MEJORA DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO

RACIONALIZACIÓN DE TAREAS PARA MEJORAR LA EFICIENCIA

Probablemente usas docenas de procesos de negocios todos los días.

Por ejemplo, puede seguir los mismos pasos cada vez que genere un informe,
resuelva una queja del cliente, contactar un nuevo cliente o fabricar un nuevo
producto.

Es probable que también hayas encontrado los resultados de procesos

ineficientes. Clientes descontentos, colegas estresados, plazos no cumplidos y
mayores costos, son solo algunos de los problemas que los procesos
disfuncionales pueden crear.

Por eso es tan importante mejorar los procesos cuando no funcionan bien. En este
artículo, veremos cómo puedes hacer esto.

Sobre los procesos de negocio

Los procesos pueden ser formales o informales. Los procesos formales, también
conocidos como procedimientos, son documentados, y tiene pasos bien
establecidos.

Por ejemplo, puede tener procedimientos para recibir y enviar facturas, o para
establecer relaciones con nuevos clientes. Los procesos formales son
particularmente importantes cuando existen aspectos relacionados con la
seguridad, razones legales o financieras para seguir pasos particulares.

Es más probable que los procesos informales sean aquellos que usted mismo ha
creado, y usted puede no haberlos escrito, Por ejemplo, puede tener su propio
conjunto de pasos para anotar acciones en una reunión, realizando estudios de
mercado, o llevar nuevos comunicados.

La importancia de procesos eficientes

Estos diferentes tipos de procesos tienen una cosa en común: todos están
diseñados para simplificar la forma en que usted y su equipo trabajan.

Cuando todos siguen un conjunto de pasos bien probado, hay menos errores y
retrasos, hay menos esfuerzo duplicado, y el personal y los clientes se sienten
más satisfechos.
Los procesos que no funcionan pueden llevar a numerosos problemas. Por
ejemplo:

 Los clientes pueden quejarse de la mala calidad del producto o mal servicio.
 Los colegas se sienten frustrados.
 El trabajo puede ser duplicado, o no hecho.
 Incremento de costos.
 Se desperdician recursos.
 Se pueden desarrollar cuellos de botella, lo que hace que no cumpla con
los plazos.

Mejorar los procesos de su equipo

Cuando encuentre algunos de los problemas mencionados anteriormente, puede

ser el momento de revisar y actualizar el proceso relevante. Siga estos pasos para
hacer esto:

Paso 1: mapear el proceso

Una vez que haya decidido qué proceso desea mejorar, documente cada paso
utilizando un Diagrama de flujo, Adicional a mi plan de aprendizaje personal o un
diagrama de carril de natación

Estas herramientas muestran los pasos en el proceso visualmente. (Los

diagramas de carriles de natación son un poco más complejos que los diagramas
de flujo, pero son excelentes para procesos que involucran a varias personas o
grupos.)

Es importante explorar cada fase en detalle, ya que algunos procesos pueden

contener pasos secundarios de los cuales usted no es consciente.

Consulte a las personas que utilizan el proceso regularmente para asegurarse de

que no pasa por alto cualquier cosa importante.

Paso 2: Analizar el proceso

Use su diagrama de flujo o diagrama de carril de natación para investigar los

problemas dentro del proceso. Considerar las siguientes preguntas:

¿Dónde se frustran los miembros del equipo o los clientes?

¿Cuál de estos pasos crea un cuello de botella Adicional a mi plan de aprendizaje

personal?

¿Dónde suben los costos y / o bajan los niveles de calidad?

¿Cuál de estos pasos requiere más tiempo o causa más retrasos?

Primer uso del Análisis de causa raíz Adicional a mi plan de aprendizaje personal,
Análisis de causa y efecto Adicional a mi plan de aprendizaje personal, o Los 5
porqués Adicional a mi plan de aprendizaje personal para rastrear los orígenes del
problema. Después de todo, si solo solucionas los síntomas, los problemas
continuarán.

Hable con las personas que están afectadas por el proceso. ¿Qué creen que está
mal con eso? Y ¿Qué sugerencias tienen para mejorarlo?

Paso 3: Rediseñar el proceso

Ahora vas a rediseñar el proceso para eliminar los problemas que has identificado.

Es mejor trabajar con las personas que están directamente involucradas en el

proceso. Sus ideas pueden revelar nuevos enfoques y también, es más probable
que se conviertan en cambios si han estado involucrados en una etapa temprana.

