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MANUAL DE GESTIÓN AMBIENTAL Versión: 01

PILOTO S.A.S Fecha: 27/10/2018
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Sistema de Gestión Ambiental del centro de producción de

PILOTO S.A.S.

MANUAL DE GESTIÓN AMBIENTAL

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Aprendices Ficha 1504503 Rober Ayala xxx
Tecnología en Sistemas de Instructor Centro para el Gerente PILOTO SAS
Gestión Ambiental Desarrollo del Hábitat y la
Construcción.
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TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción……………………………………………………………………………3
2. Normas de referencia…………………………………………………………………..5
3. Términos y definiciones………………………………………………………………..6
4. Alcance………………………………………………………………………………….7
5. Política de Gestión Ambiental…………………………………………………………7
6. Identificación de aspectos e impactos ambientales…………………………………...9
7. Identificación de requisitos legales…………………………………………………….9
8. Objetivos y metas…………………………………………………………………...…10
9. Programas de Gestión Ambiental……………………………………………....…….11
10. Funciones y responsabilidades………………………………………………………..11
11. Comunicación………………………………………………………………………….11
12. Documentación……………………………………………………………………...…12
13. Capacitación, formación y entrenamiento…………………………………………...13
14. Control de documentación………………………………………………………….…13
15. Preparación y respuesta ante emergencia…………………………………………....14
16. Seguimiento y medición…………………………………………………………….....14
17. Control de operacional…………………………………………………………….......15
18. No conformidades, acciones correctivas y preventivas……………………...………15
19. Auditorias………………………………………………………………………………16
20. Revisión por la alta dirección………………………………………………………....16
21. Control de cambios…………………………………………………………………….17
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1. Introducción

Desde la publicación de la norma ISO 14001 alrededor del mundo, los dirigentes de empresas

tomaron la decisión de implementar los modelos de gestión ambiental en sus organizaciones,

estando en el preciso momento de desarrollarse con consultorías ambientales y con el

conocimiento suficiente para apoyar esta actividad. Considerando al mismo tiempo la

competencia que crece a velocidad constante y las condiciones cambiantes de un mercado

cada día más exigente hace que los empresarios quieran ser diferente de sus semejantes,

ofreciendo un mejor producto o servicio con el fin de lograr una posición competitiva que les

permita crecer y mantenerse por ello es razonable dar un paso más adelante e implementar un

SGA.

PILOTO SAS. No son ajenos a estos cambios en el entorno y saben que para logar un

crecimiento y reconociendo en mercado es satisfacer las necesidades de los clientes en

procesos estandarizados, productivos y beneficiosos que vayan ligados con el medio ambiente

montados de la mano de un sistema de gestión ambiental para una mejor operación de la

empresa, lo cual se logra con una empresa enfocada al cliente y hacia el mejoramiento

continuo. Este proyecto describe el diseño y la implementación del sistema de gestión

ambiental de PILOTO SAS. desde el diagnóstico inicial, pasando por la planeación,

implementación y finalmente la evaluación interna, así como una evaluación de los asesores

ambientales en el proceso, en caso que la empresa tome una decisión ante un ente

certificador. No solo se implementó un SGA sino también una herramienta esencial no solo

para el desarrollo interno de la empresa, sino también para el de sus clientes proveedores.
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1. Normas de referencia

El centro de producción de la empresa PILOTO SAS se encuentra en un proceso de

implementación del Sistema de Gestión Ambiental regulado por la NTC ISO 14001:2015

para la estandarización de los procedimientos que se realizan y que se encuentran en

constante relación con el medio ambiente.

3- Términos y referencias

A continuación se presentan las definiciones según la Norma ISO 14001:2004 para la

implementación del SGA:

-Acción Correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad detectada. Acción

preventiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad potencial.

-Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización

que puede interactuar con el medio ambiente.

-Auditor: Persona con competencia para llevar a cabo una auditoría.

-Auditoria Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión

en que se cumplen los criterios de auditoría del Sistema de Gestión Ambiental fijado por la

organización.

