Paso 2- Elaborar el proceso administrativo en una empresa como estudio de caso

Individual

Empresa de estudio:

Alpina: Garantizar el desarrollo sostenible de Alpina con innovación y calidad, generando

retornos esperados e impactando positivamente en nuestros grupos de interés.

Fuente: https://www.alpina.com/

De acuerdo con la empresa seleccionada, marque con una X la caracterización de su

empresa según su actividad económica, tamaño y tipo de sociedad.

ACTIVIDAD
TAMAÑ0 TIPO DE EMPRESA
ECONOMICA

MINERAS ___ MICRO ____ S.A.S. ___

AGROPECUARIAS _ PEQUEÑA ____ LTDA ___
INDUSTRIALES ___ MEDIANA ____ UNIPERSONAL ___
COMERCIALES X GRANDE X OTRA X
SERVICIOS ___

Planeación

Misión

Alpina S.A, Somos una empresa dedicada a la producción y comercialización de productos

lácteos de excelente calidad, contribuyendo al desarrollo de la industria y a la alimentación
saludable de nuestros clientes.
Visión

Alpina S.A, para el 2024 será una empresa reconocida por ser líder en la innovación de la
producción y comercialización de productos lácteos, posicionada en la mente de los
consumidores como la mejor alternativa de alimentación saludable.

Objetivos

- Corto plazo

Aumentar las ventas en un 20% aproximadamente en 4 meses

Mejoramiento del servicio y el manejo de la información de nuestros clientes

Mejoramiento de los canales de distribución de nuestros productos

Dar a conocer nuestro producto mediante las redes sociales

- Mediano plazo

Mejorar las estrategias de mercadeo y publicidad en nuestras sucursales internacionales

Aumento en la producción en un 40% en los próximos 6 meses

Aumentar las ventas por medio de nuestras redes sociales

- Largo Plazo

Dotar todas las sucursales de alpina de maquinaria de tecnología de punta

Posicionarnos en países europeos como una alternativa de buena alimentación

Políticas

- De calidad

Realizar los procesos productivos, basados en los estándares de calidad establecidos

legalmente

Contratar con proveedores que cumplan con los requerimientos de calidad en las materias
primas necesarias para la producción
Tener contacto directo con nuestros clientes, para de esta manera poder prestar un servicio
de calidad

- Satisfacción del cliente

Prestar un servicio, eficiente y efectivo, donde se busque satisfacer todas las necesidades de
nuestros clientes

Considerar todas las sugerencias realizadas por los clientes, para así cumplir sus
expectativas

Innovar y sobrepasar las expectativas de los clientes, mejorando constantemente nuestros

productos y creando mas productos que cumplan con las necesidades de nuestros
consumidores

- Pago a Proveedores

Los proveedores de nuestras materias primas e insumos, deberán cumplir con los estándares
de calidad exigidos por la ley y por Alpina

El pago a proveedores se realizará de forma inmediata y el proveedor deberá dejar factura

firmada haciendo constar el pago y el recibido de la mercancía

La compra a proveedores a crédito será cancelada, 30 días después de ser recibidas

- Política de horarios

El personal de aseo, su horario de ingreso será 30 minutos antes que el personal

administrativo, para que las oficinas puedan ser limpiadas

El horario de entrada y salida del personal administrativo y operario será a las 7 de la

mañana, hasta las 11 de la mañana y el ingreso en la tarde será a las 2 de la tarde hasta las 6
de la tarde, estos horarios se encuentran en las carteleras de información y en sus correos
electrónicos

Todo el personal de la empresa, deberán registrar su hora de llegada y su hora de salida

El personal que este realizando sus estudios universitarios o tenga que salir o entrar a sus
labores en horarios diferentes deberá informar a la dependencia correspondiente.
 - De formación

Todos los empleados, tiene la posibilidad de poder estudiar y mejorar su nivel educativo,
contaran con horarios flexibles.

Cada 2 meses, el personal administrativo y operario contaran con capacitaciones en cada

una de las dependencias.

