PLAN DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

1. AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD No.: 2

2. PROCESO A AUDITAR: Prestación Servicios de Educación (Educación para el Trabajo), Subsidios y Aportes, Prestación
Servicios Crédito Social, Archivo y Admon. Documental, Gestión Financiera y Tributaria.

3. RESPONSABLE DEL PROCESO: Oreth Ximena Niño Parra -Auxiliar II Unidad de Servicios de Samacá
4. OBJETIVO: Verificar la conformidad de los Procesos: Prestación Servicios de Educación (educación informal), Subsidios y
Aportes, Prestación Servicios Crédito Social, Gestión Financiera y Tributaria, Archivo y Admon Documental, con el Sistema de
Gestión de Calidad establecido por la Organización, los requisitos establecidos en la norma ISO 9001, los requisitos legales y
organizacionales, y la eficacia de las acciones realizadas para cerrar las No Conformidades levantadas al Proceso.

5. ALCANCE DEL PLAN DE A. I. C.: La Auditoria se realizará en el municipio de Samacá

6. CRITERIOS: Plan Operativo proceso Prestación Servicios Educación (Programa educación para el trabajo y
desarrollo humano).

Caracterización del proceso Gestión Financiera y Tributaria (C-20-09), Reglamento para el manejo de
los fondos rotatorios, de caja menor, base de cambio, gastos de vehículos y anticipo de viáticos (D-
20-019). P. Gestión de Caja (P-20-055). Instructivo creación de terceros (I-20-062).

Caracterización del Proceso Subsidios y Aportes (C-12-11), Instructivo Solicitud y entrega de tarjetas
(I-12-086), P Anulación y reposición de cheques (P-12-087), Instructivo Novedades de afiliación I-12-
077), Procedimiento afiliación de trabajadores P-12-070.

Caracterización proceso prestación servicios crédito social (C-10-02); Procedimiento Recepción y

registro de una solicitud de crédito (P-10-008).

Proceso Archivo y Admon. Documental: Documento específico Elaboración de Documentos

Comerciales (D-18-021). Documento específico Manejo adecuado de la documentación (D-18-022).

7. AUDITOR LÍDER: Javier Mesa Mesa 8. EQUIPO AUDITOR:

9. FECHA APERTURA: 30 de mayo de 2012 10. FECHA CIERRE: 30 de mayo de 2012

11. DESARROLLO:
REQUISITOS /
FECHA HORA ACTIVIDADES AUDITADOS
RECURSOS
30-May-12 8:00 AM Reunión de Apertura - Todos los trabajadores de la unidad.

30-May-12 8:15 AM Verificación del conocimiento y 5.4 Auxiliar II Unidad de Servicios de

aplicación del Plan operativo 2012 Plan Operativo Samacá. Auxiliar I Unidad de
(programa educación informal) Servicios de Samacá
30-May-12 8:45 AM Verificación de cumplimiento de 6.1 Auxiliar II Unidad de Servicios de
requisitos aplicables a la Unidad del Caracterización del Samacá. Auxiliar I Unidad de
proceso de Gestión Financiera y proceso, Reglamento Servicios de Samacá
Tributaria. manejo de fondos,
Gestión de caja, creación
de terceros.

30-May-12 9:30 AM Verificación de cumplimiento de 7.5.1 - 7.5.3 - 8.2.3 Auxiliar II Unidad de Servicios de
requisitos aplicables a la Unidad del Caracterización del Samacá. Auxiliar I Unidad de
proceso de Subsidios y Aportes. proceso, instructivo Servicios de Samacá
solicitud y entrega de
tarjetas, anulación y
reposición de cheques,
novedades de afiliación,
afiliación de
trabajadores.

30-May-12 10:00 AM Verificación de cumplimiento de 7.2 - 7.5.1 7.5.2 - 8.2.3 Auxiliar II Unidad de Servicios de
requisitos aplicables a la Unidad del Caracterización del Samacá. Auxiliar I Unidad de
proceso de crédito social. proceso, Recepción y Servicios de Samacá
registro de una solicitud
de crédito.