-Responsable del Sistema de Gestión Ambiental: Es el equivalente a un profesional que,

independiente de su vinculación contractual, se encargará del Sistema de Gestión Ambiental.

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-Desempeño Ambiental: Resultados medibles de la gestión que hace una organización de sus

aspectos ambientales.

-Documento: Información y su medio de soporte (papel, disco magnético, óptico o electrónico,

fotografía o muestras patrón o una combinación de estos).

-Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso,

como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización.

-Medio Ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el agua, el

suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.

-Mejora Continua: Proceso recurrente de optimización del sistema de gestión ambiental para

lograr mejoras en el desempeño ambiental global de forma coherente con la política ambiental

de la organización.

-Meta Ambiental: Requisito de desempeño detallado aplicable a la organización o a partes de

ella, que tiene su origen en los objetivos ambientales y que es necesario establecer y cumplir

para alcanzar dichos objetivos.

-No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

-Objetivo Ambiental: Fin ambiental de carácter general coherente con la política ambiental

que una organización establece. Organización: Compañía, corporación, firma, empresa,

autoridad o institución, o parte o combinación de ellas, sean o no sociedades, pública o privada,

que tienen sus propias funciones y administración.

-Parte interesada: Persona o grupo que tiene interés o está afectado por el desempeño

ambiental de una organización.

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-Política Ambiental: Intenciones y direcciones generales de una organización relacionadas

con su desempeño ambiental, como las ha expresado formalmente la alta dirección.

-Prevención de la contaminación: Utilización de procesos, prácticas, técnicas, materiales,

productos, servicios o energía para evitar, reducir o controlar (en forma separada o en

combinación) la generación, emisión o descarga de cualquier tipo de contaminante o residuo,

con el fin de reducir impactos ambientales adversos.

-Procedimiento: Forma específica de llevar a cabo una actividad o proceso.

-Registro documento: Que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de las

actividades desempeñadas.

-Sistema de Gestión Ambiental (SGA): Parte del sistema de gestión de una organización,

empleada para desarrollar e implementar su política ambiental y gestionar sus aspectos

ambientales.

-Aspecto ambiental: elemento de las actividades, productos o servicios de una organización

que interactúa o puede interactuar con el medio ambiente.

-Alta dirección: persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al más

alto nivel.

-Mejora continua: Proceso recurrente de optimización del sistema de gestión ambiental para

lograr mejoras en el desempeño ambiental global de forma coherente con la Política ambiental

de la organización.

-Organización: Persona o grupo que tienen sus propias funciones y responsabilidades,

autoridades y relaciones con sus obligaciones.

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4- Alcance

El presente manual de Gestión Ambiental aplica para el centro de producción de PILOTO SAS

Medellin, en relación con las actividades que se realizan para la producción, excluyendo el

proceso de empaque y embalaje.

5- Política De Gestión Ambiental

Para la presente Política de Gestión Ambiental se tuvieron en cuenta los principales

compromisos adquiridos por la alta dirección, los aspectos significativos, los objetivos y metas

que se quieren lograr; a la cual podrán tener acceso todas las partes interesada por medio de

la publicación en formato físico y en la página web disponible en:

AS.

 Política ambiental del centro de producción de PILOTO SAS.

PILOTO es una empresa que dentro de sus procesos de producción, empaque y embalaje.

Busca tener un compromiso constante con el medio ambiente, por lo que se define la política

ambiental como un elemento esencial para aportar al pilar ambiental del desarrollo sostenible, y

con esto reiterar que es una empresa responsable, siguiendo los siguientes principios:

-Responsabilidad ambiental: la empresa tiene como responsabilidad conservar, preservar y

mejorar el medio ambiente por medio de la mejora de sus procesos.

-Participación: la gestión ambiental no solo se construye con el personal ambiental encargado

sino que es necesaria la participación de todos por estar siempre en contacto con

procedimientos que guardan una amplia relación con el medio ambiente, y con esto poder

llegar a la solución de problemas con los conocimientos del personal de la empresa.

