014)
Evidencias P
Sistema de Gestión de la salud y Seguridad
P
en el trabajo
Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se
Comunicación oficial P transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de
PLANES Y PROGRAMAS Sistema de Gestión de la salud y Sistema de vigilancia y epidemológico P
220 8 17 2 8 E ocho (8) años, posteriomente se elimina porque la información
INSTITUCIONALES Seguridad en el trabajo Resolución P queda registrada en el informe de gestión. (Acta de Reunión
Pautas Activas P TRD, 21 de julio de 2014)
Base de datos de capacitación P BD
Ficha de inducción P Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se

PLANES Y PROGRAMAS Programa de Inducción y
220 8 21 2 8 CT transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de
INSTITUCIONALES Reinducción institucional ocho (8) años.
Ficha de reinducción P


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
Reporte de entrega de dotación industrial a

100 DIRECCIÓN
funcionarios
GENERAL - DG P
Reporte de entrega de dotación industrial a

P
contratistas consolidado Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se
Permiso trabajo en alturas P transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de
PLANES Y PROGRAMAS
220 8 22 Programa de Seguridad Industrial Ficha técnica
2 8 P
E ocho (8) años, posteriomente se elimina porque la información
INSTITUCIONALES queda registrada en el informe de gestión (Acta de Reunión
Cronograma de actividades P TRD, 21 de julio de 2014)
Inspecciones P
Reglamento de higiene y seguridad industrial P
Agenda P transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de
ACTAS DE COMITÉ, Actas Comité de evaluación de
220 13 7 2 8 CT M/D ocho (8) años, posteriomente se microfilma y se conserva
COMISIÓN o GRUPO desempeño laboral Acta de Comité P totalmente ambos soportes como referencia institucional en
materia de administracion del talento humano
Citación a Comisión P
Acta de Comisión P
Recursos de reposición P
Acto administrativo de conformación P
Memorando 2 8 transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de
ACTAS DE COMITÉ, Oficio P ocho (8) años, posteriomente se microfilma y se conserva
220 13 15 Actas Comisión de personal CT M/D
totalmente ambos soportes como referencia institucional en
COMISIÓN o GRUPO Impresión fecha de reportes de la comisión
P materia de administracion del talento humano. (Acta de Reunión
de personal ante la CNSC
Listas de elegibles P
Reclamaciones 2 8 P
Respuesta recurso Circular No. 5 P
Reglamento comisión de personal P
Proceso de selección del comité P
Acto administrativo de conformación y
P
reorganización
Reporte de accidentes de trabajo P
Investigaciones de accidente de trabajo P Se conserva dos (2) años en el Archivo de Gestión y se
Comité Paritario de la Salud y la Cronograma de actividades P transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de
ACTAS DE COMITÉ, Salud en el Trabajo - COPA-SST Inspecciones P ocho (8) años, posteriomente se microfilma y se conserva
220 13 16 2 8 CT M/D
totalmente ambos soportes como referencia institucional en
COMISIÓN o GRUPO (Actas Comité Paritario Salud y Relación de actividades P
materia de administracion del talento humano. (OHSG. julio
Seguridad en el Trabajo) Acta de Comité P 2014)
Agenda P
Acta de Comité P
Acta de Comité P
Reclamaciones o quejas P
Pruebas P
Informes P
Agenda P
La Subserie se considera de valor histórico, ya que permite
Acta de Comité P realizar investigaciones como fuente secundaria y de datos para
ACTAS DE COMITÉ,
220 13 25 Comité de convivencia Cronograma de actividades 2 8 P CT M/D evidenciar el desarrollo institucional. Una vez sea transferida al
COMISIÓN o GRUPO Archivo Central se debe microfilmar o digitalizar. (OHSG, julio
Planes de mejoramiento P
2014)
Reclamaciones o quejas P
Pruebas testimoniales o documentales P
Informes P
Memorando P EL
Oficio P EL
Cronograma de actividades P
Acto administrativo de conformación P
Inspecciones P
Acta P transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de
ACTAS DE COMITÉ,
220 13 26 Brigadas de emergencia Ficha técnica 2 8 P E ocho (8) años, posteriomente se elimina porque la información
COMISIÓN o GRUPO queda registrada en el informe de gestión. (Acta de Reunión
Plan de emergencia institucional P
Informes P
Cronograma de actividades P


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

mediante el FUID.
Gestión.
Convocatorias P
Lista de elegibles CNSC P
220 51 1 CARRERA ADMINISTRATIVA Convocatorias CNSC 2 8 CT M/D
Estudios de verificación P
Comunicación oficial P transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de
ocho (8) años, posteriomente se microfilma y se conserva
Plan anual de vacantes P totalmente ambos soportes como referencia institucional en
220 51 2 CARRERA ADMINISTRATIVA Encargos 2 8 CT M/D
Análisis cumplimiento de requisitos P materia de administracion del talento humano
220 51 3 CARRERA ADMINISTRATIVA Nombramientos provisionales Análisis cumplimiento de requisitos 2 8 P CT M/D
Hoja de control P
Formato Único Hoja de Vida P
Actualización de Datos Personales P
Acta de Posesión - encargo y/o
P
nombramiento.
Certificaciones de Estudio P
Experiencia Laboral P
Pasado Judicial P
Libreta Militar P
Cédula de Ciudadanía P
Declaración de Bienes y Rentas P
Notificación de Nombramiento P
Afiliaciones a EPS P
Afiliación a Fondo de Pensiones P
Afiliación a Caja de Compensación P
Afiliación FNA P
Afiliación ARP P
Afiliación a Sindicatos P
Bono pensional P
Resolución de nombramiento, encargo,

comisión, vacaciones, licencias, incapacidad, P
asignación de funciones, encargos. Se conserva en el Archivo de gestión dos (2) años despues del
retiro del funcionario de la Entidad y se tranfiere al Archivo
Formato solicitud de autorización de ausencia
P central para un tiempo de conservación de noventa y ocho (98)
220 52 HISTORIAS LABORALES temporal 2 98 S M/D
años, para un tiempo total de cien (100) años donde se
Notificaciones P realizará el proceso de selección cuando se haya cumplido
Laborales P dicho tiempo en el Archivo central.
De Cesantías P
Inscripciones P
Resolución de elegibles P
Resolución nombramiento en periodo de
P
prueba
Notificación de Nombramiento P
Solicitud de Inscripción en Carrera
P
Administrativa
Acta de Posesión P
Evaluación del desempeño Laboral P
Resolución de Inscripción en Carrera
P
Administrativa
Llamados de atención P
Investigaciones P
Informe de gestión P
Embargos varios P
Cuota alimentaria P
Notificación de retiro P
Beneficios madres y/o padres cabeza de
P
familia
Actualización hoja de vida P
Actualización de bienes y rentas P
Extracto hoja de vida P
Certificaciones laborales sin funciones P
Certificaciones laborales con funciones P
Decreto 1313 de 2014 (por el cual se reglamenta el Decreto
220 52 1 HISTORIAS LABORALES Certificaciones DAS 4057 de 2011)
Certificados laborales tiempo de servicio P
Certificados bonos pensiones P

Certificaciones institucionales P


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
230DIRECCIÓN
100 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF
GENERAL - DG p
Plan de acción P Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se eliminan, ya que documento se consolida
INFORMES Informes de avances P
INSTITUCIONALES Indicadores de gestión inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Memorando P EL Planeación - OAP. (Acta de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)
Oficio P EL
mediante el FUID.
Inventario general semestal de Comprobantes de traslado P
230 26 3 INVENTARIOS bienes devolutivos por Comprobantes de reintegro 1 10 P E
dependencia inventario dependencias por código P
230 26 4 INVENTARIOS inventario dependencias por código 1 0 DI elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia
Gestión.
Inventario general anual de bienes inventario documental anual P

230 26 12 INVENTARIOS 2 5 E
de almacén Acta general de inventario P
listados P
Activos fijos, depreciación, Reporte Saldo activos por cuenta contable P

amortización y ajustes. Informe de Depreciación y amortización P
Reporte depreciación del periodo P
Reporte Activos por cuenta contable P
Inventario general anual de bienes inventario documental anual P
devolutivos y de consumo Acta general de inventario P
Documentos de adquisición P
Certificado de matricula P
Tarjeta de propiedad P
EXPEDIENTES DE Pólizas de seguro P
230 42 2 18 CT
VEHICULOS copia de recibo de pago de impuestos P
Acta de entrega de inventario P
documentos judiciales P
reporte de mantenimiento P
cronograma mensual P
Depósitos, Zonas de trabajo y formato de control de limpieza P
230 63 LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN 2 E
mobiliario
registro mantenimiento sistema de ventilación P


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN
escritura publica
certificado de tradición
GENERAL - DG P
P
TITULOS DE BIENES
230 80 avalúos 2 18 P CT
INMUEBLES
impuestos P
licencias P
entrada de almacén P
salida de almacén P
BOLETIN MENSUAL DE soportes de baja P
230 84 2 5 E
ALMACEN Reintegros al almacén P
Devoluciones P
Boletín mensual de almacén P
240 GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES - GCA
Plan Anual de Adquisiciones P
Informes de Avances P Decreto 1510 de 2013 Por el cual se reglamenta el sistema de
PLANES Y PROGRAMAS Base de datos de Necesidades BD compras y contratación pública.
240 8 29 Plan Anual de Adquisiciones 2 8 S M/D
INSTITUCIONALES Base de datos de Proveedores BD
Memorando P EL
Oficio P EL
mediante el FUID.
Gestión.
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - GGF
Plan de Acción p
Informes de Avances p posteriormente se eliminan, ya que documento se consolida
INFORMES
INSTITUCIONALES Indicadores de Gestión p inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Correo p
Se conservan por poseer valores administrativos,

Informe Contable P microfilmandose a los cinco (5) años y conservandose en papel
INFORMES hasta cumplir los veinte (20) años establecidos. Régimen de
250 5 9 Informes a Organismos del Estado 2 20 CT M/D
Contabilidad Pública - Marco conceptual 9.3.1; Plan General y
INSTITUCIONALES
Regimen Contable; Decreto 1525 de 2008, Capitulo II art. 13 al
Informe Financiero P
48.
Se elimina esta serie por ser una serie de apoyo a la gestión.

Propuesta PAC - Nación 1 0 P BD E
Decreto 111 de 1996 Art. 72 y 73
250 2 1 INFORMACIÓN FINANCIERA Programa Anual de Caja - PAC Se elimina esta serie por ser una serie de apoyo a la gestión.
Acuerdo PAC- Propios 1 0 P E
Decreto 111 de 1996 Art. 72 y 73
Se conservan por poseer valores administrativa y se eliminan
Acta conciliaciones Contables y Financieras 1 10 P CT M/D
despues de microfilmarsen o digitalizarsen.
ACTAS DE COMITÉ,
250 13 21 Se conservan por poseer valores administrativa y se eliminan
COMISIÓN O GRUPO Acta de Titulos de Tesorería TES Acta de Titulos de Tesorería TES 1 10 P CT M/D despues de microfilmarsen o digitalizarsen. (Decreto 1525 de
2008)
mediante el FUID.
dependencia y el cual debe actualizar y conservar permanentemente en
Gestión.


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN
Boletin diario de caja
Recibo de caja
GENERAL - DG P
P
Facturas P
Consignaciones P
Obligaciones SIIF P
Se elimina el soporte después de los veinte (20) años al cesar
Nota Debito P la responsabilidad civil o fiscal.
INFORMACIÓN FINANCIERA
250 44 Comprobantes de Diario Nota Credito 1 20 P CT Regimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1.
(CD) Soportes de Contabilidad. Decreto 2674 de 2012. (Acta de
Depreciaciones P
Reunión TRD, 8 de agosto de 2014)
Amortizaciones P
Valoracion TES P
Movimiento de Almacen e inventarios P
Nomina P
Soportes Parafiscales P
Se elimina porque pierde su vigencia administrativa y la

CONCILIACIONES Extracto P información se encuentra en los libros contables.
250 45 Conciliaciones Bancarias SIIF 1 10 E Regimen de Contabilidad Pública, Seccion 8. Principios de
BANCARIAS
Formato de Conciliación P Contabilidad Pública
Certificados de Disponibilidad Presupuestal

(Contracreditos, Adiciones)
1 P
Compromiso Presupuestal de Gasto

(Contracreditos, Adiciones)
1 P
Modificaciones Presupuestales
INFORMACIÓN (Resoluciones, Acuerdos, Decretos,
Decreto 111 de 1996 Art. 71,72 , 73, 76, Art. 23 (Acta de
250 47 1 Ejecución Presupuestal anual 1 P E CT Reunión TRD, 8 de agosto de 2014)
PRESUPUESTAL Solicitudes de Traslado, Justificación
Económica)
Vigencias Futuras ( Justificación - Solicitud 2 5 P
Relación de Reservas Presupuestales 1 P

Relación de Cuentas por Pagar 1 P
Libros Presupuestales P PF
libro de Bancos P PC M/D
Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a
Ingresos por venta de servicios P PC M/D microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el soporte
250 48 1 INFORMACIÓN FINANCIERA Libros presupuestales Caja 1 10 P PC M/D papel.
libro Mayor y Balance P PC CT Ley 962 de 2005 Artículo 28. Racionalización de la
conservación de libros y papeles de comercio.
Libro Diario P PC CT
Libros Auxiliares (caja y bancos) P PF CT
Factura P
Entrada Almacen o recibo de pago P
Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a
Informe de supervisión P microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el soporte
pago parafiscales P papel.
250 48 2 INFORMACIÓN FINANCIERA Orden de Pago SIIF AGN 1 10 CT Ley 962 de 2005. Artículo 28; Régimen de Contabilidad Pública,
Declaración juramentada (UVT) P
Solicitud de Comisión de Viaticos P Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad y Decreto
2674 de 2012
Resolución de Comisio de Viaticos P
Orden Pago P BD
Factura P
Entrada Almacen o recibo de pago P
Informe de supervisión P Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a
pago parafiscales P microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el soporte
250 48 3 INFORMACIÓN FINANCIERA Orden de Pago SIIF DAS 1 10 S papel.
Declaración juramentada (UVT) P Régimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1.
Solicitud de Comisión de Viaticos P Soportes de Contabilidad y Decreto 2674 de 2012
Resolución de Comisio de Viaticos P
Orden Pago P BD
Impuesto Valor agregado - IVA P Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a
microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el soporte
DECLARACIONES
250 55 Declaraciones Tributarias Impuesto Industria y Comercio - ICA 1 10 P E M papel.
TRIBUTARIAS Estatuto Tributario. Capítulo II Declaraciones Tributarias Art.
Certificados de ingresos y retenciones P 574 a 590. Distrital Decreto 807 de 1993, Art. 26.


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
260 GRUPO DE SISTEMAS

100 DIRECCIÓN - GS - DG
GENERAL
Plan de acción, metas y actividades P BD Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad
INSTITUCIONALES Indicadores de gestión P inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Oficio P Planeación - OAP.
Memorando P
Plan de renovación de equipos P DI
PLANES Y PROGRAMAS Plan anual de renovación de Manual 3.1 Estrategia de Gobierno en línea -Elementos
260 8 Plan estratégico informático 2 2 P DI
Transversales -Actividad 3
INSTITUCIONALES equipos Manual de componentes tecnológicos P DI
Citación a Comité 2 5 P
ACTAS DE COMITÉ, Actas Comité de optimización
260 13 11 Acta de Comité 2 5 P DI CT
COMISIÓN o GRUPO Archiges
Comunicación oficial 2 5 P DI
mediante el FUID.
Gestión.
Mantenimiento de equipos por mesa de ayuda P EL

MANTENIMIENTO DE Mantenimiento de equipos de Planilla de manteniminento preventivo P
260 39 1 1 5 E Norma IEC/ISO 27001 -Anexo A
EQUIPOS sistemas Solicitud de servicios informaticos P
Cronograma X
260 74 LICENCIAS DE SOFTWARE Licencias de Software Licencias 1 20 P CT
CONTROL DE REGISTRO DE Registros del Back up de los sistemas de

260 Back up - Copias de seguridad informacion
1 8 P CT Norma IEC/ISO 27001 -Anexo A
BACK UP
Politicas de seguridad de la informacion P X Manual 3.1 Estrategia de Gobierno en línea
POLÍTICAS Políticas de Seguridad de la Manual de politicas de la seguridad de la Norma IEC/ISO 27001
260 94 3 infrmacion
1 5 P X
Manual 3.1 Estrategia de Gobierno en línea
INSTITUCIONALES información
Acta de Comité P X Norma IEC/ISO 27002
Solicitud de tecnologias de la informacion y
260 SERVICIOS INFORMATICOS Solicitudes informaticas comunicación
1 5 P X E
300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA NAL. DE ARCHIVOS - SUBSNA
Informe administrativo de actividades P
Plan de acción, metas y actividades P BD Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
Oficio P Planeación - OAP. (Acta de Reunión TRD, 21 de julio de 2014)
Memorando P
Ficha técnica P X
Agenda P X
Memorando P EL
Oficio P EL Ley 594 2000 - Ley General de Archivos. TITULO II SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES,
PLANES Y PROGRAMAS Programa de Capacitación Pre - Inscripciones P
300 8 12 1 10 CT M/D COORDINADORES Y EJECUTORES El Sistema Nacional de
INSTITUCIONALES Archivística Listado Oficial de inscripciones P Archivos Se microfilma y se conserva la totalidad de la serie por
Control de Asistencia P ser documentos que reflejan la misión del AGN.
Registro de control de recaudo por venta de
P
bienes y servicios
Informe final de capacitacion P
mediante el FUID.
300 26 4 INVENTARIOS Inventario documental CP 0 P DI elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia
Gestión.
310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y DESARROLLO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS - GADSNA
Informe administrativos P
Plan de acción, metas y actividades P posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad
INFORMES
310 5 13 Informes internos de gestión Informe de avance 2 0 P E mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de
INSTITUCIONALES inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Indicadores de gestión
Comunicación oficial P X
Brochure P X
Agenda P X
Memorando P EL
Oficio P EL Ley 594 2000 - Ley General de Archivos. TITULO II SISTEMA
Pre - Inscripciones P NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES,
PLANES Y PROGRAMAS Programa de Capacitación
310 8 12 Listado Oficial de inscripciones 1 10 P CT M/D COORDINADORES Y EJECUTORES El Sistema Nacional de
INSTITUCIONALES Archivística Archivos Se microfilma y se conserva la totalidad de la serie por
Control de Asistencia P
ser documentos que reflejan la misión del AGN.
Registro de control de recaudo por venta de
P
bienes y servicios
Informe final de capacitacion P
Presentaciones de cursos P


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

mediante el FUID.
Gestión.
Memorando P
Oficio P
COORDINACIÓN Consejos Territoriales de Archivos -
310 40 1 Agenda 1 10 P CT M/D
ESTRUCTURA DEL SNA Reunión Nacional
Informe de la Reunion P
Listado de Asistentes P
Memorando P
Ley 594 2000 - Ley General de Archivos. . Decreto 2578 de
Oficio P 2012 . En el expediente del Grupo reposa un copia del Acto
COORDINACIÓN Consejos Departamentales de Administrativo teniendo en cuenta que el documento es
310 40 2 Bases de Datos 1 10 BD CT M/D
generado por cada ente territorial. Se conserva base de datos
ESTRUCTURA DEL SNA Archivos - Coordinación
Listado de integrantes que contienen los actos administrativos de creación de los
CTA, y demas datos de contactos por cada regional.
Informes P
P
Convocatorias de Reunion
Decreto 2578 de 2012 "Por el cual se reglamenta el Sistema
P Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de
COORDINACIÓN Comités Técnicos Asesores del Acta
310 40 3 1 10 Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras
ESTRUCTURA DEL SNA SNA - Coordinación P disposiciones relativas a la administración de los archivos del
Informe anual
Estado"
Memorando P
COORDINACIÓN
310 40 4 Red Nacional de Archivos Oficio 1 10 P
ESTRUCTURA DEL SNA Bases de Datos BD
320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA - GIV
Plan Anual de Auditoría
P X
PLANES Y PROGRAMAS Plan anual de auditorías
320 8 24 Informe de seguimiento mensual 5 P CT
INSTITUCIONALES archivísticas
Actualizacion de Plan Anual de Auditoria P
Plan de acción P Relacionar las normas asociadas a la Serie

Informes administrativos de avances P
INFORMES
320 5 13 Informes internos de gestión Indicadores de gestión 2 8 P S M/D
INSTITUCIONALES
Memorando P EL
Oficio P EL
mediante el FUID.
Gestión.
Se elimina por que el original se encuentra en archivo central y
320 26 17 INVENTARIOS Inventario transferencia secundaria Inventario documental 10 P EL E la información esta registrada en el inventario general
Solicitud de inspección P EL
Notificación de visita P
Memorando P EL
Oficio P EL
VISITAS DE INSPECCION, Acta de visita de inspección P
320 90 2 18 S
CONTROL Y VIGILANCIA Plan de mejoramiento archivístico PMA P
informes de avances PMA P
informes a organismos de control P
Solicitud de Informe preliminar de la gestion
documetal territorial (IPGDT) P
330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS y DERECHOS HUMANOS - GAEDH

Comunicación interna P Cumplidos los cinco años en el archivo central se microfilma y
Memorando P EL se selecciona un 5% de cada tema requerido como concepto.
330 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos 1 5 S M/D
Oficio P EL
Conceptos P
Informes administrativos P
INFORMES Informe de Avances P Se elimina porque el original se conserva en la Oficina Asesora
330 5 13 Informes internos de gestión 2 0 E de Planeación - OAP como soporte del informe institucional.
Memorando P EL
Oficio P EL
Memorando P EL
Oficio P EL Se conserva por que es testimonio de la actividad misional del
330 11 4 PROYECTOS Proyectos técnicos informes (CD) 3 5 P CT M/D grupo. (Acta de reunión TRD, 06 de agosto 2014. Correo
propuesta y modificaciones de norma P Electrónico institucional)
Acta de trabajo P
Se debe conservar permanentemente (CP) en Gestión por ser

330 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental CP 0 P instrumento para la verificación y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
Inventario Documental 100la DIRECCIÓN

de GENERAL - DG El inventario documental esta conformado por todas las Series y
Subseries bajo responsabilidad directa o de apoyo e incluyen
330 26 4 INVENTARIOS Inventario documental 1 0 DI
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia
dependencia.
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INF. ARCHIVÍSTICA Y DOC. ELECTRÓNICO.
Estudios preliminares P X
Comunicación oficial P Se elimina en Archivo de Gestión, una vez el proyecto es
400 1 3 PROYECTOS DE NORMA Acta de reunión 5 0 P E elevado a norma. El tiempo de retención en Archivo de Gestión
Proyecto de Norma P se cuenta a partir de la finalización del proyecto.
Concepto técnico P
Comunicación interna P
Memorando P Una vez cumplido el tiempo en el Archivo Central se microfilma
400 2 2 CONCEPTOS Conceptos técnicos 2 3 E o digitaliza.
Oficio P
Concepto P

INFORMES
400 5 13 Informes internos de gestión Informe administrativo 2 0 P E mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de
Planeación - OAP.
Esta serie se conserva totalmente después de cumplido el

PLANES Y PROGRAMAS Programas de Difusión de tiempo en el archivo central, tomando como criterio su
400 8 5 Programa 2 8 P DI CT M/D
contribución a los procesos misionales de la Entidad y su aporte
INSTITUCIONALES Estandares
en la función archivística del país.
Comunicación oficial P EL
Informes (CD) DI Esta serie documental se conserva totalmente porque es
400 11 4 PROYECTOS Proyectos técnicos 2 5 CT M/D
testimonio de la actividad misional del grupo.
Propuesta y modificaciones
Acta de reunión P
Solicitud (Memorando) P EL
Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central esta serie
400 14 2 ASISTENCIA TÉCNICA Asistencia técnica Interna 2 4 E se selecciona el 10% la cual se microfilma y se conserva el
original. (Acta de Reunión TRD, 08 de julio de 2013)
Acta P
Comunicación externa P EL Esta serie documental se elimina despúes de cumplido el

400 14 3 ASISTENCIA TÉCNICA Asistencia Técnica Externa 2 4 E tiempo en el Archivo Central, pues carece de valores
Acta P secundarios.

mediante el FUID.

Inventario Documental de la Subseries bajo responsabilidad directa o de apoyo e incluyen
400 26 4 INVENTARIOS Inventario documental 1 0 DI
los elaborados por cada funcionario o contratista de la
Dependencia
dependencia.
Estudios Archivísticos Estudio P X

Estudios de Preservación a Largo De esta serie documental, se selecciona el 10% de los estudios
INVESTIGACIONES Y Estudio P X
400 35 1 plazo 5 5 S M/D más representativos, los demás se eliminan teniendo en
ESTUDIOS cuenta los tiempos de retención en el archivo central.
Estudios de Conservación a Largo
Estudio P X
plazo
410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
410 1 3 ACTOS ADMINISTRATIVOS Proyectos de normas Acta de reunión 5 0 P CT M/D elevado a norma. El tiempo de retención en Archivo de Gestión
Concepto técnico P
Una vez cumplido el tiempo en el Archivo Central, se elimina
410 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos Concepto técnico 3 5 E
por que pierde vigencia y no posee valores secundarios.
410 3 PUBLICACIONES Propuesta de publicación
P Se conservan cinco (5) años en el Archivo de Gestión y

Informe de Gestión
posteriormente se eliminan, ya que este documento se
INFORMES
410 5 13 Informes internos de gestión 2 0 E consolida mediante el Plan Anual por Dependencias y el Plan
INSTITUCIONALES Anual de Inversión y reposa los archivos en la Oficina Asesora
Comunicación oficial P X de Planeación.
PLANES Y PROGRAMAS Programas de Difusión de Informe P Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de
410 8 5 2 E Gestión se Elimina, puesto que no tiene valores secundarios
INSTITUCIONALES Estandares Programa P X
Informes (CD) P Esta serie documental se conserva totalmente porque es
Propuesta y modificaciones P
Acta de reunión P
Comunicación externa P EL E Una vez cumplido el tiempo en el Archivo Central se elimina
410 14 2 ASISTENCIA TÉCNICA Asistencia Técnica Externa 2 4 porque no tiene valores secundarios.
Acta P

mediante el FUID.

Gestión.


