Grupos de Office 365

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Guía básica

Grupos de Office 365

Versión 1 (02 de febrero 2015)

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ÍNDICE

1. GRUPOS DE OFFICE 365 ............................................................................................... 3

1.1. ¿Qué es un grupo de Office 365? ............................................................................ 3
1.2. Grupos públicos y privados de Office 365 ................................................................ 3
1.3. Grupo propietarios y miembros del grupo ................................................................. 4
1.4. Descubrir y unirse a grupos de Office 365................................................................ 5
1.5. Conversaciones y correo electrónico ........................................................................ 5
1.6. Calendario de grupo ............................................................................................... 6
1.7. Archivos, compartir y OneDrive ................................................................................ 7
1.8. Suscribirse a un grupo ............................................................................................ 7
2. SiTIOS DE TRABAJO ...................................................................................................... 8
2.1. Permisos en Sitios de Trabajo de Office 365 de Educamos ....................................... 8
2.2. Definición de los permisos básicos de los usuarios: ................................................. 9
2.3. Definición de los permisos avanzados de los usuarios: ........................................... 10

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1. GRUPOS DE OFFICE 365

1.1. ¿Qué es un grupo de Office 365?

Desde los grupos se puede hablar, escuchar, colaborar y realizar cosas. De forma rápida y fácil
se pueden realizar trabajos, organizar equipos, etc. Se pueden crear grupos Públicos (son los que
se crean por defecto) o Privados, desde los grupos se pueden crear Chats, enviar correos, crear
informes, archivos, etc.

1.2. Grupos públicos y privados de Office 365

Un grupo de Office 365 puede ser público o privado.

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Un grupo público está abierto a todos los usuarios. Se usa para que los usuarios puedan ver todo
lo que se hace, todo el contenido, conversaciones, etc.

Un usuario puedo unirse o no a un grupo público, pero al ser público toda la comunidad tiene
acceso.

Un grupo privado es exclusivo y sólo abierto a sus miembros. El contenido y las conversaciones
son seguros y no será visible para todos sólo los que están en el grupo invitados y admitidos.

Un grupo privado es el que se usa cuando preocupa la seguridad y privacidad, información

confidencial, debería ser el usado para que solo algunos profesores vieran y compartan informes
de alumnos.

Aunque cualquier usuario pudiera ver el nombre del grupo privado, no podrían ver lo que hay dentro
del grupo y para unirse a un grupo privado requiere la aprobación de un administrador de grupo.

Un grupo público no se puede convertir en un grupo privado o un grupo privado a un grupo

público una vez creado, si hay un error hay que eliminarlo y volver a crearlo.

Aunque no puede participar en un grupo privado si no es miembro, cualquier usuario puede enviar
correo electrónico a un grupo privado e incluso recibir respuestas de ese grupo privado.

1.3. Grupo propietarios y miembros del grupo

Hay algunos aspectos que debe destacar sobre los propietarios y miembros del grupo.

Cuando el propietario de un grupo deja la organización o un grupo, todos los correos electrónicos,
conversaciones, archivos y citas del calendario se guardan, para que otros miembros del grupo
pueden tener acceso a los datos.

Un usuario no puede crear más de 250 Grupos

Los grupos con más de 1000 miembros pueden crearse, pero los usuarios del grupo quizás ob-
serven que el acceso a las conversaciones de grupo y el calendario de grupo puede resultar bas-
tante largo.

Actualmente cualquier usuario puede crear un grupo, hacerlo público o privado e invitar a otros
usuarios que pueden quedarse o no en el grupo.

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1.4. Descubrir y unirse a grupos de Office 365

Puede interesar a los usuarios ver los grupos existentes por si interesa unirse a un grupo y evitar
duplicar grupos, por eso es importante asegurarse que sean realmente los públicos los que con-
tienen material que quieren que vean el resto de usuarios.

Con las nuevas políticas de Microsoft, los usuarios no pueden buscar (detectar) grupos, por lo
que aunque aparezca el botón de detectar no saldrá ningún grupo.

