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PROCEDIMIENTO Fecha de aprobación:

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Código:

1. PROCESO: GESTION DEL AMBIENTE FISICO 2. SUBPROCESO: PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y GESTIÓN DE ADQUISICIONES

Gestionar la adquisición de bienes y/o servicios requeridos por los diferentes procesos de la Subred, que permitan satisfacer sus necesidades y proveer los recursos físicos necesarios para la adecuada prestación de los
3. OBJETIVO:
servicios de salud con criterios de oportunidad, eficiencia y con cumplimiento de requisitos normativos vigentes.
DESDE: La identificación de la necesidad del bien o servicio de los diferentes procesos de la Subred de acuerdo con la Planeación institucional
4. ALCANCE:
HASTA: La entrega de los documentos debidamente foliados de la etapa precontractual, junto con la solicitud de elaboración de contrato al área jurídica.

5. DEFINICIONES
ACTA. - Documento en el que se deja constancia de lo tratado en una reunión o visita anotando los compromisos pactados indicando el responsable y el plazo para cumplirlos. Constancia de un acto contractual de mutuo acuerdo o unilateral
ADENDA: Es el instrumento mediante el cual se modifican, aclarar o se da respuesta a un aspecto referido en los Términos de Condiciones, o solicitud de oferta dentro de un proceso contractual.
ADICIÓN: Documento mediante el cual se adiciona el valor de un contrato.
BIENES INMUEBLES. - Tienen esta consideración todos aquellos bienes que son imposibles de trasladar sin ocasionar daños a los mismos, como casas o fincas, porque forman parte de un terreno o están anclados a él
BIENES MUEBLES. - Por oposición a los bienes inmuebles, son todos aquellos bienes personales depositados en estancias que son transportables, pero que uno no suele llevar consigo y los cuerpos que pueden trasladarse de un lugar a otro, ya se muevan por sí mismos
o por efecto de una fuerza exterior
CERTIFICADO DE DISPONSIBILIDAD PRESUPUESTAL.- El certificado de disponibilidad presupuestal es un documento de gestión financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la asunción de
un compromiso, de ello, deviene del valor que la ley le ha otorgado, al señalar que cualquier acto administrativo que comprometa apropiaciones presupuestales deberá contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos y cualquier compromiso que se adquiera
con violación de esa obligación, generará responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal.
CONCEPTO ECONOMICO. - Es el resultado de la comparación de precios para determinar cual es la oferta mas económica.

CONCEPTO JURIDICO. - Es el resultado de la verificación del cumplimiento de los documentos solicitados en un proceso a contratar.

CONCEPTO TECNICO, - Esta noción hace referencia a un procedimiento que tiene como objetivo la obtención de un cierto resultado o fin. Al ejecutar conocimientos técnicos, se sigue un conjunto de reglas y normas que se utiliza como medio para alcanzar un fin.

CONTRATO. - Acuerdo de voluntades mediante el cual las partes convienes unas prestaciones permitidas por la ley, y contraen unas obligaciones mutuas de obligatorio cumplimiento, pues este acto es una Ley para las partes. Son elementos integrantes del mismo la
fijación del objeto del contrato, las condiciones de ejecución del mismo, valores, cantidades, calidades, derechos y obligaciones de las partes, término de duración, plazo de ejecución, liquidación, etc.
CONTRATACIÓN DIRECTA: Es el procedimiento a través de cual la Empresa hace conocer su necesidad de realizar una obra, adquirir un bien o un servicio y las condiciones generales y específicas que en cada caso se establezcan, con el fin de obtener sus propuestas.
Solo se podrá contratar directamente

CONVOCATORIA PÚBLICA: Es el procedimiento a través del cual la Empresa invita públicamente a personas naturales o jurídicas, para que en igualdad de oportunidades, formulen ofertas acerca de las obras, bienes y servicios que requiera la empresa y selecciona la
oferta más favorable de acuerdo a los criterios establecidos en los términos de condiciones en los cuales se señalarán las reglas claras, los plazos y criterios de evaluación a los cuales se sujetará el proceso de contratación