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG De esta serie documental, se selecciona el 10% de los estudios
mas representativos, los demás se eliminan teniendo en
INVESTIGACIONES Y cuenta los tiempos de retención en el archivo central. La
410 35 1 Estudios Archivísticos Estudio 5 5 P X S M/D
DISPOSICIÓN FINAL de los expedientes se debe realizar con el
ESTUDIOS
apoyo de la dependencia productora por los posibles cambios
normativos o técnicos que se presenten.
SISTEMA INTEGRAL Manual de usuario Es una web encargada de administrar los contenidos, referidos
410 53 NACIONAL DE ARCHIVOS Manual de administrador
CP CT a la política e implementación del documento electrónico de
ELECTRÓNICOS (SINAE) archivos. Esta en permanente actualización
Manual Técnico
420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y MEDIOS TECNOLÓGICOS.
Comunicación externa P EL Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central esta serie
420 14 1 ASISTENCIA TÉCNICA Asistencia técnica Interna 2 4 CT M/D se selecciona el 10% la cual se microfilma y se conserva el
Acta
Comunicación externa P EL
420 14 2 ASISTENCIA TÉCNICA Asistencia técnica Externa Ayuda de memoria 2 4 CT M/D se selecciona el 10% la cual se microfilma y se conserva el
Acta
Proyectos P DI De esta serie documental, se selecciona el 10% de los estudios

INVESTIGACIONES Y Estudios de Preservación a Largo
420 35 2 5 5 S más representativos, los demás se eliminan teniendo en
ESTUDIOS plazo cuenta los tiempos de retención en el archivo central
Informe Técnico P DI
INVESTIGACIONES Y Estudios de Conservación a Largo Esta serie se conserva totalmente,puesto que es parte misional
420 35 3 5 5 CT M/D
del grupo
ESTUDIOS plazo Análisis y pruebas de laboratorio P DI
COORDINACIÓN
420 98 Comunicación oficial (En verificación)
ESTRUCTURA SINAE
Plan Anual de Visitas de Inspección, Control Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
P
y Vigilancia posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad
INFORMES Informe administrativo de avances P
INSTITUCIONALES Indicadores de Gestión P inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Oficio P EL Planeación - OAP.
Memorando P EL
Esta serie se conserva totalmente después de cumplido el
PLANES Y PROGRAMAS Programas de Microfilmación y tiempo en el archivo central, tomando como criterio su
420 8 13 Programa 2 8 P X CT M/D
INSTITUCIONALES Digitalización contribución a los procesos misionales de la Entidad y su aporte
en la función archivística del país.
420 1 3 ACTOS ADMINISTRATIVOS Proyectos de normas Acta de reunión 5 0 P CT M/D elevado a norma. El tiempo de retención en Archivo de Gestión
Concepto técnico P
Informes (CD) P Esta serie documental se conserva totalmente porque es
Propuesta y modificaciones P
Acta de reunión P
mediante el FUID.
Inventario documental de la
Gestión.
430 GRUPO DE INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INF. ARCHIVÍSTICA
430 2 2 CONCEPTOS Conceptos técnicos Concepto técnico
P Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y

Informe de gestión
INFORMES
430 5 13 Informes internos de gestión Memorando 2 0 P EL E mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan anual de
Oficio P EL Planeación - OAP.
Solicitud P X
430 14 2 ASISTENCIA TÉCNICA Asistencia técnica Interna 2 4 S M/D se selecciona el 10% la cual se microfilma y se conserva el
P
Acta


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN
Comunicación externa GENERAL - DG P X Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central esta serie
430 14 3 ASISTENCIA TÉCNICA Asistencia Técnica Externa 2 4 S M/D se selecciona el 10% la cual se microfilma y se conserva el
Acta
mediante el FUID.
Gestión.
Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central se

Memorando P EL conserva totalmente teniendo en cuenta que son
investigaciones y estudios realizados por el Grupo de
INVESTIGACIONES Y
430 35 4 Estudios técnicos 2 4 S CT Innovación.
ESTUDIOS Despúes de cumplido el tiempo en el archivo central se
Oficio P EL transfiere al archivo central. (Acta de Reunión TRD, 08 de julio
de 2013)
Memorando P EL
Esta serie se conserva totalmente, por que es testimonio
430 88 1 PROYECTOS Proyectos de Innovación Oficio 2 3 P EL CT M/D
misional del grupo. (Acta de Reunión TRD, 08 de julio de 2013)
Informe
500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD
Comunicación interna P Cumplidos los cinco años en el archivo central se microfilma y
Memorando P EL se selecciona un 5% de cada tema requerido como concepto.
500 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos 1 5 S M/D
Oficio P EL
Conceptos P
mediante el FUID.
Gestión.
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL - GCRPD
Se conserva un (1) año en el Archivo de Gestión y se transfiere
P EL al Archivo Central para su conservación por cuatro (4) años; Al
Memorando
510 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos 1 4 CT M/D ingresar al Archivo Central se reproduce para facilitar su
Oficio P EL conservación permanente de ambos soportes por su
Conceptos contribución a los procesos misionales de la Entidad.
P
Plan de acción P
Informe de actividades P Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
Memorando P EL Planeación - OAP.
Oficio P EL
Certificado de calibración P Se conservan permanentemente en el Grupo como soporte

MANTENIMIENTO DE Mantenimiento y Calibración de técnico y trazabilidad del uso del equipo. Los originales
510 39 2 registro de mantenimiento 2 0 P
correspondientes deben ser remitidos a la Oficina Asesora
EQUIPOS Equipos
Jurídica (serie Contratos)
Hoja de vida equipos P
Solicitud interna P EL
Se digitalizan y posteriormente eliminan en soporte papel tan
510 14 2 ASISTENCIA TÉCNICA Asistencia técnica Interna 2 4 E M/D
pronto cumplan sus tiempos de retención en el Archivo Central.
Informe técnico P X
Solicitud interna
Documento P
Legajo Se digitalizan y posteriormente eliminan su soporte papel tan
Libros pronto cumplan sus tiempos de retención en el Archivo Central.
510 15 2 INTERVENCIONES Intervenciones Documentos AGN 2 10 E M/D
Acuerdo 07 de 1994; Acuerdo 047 de 2000; Acuerdo 048 de
Obra plana
2000, Resolución 073 de 2013.
Control de documentación Intervenida P X
Análisis y pruebas de laboratorio P
Informes P
Solicitud P
Cotización P
Documento Se digitalizan y posteriormente eliminan su soporte papel tan
Intervenciones Documentos Legajo pronto cumplan sus tiempos de retención en el Archivo Central.
510 15 3 INTERVENCIONES 2 10 E M/D
externos Libros
2000, Resolución 073 de 2013.
Obra plana P
Informes
Acta de recibo y entrega P
mediante el FUID.
510 26 4 INVENTARIOS Inventario documental 1 0 P DI elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia
Gestión.
Proyectos P DI Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
INVESTIGACIONES Y
510 35 2 10 CT M/D posteriormente se transfiere al Archivo Central para su
ESTUDIOS conservación total y M/D para consulta.


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
INVESTIGACIONES Y
510 35 2 10 CT M/D posteriormente se transfiere al Archivo Central para su
ESTUDIOS 100 DIRECCIÓN
informes técnicos
GENERAL - DG
Análisis y pruebas de laboratorio
P
P
DI
DI conservación total y M/D para consulta.


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN
Detalles particulados GENERAL - DG DI Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
posteriormente se transfiere al Archivo Central para su
SEGUIMIENTO Y CONTROL
510 62 1 Material Particulado Consolidado 2 10 DI CT conservación total y M/D para consulta.
AMBIENTAL Acuerdo 07 de 1994; Acuerdo 047 de 2000; Acuerdo 048 de
informes P DI 2000, Resolución 073 de 2013.
Detalles ambientales DI Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y

510 62 2 Condiciones Ambientales Consolidado 2 10 DI CT posteriormente se transfiere al Archivo Central para su
AMBIENTAL conservación total y M/D para consulta.
informes P DI
Detalles biológicos DI Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
510 62 3 Contaminantes Biológicos Consolidado 2 10 CT posteriormente se transfiere al Archivo Central para su
AMBIENTAL conservación total y M/D para consulta.
informes P DI
Detalles quimicos DI
Consolidado DI Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y
510 62 4 Contaminantes Químicos cronograma de limpieza en depósitos, zonas 2 10 CT posteriormente se transfiere al Archivo Central para su
AMBIENTAL de trabajo y mobiliario
P conservación total y M/D para consulta.
informes P DI
2000, Resolución 073 de 2013,de acuerdo a los manuales
510 63 02 LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN Acervo documental Reporte de ejecución 2 10 P E técnicos de conservación y restauración, establecidos por la
Entidad
Documento P
Se conserva para evidenciar procesos de investigación en
Legajo P diagnósticos, para posteriores intervenciones se toma como
510 64 DIAGNÓSTICOS FÍSICOS Libros 2 10 P CT M/D referente y como referente histórico institucional.Acuerdo 07 de
Obra plana P BD 1994; Acuerdo 047 de 2000; Acuerdo 048 de 2000, Resolución
073 de 2013.
informes P
520 GRUPO DE INVESTIGACIONES Y FONDOS DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH
Cumplido dos (2) años de tiempo de retención en la oficina
productora se tranfieren a la Oficina Asesora Jurídica para su
P EL conservación en el Archivo de Gestión por un tiempo de
Memorando
520 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos 2 8 CT M/D retención de ocho (8) años y posteriormente se tranfiere al
P EL Archivo Central para su microfilmación y conservación total de
Oficio ambos soportes por su contribución a los procesos misionales
Conceptos de la Entidad.
P
Se conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión y

Informe de actividades P posteriormente se eliminan, ya que este documento se
INFORMES
520 5 13 Informes internos de gestión 2 0 E consolida mediante el Plan Anual por Dependencias y el Plan
INSTITUCIONALES Anual de Inversión y reposa los archivos en la Oficina Asesora
de Planeación.
Cronograma P
Invitaciones P Esta serie se conserva totalmente después de cumplido el
PLANES Y PROGRAMAS tiempo en el archivo central, tomando como criterio su
520 8 2 Programas culturales Material de apoyo 2 8 P CT M/D
contribución a los procesos misionales de la Entidad y su aporte
INSTITUCIONALES
Memorando P en la función archivística del país.
Oficio P X
P
Inventario
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se elimina
PUBLICACIONES
520 12 3 Venta de publicaciones Orden de requerimiento a almacen
2 0 P E porque el reporte queda registrado en Informe de Actividades
INSTITUCIONALES que se remite a Oficina Asesora de Planeación - OAP.
P
Soporte de venta
Se debe conservar permanentemente (P1) en Gestión por ser

520 26 1 INVENTARIOS Inventario transferencia primaria Inventario documental 1 0 P DI instrumento para la verificación y consulta de los expedientes
transferidos anualmente al Archivo Central mediante el FUID.


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN GENERAL - DG El inventario documental esta conformado por todas las Series y
Gestión.
Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se elimina el

soporte físico denominado Formato de Captura de Datos,
520 26 5 INVENTARIOS Inventario de material bibliográfico Formato captura de datos 1 0 BD CT porque la información queda registrada en la Base de Datos
para su conservación permanente en el archivo de gestión la
cual es consultada en la Biblioteca Especializada.
Cumplido dos (2) años en el archivo de Gestión se transfiere al

Archivo Central los inventarios para un tiempo de conservación
520 26 6 INVENTARIOS Inventario Acervo Documental Registro base de datos 2 3 P CT de tres (3) años, los cuales se conservan permanentemente
para su consulta.
Solicitud material P Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere al

SERVICIOS BIBLIOTECA Adquisición y entrega material Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho (8)
520 33 1 2 8 E años y posteriormente se elimina por carecer de valores
ESPECIALIZADA bibliográfico
Respuesta P administrativos, legales, fiscales e históricos.
Formato solicitud de consulta Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se elimina el
soporte físico denominado Formato de Solicitud de Consulta,
SERVICIOS BIBLIOTECA Registros de Préstamo de Material Formato de prestamo interbibliotecario
porque la información queda registra en la base de datos para
520 33 2 2 0 E su conservación permanente en el archivo de gestión la cual es
ESPECIALIZADA Bibliográfico Memorando P EL
consultada en la Biblioteca Especializada por parte de los
Oficio P EL usuarios.
Comunicación externa P Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se elimina porque

el reporte queda registrado en Informe de Actividades que se
SERVICIOS BIBLIOTECA
520 33 3 Visitas guiadas Correo electrónico (CEI) 1 0 P EL remite a OPA e igualmente la evaluación del servicio se remite
ESPECIALIZADA a dicha oficina. (Nota: Se toma como base la actualización
Oficio P EL realizada por LCPA en septiembre de 2013)
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se elimina el

soporte físico denominado Formato de Solicitud de Consulta,
porque la información queda registra en la base de datos para
SERVICIOS DE CONSULTA
520 58 1 Servicio de Consulta en Sala Formato de solicitud de consulta 2 0 P E su conservación permanente en el archivo de gestión la cual es
FONDOS DOCUMENTALES consultada en la Sala de Consulta por parte de los usuarios.
(Nota: Se toma como base la actualización realizada por LCP
en septiembre de 2013)
Comunicación externa P EL
SERVICIOS DE CONSULTA Se elimina cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión por
520 58 2 Servicio de Consulta por escrito Memorando 2 0 P EL E carecer de valores administrativos, legales, fiscales e históricos.
FONDOS DOCUMENTALES
Oficio P EL
Formato de registro P
carta de presentación P Cumplido los dos (2) años en el Archivo de Gestión se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de
SERVICIOS DE CONSULTA Documentos de identificación - fotocopia P
520 58 3 Registro de investigadores 2 8 M/D ocho (8) años, cumplido este tiempo se conserva totalmente.
FONDOS DOCUMENTALES Comunicación externa P (Nota: Se toma como base la actualización realizada por LCP
Memorando P EL en septiembre de 2013)
Oficio P EL
Cumplido los dos (2) años en el Archivo de Gestión se

Consulta protocolos notariales transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de
ocho (8) años, cumplido este tiempo se conserva totalmente
520 73 LIBROS DE REGISTRO 2 8 CT M/D como referente histórico del servicio de consulta e
investigadores que han pasado por el AGN. (Nota: Se toma
como base la actualización realizada por LCPA en septiembre
Entrega carnet de investigador
de 2013)


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN
Fichas descriptivas
GENERAL - DG
Formato salida temporal de documentos
P
P
Archivo Central para un tiempo de conservación de tres (3) años
SALIDA TEMPORAL DE Polizas por retiro de documentos P y posteriormente se microfilma y conserva permanentemente
520 87 2 3 CT M/D
ambos soportes como referente histórico de las exposiciones de
DOCUMENTOS Comunicación externa P
documetnos fuera del AGN. (Nota: Se toma como base la
Memorando P
actualización realizada por LCPA en septiembre de 2013)
Oficio P
530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN, DESCRIPCIÓN Y REPROGRAFÍA - GODR
Cumplido dos (2) años de tiempo de retención en la oficina
Memorando P EL conservación en el Archivo de Gestión por un tiempo de
530 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos 1 8 E retención de ocho (8) años y posteriormente se tranfiere al
Oficio P Archivo Central para su microfilmación y conservación total de
ambos soportes por su contribución a los procesos misionales
Concepto técnico de la Entidad.
P EL
P
Plan de acción
P X posteriormente se eliminan, ya que documento se consolidad
INFORMES Informes de actividades
INSTITUCIONALES P X inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora de
Indicadores de gestión
Planeación - OAP.
P X
Reprogramación de plan de acción
Plan de trabajo P
Informe de avance P
Organización de fondos Cargue de información y validación en
530 15 4 INTERVENCIONES archidoc
1 20 P CT (En verificación)
documentales
Entrega al Servicio del público P
Inventario y Catálogo P EL
Plan de trabajo P
Informe de avance P
Cargue de información y validación en
P
archidoc
Repografía de fondos
530 15 5 INTERVENCIONES Memorando de Entrega para el servicio al 1 20 CT (En verificación)
documentales P EL
público.
Duplicados en microfilm o validación de P EL

imágenes en archidoc al servicio del público
Propuesta técnica P
Informes P
Proyectos de investigación de Pendiente elaboración de un procedimiento general para la
530 11 5 PROYECTOS Memorando 1 P EL E subdirección
Organización y Reprografía
Oficio P EL
Documento de inventigación P
Memorando P EL
Oficio P EL
Proyecto del manejo del patrimonio Diagnóstico P
530 11 6 PROYECTOS (En verificación)
documental Propuesta de intervención P
Informe P
Planes de trabajo P
mediante el FUID.


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
Gestión.
Plan de trabajo P
Lista preliminar archivos históricos para
P EL
registro
REGISTRO DE ARCHIVOS
Memorando P EL
530 86 HISTÓRICOS y BIENES DE 2 18 CT (En verificación)
Oficio P EL
INTERÉS CULTURAL - BIC
Registro Bienes de Interés Cultural - Solicitud
P EL
y declaratoria
Informes P
Plan de trabajo P
CENSO NACIONAL DE
530 89 Registro en el Censo Nacional de Archivos
2 18 P EL CT (En verificación)
ARCHIVOS
Informes P
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES - GEDTD
Memorando P EL Cumplido dos (2) años de tiempo de retención en la oficina

conservación en el Archivo de Gestión por un tiempo de
540 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos Oficio 2 8 P EL CT M/D retención de ocho (8) años y posteriormente se tranfiere al
Archivo Central para su microfilmación y conservación total de
Concepto técnico ambos soportes por su contribución a los procesos misionales
P X de la Entidad.
Se conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión ,
INFORMES
540 5 13 Informes internos de gestión Memorando 2 0 P EL E posteriormente se eliminan, ya que estos informes se consolida
INSTITUCIONALES en la Oficina de Planeación y en la plataforma SIG.
Oficio P EL
ACTAS DE COMITÉ, Actas Comité Evaluador de Agenda P Se conservan por ser documentos misionales que testimonian
540 13 8 1 9 CT M/D
los temas relacionados con la TRD y TVD
COMISIÓN o GRUPO Documentos Acta de Comité P
Agenda P
ACTAS DE COMITÉ, Actas Precomité y Evaluación Se conservan por ser documentos misionales que testimonian
540 13 27 Acta de Comité 1 9 P CT M/D
los temas relacionados con la TRD y TVD
COMISIÓN o GRUPO Documental
Memorando P EL
Oficio P EL
mediante el FUID.
Gestión.
Cumplidos los dos (2) años en le Archivo de Gestión, se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de retenciòn de
Inventario P
INGRESOS DE ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la
540 29 1 Ingreso por Deposito Voluntario 2 8 CT M/D
conservacion permanente de ambos soportes porque son el
DOCUMENTOS Acta de Reunión P
testimonio de ingreso de documentos a la Entidad se da
cumplimiento al Acuerdo No.007 de 1994 y la Ley 594 de 2000
P
Autorización de uso
Memorando P EL
Oficio P EL
540 29 2 Ingreso por Donación o Legado Inventario 2 8 P CT M/D
DOCUMENTOS
testimonio de ingreso de documentos a la Entidad se da
P
Acta de Reunión cumplimiento al Acuerdo No.007 de 1994 y la Ley 594 de 2000
P
Autorización de uso


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN
GENERAL - DG P Cumplidos los dos (2) años en le Archivo de Gestión, se
P ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la
INGRESOS DE Ingreso por Transferencias Inventario
540 29 3 2 8 CT M/D conservacion permanente de ambos soportes porque son el
DOCUMENTOS Regulares P testimonio del ingreso de documentos de la Entidad se da
Acta de Reunión cumplimiento al Decreto 1515 del 2013, Acuerdo No.007 de
1994 y la Ley 594 de 2000
P BD
Bases de Datos
P Cumplidos los dos (2) años en el Archivo de Gestión, se

540 29 4 Ingreso por Compra 2 8 P CT M/D
DOCUMENTOS Inventario
testimonio del ingreso de documentos de la Entidad en
Acta P cumplimiento al Acuerdo No.007 de 1994 y la Ley 594 de 2000
P
540 29 5 Ingreso por Comodato 2 8 P CT M/D
DOCUMENTOS Inventario
testimonio del ingreso de documentos de la Entidad se da
cumplimiento al Acuerdo No.007 de 1994 y la Ley 594 de 2000
Acta P

TRANSFERENCIAS Registro General de Ingresos
540 70 3 Registro General 2 8 P CT M/D ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la
DOCUMENTALES Documentales conservacion permanente de ambos soportes porque son el
testimonio del ingreso de documentos de la Entidad.
Concepto técnico P
TABLAS DE RETENCIÓN
Acta de Reunión P Son documentos de conservación total misionales sobre los
540 72 1 DOCUMENTAL -TRD Convalidación TRD nacionales 2 8 CT M/D
temas de TRD y TVD Ley 594 de 2000, Acuerdo 004 de 2013
Acta Pre-comité P
NACIONALES
Acta de Comité P
Certificaciones P
Acto administrativos de aprobación P Cumplido su tiempo de retencion en el Archivo Central y por ser
TABLAS DE RETENCIÓN
Registro Único de Series Acta de Aprobación P un documento de carácter misional, testimonia las TRD y TVD
540 72 2 DOCUMENTAL -TRD 2 8 CT M/D
registradas, se constituye por su informacion en documento de
documentales TRD Certificacion de Convalidacion P
NACIONALES Concepto técnico conservacion total.
P
Registro P
Concepto técnico P
TABLAS DE VALORACIÓN
Acta de Reunión P Son documentos de conservación total misionales sobre los
540 79 1 DOCUMENTAL - TVD Convalidación TVD nacionales 2 8 CT M/D
temas de TRD y TVD Ley 594 de 2000, Acuerdo 004 de 2013
Acta Pre-comité P
NACIONALES
Acta de Comité P
Certificaciones P


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
100 DIRECCIÓN
GENERAL - DG
Acto administrativos de aprobación
P
P
TABLAS DE VALORACIÓN Cumplido su tiempo de retencion en el Archivo Central y por ser
Registro Único de Series Acta de Aprobación P un documento de carácter misional, testimonia las TRD y TVD
540 79 2 DOCUMENTAL - TVD 2 8 CT M/D
registradas, se constituye por su informacion en documento de
documentales TVD Certificacion de Convalidacion P
NACIONALES Concepto técnico conservacion total.
P
Registro P
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - SUBATPA
Finalizado el período de retención en gestión, será transferido al
archivo central para su conservación. Emitido el concepto el
600 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos 1 4 P EL CT soporte electrónico debe estar disponible en la intranet
Oficio
Concepto institucional.
P
Plan de acción
Informes de administrativos P Se conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión ,
INFORMES posteriormente se eliminan, ya que estos informes se
600 5 13 Informes internos de gestión Indicadores de gestión 2 0 E consolidan en la Oficina Asesora de Planeación y se registra en
INSTITUCIONALES
Memorandos P EL la plataforma Sistema Integrado de Gestión.
Oficios P EL
Estándares de metas P X al Archivo Central para su conservación por cuatro (4) años;
cumplido este tiempo se tiempo microfilma para la conservación
METODOLOGÍA PARA LA permanente de ambos soportes por su contribución a los
600 12 Estándares de actividades 1 4 P X CT M/D
EJECUCIÓN DE PROYECTOS procesos misionales de la Entidad.
Matriz de control de Calidad P DI
Acta de Reunión P Una vez cumplido su tiempo de gestión se procede a su

ACTAS DE COMITÉ, Comité de Proyectos y Asistencia
600 13 28 Memorando 1 5 P EL CT M/D digitalización y almacenamiento en el repositorio del GGPA y se
COMISIÓN o GRUPO Técnica. conservaran en soporte papel.
Oficio P EL
mediante el FUID.
Gestión.
informe caracterización de mercado potencial P

Se microfilmaran para garantizar su conservación y difusión al
PLANES Y PROGRAMAS Plan estrategico para la gestión de Plan estrategico, anexos y actualizaciones P ingresar al Archivo Central, por registrar en parte un proceso
600 8 29 1 4 E CT misional de la entidad y el desarrollo de la función archivistica
INSTITUCIONALES proyectos y asistencias técnicas Memorando
del pais, esta serie se considera de conservación permanente.
Oficio
Comunicación P
610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - GGPA
al Archivo Central para su conservación por cuatro (4) años; Al
Concepto técnico ingresar al Archivo Central se reproduce para facilitar su
P X
conservación permanente de ambos soportes por su
610 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos 1 4 CT M/D
contribución a los procesos misionales de la Entidad.
P EL
Memorando
Oficio P EL
Informe de actividades P Se conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión y

Comunicación externa P posteriormente se eliminan, ya que este documento se
INFORMES consolida mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan
610 5 13 Informes internos de gestión Oficio 2 0 P EL E
INSTITUCIONALES anual de Inversión y reposan los archivos en la Oficina Asesora
Comunicaciones enviadas y recibidas en de Planeacion.
P DI
relación con el asunto
Cumplido un (1) año en gestión se transfiere al A. Central por
Informe financiero por proyecto y anexos P DI
diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se elimina el
INFORMES soporte papel a los cinco (5) años por carecer de valores,
610 5 13 Informes internos de gestión Oficio 1 19 E
INSTITUCIONALES administrativos, fiscal, legal e histórico y por prescribir toda
Comunicaciones enviadas y recibidas en
P DI acción legal. Salvo que existan acciones legales o fiscales en
curso. Igualmente se remiten a financiero y contabilidad para la
mediante el FUID.


PROCEDIMIENTO
Gestión
Central
Gestión.
P EL Cuando el proyecto se formaliza mediante un contrato, la

Memorando
propuesta técnica se integra al expediente del mismo, cuya
P EL Disposición Final es de Conservación Total en la Oficina
Oficio Asesora Jurídica.
Proyectos Archivísticos - Las demás Propuestas Técnicas de Proyectos Archivísticos que
610 92 1 GESTIÓN DE PROYECTOS Propuestas Técnicas sin tramite Cotización 1 4 P E no se consolidaron como contrato son una fuente de
contractual información referencial, una vez gestionadas deben ser
digitalizadas y almacenadas en el repositorio GGAP y se
Propuesta técnica P conservan por un (1) año en el Archivo de Gestión y se
transfiere al Archivo Central para su conservación por cuatro (4)
años para su posterior eliminación.
Ficha de Viabilidad P
Informes de calidad por proyecto Son documentos soportes sobre la gestión realizada para el
INFORMES aseguramiento de la calidad de los contratos suscritos por venta
610 5 13 Informes internos de gestión Fichas técnicas de avance de los proyectos 1 19 P DI E de servicios. Una vez culminado y vencido los términos
INSTITUCIONALES contractuales se eliminan.
Registros de Producción de calidad P
620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA ARCHIVÍSTICA - GATA
Copia acta consejo directivo en la que se
P EL Se selecciona un cinco (5) % de cada tema requerido como
620 2 2 CONCEPTOS Conceptos Técnicos apruebe la ejecución del proyecto 1 4 S concepto.
Plan de trabajo o cronograma P EL
P Se conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión y
Informe de gestión
posteriormente se eliminan, ya que este documento se
Comunicación externa P consolida mediante el Plan anual por Dependencias y el Plan
INFORMES
620 5 13 Informes internos de gestión 2 0 E anual de Inversión y deben reposar en los archivos tanto en la
INSTITUCIONALES Oficio P EL Subdirección 600 SUBATPA.como en la Oficina Asesora de
Comunicaciones enviadas y recibidas en Planeacion.
P EL
Registro asistencia a reuniones P EL
Acta de reunión P EL
Se conservan unicamente las asistencias de las cuales se
620 14 3 ASISTENCIA TÉCNICA Asistencia técnica Externa concepto de viabilidad y factibilidad de 2 4 E S genero informe (regional, sectorial, temas.
P
Proyecto
Oficio P
mediante el FUID.

620 26 4 INVENTARIOS Inventario documental 1 0 DI CT elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia
Gestión.
CONVENCIONES:
CT: CONSERVACIÓN TOTAL E: ELIMINACIÓN M/D: MICROFILMACIÓN O S: SELECCIÓN
P: PAPEL EL: ELECTRÓNICO u OTRO SOPORTE.
Fecha actualización: 19 NOVIEMBRE DE 2014
NOMBRE Y FIRMA JEFE GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL - GAGD.

