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1 INTRODUCCIÓN
El uso efectivo del tiempo es de vital importancia en las sociedades de protección animal
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modernas. Donde el potencial de trabajo es vasto. El uso efectivo del tiempo puede ayudar al
equipo a lograr sus objetivos en cuanto a la protección animal y puede hacer el trabajo más
satisfactorio y menos estresante.
“No son las horas las que cuentan, Es lo que pones dentro de
ellas.”~Earl Nightingale
MANEJO DEL TIEMPO
Usted solo puede hacer buen uso de su tiempo si está claro en cuanto a lo que desea lograr.
Los “Apaga incendios” confunden a menudo las actividades importantes con las urgentes.
El trabajo es a menudo el enemigo de los logros y nunca debe ser confundido con resultados.
Como hacer mejor uso del tiempo es simplemente como controlar el trabajo y no que el
trabajo le controle a Usted. De hecho, la manera más efectiva de lidiar con ciertas tareas
puede ser el dejarlas sin hacer (O al menos hacerlas tan rápido y simple como sea posible)
Antes de desarrollar las estrategias de manejo del tiempo Usted deberá evaluar sus propias
destrezas (Y problemas) Dos métodos para llevar a cabo esta labor se analizarán a
continuación: Mantener y actualizar un diario del tiempo y mapeo de resultados clave.
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tareas que resultan ser inútiles o sobrepasadas por eventos?
Este ejercicio también proveerá un útil punto de partida para evaluar su estilo de trabajo.
Algunas personas son comunicadoras orales y pueden gastar mucho tiempo en reuniones o al
teléfono mientras que otros pueden preferir las comunicaciones escritas pero gastan mucho
tiempo contestando correos electrónicos o correspondencia escrita. ¿Utiliza Usted los medios
más efectivos de comunicación? ¿Sortea y ordena Usted su trabajo de la manera más lógica,
recolectando y respondiendo a pilas de cartas y de correos electrónicos periódicamente
(Usando respuestas cortas cuando es posible?
Ahora haga un mapeo de las tareas que consumen más tiempo y evalúe que tanto de ellas
contribuye al logro de los resultados.
Considere como puede Usted reducir el tiempo gastado en tareas que no contribuyen al logro
de los resultados. ¿Cómo puede Usted asegurar que el tiempo se va a gastar en proporción
con la prioridad de los resultados clave esperados?
menos importantes.
• Recuerde que suficientemente bueno es bueno. No gaste el tiempo en tareas que no
están dentro de la lista de prioridades.
• Asegúrese de que existan canales de comunicación efectivos.
• No gaste su tiempo en reuniones. Desarrolle una estrategia de reuniones efectiva (Ver
capítulo aparte sobre reuniones efectivas
• Maneje bien el teléfono, el e-mail y los flujos de correspondencia
• Ejecute las tareas sencillas en un solo intento (Un simple toque)
• Periódicamente monitoree su manejo del tiempo y haga los cambios pertinentes.
Un método para distinguir lo importante de lo urgente está detallado abajo. (A) seguido de
una guía para delegar
1 Urgente e Importante
2 Importante y no urgente
Actividades: Actividades:
Crisis Prevención
Problemas de presión Estrategia
Problemas con los tiempos de entrega Planning
de las tareas Encontrar nuevas oportunidades.
Crear relaciones
Recreación
3 Urgente y no Importante
4 No Urgente y no Importante
Actividades: Actividades:
Interrupciones Trivia
Algunas llamadas Algunas llamadas
Alguna correspondencia Alguna correspondencia
Algunos correos electrónicos Algunos correos electrónicos
Algunas reuniones Algunas reuniones
Actividades Populares Actividades recreativas
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Las actividades urgentes parecen requerir acción inmediata mientras que las
importantes tienen más que ver con los resultados finales.
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vez mayor y tenderá a dominarlo.
Las personas que gastan su tiempo en el cuadrante 3, piensan a menudo que están en el
cuadrante 1 pero sus logros no son importantes.
La gente efectiva se ubica siempre fuera de los cuadrantes 3 y 4, urgentes o no, porque
estos no son realmente importantes. También reducen el cuadrante 1 y toman más tiempo
en el cuadrante 2 donde reside el corazón del manejo efectivo del tiempo.
Hay una gran diferencia entre manjar en equipo enfocado en su misión dentro de las
organizaciones de protección animal a manejar un equipo que trabaja por otro tipo de
motivaciones como el dinero, razones sociales, una compañía, etc. Manejar una misión
se trata esencialmente de asegurar que sus metas personales están alineadas con las de
la organización y que estas le provean las destrezas y recursos necesarios para realizar el
trabajo. Es por tanto vital el comunicar y compartir esas metas y establecer las tareas que
ayudaran a conseguirlas.
Para ser tan efectivo como sea posible, su asistente necesita comprender las
responsabilidades de su trabajo, sus prioridades y su estilo de trabajo. De la misma manera
Usted necesita estar familiarizado con sus destrezas y debilidades, metas profesionales y
necesidades de entrenamiento o desarrollo.
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Algunos de los trabajos que una asistente debe ser capaz de realizar son:
• Hacer arreglos de viaje, reuniones, etc.
• Preparar minutas, memorandums, etc.
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Sitios Web.
Bigtimes — Everything Time Management
www.bigtimes.co.uk/
Time Management
www.businesstown.com/time/time.asp
Time Management
www.counsel.ufl.edu/selfHelp/timeManagement.asp
Libros
Common-Sense Time Management
Barrie Pearson
Editorial: Mercury
ISBN: 978-1852520946
The Personal Efficiency Program: How to Get Organized to Do More Work in Less Time
Kerry Gleeson
Editorial: John Wiley and Sons Inc
ISBN: 978-0471463214