Fecha 20-09-2019

Área
Abastecimiento Versión 1.0

Casos de Uso de Negocio Autor: Viviana González

Tabla de Contenido
1. Introducción.......................................................................................................2
Definiciones Acrónimos y Abreviaciones........................................................2
2. Actores..............................................................................................................2
3. Casos de Uso de Contabilidad.........................................................................3
CU1. Parámetros de Configuración Sistema ERP..........................................4
CU2. Abastecimiento para Almacenes y Mantenimiento................................4
CU3. Compras.................................................................................................5
CU4. Interfaz con el Sistema Low-Tack..........................................................6
CU5. Interfaz con el Sistema de Combustible.................................................7
CU6. Venta de Combustible............................................................................7
CU7. Metrología...............................................................................................7
4. Diagrama de Secuencia CU2 Abastecimiento para Almacenes y
Mantenimiento.......................................................................................................9
6. Diagrama de Secuencia CU3 Compras.........................................................10
............................................................................................................................11
7. Diagrama de Secuencia CU4 Interfaz con el Sistema Low-Tack..................11
8. Diagrama de Secuencia CU5 Interfaz con el Sistema de Combustible.........12

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1. Introducción
El propósito de este documento es capturar, analizar y definir la funcionalidad
del Módulo de Abastecimiento utilizando casos de uso.

Para este efecto se describen los actores y los casos de uso de negocio
(generales) y se prioriza su importancia. Verificando que soporten todas las
necesidades de los usuarios, características del producto, criterios de éxito,
restricciones funcionales descritas en el documento de visión.

 Definiciones Acrónimos y Abreviaciones

Ver Documento de Glosario

2. Actores
Personas (usuarios)

 Coordinador de Logística (A18)

 Coordinador de Compras (A19)
 Profesional de Combustible (A26)
 Profesional de llantas (A24)
 Supervisor Centro de Remanufactura (CERE) (A17)
 Supervisor de Metrología (A31)
 Técnico de Almacén (A20)
 Mantenimiento (A29)
 Almacén (A8)
 Supervisor de almacén (A27)
 Contabilidad (A28)
 Tesorería (A21)
 Proveedor o Acreedor (A9)
 Gerente Abastecimiento (A22)
 Financiera (A23)

Sistemas a interactuar

 Sistema de Gestión Documental (SW Capital) (A14)

 Sistema (Smart Jsp) (A25)
 Sistema NSX (Combustible) (A12)
 Sistema Low-tack (llantas) (A30)

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3. Casos de Uso de Contabilidad

Se identifica los casos de uso (subprocesos dentro de Abastecimiento) que
pueden considerarse como el paso a paso de los procesos necesarios para el
suministro de insumos que requiere la flota de vehículos para su correcta
operación dentro de la organización de Masivo Capital. Para cada caso de uso
se incluye una descripción corta de su alcance, entradas, salidas, reportes,
flujograma, alarmas, notificaciones, reportes, etc.

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 CU1. Parámetros de Configuración Sistema ERP

- El coordinador de Logística se encarga de crear los almacenes, bodegas

y las ubicaciones para los insumos.
- El Coordinador creará el maestro de artículos.
- El coordinador de compras creará maestro de servicios y actividades.
- El Gerente de Abastecimiento definirá y creará las herramientas que no
se consideran activos fijos y de las cuales se requiere control.

 CU2. Abastecimiento para Almacenes y Mantenimiento

- Solicitud de Almacén: Almacén envía al Coordinador de Logística
Teniendo en cuenta las siguientes variables:
 Proyecciones realizadas por consumo por el área de
mantenimiento reportadas por cada patio.
 Históricos de Consumo. Se requiere que el sistema los
arroje.
 Preventivos de mantenimiento: El área de mantenimiento
entrega manualmente en un Excel. Se requiere que esta
información se registre en el Sistema ERP.
 Demanda frente a la necesidad de lo planeado.
- Orden de Requisición (OR): La genera el Coordinador de Logística al
Coordinador de Compras
- Orden de Compra (OC): La genera el coordinador de compras y la
envía al proveedor. El Coordinador de compras no podrá modificar la OC
una vez generada.
- El proveedor despacha el bien o servicio
- Orden de venta (OV): La genera el Supervisor de Almacén, una vez se
recibe el bien o servicio. Esta OV mueve el inventario generando una
salida del bien. No podrán modificarse las OV.
 Método de Inventario: PEPS (primeras en entrar primeras en
salir).
 Se requiere control de Inventarios
 Se requiere transferencia de inventario entre almacenes
 Se requiere poder reclasificar la mercancía. Esto sucede
porque las características físicas de la mercancía son
diferentes a las registradas en el sistema ERP.
- El Técnico de Almacén codifica los bienes e ingresan al Centro de
Distribución (CEDI) que está dentro del Almacén.
- Los almacenes están divididos en Bodegas y las bodegas en Lotes. Se
requiere poder crear varias bodegas para una misma ubicación física.
- Los bienes están almacenados y distribuidos en las bodegas. Se
requiere que la ubicación de las bodegas sea modificable.
- Después de este proceso se pueden dar dos escenarios:

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1. Se genera una orden de trabajo OT solicitando los bienes o

servicios para el mantenimiento preventivo o correctivo de los
vehículos. Existen varios tipos de OT:
 OT Mantenimiento
 OT de Epps
 OT de insumos de mantenimiento de EDS
1.1 El Técnico de Almacén entrega los bienes al área pertinente
según la OT tramitada.
 En las entregas al área de mantenimiento se requiere
un flujo de estados que permita medir los tiempos y la
gestión de los almacenes manejando unos estados.
Los estados son:
 Solicitud de bienes y/o servicios
 En atención de Abastecimiento
 Solicitud tramitada.
 Se solicita amarrar el serial que se da al bien cuando
se codifica al costo del artículo y que no permita modifi-
carlo cuando se hacen traslados.
 Se requiere que Alerta a la hora de entrega de los
bienes, se haga un cruce con la hoja de vida del
vehículo de acuerdo a parámetros que sean medibles a
nivel de componentes.
2. Solamente hay reabastecimiento de bienes en cada almacén.
- Recepción de Facturas emitidas por el proveedor-acreedor, a través de
SW Capital.
- Contabilidad valida y acepta.
- Contabilidad llama la OV y contabiliza con sus respectivos impuestos.
- La contadora remite todas las facturas registradas en el sistema a la
Tesorera para su pago.