FECHAS EXTREMAS: 1999 - Noviembre 2014 HOJA: _____ / _____
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD
FONDO Sección Subsección Serie SERIE SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTAL TRD ESTADO
100 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1.01 Circulares Internas 2014 ACTIVA

100 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1.02 Circulares Externas 2014 ACTIVA
100, 330, 400, 410, 420 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1.03 Proyectos normativos (resoluciones. Decretos, leyes) 2014 ACTIVA
100 200 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1.04 Acuerdo de Consejo Directivo 2014 ACTIVA
100 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1.05 Acuerdos de cooperación internacional 2014 ACTIVA
100 200 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1.06 Resoluciones 2014 ACTIVA
200 220 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1.07 Actas de Posesión 2014 ACTIVA
100 120 2 CONCEPTOS 2.01 Conceptos Jurídicos 2014 ACTIVA
330, 400, 410, 420, 430,
2 CONCEPTOS 2.02 Conceptos Técnicos 2014 ACTIVA
300 530, 540
410 3 PUBLICACIONES N/A INACTIVA
100 4 EVENTOS INSTITUCIONALES 4.01 Participación en Eventos Internacionales 2014 ACTIVA
100 4 EVENTOS INSTITUCIONALES 4.02 Participación en Eventos nacionales 2014 ACTIVA
5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.01 Informe de Control Interno INACTIVA
100 110 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.02 Informe Institucional 2012 INACTIVA
100 110 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.03 Informes a Entidades del Estado 2012 INACTIVA
100 110 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.04 Informes de Actividades (de OPA) 2012 INACTIVA
110,120,130, 200,210,
100 230,240,250, 300,310,
200 320,330,400,410,420,500, 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.04 Informes de Actividades 2014 INACTIVA
300 510, 530, 540, 600, 610,
620
100 110 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.05 Informe de Audiencia Pública 2012 INACTIVA
100 130 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.05 Informes de Auditoría y Seguimiento a los procesos 2014 INACTIVA
5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.06 Informes de Asistencia Técnica 2012 INACTIVA
5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.07 Informe Trimestral Sobre peticiones y consultas INACTIVA
5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.08 Informes Individuales de Trabajo 2012 INACTIVA
100 120, 250 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.09 Informes a organismos del Estado 2014 ACTIVA
5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.09 Informes a Entidades del Estado 2010 INACTIVA
300 320 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.09 Informes a Entidades de Control 2012 INACTIVA
200 250 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.09 Informes Presupuestales a Organismos de Control 2012 INACTIVA
5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.10 Informes de Derechos de Petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias 2014 INACTIVA
100 200
6 INFORMES INSTITUCIONALES 5.10 Informes Sobre Desarrollo de Convenios Tipo Cultural INACTIVA
100 130 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.11 Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral 2014 INACTIVA
5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.12 Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral 2010 INACTIVA
100 110 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.13 Informes internos de gestión 2014 ACTIVA
100 500 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.13 Informes Individuales de Gestión 2012 INACTIVA
100 500 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5.14 Informes de Gestión del Comité Evaluador de Documentos 2012 INACTIVA
100 600 6 INFORMES INSTITUCIONALES 5.15 Informes otros organismos 2014 ACTIVA
7 PARTICIPACIÓN EN ORGANISMOS ARCHIVISTICOS 7.01 Organismos internacionales 1999 INACTIVA

7 PARTICIPACIÓN EN ORGANISMOS ARCHIVISTICOS 7.02 Organismos nacionales 1999 INACTIVA

400 420 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.0 Programas de Microfilmación y Digitalización 2012 INACTIVA
200 210 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.01 Programa de Gestión Documental - PGD 2010 ACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.01 Programas de Cooperación 1999 INACTIVA
Programas Culturales (1. Exposiciones, 2. Programas de difusión

8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.02 1999 INACTIVA
didactico cultural, 3. visitas guiadas y 4. visitas especiales
500 520 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.02 Programas Culturales (exposiciones, talleres) 2014 ACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.03 Plan Estratégico institucional 2014 ACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.03 Exposiciones INACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.04 Plan indicativo 1999 INACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.04 Programas de Difusión Didactico Cultural INACTIVA
100 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.05 Programas de difusión e Imágen Corporativa 2010 INACTIVA
100 110 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.05 Plan de Acción Institucional 2010 INACTIVA
100 400 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.05 Programas de Modernización de Archivos 2012 INACTIVA
400 410 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.05 Programas de Difusión de Estandares 2012 ACTIVA
200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.06 Plan de Capacitación 2012 INACTIVA
200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.06 Plan Institucional de Capacitación 2014 ACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.06 Coordinación de programas de capacitación 1999 INACTIVA
100 110 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.07 Plan de Desarrollo Administrativo – SISTEDA 2012 INACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.07 Programas de capacitación en el AGN 1999 INACTIVA
Plan Implementacion y mantenimiento del Sistema Integrado de
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.08 2012 INACTIVA
100 110 Gestión - SIG
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.08 Programas de capacitación fuera de AGN 1999 INACTIVA
100 110 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.09 Plan Institucional de Gestión Ambiental - PIGA 2012 ACTIVA
200 240 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.09 2012 INACTIVA
200 250 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.10 Programa Anual de Caja 2012 INACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.11 Pasantías en el AGN 1999 INACTIVA
100 110 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.11 Programa de Gestión Ambiental 2012 ACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.12 Pasantias funcionarios AGN 1999 INACTIVA
300 310 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.12 Capacitación en materia archivística 2012 INACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.12 Programa de Capacitación Archivística 2014 ACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.13 Planes y programas organizacionales 1999 INACTIVA
100 110 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.13 Programas de Microfilmación y Digitalización 2014 ACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.14 Programa de reprografía 1999 ACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.14 Pasantías en el AGN ACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.15 Programa automatización AH 1999 INACTIVA
300 320 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.15 Plan de Mejoramiento 2014 ACTIVA
200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.16 Programa de Bienestar Social e Incentivos 2012 INACTIVA
200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.16 Sistema de Estimulos 2014 ACTIVA
200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.17 Programa de Salud Ocupacional 2012 INACTIVA
200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.17 Sistema de Gestión de la Salud y la Seguridad en el Trabajo 2014 ACTIVA
300 310 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.19 Programa de difusión - Expoarchivo 2014 ACTIVA

8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.19 Plan de reestructuración 2010 ACTIVA

200 240 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.20 Plan de Contratación de Bienes y Servicios 2014 ACTIVA
200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.21 Programa de inducción y reinducción 2014 ACTIVA
200 220 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.22 Programa de Seguridad Industrial 2014 ACTIVA
200 210 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.23 Plan Institucional de Archivos - PINAR 2014 ACTIVA
200 210 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.24 Plan Anual de Auditorías Archivísticas 2014 ACTIVA
200 210 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.25 Programas Específicos de Gestión Documental - PEGD 2014 ACTIVA
200 210 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.26 Programa del sistema integrado de conservación documental 2014 ACTIVA
200 210 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.27 Plan de acción de la dependencia 2014 ACTIVA
200 210 8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.28 Plan de aseguramiento documental - PAD 2014 ACTIVA
8 PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES 8.29 Plan estratégico para la gestión de proyectos y asistencias técnicas 2014 ACTIVA
200 210
100 200 9 N/A 1999 INACTIVA
10 DIAGNÓSTICOS Y ESTADISTICAS 10.01 Distribución de espacios fisícos 1999 INACTIVA
10 DIAGNÓSTICOS Y ESTADISTICAS 10.02 Recursos de personal 1999 INACTIVA
230
11 PROYECTOS N/A 2012 INACTIVA
200 300
11 PROYECTOS 11.01 Proyectos Automatización de Archivos 1999 ACTIVA
100 600 11 PROYECTOS 11.01 Proyectos de Cooperación Internacional 2012 ACTIVA
11 PROYECTOS 11.01 Proyectos con Financiación GAI ACTIVA
11 PROYECTOS 11.02 Proyectos de Digitalización 1999 ACTIVA
11 PROYECTOS 11.02 Proyectos de Cooperación Nacional ACTIVA
300 330 11 PROYECTOS 11.03 Proyectos de Normas 1999 INACTIVA
300
330, 400, 410, 420, 500,
400 11 PROYECTOS 11.04 Proyectos Técnicos 2014 ACTIVA
510, 530
500
530 11 PROYECTOS 11.05 Proyectos de investigación de Organización y Reprografía 2014 ACTIVA
530 11 PROYECTOS 11.06 Proyecto del manejo del patrimonio documental 2014 ACTIVA
Proyecto Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo-
11 PROYECTOS 11.07 2014 ACTIVA
200 210 SGDEA
200 210 11 PROYECTOS 11.08 Proyecto de estrategías de preservación a largo plazo 2014 ACTIVA
12 VENTA DE PUBLICACIONES E IMPRESOS N/A 2010 ACTIVA
12 PUBLICACIONES INSTITUCIONALES 12.01 Propuesta de publicaciones 1999 INACTIVA
12 PUBLICACIONES INSTITUCIONALES 12.02 Boletín informativo 1999 INACTIVA
12 PUBLICACIONES INSTITUCIONALES 12.03 Venta de publicaciones 2014 ACTIVA
100 12 PUBLICACIONES INSTITUCIONALES 12.04 Publicaciones seriadas 2014 ACTIVA
100 12 PUBLICACIONES INSTITUCIONALES 12.05 Boletines institucionales 2014 ACTIVA
100 12 PUBLICACIONES INSTITUCIONALES 12.06 Estrategias de divulgación 2014 ACTIVA
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.01 Actas Comité de Cultura 1999 INACTIVA
100 130 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.02 Actas Comité de Coordinación de Control Interno 2014 ACTIVA
100 110 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.03 Actas Comité Directivo 2014 ACTIVA
100 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.04 Actas Consejo Directivo 2014 ACTIVA

200 210 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.05 Actas Comité de Archivo 2012 INACTIVA
100, 500, 600 120, 500, 510, 620 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.06 Actas Reuniones de Trabajo 2014 INACTIVA
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.07 Actas Comité de Clasificación y Descripción 1999 INACTIVA
200 220 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.07 Actas Comité de Evaluación del desempeño laboral 2014 ACTIVA
100 500 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.08 Actas Comité Evaluador de Documentos 2012 ACTIVA
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.09 Actas Comité de Transferencias 1999 INACTIVA
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.09 Actas Posesión 2014 ACTIVA
200 220 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.10 Actas Comité de Conservación y Restauración 1999 INACTIVA
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.11 Actas Digitalización 1999 INACTIVA
200 230 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.11 Actas Comité de Optimización Sistema Archiges - Archidoc. 2012 ACTIVA
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.12 Actas Comité de Reprografía y Automatización INACTIVA
100 110 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.12 Actas Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión - SIG 2012 ACTIVA
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.13 Actas Comité de Capacitación, Bienestar social e incentivos 2012 INACTIVA
200 220
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.14 Actas Comité de Bienestar Social ACTIVA
200 220 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.15 Actas Comisión de Personal 2014 ACTIVA
200 220 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.16 Actas Comité Paritario de Salud y Seguridad en el trabajo 2014 ACTIVA
100 200 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.17 Actas Comité Editorial 2014 ACTIVA
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.18 Actas Comité de Incentivos 1999 INACTIVA
100 120 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.19 Actas Juntas de Adquisiciones y Licitaciones 2012 INACTIVA
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.20 Acuerdos Junta Directiva. INACTIVA
100 250 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.21 Actas Conciliación Contable 2014 ACTIVA
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.22 Actas Comité de Patrimonio 2010 INACTIVA
100 120 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.23 Actas Comité de Defensa Judicial y Conciliación 2014 ACTIVA
100 110 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.24 Actas Comité Institucional de Desarrollo Administrativo 2014 ACTIVA
200 230 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.24 Actas Comité de Espacios y Mantenimiento del Edificio 2013 INACTIVA
Actas Comité de Atención y Prevención de Desastres para material
13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.24 INACTIVA
Documental
200 220 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.25 Actas de Comité de Convivencia 2014 ACTIVA
200 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.26 Actas de Brigadas de Emergencia 2014 ACTIVA
500 540 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.27 Actas de PreComité de Evaluador de documentos 2014 ACTIVA
600 600 13 ACTAS DE COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO 13.28 Actas Comité de Proyectos y Asistencia Técnica 2014 ACTIVA
600 620 14 ASISTENCIA TÉCNICA 14.01 Asistencia Técnica Externa TRD 1999 INACTIVA
200 210 14 ASISTENCIA TÉCNICA 14.02 Asistencia Técnica Interna 2014 ACTIVA
100 400 14 ASISTENCIA TÉCNICA 14.03 Asistencia Técnica Externa 2014 ACTIVA
15 INTERVENCIONES 15.01 Planilla de registro de obra 1999 INACTIVA
500 510 15 INTERVENCIONES 15.02 Intervenciones Documentos AGN 2014 ACTIVA
500 510 15 INTERVENCIONES 15.03 Intervenciones Documentos Externos 2014 ACTIVA
530 15 INTERVENCIONES 15.04 Organización de fondos documentales 2014 ACTIVA
530 15 INTERVENCIONES 15.05 Reprografía fondos documentales 2014 ACTIVA
16 SERVICIOS INSTITUCIONALES 16.01 Servicio de Préstamo de Salas 1999 INACTIVA

16 SERVICIOS INSTITUCIONALES 16.02 Servicios bibliotecarios 1999 INACTIVA

Permisos Especiales (Toma de fotografías, videos, y otros en
100 200 16 SERVICIOS INSTITUCIONALES 16.02 2012 INACTIVA
instalaciones AGN)
16 SERVICIOS INSTITUCIONALES 16.03 Servicios Archivísticos 1999 INACTIVA
16 SERVICIOS INSTITUCIONALES 16.03 Préstamo de Salas 2012 ACTIVA
100 110 17 ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 17.01 Anteproyecto de Inversión 2014 ACTIVA
100 17 ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 17.02 Anteproyecto de Funcionamiento 2012 INACTIVA
100 110 17 ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 17.02 Anteproyecto de Presupuesto 2014 ACTIVA
100 110 18 BANCO DE PROYECTOS 18.01 Proyectos de Inversión Nacional DNP 2014 ACTIVA
100 18 BANCO DE PROYECTOS 18.02 Proyectos de Cooperación Internacional 1999 ACTIVA
18 BANCO DE PROYECTOS 18.03 Proyectos de Cooperación nacional 1999 ACTIVA
18 BANCO DE PROYECTOS 18.04 Proyectos Financiados con otros recursos 2010 ACTIVA
19 N/E N/A 1999 N/E
100 20 ACUERDOS DE CONSEJO DIRECTIVO N/A 2012 INACTIVA
100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.01 Contratos de Comodato 2014 ACTIVA
100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.02 Contratos de Compraventa y suministros 2014 ACTIVA
100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.03 Contratos de Prestación de Servicios 2014 ACTIVA
100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.04 Contratos de obra 2014 ACTIVA
21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.05 Contratos de consignación 1999 INACTIVA
21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.05 Contratos sin proceso Licitatorio GAF INACTIVA
21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.06 Contratos de Derecho de Autor 1999 INACTIVA
100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.06 Contratos de Arrendamiento 2014 ACTIVA
21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.07 Contratos de Consultoría - GAF 1999 INACTIVA
21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.08 Contratos de Cesión - GAF. INACTIVA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO
21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.09 Contratos de Interventoria - GAF. INACTIVA

100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.10 Contratos de Consultoría e Interventoria 2014 ACTIVA
100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.11 Contratos por venta de servicios 2014 ACTIVA
100 120 21 CONTRATACIÓN ESTATAL 21.12 Contratos de Seguros 2014 ACTIVA
100 120 22 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 22.01 Convenios Interadministrativos 2014 ACTIVA
100 22 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 22.02 Acuerdos de cooperación internacional 2014 ACTIVA
100 22 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 22.03 Acuerdos de cooperación nacional 2015 ACTIVA
100 22 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 22.04 Alianzas con organismos internacional 2014 ACTIVA
DERECHOS DE PETICION, QUEJAS, RECLAMOS Y
23 N/A 2014 ACTIVA
100 200 SUGERENCIAS
100 200 24 QUEJAS, RECLAMOS , SUGERENCIAS N/A 2012 INACTIVA
200 210 25 COMUNICACIONES OFICIALES N/A 2012 INACTIVA
200 25 COMUNICACIONES OFICIALES 25.01 Consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas 2014 ACTIVA
200 25 COMUNICACIONES OFICIALES 25.02 Consecutivo de comunicaciones oficiales recibidas 2014 ACTIVA
200 25 COMUNICACIONES OFICIALES 25.03 Consecutivo de comunicaciones oficiales internas 2014 ACTIVA
200 25 COMUNICACIONES OFICIALES 25.04 Certificación en administración de comunicaciones oficiales 2014 ACTIVA
25 COMUNICACIONES OFICIALES 25.05 Certificación en la administración de documentos en el Archivo Central 2014 ACTIVA
200

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS P
TODOS 26 INVENTARIOS 26.01 Inventario de Transferencias Primarias 2014 ACTIVA

26 INVENTARIOS 26.02 Inventario de material bibliográfico 1999 INACTIVA
26 INVENTARIOS 26.02 Inventarios Documentales por dependencia (formato) - OPA INACTIVA
26 INVENTARIOS 26.03 Inventario general de bienes AGN 1999 INACTIVA
26 26.03 Inventario General Semestral de Bienes Devolutivos por dependencia 2012 ACTIVA
200 230 INVENTARIOS
TODOS 26 INVENTARIOS 26.04 Inventarios Documentales de la Dependencia 2014 ACTIVA
500 520 26 INVENTARIOS 26.05 Inventario Material Bibliográfico 2014 ACTIVA
500 520 26 INVENTARIOS 26.06 Inventario Acervo Documental 2014 ACTIVA
26 INVENTARIOS 26.07 Inventario de Material Audiovisual - DRA INACTIVA
200 210 26 INVENTARIOS 26.08 Inventario General de Documentos A.C. 2014 ACTIVA
200 260 26 INVENTARIOS 26.09 Inventario de Software - Grupo de Sistemas ACTIVA
26 INVENTARIOS 26.10 Inventario de eliminación documental 2014 ACTIVA
26 INVENTARIOS 26.11 INACTIVA
200 230 26 INVENTARIOS 26.12 Inventario General Anual de Bienes en Almacén 2012 ACTIVA
26 INVENTARIOS 26.13 Inventario de material documental digitalizada 2010 ACTIVA
26 INVENTARIOS 26.14 Inventario de material microfilmado 2010 ACTIVA
200 230 26 INVENTARIOS 26.15 Activos fijos, depreciación, amortizaciones y ajustes 2012 ACTIVA
200 230 26 INVENTARIOS 26.16 Inventario General Anual de bienes devolutivos 2012 ACTIVA
300 320 26 INVENTARIOS 26.17 Inventario de transferencias Secundarias 2014 ACTIVA
200 210 27 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL AGN 27 2014 ACTIVA
28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.01 Plan de Desarrollo Administrativo – SISTEDA 2010 INACTIVA
28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.01 Metodología para Plan de acción institucional 1999 INACTIVA
100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.01 Indicadores de Gestión 2012 INACTIVA
100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.01 Modelo Integrado de Planeación y Gestión 2014 ACTIVA
28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.02 Metodología para Plan de acción por dependencia 1999 INACTIVA
28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.02 Administración del Sistema Integrado de Gestión Calidad y MECI 2010 INACTIVA
100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.02 Administración de Riesgos 2012 INACTIVA
100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.02 Sistema de Gestión de Calidad - SGC INACTIVA
100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.02 Sistema Integrado de Gestión - SIG 2014 ACTIVA
28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.03 Metodología para informe institucional 1999 INACTIVA
100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.03 Trámites Atención al Ciudadano 2012 INACTIVA
28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.04 Metodología para valoración económica 1999 INACTIVA
100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.04 Producto o Servicio No Conforme 2014 ACTIVA
28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.04 Audiencia Pública 2010 INACTIVA
100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.04 Rendición Pública de Cuentas 2014 ACTIVA
100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.05 Acciones correctivas, preventivas y de mejora 2014 ACTIVA
100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.06 Administración del Sistema de Gestión Ambiental 2012 INACTIVA
100 110 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.06 Sistema de Gestión Ambiental - implementación 2014 ACTIVA
28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.07 N/E INACTIVA
100 28 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 28.08 Procesos Institucionales 2014 ACTIVA

29 INGRESO DE DOCUMENTOS 29.01 Transferencias regulares INACTIVA

500 540 29 INGRESO DE DOCUMENTOS 29.01 Ingreso por Depósito Voluntario 2014 ACTIVA
500 540 29 INGRESO DE DOCUMENTOS 29.02 Ingreso por Donación o Legado 2014 ACTIVA
500 540 29 INGRESO DE DOCUMENTOS 29.03 Ingreso por Transferencias Regulares 2014 ACTIVA
500 540 29 INGRESO DE DOCUMENTOS 29.04 Ingreso por Compra 2014 ACTIVA
500 540 29 INGRESO DE DOCUMENTOS 29.05 Ingreso por Comodato 2014 ACTIVA
200 210 30 REGISTRO Y CONTROL 30.01 Registro de Comunicaciones Oficiales 2012 ACTIVA
30 REGISTRO Y CONTROL 30.01 Registro de Correspondencia 2010 INACTIVA
200 210 30 REGISTRO Y CONTROL 30.02 Registro de préstamo y consulta de documentos 2012 ACTIVA
30 REGISTRO Y CONTROL 30.03 Registro de Contratos y Convenios 2014 ACTIVA
EVALUACIÓN TRD ENTIDADES DEL ORDEN
31 N/A 1999 INACTIVA
NACIONAL
32 ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL N/A 1999 INACTIVA
33 ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO N/A 1999 INACTIVA
500 520 33 SERVICIOS BIBLIOTECA ESPECIALIZADA 33.01 Adquisición y entrega material bibliográfico 2014 ACTIVA
500 520 33 SERVICIOS BIBLIOTECA ESPECIALIZADA 33.02 Control de préstamo de material bibliográfico 2014 ACTIVA
500 520 33 SERVICIOS BIBLIOTECA ESPECIALIZADA 33.03 Visitas Guiadas 2014 ACTIVA
34 ESTADÍSTICAS 34.01 Estadísticas de consulta 1999 INACTIVA
34 ESTADÍSTICAS 34.02 Estadísticas de usuarios 1999 INACTIVA
34 ESTADÍSTICAS 34.03 Estadísticas solicitud de escrituras 1999 INACTIVA
35 INSCRIPCIÓN INVESTIGADORES N/A 1999 INACTIVA
400 410, 420, 510, 530 35 INVESTIGACIONES Y ESTUDIOS 35.01 Estudios archivísticos 2012 ACTIVA
420 35 INVESTIGACIONES Y ESTUDIOS 35.02 Estudios de preservación a largo plazo 2014 ACTIVA
420 35 INVESTIGACIONES Y ESTUDIOS 35.03 Estudios de conservación a largo plazo 2014 ACTIVA
35 INVESTIGACIONES Y ESTUDIOS 35.04 Estudios técnicos 2014 ACTIVA
100 200 36 PROCESOS DISCIPLINARIOS N/A 2014 ACTIVA
100 36 PROCESOS INTERNOS DISCIPLINARIOS N/A 2012 INACTIVA
37 MEDIOS AUDIOVIDUALES N/A 1999 INACTIVA
38 REGISTRO DE FOTOCOPIADO N/A 2010 INACTIVA
200 230 39 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS 39.01 Mantenimiento de Equipos de Sistemas 2012 ACTIVA
500 510 39 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS 39.02 Mantenimientos y calibración de equipos 2014 ACTIVA
300 310 40 COORDINACION ESTRUCTURA DEL SNA 40.01 Consejos Territoriales de Archivo - Reunión nacional. 2014 ACTIVA
40 COORDINACIÓN ESTRUCTURA DEL SNA 40.01 Consejos Departamentales de Archivos 1999 INACTIVA
300 310 40 COORDINACION ESTRUCTURA DEL SNA 40.02 Consejos Territoriales de Archivo - Coordinación 2014 ACTIVA
40 COORDINACIÓN ESTRUCTURA DEL SNA 40.02 Comités Técnicos Asesores por funciones 1999 INACTIVA
300 310 40 COORDINACIÓN ESTRUCTURA DEL SNA 40.03 Comités Técnicos Asesores del SNA - Coordinación 2014 ACTIVA
40 COORDINACION ESTRUCTURA DEL SNA 40.03 Comités Técnicos Asesores por sectores 1999 INACTIVA
40 COORDINACIÓN ESTRUCTURA DEL SNA 40.04 Red Nacional de Archivos 2014 ACTIVA
200 240 41 CAJA MENOR N/A 2014 ACTIVA
42 HOJA DE VIDA DE VEHICULOS N/A 1999 INACTIVA
200 230 42 EXPEDIENTE DE VEHICULOS N/A 2012 ACTIVA

RELACIÓN MENSUAL DE CONTRATOS SIN

43 N/A 1999 INACTIVA
FORMALIDADES PLEINACTIVAS
200 250 44 INFORMACIÓN FINANCIERA 44.01 Comprobantes de Diario 2014 ACTIVA
200 250 45 CONCILIACIONES BANCARIAS N/A 2014 ACTIVA
200 250 46 LIBROS CONTABLES-LIBROS PRINCIPALES 46.01 Libro Diario 2012 INACTIVA
200 250 46 LIBROS CONTABLES-LIBROS PRINCIPALES 46.02 Libro Mayor 2012 INACTIVA
200 250 46 LIBROS CONTABLES-LIBROS PRINCIPALES 46.03 Libros Auxiliares 2012 INACTIVA
200 250 47 INFORMACIÓN PRESUPUESTAL CDP 47.01 Ejecución Presupuestal Anual 2014 ACTIVA
200 250 48 INFORMACIÓN FINANCIERA 48.01 Libros Presupuestales 2014 ACTIVA
200 250 48 INFORMACIÓN FINANCIERA 48.02 Orden de Pago SIIF AGN 2014 ACTIVA
200 250 48 INFORMACIÓN FINANCIERA 48.03 Orden de Pago SIIF DAS 2014 ACTIVA
49 MODIFICACIONES PRESUPUESTAL N/A 1999 INACTIVA
50 COORDINACIÓN EVENTOS DE DIFUSIÓN 50.01 Control de entregas de publicaciones 1999 INACTIVA
50 COORDINACIÓN EVENTOS DE DIFUSIÓN 50.02 Expoarchivo 1999 INACTIVA
51 CONCURSOS N/A 1999 INACTIVA
200 220 51 PROVISIÓN DE EMPLEO PÚBLICO N/A 2012 INACTIVA
200 220 51 PROVISIÓN DE EMPLEO PÚBLICO 51.01 Convocatorias CNSC 2014 ACTIVA
200 220 51 PROVISIÓN DE EMPLEO PÚBLICO 51.02 Encargos 2014 ACTIVA
200 220 51 PROVISIÓN DE EMPLEO PÚBLICO 51.03 Nombramientos provisionales 2014 ACTIVA
200 220 52 HISTORIAS LABORALES N/A 2014 ACTIVA
200 220 52 HISTORIAS LABORALES 52.01 Certificaciones DAS 2014 ACTIVA
53 KARDEX DE PERSONAL N/A 1999 INACTIVA
PROYECCIÓN E IMPLEMENTACION DE LOS SISTEMAS
53 N/A 2012 ACTIVA
200 230, 410 DE INFORMACIÓN
54 LIBROS DE VACACIONES N/A 1999 INACTIVA
200 250 55 DECLARACIONES TRIBUTARIAS N/A 2012 ACTIVA
200 250 56 LIBROS DE TESORERIA 56.01 Libro Auxiliar de Caja 2012 INACTIVA
200 250 56 LIBROS DE TESORERIA 56.02 Libro Auxiliar de Bancos 2012 INACTIVA
56 LIBROS DE TESORERIA 56.03 Libro registro de cuentas por pagar (Inversión y Funcionamiento) 2012 INACTIVA
200 250
200 250 56 LIBROS DE TESORERIA 56.04 Libro Registro de Ingresos 2012 INACTIVA
200 250 57 ORDENES DE PAGO N/A 2012 INACTIVA
200 250 57 ORDENES DE PAGO 57.01 Nóminas 2012 INACTIVA
57 ORDENES DE PAGO 57.02 Transferencias de fondos de tesoreria 1999 INACTIVA
57 ORDENES DE PAGO 57.02 Contribuciones inherentes a la nómina al sector privado y/o público 2012 INACTIVA
200 250
58 SEGUROS DE RIESGOS PROFESIONALES 58.01 Panorama de riesgos 1999 INACTIVA
500 520 58 SERVICIO DE CONSULTA FONDOS DOCUMENTALES 58.01 Servicio de consulta en sala 2012 ACTIVA
500 520 58 SERVICIO DE CONSULTA FONDOS DOCUMENTALES 58.02 Servicio de consulta por escrito 2012 ACTIVA
500 520 58 SERVICIO DE CONSULTA FONDOS DOCUMENTALES 58.03 Registro de Investigadores 2012 ACTIVA
59 BOLETÍN DIARIO DE ALMACEN N/A 1999 INACTIVA
200 250 60 BOLETIN DIARIO DE CAJA y BANCOS N/A 2012 ACTIVA