DECLARACIÓN DESIERTA DE UN PROCESO DE SELECCIÓN: Circunstancia que resulta de la no adjudicación del contrato ya sea porque ninguno de los proponentes cumplió con los factores de escogencia y condiciones técnicas mínimas exigidas en el pliego de
condiciones o porque no se presentaron proponentes al proceso.
Dicha declaración solo procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva. Se declara por adenda y/o acto administrativo que exprese clara y detalladamente las razones o motivos.

EFICIENCIA. - La eficiencia es la capacidad de hacer las cosas bien, la eficiencia comprende un sistema de pasos e instrucciones con los que se puede garantizar calidad en el producto final de cualquier tarea
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS EN EL PROCESO DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA - Son el soporte para tramitar los procesos de contratación de la empresa de acuerdo al formato de estudios previos, los cuales deberán contener los siguientes elementos
además de los especiales para cada modalidad de selección.

INFORME DE EJECUCION ACTIVIDADES: Documento a través del cual el interventor o el supervisor da cuenta al Hospital sobre las situaciones que se presenten durante la ejecución del contrato. Estos están destinados a servir de medios de prueba para la imposición de
sanciones al contratista, en el evento en que se presenten situaciones de incumplimiento o para el pago de las obligaciones dinerarias a cargo del contratante, así como a transacciones o solución de conflictos
MODIFICACION DEL CONTRATO. - Acuerdo escrito que, a través de un Otrosí al contrato, suscriben el Ordenador del Gasto y el Contratista para variar las condiciones del contrato, previa solicitud y/o visto bueno del Supervisor.
OBSERVACIONES.- Son las acciones que los proponentes consideran pertinentes para la mejor ejecución del objeto contractual, de las cuales deberá dejar constancia por escrito

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PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: La ESE deberá elaborar un plan anual de adquisiciones, que podrá actualizar de acuerdo a sus necesidades, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretende adquirir durante el año, acorde con las necesidades de
la institución y los recursos presupuestales con que se cuente. Este plan y sus actualizaciones deben ser publicados en la página WEB de la ESE y en el sistema electrónico de contratación pública SECOP o el que haga sus veces.
OPORTUNIDAD: Se denomina oportunidad a toda circunstancia en la cual existe la posibilidad de lograr algún tipo de mejora de índole económica, social, laboral, etc.
PROCESO.- Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr algún resultado específico
PROPONENTE: Es toda persona natural o jurídica que presenta una oferta o propuesta a efecto de aspirar celebrar contratos con la ESE.
PRORROGA: Documento mediante el cual se prolonga en el tiempo la ejecución de un contrato, debiendo existir para el efecto presupuesto y necesidad del servicio o bien.
PROVEEDOR. - Persona Natural o Jurídica con capacidad legal para celebrar contratos de suministro de mercancías, materiales, insumos, equipos y demás bienes o servicios.
PUBLICACION DEL CONTRATO. - Requisito que garantiza la transparencia de la contratación en la ESE
SECOP. - Sistema Electrónico para la Contratación Pública creado como un instrumento de apoyo a la gestión contractual de las entidades estatales, que permite la interacción de las entidades contratantes, los contratistas, la comunidad y los órganos de control. Tiene
como objetivo dar uniformidad a la información sobre la contratación pública.
6. DESCRIPCIÒN DE ACTIVIDADES
TIPO (EVENTO, ACTIVIDAD
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÒN RESPONSABLE REGISTRO ASOCIADO TIEMPO CONTROL
TAREA, DESICIÒN) SIGUIENTE

