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RE-EVALUACION DE PROVEEDORES Actualización 01

1. OBJETO

Establecer las directrices para llevar a cabo la definición y posterior aplicación de los
criterios de selección, evaluación y re-evaluación de los proveedores de la
Organización Serdan.

2. ALCANCE

Aplica para los proveedores que suministran bienes o servicios que tienen incidencia
directa o no en la prestación de los servicios suministrados por la Organización.

3. GLOSARIO

• Selección de proveedores: Verificar los requisitos establecidos por la

Organización y la documentación presentada por los aspirantes a ser
proveedores para ser aceptados y establecer relación comercial con ellos.

• Evaluación y Reevaluación de proveedores: Califica el cumplimiento de los

actuales proveedores con relación a las condiciones pactadas y requisitos de
compra establecidos, para ser mantenidos en el listado maestro de proveedores
de acuerdo al resultado.

• Proveedor: Entidad o persona que proporciona un producto o un servicio.

• Proveedor crítico: Proveedor cuyo producto o servicio suministrado ó cuyo

desempeño representa un mayor impacto tanto en el cumplimiento del servicio
suministrado por la Organización Serdan o en los montos de compra en relación a
la erogación global de las adquisiciones.

• Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria.

• Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los

requisitos.

• Criterio de evaluación: Requisitos utilizados como referencia para evaluar el

desempeño de un proveedor.

Revisó: Coordinador de Calidad Aprobó: Coordinador de Compras

Fecha: 27-10-2008 Fecha: 27-10-2008
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• Parámetro de calificación: Explicación sobre como calificar un criterio

establecido, con el fin de evitar interpretaciones subjetivas.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 CRITICIDAD DE LOS PROVEEDORES

Los dueños de los procesos deben determinar cuales de sus proveedores están
catalogados como críticos o no, asegurando que los productos y servicios adquiridos
cumplen con la calidad requerida para una óptima prestación de sus servicios.

En este mismo orden de ideas deben seleccionar y posteriormente evaluar a sus

proveedores en función de la capacidad que tengan de suministrar productos y
servicios de acuerdo con los requisitos de compra especificados. Para ello, se han
definido criterios de selección, evaluación y re-evaluación de los proveedores críticos.

La Organización ejerce control sobre sus proveedores, teniendo en cuenta el impacto

que el producto o servicio adquirido tenga sobre la prestación del servicio final.

4.2 DIRECTRICES GENERALES PARA LA DEFINICION DE LOS CRITERIOS DE

SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES

Se recomienda que la definición de los criterios de selección, evaluación y re-evaluación

de los proveedores se realice a partir de las prioridades competitivas:

PRECIO CALIDAD

SERVICIO
Velocidad – Puntualidad – Volúmenes – Localizaciones – Servicio Post venta
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Los criterios de selección, se aplican por única vez, antes de iniciar una posible relación
comercial con un proveedor critico.
La aplicación de los criterios de selección a los nuevos proveedores, tiene como
objetivo establecer un filtro mediante el cual se asegura de contratar a proveedores que
se encuentren en capacidad de cumplir con los requisitos de compra.

Tanto los criterios de selección, como los de evaluación y re-evaluación de proveedores

deben ser claramente expresados y no dar lugar a interpretaciones subjetivas por parte
de quien los aplica. Esto quiere decir que para cada criterio, debe existir cuando sea
necesario, la explicación de los parámetros de calificación o de la forma en que debe
ser aplicado el criterio.

La evaluación del proveedor, se realiza una vez éste ya ha suministrado sus productos
o prestado sus servicios y cuando tenga pleno conocimiento y evidencias sobre su
desempeño real.

Durante la definición de los criterios de evaluación es recomendable incluir en estos, el

seguimiento a los compromisos adquiridos por parte del proveedor durante el momento
de la selección y los aspectos de su gestión más relevantes o de mayor impacto sobre
el servicio final, por ejemplo, la velocidad en las entregas y el servicio post venta. En el
servicio post venta, se incluyen todas aquellas actividades que se generan después de
que ya el proveedor a prestado el servicio o suministrado sus productos, como por
ejemplo, el tramite oportuno a las quejas o reclamos.

Con respecto a la re-evaluación, estos criterios se deben definir sobre la base del
seguimiento a la mejora del proveedor con respecto a los resultados obtenidos en la
evaluación inmediatamente anterior.

SELECCION EVALUACION RE-EVALUACIÓN

4.3 DEFINICION DE LA PERIODICIDAD DE LA EVALUACIÓN Y DE LA RE-

EVALUACION

Al definir la periodicidad de los ciclos de evaluación y re-evaluación del proveedor, se

deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
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1. Vigencia del contrato o tiempo de duración de la relación comercial con el

proveedor.
2. Resultados que obtuvo el proveedor en los ciclos de evaluación y re-evaluación
anteriores (cuando estos existan).