200 250 61 CUENTAS CORRIENTES 61.01 Cuentas Autorizadas 2012 INACTIVA

200 250 61 CUENTAS CORRIENTES 61.02 Cuenta de Recursos Propios 2012 INACTIVA
200 250 61 CUENTAS CORRIENTES 61.03 Situado de Fondos 2012 INACTIVA
62 CONDICIONES AMBIENTALES N/A 1999 INACTIVA
500 510 62 SEGUIMIENTO Y CONTROL AMBIENTAL 62.01 Material Particulado 2014 ACTIVA
500 510 62 SEGUIMIENTO Y CONTROL AMBIENTAL 62.02 Condiciones ambientales 2014 ACTIVA
500 510 62 SEGUIMIENTO Y CONTROL AMBIENTAL 62.03 Contaminantes biológicos 2014 ACTIVA
500 510 62 SEGUIMIENTO Y CONTROL AMBIENTAL 62.04 Contaminantes químicos 2014 ACTIVA
63 CRONOGRAMA LIMPIEZA DEPOSITOS N/A 1999 INACTIVA
200 230 63 LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN 63.01 Depósitos, zonas de trabajo y mobiliario 2012 ACTIVA
500 510 63 LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN 63.02 Acervo Documental 2012 ACTIVA
500 510 64 DIAGNÓSTICOS FÍSICOS N/A 2012 ACTIVA
65 MANTENIMIENTO ACERVO DOCUMENTAL N/A 1999 INACTIVA
66 POLIZAS DE SEGUROS 66.01 Polizas de manejo 2012 ACTIVA
66 POLIZAS DE SEGUROS 66.02 Polizas de bíenes muebles e inmuebles 2012 ACTIVA
67 CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES N/A 1999 INACTIVA
68 HISTORIAS LABORALES OCUPACIONALES N/A 1999 INACTIVA
100 120 69 CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES N/A 2012 ACTIVA
200 210 70 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 70.01 Transferencias Primarias ( Dependencias para AC AGN) 2014 ACTIVA
200 210 70 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 70.02 Transferencias Secundarias (Entidades para AGN) 2014 ACTIVA
500 540 70 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 70.03 Registro general de ingresos documentales 2014 ACTIVA
500 540 71 REGISTRO N/A 2012 INACTIVA
500 540 72 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL NACIONALES 72.01 Convalidación TRD entidades nacionales 2014 ACTIVA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL NACIONALES

500 540 72 72.02 Registro único de series documentales TRD 2014 ACTIVA
500 520 73 LIBROS DE REGISTRO N/A 2012 ACTIVA

200 230 74 LICENCIAS DE SOFTWARE N/A 2012 ACTIVA
100 120 75 PROCESOS JUDICIALES N/A 2012 ACTIVA
76 N/E N/A N/E
500 530 77 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION N/A 2012 ACTIVA
78 N/E N/A N/E
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
500 540 79 79.01 Convalidación TVD entidades nacionales 2014 ACTIVA
NACIONALES
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
500 540 79 79.02 Registro único de series documentales TVD 2014 ACTIVA
NACIONALES
200 230 80 TÍTULOS DE BIENES INMUEBLES N/A 2012 ACTIVA
100 81 PARTICIPACION EN ORGANISMOS 81.01 Participación en Organismos Internacionales 2012 ACTIVA
100 81 PARTICIPACION EN ORGANISMOS 81.02 Participación en Organismos nacionales 2012 ACTIVA
82 INVERSIONES TES N/A 2012 INACTIVA

200 250
83 N/E N/A N/E
200 230 84 BOLETIN MENSUAL DE ALMACÉN N/A 2012 ACTIVA

200 210 85 CERTIFICADOS DIGITALES N/A 2014 ACTIVA

500 530 86 REGISTRO DE ARCHIVOS HISTÓRICOS y BIC N/A 2012 ACTIVA
500 520 87 SALIDA TEMPORAL DE DOCUMENTOS N/A 2012 ACTIVA
300 330, 400, 410, 420 88 PROYECTOS NORMATIVOS N/A 2012 INACTIVA
500 530 89 CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS N/A 2014 ACTIVA
300 320 90 VISITAS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL N/A 2014 ACTIVA
VISITAS DE VIGILANCIA A CONSEJOS
91 N/A 2012 ACTIVA
300 320 TERRITORIALES DE ARCHIVOS
92 GESTIÓN DE PROYECTOS 92.01 Proyectos Archivísticos - Propuestas Técnicas sin trámite contractual 2014 ACTIVA
600 610
100 120 93 COBROS COACTIVOS N/A 2014 ACTIVA
100 110 93 GOBIERNO EN LINEA N/A 2014 ACTIVA
94 COSTOS Y TARIFAS N/A INACTIVA
100 94 POLITICAS INSTITUCIONALES 94.01 Política de Archivos 2014 ACTIVA
100 94 POLITICAS INSTITUCIONALES 94.02 Política editorial 2014 ACTIVA
94 POLITICAS INSTITUCIONALES 94.03 Política de seguridad de la información 2014 ACTIVA
100 95 REESTRUCTURACIÓN INSTITUCIONAL N/A 2014 ACTIVA
200 210 96 MANUALES INSTITUCIONALES 96.01 Manual de Servicio al Ciudadano 2014 ACTIVA
100 110 96 MANUALES INSTITUCIONALES 96.02 Manual del Sistema Integrado de Gestión - SIG 2012 ACTIVA
100 110 96 MANUALES INSTITUCIONALES 96.03 Manual de Procesos y Procedimientos 2012 ACTIVA
100 97 MANUALES INSTITUCIONALES 96.04 Manual de comunicaciones 2014 ACTIVA
100 98 MANUALES INSTITUCIONALES 96.05 Manual de Imagen e Identidad Visual Corporativa 2014 ACTIVA
400 410 97 COORDINACIÓN ESTRUCTURA SGDEA N/A 2012 INACTIVA
400 420 98 COORDINACIÓN ESTRUCTURA SINAE N/A ACTIVA
SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN TRIBUTARIA -
99 99.01 Trámite de atención de entidades 2014 ACTIVA
SUIT
SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN TRIBUTARIA -
99 99.02 Servicios de atención de ciudadanos 2014 ACTIVA
SUIT

Dep. TRD CUADRO DE CONTROL DE INFORMES INSTITUCIONALES
NOMBRE INFORME RESPONSABLE DE LA
item DEP. SERIE SUBSERIE TIPO NORMATIVIDAD RESPONSABLE SIGLA DESTINATARIO S.I WEB
(TIPO DOCUMENTAL) CUSTODIA
AGN. Rendición de Cuentas (Dirección
Documento Conpes 3654 de
General)
2010; Ley 489 de 1998; Art.78 -
1 100 5 9 AGN. Rendición de Cuentas EXTERNO Director General DG Ciudadanía SI OAP
Ley 1474 /2011; Estrategia
(Subdirecciones)
Anticorrupción AGN 2014
CGR. Res. Orgánica 6289 de Contraloría General
2 100 5 9 SIRECI (Rendición de Cuentas) EXTERNO 2011; CGR Res. Orgánica 6445 Director General DG de la República - SIRECI SI (Grupo de Sistemas)
de 2012 CGR
Ley 581 de 2000
Circular conjunta No 03 de 2011 Director General
PGR, DAFP y Alta Consejeria DG Procuraduría General
3 100 5 9 Ley de Cuotas EXTERNO Grupo de Gestión NO GGH
Presidencial para la equidad de la GGH de la Nación - PGN
Humana
mujer
Secretaria de
Oficina Asesora de
Transparencia
1 110 5 9 Zar Anticorrupción EXTERNO Art. 72 Ley 1474 de 2011 Planeación OAP SI OCI
Presidencia de la
República
Oficina Asesora de
Art. 73- Ley 1474 de 2011 Planeación OAP Ciudadanía; Organos
2 110 5 9 Plan Anticorrupción EXTERNO SI OAP
Estatuto Anticorrupción. Oficina de Control Interno OCI de Control
Ley 951 de 2005; Circular 11 de

Gestión de la Vigencia (Acta de Director General OAP
3 130 5 9 EXTERNO 2006 CGR; Res. Org-5674 Ciudadanía SI OAP
Informe de Gestión) Oficina de Control Interno OCI
Art. 74 Ley 1474 Anticorrupción
Art. 77 - Ley 1474 de 2011 Oficina Asesora de
4 110 5 9 Proyectos de Inversión EXTERNO OAP Ciudadanía SI OAP
Estatuto Anticorrupción Planeación
Art. 77 ley 1474 de 2011
Seguimiento a proyectos de inversión - Oficina Asesora de Dirección Nacional de
5 110 5 9 EXTERNO Decreto 2844 de 2010 OAP NO OAP
BPIN Planeación Planeación -DNP
Manual Gel 3.1 Anexo 2
Norma Técnica de Calidad Director General Comité Directivo -
NTCGP-1000-2009 Cómite Directivo DG
6 110 5 9 SIG -Sistema Integrado de Gestión EXTERNO MinCultura cuando lo SI OAP
Decreto 1599 del 20 de mayo de Oficina Asesora de OAP
solicita
2005 Planeación

SIRECI (Varios) 1. Plan de Acción y
Ejecución y ejecución del plan
estratégico (F4); 2. Indicadores de
gestión (F6); 3. Compromisos
presupuestales de la vigencia para
actividades ambientales (F8.1); 4. Oficina Asesora de Contraloría General
CGR. Res. Orgánica 6289 de 2011
7 110 5 9 Proyectos o actividades que han EXTERNO Planeación OAP de la República - SIRECI NO OAP
y 6445 de 2012.
solicitado trámite ambiental (F8.3); 5. CGR
Política de gestión ambiental
institucional (F8.5); 6. Estudios de
valoración de costos ambientales
(F8.7); 7. Plan de inversión y ejecución
del plan de desarrollo nacional (F11).
Oficina Asesora de
8 110 5 9 Plan de Accion próxima vigencia EXTERNO Art.74 Ley 1474 de 2011 Planeación OAP Ciudadanía SI OAP
Oficina Asesora de
GEL - Plan de Acción para el año de
9 110 5 9 EXTERNO Decreto 2693 de 2012 Planeación SUBTIADE Ciudadanía SI SUBTIADE
Gobierno en Linea.
Oficina Asesora de
Registro de Generadores de Residuos
10 110 5 9 EXTERNO Resolución Nacional 1362 de 2007 Planeación OAP IDEAM NO OAP
y Desechos Peligrosos
Oficina Asesora de
SUIT-Sistema Unico de Informacion de DAFP - Constitutcion Politica; Ley
11 110 5 9 EXTERNO Planeación OAP DAFP; Ciudadania SI OAP
Tramites 962 de 2005-Decreto 019 de 2012
Registro del anteproyecto de Oficina Asesora de SIIF NACION / e-mail

SIIF
12 110 5 9 presupuesto de inversión y EXTERNO Art.93 Dereto 111 de 1996 Planeación OAP Proyecto presupuesto NO OAP
NACIÓN
funcionamiento en el SIIF Nación Minhacienda
Oficina Asesora de
FURAG (Formato Unico de Registro WEB
13 110 5 9 EXTERNO Art. 2 Decreto 2482 de 2012 Planeación OAP Ciudadanía; DAFP NO OAP
de Avance de Gestión) MINTIC
Decreto 1716 de 2009; Ley 446
Agencia para la
de 1998 ; Capítulo V - Ley 640 de Presidente y Secretario
1 120 5 9 Gestión Comité de Conciliación EXTERNO OAJ Defensa Jurídica del NO OAJ
2001 Técnico
Estado
Circular No.04 de 2014
Contraloría General
CGR. Res. Orgánica 6289 de 2011
2 120 5 9 SIRECI - Contratación EXTERNO Oficina Asesora Jurídica OAJ de la República - SIRECI NO OAJ
Res. Orgánica 6445 de 2012
CGR

3 120 5 9 Reporte Camará de Comercio EXTERNO Art. 6 - Ley 1150 de 2007 Oficina Asesora Jurídica OAJ Cámara de Comercio NO OAJ
SIGEP
Ley 190 de 1995 HOJA DE
4 120 5 9 SIGEP - Contratación EXTERNO Oficina Asesora Jurídica OAJ DAFP NO OAJ
Decreto 1945 de 1995 VIDA
Agencia para la
5 120 5 9 LITIGOB EXTERNO Art. 3 - Decreto 1795 de 2007 Oficina Asesora Jurídica OAJ Defensa Jurídica del NO OAJ
Estado
Decreto Ley 019 de 2012
Colombia Compra
6 120 5 9 SECOP - Contratación EXTERNO Ley 1474 de 2011. Oficina Asesora Jurídica OAJ SECOP NO OAJ
Eficiente
Ley 1150 de 2007
Cronograma establecido por la MinCultura consolida MIN
7 120 5 9 Reportes Contratación EXTERNO CGR, Oficio 2013EE0081557 de Oficina Asesora Jurídica OAJ información para la CULTUR NO OAJ
fecha 12082013 CGR A
Pormenorizado del Estado del Control Ley 87 de 1993 Organos de Control y
1 130 5 9 EXTERNO Oficina de Control Interno OCI SI OCI
Interno Art. 9 Ley 1474 de 2011 Ciudadanía
Peticiones, Quejas, Reclamos, Representante Legal
2 130 5 9 EXTERNO Art. 76 Ley 1474 de 2011 Oficina de Control Interno OCI SI OCI
Solicitudes y Denuncias y Ciudadania
Art. 3 y 4 Decreto 1537 de 2001;
Mapa de Riesgos de Corrupción
3 130 5 13 EXTERNO Art. 73 Ley 1474 de 2011 Oficina de Control Interno OCI Web AGN SI OCI
(Seguimiento)
elaboracion estrategia
Oficina Asesora de
Planeación (elabora) OPA Zar Secretaría
4 120 5 9 Zar Anticorrupción EXTERNO Art. 72 Ley 1474 de 2011 NO OCI
Oficina de Control Interno OCI Transparencia
(envía)
Contaduría General
5 130 5 9 Sistema de Control Interno Contable EXTERNO Resolución 357 de 2008 Oficina de Control Interno OCI SI OCI
de la Nación - CGN
Ley 87 de 1993 y Decretos
6 130 5 9 Sistema de Control Interno (MECI) EXTERNO Reglamentarios Oficina de Control Interno OCI DAFP SI OCI
Ley 1474 de 2011
Decreto 1737-2209 de 1998
Decreto 2445 de 2000 Director; Entes
7 130 5 9 Austeridad en el Gasto EXTERNO Oficina de Control Interno OCI SI OCI
Decreto 984 de mayo de 2012 Fiscalizadores

Dirección Nal de
Directiva Presidencial No. 02 de
Derechos de Autor de
2002, Circular No. 1000 de junio
la Unidad
8 130 5 9 Derechos de Autor EXTERNO de 2004, Circular No. 07 de Oficina de Control Interno OCI SI OCI
Administrativa
diciembre 28 de 2005. Circular No
Especial del
04 del 22 de Diciembre de 2006.
MinInterior
Resolución orgánica 6289 de 2011 Oficina de Control Interno Contraloría General
OCI
9 130 5 9 SIRECI - Informe Anual Consolidado EXTERNO y 6445 de 2012 de la Contraloría (Verifica) de la República - SIRECI NO OCI
GS
General de la República Grupo de Sistema CGR
Constitución Política de Colombia
Cámara de
10 130 5 9 Cámara de Representantes EXTERNO Art.352 Oficina de Control Interno OCI NO OCI
Representantes
Art. 310 Ley 5 de 1992
Resolución orgánica 6289 de 2011 Contraloría General
11 130 5 9 SIRECI - Plan de Mejoramiento EXTERNO y 6445 de 2012 de la Contraloría Oficina de Control Interno OCI de la República - SIRECI NO OCI
General de la República CGR
Art. 3. Paragrafo. Decreto 1795 de Agencia de Defensa
12 130 5 9 LITIGOB EXTERNO Oficina de Control Interno OCI OCI
2007 Jurídica del Estado
Resultados Indice de Gobierno Abierto Medición Procuraduría General de Subdirección del Sistema Procuraduría General
1 300 5 9 EXTERNO SUBSNA IGA NO SUBSNA
(IGA) la Nación Nacional de Archivos de la Nación - PGN
Unidad Nal. de
Sistema Nacional de Atención y Victimas; Congreso
Grupo de Archivos Etnicos
2 330 5 9 Reparación Integral a Victimas. EXTERNO Ley 1448 de 2012 GAEDH de la República; GAEDDHH
y Derechos Humanos
SNARIV Comités Entes de
Control PGN-CGR-DP
Directiva Presidencial No. 02 de Oficina de Control

2002, Circular No. 1000 de junio Interno - OCI;
1 260 5 9 Derechos de Autor EXTERNO de 2004, Circular No. 07 de Grupo de Sistemas GS Dirección Nal de NO GS
diciembre 28 de 2005. Circular No Derechos de Autor;
04 del 22 de Diciembre de 2006. MinInterior
Grupo de Gestion
Ley 190/95- D-1945/95; Circular Humana; Servidores de
SIGEP - Gestión del Recurso Humano
1 220 5 9 EXTERNO Externa DAFP 100-004 de 2013; Carrera; Contratistas GGH DAFP SIGEP NO GGH
Novedades
Decreto 1463 de 2013 Prestacion de Servicios.

Resolución Orgánica 6289 de
SIRECI - Economía y Finanzas; 2011 Resolución Orgánica 6445 Grupo de Gestión
2 220 5 9 EXTERNO GGH de la República - SIRECI NO GGH
Personal y Costos de 2012 Contraloría General de la Humana
CGR
República
Grupo de Gestión
3 220 5 9 Comisión de Personal EXTERNO Ley 909 de 2004 GGH CNSC NO GGH
Humana
Ley 298 de 1996
Resoluciónes 247/248 de 2007
Grupo de Gestión Contaduría General
1 250 5 9 Contaduría General de la Nación EXTERNO Plan General de la Contabilidad GGF CHIP NO GGF
Financiera.- Contabilidad de la Nación - CGN
Publica, Regimen de Contabilidad
Pública
Grupo de Gestión
2 250 5 9 Exogenas de la DIAN EXTERNO Resolucion DIAN GGF DIAN MUISCA NO GGF
Financiera- Contabilidad
Grupo de Gestion Secretaria de
3 250 5 9 Secretaría de Hacienda Distrital EXTERNO Resolucion SHD GGF NO GGF
Financiera- Contabilidad Hacienda Distrital
MinHacienda-Grupo
de Mercado de
TES - Promedio Mensual de Depósitos Director General DG Capitales Interno-
4 250 5 9 e Inversiones y Saldos y el Estado de EXTERNO Decreto 1525 DE 2008 Tesorería NO GGF
GGF Subdirección
Cumplimiento de la Inversión.
Financiamiento
Nación
MinHacienda-Grupo
de Mercado de
TES - Reporte Trimestral de Saldos de DG Capitales Interno-
5 250 5 9 EXTERNO Decreto 1525 de 2008 Director General NO GGF
Inversión GGF Subdirección
Tesorería Financiamiento
Nación
Presupuesto
6 250 5 9 SIRECI - rendición de cuentas anual EXTERNO Contraloría General de la República GGF de la República - SIRECI NO GGF
Contabilidad
CGR
Grupo de Compras y
1 240 5 9 Plan Anual de Adquisiciones EXTERNO Ley 80 de 1993 GCA OAJ / SECOP SECOP SI GCA
Adquisiciones
Grupo de Gestión
250 5 9 Ejecución Presupuestal EXTERNO Como cabeza de Sector Cultura GGF Ministerio de Cultura NO GGF
Financiera
Subdirección de
400 5 9 GEL - Gobierno en Linea EXTERNO Tecnologías de la SUBTIADE
Información archivístico
Grupo Inspección y
1 320 5 13 PGD Territorial INTERNO Ley 594 de 2000 (Art. 32 y 33) Entidades vigiladas GIV NO GIV
Vigilancia - GIV

Plan de Mejoramiento Archivístico - Grupo Inspección y
2 320 5 13 INTERNO Ley 594 de 2000 (Art. 32 y 33) Entidades vigiladas GIV NO GIV
PMA Vigilancia - GIV
Oficina Asesora de Oficina de Control
1 110 5 13 SIG - Auditorías internas INTERNO NTC 1000: 2009 OAP NO OCI (procedimiento)
Planeación Interno - OCI
Derechos de Petición, Quejas, Art. 24 Ley 1437 de 2011 Oficina de Control
1 200 5 13 INTERNO Secretaria General SG NO SG
Reclamos Art. 76 Ley 1474 de 2011 Interno - OCI
De conformidad con la
metodología para la elaboración
del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión numeral
2.4.4 El programa de bienestar
Social e incentivos harán parte
integral del Plan estratégico de
recursos humanos y su
elaboración debe efectuarse con
la participación de la comisión de
personal.
El programa de bienestar social de
conformidad con los artículos 70 y
75 del Decreto 1227 de 2004, Comisión de Personal
comprende dos áreas, que son la como insumo para la
Calidad de vida laboral y la elaboración del
Grupo de Gestión
1 220 5 13 Bienestar Social e Incentivos INTERNO protección y servicios Sociales. En GGH Programa de NO GGH
Humana
desarrollo de estos programas las Bienestar y el Plan de
entidades deberán medir por lo formación y
menos cada dos años el clima capacitación
laboral y definir estrategias de
intervención.
El programa de incentivos tiene
como objetivo crear un ambiente
laboral propicio al interior de las
entidades, así como reconocer el
desempeño de los servidores
púbicos y de los equipos de
trabajo. Es por ello que se hace
necesario contar con un informe
ya que el mismo permitira la toma
de decisiones.

De conformidad con la
metodología para la elaboración
del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión numeral
2.4.3, con el propósito de
organizar la capacitación
internamente, se formulará con
una periodicidad mínima de un
año el plan institucional de
capacitación, de acuerdo con lo
previsto en la Ley y en el Plan
Nacional de Formación y
Capacitación y debe estar
Comisión de Personal
articulado con el Plan Estratégico
como insumo para la
de Recursos Humanos.
elaboración del
Grupo de Gestión
2 220 5 13 Informe de capacitación INTERNO GGH Programa de NO GGH
El Plan Institucional de Humana
Bienestar y el Plan de
Capacitación - PIC incluye los
formación y
Proyectos de Aprendizaje en
capacitación
Equipo (PAE) que formulen los
empleados según sus
necesidades, la planeación
institucional y las prioridades de la
entidad Las orientaciones para
formular los PIC están contenidas
en la guía metodológica que se
encuentra en la página web de la
ESAP y el DAFP. Por lo anterior
se hace necesario contar con un
informe que permita la
estructuración del Plan de
Formación y Capacitación.

Este informe puede ser eliminado
dado que el mismo se generó por
una necesidad coyuntural y la Se elabora para
dependencia meneja un FUID, el efectuar la
Grupo de Gestión
3 220 5 13 Informe Historias Laborales INTERNO cual se constituye en el informe de GGH transferencia y NO GGH
Humana
entrega de la transferencia y de manejar el inventario
encuentra debidamente documental
reglamentado para el proceso de
transferencia.
Decreto 1562 de 2012, solicita la
aplicación de indicadores de
Cumplimiento del Plan de actividades
gestión frente al sistema razón por Grupo de Gestión
4 220 5 del Sistema de Seguridad y la Salud INTERNO GGH NO GGH
la cual es necesario la generación Humana
en el Trabajo
de informes para la generacion de
estadisticas.
Se requiere en aplicación del
PHVA, que permite mejorar la
prestación del servicio incorporar
un informe de medición que
Grupo de Gestión
6 220 5 13 Certificaciones laborales INTERNO permita evaluar la emisión de GGH NO GGH
Humana
certificaciones laborales con y sin
funciones así como la pertinencia
de la implementación de un
software.
Se requiere la generación de
informe que detalle el consecutivo
de las actas el cual debe ser Grupo de Gestión
7 220 5 13 Actas de posesión INTERNO GGH NO GGH
generado actualmente y por Humana
solicitud de la CGR- Auditoría
2013
Se genera al interior de todas las
dependencias a efecto de que
8 220 5 13 De Gestión INTERNO sirva como insumo para la Secretaría General GGH NO GGH
elaboracion de los informes que
deba rendir la Dirección General
Se hace necesario generar
informe de conformidad con lo Grupo de Gestión
9 220 5 13 Evaluación funcionarios provisionales INTERNO GGH NO GGH
establecido en la Resolución No. Humana
386 de 2014.

Se requiere en aplicación del
PHVA, en aras de permitir mejorar
la prestación del servicio Grupo de Gestión
11 220 5 13 Entrega de carnés INTERNO GGH NO GGH
incorporar un informe de medición Humana
que permita evaluar la emisión y
recepción de carne.
Fecha actualización: NOVIEMBRE 2014

NORMOGRAMA
NORMA DESCRIPCIÓN Norma Derogada / Vigente
CN. Constitución Política de Colombia.

Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las
Ley 527 de 1999
firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 734 de 2002 Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.
Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras Reglamentada el Decreto 4110 de 2004 y
Ley 872 de 2003
de servicios. parcialmente por el Decreto 4295 de 2007
por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y
Ley 962 de 2005
entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos
“Por medio del cual se reglamenta la Ley

Ley 1221 de 2008 Por la cual se establecen normas para promover y regular el Teletrabajo y se dictan otras disposiciones. Decreto 884 de 2012 1221 de 2008 y se dictan otras
disposiciones.” (Teletrabajo)
Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la
Ley 1273 de 2009 información y de los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las
comunicaciones, entre otras disposiciones.
Por el cual se establecen los lineamientos

Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la generales de la Estrategia de Gobierno en
Información y las Comunicaciones –TIC–, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones Línea de la República de Colombia, se
Ley 1341 de 2009 Decreto 2693 de 2012
reglamentan parcialmente las Leyes 1341
de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras
disposiciones.
Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo contencioso administrativo. (Capítulo IV Utilización de
Ley 1437 de 2011
Medios electrónicos en el procedimiento administrativo.)
Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
administración pública, establece en los artículos 4° y 14° el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y
Decreto Ley 019 de 2012
en particular al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la
administración pública.
Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las
Ley 1564 de 2012 tecnologías de la información y de las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y los trámites de los procesos
judiciales, así como en la formación y archivo de los expedientes.
OHSG 2014 61 Grupo de Archivo y Gestión Documental

NORMOGRAMA
Reglamentada parcialmente por el Decreto

Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Ley Estatutaria 1581 de 1377 de 2013.
2012
Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan
Ley 1712 de 2014
otras disposiciones.
Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración
Decreto 2150 de 1995
Pública.
por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los "Por el cual se reglamenta el artículo 160
Decreto 1747 de 2000 Decreto 333 de 2014
certificados y las firmas digitales. del Decreto-ley 19 de 2012"
Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Reglamentado por los Decretos 734 y
Decreto 019 de 2012
Administración Pública. 1450 de 2012.
Decreto 884 de 2012 Por medio del cual se reglamenta la Ley 1221 de 2008 y se dictan otras disposiciones. (Teletrabajo)
MinCultura. Por el cual se aprueba la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado, y se determinan las funciones de sus dependencias.
Decreto 2482 de 2012 DAFP. Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y control.
MinCultura. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga
el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.
MinCultura. Por el cual se reglamenta el Titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de
2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado”
MinTIC. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea de la República de
Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones"
MinCultura. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de
Decreto 1515 de 2013 documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan
los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones".
AGN. Por medio de la cual se establecen los lineamientos para la implementación de la Directiva Presidencial No. 004 de
Resolución 126 de 2012
2012
AGN. Por medio del cual se adopta el

AGN. Por medio del cual modifica parcialmente la Res. 352 de 2011, mediante la cual se adopta el Reglamento Interno de nuevo Reglamento Interno de Archivo y de
Resolución 648 de 2012 Resolución 089 de 2013
Archivo y Gestión Documental del AGN” Gestión Documental del Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado.