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 CU3. Compras

- Orden de Requisición (OR): La genera el Coordinador de Logística al

Coordinador de Compras. Existen 4 tipos de OR:
 Urgencia
 Prioridad
 Stock
 Campaña
- Se puede generar una Orden de Compra (OC) o una Orden de Trabajo
(OT).
- Para una OC, Los almacenes generan cotizaciones y la envían al
Coordinador de Compras.
 Se requiere poder montar las cotizaciones en el sistema
ERP y generar negociaciones con los proveedores a través
de él.
 Se requiere que el sistema ERP permita manejar pliegos
de licitación a través de la web.
- Orden de Compra (OC):
1. La genera el coordinador de compras y la envía al proveedor
para servicios in-house.
 El Coordinador de compras no podrá modificar la OV una
vez generada.
 Requieren que se pueda hacer carga masiva de la OC.
 Se requiere cargar más de 15.000 líneas al tiempo.
 Tener histórico de las OC para poder generar la aprobación
de acuerdo al valor presente cotizado vs historial.
2. Para servicios con terceros externos de montos significativos,
el coordinador de compras genera la OC y esta debe solicitar
previa autorización del área financiera.
- La Orden de Compra (OC) se enviará automáticamente, después de la
previa aprobación de la cotización que está en el sistema ERP.
- El proveedor que tenga OC y no tenga soportes no la deje guardar.
- Orden de venta: La genera el Supervisor de Almacén, una vez se
recibe el bien o servicio. Esta OV mueve el inventario generando una
salida del bien. No podrán modificarse las OV. Con la OV el sistema
generará:
 Notificación al proveedor de tiempo para facturar con las
políticas de la empresa.
 Notificación al proveedor para recordar al proveedor la
fecha de entrega de la mercancía
- Recepción de Facturas emitidas por el proveedor-acreedor, a través de
SW Capital.
- Evaluación a proveedores: La realiza el Coordinador de Compras. Según
procedimiento planteado en el formato LBS-07.

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- Reevaluación de proveedores: La realiza el Coordinador de Compras

cuando el porcentaje de desempeño es inferior al 69%
- Contabilidad valida y acepta.
- Contabilidad llama la OV y contabiliza con sus respectivos impuestos.
- La contadora remite todas las facturas registradas en el sistema a la
Tesorera para su pago.

 CU4. Interfaz con el Sistema Low-Tack

- El sistema de llantas que manejan actualmente es Low-Tack que cumple

con el 90% de requerimientos por parte de Masivo Capital, por ende, este
sistema hará un proceso de Interfaz con el sistema ERP para manipulación
de información de otras áreas y generación de indicadores y reportes.
- Ya que la hoja de vida del vehículo y las OT están en el Sistema ERP
(Mantenimiento y Logística), se requiere que el formato FBS-82 (Plan de
Mantenimiento Preventivo de Llantas) y FBS-68 (Reporte de Llantas para
reencauche y Media Vida), se monte en el sistema y se alimente en línea
bajo unos parámetros. El responsable de verificación de esta información es
el Profesional de llantas.

 CU5. Interfaz con el Sistema de Combustible

- El sistema NSX de combustible genera archivo plano que se importa al

Sistema ERP.
- El Sistema ERP debe generar la trazabilidad del consumo del
combustible con la placa del vehículo.
- El Sistema ERP genera un Documento de devolución cuando se rever-
sa el combustible y los repuestos.
- El Sistema ERP genera un Reporte de los consumos vs los kilómetros,
que identificará:
 los consumos y sobreconsumos de combustible frente a los Km
recorridos.
 El km de operación por patio
 Incluir mantenimientos preventivos y correctivos a los equipos de
las estaciones con ciertas variables.
 Alertas para reabastecimiento de combustible.
 Reversar cargas de combustibles.
 traslados internos de combustible debe incluirse los Km en vacío
a la nueva ruta. Este debe ser un reporte extracontable

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 CU6. Venta de Combustible

- El sistema ERP contará con un escenario para la venta de combustible a

terceros externos donde al momento de ejecutar la venta, afecte el costo
y descargue del inventario.
- Esto debería ejecutarse mediante el POS Smart.

 CU7. Metrología

- Proceso a cargo del Supervisor de Metrología.

- Se requiere tener un módulo denominado “activos fijos de menor
cuantía”, que permita tener un inventario y un control de los equipos y
herramienta que no se consideran activos fijos.
- Módulo extracontable
- Se requiere incluirlo en el “Plan de Mantenimiento” del área de
mantenimiento y que las herramientas y equipos utilizados en el
mantenimiento preventivo o correctivo de un vehículo se pueda medir
por horas.

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4. Diagrama de Secuencia CU2 Abastecimiento para Almacenes y Mantenimiento

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6. Diagrama de Secuencia CU3 Compras

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7. Diagrama de Secuencia CU4 Interfaz con el Sistema Low-Tack

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8. Diagrama de Secuencia CU5 Interfaz con el Sistema de

Combustible

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