Los empleados tendrán la oportunidad de participar en las vacantes de la compañía y de

esta manera poder ascender en su profesión

Presupuesto

Recursos Gerencia Área Área Área Área

Administrativa Financiera Comercial Operativa
Materiales 5.500.000 1.000.000 22.000.000 30.200.000 20.000.000
Técnicos 2.220.000 1.700.000 30.000.000 22.000.000 12.000.000
Financier 10.000.000 15.000.000 22.000.000 5.000.000 32.500.000
o
Humano 18.300.000 20.000.000 4.000.000 7.000.000 4.500.000

Organización

Cargos y funciones

1. Gerente general: encargado de planear, organizar, dirigir y controlar, todos los

procesos y la toma de decisiones que conlleven al cumplimiento de los objetivos
propuestos por la compañía
2. Asistente de gerencia: la asistente de la gerencia será la encargada del llevar el
archivo de la compañía, recibir llamadas, asignar citas, llevar la agenda del gerente
y estar pendiente de las actividades lúdicas (cumpleaños, fechas especiales, entre
otras), como también será la encargada del control de los inventarios de materiales
de oficina.
3. Jefe de recursos humanos: será el encargado de la selección del personal, de
verificar que los procedimientos tanto administrativos como en la producción se
 estén cumpliendo de manera adecuada, también será el encargado de asignar los
cargos del nuevo personal y de incentivar a el empleado que cumpla a cabalidad con
los objetivos de su puesto.
4. Jefe financiero: Este es uno de los cargos más importantes, el jefe financiero será el
encargado de la nómina, de llevar el estado de resultados, la relación con los
bancos, el pago de proveedores, y dar informe mensual de las utilidades, gastos e
inversiones que se han realizado a la junta directiva
5. Auxiliar contable: el auxiliar contable, tendrá como función servir de apoyo a las
actividades que realiza el jefe financiero, también se encargará de la caja menor y
de realizar los respectivos pagos de la nómina a los empleados, llevar registro del
inventario mensual y pasar informe al jefe financiero.
6. Auditor: el auditor tendrá como función, revisar los procedimientos del área
financiera y la transparencia de los estados de las cuentas y las decisiones
financieras que llegue a tomar el encargado de la dependencia, como también
presentar estrategias para la mejora y evitar riesgos o perdidas, el auditor no estará
todos los días en la compañía, sus horarios serán autónomos.
7. Jefe de producción: el jefe de producción se encargará de diseñar el plan de
desarrollo de producción, supervisar diariamente que este plan se esté cumpliendo
de manera adecuada y eficiente, el jefe de producción tendrá como función que en
los procesos productivos se cumplan con los estándares de calidad exigidos por la
ley.
8. Operarios de producción: los operarios son los encargados, del manejo de la
maquinaria, del empaque del producto, comprenderán las estrategias de producción
y las cumplirán a cabalidad.
9. Jefe comercial: el jefe comercial es el encargado de planear, organizar, dirigir y
controlar las operaciones de comercio que se realizan con los clientes potenciales,
serán los encargados de diseñar las estrategias de ventas, la publicidad y lo más
importante será el encargado de satisfacer a los clientes.
10. Vendedores: los vendedores serán los encargados de llevar a cabo la operación de
comercio, y de mostrarle los beneficios de nuestros productos a nuestros clientes,
 como también realizar sondeos de la satisfacción de los clientes y presentar
informes de estos a el jefe comercial
11. Mercadeo y publicidad: el personal de publicidad y mercadeo, será el encargado de
diseñar y presentar a los directivos las propuestas de publicidad, vayas de
publicidad, comerciales de tv, estrategias de mercadeo y de diseñar las etiquetas de
los productos.
12. Asistente de área: las asistentes de áreas serán las encargadas, de recibir llamadas,
gestionar citas, colaborar con papelería, y ser la mano derecha del jefe de la
dependencia

Organigrama

Gerente general

asistente de
gerencia

Jefe de recursos Jefe de

Jefe financiero Jefe comercial
humanos producción

Asistente Asistente Asistente asistente

Auxiliar Mercadeo y
operarios
contable publicidad

Auditor vendedores

- Contratación

La contratación en Alpina S.a. se realiza mediante contrato escrito, fijo o indefinido, el cual
se tendrá en cuenta dependiendo del cargo que la persona vaya a desempeñar y después de
tener clara sus habilidades.
 - Tipo de remuneración

La remuneración de alpina a sus empleados, se realizará dependiendo del cargo que

desempeñe y sus funciones y contaran con todas las prestaciones sociales.

- Asignación de recursos

Los Recursos son asignados así:

- 55% de los recursos están destinados a la producción y comercialización de nuestros
productos
- 15% de los recursos está destinado a publicidad y mercadeo
- 30% pago de nómina y remuneración de los empleados
Estos recursos se asignan teniendo en cuenta que la razón de nuestra compañía es la
producción por lo tanto esta dependencia es la que mayores recursos tiene.
Diagrama de Gantt