1 Inicio Evento 2

Diligenciando los formatos de SOLICITUD DE

Diligenciar las necesidades de
2 bienes y/o servicios de cada
proceso
BIENES Y SERVICIOS para contrato nuevo
Señalando los requisitos técnicos habilitantes
y establecer los criterios que serán objeto de
evaluación y clasificación.
SOLICITUD DE ADICIÓN - PRORROGA,
cuando se trate adición en recursos Solicitud de bienes y servicios,
» Validar en caso de contrato nuevo que los bienes y/o servicio estén
financieros y prorroga cuando se trate adición solicitud de adición - prorroga y
Responsable técnico de incluidos en el plan anual de adquisiciones.
en tiempo y SOLICITUD DE MODIFICACION solicitud de modificación, Máximo un (1) día Tarea 3
cada proceso » En caso adición, prorroga o modificación debe adjuntar la certificación
para novedades de contratación, debidamente certificación de ejecución de de ejecución de contratos
firmado según aplique, anexando para estos contratos
dos últimos casos, la certificación de ejecución
de contratos por parte del supervisor del
contrato.

3 Es contrato nuevo? Decisión si,no (4,6)

Verificando si el insumo, bien o servicio se

Esta contemplado en el plan Responsable
4 encuentra contemplado en el Plan anual de Plan anual de adquisiciones Promedio 20 minutos Decisión si,no (7,fin)
anual de adquisiciones? adquisiciones
adquisiciones

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6 Verificar vigencia
Se aprueba la solicitud de compra
7 Decisión
de bienes y/o servicios?
8 Devolver solicitud
9 si
10 Elaborar el estudio previo
Proyectar la solicitud
11
Disponibilidad Presupuestal
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Verificando que el contrato se encuentre
Subgerencia Certificación de ejecución de » Verificar el informe de ejecución de actividades presentado por el
vigente mediante la revisión del informe de Promedio 30 minutos Tarea 7
administrativa actividades supervisor del contrato.
ejecución de actividades.
si,no (9,8)
Devolviendor al solicitante quien debe
justificar técnicamente dicha necesidad a la
Responsable técnico de Justificación técnica y soportes
Subgerencia administrativa y los soportes Máximo cinco (5) días Tarea fin
cada proceso respectivos.
respectivos, para la inclusión del insumo bien
o servicio en el Plan anual de adquisiciones.
Enviando al área de adquisiciones para dar Subgerencia
Solicitud de bienes y servicios Maximo 1 dia » Solicitud de bienes y servicios debidamente firmado y diligenciado Tarea 10
continuidad al tramite de la solicitud. administrativa
Solicitando cotizaciones a los diferentes
proveedores, comparando los precios
históricos. Elaborando cuadros de análisis
comparativos con visto bueno de la
subgerencia administrativa. Incluyendo análisis Estudios previos de contratación
Responsable
financiero para los contratos que superen el Máximo Diez (10) días Tarea 11
adquisiciones
0,2% del presupuesto a probado por el Solicitud de cotización
CONFIS distrital para la vigencia. En el caso
de que no se entreguen las cotizaciones por
parte de los proveedores se debe volver hacer
la solicitud.
Diligenciando el formato de solicitud de CDP
respectivo, con el monto y el rubro por
de Responsable Solicitud de disponibilidad » Solicitud de disponibilidad presupuestal debidamente firmado y
apropiar, con visto bueno de la Subgerencia Máximo 5 minutos Tarea 12
adquisiciones presupuestal diligenciado
administrativa, y posterior firma de
Subgerencia financiera y ordenador del gasto.
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En los casos de invitación publica diligencie el