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-Mejoramiento continuo: se reconoce que una herramienta de gestión que permite alcanzar

mejores estándares de calidad consiste en la mejora continua.

-Uso eficiente de recursos: se da gran importancia al uso racional de recursos que se

requieren dentro del proceso de producción la empresa.

Para contribuir con la preservación del medio ambiente la empresa plantea los siguientes

compromisos:

- Prevenir la contaminación que pueda producirse de sus actividades, controlando los

aspectos ambientales asociados a la producción y los impactos que estos generen.

- Cumplir con los requisitos legales que le afecten en materia ambiental.

- Gestionar aquellos aspectos ambientales significativos y evitar la generación de

impactos significativos.

- Capacitar, formar y entrenar al personal para generar conocimiento, sensibilización y

garantizar eficiencia en los resultados del sistema de gestión ambiental.

6. Identificación de aspectos e impactos ambientales

Para el centro de producción se realizó una matriz de aspectos e impactos ambientales,

teniendo en cuenta los más significativos; se determinaron las problemáticas observando que la

generación de residuos es un causante de contaminación y un impacto que hay que minimizar

de manera asertiva.

El Sistema de Gestión Ambiental del centro de producción posee los siguientes documentos

para la identificación de los aspectos e impactos y aquellos significativos que pueden producir

más afecciones en el ambiente:

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- Matriz identificación de aspectos e impactos ambientales

- Procedimiento de identificación de aspectos e impactos ambientales

7. Identificación de requisitos legales

Con el fin de establecer una estandarización de la normatividad vigente ambiental y mantener

actualización de estas, el Sistema de Gestión Ambiental tiene como requisito el cumplimiento

de la legislación ambiental y para esto cuenta con los siguientes documentos que permiten

conocer los respectivos requisitos y la metodología de identificación y actualización de la

legislación aplicable:

- Matriz de requisitos legales

- Procedimiento de identificación de requisitos legales.

8- Objetivos y metas

Para la planificación eficaz del desempeño ambiental de la empresa es necesaria la fijación de

objetivos y metas del Sistema de Gestión Ambiental, por lo que a partir de la política ambiental

y los principios establecidos en esta, se realizó el despliegue de objetivos y metas:

 Evitar la contaminación desde la fuente a través de la separación de los residuos

 Minimizar y aprovechar los residuos

 Minimización de los impactos y riesgos ambientales

 Implementar actividades correctivas y preventivas

 Cumplir con la legislación ambiental aplicable

 Cumplir con el Plan de Gestión Integral de los Residuos solidos

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 Integrar en todos los procesos de la empresa el componente ambiental

 Brindar capacitaciones a todos los empleados de la empresa de todos los niveles sobre

el componente ambiental.

 Incentivar y sensibilizar sobre el uso correcto del agua, energía, y reciclaje.

Debido a las actividades que se desarrollan dentro del centro de producción el aspecto

significativo que se produce es la generación de residuos sólidos.

9- Programas de Gestión Ambiental

Dentro del sistema de gestión ambiental del centro de producción de PILOTO SAS. Se

implementaran los siguientes programas para dar cumplimiento a los compromisos de la

política ambiental.

1- Programa de uso eficiente y ahorro del agua (pgr-PGA-01)

2- Programa de uso eficiente y ahorro de energía (pgr-SGA-02)

3- Programa de los residuos (pgr-SGA-03)

No se cuenta con un programa de capacitación, formación y entrenamiento ya que este

componente se incluye en el interior de los anteriores programas como estrategia de eficiencia.

10- RECURSOS, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.

La matriz establece los cargos y responsabilidades o funciones de los actores internos a la

empresa en el Sistema de Gestión Ambiental.

- Matriz de funciones y responsabilidades

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11- Comunicación

La empresa dispondrá de un procedimiento documentado de comunicación interna sobre los

aspectos e impactos ambientales significativos, para el personal de la empresa, en sus

diferentes niveles, funciones y todas las partes interesadas, el cual se expondrá en las

instalaciones dentro de la organización de forma que faciliten el acceso a esta y su

comprensión.

