COMO FIRMAR DOCUMENTOS DESDE ACROBAT READER

Acrobat Reader tiene una versión de uso gratuito instalad en los equipos de la
entidad que permite la visualización de archivos con extensión .pdf, adicionalmente
en sus últimas versiones cuenta con una serie de herramientas de gestión del
documento para firmarlo de forma digital y digitalizada.

Una firma digitalizada corresponde a la conversión de un medio físico o

tangible a medio electrónico o digital, es decir si se requiere digitalizar una
firma basta con escanearla o capturarla con un medio fotográfico.

La firma digital es un algoritmo criptográfico (token físico o token virtual)

que se le agrega al documento mediante un código de bits, no es una rubrica
si no un conjunto de datos dentro del archivo original, el cual certifica que el
documento tiene una validez jurídica y que, en caso de modificarse, esta
será destruida.

Para proceder a firmar de forma digital o digitalizada un documento será necesario

realizar los siguientes pasos:

1. Abrir el documento en formato PDF:

2. Seleccionar en el menú ubicado en la parte superior
izquierda de la ventana y dar clic en la opción según corresponda:

Para Firma digitalizada

Para firma digital

a. Firma digitalizada:
Se debe dar clic en la opción de Rellenar y firmar del primer recuadro:

En la parte superior del documento aparecerá una barra de opciones

Dar clic en y de la opción que se despliega seleccionar:

Se desplegará el recuadro de firma el cual cuenta con tres opciones,

seleccione la mas adecuada para plasmar su firma digitalizada:
Texto: Permitirá recibir una captura desde el teclado:

Dibujar: Permitirá dibujar su rúbrica con ayuda del mouse o ratón.

Imagen: Permite cargar una firma previamente digitalizada desde la

ubicación de un archivo compatible.
Después seleccionar el tipo de firma digitalizada se podrá ubicar dentro del
documento en el lugar y tamaño que se configure.

b. Firma digital:

b.1. Firma de documentos con Token físico.

Es importante antes de iniciar el proceso, validar que el token físico esté

conectado por USB a la computadora donde se va a firmar el documento,
cuando está listo para usarse el indicador de luz led estará encendido.

Al dar clic en esta opción se habilitará la barra de herramientas Certificados

en la parte superior de la ventana del documento:
A continuación, se debe seleccionar la opción y el
cursor cambiará para que seleccione mediante clic sostenido el área del
documento donde estará ubicada la firma digital dentro del documento.

Al Soltar el clic sostenido se habilitará el siguiente recuadro pidiendo la

confirmación para lo que se debe dar clic en la opción

A continuación, se abrirá el siguiente recuadro, se debe seleccionar el check

de Utilizar un dispositivo de creación de firmas y clic en Continuar:
En este punto es necesario contar con el token de firma digital conectado
al ordenador para que en el recuadro subsiguiente se selecciona continuar:
En el recuadro siguiente aparecerán las firmas disponibles que el usuario
puede seleccionar, se valida que la información corresponda a la del firmante
y se selecciona Continuar:

Se visualizará una vista previa de lo que visiblmente se reconoceria como

firma digital dentro del documento y se selecciona firmar:

Nota: si el ultimo firmante de un documento en caso de ser una supervisipon

compartida o es la ultima firma dentro del documento, se debe seleccionar la
opción de la parte inferior del cuadro para bloquear las posteriores
modifiaciones y firmas adicionales al documento.
Para finalizar el ciclo de firmado se deberá guardar el documento en el
directorio que se requiera y finalmente el token pedirá la contraseña de
validación de uso:

Finalmente, el documento quedó firmado de forma digital.

b.2. Firma de documentos con Token virtual.

Antes de iniciar consulte el Anexo 1, instalación y configuración del token

virtual, (revisar página 14 de este documento) si ya lo instaló continúe:

Tras haber instalado en el controlador es necesario validar que la sesión se

haya iniciado con el Virtual Smart Card desde la parte inferior derecha de la
pantalla:

Si se presentan problemas con este paso, validar nuevamente el proceso de

instalación y configuración del token virtual del anexo 1, página 17 de éste
documento.
Al dar clic en esta opción de certificados, disponible en la barra de
herramientas de Adobe Reader.

se habilitará la barra de herramientas Certificados en la parte superior de la

ventana del documento:

A continuación, se debe seleccionar la opción y el

cursor cambiará para que seleccione mediante clic sostenido el área del
documento donde estará ubicada la firma digital dentro del documento.

