GESTIÓN DE PROYECTOS CON

ORGANISMOS DE COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD 3: PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS
DE DESARROLLO SOCIOECONÓMICO

SEMANA 5
Elementos de la Plani-
ficación de Proyectos
Elementos de la Planificación de Proyectos
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS DE DESARROLLO
SOCIOECONÓMICO
De acuerdo con lo expuesto en la unidad anterior,
la Matriz de Planificación del Proyecto representa
el elemento central del Enfoque de Marco Lógico,
ya que permite visualizar en un documento de
cuatro columnas la síntesis del proyecto: los
elementos principales del proyecto (Objetivos,
Resultados y Actividades); los Factores Externos,
Supuestos o Hipótesis, que relacionados
con los primeros ocupan la parte de la lógica
vertical. Adicionalmente esta matriz, incluye los
Indicadores y las Fuentes de Verificación, que
relacionados correspondientemente a nivel de los
productos y objetivos, permiten la construcción
de la lógica horizontal.
Ahora bien, la Matriz de Planificación del Proyecto
no abarca la totalidad del diseño del proyecto,
más bien sirve de base para la planificación
y programación del proyecto, la cual deberá
contemplar componentes adicionales como la
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Estructura de Desglose del Proyecto WBS, el
cronograma de las actividades, el presupuesto,
la organización, su viabilidad económica y social
y los diseños técnicos necesarios para asegurar
que el proyecto pueda llevarse a cabo y cumpla
con los objetivos por los cuales fue emprendido.
Con base en lo anterior, se puede afirmar que la
Matriz de Planificación del Proyecto por sí sola no
proporciona toda la información requerida para
el proyecto, por lo que es necesario agregar esa
serie de documentos y herramientas que vuelven
operativa la lógica del proyecto.
Adicionalmente, con frecuencia, la Matriz de
Planificación del Proyecto se suele construir
para las alternativas que han sido evaluadas
preliminarmente, pero con un diseño detallado,
seguramente podrá afinarse el análisis y realizar
la selección de la alternativa óptima.
GESTIÓN DE PROYECTOS CON ORGANISMOS DE COOP. INTERNACIONAL

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

El proceso de planeación de todo proyecto y aprobada por el equipo del proyecto y una
permite identificar para cada miembro o función estimación de esfuerzo para cada tarea.
del equipo del mismo, el alcance del trabajo que
debe realizar y su secuencia lógica, mediante
herramientas que integran y relacionan cada
una de las funciones básicas a desarrollar. En
Estructura de Desglose del
las etapas iniciales del proyecto, ya se han Trabajo WBS
identificado y delimitado lo que los interesados
esperan alcanzar, a fin de traducir los objetivos La creación de la estructura de división del
esperados en acciones o iniciativas de trabajos trabajo (EDT), aunque se le conoce comúnmente
claramente medibles o controlables; en las por término en inglés Work Breakdown Structure
etapas posteriores, será necesario asegurar que (WBS), implica subdividir las principales entregas
el alcance planeado sea logrado a lo largo del del proyecto, tal como se identifica en la
desarrollo del proyecto. declaración del alcance, en componentes más
pequeños y manejables para poder: mejorar la
La naturaleza especial de los proyectos como precisión de los estimados de costo, tiempo, y
actividades complejas y discontinuas está recursos, definir la línea de base para la medición
vinculada a la necesidad de establecer sistemas de la ejecución y su control y facilitar la asignación
muy particulares para poderlos gestionar y dirigir de responsabilidades de manera clara.
adecuadamente. En este sentido, la gestión de
la programación constituye uno de los factores La WBS busca desglosar los trabajos contemplados
de éxito en la gestión del proyecto, al crear en el proyecto hasta obtener actividades
el cronograma a partir de una WBS definida independientes pero relacionadas unas de otras,