Con esto se busca:

 Motivar al personal y generar compromiso

 Dar a conocer la situación en la que se encuentra la empresa respecto a los aspectos e

impactos significativos.

 Crear conciencia en el personal en relación con la responsabilidad ambiental

 Pedir sugerencias de los puntos de vista del personal.

 Informas cuales son los logros y las fallas a mejorar en el sistema de gestión ambiental.

La empresa se reserva el derecho de publicar la información de los aspectos e impactos

significativos en su página web.

12- Documentación

Con el fin de asegurar que el Sistema de Gestión Ambiental sea conveniente, adecuado eficaz,

se mantiene la información documentada que la ISO 14001:15 establece:

- Alcance

- Política ambiental
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- Objetivos

- programas

- Procedimientos de aspectos e impactos, control de documentación, control operacional,

auditorias y revisiones por la dirección.

- Registros ( matrices de impactos ambientales y de requisitos legales)

Adicional se documentara todo aquella información que la empresa vea conveniente para

que reflejar transparencia, responsabilidad, coherencia, rendición de cuentas, continuidad y

facilitar las auditorías.

13- Capacitación, formación y entrenamiento

Las actividades de capacitación y formación adicionales se desarrollan a través del Programa

de Sensibilización Ambiental que se encuentre vigente.

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La metodología de capacitación, formación y entrenamiento garantiza el conocimiento y la toma

de conciencia de la relación permanente con el medio ambiente. La empresa por medio de

este refleja que su personal cumple con la formación necesaria y se encuentra capacitado para

realizar de manera adecuada y segura cada una de sus actividades que puedan generar

impactos ambientales significativos.

Para cumplimiento de este requisito se cuenta con el registro de cada una de las

capacitaciones que se realizan, con sus respectivas fechas y el personal que participa de estas.

Todas estas necesidades de capacitación quedarán plasmadas en el formato FGA 004

Programación de Capacitaciones del SGA.

14- Control de documentación

Con el fin de manejar el Sistema de Gestión Ambiental Conforme a los requisitos de la ISO

14001 se elaboró toda la documentación, soportada en los siguientes documentos que

sustentan el Sistema de Gestión:

- Lista maestra de documentos

- Procedimiento de control de documentos

Estos documentos se editan separados de este manual, y se encuentran identificados por

medio de referencias para su adecuada identificación.

15-Preparacion y respuesta ante emergencia

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Para identificar situaciones potenciales de emergencia y accidentes potenciales que no solo

pueden tener impactos en el medio ambiente, sino en las personas y cómo responder ante

ellos, se cuenta con el Plan de Emergencia y de Evacuación (ATH 003) administrado a través

del área de Salud Ocupacional de la Institución perteneciente al proceso de Gestión del Talento

Humano. Para la ejecución de este plan se cuenta con la participación de la brigada de

emergencias y el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, COPASST, y realizan

simulacros periódicos de las situaciones de emergencia identificadas. Los documentos

manejados por el área de Salud Ocupacional en este numeral son:

-Procedimiento para el Reporte de Situaciones Ambientales

-Plan de Emergencia y de Evacuación

-Procedimiento para la Prevención y atención de emergencias

16. Seguimiento y medición

Para el cumplimiento con este requisito se elaboró el Procedimiento de Seguimiento y Medición

donde se desarrollan los indicadores asociados a los impactos ambientales y evaluar el

desempeño ambiental de la Institución. El Sistema de Gestión Ambiental de la empresa por

medio de un procedimiento establece las mediciones y evaluaciones a realizar en relación con

las variables que afectan directa e indirecta con el desempeño ambiental, es decir los aspectos

ambientales significativos, los requisitos legales y otros requisitos y controles operacionales.

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Adicional dentro de esta evaluación del desempeño los resultados obtenidos del seguimiento y

medición deben ser informados a quienes corresponda para implementar las acciones

necesarias.