NORMOGRAMA
AGN. Por medio del cual se adopta el nuevo Reglamento Interno de Archivo y de Gestión Documental del Archivo General de
la Nación Jorge Palacios Preciado.
Resolución 149 de 2013 AGN. Por el cual se conforma el Comité de Convivencia 2013 - 2015
Resolución 323 de 2013 AGN. Por el cual se crea el PreComité evaluador de documentos del AGN
AGN. Por la cual se regulan las políticas de seguridad informática y el uso adecuada de la tecnología para el procesamiento
de información en el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
AGN. Por la Cual se aprueba la modificación del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y se determinan las
funciones de sus dependencias.
Resolución 582 de 2013 AGN. Por la cual se conforma la Comisión de Personal del Archivo General de la Nación para el período 2013-2015"
AGN. Por la cual se crea la Brigada de Emergencias del Archivo General de la Nación - Jorge Palacios Preciado y se deroga
la Resolución 381 de 2010.
Resolución 012 de 2014 AGN. Constitución de Caja Menor y responsables de su manejo.
Resolución 364 de 2014 AGN. Programa de Inducción y reinducción de funcionarios
AGN. Por la cual se actualizan los códigos y siglas asignadas a las dependencias del Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado.
Resolución 473 de 2014 AGN. Reglamento para la admón y gestión del correo electrónico.
Acuerdo 007 de 1994 AGN. Reglamento General de Archivos (Glosario)
Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los documentos de archivo", del AGN del Reglamento general
Acuerdo 047 de 2000
de archivos sobre "Restricciones por razones de conservación
Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 -conservación de documentos-, del reglamento general de archivos sobre
Acuerdo 048 de 2000 conservación preventiva, conservación y restauración documental".
AGN. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos
Acuerdo 049 de 2000
sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
AGN. Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de
Acuerdo 050 de 2000
Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”.
AGN. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las
Acuerdo 060 de 2001
privadas que cumplen funciones públicas.
AGN. Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito,
Acuerdo 037 de 2002 custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Acuerdo 008 de 2014
Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 038 de 2002 AGN. Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
AGN. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en Derogado por el AGN. Acuerdo 004 de
Acuerdo 039 de 2002 Acuerdo 004 de 2013
desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000. 2013.

NORMOGRAMA
AGN. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las
Acuerdo 042 de 2002 privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y
26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 027 de 2006 AGN. Modifica el Acuerdo 07 de 1994 “Reglamento General de Archivos” actualiza Artículo 67 – Glosario.
AGN. Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 25 78 de 2012, se adoptan y reglamenta el Comité Evaluador de
Acuerdo 003 de 2013
Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.
AGN. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la
Acuerdo 004 de 2013 elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de
Valoración Documental.
AGN. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación de los archivos en las entidades públicas y privadas
Acuerdo 005 de 2013
que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
AGN. Por medio del cual se establecen los criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta
Acuerdo 002 de 2014
de los expedientes de archivo y se establecen otras disposiciones.
AGN. Por medio de la cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de documentos" de la Ley 594
Acuerdo 006 de 2014
de 2000.
AGN. Por medio del cual se establecen los criterios básicos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras
Acuerdo 007 de 2014
disposiciones"
Circular 012 de 2004 AGN – DAFP Orientaciones para el cumplimiento de la Circular Nº 004 de 2003 (Organización de las Historias Laborales).
Circular Externa 002 de

AGN. Tablas de Retención Documental – TRD.
2009
AGN. Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental.
2012
Circular Externa 005 de AGN. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de
2012 la iniciativa Cero Papel.
AGN. Directrices para el cumplimiento e implementación del Decreto 2578 de 2012
2013
AGN. Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, el Decreto 2578 de 2012, El Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013.
2014
DP 004 de 2012 Eficiencia administrativa y lineamiento de la política de cero papel en la administración pública.
Circular 002 de 2010 COINFO. Decisiones sobre la solución tecnológica de apoyo al aplicativo de gestión documental ORFEO.
COINFO. Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos. (Incluye
Circular 004 de 2010
Anexo técnico)
NTC-ISO 15489-1 Información y Documentación - Gestión de Documentos. Parte. Generalidades.
NTCGP 1000 : 2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública – primera Actualización.

NORMOGRAMA
Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Técnicas de
NTC 3723
operación.
Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de
NTC 4080
Microfilmes.
NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística
NTC 4436 Información y Documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.
NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.

NTC 5174 Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.
NTC 5238 Normas sobre reprografía. Microfilmación Series. Procedimiento de operación.
NTC 5421 Micrografía medición de densidad de microfilmes.
NTC ISO 27000
ISO 30300 Información y Documentación – Sistemas de Gestión para los Documentos – Fundamentos y vocabulario
ISO 30301 Información y Documentación – Sistemas de Gestión para los Documentos – Requisitos
ISO 30302 Información y Documentación – Sistemas de Gestión para los Documentos - Guía de Implementación.
ISO 30303 Información y Documentación – Sistemas de Gestión para los Documentos - Requisitos para auditores y certificadores.
ISO 30304 Información y Documentación – Sistemas de Gestión para los Documentos - Guía de Evaluación.
Documento Modelo de Requisitos para Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (Moreq). 2001
Guía AGN. Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental. 2005.

FUNCIONES Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
AREAS, DEPENDENCIAS N°
CÓDIGO DESCRIPCION DE FUNCIONES NORMA DEPENDENCIA
OFICINAS PRODUCTORAS FUNCION SERIE SUBSERIE DENOMINACIÓN
CUSTODIA
Orientar el funcionamiento general del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 1 Preciado y verificar el cumplimiento de los objetivos, planes y programas definidos y Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo
su conformidad con las políticas del Sector Cultura.
Aprobar, con base en la recomendación del Director del Archivo General de la
Nación, la política general de la entidad, los planes programas y proyectos
0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 2 Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo
estratégicos, para su incorporación a los planes sectoriales y a través de éstos, al
Plan Nacional de Desarrollo.
Verificar la ejecución de la política archivística, en el marco de la Ley General de
0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 3 Archivos, los principios del Sistema Nacional de Archivos y las demás políticas Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo
pertinentes.
Formular a propuesta del representante legal, la política de mejoramiento continuo
0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 4 de la entidad, así como los programas orientados a garantizar el desarrollo Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo
administrativo.
Conocer de las evaluaciones del resultado de la gestión institucional presentadas
por la Administración de la entidad.
Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones de la estructura orgánica que
consideren pertinentes y adoptar los estatutos internos de la entidad y cualquier
reforma que a ellos se introduzca de conformidad con lo dispuesto en sus actos de
creación o reestructuración.
0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 7 Aprobar el anteproyecto de presupuesto anual del respectivo organismo. Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo
0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 8 Autorizar la aceptación y concesión de donaciones y legados. Dec. 2126 100 DG 1 4 Actas de Consejo Directivo
Expedir las normas y reglamentos generales sobre el desarrollo de la función
archivística del Estado, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y en general sobre
aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo
archivístico a nivel nacional y territorial.
0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 10 Expedir su propio reglamento. Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
0 000 CONSEJO DIRECTIVO - CD 11 Las demás que les señalen la ley, el acto de creación y los estatutos internos. Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
Dirigir el diseño de la Política Nacional de Gestión Documental y Archivos, para

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 1 facilitar la gestión administrativa del Estado y la conservación del patrimonio Dec. 2126
documental.
Dirigir procesos de investigación a partir de la información contenida en los distintos
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 2 archivos de la Nación, sus fuentes primarias y el uso y consulta de los archivos con Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
fines culturales, científicos, históricos o técnicos.
Dirigir, coordinar y controlar la gestión de los archivos públicos, promoviendo el

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 3 Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
desarrollo y aplicación de nuevas tecnologías para su adecuado funcionamiento.
Dirigir y orientar las políticas de fortalecimiento de la cultura archivística y promover

y definir los espacios de desarrollo en esta materia.
Dirigir, orientar y coordinar las acciones referentes a la imposición de multas y

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 5 sanciones a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas por Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
incumplimiento de la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias vigentes.
Actualizado por LMRC / OHSG 66 Grupo de Archivo y Gestión Documental

CUSTODIA
Aprobar la publicación de obras de interés archivístico, impresas y digitales que
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 6 contribuyan a difundir los avances de la archivística, las actividades de la Entidad y Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
su patrimonio documental o de otros archivos de interés cultural.
Establecer las tarifas a cobrar por concepto de venta de bienes y servicios
prestados por la Entidad.
Cumplir las normas legales y reglamentarias vigentes y ejecutar las disposiciones
del Consejo Directivo.
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 9 Ejercer la representación legal de la Entidad. Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 10 Someter a consideración del Consejo Directivo los asuntos de su competencia. Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de las funciones o programas del

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y de su personal.
Expedir los actos administrativos y celebrar los contratos necesarios para la gestión
administrativa, los convenios de cooperación financiera o técnica nacional e
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 12 Dec. 2126 100 DG 1 Actos Administrativos
internacional, estableciendo relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones
educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros.
Promover y gestionar las relaciones y convenios interinstitucionales, las alianzas

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 13 estratégicas para el fortalecimiento de las funciones archivísticas en general y de Dec. 2126 100 DG 22 Convenios de Cooperación
cooperación nacional o internacional, en materias técnicas o financieras.
Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas,

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 14 Dec. 2126 100 DG 22 Convenios de Cooperación
culturales, de investigación y con archivos extranjeros.
Presentar un informe anual de resultados de la gestión institucional al Presidente de
la República, por intermedio del Ministerio de Cultura. Así mismo, presentar
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 15 Dec. 2126 100 DG 5
informes semestrales de los resultados de la gestión institucional al Consejo
Directivo.
Ejercer la función de control disciplinario en segunda instancia, en los términos de Investigaciones disciplinarias
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 16 Dec. 2126 100 DG 36
la Ley 734 de 2002 o de las normas que la modifiquen. 2da. Instancia
Crear, conformar, asignar funciones a los órganos de asesoría y coordinación, así

como los grupos internos de trabajo necesarios para el cumplimiento de los
objetivos y funciones del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,
mediante acto administrativo, dentro del marco de su competencia.
Garantizar en la entidad la aplicación de la Ley 87 de 1993 y del Sistema Integrado

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 18 de Gestión, sus normas reglamentarias y demás disposiciones que las modifiquen y Dec. 2126 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
adicionen.
Establecer los parámetros y orientaciones a las dependencias de la entidad, en la
formulación, diseño y determinación de las políticas, orientaciones estratégicas,
planes, programas y proyectos,promoviendo y apoyando la implementación de una
cultura de la gestión orientada por resultados.
Formular el anteproyecto de presupuesto de la entidad para cada vigencia y los

100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 20 proyectos de modificación presupuestal, para presentarlos a consideración del Dec. 2126 110 17 2 Anteproyecto de Presupuesto
Consejo Directivo y tramitarlos ante las autoridades competentes.

CUSTODIA
Dirigir, coordinar y controlar la recuperación, preservación y custodia del acervo
documental propio y el de la Nación.
100 100 DIRECCIÓN GENERAL - DG 22 Dirigir el Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos. Dec. 2126 310 Red Nacional de Archivos
Las demás que le señalen la Ley, los estatutos internos y las demás normas legales
vigentes.
110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN - Diseñar y coordinar el proceso de planeación del Archivo General de la Nación
110 1 Dec. 2126
OAP Jorge Palacios Preciado en los aspectos técnicos, económicos y administrativos.
Asesorar al Director General en la formulación, orientación, coordinación, control y

110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN - evaluación de planes, programas y proyectos, acorde con el plan nacional de
110 2 Dec. 2126 110 OAP
OAP desarrollo y los aspectos sociales, económicos, culturales, científicos y tecnológicos
de la actividad archivística del país.
Asesorar al Director General, coordinar y asistir a las demás dependencias, en el
110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN -
110 3 diseño, formulación y ejecución de los planes, programas y proyectos para el Dec. 2126 110 OAP
OAP
cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Realizar seguimiento a la gestión y resultados de la entidad y llevar las estadísticas
110 4 e indicadores, reportando periódicamente dicha información a la Dirección General Dec. 2126 110 OAP
OAP
y a otras entidades de la administración pública.
Orientar la preparación, formulación, ejecución y seguimiento del plan estratégico
110 5 de la Entidad y proponer la implementación de herramientas de gestión y Dec. 2126 110 OAP 8 13 Plan Estratégico
OAP
mejoramiento continuo.
Estructurar, definir, priorizar y administrar el banco de planes, programas y
110 6 proyectos de la entidad, tramitando el registro y viabilidad de los proyectos por Dec. 2126
OAP
vigencias.
Brindar apoyo a la Dirección General y a las demás dependencias de la entidad en
110 7 la formulación de los proyectos de inversión y realizar el seguimiento y evaluación a Dec. 2126 110 OAP 18 1 Proyecto de Inversión Nacional - DNP
OAP
su ejecución.
Preparar los planes y programas de la entidad y elaborar el anteproyecto de
110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN - presupuesto en cada vigencia fiscal que se requiera para su ejecución, atendiendo
110 8 Dec. 2126 110 OAP 17 2 Anteproyecto de Presupuesto
OAP para tal efecto las directrices del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y del
Departamento Nacional de Planeación.
110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN - Programar las modificaciones al presupuesto de inversión y darle el trámite
110 9 Dec. 2126
OAP correspondiente.
Asesorar, orientar y asistir la formulación de los objetivos, los procesos y el plan de
110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN - acción, necesarios para el diseño del Sistema Integrado de Gestión, coordinando su
110 10 Dec. 2126 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
OAP desarrollo y actualizando permanentemente los procesos y procedimientos de la
entidad con las demás dependencias.
110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN - Fomentar la elaboración de estudios e investigaciones que permitan mejorar la
110 11 Dec. 2126
OAP formulación y orientación de los programas institucionales.
Preparar los informes de gestión y de rendición de cuentas de la entidad y coordinar
110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN - las audiencias públicas, así como asistir y supervisar la elaboración de los informes
110 12 Dec. 2126 110 OAP 5 13 Informe de Gestión Institucional
OAP de gestión de las demás dependencias que se deben presentar al Director General
y a los organismos competentes.

CUSTODIA
Preparar los informes de gestión y de rendición de cuentas de la entidad y coordinar
110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN - las audiencias públicas, así como asistir y supervisar la elaboración de los informes
110 12 Dec. 2126 110 OAP 28 4 Rendición Pública de Cuentas
OAP de gestión de las demás dependencias que se deben presentar al Director General
y a los organismos competentes.
110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN - Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la
110 13 Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
OAP dependencia.
Asesorar a la Dirección General y a las diferentes dependencias y grupos internos
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 1 de trabajo de la entidad en los asuntos jurídicos relacionados con las competencias Dec. 2126 120 OAJ
asignadas a cada una de ellas.
Asesorar a la Dirección General y coordinar con las demás dependencias de la
Entidad el trámite y solución de los asuntos de carácter jurídico, así como
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 2 conceptuar sobre la interpretación de normas legales inherentes a las funciones de Dec. 2126 120 OAJ
la entidad y mantener la unidad doctrinaria en los actos y decisiones de la
administración.
Dirigir y coordinar los procesos contractuales que adelante la Entidad y apoyar a las
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 3 Dec. 2126 120 - OAJ 21 1 Contratos estatales
dependencias en el desarrollo de los mismos.
Evaluar y dar concepto sobre los contratos y los convenios que deba suscribir el
Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 4 Dec. 2126 120 2 1
teniendo en cuenta su pertinencia, la normatividad vigente y los procedimientos
internos.
Elaborar los contratos y los convenios que deba suscribir el Director General del
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 5 Dec. 2126 120 - OAJ 21 1 Contratos estatales
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Revisar los proyectos de normas internas, los convenios nacionales e
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 6 internacionales, los contratos y demás actos administrativos que deba suscribir el Dec. 2126
Director General.
Coordinar y tramitar los actos administrativos que deban ser sometidos para
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 7 Dec. 2126 120 - OAJ Actos Administrativos
aprobación de la Dirección General de la Entidad.
Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de competencia del
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 8 Dec. 2126
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Elaborar los conceptos técnicos que soliciten los particulares y las entidades
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 9 públicas y privadas, relacionados con la normatividad colombiana en materia de Dec. 2126 120 - OAJ 2 2 Conceptos Técnicos
archivos y gestión documental, así como sobre su interpretación y aplicación.
Asesorar a la Dirección General en la formulación de normas que deba expedir el

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 10 Dec. 2126 120 OAJ
Consejo Directivo o el Director General.
Dirigir la recopilación y actualización de las disposiciones legales y jurisprudenciales
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 11 relativas a las actividades y funciones administrativas, facilitar su consulta y Dec. 2126
divulgación.
Coordinar y apoyar la respuesta y trámite de los recursos que se interpongan a los
120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 12 Dec. 2126 120 - OAJ Recursos Administrativos
actos administrativos que expida la entidad y realizar su seguimiento.
Representar legal, judicial y extrajudicialmente al Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado, en los procesos y actuaciones que se instauren en su
contra o que éste deba promover, mediante poder otorgado por el Director General
y supervisar el trámite de los mismos.

CUSTODIA
Analizar y proyectar para la firma del Director General, los actos administrativos que
deba suscribir conforme a la Constitución Política y la ley.
Asistir a la Dirección General en la sustanciación y proyección de los fallos de

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 15 Dec. 2126 100 DG 36 Procesos internos Disciplinarios. 2da. Instancia
segunda instancia en los procesos disciplinarios que se adelanten en la Entidad.
Velar por el cumplimiento de todos los Sistemas de Información que establezca el

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 16 Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
Estado para la vigilancia de la contratación estatal.
Tramitar con la debida oportunidad las solicitudes que formulen las autoridades
jurisdiccionales, de Policía, del Ministerio Público, al igual que las presentadas por
particulares u otras entidades, cuando traten sobre asuntos que competen a la
Oficina.
Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con el proceso de jurisdicción

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 18 coactiva y efectuar el cobro de las multas impuestas a favor del Tesoro Nacional o Dec. 2126 120 - OAJ 93 Cobros coactivos
del Archivo General de la Nación por parte de las autoridades competentes.
Coordinar y tramitar los recursos, revocatorias directas y en general las actuaciones

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 19 jurídicas relacionadas con las funciones del Archivo General de la Nación Jorge Dec. 2126 120 - OAJ Recursos Administrativos / Revocatorias Directas
Palacios Preciado, que no correspondan a otras dependecias de la entidad.
Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la

120 120 OFICINA ASESORA JURÍDICA - OAJ 20 Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
dependencia.
Asesorar y apoyar al Director General en el diseño, implementación y evaluación del

130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 1 Dec. 2126 130 OAJ
Sistema de Control Interno de la Entidad, así como verificar su operatividad.
Desarrollar instrumentos y adelantar estrategias orientadas a fomentar una cultura

de autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en la prestación de los
130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 2 Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
servicios de competencia del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado.
Aplicar el control de gestión e interpretar sus resultados con el objetivo de presentar
130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 3 recomendaciones al Director General, haciendo énfasis en los indicadores de Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
gestión diseñados y reportados periódicamente.
Verificar el cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos, planes,
programas, proyectos y metas del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado, así como recomendar los ajustes pertinentes y efectuar el seguimiento a
su implementación.
Asesorar, acompañar y apoyar a los servidores del Archivo General de la Nación

130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 5 Jorge Palacios Preciado en el desarrollo y mejoramiento del Sistema de Control Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
Interno y mantener informado al Director General sobre la marcha del Sistema.
Preparar y consolidar el Informe de Rendición de Cuenta Fiscal que debe

Informes a Organismos de Control
130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 6 presentarse anualmente a la Contraloría General de la República al comienzo de Dec. 2126 130 - OCI 5 9
(Informe de Rendición de cuenta fiscal)
cada vigencia.
Coordinar y consolidar las respuestas a los requerimientos presentados por los
130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 7 organismos de control respecto de la gestión del Archivo General de la Nación Dec. 2126 130 - OCI 5 9 Informes a Organismos de Control
Jorge Palacios Preciado.

CUSTODIA
Apoyar el desarrollo, sostenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado
130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 8 de Gestión Institucional, supervisar su efectividad y la observancia de sus Dec. 2126 110 - OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
recomendaciones.
Actuar como interlocutor frente a la Contraloría General de la República en
desarrollo de las auditorías regulares y en la recepción, coordinación, preparación y
130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 9 Dec. 2126
entrega de cualquier información que requieran de esta entidad en el nivel nacional
o en el nivel territorial.
Promover y desarrollar la implementación, mantenimiento y mejora continua del
130 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCI 10 Dec. 2126 110 - OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
Sistema de Gestión Integral en la dependencia.
dependencia.
Asesorar al Director General y a las demás dependencias en la formulación y
aplicación de políticas, normas, planes, programas y procedimientos para la GRUPO GESTION HUMANA
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 1 Dec. 2126 230 GRF
administración de recursos humanos, físicos, económicos y financieros de la GRUPO RECURSOS FÍSICOS
entidad.
Desarrollar las políticas y programas de administración del talento humano,
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 2 bienestar social, selección, registro y control, capacitación e incentivos de Dec. 2126 220 - GGH
conformidad con las normas legales vigentes.
Velar porque la contabilidad general, la ejecución presupuestal y el registro de
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 3 contratos, se cumplan de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia y Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
preparar y presentar los informes relacionados.
Dirigir la prestación de los servicios de archivo y gestión documental del Archivo
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 4 General de la Nación Jorge Palacios Preciado y la atención de peticiones, quejas y Dec. 2126 210 GAGD NA NA
reclamos que presenten los ciudadanos.
Propender por la debida aplicación del sistema de desarrollo administrativo,
relacionado con las políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 5 carácter administrativo y organizacional para la gestión y el manejo de los recursos Dec. 2126 110 - OAP
técnicos, materiales, físicos y financieros del Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado.
Dirigir, coordinar y controlar los procesos para garantizar la adecuada y oportuna
prestación de los servicios de transporte, vigilancia y demás servicios generales
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 6 Dec. 2126 230
necesarios para el normal desempeño de la gestión institucional, de conformidad
con las normas legales vigentes.
Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con proveedores,

la adquisición, almacenamiento, custodia, distribución e inventarios de los
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 7 elementos, equipos y demás bienes necesarios para el funcionamiento del Archivo Dec. 2126 120 / 240
General de la Nación Jorge Palacios Preciado, velando especialmente porque se
cumplan las normas vigentes sobre estas materias.
Coordinar las investigaciones de carácter disciplinario que se adelanten contra los

funcionarios del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y resolverlas
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 8 Dec. 2126 200 - SG 36 Procesos Internos Disciplinarios (1a. Instancia)
en primera instancia de conformidad con la Ley 734 de 2002 y demás normas
complementarias.
Ejercer las funciones de Secretaría Técnica del Consejo Directivo y refrendar los
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 9 Dec. 2126 200 - SG 13 4 Actas Consejo Directivo
actos expedidos por el mismo.

CUSTODIA
Elaborar el anteproyecto de presupuesto de funcionamiento y el Plan Anual
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 10 Dec. 2126 120 / 250
Mensualizado de Caja de la Entidad en coordinación con las dependencias.
Dirigir la elaboración y ejecución del Plan de Compras del Archivo General de la
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 11 Nación Jorge Palacios Preciado, en coordinación con los planes de acción de las Dec. 2126 240 8 20 Plan de Contratación de Bienes y Servicios
dependencias.
200 200 SECRETARÍA GENERAL - SG 12 Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
dependencia.
Coordinar y administrar la recepción, radicación, distribución de las comunicaciones
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN la recepción, radicación, distribución de las comunicaciones oficiales
210 1 oficiales internas y externas de la Entidad, propendiendo por la oportunidad y Res. 469 210 GAGD NA NA
DOCUMENTAL - GAGD internas y externas de la Entidad
eficienciencia en el servicio.
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN
210 2 Adelantar las actividades relacionadas con la gestión documental de la Entidad. Res. 469 210 GAGD 8 19 Programa de Gestión Documental - PGD.
DOCUMENTAL - GAGD
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN Administrar los archivos administrativos de la Entidad durante la fase de gestión y
210 3 Res. 469 210 GAGD NA NA
DOCUMENTAL - GAGD central.
210 4 Coordinar, preservar, mantener y custodiar el archivo central institucional. Res. 469 210 GAGD NA NA Custodia del Archivo Central
DOCUMENTAL - GAGD
210 5 Actualizar las Tablas de Retención Documental del AGN. Res. 469 210 GAGD 27 Tablas de Retención Documental - TRD
DOCUMENTAL - GAGD
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN Prestar asistencia técnica sobre el manejo de los archivos de gestión en las
210 6 Res. 469 210 GAGD 14 2 Asistencia Técnica Interna
DOCUMENTAL - GAGD diferentes dependencias.
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN Establecer y controlar el cronograma de transferencias primarias de las diferentes
210 7 Res. 469 210 GAGD 70 1 Transferencias Primarias ( Dependencias para AC AGN)
DOCUMENTAL - GAGD dependencias al archivo central y propender por su cumplimiento.
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN Revisar, aprobar y recibir las transferencias primarias de las diferentes
210 8 Res. 469
DOCUMENTAL - GAGD dependencias al archivo central.
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN Verificar que las dependencias de la Entidad cuenten con inventarios de
210 9 Res. 469 210 GAGD 26 4 Inventario de documentos de dependencia
DOCUMENTAL - GAGD documentos actualizados durante la etapa de archivo de gestión.
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN Administrar el Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo de la Proyecto sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo -
210 10 Res. 469 210 GAGD 11 7
DOCUMENTAL - GAGD entidad (SGDEA) SGDEA
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN Velar por el cumplimiento de las disposiciones del Comité Institucional de
210 11 Res. 469 No aplica (NA) NA NA
DOCUMENTAL - GAGD Desarrollo Administrativo en lo de su competencia.
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN Velar por el cumplimiento del reglamento Interno de Archivo y Gestión Documental
DOCUMENTAL - GAGD de la Entidad.
210 13 Participar en el proceso de planeación de los documentos de la Entidad. Res. 469
DOCUMENTAL - GAGD
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN Diseñar, implementar, hacer seguimiento y actualizar el Programa de Gestión de
210 14 Res. 469 210 GAGD 8 19 Programa de Gestión de Documentos
DOCUMENTAL - GAGD Documentos del AGN.
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN Administrar y ejecutar los procesos de microfilmación y digitalización de los
210 15 Res. 469 210 GAGD NA NA
DOCUMENTAL - GAGD documentos durante su etapa de gestión y central.
Coordinar con los Grupos de Gestión Humana y de Sistemas, así como con la
Oficina Asesora Jurídica cuando a ello hubiere lugar, la verificación de las
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN comunicaciones pendientes en el sistema de gestión de documentos electrónicos verificación de las comunicaciones pendientes en el sistema de
210 16 Res. 469 210 GAGD NA NA
DOCUMENTAL - GAGD cuando los funcionarios se ausenten por alguna situación administrativa o cuando gestión de documentos electrónicos usuario en el sistema.
los contratistas finalicen su relación contractual con la Entidad y tengan asignado
usuario en el sistema.

