SENA

CONSTRUCCION Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

INSTRUCTOR:
DILIA CARRASCAL

APRENDIZ:
VICTOR E. MISQUERA TAFUR

PROGRAMA DE TECNOLOGÍA GESTIÓN INTEGRADA DE CALIDAD,

MEDIO AMBIENTE, SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL.

CARTAGENA DE INDIAS 2020

TALLER DE CONSTRUCCIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

La ISO 9001-2015 en el apartado 7.5 denominado Información documentada, donde

manifiesta que la organización debe incluir la información documentada exigida por la
norma y por la requerida por la organización.

Actividad:
En los equipos donde desarrollan su proyecto formativo deben:

1. Realizar la lectura de los Acuerdos 049 de 2000, Acuerdo 050 de 2000, Acuerdo
006 de 2014, Guía práctica para las entidades del distrito capital y el Sistema
integrado de conservación mig.
2. Responder las siguientes preguntas:
2.1 ¿Qué es conservación?
2.2 ¿Por qué se debe realizar la conservación de los documentos?
2.3 ¿Qué elementos se deben conservar?
2.4 ¿cuáles son las características ideales para las edificaciones?
3. La ley 594 de 2000 determina que se deben conservar los documentos al igual que
la ISO 9001- 2015.
Por lo tanto, proyecte el procedimiento para el control de la conservación de los
documentos.
También, debe construir los formato que evidenciarán cada actividad de
procedimiento.
 OBJETIVO

Establecer procedimientos y lineamientos para la conservación y preservación de los

documentos generados en sus diferentes soportes manteniendo sus atributos como
integridad autenticidad INE la inalterabilidad originalidad fiabilidad y accesibilidad desde
el momento de su emisión período de vigencia hasta su disposición final.
2.

2.1 QUE ES CONSERVACION?

Comprende las habilidades y procedimientos específicos dirigidos a la protección

de todos los documentos, independiente de su medio y forma de registro o
almacenamiento, frente a la alteración, deterioro y cesión de los documentos.

2.2 POR QUE SE DEBE REALIZAR LA CONSERVACIIN DE DOCUMENTOS?

Porque los documentos conservan los acuerdos, desiciones, compromisos y

memorias. Estos guardan una riqueza única e irremplazable que se transfiere de
generación en generación.

2.3 QUE ELEMENTOS SE DEBEN CONSERVAR?

El título, la Fecha, las firmas, el contenido en general del documento.

2.4 CUALES SON LAS CARACTERISTICAS GENERALES PARA LAS EDIFICACIONES?

• Apropiada y adecuada Ubicación.

• Capacidad de Almacenamiento, teniendo en cuenta la manipulación,
adecuación climática y crecimiento documental.
• La resistencia, soporte y materiales ignífugos en todos sus aspectos
Estructurales.
• La distribución y orden de los documentos.


3.

 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LA CONSERVACION DE DOCUMENTOS:

Partiendo de Aspectos fundamentales en la Ley, como; El conocimiento de factores de
control o mitigación, de deterioro y/o alteración ya sea externa o interna, el conocimiento
normativo e identificar las características técnicas y funcionales, el procedimiento a seguir
es:

1. Diagnóstico Integral.
Permite realizar una revisión detallada de la función archivística y de la gestión
documental en la entidad analizando todos los contextos administrativos tecnológicos
procedimentales de recursos humanos e infraestructura física desde diferentes
perspectivas.
2. Sensibilización y concienciación.
Crear conciencia sobre el valor de los documentos de archivo y la responsabilidad de la
conservación de los soportes y medio donde se registra la información y brindar
herramientas prácticas para su adecuado tratamiento.
3. Prevención y atención de desastre.
Orienta las acciones para prevención y mitigación de amenazas y los preparativos para
la atención de emergencias con el fin de reducir el riesgo así como una estrategia de
sostenibilidad de los activos ante amenazas de origen animal o antropicos.
4. Inspección y mantenimiento de instalaciones.
Permite mantener en buenas condiciones las instalaciones físicas de los archivos y los
sistemas de almacenamiento con el fin de minimizar los riesgos asociados con la
conservación del material documental independiente del soporte o medio donde esté
registrado.
5. Monitoreo y control de condiciones ambientales.
Mantiene las variables medioambientales dentro de los rangos establecidos para los
distintos materiales de archivo.
6. Limpieza de espacios de conservación y documentos.
Mantiene los elementos del medio ambiente tanto naturales como los aportados por
el hombre en condiciones aptas para la conservación documental y el desarrollo del
ser humano mitiga el riesgo de enfermedades.
7. Control de plagas.
es la ejecución de las actividades de aplicación de productos y erradicación de plagas.
8. Producción documental y administración de comunicaciones.
Permite controlar la producción excesiva de archivos y y la comunicación de los
mismos.
 9. Almacenamiento, re-almacenamiento y encuadernación.
nos permite establecer las unidades de almacenamiento y conservación para el
material documental acordes a los formatos y técnicas de la documentación que
garantizan protección y resistencia.
10. Producción documental.
Es la recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones.
11. Intervención de primeros auxilios documentales.
Asegurar en primera instancia la seguridad de las personas y alertar a los servicios
de intervención de las emergencias con los que previamente se han establecido
planes conjuntos de trabajo.