- Procedimiento de Seguimiento y Medición

Vale la pena anotar, que si se adquieren equipos para realizar algún tipo de medición se

mantendrán calibrados y verificados y se conservarán los respectivos registros.

17-Control operacional

De acuerdo a los aspectos ambientales identificados, la política ambiental y los objetivos y

metas ambientales, y con el objeto de asegurar que las actividades se realizan bajo

condiciones especificadas, se establecieron los procedimientos, instructivos y formatos

relacionados.

Dentro de este Sistema de Gestión Ambiental se cuenta con un procedimiento en el que se dan

las especificaciones de los controles de operación.

- Procedimiento por cada aspectos significativo

18- No conformidades, acciones correctivas y preventivas

Para el Sistema de Gestión Ambiental se diseñó el Procedimiento de Acciones Correctivas,

Preventivas y de Mejora, donde se definen responsabilidades para para controlar e investigar

las no conformidades, llevando a cabo acciones encaminadas a la reducción de cualquier

impacto producido, así como para iniciar y completar acciones correctivas y preventivas. Los

pasos para actuar ante las no conformidades incluyen la detección de la no conformidad, real o

potencial y la identificación de sus causas, así como la definición y ejecución de actividades

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para eliminar las causas y comprobación de la efectividad de las actividades del plan de acción.

También se incluye el registro de los cambios en los procedimientos de acuerdo a la

investigación de causas realizada.

-Procedimiento de no conformidades, acciones correctivas y preventivas.

19- Auditorias

Las auditorías internas ambientales se realizarán de manera anual o cada que se requiera una

auditoría adicional o complementaria para determinar si el Sistema de Gestión Ambiental

cumple con los requisitos de la norma NTC-ISO 14001 y los procedimientos establecidos en la

Institución para controlar los aspectos ambientales significativos identificados, con el fin de

determinar si el Sistema ha sido adecuadamente implementado y mantenido e informar a la

Alta Dirección el funcionamiento del mismo.

-Procedimiento de auditorías internas del Sistema de Gestión Ambiental

-Programa de auditorías internas del Sistema de Gestión Ambiental.

20- Revisión por la dirección

La revisión del Sistema de Gestión Ambiental por la Alta Dirección se realiza anualmente, salvo

que se considere necesaria una revisión extraordinaria, para garantizar su mejoramiento y se

realiza de acuerdo al Procedimiento de Revisión por la Dirección del Sistema de Gestión

Ambiental.
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La Alta Dirección revisará el Sistema con la asesoría del Comité Ambiental partiendo de la

información suministrada por el Informe Anual del Sistema de Gestión Ambiental, el cual

contiene los resultados de gestión por cada requisito de la norma. Adicionalmente se incluyen:

- Los resultados de las auditorías internas ambientales y no conformidades del período vigente;

- Nuevos requisitos legales y otros requisitos aplicables o modificaciones;

- Cumplimiento con los objetivos, metas y programas ambientales;

- Comunicaciones de las partes interesadas;

- Otros que se consideren relevantes por la Alta Dirección

De acuerdo a esta revisión, el Rector decidirá si existe la necesidad de realizar cambios en la

política, objetivos, metas, programas y otros elementos que componen el Sistema de Gestión
Ambiental.

- Formato de actas de revisión del Sistema de Gestión Ambiental

21- Control de cambios

Para el Sistema de Gestión Ambiental, se documentó el “Procedimiento para el control de

cambios” que definiendo los criterios para la identificación, almacenamiento, protección,
recuperación, tiempo de retención y disposición final de los registros ambientales. Para conocer
y tener al día todos los cambios realizados al Manual de Gestión Ambiental por actualización de
normatividad, cambios de los requisitos de la organización u otros motivos que generen alguna
modificación en este Manual se cuenta con un documento que corresponde a la hoja de vida en
la cual se establece toda la información de los cambios.

- Hoja De Vida De Control De Cambios