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Elementos de la Planificación de Proyectos
y que por su magnitud y alcance puedan ser
ejecutadas por un responsable específico; los
trabajos o actividades de cada nivel deben ser
medibles y programables, es decir, que pueden
ubicarse en espacio y tiempo en la forma más
económica posible. La WBS es una división natural
del proyecto y su uso adecuado permite identificar:
▶▶ El o los trabajos a ejecutar con su
correspondiente definición.
▶▶ Centros de responsabilidad de estos
trabajos y componentes desde los objetivos
estratégicos hasta la base divisional de
los mismos a través de la integración de
la organización, planificación y control del
trabajo a ser realizado.
▶▶ Objetivos finales e intermedios (proyectos,
subproyectos, paquetes).
▶▶ Requerimientos de labor, materiales, y otros
recursos en cada uno de los niveles.
▶▶ Correlaciones e interdependencias entre
niveles y otros componentes.
▶▶ Requisitos del sistema de información
necesario para el control de costos, tiempo,
recursos, presupuesto, cuentas, entre otros.
▶▶ Funciones de apoyo administrativo.
En el contexto del Enfoque de Marco Lógico, se
puede elaborar la estructura analítica del proyecto,
que no es otra cosa que la esquematización
del proyecto, en cuatro niveles jerárquicos: fin,
propósito, componentes y actividades; esta se
construye con la información aportada en los
estudios de viabilidad financiera, económica,
técnica, legal y ambiental, efectuados para el
proyecto y del árbol de objetivos.
Este orden jerárquico (vertical), es la misma base
para construcción de la Matriz de Marco Lógico
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del proyecto, y también puede ser de utilidad
para ordenar las responsabilidades en la gerencia
de proyectos en la etapa de ejecución. Los pasos
para construir la estructura del proyecto, son:
▶▶ Partiendo de arriba abajo, se obtienen
los fines del proyecto, siendo esto una
descripción de la solución de problemas
▶▶ Posteriormente se identifica el propósito, es
decir, (objetivo central) se obtiene del árbol
de objetivos.
▶▶ Seguidamente se identifican los
componentes, esto es, las obras, estudios,
servicios y capacitación específicos que
se requiere que produzca el proyecto
para lograr el propósito. En la matriz
de marco lógico, los componentes se
definen como resultados, vale decir, como
obras terminadas, estudios terminados,
capacitación terminada, etcétera.
▶▶ Finalmente se identifican los paquetes de
trabajo, o actividades de nivel superior que
se tendrán que realizar en cada componente
y requieren la utilización de recursos.
Una vez que se ha definido el alcance del proyecto,
debe traducirse a elementos de trabajo que han
de ser específicos y detallados; para ello se usa
un enfoque formal y sistemático, que definirá los
elementos respectivos. Como lo afirma Lledó
(2013), la Estructura de División del Trabajo
(WBS), constituye la herramienta principal para
llevar un control efectivo del avance del proyecto,
ya que permite desglosar o dividir el mismo en
niveles o unidades claramente medibles. Un
ejemplo de la estructura del proyecto se muestra
a continuación:
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Figura No. 1.01 Estructura de División del Trabajo
La estructura debe reflejar la estrategia de
ejecución y la complejidad del proyecto teniendo
en cuenta que el primer nivel de consolidación
es el proyecto y el último nivel corresponde
a los paquetes de trabajo. En este sentido, el
procedimiento general para diseñar la WBS
consiste en los siguientes pasos:
▶▶ Usar la información del plan de trabajo, listar los
entregables e irlos dividiendo sucesivamente
hasta niveles más bajos de detalle.
▶▶ Continuar de esta manera hasta que
todos los paquetes de trabajo hayan sido
identificados y cada actividad pueda ser
planeada, programada, presupuestada,
monitoreada y controlada.
▶▶ Una vez definidos los paquetes de trabajo,
es preciso identificar la información que
requiere la estructura, entre otras: las
especificaciones; los hitos del cronograma,
los recursos, el presupuesto, el método de
control, y demás datos necesarios para
llevar a cabo los trabajos.
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▶▶ El nivel más bajo de cada división se
denomina “paquete de trabajo”. Por otro
lado, también suelen existir “cuentas de
control” que son lugares para medir el
avance del alcance, el cronograma o los
costos. Cada cuenta de control incluye uno
o más paquetes de trabajo.
▶▶ Cada componente de la estructura tiene
como mínimo 2 paquetes de trabajo o en su
defecto ninguno.
▶▶ No se incluyen tareas, sólo entregables,
sub-entregables y paquetes de trabajo.
La cantidad de niveles y de divisiones estará
determinado por el punto en que los costos y el
cronograma puedan estimarse con precisión para
cada paquete de trabajo, sin embargo, no hay que
excederse en las subdivisiones ya que esto no
ayudaría con la gestión del proyecto. En resumen,
de ha de dividir el proyecto en tantos paquetes
de trabajo como sea posible y necesario para su
mejor gestión.
Elementos de la Planificación de Proyectos