Es posible que algunos usuarios vean grupos debido a que en algún momento lo vieron y esta
información se quedó como sugerencias de grupos y queda almacenada a nivel de usuario, un
usuario puede borrar esas sugerencias y sólo aparecerían los grupos a los que pertenece, aún
viéndolo sólo puede acceder a la información de los grupos públicos y nunca de los privados si no
es admitido.

1.5. Conversaciones y correo electrónico

Los grupos tienen su propio buzón y así todos los mensajes de correo electrónico del grupo son
fáciles de localizar y administrar. En Outlook Web APP, también puede tener una conversación con
los miembros del grupo publicando mensajes cortos y respondiéndolos. Todo el historial de las
conversaciones se conserva, lo que ayuda a los nuevos miembros a ponerse al día rápidamente.

Las conversaciones se ordenan por fecha, de más antiguo a más reciente. Puede ponerse al día
con los nuevos mensajes de las conversaciones que están marcados con una pestaña azul e
incluso agregar archivos adjuntos.

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En ocasiones, es posible que se desee enviar un mensaje de correo electrónico al grupo

para asegurarse de que todos lo reciben al momento. Cuando cree el mensaje, simple-
mente hay que escribir el nombre del grupo en la línea Para.

1.6. Calendario de grupo

El calendario dedicado del grupo facilita a todos los miembros la coordinación de sus programa-
ciones. Todas las personas del grupo ven automáticamente invitaciones a reuniones y otros even-
tos. Si pertenece a más de un grupo, es fácil ver los calendarios de grupos uno al lado del otro.
Los eventos que se creen en el calendario de grupo se agregan automáticamente y se sincronizan
con su agenda personal. Para los eventos que crean otros miembros, puede agregar el evento
desde el calendario del grupo a su calendario personal y el evento se sincronizará automática-
mente con su agenda personal. Por último, puede superponer su calendario personal con un ca-
lendario de grupo para ver todo lo programado

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1.7. Archivos, compartir y OneDrive

Compartir contenido, como archivos y carpetas, es una característica de la colaboración de gru-
pos. El contenido compartido puede estar en cualquier otro lugar en Office 365, pero con OneDrive
para la Empresa resulta cómodo ver y editar los archivos independientemente de su ubicación
real. Compartir contenido también ayuda a trabajar con documentos de forma colectiva. La página
de OneDrive para la Empresa de un grupo es el lugar principal en el que encontrar los archivos
del grupo, aunque también se puede acceder a otros documentos compartidos desde otros sitios.

1.8. Suscribirse a un grupo

Cuando se suscribe a un grupo, se solicita que las conversaciones o eventos del grupo se envíen
a su bandeja de entrada. Si prefiere usar Outlook en lugar de Outlook Web APP, es una buena
idea habilitar esta característica porque garantiza que todos los miembros de grupo reciben los
mensajes de correo y las citas del calendario en Outlook rápidamente, de manera que pueden
estar siempre al tanto de las actividades del grupo. También se puede responder a las conversa-
ciones desde Outlook y las respuestas aparecerán inmediatamente en la conversación del grupo.
Suscribirse a un grupo también es útil si trabaja activamente en varios grupos y proyectos relacio-
nados y se desea seguir de cerca cada conversación y evento de calendario desde la bandeja de
entrada.

La suscripción no está habilitada de forma predeterminada. Puede habilitar la suscripción para el

grupo al crearlo por primera vez. Tras crear un grupo, también puede habilitar la suscripción al
agregar un nuevo miembro. Por último, cada persona puede habilitar o deshabilitar la suscripción
para que se adapte a sus preferencias.

Si el usuario piensa que está recibiendo demasiada información del grupo en la bandeja de en-
trada, siempre puede darse de baja para reducir el flujo de información. Las conversaciones se-
guirán estando disponibles en el grupo, de modo que puede volver a visitarlas de vez en cuando
para ponerse al día sobre las conversaciones anteriores. En la parte inferior de todos los mensajes
de correo encontrará un práctico vínculo para anular la suscripción.