 FORMATO:
Para el procedimiento.

DESCRIPCIÓN PROBLEMA OBJETIVO CORRECTIVO

DIAGNOSTICO Desconocimiento del Evaluar el Elaborar,
INTEGRAL. estado y condiciones estado y las implementar,
de conservación de condiciones de manitorear y evaluar
los documentos que conservación de formatos de
son producidos y/o los documentos diagnóstico de
recepcionados. que son estado y condiciones
producidos y/o de conservación
recepcionados documental:
con el propósito a) identificación; b)
de establecer las infraestructura físico;
necesidades, c) características de
recomendaciones conservación y
y prioridades de d) estado de
acción. conservación.
Diseñar,
implementar,
manitorear y evaluar
programas y
proyectos prioritarias
de conservación
documento.
Sensibilización Ausencia de criterios Concretar e Cumplir
y de conocimiento y implementar disposiciones
concienciación. valoración de fuentes mecanismos y normativas vigentes:
documentales y acciones Ley general de
responsabilidad, en el estratégicas de archivos, acuerdos,
proceso de sensibilización y decretos,
conservación y concienciación. resoluciones,
organización de los Recuperar los circulares, etc.
documentos, que son valores Conformar y definir
producidos y o documentales, condiciones de
recepcionados. históricos, funcionamiento, del
administrativos, comité institucional
culturales y de desarrollo
testimoniales. administrativo.
Generar Realizar jornadas de
conciencia sobre formación y
la importancia y capacitación, sobre
utilidad del criterios de
diseño. reconocimiento y
Implementación valoración de
monitoreo y fuentes
evaluación, de documentales.
programas de Estandarizar y
conservación normalizar,
documental procedimientos
preventiva. manuales e
instructivos de
conservación
documental.
Prevención y Existencia de factores Formular Conformar y definir
atención de internos y externos de implementar y condiciones de
desastre. deterioro y/o monitorear y funcionamiento del
alteración de los evaluar las comité o brigada de
documentos que, son estrategias y prevención y
producidos y/o mecanismos de atención de
recepcionados. seguridad para la desastres de
prevención documentos.
preparación y Identificación
respuesta. preparación y
organización de
recursos,
 operaciones y
responsabilidades.