Cronograma de Ejecución secuencia puede realizarse utilizando un software

de manejo de proyectos o técnicas manuales.
Un proyecto tiene un período cerrado de
Es de esperarse que las distintas actividades de
ejecución, vale decir, todo proyecto se ejecuta
un proyecto no se realicen ni de forma secuencial,
en un período temporal limitado, tiene un inicio y
sucesiva ni de forma simultánea, por lo tanto, es
una finalización. En este lapso de tiempo (4, 6, 12
necesario enlazarlas en el orden más conveniente
meses) por ejemplo, se distribuyen las actividades
posible para resolver adecuadamente los imperativos
de la manera más adecuada. El producto de esta
técnicos del proyecto y para lograr la combinación
ordenación o secuencia de actividades, es lo
óptima de recursos y tiempos, obteniendo una lista
que se llama Calendario o Cronograma. A través
de dependencias entre actividades.
de ello se pretende reflejar la duración estimada
de las actividades, el orden en que deben ser
La Estimación de la Duración de las Actividades
realizadas y las relaciones de continuidad que
implica evaluar y determinar el número de
pueden establecerse entre ellas.
períodos o unidades de tiempo que se consideran
necesarios para completar las actividades. Estas
Una de las más importantes misiones que debe
estimaciones son valoraciones cuantitativas de la
cumplir el gerente del proyecto es la identificación
cantidad probable que demora cada tarea, y para
y descripción de las actividades que es necesario
ello se debe considerar información sobre:
acometer y desarrollar para llegar al resultado
esperado, para ello, deberá elegir el camino
▶▶ Los recursos asignados a la actividad.
más conveniente, el rumbo que se debe seguir
y el ritmo a imprimir a cada etapa. El proceso
▶▶ La capacidad (productividad) de dichos
de Definir las Actividades o tareas que conforman
recursos.
el cronograma del proyecto contempla la
identificación y documentación del trabajo que se
▶▶ Información histórica de proyectos anteriores
tiene previsto ejecutar, para ello se requiere:
y similares, bases de datos, conocimientos y
experiencia del equipo de proyecto.
▶▶ Identificar los productos entregables al nivel
más bajo de la estructura de división del
En virtud de lo anterior, puede afirmarse que el proceso
trabajo (WBS).
de estimación de la duración de las actividades
requiere que se conozca la cantidad de esfuerzo
▶▶ Descomponer los productos entregables en
de trabajo necesario para completar la actividad del
componentes más pequeños denominados
cronograma, que se considere la cantidad prevista de
actividades del cronograma.
recursos a ser aplicados para completar la actividad
del cronograma y que se determine la cantidad de
▶▶ Estimar y establecer la base del cronograma.
períodos laborables necesarios para completar la
actividad del cronograma.
El Establecimiento de la Secuencia de las
Actividades contempla la identificación y
Indistintamente del método de programación a
documentación de las relaciones lógicas entre
utilizar, la estimación de los tiempos de ejecución
las actividades del cronograma, estas deben
de cada actividad constituye un elemento de
estar ordenadas de forma lógica con relaciones
especial atención. Tomando en cuenta que la
de dependencia adecuadas, así como también
disponibilidad de recursos tiene una influencia
posposiciones o desfases para dar soporte al
directa sobre la duración de una actividad,
desarrollo del cronograma. El establecimiento de la