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2. SITIOS DE TRABAJO
Los sitios de Trabajo funcionan de forma similar que los grupos a la hora de compartir documen-
tación, archivos, carpetas, etc, pero la gran diferencia es que el control lo tiene el centro y solo
verán los sitios de trabajo aquellas personas que son invitados a los mismos, si no es invitado
no ve nada.

Los sitios están muy optimizados para compartir y compartimentar información con distintos per-
misos dado a los usuarios, pudiendo tener carpetas visibles o modificables por sólo algunos
miembros del sitio, en los grupos la comunicación por correo está más optimizada, incluso guar-
dando correos y pudiendo buscar u ordenar los mismos.

En un Sitio eres invitado y entras pero no puedes abandonarlo, el propietario es el que te saca.

Una vez que se añade a una persona a un sitio se puede añadir como Propietario (puede hacer
todo y añadir personas), Integrante (puede trabajar con documentos, sabor bajar, modificar, aun-
que luego se puede limitar el acceso a algunos documentos o carpetas), Visitante, (solo pueden
visualizar)

Aunque se puede dar permisos para que cualquier profesor cree sitios, para el control del centro
suele ser recomendable que sólo dos o tres personas los creen y en cada sitio el administrador
del mismo se encargue de añadir o realizar los cambios que desee ya que el profesor solo puede
acceder a los sitios que el cree si no es invitado, peor si podría borrar sitios creados, por eso la
recomendación es que lo controlen pocas personas.

2.1. Permisos en Sitios de Trabajo de Office 365 de Educa-

mos
Por defecto, existen tres tipos de perfiles de usuario a los que podemos asignar a aquellas per-
sonas que queramos que formen parte de nuestro sitio de trabajo:

 Propietario.
 Integrante.
 Visitante.

Estos permisos pueden ser suficientes para la mayoría de los usuarios, pero en algunas ocasio-
nes puede ser que necesitemos un acceso más granular a los elementos del Sitio de Trabajo que
presenten una mayor sensibilidad, como pueden ser los Documentos.

Para ello, se pueden definir una serie de permisos especiales que permitan limitar de forma indi-
vidual o grupal si se desea, el acceso a determinadas carpetas o documentos que se encuentran
presentes en el Sitio de Trabajo y por tanto accesibles para todos los usuarios.

Para poder entender de forma correcta lo que vamos a configurar posteriormente, es necesario
antes explicar el concepto de herencia. Las carpetas, subcarpetas y documentos que subimos a
nuestro Sitio de Trabajo, “heredan” los permisos de acceso de la carpeta que los contiene, es
decir que, por defecto, si subimos un documento al Sitio de Trabajo, se le asigna que pueden
actuar sobre él, todos aquellos miembros del Sitio de Trabajo. En el caso que creemos una sub-
carpeta y la compartamos por ejemplo con un colaborador externo que no esté dado de alta en
Educamos, pero si queramos que colabore en el Sitio de Trabajo, todos los documentos que estén
dentro de esa carpeta, automáticamente pasan a estar disponibles para ese colaborador.

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Por tanto, lo que vamos a explicar en este documento es como evitar esa herencia de permisos
en las distintas carpetas del Sitio de Trabajo para controlar de forma más gradual el acceso a los
documentos.

2.2. Definición de los permisos básicos de los usuarios:

Cada vez que generamos un Sitio de Trabajo en Educamos, sólo está el usuario que lo ha creado
entre sus miembros, por tanto, es éste usuario el que tiene que añadir al resto de usuarios que
van a formar parte de él.

Para hacer esto, en la pantalla principal del Sitio de Trabajo, pulsaremos sobre la Gestión de
Usuarios, que se encuentra en la parte inferior derecha.

De esta forma, abriremos la pantalla que nos permite agregar distintos colaboradores al Sitio de
Trabajo y elegir qué perfil de acceso queremos asignarle.

 Propietario: Usuario con permisos completos en todo el Sitio de Trabajo.

 Integrante: Usuario que puede añadir contenido pero no puede modificar la configu-
ración del sitio de trabajo.
 Visitante: Usuario que sólo puede visualizar contenido en el Sitio de Trabajo, pero no
puede modificar nada.