formato CONVOCATORIA PUBLICA
con la aprobación de comité asesor de
contratación y visto bueno de la gerencia,
publicando en la Pagina Web de la Subred
Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente
y enviando al área jurídica para publicación en » Convocatoria publica
SECOP. Máximo Un (1) mes » Solicitud de invitación con completitud de firmas y adecuado
Proyectar invitación para recibir En los casos de Invitación a cotizar diligencie Invitación convocatoria pública, » Invitaciones a ofertar diligenciamiento.
Responsable
12 propuestas según la modalidad el formato INVITACION A OFERTAR con visto invitación a ofertar, solicitud de veinte (20) días » Acta de aprobación de términos de las invitaciones publicas. Tarea 13
adquisiciones
de contratación bueno de la oficina jurídica y subgerencia cotizaciones en forma directa. » Solicitudes de » Cumplir con los requisitos normativos vigentes asociados a las
administrativa, publicando en la página Web y contratación directa Diez invitaciones descritos en el manual de contratación interno.
enviando al área jurídica para publicación en (10) días.
SECOP.
En los casos Invitación directa diligencie el
formato SOLICITUD DE COTIZACIONES
CONTRATACIÓN EN FORMA DIRECTA
con Vbo. de la Subgerencia administrativa.

13 Se realizaron Observaciones? Decisión si,no (14,15)

Analizando el tipo de solicitud se determina si

es ADENDA en caso de modificación de la
invitación y OBSERVACIONES para los casos »Las observaciones de los proponentes se recibirán a través de
Correo institucionales o entrega
de aclaración de la información registrada en Responsable correo o entrega física en el lugar destinado para la recepción de las
14 Realizar adenda u observación física de observaciones en Máximo tres (3) días Tarea 15
los términos. Para las invitaciones públicas se adquisiciones propuestas de acuerdo a los términos.
adquisiciones
debe tener el Vbo de la gerencia y para las
demás invitaciones Vbo de la subgerencia
administrativa

Recepcionar las propuestas de Recepción de propuestas y el

acuerdo a la modalidad de acta de cierre
contratación Diligenciando el formato de RECEPCION DE Responsable
15 Máximo una (1) Hora Tarea 16
PROPUESTAS y el ACTA DE CIERRE adquisiciones

Direccionar las propuestas Comunicación interna » El responsable de adquisiciones direccionara las propuestas en un
recibidas a los procesos para su A través de comunicación interna se envían a plazo no mayor a un (1) día a los procesos correspondientes para
concepto técnico. los diferentes procesos las propuesta recibidas Responsable realizar concepto técnico y jurídico. Los procesos dispondrá de un
16 Máximo un (1) día Tarea 17
para su respectiva revisión y concepto técnico adquisiciones plazo no mayor a cinco (5) días para emitir concepto técnico para
según su pertinencia. propuestas recibidas.

Diligenciando los formato(s) deEVALUACIÓN Responsables Evalución JURIDICA, TECNICA » El responsable de adquisiciones direccionara las propuestas en un
17 Realice evaluación Máximo cinco (5) días Tarea 18
JURIDICO,TECNICA Y FINANCIERA evaluadores designados Y FINANCIERA plazo no mayor a un (1) día a los evaluadores designados

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Cumple evaluación jurídica,

técnica y financiera?
18 Decisión si, no (21,19)

se habia solicitado subsanación

de la información previamente?
19 Decisión si, no (fin,20)

Solicitar subsanación de la
información Informe y solicite al proveedor a través de
correo electrónico la subsanación de la Responsables
20 Correos institucionales Máximo un (1) día Tarea 17
información presentada estableciendo fechas evaluadores designados
de entrega.

Entregar resultado evaluaciones Evaluación economica » El responsable de adquisiciones direccionara las propuestas en un
jurídica técnica y financiera para Responsables plazo no mayor a un (1) día a los evaluadores designados para
evaluación Económica Diligencie el formato(s) de evaluación proceder a la evaluación economica
21 Subgerencia Máximo tre (3) dias Tarea 22
economica
administrativa

Cumple con la evaluación

económica?
22 Decisión si, no (24,23)

Declaración desierta » Validar la publicación en la pagina WEB y SECOP.