3. Criticidad del proveedor (grado de afectación que tienen los bienes o servicios
suministrados por el proveedor sobre el servicio)

4. Por lo menos una vez al año, se debe realizar una evaluación de la actuación del
proveedor catalogado como crítico o no para la operación o proceso.

4.4 DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES PARA SELECCIONAR – EVALUAR Y RE-

EVALUAR A LOS PROVEEDORES CRITICOS

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESARROLLO

1. Solicitar Coordinador de Cuando los proveedores potenciales

Documentos para la compras y/o ofrecen sus productos o servicios se les
Selección de dueño de solicita el diligenciamiento del formato
Proveedores proceso PGC6001 Registro de proveedores y el
suministro de la documentación necesaria
para ser tenido en cuenta.
2. Selección del Coordinador de Una vez recibidos dichos documentos, los
proveedor compras y/o revisa, verifica que estén completos y
dueño de procede a realizar por una única vez antes
proceso del inicio de la relación comercial la
selección del proveedor, aplicando los
criterios definidos o según los términos de la
licitación cuando sea aplicable.

Nota: Al momento de la selección del

proveedor, se debe realizar verificación
contra las listas que vinculan a personas o
compañías a actividades ilícitas.
Ejemplo: clinton, ofac etc.

Una vez el proveedor halla sido

seleccionado, se debe relacionar en el
Formato PGC6009 Listado de
proveedores.
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3. Controlar Coordinador de Una vez el proveedor haya sido

Proveedores compras y/o seleccionado, se deben conservar todos
dueño de y cada uno de sus registros. Dicha
proceso documentación debe ser archivada en la
carpeta correspondiente a cada
proveedor. Si el proveedor no cumple con
los parámetros exigidos de selección, se
le contacta y se le informa para que
tenga la posibilidad de corregir o
eliminar las causas por las que no fue
seleccionado. Si el proveedor lo
soluciona, se repiten las actividades 2,
3 y 4. En caso contrario el proveedor
es excluido y los documentos
eliminados.
Coordinador de Aplica la evaluación del proveedor, según los
4. Evaluar al proveedor compras y/o criterios establecidos en los diferentes
dueño de formatos según el proveedor a evaluar y de
proceso acuerdo a la periodicidad definida.

La calificación de los criterios de selección

debe soportarse en evidencia recopilada
durante el periodo evaluado. Por ejemplo, si
uno de los criterios de evaluación es el No.
de Quejas presentadas, es necesario tener
las quejas por escrito con el fin de sustentar
la calificación en el momento de
retroalimentar al proveedor sobre sus
resultados.
5. Retroalimentar al Coordinador de Durante esta actividad existen 3 posibles
proveedor sobre el compras y/o resultados de calificación y por consiguiente,
resultado obtenido y dueño de tres posibles actividades a realizar:
solicitarle el plan de proceso
acción (según aplique) a) Sí el proveedor obtiene una calificación
de Muy confiable: Envía carta al
proveedor informándole el resultado
obtenido e invitándolo a continuar a
mantener la buena calidad del servicio
prestado.

b) Sí el proveedor obtiene una calificación

de Condicional: Envía carta al proveedor
informándole el resultado obtenido y
solicitándole que presente en un tiempo
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no superior a un mes un plan de acción

y/o de mejora de los puntos débiles que
le permita mejorar su desempeño.

c) Sí el proveedor obtiene una calificación

de No confiable: Se debe evaluar la
posibilidad de no continuar con el
proveedor.

Nota: En caso de no poder prescindir de los

servicios que el proveedor presta, se debe
solicitar un plan de acción efectivo y
reuniones periódicas con el objeto de realizar
seguimiento al cumplimiento del plan de
acción y los acuerdos pactados.
6. Re-evaluar al Coordinador de Aplica la re-evaluación del proveedor, según
proveedor compras y/o los criterios establecidos y de acuerdo a la
dueño de periodicidad definida.
proceso
Regresa a la actividad 4.

Nota: Al presentarse cualquier comportamiento irregular u ofrecimiento indebido por

parte de los proveedores, se debe reportar de inmediato al proceso de Auditoria de
Control interno, para que se realice el respectivo seguimiento.

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

PGC6009 Listado de proveedores

PGC6001 Registro de proveedores

Actualización Cambio Realizado Vigente a partir de

Establecer las directrices para llevar a cabo la
definición y posterior aplicación de los
0 criterios de selección, evaluación y re- 16-01-2008
evaluación de los proveedores críticos de la
Organización.
Se amplia el concepto de proveedores
críticos para su fácil identificación, se cambia
el código del formato PGI6046 por PGC6009,
1 al igual que su nombre y el nombre del 27-10-2008
PGC6001. Se pasar el ítem 4.4 (3) al 4.4 (1)
debido a que dicho formato es diligenciado
por los aspirantes a ser proveedores.