CUSTODIA
210 17 Presentar los informes que le sean solicitados de acuerdo con sus funciones. Res. 469 210 GAGD NA NA Presentación de informes
DOCUMENTAL - GAGD
210 18 Asistir y participar, a las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
DOCUMENTAL - GAGD
Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,
210 19 Res. 469 220 - GGH NA NA
DOCUMENTAL - GAGD cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño, entre
otras).
Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con
210 20 el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
DOCUMENTAL - GAGD
al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
Participar en el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y
210 21 Salud en el trabajo, ambiental y seguir las directrices que sobre el particular se Res. 469 220 GGH 8 17
DOCUMENTAL - GAGD Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
impartan.
210 22 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos
DOCUMENTAL - GAGD
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
210 23 Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
DOCUMENTAL - GAGD Gestión.
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
210 24 Res. 469 210 GAGD 27 Tablas de Retención Documental Institucional
DOCUMENTAL - GAGD tabla de retención documental aprobada.
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
210 25 Res. 469 210 GAGD 26 1 Inventario de transferencias primarias
DOCUMENTAL - GAGD acuerdo con la TRD aprobada.
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
210 26 Res. 469
DOCUMENTAL - GAGD que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.
Participar activamente en el diseño del Plan Anual de Adquisiciones, el Plan de
210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIÓN Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento a
210 27 Res. 469 No aplica (NA)
DOCUMENTAL - GAGD dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora de
Planeación.
Dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión y reportar
210 28 oportunamente los avances a través del formulario único de reporte de avances de Res. 469
DOCUMENTAL - GAGD
la gestión en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.
210 29 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
DOCUMENTAL - GAGD
Planear, organizar, controlar y velar por el despliegue de las diferentes actividades

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 1 tendientes al cumplimiento y aplicación de las normas relacionadas con el empleo Res. 469
público, la carrera administrativa y la gerencia pública.
Elaborar y controlar el cumplimiento del plan estratégico de recursos humanos, el

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 2 Res. 469
plan anual de vacantes y los proyectos de planta de personal.
Someter a consideración de la Dirección General, las actualizaciones o
modificaciones del Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 3 Res. 469 No aplica (NA) NA NA
Laborales de los diferentes empleos de la planta de personal del Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado.
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 4 Elaborar el programa bianual de inducción y re inducción de la Entidad. Res. 469

CUSTODIA
Elaborar el reglamento de Higiene y seguridad industrial y velar por su estricto
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 5 Res. 469 220 - GGH 8 22 Seguridad Industrial
cumplimiento.
Determinar los perfiles de los empleos que deberán ser provistos mediante el
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 6 Res. 469 220 - GGH NA NA
proceso de selección por méritos.
Proponer a la Dirección General y a la Secretaría General las acciones
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 7 encaminadas a la realización de los procesos de selección o concurso y adelantar Res. 469 220 - GGH NA NA
las actividades necesarias para tal fin.
Coordinar, verificar y certificar el cumplimiento de los requisitos, para el ingreso al
empleo público; así como para los procesos de encargo, comisión para
desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción, de acuerdo con lo
establecido en la normatividad vigente.
Solicitar y tramitar ante la Entidad Certificadora, la emisión, revocación, suspensión
y renovación de los Certificados Digitales de los funcionarios del AGN habilitados
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 9 Res. 469 210 GAGD NA NA Certificados digitales
para el uso de los mismos, atendiendo el procedimiento interno que se adopte para
tal efecto.
Coordinar y adelantar las acciones necesarias para la suscripción de los acuerdos
de gestión y velar porque se realice la respectiva evaluación.
Elaborar los actos administrativos referentes a nombramientos, retiros, encargos,

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 11 asignación de primas, comisiones, así como procesar oportunamente las Res. 469 No aplica (NA) NA NA
novedades de personal y realizar las respectivas comunicaciones.
Elaborar las actas de posesión, llevar el consecutivo de las mismas, verificar y

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 12 Res. 469 220 - GGH 13 9 Actas de Posesión
certificar el cumplimiento de los requisitos para desempeño de un cargo.
Responder por el proceso de identificación corporativa (carné) de los funcionarios,

practicantes y contratistas de prestación de servicios de apoyo de la Entidad.
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 14 Participar en el diseño y conformación de los diferentes grupos internos de trabajo. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
Emitir certificaciones relacionadas con tiempo de servicio y funciones realizadas por

los servidores públicos activos e inactivos, cuando le sean requeridas.
Formular, diseñar, ejecutar y evaluar el Plan institucional de capacitación, Sistema

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 16 Res. 469 220 - GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
de estímulos y Sistema de seguridad y salud en el trabajo, para la Entidad.

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 16 Res. 469 220 - GGH 8 16 Sistema de Estimulos

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 16 Res. 469 220 - GGH 8 17 Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
Implementar y coordinar el desarrollo del Sistema de Evaluación del Desempeño

para los funcionarios de la Entidad, acorde con los criterios legalmente establecidos
y los procedimientos adoptados por la Comisión Nacional del Servicio Civil y velar
por su correcta aplicación.

CUSTODIA
Mantener actualizado el plan de salud ocupacional y velar por su estricto
cumplimiento.
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 19 Preparar los proyectos de actos administrativos de su competencia. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
Coordinar, verificar y aprobar la liquidación mensual de la nómina de la planta de

220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 20 Res. 469 220 - GGH liquidación mensual de la nómina
personal para su correspondiente ordenación por parte del Director General.
Coordinar con los Grupos de Archivo y Gestión Documental y de Sistemas, así

como con la Oficina Asesora Jurídica cuando a ello hubiere lugar, la verificación de
las comunicaciones pendientes en el sistema de gestión de documentos
electrónicos cuando los funcioarios se ausenten por alguna situación administrativa
o cuando los contratistas finalicen su relación contractual con la Entidad y tengan
asignado usuario en el sistema.
Responder por el manejo, organización guarda y mantenimiento de los expedientes
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 22 de historias laborales y demás documentos de archivo relacionados con los Res. 469
servidores públicos de la Entidad.
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 23 Asistir y participar, a las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
Atender oportunamente las situaciones administrativas que las dependencias
reporten al Grupo de Gestión Humana, tales como vacaciones, licencias,
incapacidades, cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del
desempeño entre otras.
Apoyar la elaboración y presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 25 Res. 469 220 - GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
equipo de conformidad con el procedimiento establecido para tal fin.
Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 26 Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
Gestión.
Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 27 Res. 469 210 GAGD 27 Tablas de Retención Documental Institucional
tabla de retención documental aprobada.
Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 28 Res. 469 220 - GGH 26 1 Inventario de transferencias primarias
acuerdo con la TRD aprobada.
Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.
Acción Institucional y el Plan de Acción del grupo, así como dar cumplimiento a
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 30 Res. 469 No aplica (NA)
dichos planes y reportar oportunamente su ejecución en la Oficina Asesora de
Planeación.
Dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión y reportar los
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 31 avances a través del formulario único de reporte de avances de la gestión en Res. 469 No aplica (NA) NA NA
coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.
Aportar la información de su competencia para rendir el informe a la Cámara de
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 32 Res. 469 130 - OCI 5 9 Informes a organismos de control
Representantes de conformidad con el artículo 310 de la Ley 5 de 1992.
Supervisar la ejecución de los contratos que se celebren con ocasión del desarrollo
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 33 Res. 469 No aplica (NA) NA NA Supervisión de contratos
de los planes y programas de la dependencia.
Participar en la elaboración de los trámites y diligencias previas a la elaboración de
los contratos que sean de su competencia.
220 220 GRUPO DE GESTIÓN HUMANO - GGH 35 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

CUSTODIA
Organizar la prestación de los servicios relacionados con almacén, inventarios,
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 1 Res. 469
servicios administrativos y administración del parque automotor.
Garantizar el suministro de bienes y servicios a las dependencias para un mejor
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 2 Res. 469 No aplica (NA) NA NA
desempeño y logro de sus objetivos institucionales.
Exigir, verificar y hacer seguimiento de las pólizas de seguro y las garantías
otorgadas para amparar el funcionamiento de equipos y la prestación de los
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 3 servicios de mantenimiento, vigilancia, aseo y cafetería, así como la utilización Res. 469 No aplica (NA) NA NA
adecuada de las instalaciones, muebles y equipos destinados al servicio de la
Entidad.
Coordinar las actividades relacionadas con el levantamiento, actualización y toma
física de los inventarios individuales, por dependencias y en bodegas, así como de
baja de elementos y comunicar a la Secretaría General, los faltantes en los mismos,
con el fin de que se adopten las medidas pertinentes.
Tramitar los siniestros a que haya lugar, en caso de pérdida de bienes de propiedad
del AGN.
Atender las solicitudes de servicio de mantenimiento, en lo referente a electricidad,
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 6 plomería, pintura, carpintería, instalaciones de equipos y otras reparaciones Res. 469 No aplica (NA) NA NA
locativas del AGN.
Elaborar y ejecutar las actividades del Plan de Acción de los proyectos de
presupuesto de inversión y solicitar las reprogramaciones a que haya lugar.
Elaborar el Plan de Mantenimiento Preventivo y corrrectivo de los bienes de la
Entidad.
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 9 Verificar y controlar el pago de servicios públicos e impuestos (predios y vehículos). Res. 469 250 44 Comprobantes de Diario
Coordinar y controlar las labores del personal destinado a las actividades de

mantenimiento, aseo, cafetería, vigilancia y servicio de transporte de la Entidad.
Supervisar la ejecución de los contratos de que se requieran para el óptimo

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 11 Res. 469 No aplica (NA) NA NA Supervisión de contratos
funcionamiento de la Entidad de acuerdo con su competencia.
Participar en la elaboración de los trámites y diligencias previas a la elaboración de
los contratos que sean de su competencia.
Coordinar las adecuaciones de espacio y apoyar las actividades logísticas
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 13 Res. 469 230 Coordinar
requeridas para los eventos en la Entidad.
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 14 Controlar los bienes de consumo y devolutivos de la Entidad. Res. 469
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 15 Asistir y participar, a las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 16 administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades, Res. 469 220 - GGH NA NA
cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).

230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 17 el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 18 trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el Res. 469 220 GGH 8 17
particular se impartan. Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo

CUSTODIA
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 19 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la Entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 20 Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
Gestión.
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 21 Res. 469 210 GAGD 27 Tablas de Retención Documental Institucional
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 22 Res. 469 230 26 1 Inventario de transferencias primarias
Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 24 Res. 469 No aplica (NA)
oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora
de Planeación.
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 25 avances a través del formulario único de reporte de avances de la gestión en Res. 469
Elaborar y mantener actualizado un procedimiento de seguridad de la entidad,
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 26 efectuando la divulgación del mismo y su aplicación por parte de funcionarios y Res. 469
contratistas de la Entidad.
Aportar la información de su competencia para rendir el informe a la Cámara de
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 27 Res. 469 130 - OCI 5 9 Informes a organismos de control
Representantes, de conformidad con el artículo 310 de la Ley 5 de 1992.
230 230 GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS - GRF 28 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
240 GRUPO DE COMPRAS Y Elaborar conjuntamente con las dependencias el Plan General de Compras de
240 1 Res. 469
ADQUISICIONES - GCA funcionamiento para la vigencia fiscal siguiente.
Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, a partir del Plan de Acción Institucional, de

240 GRUPO DE COMPRAS Y los Planes de Acción de Proyectos de Inversión y de Venta de Servicios, teniendo
240 2 Res. 469
ADQUISICIONES - GCA en cuenta la distribución presupuestal según el Decreto de Liquidación de
Presupuesto y la Resolución Interna de Desagregación.
Realizar el tramite para publicación en la página web de la Entidad del Plan General
240 GRUPO DE COMPRAS Y
240 3 de Compras, una vez sea aprobado por el Director General y actualizarlo cada vez Res. 469
ADQUISICIONES - GCA
que se requiera.
Elaborar y actualizar el Plan de Contratación de Bienes y Servicios, cada vez que se
240 4 requiera con el apoyo de la Oficina Asesora Jurídica, a partir del Plan General de Res. 469 240 8 20 Plan de Contratación de Bienes y Servicios
ADQUISICIONES - GCA
Compras aprobado.
Recibir de las Dependencias las solicitudes de Estudios de Mercado, junto con la
240 GRUPO DE COMPRAS Y totalidad de los anexos, incluyendo las fichas técnicas de los bienes y servicios
240 5 Res. 469
ADQUISICIONES - GCA requeridos con toda la información necesaria de acuerdo con los procedimientos de
la Entidad.
Tramitar las solicitudes de información de precios incorporando en ellas los posibles
240 6 costos indirectos e indicando los riesgos asociados a cada proceso, lo anterior Res. 469
ADQUISICIONES - GCA
teniendo en cuenta las disposiciones legales.

CUSTODIA
Elaborar los Estudios de Mercado, de acuerdo con el procedimiento establecido y
efectuar el análisis que soporta el valor estimado del contrato, variables utilizadas
240 7 para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el Res. 469
ADQUISICIONES - GCA
de posibles costos asociados al mismo con base en la información allegada por los
posibles proveedores.
240 GRUPO DE COMPRAS Y Brindar acompañamiento a las dependencias, en la elaboración de los Estudios de
240 8 Res. 469
ADQUISICIONES - GCA Conveniencia y Oportunidad.
Ajustar y actualizar la base de datos de proveedores teniendo en cuenta los bienes
240 GRUPO DE COMPRAS Y y servicios del Plan Anual de Adquisiciones y registrar la evaluación que asignen los
240 9 Res. 469
ADQUISICIONES - GCA supervisores a los proveedores de conformidad con los procedimientos que se
establezcan.
Crear, ajustar y/o actualizar los procedimientos necesarios para adelantar las
240 10 actuaciones administrativas asociadas a la adquisición de bienes y servicios y Res. 469
ADQUISICIONES - GCA
asegurar el cabal desarrollo de los estudios previos para la contratación.
240 GRUPO DE COMPRAS Y Preparar los informes para los entes de control y autoridades judiciales y o
240 11 Res. 469
ADQUISICIONES - GCA administrativas que le sean requeridos.
ADQUISICIONES - GCA
240 GRUPO DE COMPRAS Y administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,
240 13 Res. 469 220 - GGH NA NA
ADQUISICIONES - GCA cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño, entre
otras).

240 14 el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación de Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
ADQUISICIONES - GCA
aprendizaje tendiente al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.

240 15 trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el Res. 469 220 GGH 8 17
ADQUISICIONES - GCA Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
particular se impartan.
ADQUISICIONES - GCA
240 GRUPO DE COMPRAS Y Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
ADQUISICIONES - GCA Gestión.
240 GRUPO DE COMPRAS Y Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
ADQUISICIONES - GCA tabla de retención documental aprobada.
240 GRUPO DE COMPRAS Y Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
240 19 Res. 469 240 26 1 Inventario de transferencias primarias
ADQUISICIONES - GCA acuerdo con la TRD aprobada.
240 GRUPO DE COMPRAS Y Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
240 20 Res. 469
ADQUISICIONES - GCA que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.
240 GRUPO DE COMPRAS Y Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento
ADQUISICIONES - GCA oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora
de Planeación.

CUSTODIA
240 22 avances a través del formulario único de reporte de avances de la gestión en Res. 469
ADQUISICIONES - GCA
ADQUISICIONES - GCA
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - Participar en la programación integral y en la elaboración del anteproyecto anual de
250 1 Res. 469 OAP - Oficina Asesora de Planeación
GGF presupuesto.
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - Llevar en los libros establecidos por las normas presupuestales los registros de
250 2 Res. 469 250 48 1 Libros presupuestales (SIIF)
GGF carácter presupuestal.
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - Registrar y realizar las modificaciones presupuestales que se den en el transcurso
250 3 Res. 469 250 48 3 SECRETARIA GRAL/SIIF
GGF de la vigencia, por Decretos, Acuerdos y Resoluciones.
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA -
250 4 Controlar que la ejecución del presupuesto se cumpla con sujeción a la Ley. Res. 469 250 47 1 Ejecución Presupuestal Anual (SIIF)
GGF
Solicitar la incorporación en el presupuesto de la Entidad, los recursos que se
250 5 generen durante el año fiscal, derivados del cobro de las tarifas por la prestación de Res. 469 250 5 8 SIIF
GGF
los servicios archivísticos.
Poner a consideración de la Dirección General, los estudios y documentos que
250 6 legalmente se requieran para hacer modificaciones al presupuesto y al programa Res. 469 250 48 3 SIIF
GGF
anual de caja.
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - Expedir los certificados de disponibilidad y registro presupuestal, de conformidad
250 7 Res. 469 250 47 SIIF
GGF con la Ley Anual de Presupuesto y demás disposiciones legales vigentes.
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - Preparar conjuntamente con la Oficina de Planeación, el programa anual de caja y
250 8 Res. 469 250 5 OPA
GGF controlar que su ejecución se ajuste a los planes de acción de la entidad.
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - Elaborar los informes periódicos de ejecución presupuestal para los Organismos de
250 9 Res. 469 250 5 9 Informes a Organismos de Gestión
GGF Control y demás Entidades que lo requieran.
Constituir al cierre de la vigencia fiscal las cuentas por pagar y las reservas
250 10 presupuestales y suscribir las respectivas actas de cancelación a que haya lugar Res. 469 SIIF
GGF
durante la ejecución.
Ingresar los dineros que por cualquier concepto reciba el Archivo General de la
250 11 Nación Jorge Palacios Preciado, con base en los actos administrativos que los Res. 469 250 44 1 Comprobantes de Diario SIIF
GGF
autoricen, consignándolos diariamente y elaborando los respectivos soportes.
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - Clasificar las obligaciones de acuerdo con el rubro de financiación que le fue
250 12 Res. 469 250 44 1 Comprobantes de Diario SIIF
GGF asignada y realizar los pagos respectivos.
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - Abrir y llevar los libros auxiliares de caja, bancos, ingresos, y los demás que se
250 13 Res. 469 250 48 1 Libros presupuestales (SIIF)
GGF requieran, para el cumplimiento de las funciones del Grupo.
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - Administrar, controlar, y custodiar las correctas operaciones de cada una de las
250 14 Res. 469 250 61 Cuentas Corrientes
GGF cuentas corrientes, y de ahorro, en las cuales se ha autorizado su manejo.

250 15 Coordinar las actividades relacionadas con la gestión y el recaudo de cartera. Res. 469 250 NOVASOFT
GGF
250 16 Realizar el seguimiento y control de las comisiones pendientes de legalizar. Res. 469 250
GGF

CUSTODIA
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - Efectuar la inversión forzosa y redención en TES, según las normas establecidas
250 17 Res. 469 250 82
GGF por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la redención de los mismos.
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - Solicitar los recursos ante la DTN de acuerdo con las instrucciones y
250 18 Res. 469 250 05.61 9
GGF procedimientos establecidos por la misma.
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - Analizar mensualmente las conciliaciones bancarias y realizar las gestiones
250 19 Res. 469 250 45
GGF pertinentes para tener registrada la información de manera confiable y oportuna.
Efectuar de acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública expedido por la

250 20 Contaduría General de la Nación, el proceso contable de los hechos financieros, Res. 469 250 5 9
GGF
económicos y sociales de la Entidad.
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - Manejar los libros y documentos de contabilidad de acuerdo con el Régimen de
250 21 Res. 469 250 GGF 48 1 Libros presupuestales (SIIF)
GGF Contabilidad Pública.
250 22 Revisar la elaboración mensual de las conciliaciones bancarias. Res. 469 250 45
GGF
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - Realizar la conciliación mensual con las dependencias que alimentan el módulo de
250 23 Res. 469 250 13
GGF contabilidad y dejar como constancia un acta de conciliación.
Elaborar los estados contables e informes complementarios, con base en el registro
250 24 de las operaciones financieras, económicas y sociales planeadas y presupuestadas Res. 469 250 5 9 Informes a Organismos de Gestión
GGF
por la Entidad.
Responder por la conservación, custodia y tenencia de los libros de contabilidad y

250 25 los comprobantes de diario que hacen parte del sistema y ponerlos a disposición de Res. 469 SIIF NACION
GGF
las autoridades encargadas de ejercer el control, inspección y vigilancia.
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - Liquidar los impuestos y retenciones y verificar el cumplimiento de las obligaciones
250 26 Res. 469 250 55 Declaraciones tributarias
GGF tributarias a cargo de la Entidad.
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - Realizar las evaluaciones financieras de los procesos de contratación que adelante
250 27 Res. 469 OAJ - Oficina Asesora Jurídica
GGF la entidad.
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - Elaborar los respectivos inventarios de la documentación que produce durante su
250 28 Res. 469 250 4
GGF gestión
Asistir y participar, en representación de la entidad, en las Reuniones, Consejos,
250 29 Juntas o Comités de carácter oficial, en lo relacionado con las funciones del grupo, Res. 469 No aplica (NA) NA NA
GGF
cuando sea delegado para tal efecto.

250 30 administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades, Res. 469 220 - GGH NA NA
GGF

GGF
250 32 trabajo y dar cumplimiento a la normatividad siguiendo las directrices que sobre el Res. 469 220 GGH 8 17
GGF Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
GGF

CUSTODIA
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
GGF Gestión.
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
GGF tabla de retención documental aprobada.
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
GGF acuerdo con la TRD aprobada.
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
250 37 Res. 469 GAGD
GGF que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.
250 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA - Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento
250 38 Res. 469 No aplica (NA) OAP - Oficina Asesora de Planeación
GGF oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora
de Planeación.
GGF
Coordinar la adopción, ejecución y evaluación de la política archivística y promover
300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA
300 1 el uso de las mejores prácticas en la protección del patrimonio documental Dec. 2126
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA
archivístico.
Coordinar el Sistema Nacional de Archivos, a través de la articulación de las

300 2 acciones a cargo de las instituciones y archivos que lo conforman, garantizando la Dec. 2126 300 Coordinar
organización y fortalecimiento de los archivos de la administración pública.
Asesorar a los actores que conforman el Sistema Nacional de Archivos en la

300 3 formulación y aplicación de políticas, normas, planes, programas y procedimientos Dec. 2126 300 SUBSNA
para el fortalecimiento y consolidación de la función archivística del Estado.
Brindar asesoría técnica a las diferentes entidades, archivos e instituciones que

300 4 conformar el Sistema Nacional de Archivos para la consolidación de la Red Dec. 2126 300 14 3 Asistencia Técnica Externa
Nacional de Archivos.
Adelantar las acciones que garanticen la implementación de las iniciativas que en
300 5 materia de política archivística formule el Archivo General de la Nación Jorge Dec. 2126
Palacios Preciado.
300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA Recomendar a la Dirección General los planes, programas y proyectos para el
300 6 Dec. 2126
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA desarrollo de la política archivística.
300 7 Ejercer la inspección, vigilancia y control de la función archivística en el país. Dec. 2126 320 - GIV 90 Visita de Inspección, Vigilancia y Control.
300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA Formular programas de modernización de la función archivística del Estado y la Red
300 8 Dec. 2126 300 Red nacional de Archivos
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA Nacional de Archivos.
Diseñar y desarrollar la política archivística en materia de archivos relacionados con
300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA los derechos humanos, grupos étnicos, los derechos de las víctimas de conflicto
300 9 Dec. 2126
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA interno, así como de otros archivos especiales, sonoros, gráficos, orales y
audiovisuales.
Dirigir y coordinar las actividades de los consejos territoriales y articular y controlar
300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA el funcionamiento de los archivos generales territoriales así como velar por el
300 10 Dec. 2126 COMITÉS TÉCNICOS
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA desarrollo y funcionamiento de los comités técnicos asesores del Sistema Nacional
del Archivos.

CUSTODIA
Elaborar y ejecutar el programa de capacitación archivística dirigido a los actores

300 11 que conforman el Sistema Nacional de Archivos, para lo cual podrá celebrar los Dec. 2126 300 8 12 Programa de Capacitación Archivística
convenios con la ESAP o con entes privados u otras organizaciones.
Establecer alianzas con instituciones educativas que ofrezcan programas de

300 12 formación técnica, profesional y especializada en temas relacionados con la función Dec. 2126
archivística, que beneficien a los actores del Sistema Nacional de Archivos.
Implementar estrategias de promoción, comunicación y divulgación para informar al

300 13 ciudadano la misión del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y de Dec. 2126
las demás instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos.
Gestionar acuerdos de cooperación con los organismos de control y otras entidades

300 14 públicas para asegurar el cumplimiento de la Ley General de Archivos y en general Dec. 2126
de toda la normatividad archivística.
Orientar y apoyar a los organismos del sector público y privado que ejercen
300 15 funciones públicas, en la implementación de la política archivística y en la Dec. 2126
modernización de la función archivística del Estado.
Acompañar a las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas
300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA cuando se presente cualquier afectación al patrimonio documental y a los archivos y
300 16 Dec. 2126
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA documentos públicos, causada por acciones intencionadas, accidentales, fortuitas
o por catástrofes naturales.
Prestar servicios de capacitación, asesoría y asistencia técnica en materia de
300 17 conformación, administración y operación de archivos a otras entidades u Dec. 2126
organizaciones diferentes al sector público.
Establecer y mantener los sistemas de información necesarios para garantizar el
300 18 control y seguimiento de las acciones desarrolladas a través del Sistema Nacional Dec. 2126
de Archivos.
300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les
300 19 Dec. 2126 300 2 2 Conceptos Técnicos
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA sean solicitadas de acuerdo con su competencia.
300 SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la
300 20 Dec. 2126 No aplica (NA) NA NA
NACIONAL DE ARCHIVO - SUBSNA dependencia.
310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y Apoyar la coordinación del Sistema Nacional de Archivos, a través de la articulación
310 1 Res. 469
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA de las acciones a cargo de las instituciones y archivos que lo conforman.
Acompañar a los actores que conforman el Sistema Nacional de Archivos en la

310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y
310 2 formulación y aplicación de políticas, normas, planes, programas y procedimientos Res. 469
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA
para el fortalecimiento y consolidación de la función archivística del Estado.
Brindar capacitación, asesoría y asistencia técnica de las diferentes entidades,

310 3 archivos e instituciones que conforman el SNA para la consolidación de la Red Res. 469 310 14 3 Asistencia Técnica Externa
Nacional de Archivos.
310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y Recomendar a la Subdirección los planes, programas y proyectos para el desarrollo
310 4 Res. 469
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA de la política archivística y del Sistema Nacional de Archivos.