Informando a los proponentes a través de la
pagina WEB y SECOP la DECLARACION de
DESIERTA, en el formato debidamente
Responsable
23 Informar nulidad de la invitación aprobado, y Solicitando la confirmación al máximo 8 días Tarea fin
adquisiciones
supervisor para realizar nuevo proceso o
contratar directamente.

si es invitación publica llevar a aprobación de Evaluación técnico, jurídico,

comite asesor de contratación y recomendar al financiero, y económico.
ordenador de gasto la adjudicación parecial o
Consolidar los resultados de la Responsable
24 total. Máximo un (1) día Tarea 25
evaluación adquisiciones
Si es invitación a cotizar Publicando las
evaluaciones en la página Web y SECOP
Diligenciando el formato RESULTADO Resultado proceso selección
PROCESO SELECCION, con el resultado final Responsable
25 Máximo un (1) día Tarea 26
Informar a la gerencia de los del proceso precontractual y Publicando en la adquisiciones
resultados de las evaluaciones página Web y SECOP
Se realizaron Observaciones a las
26 Decisión si,no (27,28)
evaluaciones?

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27 Decisión si,no (17,28)

se aceptan las observaciones?

Correo institucionales o entrega »Las observaciones de los proponentes se recibirán a través de
física de observaciones en correo o entrega física en el lugar destinado para la recepción de las
Para las invitaciones públicas se debe tener el adquisiciones propuestas de acuerdo a los términos.
Vbo de la gerencia y para las demás Responsables
28 Publicar resultados definitivos Máximo dos (2) dias Tarea 29
invitaciones Vbo de la subgerencia evaluadores designados
administrativa

Entregar carpeta con solicitud de Solicitud elaboración contrato y

contrato debidamente foliada al Mediante el diligenciamiento de la SOLICITUD lista de chequeo
área jurídica ELABORACION CONTRATO y revisando la Responsable
29 Máximo un(1) día Tarea 30
documentación precontractual, diligenciando la adquisiciones
LISTA DE CHEQUEO

30 Fin Evento

TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÒN FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO

REGISTROS ASOCIADOS AL DOCUMENTO

·    Formato Requerimiento.de solicitud de bienes y servicios
·    Justificación técnica y detallada del objeto a contratar. (Estudios Previos)
·    Plan Anual de Adquisiciones

·    Cotización acompañada de: Objeto a contratar, Valor del contrato, forma de pago, descripción de las garantías, cuantía y vigencia de las mismas, plazo del contrato, Lugar y forma de entrega de los bienes o de la prestación de los servicios, los documentos técnicos y
legales que deban anexar, análisis del riesgo, plazo máximo para la entrega de las ofertas o cotizaciones, lugar de recepción de las ofertas o cotizaciones, obligaciones de las partes.
·    Solicitud de disponibilidad presupuestal
·    Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
·    Documento PIGA actualizado.
·    Norma técnica ISO 14000.
·    Evaluación Jurídica del proveedor, evaluación técnica, evaluación económica y evaluación financiera
·    Informe resultado proceso de selección.
·    Solicitud de elaboración del contrato
·    lista de chequeo de documentos para la adquisición de bienes y servicios
·    Formato de invitación a cotizar
·    Formato de invitación publica
·    Formato Solicitud de adición - prorroga
·    Formato Solicitud de modificación
·    Control social
·    Formato Certificación de ejecución de actividades
·    Formato adenda
·    Formato Observaciones
·    Formato Recepción de propuestas
· Formato Acta de cierre de urna

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CAMPO DE APLICACIÒN DEL DOCUMENTO

Lugar y tiempo de Archivo: Según lo definido en TRD (Tabla de retención documental)

Disposición final: Archivo central

ELABORÒ REVISÒ AVAL DE CALIDAD APROBÒ

Nombre y
Apellidos:
Cargo y/o
actividad:
Fecha :

Firmas:

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Instrucciones de Diligenciamiento del Formato