Primero, asegúrese de que todos entiendan lo que se supone que debe hacer el
proceso. Entonces, explora cómo puede abordar los problemas que identificó en el
paso 2 (Lluvia de ideas Agregar a Mi aprendizaje personal El plan puede ayudar
aquí) Anote las ideas de cambio de todos, independientemente de los costos
involucrados.

Luego, reduzca su lista de posibles soluciones considerando cómo se traducirían

las ideas de su equipo a un contexto de la vida real.

Comience por llevar a cabo un análisis de impacto Adicional a mi plan de

aprendizaje personal para comprender completamente los efectos de las ideas de
tu equipo. Luego, lleve a cabo un Análisis de riesgos adicional a mi plan de
aprendizaje personal y un modo de falla y un análisis de efectos Adicional a mi
plan de aprendizaje personal para detectar posibles riesgos y Puntos de fallo
dentro de su proceso rediseñado. Dependiendo del enfoque de su organización,
puede También quiero considerar el Mapeo de la experiencia del cliente Adicional
a mi plan de aprendizaje personal en este escenario.

Estas pruebas le ayudarán a comprender las consecuencias completas de cada

idea propuesta y le permitirán tomar la decisión correcta para todos.

Una vez que usted y su equipo acuerden un proceso, cree nuevos diagramas para
documentar cada paso.
Paso 4: Adquirir recursos

Ahora necesita asegurar los recursos que necesita para implementar el nuevo
proceso. Haga una lista de todo lo que necesita para esto.

Esto podría incluir orientación de los gerentes superiores o de colegas en otros

departamentos, tales como como IT o HR. Comuníquese con cada uno de estos
grupos y asegúrese de que entiendan cómo Este nuevo proceso beneficiará a la
organización en su conjunto. Es posible que necesite preparar un caso de negocio
adicional a mi plan de aprendizaje personal para demostrar esto.

Paso 5: Implementar y comunicar el cambio

Es probable que mejorar el proceso de su negocio implique cambiar sistemas,

equipos o sistemas existentes.

procesos Por ejemplo, es posible que necesite adquirir un nuevo software,

contratar a un nuevo miembro del equipo o

organizar la formación de los colegas.

La implementación de su nuevo proceso podría ser un proyecto en sí mismo, así

que planifique y administre esto con cuidado.

Asigne tiempo para lidiar con problemas de dentición, y considere ejecutar un

piloto primero, para verificar

problemas potenciales.

Tenga en cuenta que el cambio no siempre es fácil. Las personas pueden ser
resistentes a ella, especialmente cuando

Implica un proceso que han estado usando durante algún tiempo. Puedes usar
herramientas como el cambio

Adicional a mi plan de aprendizaje personal y el modelo de cambio de 8 pasos de

Kotter Agregar a mi personal

Plan de aprendizaje para ayudar a superar la resistencia al cambio.

Paso 6: Revisar el proceso

Pocas cosas funcionan perfectamente, desde el principio. Así que, después de

implementar el nuevo proceso, monitorear cómo van las cosas en las semanas y
meses que siguen, para asegurar que el proceso sea
Realizando a las expectativas. Este monitoreo también le permitirá solucionar
problemas a medida que ocurren.

Convierta en una prioridad preguntar a las personas involucradas en el nuevo

proceso cómo está funcionando y qué pasa si

cualquiera - frustraciones que están experimentando.

Adopte estrategias de mejora continua como Kaizen Adicional a mi plan de

aprendizaje personal. Pequeña

Las mejoras realizadas regularmente asegurarán que el proceso se mantenga

relevante y eficiente.

Puntos clave

Un proceso de negocio es un conjunto de pasos o tareas que usted y su equipo

utilizan repetidamente para crear un

producto o servicio, alcanzar un objetivo específico o proporcionar valor a un

cliente o proveedor. Cuando

Los procesos funcionan bien, pueden mejorar significativamente la eficiencia, la

productividad y la capacidad del cliente.

satisfacción.

Sin embargo, los procesos que no funcionan pueden causar frustración, retrasos y
pérdidas financieras.

Para mejorar un proceso de negocio, siga estos pasos.

 Procesos de mapas.

 Analizar el proceso.

 Rediseñar el proceso.

 Adquirir recursos.

 Implementar y comunicar cambios.

 Revisar el proceso.
Tenga en cuenta que necesitará mejorar la mayoría de los procesos en algún
momento. Nuevas metas, nuevas

La tecnología y los cambios en el entorno empresarial pueden hacer que los

procesos establecidos se

Se vuelven ineficientes o desactualizados.