Al Soltar el clic sostenido se habilitará el siguiente recuadro en donde se

identificará el token ya configurado que identificó el equipo, que para el caso
es el token virtual:
Al dar clic en continuar, aparecerá la vista donde se previsualizará el
estampado de la firma que aparecerá en el cuadro anteriormente
seleccionado.

Nota: si el ultimo firmante de un documento en caso de ser una supervisipon

compartida o es la ultima firma dentro del documento, se debe seleccionar
la opción de la parte inferior del cuadro para
bloquear las posteriores modifiaciones y firmas adicionales al documento.
Finalmente se pedirá la confirmación de guardado dentro de la ruta
selecionada en la computadora y quedará listo para continuar cualquier
porceso.

Finalmente, el documento quedó firmado de forma digital.

b.3. Compatibilidad de Firma Digitalizada con Firma Digital.

Teniendo presente que el objetivo de la firma digital es el de mantener el

contenido firmado sin modifiaciones para dar constancia de la originalidad
del documento, tras iniciar un firmado digital puede hasta ese momento
contener todos los VoBo que se hayan agregado al documento con firma
digitalizada, sin embargo posterior a una firma digital, solo el documento
podrá continuar se firmando de manera digital.

Sin embargo se puede utilizar la opción de comentarios disponible en la

parte superior central en el panel, se selecciona la opcion de comentarios-
agregar una etiqueta adhesiva, como aparece a continuación:
 EL cursor se activará con un icono para ubicar el lugar en el
documento el comentario que dará lugar al VoBo, para quienes dan su
tramite de aprobación y no cuentan con firma digital.

En este campo se habilitará un encabezado con el nombre de quien

escribe el comentario y sus observaciones, como aparece a continuación:

Para este caso sera necesario tambien guardar los cambios en el menu
de archivo,

3. Para validar los datos de la firma bastará con dar clic en el recuadro que
representa la firma dentro del documento y se abrirá el siguiente recuadro
sobre el cual se debe dar clic en Propiedades de firma:
Subsiguiente aparecerán las firmas propiedades de la firma:

Si se requieren obtener más detalles en la opción Mostrar certificado del

firmante aparecerán todos los detalles del certificado.
 ANEXO 1, instalación y configuración del token virtual

Para realizar el proceso de instalación y configuración es necesario haber

completado los pasos de validación que solicita el proveedor de firma digital
CERTICAMARA para asignar la contraseña al token virtual.

1. Instalación del Aplicación Virtual SmartCard:

El controlador esta disponible en el siguiente enlace del portal de Certicámara:

https://web.certicamara.com/files/vsc_certicamara_v2.msi

Portal de descargas Certicámara: https://web.certicamara.com/soporte_tecnico

Se debe proceder a la descarga, para lo cual se recomienda guardar el controlador

y posteriormente ejecutarlo.
Para iniciar la instalación seguir los siguientes pasos:

Dar clic en siguiente.

Aceptar los términos y condiciones y clic en siguiente.

Dar clic en siguiente.

Será necesario que al dar clic en instalar se valide si requiere permios de

administrador para los equipos de ENTerritorio, para lo cual el usuario deberá
contactarse con la mesa de ayuda o el usuario líder de Orfeo.
Para terminar la instalación dar clic en finalizar:

.
2. Iniciar la Aplicación Virtual SmartCard:

Para abrir la aplicación bastará con ubicarla en la lista de programas del menú inicio
buscándola con la palabra clave “virtual” y dar un clic sobre la aplicación como se
muestra a continuación:
Se abrirá la siguiente ventana, donde se deben dar los datos correspondientes a:

Usuario: Número de cedula

Contraseña: La asignada en el portal de Certicámara al emitir el token.

Nota: No seleccionar la opción de utilizar cuenta de Windows.

A continuación, saldrá en la parte inferior derecha de la pantalla un pequeño aviso

que indica que la sesión ha iniciado

En este punto el token virtual esta listo para ser usado

Preparó: (Wilson Cobos, Contratista de grupo de Tecnologías de la Información)