Cumplir
disposiciones
normativas
vigentes,
acuerdo
050/2000
prevenciones
deterioro de
los
documentos
de archivos y
situaciones de
riesgo a
levantamiento
y valoración
del panorama
de riesgo de
medidas
preventivas se
preparación
de plan de
emergencias y
de reacción
en situaciones
de siniestros.
Inspección y Inexistencia de Implementar Evaluar
mantenimiento de espacios adecuados mecanismos y periódicamente el
instalaciones. de conservación, de sistemas de estado de,
los documentos que monitoreo conservación de los
son producidos y/o control y materiales
recepcionados. mantenimiento constructivos y
Carencia de procesos de las acabados de las
de capacitación, del instalaciones, de edificaciones.
personal de servicios las edificaciones. Identificar
generales, sobre regularmente
aspectos de factores de deterioro
conservación o alteración de los
preventiva. documentos, redes
Problemas hidrosanitarias,
administrativos, redes eléctricas,
presupuesto materiales
insuficiente y inflamables, focos de
deficiencias en suciedad o
condiciones de materiales,
mantenimiento de acumulación de
edificaciones. polvo.
Conocer
documentos
de
localización,
de la
edificación,
(planos)
ubicación y
registro de
factores de
deterioro o
alteración de
los
documentos.
Definir necesidades y
prioridades de
mantenimiento,
reparación y
renovación de
espacios de,
conservación de
documentos.
Identificar y
contactar personal
técnico y o empresas
especializadas en
procesos de
inspección y
mantenimiento de
instalaciones.
Implementar
programa de
limpieza y
 desinfección de
espacios de
conservación de
documentos,
acuerdo 049 de 2000
y acuerdos 037 de
2002.
Monitoreo y Espacios Implementar Evaluar
control de reducidos de mecanismos y periódicamente el
condiciones conservación sistemas de entorno climático y
ambientales. de los monitoreo microclimatico,
documentos control y iluminación,
que son mantenimiento temperatura,
producidos los de las humedad relativa,
recepcionados condiciones ventilación y
carencia de ambientales, de contaminantes
procesos de espacios de atmosféricos.
capacitación conservación Determinar los
del personal de documental valores y
servicios (depósitos). fluctuaciones de las
generales condiciones
sobre aspectos ambientales y
de factores de
conservación influencia, en la
preventiva conservación de los
problemas documentos.
administrativos Usar equipos de
presupuesto medición y registro
insuficiente y condiciones
deficiencias en ambientales (luz)
condiciones de data logger, registro
mantenimiento de mediciones de
de magnitudes, etc.
edificaciones. Adoptar medidas
preventivas o
correctivas, filtros de
control ultravioleta,
persianas,
humidificadores,
(aumento de
humedad ambiental)
 deshumificadores,
(reducción de
humedad ambiental)
ventiladores,
sistemas naturales o
artificiales de
climatización Ángel
filtro para el polvo.
Limpieza de Acumulación de polvo Implementar Identificar fuentes
espacios de y suciedad en los procesos de de polvo y suciedad
conservación y espacios de limpieza control en espacios de
documentos. conservación de polvo y conservación
(depósitos) y los suciedad en depósitos y
documentos que son espacios de documentos.
producidos y/o conservación Adoptar medidas de
recepcionados. depósitos y seguridad industrial
Existencia de espacios documentos. funcionario
inadecuados e responsable de
implementación de procesos de
prácticas incorrectas administración de
de limpieza y cuidado. documentos.
Carencia de procesos Implementar el
de capacitación del instructivo de
personal de servicios limpieza y
generales sobre desinfección en
aspectos de espacios de
conservación conservación
preventiva. (depósitos) y
Problemas documentos.
administrativos A. dotación de
(presupuesto funcionarios de
insuficiente) y realización de
deficiencias en rutinas.
condiciones de B. Trabajo
mantenimiento de documental.
edificaciones. C. limpiezas
documental.
D. Almacenamiento
de limpieza.
E. Desinfección
deterioro y/o
 alteración.
F. Hongos,
almacenamiento
y desinfección de
áreas de limpieza
documental.
G. limpieza y
desinfección de
áreas de trabajo.
H. Implementación
de programas de
saneamiento
ambiental de
instalaciones.
Control de plaga Riesgo de deterioro y Implementar Identificar
o alteración biológica procedimientos y monitorear controlar
en espacios de mecanismos de y erradicar focos de
conservación inspección, contaminación
depósitos y control y biológica y entrada
documentos que son erradicación de de agentes
producidos y yo plagas en biológicos.
recepcionados espacios de Evaluar el estado de
problemas conservación conservación de los
administrativos (depósitos) y documentos grado
presupuesto documentos. de deterioro y/o
insuficiente y alteración y actividad
deficiencias de los agentes
condiciones de contaminantes.
mantenimiento de Aislar los
edificaciones. documentos
deteriorados y/o
alterados por la
presencia de agentes
contaminantes.
REALIZAR el
tratamiento
individual de los
documentos
deteriorados y/o
alterados con
procesos técnicos y
 productos
especializados.
Adecuar las
condiciones
ambientales
iluminación
temperatura
humedad relativa y
ventilación.
Realizar el
tratamiento
individual de los
documentos