CUSTODIA
310 5 funciones públicas, en la implementación de la política archivística y en la Res. 469
310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y Promover la creación y el funcionamiento adecuado de las instancias asesoras del
310 6 Res. 469
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA Sistema Nacional de Archivos.
310 7 Consolidar, desarrollar y dinamizar la Red Nacional de Archivos. Res. 469 310 40 4 Red Nacional de Archivos
Coordinar las actividades de los consejos territoriales de archivos y articular
310 8 acciones con los archivos generales territoriales, así como velar por el desarrollo y Res. 469 310 Coordinar
funcionamiento de los comités técnicos asesores del SNA.
Diseñar y desarrollar el programa de capacitación archivística dirigido a los actores

310 9 que conforman el Sistema Nacional de Archivos, para lo cual podrá proponer la Res. 469 310 8 12 programa de Capacitación Archivística
celebración de convenios con la ESAP o con entes privados u otras organizaciones.
Establecer alianzas con instituciones educativas que ofrezcan programas de

310 10 formación técnica, profesional y especializada en temas relacionados con la función Res. 469
archivística, que beneficien a los actores del Sistema Nacional de Archivos.

310 11 Proponer estrategias de divulgación del Sistema Nacional de Archivos. Res. 469
310 12 control y seguimiento de las acciones desarrolladas a través del Sistema Nacional Res. 469
de Archivos.
Mantener actualizada y visualizada por página Web la información de las instancias
310 13 asesoras del SNA, en lo relacionado con comités Técnicos y Consejos Territoriales Res. 469
de Archivos.
Promover la creación de nuevos comités cuando la temática lo amerite y proponer a
310 14 la Dirección General la disolución de los mismos cuando el tema haya sido agotado Res. 469
y no se requiera la continuidad del mismo.
Presentar a la Subdirección, propuestas de Convenios de Cooperación Inter-
310 15 Institucional nacional o Internacional conducentes a aunar esfuerzos para el Res. 469
desarrollo de la misión del AGN.
310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y Diseñar y/o ajustar los indicadores de gestión y de impacto de los planes y
310 16 Res. 469
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA programas que se adelanten en el ámbito del Sistema Nacional de Archivos.
310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y Realizar el seguimiento técnico de los convenios suscritos con las demás entidades
310 17 Res. 469
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA en relación con las actividades de Capacitación y Asistencia Técnica.

310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean
310 19 Res. 469 310 2 2 Conceptos Técnicos
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA solicitadas de acuerdo con su competencia.


CUSTODIA
310 22 trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el Res. 469 220 GGH 8 17 Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA Gestión.
310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA tabla de retención documental aprobada.
310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA acuerdo con la TRD aprobada.
310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
310 27 Res. 469
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.
310 GRUPO DE ARTICULACIÓN Y Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento
DESARROLLO DEL SNA - GADSNA oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora
de Planeación.
Adelantar las acciones que garanticen la implementación de la política archivística

320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA -
320 1 que formule el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en las Res. 469
GIV
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA - Recomendar a la Subdirección los planes, programas y proyectos para el desarrollo
320 2 Res. 469
GIV de la política archivística.
320 3 Ejercer la inspección, vigilancia y control de la función archivística en el país. Res. 469 320 90 Visita de Inspección, Vigilancia y Control.
GIV
Gestionar acuerdos de cooperación con los organismos de control y otras entidades
320 4 públicas para asegurar el cumplimiento de la Ley General de Archivos y en general Res. 469
GIV
de toda la normatividad archivística.
Acompañar a las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas
320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA - cuando se presente cualquier afectación al patrimonio documental y a los archivos y
320 5 Res. 469
GIV documentos públicos, causada por acciones intencionadas, accidentales, fortuitas
o por catástrofes naturales.
GIV
de Archivos.
Llevar a cabo el monitoreo, evaluación y control de los resultados del reporte de

320 7 avances de la gestión de las entidades en el componente de gestión documental de Res. 469
GIV
la política de desarrollo administrtativo y eficiencia administrativa.

CUSTODIA
Realizar de oficio o a solicitud de parte, visitas de inspección a los archivos de la
administración pública en sus diferentes niveles, de las entidades privadas que
320 8 cumplen funciones públicas o archivos privados declarados de interés cultural o Res. 469
GIV
archivo privados que cumplen funciones públicas, donde se advierta posible peligro
de deterioro, vulneración o pérdida de los mismos.
Orientar y apoyar a los organismos de la administración pública en sus diferentes
niveles, y a las entidades privadas que cumplen funciones públicas, o archivos
320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA - privados declarados de interés cultural, en la fijación de un plan de mejoramiento
320 9 Res. 469
GIV archivístico encaminados a resolver en el corto y mediano plazo los problemas
identificados para garantizar el aseguramiento archivístico y la salvaguarda del
patrimonio documental del país.
320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA - Vigilar el cumplimiento de las funciones correspondientes a los consejos territoriales
320 10 Res. 469
GIV de archivos del SNA.
Coordinar e implementar el procedimiento sancionatorio para los organismos de la
320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA - Coordinar e implementar el procedimiento sancionatorio para los
320 11 administración pública en sus diferentes niveles, establecido por la Ley 594 de 2000 Res. 469 320
GIV organismos de la administración pública en sus diferentes niveles
y demás normatividad vigente.
Planear, programar y desarrollar procesos de auditorías archivísticas tendientes a
320 12 asegurar el cumplimiento de las disposiciones vigentes en la Ley General de Res. 469
GIV
Archivos y las demás normas reglamentarias.
Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento archivístico implementados por los
320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA - organismos del sector público y privado que cumplan funciones públicas
320 13 Res. 469
GIV relacionadas con el ejercicio de la función Archivística, objeto de la Ley 594 de
2000.
Impartir las órdenes necesarias para que suspendan de inmediato las prácticas que
320 14 amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las Res. 469
GIV
correspondientes medidas preventivas y correctivas.
Determinar las faltas en contra de los documentos y archivos públicos y los que
constituyen el patrimonio documental, las cuales serán tenidas como faltas
320 15 gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, conforme a lo Res. 469
GIV
dispuesto, en el artículo 48 de la Ley 734 de 2002 y demás normas que regulen
sobre el particular
Atender de manera inmediata denuncias o requerimientos sobre deterioro, pérdida,

320 16 tráfico, negligencia administrativa, etc. y demás situaciones que amenacen o Res. 469
GIV
vulneren la integridad de los archivos públicos y los privados de interés cultural.

320 17 Realizar de oficio o a solicitud de parte, diligencias de inspeccion Res. 469
GIV
Dar cumplimiento al Artículo 10 de la Resolución 089 del 29 de abril de 2009,

320 realizando de oficio o a solicitud de parte, diligencias de inspección, control y Res. 469
GIV
vigilancia a los responsables de los proyectos beneficiados por el programa ADAI.
Presentar a consideración de la Dirección General, la imposición de las sanciones

320 17 que por incumplimiento de la Ley General de Archivos, incurran las entidades Res. 469
GIV
vigiladas por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

CUSTODIA
Asistir y participar, en representación de la entidad, a Reuniones, Consejos, Juntas
320 18 o Comités de carácter oficial, en lo relacionado con las funciones del grupo, cuando Res. 469 No aplica (NA) NA NA
GIV
sea delegado para tal efecto.
320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA - Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les
GIV sean solicitadas de acuerdo con su competencia.

GIV

GIV
Participar en el desarrollo e implementación del programa de salud ocupacional,

320 22 ambiental, higiene y seguridad industrial y dar cumplimiento a las normas de salud Res. 469 220 GGH 8 17
GIV
ocupacional y seguir las directrices que sobre el particular se impartan. Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA - Participar activamente en el diseño de los programas de bienestar social e
320 23 Res. 469
GIV incentivos.
320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA - Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
GIV Gestión.
320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA - Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
GIV tabla de retención documental aprobada.
320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA - Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
GIV acuerdo con la TRD aprobada.
320 GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA - Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
320 27 Res. 469
GIV que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.
Participar activamente en el diseño del Plan General de Compras, el Plan de Acción
320 28 y el plan de presupuesto del grupo, así como dar cumplimiento oportuno a dicho Res. 469
GIV
planes.
GIV
Diseñar, proponer y desarrollar la política archivística en materia de archivos
330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y relacionados con los derechos humanos, grupos étnicos, los derechos de las
330 1 Res. 469
DDHH - GAEDH víctimas del conflicto interno, así como de otros archivos especiales, sonoros,
gráficos, orales y audiovisuales.
330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y Recomendar a la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos los planes,
330 2 Res. 469
DDHH - GAEDH programas y proyectos para el desarrollo de la política archivística en esta materia.

330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y
DDHH - GAEDH
de Archivos.
Participar y promover la construcción de los lineamientos de política sobre la
330 4 conservación y difusión del patrimonio documental étnico del país y de archivos Res. 469
DDHH - GAEDH
relacionados con la ley de víctimas y derechos humanos.

CUSTODIA
Diseñar y desarrollar el registro de Archivos Étnicos de interes y de archivos
330 5 relacionados con la ley de victimas y derechos humanos del Sistema Nacional de Res. 469
DDHH - GAEDH
Archivos.
Proyectar, desarrollar y recomendar acciones para la recuperación, preservación,
330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y conservacion y custodia del patrimonio documental étnico y de archivos
330 6 Res. 469
DDHH - GAEDH relacionados con la ley de víctimas y derechos humanos, para garantizar su
consulta por los usuarios y/o partes interesadas.
Diseñar y desarrollar el registro de archivos étnicos de interés y de archivos
330 7 relacionados con la Ley de Víctimas y Derechos Humanos del Sistema Nacional de Res. 469
DDHH - GAEDH
Archivos.
Participar e implementar las metodologías para garantizar la publicación y
330 8 actualización permanente del registro de archivos étnicos de interés y de archivos Res. 469
DDHH - GAEDH
relacionados con la Ley de Víctimas y Derechos Humanos.
Promover y coordinar las investigaciones que permitan identificar estrategias para la
330 9 protección utilización adecuada de los archivos étnicos de interés y de archivos Res. 469
DDHH - GAEDH
Conceptuar sobre la declaratoria de bienes de interés cultural, de archivos étnicos

330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y de interés y de archivos relacionados con Ley de Víctimas y Derechos Humanos.
DDHH - GAEDH Promover o llevar a cabo trabajos de investigación sobre archivos étnicos y archivos
330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean
DDHH - GAEDH solicitadas de acuerdo con su competencia.
Asistir y participar, en representación de la entidad, en las Reuniones, Consejos,
330 12 Juntas o Comités de carácter oficial, en lo relacionado con las funciones del grupo, Res. 469 No aplica (NA) NA NA
DDHH - GAEDH
cuando sea delegado para tal efecto.

DDHH - GAEDH

DDHH - GAEDH
Participar en el desarrollo e implementación del programa de salud ocupacional,

330 15 ambiental, higiene y seguridad industrial y dar cumplimiento a las normas de salud Res. 469 220 GGH 8 17
DDHH - GAEDH
ocupacional y seguir las directrices que sobre el particular se impartan. Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y Participar activamente en el diseño de los programas de bienestar social e
330 16 Res. 469
DDHH - GAEDH incentivos.
330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
DDHH - GAEDH Gestión.
330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
DDHH - GAEDH tabla de retención documental aprobada.
330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
DDHH - GAEDH acuerdo con la TRD aprobada.

CUSTODIA
330 GRUPO DE ARCHIVOS ÉTNICOS Y Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
330 20 Res. 469
DDHH - GAEDH que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.
Participar activamente en el diseño del Plan General de Compras, el Plan de Acción
330 21 y el plan de presupuesto del grupo, así como dar cumplimiento oportuno a dicho Res. 469
DDHH - GAEDH
planes.
DDHH - GAEDH
Asesorar a las dependencias de la entidad y a las instituciones públicas y privadas
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE que cumplen funciones públicas en la formulación y aplicación de políticas, normas,
400 LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y 1 planes, programas y procedimientos para la modernización de los archivos públicos Res. 469 SUBTIADE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE del país y la gestión documental, a través del uso de tecnologías de la información y
las comunicaciones.
Prestar servicios de asesoría a instituciones públicas y privadas en la formulación y
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE
aplicación de políticas, normas, planes, programas y procedimientos para la
400 LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y 2 Res. 469
modernización de archivos y la gestión documental a través del uso de tecnologías
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE
de la información y las comunicaciones.
Proponer a la Dirección General la formulación de los lineamientos de la política
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE archivística en materia del documento electrónico y en la aplicación de las
400 LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y 3 tecnologías de la información en la gestión documental de las entidades públicas y Res. 469
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE privadas que cumplen funciones públicas, en los diferentes niveles de la
administración.
Fomentar la adopción de estándares que contribuyan al trabajo interinstitucional en
gestión documental electrónica, gestión de archivos electrónicos y en la distribución
e intercambio de documentos electrónicos entre los diferentes sistemas de
información del Estado.
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE Dirigir y controlar el desarrollo de directrices, lineamientos, políticas, parámetros,
400 LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y 5 normas y estándares para la automatización, digitalización y microfilmación segura Res. 469
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE de los archivos administrativos y patrimoniales del país.
Realizar estudios técnicos para la adopción de nuevas tecnologías encaminadas a
la implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos.
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE Proponer e implementar estrategias institucionales para la preservación a largo
400 LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y 7 plazo de documentos electrónicos y la conversión digital de soportes impresos, Res. 469
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE sonoros, audiovisuales, fílmicos, magnéticos y en otros soportes.
Promover el desarrollo y aplicación de nuevas tecnologías en la gestión documental
del Estado.
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE Orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas en la
400 LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y 9 utilización de tecnologías de la información en proyectos archivísticos y de gestión Res. 469
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE documental.
Formular lineamientos relacionados con el documento electrónico y su aplicación en
todas las entidades del Estado.

CUSTODIA
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE Apoyar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas en la
400 LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y 11 adopción de las políticas de tecnologías de la información y comunicación que Res. 469
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE permitan la modernización de la gestión documental del Estado.
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE Administrar la plataforma gubernamental para la gestión de documentos

400 LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y 12 electrónicos de archivo y prestar asistencia técnica a las entidades en materia de Res. 469 400 14 3 Asistencia Técnica Externa
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE gestión de documentos y archivos electrónicos.
Fomentar la investigación en materia de gestión de documentos electrónicos y
conceptuar sobre las mejores prácticas y tecnologías aplicables en esta materia.
Dirigir el observatorio de tecnologías de la información en materia de gestión de
información y documentos electrónicos.
400 SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE Adelantar las gestiones necesarias para garantizar la implementación y el desarrollo
400 LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y 15 del Sistema Nacional de Archivos Electrónicos – SINAE y del Archivo Nacional Res. 469
DOCUMENTOS ELECTRÓNICO - SUBTIADE Digital en el marco del Sistema Nacional de Archivos.
Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les
400 LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y 16 Res. 469 400 2 2 Conceptos Técnicos
sean solicitadas, de acuerdo con su competencia.
400 LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Y 17 Res. 469 No aplica (NA) NA NA
dependencia.
Recomendar a la Dirección General la formulación y aplicación de políticas, normas,

410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
410 1 planes, programas y procedimientos para la modernización de archivos y gestión Res. 469
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE
documental a través del uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.
Proponer la formulación de los lineamientos de la política archivística en materia del

410 2 documento electrónico en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones Res. 469
públicas, en los diferentes niveles de la administración.
Fomentar la adopción de estándares que contribuyan al trabajo interinstitucional en
410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS gestión documental electrónica, gestión de archivos electrónicos y en la distribución
410 3 Res. 469
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE e intercambio de documentos electrónicos entre los diferentes sistemas de
información del Estado.
410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Realizar estudios técnicos e investigaciones relativas a la implementación sistemas
410 4 Res. 469
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE de gestión de documentos electrónicos en las diferentes entidades del Estado.
Orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en la

410 5 utilización de tecnologías de la información en proyectos archivísticos y de gestión Res. 469
documental.
410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Formular lineamientos relacionados con la seguridad, interoperabilidad y migración
410 6 Res. 469
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE de documentos electrónicos en las diferentes entidades del Estado.
Apoyar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas en la
410 7 adopción de las políticas de Seguridad, Interoperabilidad y Migración de Res. 469
Documentos Electrónicos del Estado.

CUSTODIA
Proponer los procesos de Seguridad, Interoperabilidad y Migración de Documentos
410 8 Electrónicos declarados patrimonio documental, de acuerdo con la normatividad Res. 469
legal vigente.
410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Apoyar al Grupo de Sistemas en la administración de la página WEB aplicando las
410 9 Res. 469
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE directrices de gobierno en línea.
410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Fomentar la investigación en materia de gestión de documentos electrónicos y
410 10 Res. 469
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE conceptuar sobre las mejores prácticas y tecnologías aplicables en esta materia.
410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Administrar la plataforma gubernamental para la gestión de documentos
410 11 Res. 469 410 14 3 Asistencia Técnica Externa
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE electrónicos de archivo y prestar asistencia técnica a las entidades en esta materia.
Proponer mecanismos tecnológicos para la conversión o migración de documentos

410 12 electrónicos textuales, sonoros, audiovisuales, filmicos, magnéticos y entre otros Res. 469
soportes.
Llevar a cabo procesos de investigación acerca de las directrices, lineamientos,
410 13 poiíticas, parámetros, normas y estándares para seguridad, interoperabilidad y Res. 469
migración de documentos electrónicos.
Apoyar los convenios y contratos de asistencia técnica que suscriba el Archivo
410 14 General de la Nación con entidades públicas y privadas, relacionados con las Res. 469
funciones del grupo.
Apoyar procesos de inspección, vigilancia y control que adelante el Archivo General
410 15 de la Nación a través de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos Res. 469
relacionados con las funciones del grupo.
Adelantar las gestiones necesarias para garantizar la implementación y el desarrollo
410 16 del Sistema Nacional de Archivos Electrónicos – SINAE y del Archivo Nacional Res. 469
Digital en el marco del Sistema Nacional de Archivos.
410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE solicitadas de acuerdo con su competencia.
410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias,
410 19 Res. 469 220 - GGH NA NA
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE incapacidades, cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del
desempeño entre otras).
410 21 trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el Res. 469 220 GGH 8 17 Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Apoyar las capacitaciones que que adelante la Subdirección del Sistema Nacional
410 22 Res. 469
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE de Archivos.

CUSTODIA
410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE Gestión.
410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE tabla de retención documental aprobada.
410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE acuerdo con la TRD aprobada.
410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
410 27 Res. 469
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.
410 GRUPO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Acción Institucional y el Plan de Acción de Grupo, así como dar cumplimiento a
Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS -GGDAE dichos planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora de
Planeación.
420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y Proponer a la Dirección General los lineamientos relacionados con los sistemas de
420 1 Res. 469
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT reprografía y su aplicación en todas las entidades del Estado.
Proponer a la Dirección General el desarrollo de directrices, lineamientos, políticas,

420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y
420 2 parámetros, normas y estándares para la automatización, digitalización y Res. 469
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT
microfilmación segura de los archivos administrativos y patrimoniales del país.
Proponer e implementar estrategias institucionales para la preservación a largo

420 3 plazo de documentos electrónicos y la conversión digital de soportes impresos, Res. 469 GODR
sonoros, audiovisuales, fílmicos, magnéticos y en otros soportes.
420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y Promover el desarrollo y aplicación de nuevas tecnologías en la gestión documental
420 4 Res. 469
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT del Estado.
420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y Proponer los procesos de Reprografía y Automatización del patrimonio documental
420 5 Res. 469
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT de acuerdo con normas nacionales e internacionales.
Promover y apoyar la investigación en materia de gestión de documentos
420 6 electrónicos y conceptuar sobre las mejores prácticas y tecnologías aplicables en Res. 469
esta materia.
420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y Apoyar la implementación y desarrollo del Sistema Nacional de Archivos
420 7 Res. 469
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT Electrónicos – SINAE y del Archivo Nacional Digital.
420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT sean solicitadas, de acuerdo con su competencia.
Apoyar en los procesos de asistencia técnica y asesoría en materia de reprografía y
420 9 automatización dirigida a las instituciones del estado y ciudadanía en general que lo Res. 469 420 14 3 Asistencia Técnica Externa
solicite.
420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y Brindar las asesorías que sobre microfilmación y digitalización requieran las
420 10 Res. 469 420 Asistencia Técnica Externa
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT instituciones que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos. 14 3
420 11 Asistir y participar, en las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA

CUSTODIA
420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades,
420 12 Res. 469 220 - GGH NA NA
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño entre
otras).
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
420 15 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la Entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos
420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT Gestión.
420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT tabla de retención documental aprobada.
420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT acuerdo con la TRD aprobada.
420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
420 19 Res. 469
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.
420 GRUPO DE PRESERVACIÓN DIGITAL Y Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento
MEDIOS TÉCNICOS - GPDMT oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora
de Planeación.
Acompañar a las instituciones públicas y privadas que cumplen funciones públicas,

430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN
en la formulación y aplicación de políticas, normas, planes, programas y
430 DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 1 Res. 469
procedimientos para la modernización de los archivos públicos del país a través del
ARCHIVÍSTICA - GIATIA
uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN Prestar asistencia técnica a las entidades públicas y privadas que cumplen
430 DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 2 funciones públicas en la formulación de proyectos de innovación para la Res. 469
ARCHIVÍSTICA - GIATIA modernización de la función archivística del Estado.
Generar conocimientos metodológicos y promover iniciativas innovadoras en
materia de gestión documental en las entidades del Estado.
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN Brindar asesoría y asistencia técnica a instituciones públicas en la formulación y
430 DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 4 ejecución de proyectos de innovación para la modernización de los archivos Res. 469 430 14 3 Asistencia Técnica Externa
ARCHIVÍSTICA - GIATIA públicos y la gestión documental.

CUSTODIA
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN Llevar a cabo traducciones, así como investigaciones sobre estándares, normas
430 DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 5 técnicas y mejores prácticas que contribuyan a modernizar la gestión documental Res. 469
ARCHIVÍSTICA - GIATIA en el Estado.
Conceptuar sobre las implicaciones que tiene adoptar nuevas tecnologías de la
información en las entidades del Estado en materia de gestión documental.
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN Promover entre las diferentes entidades que conforman el Sistema Nacional de
430 DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 7 Archivos, la formulación de proyectos de innovación tecnológica en los diferentes Res. 469
ARCHIVÍSTICA - GIATIA aspectos de la función archivística.
Investigar sobre el impacto que tienen las tecnologías de la información y las
comunicaciones en la gestión documental y proponer metodologías que faciliten la
apropiación tecnológica en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas.
Fomentar la adopción de proyectos de innovación que contribuyan al trabajo
interinstitucional en gestión documental.
Evaluar el desarrollo de modelos de innovación y apropiación de tecnologías de la
información en los archivos administrativos e históricos.
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN Estudiar diferentes alternativas de software de código abierto que puedan ser
430 DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 11 utilizadas por entidades del Estado y desarrollar versiones que puedan distribuirse a Res. 469
ARCHIVÍSTICA - GIATIA las entidades que las soliciten.
Realizar estudios técnicos para la adopción de nuevas tecnologías encaminadas a
su implementación en archivos públicos.
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN Promover el desarrollo y aplicación de modelos de innovación y apropiación de
430 DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 13 tecnologías en materia la gestión documental en las diferentes entidades del Res. 469
ARCHIVÍSTICA - GIATIA Estado.
Orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas acerca
de la utilización de tecnologías de la información en proyectos archivísticos.
Formular lineamientos sobre apropiación de tecnologías de la información en los
procesos archivísticos en las entidades del Estado.
Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean
430 DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 16 Res. 469 430 2 2 Conceptos Técnicos
solicitadas, de acuerdo con su competencia.
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN Apoyar los convenios y contratos de asistencia técnica que suscriba el Archivo
430 DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 17 General de la Nación con entidades públicas y privadas relacionados con las Res. 469
ARCHIVÍSTICA - GIATIA funciones del grupo.
430 DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 18 Asistir y participar, a las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA Asistir a reuniones

CUSTODIA
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones
430 DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 19 administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades, Res. 469
ARCHIVÍSTICA - GIATIA cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con
430 DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 20 el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente Res. 469
ARCHIVÍSTICA - GIATIA al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el
430 DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 21 trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el Res. 469
ARCHIVÍSTICA - GIATIA particular se impartan.
Dirigir el observatorio de tecnologías de la información en materia de gestión
documental.
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN Adelantar las gestiones necesarias para garantizar la implementación y el desarrollo
430 DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 23 del Sistema Nacional de Archivos Electrónicos -SINAE y del Archivo Nacional Digital Res. 469
ARCHIVÍSTICA - GIATIA en el marco del Sistema Nacional de Archivos.
430 DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 24 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469
430 DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 25 Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
Gestión.
430 DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 26 Res. 469 430
430 DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 27 Res. 469 430 26 1 Inventario de transferencias primarias
Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento a
dichos planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora de
Planeación.
430 GRUPO INNOVACIÓN Y APROPIACIÓN Dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión y reportar
430 DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 29 oportunamente los avances a través del formulario único de reporte de avances de Res. 469
ARCHIVÍSTICA - GIATIA la gestión en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.
430 DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 30 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
Proponer a la Dirección General la formulación y aplicación de políticas, normas,

500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL planes, programas, proyectos y procedimientos para salvaguardar, proteger,
500 1 Res. 469
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD recuperar, conservar, sostener y divulgar el patrimonio archivístico y documental de
la Nación y su disponibilidad para el servicio de la comunidad.

CUSTODIA
Emitir concepto acerca de las tablas de retención documental y las tablas de
500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL
500 2 valoración documental que sean sometidas a consideración del Comité Evaluador Res. 469 500 2 2 Conceptos Técnicos TRD - TVD
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD
de Documentos.
500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL Proponer espacios y mecanismos de participación que posibiliten acuerdos
500 3 Res. 469
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD estratégicos para el adecuado manejo del patrimonio documental del país.
Diseñar estrategias y programas en materia de protección, conservación,
500 4 recuperación y divulgación del patrimonio documental del país, conservado en Res. 469
archivos públicos y privados.
500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL Planear y coordinar las acciones necesarias para la recuperación, preservación y
500 5 Res. 469
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD custodia del patrimonio documental de la Nación.
Desarrollar los diferentes procesos técnicos tendientes a la organización,

500 6 descripción, conservación, reproducción, divulgación y servicio de los documentos Res. 469 530 GODR
que conserva el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL Conceptuar sobre la declaratoria como bienes de interés cultural, de archivos
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD públicos y privados.
Coordinar las acciones para el registro de archivos tanto públicos como privados
500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL declarados de interés cultural, incluyendo los archivos históricos o patrimoniales
500 8 Res. 469 530
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos y coordinar el Censo Nacional de
Archivos.
Expedir las certificaciones, informes y copias auténticas de los documentos que

500 9 reposan en los fondos documentales del Archivo General de la Nación Jorge Res. 469
Palacios Preciado, que sean requeridos por las autoridades y los particulares.
Conceptuar sobre los valores secundarios de los documentos y coordinar las

500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL transferencias de los documentos de valor histórico que deban hacer las entidades
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD públicas de acuerdo con las tablas de retención o valoración documental, así como
sobre las donaciones y legados de archivos privados.
Realizar el avalúo y emitir el concepto técnico acerca de las donaciones y legados
500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL de archivos, colecciones documentales ó documentos de valor patrimonial
500 11 Res. 469
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD susceptibles de ser entregados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado.
Realizar trabajos de investigación a partir de los documentos que se conservan en

500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado ó en otros archivos
500 12 Res. 469 SALA
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD públicos y privados de interés cultural, histórico, técnico o científico, así como
desarrollar investigaciones en los diferentes campos de su competencia.
Coordinar investigaciones que permitan identificar los archivos y fondos

500 13 documentales de valor patrimonial para facilitar su preservación, conservación, Res. 469
recuperación, divulgación y custodia.
500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL Divulgar el patrimonio documental que conserva el Archivo General de la Nación
500 14 Res. 469 SALA
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD Jorge Palacios Preciado y otros archivos del Sistema Nacional de Archivos.
500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD sean solicitadas, de acuerdo con su competencia.