Encabezado: El encabezado se encuentra en la parte superior del documento
En la casilla en blanco se coloca el tipo de documento y el Nombre del mismo Ejemplo : Procedimiento control de documentos......
En la casilla de versión: colocar el número de la versión del procedimiento; la versión inicial del documento empieza con el número 1, y esta cambia por cada ajuste aprobado que se le realice al mismo, el orden del número de las versiones es consecutivo (1, 2, 3 ...)
Fecha de aprobación: Colocar la fecha de aprobación del documento de la siguiente manera de-mm-aaaa
Código: Colocar el código del documento conforme a la codificación aprobada en la Subred

1.Proceso: En este espacio se debe diligenciar el nombre del Proceso de donde se deriva la elaboración del procedimiento, para ello se deberá tener en cuenta el mapa de procesos avalado por la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente ESE:
2. Subproceso: En este espacio se debe diligenciar el nombre del Subproceso de donde se deriva la elaboración del procedimiento, para ello se deberá tener en cuenta el mapa de procesos avalado por la Subred
3. Objetivo: Indique el propósito general del documento, debe responder a la pregunta ¿Para qué?, debe ser medible y coherente, con el alcance del documento, su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la acción
4. Alcance: Describa de manera general los límites del documento, definiendo su inicio o fin, tome come referencia la primera y la última actividad descrita en el procedimiento
5. Definiciones: Se deben enunciar las definiciones que permitan el entendimiento del documento o que requiere de alguna aclaración para comprender el contexto del documento, la palabra a definir se marca en negrilla, y se colocan en orden alfabético.
6. Descripción de actividades:
N°: coloque el numero de la actividad iniciando con el nùmero 1
Actividad: Coloque el nombre de la actividad, como se debe definir una acción empiece con un verbo en infinitivo, ejemplo: Elaborar acta de traslado
Descripción: Detalle lo que se debe hacer en la actividad, en esta parte se responde a las preguntas ¿Cuándo?, ¿Por qué?, ¿Dónde? ¿Cómo? , en caso que se necesita referenciar otro documento tal como manuales, procedimiento, guía, instructivo se deberá referenciar el nombre del documento y el código asignado al mismo
7.Registro asociado: relacione el nombre del registro o formato que se genera o soporta la actividad y el código que lo identifica, si le aplica en caso de no generarse ningún registro dejar la casilla en blanco
8.Tiempo: Determina el tiempo que se demore en realizarse la actividad, para ello tenga en cuenta colocar la cantidad y la unidad de medida, ejemplo: 1 hora, 20 minutos, 15 días, etc. Podrá también establecer un tiempo máximo y un tiempo mínimo
9.Control: se colocan los controles que se deben aplicar lo que evitara desviaciones de las actividades y de los resultados que se quieren alcanzar, con el objeto de asegurar que el procedimiento se realice correctamente es el ¿Cómo prevenirlo?, no todo las actividades requieren controles en caso de que no se requiera la casilla se deja
en blanco
10.Tipo: el tipo permite identificar si la actividad que se describe es un evento, una tarea o una desviación, lo anterior permitirá construir el diagrama de flujo
11.Actividad siguiente: coloque el nùmero de la actividad que les sigue, lo anterior permitirá construir el diagrama de flujo
12. Tabla de control de cambios: en esta parte se describen los cambios realizados en cada versión del documento, lo anterior permite el control y trazabilidad del mismo; para ello deberá colocar por cada versión la fecha de aprobación de cada una formato (dd-mm-aaaa) y en la descripción detalle de manera simplificada las
modificaciones realizadas
13. Registros asociados al documento: relacione los registros que se generan en las actividades del procedimiento, identifíquelos con el nombre y código
14. Campo de aplicación del documento: Señale claramente en qué proceso(s) está indicada la utilización del presente manual, a qué equipo de trabajo va dirigido y la relación existente con otros documentos.

Aprobación del documento:

Coloque el nombre y apellidos de las personas que elaboraron, revisaron y aprobaron el documento junto con su cargo o actividad desempeñada y las fechas en que realizaron estas actividades, el aval técnico corresponde al colaborador de la oficina de calidad de la Subred que reviso el documento

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