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a efectos de estimar las duraciones de las plazo total del proyecto resultará el camino más
actividades, se consideran en primera instancia largo que definan las actividades y las relaciones
los siguientes supuestos: establecidas en el camino crítico.
▶▶ Las estimaciones de duración se hacen
para cada actividad por individual.
▶▶ Los recursos empleados se consideran a su
nivel normal o más corriente, es decir, de
una cuadrilla típica, con utilización normal,
trabajando durante la jornada regular en
condiciones normales.
▶▶ El nivel normal de recursos está siempre
disponible para cada una de las actividades.
No hay restricciones en cuanto a la
disponibilidad de los recursos.
▶▶ La unidad de duración debe ser la misma
para todas las actividades. La duración
debe ser expresada en unidades de tiempo
trabajadas y no en unidades de tiempo
calendario.
El desarrollo de la programación requiere
determinar fechas de comienzo y finalización
para cada una de las actividades del proyecto;
si las fechas de comienzo y finalización no son
realistas, el proyecto tendrá pocas probabilidades
de terminar en el tiempo esperado. El proceso
de Desarrollar el Cronograma, muchas veces
tendrá que ser iterativo, y al mismo tiempo con los
procesos que proveen entradas, especialmente la
estimación de las duraciones y de costos, antes de
la determinación de la programación del proyecto.
Luego que las tareas a realizar han sido
identificadas y ordenadas en forma lógica y
que se ha determinado qué recursos van a
emplearse en cada una de ellas, aparecen con
relativa facilidad los costos y plazos previsibles
para el conjunto del proyecto. Una vez calculado
el tiempo de realización de cada actividad en
función de los recursos empleados se establece
el encadenamiento lógico de las actividades, el
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El cronograma de todo proyecto debe incorporar
al menos, los siguientes elementos:
▶▶ Calendario personal y de proyecto: donde
se debe recoger toda la información posible
acerca de disponibilidad, días hábiles,
comprensión, turnos y recursos.
▶▶ Descripción del alcance del proyecto:
partiendo de los datos recopilados en el
estadio anterior, se pueden determinar la fecha
inicial y final clave, los principales supuestos y
las limitaciones y restricciones clave.
▶▶ También puede resultar interesante el incluir las
expectativas de los grupos de interés ya que,
a menudo, determinan los hitos del proyecto.
▶▶ Identificación y definición de los riesgos
del proyecto: su detección y previsión es
imprescindible para garantizar que se dispone
del tiempo suficiente para hacerles frente.
▶▶ Listas de las actividades y necesidades
de recursos: la experiencia juega un papel
fundamental en la determinación de la
disponibilidad de los recursos que, unida
a su desempeño y capacidades tiene un
significativo impacto sobre el horario y la
planificación en general.
Los gerentes de proyecto cuentan con una
variedad de herramientas para desarrollar
un cronograma del proyecto; desde las más
sencillas, idóneas como punto de del plan de
acción en pequeños proyectos, como son el
Diagrama de Gantt; hasta otras que soportan
mayor complejidad, como el Análisis de Redes,
idóneo para grandes proyectos.
Elementos de la Planificación de Proyectos

La Comisión Europea, en el Manual de Gestión Los plazos aportan detalle a la Gráfica de

del Proyecto señala: “las actividades deducidas
del marco lógico se describen (según su orden
lógico) en una columna y el período dividido en
subperíodos se indica en una casilla a la altura de
las actividades correspondientes”. Ello representa
una programación por fechas, la cual denota
plazos seleccionados a través de los cuales se
llevarán a cabo las fases del proyecto completo.
Gantt, sirven de puntos de revisión formal y en
ellos es posible analizar los costos, el avance
y la necesidad de replantear o programar una
modificación. A continuación se presenta un
ejemplo de un diagrama de Gantt:

Figura No. 1.02 Diagrama de Gantt

El Diagrama de Gantt continúa siendo el más utilizado para la presentación de los cronogramas de
actividades a pesar de su escaso nivel de detalle.