Si pulsamos sobre el icono “Añadir usuario”, nos aparecerá la siguiente pantalla:

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Aquí podemos elegir si queremos buscar Empleados, Padres/Madres/Tutores o Alumnos, buscar

por niveles educativos o directamente por nombre y apellidos. Una vez hayamos seleccionado al
usuario que buscamos, se nos habilitan tres botones a la derecha que nos permiten elegir entre
propietario, integrante o visitante, en función del grado de acceso que le queramos asignar. De
esta forma sencilla podemos gestionar los permisos básicos de nuestro sitio de trabajo.

2.3. Definición de los permisos avanzados de los usuarios:

Como hemos comentado al principio del presente documento, es posible que necesitemos con-
trolar de forma más precisa el acceso a los elementos que hemos compartido en los documentos
del Sitio de Trabajo, de forma que cada usuario pueda ver y actuar únicamente sobre aquellos
documentos o carpetas que le corresponda acceder.

Este nivel de protección puede ser útil cuando manejemos documentación en el Sitio de Trabajo
que se pueda considerar sensible o restringida.

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Para poder regular estos permisos, vamos a poner un ejemplo, tratando de facilitar su compren-
sión:

Tenemos un sitio de trabajo en el que hay dos usuarios: Javier (propietario del sitio) y Lola (inte-
grante). De acuerdo con esto, Javier dispone de todos los permisos necesarios en el Sitio de
Trabajo, mientras que Lola solo puede acceder a los elementos pero no puede modificar la confi-
guración del sitio ni invitar a nuevos miembros a participar. Vamos a definir una carpeta dentro
de los documentos compartidos del Sitio de Trabajo de manera que sólo Javier pueda acceder a
ella y a Lola ni siquiera le aparezca entre los elementos disponibles.

Como podemos observar en la presente captura, hemos creado una carpeta en los Documentos
del Sitio de Trabajo llamada “Carpeta Oculta”.

Accediendo al Sitio de Trabajo como Lola, comprobamos que efectivamente, como somos Inte-
grantes del Sitio de Trabajo, podemos ver todos los documentos o carpetas que allí se encuentren.

Para evitar esto, accedemos al Sitio de Trabajo como Javier, que tiene permisos de propietario
del Sitio de Trabajo y marcamos la carpeta y pulsamos sobre la opción “Compartir” y además
marcamos la opción “Compartido con” para ver que usuarios tienen acceso a dicho recurso.

Si pulsamos sobre “Avanzadas” (abajo), podremos definir permisos más precisos.

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Esta es la ventana que nos aparece en la que podremos definir dichos permisos avanzados, pero
antes de poder modificarlos, nos advierte que esta carpeta hereda permisos de un elemento
superior. Como hemos comentado al principio del documento, esta propiedad de herencia, hace
que un elemento herede de forma automática las propiedades o permisos de aquellos elementos
superiores que lo contienen.

Para desactivar la herencia y por tanto, poder realizar modificaciones a los permisos, debemos
pulsar el icono de la barra superior que dice “Dejar de heredar permisos” y confirmar en la ventana
emergente que nos aparece que, efectivamente queremos desactivar esta característica.

Una vez hemos desactivado la herencia, podremos marcar los grupos de usuarios que queremos
modificar, en este caso los Integrantes y los Visitantes. Simplemente pulsaremos en la barra
superior sobre el icono que dice “Quitar permisos de usuario” y todos los miembros del Sitio de
Trabajo que estén en esos grupos, dejarán automáticamente de ver dicho recurso.

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Ya sólo nos queda compartir de forma individual con los usuarios que queramos que accedan a
este recurso. Para ello, nos volvemos a Documentos y seleccionamos la carpeta en cuestión y
pulsamos “Compartir” en la cabecera, al igual que hicimos al principio.

Introduciremos el nombre o apellidos de la persona que queramos añadir y seleccionamos el nivel

de permisos que le queremos asignar: Puede Editar o Puede Ver.

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