FECHA HORA
30-May-12 2:00 PM
30-May-12 4:00 PM
31-May-12 8:00 AM
5-Jul-12 11:00 AM
12. OBSERVACIONES:
JAVIER MESA MESA
FIRMA DEL AUDITOR LÍDER
F-05-188/ Versión 0/ 05/12/07
REQUISITOS /
ACTIVIDADES AUDITADOS
RECURSOS
Verificación de cumplimiento de 4.2.4 -
requisitos aplicables a la Unidad del Elaboración de
proceso de Archivo y Adm. documentos
Documental. comerciales. Manejo
adecuado de la
documentación.
Reunión de Cierre - -
Elaboración del Informe de Auditoria - -
y Documentos soporte.
Entrega del Informe y documentos - -
anexos al Departamento de
Planeación.
RIESGOS: Los Riesgos generales a tener en cuenta en las diferentes etapas de la Auditoria: 1- Incumplimiento
del programa - Acción: Reprogramación de Auditorias en cuanto a fechas, auditores y procesos. 2- Desacuerdo
en la identificación de no conformidades - Acción: Llamar al Representante Corporativo del Sistema de Gestión
de Calidad para dirimir la diferencia. 3- Riesgo de desplazamiento - Acción: utilizar transporte urbano y cobrar
viáticos. 4-Falta de comunicación con el auditado para planear la auditoria - Acción: Enviar la comunicación del
Plan de Auditoria por los diferentes medios de comunicación al auditado. 5-Pérdida de los registros de la
Auditoria - Acción: Además de tener los registros en medio físico, se ingresa la información al software
ISOLUCIÓN (módulo auditorias).
JAIME FERNANDO DIAZ MOLINA
FIRMA REPRESENTANTE CORPORATIVO S.G.C.
 LISTA DE VERIFICACIÓN
AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
1. AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD No: 2
2. PROCESO A AUDITAR: Prestación Servicios de Educación (Educación para el Trabajo), Subsidios y Aportes, Prestación Servicios Crédito Social,
Archivo y Admon. Documental, Gestión Financiera y Tributaria.

3. RESPONSABLE DEL PROCESO: Oreth Ximena Niño Parra -Auxiliar II Unidad de Servicios de Samacá

4. FECHA REALIZACIÓN AUDITORIA: 30 de mayo de 2012

5. HORA REALIZACIÓN AUDITORIA: 8:00 AM

6. AUDITOR LÍDER: Javier Mesa Mesa 7. EQUIPO AUDITOR: María Bertina Blanco Arenales (observador)

Oreth Ximena Niño Parra -Auxiliar II Unidad de

8. AUDITADOS: Servicios de Samacá.
Flor Ángela Sánchez -Auxiliar I Unidad de
Servicios de Samacá.

9. DESARROLLO:
CICLO
Numeral PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIONES
PHVA
Proceso prestación servicios educación-
educación para el trabajo y desarrollo
humano
De acuerdo con el Plan Operativo que la Caja No han dictado ningún curso durante el presente año (NC), se preinscriben al
tiene establecido, la Unidad de Samacá debe curso pero no vuelven; se está gestionando convenio para ofrecer cursos de
cumplir con alguna meta de cursos, ingresos, ingles e informática. No se evidenció un portafolio para ofrecer los cursos. Se
cobertura. presenta un listado de cursos de las áreas: Plásticas, música, bienestar y
desarrollo de talento, área confección, deportes y actividades físicas,
gastronomía, idiomas, refuerzo pedagógico, manualidades mecánica, entre
otros. Se tiene planilla de preinscripción del mes de junio del curso de
manicure con tres inscritos: Nubia Sierra Buitrago, Paola Gil Gil, Diana
Espitia; se verificó mediante llamada telefónica con la señora Diana Espitia y
se evidenció que si fue contactada por Comfaboy y está interesada en el
curso. Este formato está diligenciado de manera incompleta ya que falta:
fecha inicio preinscripción, fecha cierre preinscripción, horario preinscripción,
rango de edad, horario provisional y correo electrónico. Las Auditadas
manifiestan haber recibido una inducción por Zoraida Cristancho
P, H 5.4 X
(Responsable del programa de Educación Informal) según Acta 08 del 25 de
abril de 2012. Se evidencia cronograma de visitas en medio magnético. Las
auditadas puntualizan que se tiene un borrador pero no se tiene el portafolio
que según el acta 08 se debía enviar el 15 de mayo; también se verifica y se
encuentra que esta publicada una programación en la página web de
Comfaboy diferente a la que está en borrador. No se tiene definida una meta
de cumplimiento. De acuerdo con el cronograma se visitó el hogar infantil
pero no se tiene evidencia de la visita. La firma del convenio con la empresa
WordsWorth ya esta en proceso de legalización y perfeccionamiento del
contrato.