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GESTIÓN DE PROYECTOS CON ORGANISMOS DE COOP. INTERNACIONAL

Recursos Requeridos Para estimar el nivel de esfuerzo de las

actividades, se deberá determinar cuáles son los
recursos a utilizar (personal, maquinaria, equipos
Al momento de estimar las duraciones de las
o herramientas, materiales, servicios, etc.), qué
actividades, se parte del supuesto de que no
cantidad de cada uno se aplicará, y cuándo
existen limitaciones en cuanto a la disponibilidad
estará disponible cada recurso para realizar las
de los recursos que son necesarios para realizarla.
actividades del proyecto.
Como se expuso, esta es una hipótesis que
resulta paradójica, sin embargo, al considerar el
El proceso Estimar los Recursos contempla
cálculo de la duración del proyecto, se evidencian
determinar los miembros del equipo del proyecto,
conflictos cuando uno o varios tipos de recursos
materiales, equipos y suministros necesarios para
son requeridos para varias actividades en el
llevar a cabo el trabajo del proyecto. Identifica el
mismo tiempo.
tipo, cantidad y características de los recursos
necesarios para completar el proyecto. La
La gestión de recursos viene a ser una de las
finalidad de estimar los recursos es determinar
tareas más importantes para el gerente y el
los recursos necesarios para cada actividad en la
equipo del proyecto, ya que le permite anticipar
lista de actividades; los atributos de los recursos
las necesidades de recursos, y resolverlas
se registran, incluyendo el origen, las unidades y
oportunamente. Hay oportunidades en las
las fechas de inicio y fin comprometidas.
cuales el proyecto cuenta con recursos que no
necesita, y momentos en los cuales se requieren
La estimación de los recursos suele ser, en la
recursos que no están disponibles; cuando los
práctica, uno de los aspectos más complejos
requerimientos de recursos son cubiertos por los
para el gerente del proyecto, debido a las
que se tienen disponibles, es un momento o zona
complicaciones que genera; ya que, está
de equilibrio que no requiere mayor atención de
relacionado con otras variables, factores y áreas
parte del gerente del proyecto, sin embargo, los
de conocimiento de la gerencia de proyectos. La
dos momentos restantes demandan su mayor
definición y asignación de recursos implica en
esfuerzo y habilidades gerenciales.
principio, prever varios elementos:
El déficit de recursos por lo general genera retrasos
en la ejecución de las actividades, disminuyendo
los costos directos de tales tareas, sin embargo
pueden representar mayor tiempo de ejecución
del proyecto con su consecuente sobrecosto.
Por su parte el exceso de recurso representa
gastos directos innecesarios, ociosidad y
hasta desmotivación en el equipo del proyecto
afectando su rentabilidad.

Uno de los objetivos fundamentales del gerente

de proyectos es establecer la programación que
genere el mayor beneficio para el proyecto; este
beneficio está condicionado por el efecto que se
produce el nivel de esfuerzo de cada actividad
sobre el costo total del proyecto. Figura No. 1.03 Factores para Definir los Recursos del Proyecto
Fuente: Molero (2017)

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Elementos de la Planificación de Proyectos

Los cuatro elementos están estrechamente ▶▶ La estructura organizativa constituye el arreglo

ligados, puesto que el costo los recursos del e interrelaciones de las partes componentes y
proyecto es producto de la naturaleza del recurso, de las personas de un proyecto.
la cantidad y el tiempo de su aplicación, y en
consecuencia, para mantener el resultado fijo, La estructura organizacional de un proyecto
cualquier variación de una de las variables implica (Organization Breakdown Structure OBS)
modificar alguna de las otras. especifica la división de las actividades, y en cierta
medida indica el grado de especialización del
Dado que la planificación de recursos se realiza trabajo, así como las relaciones de subordinación
en forma temprana, el cronograma del proyecto y autoridad. La función de organización en un
permanecerá con carácter preliminar hasta que las proyecto busca facilitar el logro de las metas del
asignaciones de recursos hayan sido confirmadas, mismo, y está formado de una porción de sus
y se establezcan las fechas de inicio y de finalización recursos totales; el proceso se compone de los
planificadas. Debe considerarse además el análisis pasos inherentes a la fase organizativa, y uno de
de alternativas: ¿elaboración propia o adquisición a sus productos finales es la OBS.
proveedor externo? Tal vez resulte más económico
el esfuerzo propio o por otra parte, así es viable Un buen diseño organizacional requiere identificar
aprovechar recursos sobrantes. las condiciones estratégicas, tecnológicas y
ambientales de la organización, y seleccionar el
tipo de estructura que favorezca el desempeño
Estructura de Desglose de la satisfactorio en tales condiciones. Una estructura
de equipos orientada a los productos, organiza a
Organización OBS las personas de acuerdo a las partes del sistema en
las que trabaja, ofreciendo las siguientes ventajas:
Una parte importante de la planeación de la
gestión de los recursos, tiene como fin establecer ▶▶ Cada miembro del equipo tiene una visión
la organización del proyecto para asegurar más amplia de su trabajo, lo cual promueve
todos los compromisos que necesitan todas las la creatividad, la iniciativa y permite
partes involucradas en un proyecto. Los roles, acumular experiencias.
las responsabilidades y las autoridades que
son relevantes en el proyecto deberían definirse ▶▶ Se utiliza el potencial completo de cada
para el proyecto, de acuerdo con su naturaleza y persona, ya que nadie se concentra en una
complejidad, y deberían considerarse las políticas sola tarea.
existentes de la organización.
▶▶ Se promueve la máxima participación
En relación con lo antes expuesto, Cartay (1998), del usuario en el desarrollo, integrándolo
señala que aun cuando se utilizan los términos efectivamente en los diferentes grupos.
“organización” y “estructura organizativa” como
si fueran los mismos, es importante establecer la ▶▶ Se simplifica la delegación de
debida diferenciación responsabilidades, pues un mismo producto
no está a cargo de múltiples unidades, sino
▶▶ La organización se refiere al proceso de de una sola.
hacer que la estructura se adecue a los
objetivos, recursos y ambiente. ▶▶ Permite adoptar la estrategia de desarrollo
por versiones.