deteriorados o
alterados con
procesos técnicos y
productos
especializados.
Aplicar el instructivo
de limpieza y
desinfección en
espacios de
conservación
depósitos y
documentos.
Implementar
monitorear y evaluar
el programa de
inspección y
mantenimiento de
instalaciones.
Producción Administración física Normalizar y Implementan
documental y inadecuada de los estandarizar la procesos de
administración de documentos que son administración conservación
comunicaciones. producidos y/o física de documental en las
recepcionados. documentos etapas del ciclo vital
independencias (Archivo de gestión-
productoras Archivo central-
centros de Archivo histórico)
documentación e Controlar y restringir
información prácticas
 oficinas de inadecuadas uso de
archivo y materiales metálico,
comunicaciones perforacion,
oficiales. doblado, uso de cinta
comercial, amarre
con pitas,
anotaciones sobre
originales, etc.
usar embalajes
resistentes y rígidos
en la administración
de las
comunicaciones
oficiales externas.
Aplicar disposiciones
técnicas y normativas
norma técnica Nick
4436 de 1988 papel
para documentos de
archivo requisitos
norma técnica 53 97
de 2005 materiales
para documentos de
archivo con soporte
papel y acuerdo 060
de 2001 por el cual se
establecen pautas
para la
administración de las
comunicaciones
oficiales en las
entidades públicas y
las privadas que
cumplen funciones
públicas.
Almacenamiento, re- Manejó inadecuado Implementar el Asociar los
almacenamiento y del inmobiliario de uso de mobiliario procedimientos y
encuadernación. almacenamiento y y unidades de mecanismos de
conservación de los conservación almacenamiento y
documentos que son acordes con el real macenamiento
producidos y formato la con los lineamientos
recepcionados cantidad la archivisticos.
(estanterías técnica y el uso Organizar inventariar
planotecas de los y clasificar los
archivadores de documentos documentos que son
oficina etc.). (ciclo vital activo producidos por las
Resistencia de de gestión dependencias.
unidades de archivo central Determinar el
conservación archivo número total o
documental histórico). aproximado de los
adecuados (cajas documentos y las
carpetas rollos legajos unidades de
libros etc.). conservación
necesarias para
garantizar la
conservación
documental.
Identificar las
características físicas
de los documentos
tipologías y formatos
específicos.
Evaluar la tabla de
retención
documental de TRD
con el propósito de
proyectar futuras
transferencias
documentales en la
mediana y largo
plazo.
Determinar la
capacidad y
adaptabilidad del
mobiliario de
almacenamiento y
conservación de los
documentos.
Adquirir mobiliaria
de almacenamiento
estanterías y
unidades de
 conservación
documental
adecuadas (carpetas
cajas rollos de
poliéster planos
fotos).
Aplicar disposiciones
técnicas norma
técnica NTC 5397 de
2005 materia es para
documentos de
archivo con soporte
en papel y norma
técnica NTC 5029 de
2001 medición de
archivos.
Producción Riesgo de deterioro y Normalizar y Evaluar el estado
documental. alteración de los estandarizar físico e integridad de
documentos que son procesos los documentos
producidos y/o específicos de teniendo en cuenta
recepcionados. conservación su valor
preventiva tanto administrativo e
para documentos histórico con el
originales como propósito de definir
para los las prioridades y
respectivos establecer las
reproducciones acciones de
con el propósito conservación
de minimizar el preventiva durante y
riesgo de después del proceso
deterioro y o reprografico.
alteración. Capacitar sobre
procesos específicos
de conservación
preventiva
manipulación y re-
almacenamiento.
Diseñar implementar
y evaluar sistemas de
almacenamiento y
administración de
 reproducciones
fotocopiado o digital.
Intervención de Riesgo de deterioro y Implementar Evaluar el estado de
perros auxilios o alteración de los monitorear y conservación de los
documentales. documentos que son evaluar procesos documentos que son
producidos y o y procedimientos producidos y o
recepcionados. básicos de recepcionados.
carencia de procesos intervención con Implementar
de capacitación en el propósito de procedimientos de
procedimientos detener el primeros auxilios de
mínimos de deterioro y o acuerdo con el tipo y
intervención sobre alteración física nivel de deterioro y o
documentos los que biomecánica de alteración de los
son producidos y o los documentos documentos
recepcionados. que son producidos y yo
producidos. recepcionados por
las dependencias.
A. Limpieza
mecánica
superficial.
B. Eliminación de
cintas etiquetas y
adhesivos.
C. Eliminación de
pliegues y
dobleces.
D. Unión de roturas
y rasgaduras
E. Recuperación de
planos y
fotografías.
Para los documentos.

TIPO DE OBJETI AlLCA GENERALI DESCRIPC REQUERIMIE CAMBIOS

DOCUME VO NCE DADES IÓN DE NTOS EN EL
NTO DEL LAS TÉCNICOS DOCUME
DOCUMEN ACTIVIDA NTO
TO DES
Manual X X N/A N/A N/A X
 CONCLUSIÓN

La aplicación de este sistema documentario brinda grandes beneficios en la organización

administración y control de todo sistema archivístico y programa de gestión documental
pues permite ahorrar tiempo y recursos en tareas innecesarias y detectar qué procesos
pueden ser simplificados.