CUSTODIA
500 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la
PATRIMONIO DOCUMENTAL - SUBGPD dependencia.
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y Proponer a la Subdirección y al Dirección General políticas, normas, planes,
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 1 programas, proyectos y procedimientos para recuperar y conservar el patrimonio Res. 469
DOCUMENTAL - GCRPD archivístico y documental de la Nación y el que conserva el AGN.
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
Proponer espacios y mecanismos de participación que posibiliten acuerdos
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 2 Res. 469 SUBGPD
estratégicos para el adecuado manejo del patrimonio documental del país.
DOCUMENTAL - GCRPD
Diseñar estrategias y programas en materia de conservación y recuperación del
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 3 Res. 469
patrimonio documental del país, conservado en archivos públicos y privados.
DOCUMENTAL - GCRPD
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y Desarrollar los parámetros, normas y estándares a seguir para la preservación,
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 4 conservación preventiva, restauración y protección de los archivos administrativos y Res. 469
DOCUMENTAL - GCRPD patrimoniales del país en todos los formatos y soportes.
Establecer mediante diagnósticos periódicos, los criterios, niveles y prioridades de

intervención, así como diseñar de programas específicos y los requerimientos para
su implementación sobre el acervo documental del Archivo General de la Nación
DOCUMENTAL - GCRPD
Jorge Palacios Preciado .
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y Adelantar las acciones de preservación, conservación y restauración que requieran
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 6 el acervo documental del Archivo General de la Nación y aquellos documentos o Res. 469
DOCUMENTAL - GCRPD fondos que le sean entregados en custodia.
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y Formular y diseñar el Sistema Integrado de Conservación del AGN articulado con el
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 7 Plan Archivístico Institucionale y trabajar coordinadamente en este propósito con el Res. 469
DOCUMENTAL - GCRPD Grupo de Archivo y Gestión documental.
Proponer los lineamientos de la política archivística para la protección del
patrimonio documental y los archivos históricos públicos y privados.
DOCUMENTAL - GCRPD
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y Coordinar, dirigir, asesorar y verificar los trabajos técnicos de restauración y
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 9 conservación documental que se lleven a cabo en los diferentes proyectos Res. 469 510 COORDINAR
DOCUMENTAL - GCRPD archivísticos que le sean encomendados.
Formular, gestionar y ejecutar planes y proyectos de intervención e investigación
que contribuyan a la recuperación integral del patrimonio documental de la Nación.
DOCUMENTAL - GCRPD
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y Proponer, elaborar e implementar nuevos métodos y técnicas científicas que
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 11 contribuyan al desarrollo y fortalecimiento del trabajo interdisciplinario relacionado Res. 469
DOCUMENTAL - GCRPD con la conservación y la restauración del patrimonio documental.
Proponer e implementar nuevas metodologías para los tratamientos de diagnóstico,
restauración, conservación y preservación de los documentos archivísticos.
DOCUMENTAL - GCRPD
Apoyar las labores de asistencia técnica que sean solicitadas al AGN en materia de
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 13 Res. 469 510 14 3 Asistencia Técnica Externa
preservación, conservación y restauración.
DOCUMENTAL - GCRPD

CUSTODIA
Emitir los conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 14 Res. 469 510 2 2 Conceptos Técnicos
DOCUMENTAL - GCRPD
Conceptuar sobre la declaratoria de bienes de interés cultural, de archivos públicos
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 15 Res. 469 500 2 2 Conceptos Técnicos
y privados.
DOCUMENTAL - GCRPD
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y Supervisar las labores de tratamiento de las unidades de conservación en depósitos
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 16 del AGN y tomar las medidas preventivas y correctivas que se consideren Res. 469 No aplica (NA) NA NA
DOCUMENTAL - GCRPD necesarias, al igual que formular planes de contingencia.
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y Proponer e implantar lineas de investigación que deban ser ejecutadas en los
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 17 diferentes campos de la disciplina, con miras a desarrollar procesos de innovación Res. 469
DOCUMENTAL - GCRPD en la recuperación y protección del patrimonio documental.
Proponer y participar en la elaboración de publicaciones y material didáctico
relacionados con el adecuado manejo de los documentos archivísticos.
DOCUMENTAL - GCRPD
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y Diseñar e implementar programas de sensibilización, difusión y capacitación en
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 19 conservación del material documental interno y externo para funcionarios y Res. 469
DOCUMENTAL - GCRPD entidades públicas o privadas.
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 20 Asistir y participar en las reuniones que le sean requeriidas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
DOCUMENTAL - GCRPD
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 21 administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades, Res. 469 220 - GGH NA NA
DOCUMENTAL - GCRPD cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 22 el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
DOCUMENTAL - GCRPD al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
510 GRUPO DE CONSERVACIÓN Y Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 23 trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el Res. 469 220 GGH 8 17
DOCUMENTAL - GCRPD particular se impartan. Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 24 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos
DOCUMENTAL - GCRPD
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 25 Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
Gestión.
DOCUMENTAL - GCRPD
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 26 Res. 469 210 GAGD 27 Tablas de Retención Documental Institucional
DOCUMENTAL - GCRPD
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 27 Res. 469 510 26 1 Inventario de transferencias primarias
DOCUMENTAL - GCRPD

CUSTODIA
DOCUMENTAL - GCRPD
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 29 Res. 469 No aplica (NA)
DOCUMENTAL - GCRPD
de Planeación.
510 RESTAURACIÓN DEL PATRIMONIO 30 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
DOCUMENTAL - GCRPD
Prestar los servicios al público y facilitar el acceso a la información y documentos
520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS
520 1 que hacen parte del patrimonio documental del país conservados en el Archivo Res. 469
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH
General de la Nación.
Administrar la Biblioteca especializada de la Entidad, controlar el inventario de las
520 2 colecciones y mantener actualizado el catálogo automatizado de esta unidad de Res. 469 520 26 5 Inventario de material bibliográfico
información.
Proponer a la Subdirección y a la Dirección General políticas, normas, planes,
520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS programas, proyectos y procedimientos para salvaguardar, proteger y divulgar el
520 3 Res. 469
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH patrimonio archivístico y documental de la Nación y su disponibilidad para el
servicio de la comunidad.
520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS Proponer espacios y mecanismos de participación que posibiliten acuerdos
520 4 Res. 469
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH estratégicos para el adecuado manejo del patrimonio documental del país.
520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS Conceptuar sobre la declaratoria como bienes de interés cultural, de archivos
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH públicos y privados.
Adelantar las acciones para el registro de archivos tanto públicos como privados
520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS declarados de interés cultural, incluyendo los archivos históricos o patrimoniales
520 6 Res. 469
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH que hacen parte del Sistema Nacional de Archivo en coordinación con el Grupo de
Organización, Descripción y Reprografía.
520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS Proponer los lineamientos de la política Archivística para la protección del
520 7 Res. 469
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH patrimonio documental y los archivos historícos públicos y privados.
Expedir las certificaciones, informes y copias auténticas de los documentos que

520 8 reposan en los fondos documentales del Archivo General de la Nación Jorge Res. 469
Palacios Preciado, que sean requeridos por las autoridades y los particulares.
Realizar trabajos de investigación a partir de los documentos que se conservan en

520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado ó en otros archivos
520 9 Res. 469
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH públicos y privados de interés cultural, histórico, técnico o científico, así como
desarrollar investigaciones en los diferentes campos de su competencia.
520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS Coordinar investigaciones que permitan identificar los archivos y fondos
520 10 Res. 469
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH documentales de valor patrimonial para facilitar su divulgación y custodia.
520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS Divulgar el patrimonio documental que conserva el Archivo General de la Nación
520 11 Res. 469
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH Jorge Palacios Preciado y otros archivos del Sistema Nacional de Archivos.

CUSTODIA
520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH solicitadas, de acuerdo con su competencia.
Planear y coordinar la custodia del acervo documental que conforma al patrimonio
520 13 documental del país, conservado en el Archivo General de la Nación.Archivo Res. 469
General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Desarrollar todas las actividades tendientes a la elaboración y actualización de los
instrumentos de consulta y generación de catálogos e índices para los fondos
520 14 documentales transferidos y aquellos en custodia que carecen de descripción, Res. 469
garantizando la disposición de los instrumentos de consulta y el almacenamiento de
los mismos.
520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS Promover entre los usuarios e investigadores el uso adecuado de los fondos
520 15 Res. 469
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH documentales del Archivo General de la Nación.
Desarrollar y mantener actualizada una red de investigadores de archivos históricos
520 16 y las bases de datos que conserven la información del carné único de Investigador, Res. 469
así como expedir los mismos.
Proponer temas para las Muestras y Exposiciones Documentales a realizar por el
520 17 Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, de documentos de los Res. 469
fondos y adelantar su búsqueda y localización.
520 18 Coordinar la atención de visitas guiadas a las instalaciones del AGN. Res. 469 520 33 3 VISITAS GUIADAS
520 19 Asistir y participar las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA


DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
520 24 Res. 469 110 - OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH Gestión.
520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH tabla de retención documental aprobada.
520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH acuerdo con la TRD aprobada.
520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
520 27 Res. 469
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.

CUSTODIA
520 GRUPO DE INVESTIGACIÓN Y FONDOS Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento
DOCUMENTALES HISTÓRICOS - GIFDH oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora
de Planeación.
Dar cumplimiento al Modelo Ingrado de Planeación y Gestión y reportar
Proponer a la Subdirección y a la Dirección General políticas, normas, planes,
530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN, programas, proyectos, estrategias y procedimientos para recuperar, sostener y
530 1 Res. 469
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR divulgar el patrimonio archivístico y documental de la Nación y su disponibilidad
para el servicio de la comunidad.
530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN, Proponer espacios y mecanismos de participación que posibiliten acuerdos
530 2 Res. 469
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR estratégicos para el adecuado manejo del patrimonio documental del país.
530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN, Participar y promover la construcción de los lineamientos de política sobre la
530 3 Res. 469
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR organización, descripción y reprografía del patrimonio documental del país.
Proyectar, desarrollar y recomendar acciones para la recuperación, preservación y
530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN,
530 4 custodia del patrimonio documental electrónico de la nación, para garantizar su Res. 469
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR
consulta por los usuarios y/o partes interesadas.
Coordinar las acciones para el registro de archivos tanto públicos como privados
530 5 declarados de interés cultural, incluyendo los archivos históricos o patrimoniales Res. 469
que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos.
530 6 Coordinar el desarrollo del Censo Nacional de Archivos Res. 469 530 Censo Nacional de Archivos
Participar e implementar las metodologías para garantizar la publicación y
530 7 actualización permanente del registro de archivos tanto públicos como privados de Res. 469
interés cultural.
Promover y coordinar las investigaciones que permitan identificar estrategias para la
utilización adecuada de los recursos archivísticos, la preservación, conservación,
530 8 rehabilitación y optimización de los documentos en custodia, así como de la calidad Res. 469
y su oferta, previniendo y mitigando el impacto de las labores operacionales y de
servicios.
530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN, Proyectar y emitir los conceptos los conceptos técnicos que le sean requeridos en
530 9 Res. 469
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR cumplimiento de las funciones de la dependencia.
530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN, Promover o llevar a cabo trabajos de investigación a partir de los documentos que
530 10 Res. 469
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR se conservan en el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Promover a la dirección General el programa de microfilmación y digitalización de

530 11 los fondos documentales del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Res. 469
Preciado, para determinar los recursos materiales y fisicos necesarios.
Administrar los procesos de microfilmación, automatización de archivos, producción
530 12 de audiovisuales y prestación de los servicios reprográficos, del Archivo General de Res. 469
la Nación.

CUSTODIA
Apoyar los procesos de microfilmación y digitalización que requiera el Grupo de

530 13 Archivo y Gestión documental y la Subdirección de asistencia Técnica y Proyectos Res. 469
Archivísticosen desarrollo de los contratos o conveniosinteradministrativos.
530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN, Desarrollar la microfilmación y la digitalización de archivos históricos regionales que
530 14 Res. 469
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR se realicencon el apoyo del Archivo General de la Nación.
530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN, Administrar los procesos de reprografía del Patrimonio Documental que custodia el
530 15 Res. 469
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR AGN.
530 16 Asistir y participar, en las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA


530 18 el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación de Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
aprendizaje tendiente al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.

DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN, Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR Gestión.
530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN, Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR tabla de retención documental aprobada.
530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN, Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR acuerdo con la TRD aprobada.
530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN, Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
530 24 Res. 469
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.
530 GRUPO DE ORGANIZACIÓN, Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento
DESCRIPCIÓN y REPROGRAFÍA - GODR oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora
de Planeación.
540 GRUPO DE EVALUACIÓN Proponer a la Subdirección y a la Dirección General políticas, normas, planes,
540 DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS 1 programas, proyectos y procedimientos para salvaguardar, proteger, recuperar, Res. 469
SECUNDARIAS - GEDTS conservar, sostener y divulgar el patrimonio archivístico y documental de la Nación.
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL Emitir conceptos acerca de las tablas de retención documental y las tablas de
540 Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS - 2 valoración documental que sean sometidas a consideración del Comité Evaluador Res. 469 540 2 2 Conceptos Técnicos TRD - TVD
GEDTS de Documentos.

CUSTODIA
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL
Proponer espacios y mecanismos de participación que posibiliten acuerdos
540 Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS - 3 Res. 469
estratégicos para el adecuado manejo del patrimonio documental del país.
GEDTS
Proponer los lineamientos de la política archivística para la protección del
patrimonio documental y los archivos históricos públicos y privados.
GEDTS
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL Desarrollar directrices, lineamientos, políticas, parámetros, normas y estándares a
540 Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS - 5 seguir para la evaluación y transferencia de los acervos documentales que hagan Res. 469
GEDTS parte del patrimonio documental del país.
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL Gestionar el acompañamiento en la elaboración de las tablas de retención
540 Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS - 6 documental y las tablas de valoración documental de conformidad con las Res. 469
GEDTS disposiciones legales vigentes.
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL Planear y coordinar la transferencia y custodia del patrimonio documental de la
540 Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS - 7 nación de acuerdo con las TRD y TVD aprobadas por el AGN, los Consejos Res. 469
GEDTS Territoriales de Archivos y Comités Internos de Archivo.
Promover la recuperación de archivos y conceptuar sobre la adquisición,
duplicación, valoración y selección de archivos privados.
GEDTS
Conceptuar sobre la declaratoria de bienes de interés cultural, de archivos públicos
540 Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS - 9 Res. 469 540 2 2 Conceptos Técnicos
y privados.
GEDTS
Conceptuar sobre los valores secundarios de los documentos y coordinar las
transferencias de los documentos de valor histórico que deban hacer las entidades
públicas de acuerdo con las tablas de retención o valoración documental, así como
GEDTS
sobre las donaciones y legados de archivos privados.
Realizar el avalúo y emitir el concepto técnico acerca de las donaciones y legados
de archivos, colecciones documentales ó documentos de valor patrimonial
susceptibles de ser entregados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios
GEDTS
Preciado.
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL Analizar y conceptuar sobre las solicitudes de declaratoria de Bienes de Interés
540 Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS - 12 Cultural para bienes archivísticos, de acuerdo con la Ley de Patrimonio y demás Res. 469
GEDTS normas reglamentarias. FUNCION REPETIDA
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL Analizar y conceptuar sobre los PEMP (Planes Especiales de manejo y Protección
540 Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS - 13 de documentos) presentados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Res. 469
GEDTS Preciado de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Ministerio de Cultura.

Administrar el Registro Único de Series Documentales que reporten todas las
540 Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS - 14 Res. 469 540 72 / 79 2 Registro Único de Series Documentales TRD TVD
entidades públicas a nivel nacional y territorial.
GEDTS
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL Informar al AGN sobre el incumplimiento de los plazos para realizar las
540 Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS - 15 transferencias documentales secundarias tanto al AGN como a los demás archivos Res. 469 REVISAR SI ES A LA SUBGPD Y/O A LA DG QUE SE LE DEBE
GEDTS generales territoriales para establecer las sanciones a que haya lugar. INFORMAR, O A OTRO GRUPO

CUSTODIA
Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean
GEDTS
540 Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS - 17 Asistir y participar, en las reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
GEDTS
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL Reportar oportunamente al Grupo de Gestión Humana las situaciones
540 Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS - 18 administrativas de los funcionarios del Grupo (Vacaciones, licencias, incapacidades, Res. 469 220 - GGH NA NA
GEDTS cumplimiento de horario de trabajo, permisos y evaluación del desempeño).
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL Presentar anualmente los proyectos de aprendizaje en equipo de conformidad con
540 Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS - 19 el procedimiento establecido para tal fin, en caso de requerir capacitación tendiente Res. 469 220 GGH 8 6 Plan Institucional de Capacitación - PIC
GEDTS al cumplimiento de los objetivos o planes de la dependencia.
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL Participar en el desarrollo e implementación del sistema de seguridad y salud en el
540 Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS - 20 trabajo y dar cumplimiento a su normatividad siguiendo las directrices que sobre el Res. 469 220 GGH 8 17
GEDTS particular se impartan. Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
540 Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS - 21 Participar activamente en el diseño del sistema de estímulos de la entidad. Res. 469 220 GGH 8 16 Sistema de Estimulos
GEDTS
540 Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS - 22 Res. 469 110 OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
Gestión.
GEDTS
540 Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS - 23 Res. 469 210 GAGD 27 Tablas de Retención Documental Institucional
GEDTS
540 Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS - 24 Res. 469 610 26 1 Inventario de transferencias primarias
GEDTS
GEDTS
540 Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS - 26 Res. 469 No aplica (NA)
GEDTS
de Planeación.
540 GRUPO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL Dar cumplimiento al Modelo Ingrado de Planeación y Gestión y reportar
540 Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS - 27 oportunamente los avances a través del formulario único de reporte de avances de Res. 469
GEDTS la gestión en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.
540 Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS - 28 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las normas legales vigentes. Res. 469 No aplica (NA) NA NA
GEDTS
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA Acompañar a las diferentes dependencias de la Entidad en formulación y aplicación
600 TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - 1 de políticas, normas, planes, programas y procedimientos para el desarrollo de Res. 469 No aplica (NA)
SUBATPA proyectos relacionados con el portafolio de servicios de la Entidad.

CUSTODIA
Brindar asesoría técnica a las entidades públicas en los procesos de administración
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA
integral, gestión documental, organización, automatización, digitalización,
600 TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - 2 Res. 469 600 14 3 Asistencia Técnica Externa
microfilmación y conservación de sus documentos físico y electrónicos y demás
SUBATPA
procesos de la función archivística.
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA Definir y aplicar estrategias para la gestión de proyectos de archivo, en cualquier
600 TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - 3 parte del territorio nacional y coordinar su ejecución con las demás Subdirecciones Res. 469
SUBATPA del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Adelantar actividades de asistencia técnica que permitan contribuir al mejoramiento
600 TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - 4 Res. 469 No aplica (NA)
de la función archivística del país.
SUBATPA
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA Gestionar las actividades tendientes a la celebración y ejecución de convenios y/o
600 TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - 5 contratos para el desarrollo de proyectos archivísticos que permitan fortalecer los Res. 469
SUBATPA ingresos propios de la Entidad.
Promover, coordinar y desarrollar proyectos archivísticos que garanticen la

sostenibilidad de las actividades del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
600 TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - 6 Res. 469
Preciado a través del desarrollo de proyectos archivísticos con entidades públicas y
SUBATPA
privadas y la gestión de recursos de cooperación internacional.

Formular estrategias para diversificar los ingresos propios de la entidad y
600 TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - 7 Res. 469 600 12 METODOLOGÍA PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS
someterlas a consideración de la Dirección General y del Consejo Directivo.
SUBATPA
Promover, coordinar y desarrollar proyectos de cooperación, nacionales e
internacionales, que redunden en beneficio de los archivos públicos del país, la
600 TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - 8 Res. 469
consolidación del Sistema Nacional de Archivos y la misión del Archivo General de
SUBATPA
600 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA Realizar los análisis técnicos y financieros de los proyectos archivísticos que sean
600 TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - 9 solicitados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y conceptuar Res. 469
SUBATPA sobre su factibilidad y viabilidad.
Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les
600 TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - 10 Res. 469 600 2 2 Conceptos Técnicos
sean solicitadas, de acuerdo con su competencia.
SUBATPA
600 TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS - 11 Res. 469 No aplica (NA) NA NA
dependencia.
SUBATPA
Acompañar a las diferentes dependencias de la Entidad en formulación y aplicación

610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
610 1 de políticas, normas, planes, programas y procedimientos para el desarrollo de Res. 469 No aplica (NA)
ARCHIVÍSTICOS - GGPA
proyectos relacionados con el portafolio de servicios de la Entidad.
Definir y aplicar estrategias para la gestión de proyectos de archivo, en cualquier

610 2 parte del territorio nacional y coordinar su ejecución con las demás Subdirecciones Res. 469
del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Gestionar las actividades tendientes a la celebración y ejecución de convenios y/o
610 3 contratos para el desarrollo de proyectos archivísticos que permitan fortalecer los Res. 469
ingresos propios de la Entidad.

CUSTODIA
610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS Desarrollar los proyectos archivísticos que sean contratados al Archivo General de
610 4 Res. 469 600 12 METODOLOGÍA PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA la Nación Jorge Palacios Preciado.
Promover, coordinar y desarrollar proyectos archivísticos que garanticen la

610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS sostenibilidad de las actividades del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
610 5 Res. 469
ARCHIVÍSTICOS - GGPA Preciado a través del desarrollo de proyectos archivísticos con entidades públicas y
privadas y la gestión de recursos de cooperación internacional.
610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS Formular estrategias para diversificar los ingresos propios de la entidad y
610 6 Res. 469 600 12 METODOLOGÍA PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS
ARCHIVÍSTICOS - GGPA someterlas a consideración de la Dirección General y del Consejo Directivo.
Promover, coordinar y desarrollar proyectos de cooperación, nacionales e
610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS internacionales, que redunden en beneficio de los archivos públicos del país, la
610 7 Res. 469
ARCHIVÍSTICOS - GGPA consolidación del Sistema Nacional de Archivos y la misión del Archivo General de
Realizar los análisis técnicos y financieros de los proyectos archivísticos que sean
610 8 solicitados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y conceptuar Res. 469
sobre su factibilidad y viabilidad.
610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean
ARCHIVÍSTICOS - GGPA solicitadas, de acuerdo con su competencia.
610 10 Asistir y participar, reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA


ARCHIVÍSTICOS - GGPA Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
610 15 Res. 469 110 - OAP 28 2 Sistema Integrado de Gestión - SIG
ARCHIVÍSTICOS - GGPA Gestión.
610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
ARCHIVÍSTICOS - GGPA tabla de retención documental aprobada.
610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
ARCHIVÍSTICOS - GGPA acuerdo con la TRD aprobada.
610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
ARCHIVÍSTICOS - GGPA que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.
610 GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento
ARCHIVÍSTICOS - GGPA oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora
de Planeación.

CUSTODIA
Brindar asistencia técnica a las entidades públicas en los procesos de
620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA administración integral, gestión documental, organización, automatización,
620 1 Res. 469 620 14 3 Asistencia Técnica Externa
ARCHIVÍSTICA - GATA digitalización, microfilmación y conservación de sus documentos físicos y
electrónicos y demás procesos de la función archivística.
620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
620 2 funciones públicas, en la implementación de la política archivística y en la Res. 469 ????
ARCHIVÍSTICA - GATA
620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Adelantar cuando sea requerido actividades relacionadas con el desarrollo de
620 3 Res. 469 GGPA
ARCHIVÍSTICA - GATA proyectos archivísticos adelantados por la entidad.
Realizar los análisis técnicos y financieros de los proyectos archivísticos que sean
620 4 solicitados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y conceptuar Res. 469
sobre su factibilidad y viabilidad.
620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean
ARCHIVÍSTICA - GATA solicitadas, de acuerdo con su competencia.
620 6 Asistir y participar, reuniones que le sean requeridas. Res. 469 No aplica (NA) NA NA


ARCHIVÍSTICA - GATA Sistema de Gestión de la salud y Seguridad en el trabajo
620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Participar activamente en el desarrollo de los procesos del Sistema Integrado de
ARCHIVÍSTICA - GATA Gestión.
620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Organizar la documentación que se produzca en la dependencia de acuerdo con la
ARCHIVÍSTICA - GATA tabla de retención documental aprobada.
620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Realizar anualmente las transferencias documentales primarias del grupo, de
ARCHIVÍSTICA - GATA acuerdo con la TRD aprobada.
620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Dar cumplimiento a las normas sobre gestión documental y seguir las directrices
ARCHIVÍSTICA - GATA que sobre el particular se impartan al interior de la Entidad.
620 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Acción Institucional y el Plan de Acción del Grupo, así como dar cumplimiento
ARCHIVÍSTICA - GATA oportuno a dicho planes y reportar oportunamente su ejecución a la Oficina Asesora
de Planeación.

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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Archivo General de la Nación

Bogotá, DC., Diciembre de 2014

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

VERSIÓN FECHA No. SOLICITUD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

2 Grupo de Archivo y Gestión Documental

 Facilita la recuperación de la información.

Aplicación de la Tabla de Retención Documental – TRD

Actualización y organización documental.

3 Grupo de Archivo y Gestión Documental

ESTRUCTURA 2009 ESTRUCTURA 2011 ESTRUCTURA 2013 (OCTUBRE)

4 Grupo de Archivo y Gestión Documental

ENTIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - Jorge Palacios Preciado

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL

100 DIRECCIÓN GENERAL - DG

Acuerdo P Serie documental con valor secundario, el cual debe ser

Tarifa postal reducida P

Elaborada por:LMRC / OSHG 5 Grupo de Archivo y Gestión Documental

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL

Informes de avances o de seguimiento P

Elaborada por:LMRC / OSHG 6 Grupo de Archivo y Gestión Documental

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL

Se debe conservar y actualizar permanentemente (CP) en

El inventario documental esta conformado por todas las Series y

Elaborada por:LMRC / OSHG 7 Grupo de Archivo y Gestión Documental

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL

Se conserva por el valor histórico que representa para la

110 OFICINA ASESORA PLANEACIÓN - OAP

Informe de gestión institucional 2 8 P CT M/D Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 2011

Seguimiento a los planes de acción P X

Elaborada por:LMRC / OSHG 8 Grupo de Archivo y Gestión Documental

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL

Elaborada por:LMRC / OSHG 9 Grupo de Archivo y Gestión Documental

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL

correctivas, preventivas y de mejora que haya P

Listado maestro de documentos interno y

Correo Electronico (CEI) en la cual se

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere al

Elaborada por:LMRC / OSHG 10 Grupo de Archivo y Gestión Documental

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL

Acta derivadas de la planificacion del SGA P

Informes de Gestión derivados del

Informe de medición de indicadores (incluye

Conceptos ambientales para compra de

Registros de asistencia de capacitaciones

Informes de gestión - Programa ambiental

Informes de gestión - Programa ambiental

Inspecciones ambientales realizadas sobre

Informes de seguimiento a los controles

Acta derivada de la gestión realizada para las

Elaborada por:LMRC / OSHG 11 Grupo de Archivo y Gestión Documental

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL

Oficio P EL Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión, se transfiere al

Plan de acción, metas y actividades P BD

Elaborada por:LMRC / OSHG 12 Grupo de Archivo y Gestión Documental

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL

Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P

Formato reparto de propuesta P

Formato de información tributaria RUT - RIT P

Elaborada por:LMRC / OSHG 13 Grupo de Archivo y Gestión Documental

CÓDIGOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL

Certificado de disponibilidad presupuestal. P

Acta de cierre de Convocatoria o Licitación P