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GESTIÓN DE PROYECTOS CON ORGANISMOS DE COOP. INTERNACIONAL

La organización debe ser flexible, capaz de ajustarse a las necesidades y características de cada una de
las fases que contempla el proyecto para la ejecución de actividades y la realización de sus productos.

Figura No. 1.04 Estructura Organizacional

La definición de Roles y Responsabilidades implica La Matriz de Asignación de Responsabilidades

detallar los roles (parte de un proyecto de la cual
una personal es responsable), autoridad (derecho a
aplicar los recursos del proyecto, tomar decisiones
y firmar aprobaciones), responsabilidad (trabajo que
se espera que realice un miembro del equipo del
proyecto para completar las actividades del proyecto),
y competencias (habilidad y la capacidad necesarias
para completar las actividades del proyecto).
Cuando estos elementos no están bien definidos se
generan conflictos y pérdidas de oportunidades en
el proyecto, por fortuna existen algunas herramientas
(simples, concretas y útiles) para minimizar el impacto
de este tipo de situaciones.
MAR o RAM (en inglés) se utiliza generalmente en
la gestión de proyectos para relacionar actividades
de la estructura analítica o de división del trabajo
WBS y/o los entregables, con los recursos
humanos (individuos o equipos de trabajo)
definidos en la estructura organizacional del
proyecto OBS. De esta manera se logra asegurar
que cada uno de los componentes del alcance
esté asignado a un individuo o a un equipo.

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Elementos de la Planificación de Proyectos
Figura No. 1.05 Matriz de Asignación de Responsabilidades
En esta matriz se asigna el rol que el recurso
debe jugar para cada actividad dada. No es
necesario que en cada actividad se asignen los
cuatro roles, pero sí por lo menos el de Aprobador
y el de Responsable. Estas matrices se pueden
construir en alto nivel (áreas generales) o en un
nivel detallado (tareas de nivel bajo).
Una Matriz de Asignación de Responsabilidades
de alto nivel se puede graficar con el listado de
todos los entregables del proyecto definidas en
la WBS versus los recursos definidos en el OBS.
No todos los recursos tendrán necesariamente
una entrada para cada actividad. Una RAM de
bajo nivel se puede utilizar para designar roles,
responsabilidades y niveles de autoridad para Un estimado de costos es un pronóstico de los
actividades específicas.
Costos y Presupuesto
El proceso de Estimación de los Costos del
proyecto contempla el desarrollo de una
aproximación de los costos de los recursos
necesarios para completar cada actividad del
cronograma. Al hacer una aproximación de
los costos, el estimador debe considerar las
posibles causas de variación de las estimaciones,
incluyendo los riesgos. Las estimaciones de
costos generalmente se expresan en unidades
monetarias (dólares, pesos, euros, yen, entre
otros) con el fin de facilitar las comparaciones
tanto dentro del mismo proyecto como con otros.
Los costos de las actividades del cronograma
se estiman para todos los recursos que se
imputarán al proyecto; esto incluye, entre otros,
la mano de obra, los materiales, los equipos y
herramientas, los servicios y las instalaciones, así
como categorías especiales como asignación por
inflación o por contingencia.
costos que conforman un proyecto de alcance y
estrategia de ejecución definidos que respalda
la toma de decisiones en cada una de las fases
de un proyecto. Se trata de un esfuerzo de
naturaleza técnica que sólo podrá ser realizado
por un equipo profesional en la materia, no
obstante, si la dificultad del proyecto lo requiere,
el gerente del proyecto podrá ser en este punto
asesorado y aconsejado por otros expertos. El
documento que se produce en la estimación de
costos, contiene generalmente:
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON ORGANISMOS DE COOP. INTERNACIONAL

▶▶ Descripción general del proyecto. ▶▶ Gestión: Costos asociados a la gerencia

del proyecto, incluyen tanto honorarios
▶▶ Bases del estimado. profesionales, como otros gastos conexos
(servicios de apoyo, telecomunicaciones,
▶▶ Resumen de costos. traslados, gastos de viaje, entre otras).

▶▶ Plan maestro (Referencial). ▶▶ Arranque: costos asociados a asistencia

técnica para el inicio de la operación de
▶▶ Cronograma de desembolsos. la instalación entregada por el proyecto,
cuadrillas de arranque, químicos,
▶▶ Inflación (Si aplica). entrenamiento personal de operaciones.

▶▶ Costos de diseño: costo de los servicios y Asimismo, para obtener el monto de la inversión
costos asociados para el desarrollo de las de un proyecto, se debe estimar el costo de cada
ingenierías conceptual, básica, detalle y apoyo actividad o partida de forma que se contemplen
a la procura. Incluye generalmente costos de erogaciones para mano de obra, materiales y
supervisión y aseguramiento de calidad. equipos a utilizar para hacer realidad el proyecto.
De allí que, en íntima relación con los procesos de
▶▶ Costos de materiales y equipos: costo de Gestión del Cronograma, la planeación de recursos
los materiales, equipos mayores y menores determinará qué recursos físicos (personas,
necesarios para la ejecución del proyecto, equipo, materiales), que cantidades de cada uno
además de los costos asociados como: se deberán usar para ejecutar las actividades del
seguros, fletes, nacionalización, servicios proyecto, y finalmente, a qué costo.
de compra, transporte nacional, inspección
en talleres, representante de vendedores. Es conveniente en muchos casos que luego de
iniciar el ciclo para la aprobación en la fuente de
▶▶ Costos de construcción: costo de todos los financiamiento, se generen actualizaciones del
materiales suministrados por el contratista, presupuesto y se hagan del conocimiento del
equipos de construcción y mano de obra ente financiador. También es importante, revisar
requeridos para llevar a cabo la ejecución de la las políticas de ajuste de presupuesto que este
obra, incluyendo los costos de administración ente dispone. Un ejemplo de preparación de un
y utilidad del contratista. Asimismo, incluye presupuesto por actividades se presenta en la
los costos de supervisión de construcción y siguiente matriz, la cual solo muestra los rubros
aseguramiento de calidad de las obras. que requieren financiamiento externo:

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Elementos de la Planificación de Proyectos

Figura No. 1.06 Presupuesto de Proyecto

La Determinación del Presupuesto contempla la totalización de los costos estimados de las actividades
del cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer una línea base de costo total, a fin de
medir el rendimiento del proyecto. Palacios (2007), indica que elaborar un presupuesto, es el proceso
de determinar cuánto y en qué momento del tiempo se producen los movimientos de fondos necesarios
para completar las actividades y comercializar las unidades productivas derivadas del proyecto.

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GESTIÓN DE PROYECTOS CON ORGANISMOS DE COOP. INTERNACIONAL

Los costos deben proyectarse siempre

considerando algunos imprevistos porque existe
variabilidad en los precios de los insumos, esto
forma parte de los requisitos de financiamiento.
El Análisis de Reserva del presupuesto puede
establecer tanto las reservas para contingencias
como las reservas de gestión del proyecto:

▶▶ Las reservas para contingencias son

asignaciones para cambios no planificados,
pero potencialmente necesarios, que
pueden resultar de riesgos identificados en
el registro de riesgos.

▶▶ Las reservas de gestión son presupuestos

reservados para riesgos no previstos sobre
el alcance y costo del proyecto.

En un proyecto, el análisis de reservas

corresponde a los valores que se consideran en
cuenta al momento de la elaboración, conocidas
también como reservas de contingencias, está
dentro del cronograma global del proyecto,
pueden ser un porcentaje de la duración estimada
de la actividad, una cantidad fija de periodos
de trabajo, o se puede calcularse utilizando
métodos de análisis cuantitativos. A medida que
se dispone de información más precisa sobre el
proyecto, la reserva para contingencias puede
usarse, reducirse o eliminarse.

El gerente del proyecto puede necesitar obtener

la aprobación antes de comprometer o gastar la
reserva de gestión. Las reservas no forman parte
de la línea base de costo, pero pueden incluirse
en el presupuesto total del proyecto.

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