Proceso Gestión Financiera y Tributaria:

Tesorería
Tiene a su cargo alguna caja menor?
P 6.1 X La auditada responde que SI tiene una caja menor asignada.
Como administra el fondo de caja menor? Monto La auditada manifiesta que el valor de la caja menor es de $283.000 y el
P 6.1 0,5 SMLMV ($283,350) y máximo monto por X monto máximo de compra $90.000,
compra 5 SMLDV ($94,450)

La Caja tiene algún documento dentro del La auditada manifiesta que no conoce el documento donde esta establecido
S.G.C. que defina como se debe manejar un el manejo de la caja menor. La información y capacitación la recibió del señor
H 6.1 fondo de caja menor. X Efraín Camacho. La caja fuerte no esta utilizándose por que no se tiene la
llave o clave.

Hacer el arqueo del fondo. La auditada presenta el efectivo, factura y reembolso en curso. Se encuentra
Revisar si se está utilizando para los gastos el recibo autoservicio 4 esquinas de $3.600, es régimen común y no se le
autorizados. descontó la retención de iva y la retención en la fuente. Se diligenció el
Revisar si el monto máximo por compra se está formato Arqueo de Caja y se encuentra que existe un faltante de $2,642. La
aplicando. auditada manifiesta que le hicieron la entrega de la Caja menor el 28 de
H 6.1 Verificar retenciones. X enero de 2012. Se evidencia que solamente se ha hecho un solo reembolso.
La capacitación se recibió hasta la semana pasada. Se reportó facturas del
mes de enero, febrero, marzo y abril, incumpliendo lo establecido en el
reglamento.

Describa la forma como se recauda dineros de Las auditadas manifiestan que los dineros por venta de servicios se hace en
los clientes de los diferentes servicios el Banco Agrario (para comfacrédito) y Davivienda (para salud), fue ordenado
H 6.1 (Procedimiento Gestión de caja). X por el Jefe de la División Financiera. Se hace con el formato de consignación
que aparece en la página web.
CICLO
Numeral PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIONES
PHVA
Proceso Gestión Financiera y Tributaria:
Contabilidad.
Procedimiento Facturación La auditada manifiesta la forma como Factura los servicios de I.P.S. y
Como se realiza la creación del tercero en el crédito.
sistema de información (autoretenedor, tipo de Se verificaron las Tarifas que están cobrando para el servicio ortodoncia-
contribuyente). consulta de valoración encontrando que están cobrando $8,000(cat A),
$12.800(cat B), $18800 (cat C), y $19800 (particular). Se verificaron con la
I.P.S. de Tunja y se encuentra que son las mismas, pero al verificar con las
tarifas para el año 2012 aprobadas por el Agente Interventor según
Resolución AEB 224 del 18/01/2012 se evidencia que las tarifas de consulta
y/o estudio ortodoncia (con el ortodoncista) son MAYORES, así: $9,000 (cat
A), $14.000 (cat B), $21,000 (cat C) y $22,000 (particular) NC.
H 6.1 X
Se preguntó a la Auditada como hacia la creación de terceros manifestando
un conocimiento sobre el mismo, se le preguntó para el caso de clientes de
crédito manifestando que en los campos de régimen se registra Simplificado
y en autoretenedor NO. Al matricular el tercero conocen que no pueden
cambiar el nombre si no que se debe registrar como está en el RUT.

Proceso Subsidios y Aportes.

<Tarjeta de afiliación y servicios:>
Como se hace la entrega de las tarjetas.
H 7.5.1
Se observa que cuando el afiliado o familiar solicita la tarjeta, se encuentra
que solicita el número de cédula, lo consulta en el sistema y verifica si tiene
tarjeta de afiliación y servicios; si aparece en el sistema con tarjeta y número
se verifica en el archivo de tarjetas, se observó haciendo estas actividades
con el número de cédula 74,357,746, encontrando que estaba en tránsito
(sistema de información de subsidio), pero no estaba en la Unidad, pero la
X Auxiliar I llamó a subsidio Tunja y allí le informaron que venía de
Chiquinquirá. Se verificó el correo y se encontró que fue recibida y se
procedió a informar a la beneficiaria que la entrega se hacia directamente al
esposo, quien manifestó que en la tarde haría la diligencia.

Cada cuanto se anulan los cheques. Que
actividades realizan para hacer la anulación.
Solicitar los cheques que se tienen en la Unidad
7.5.1 para entregar (6).
H X
7.5.3
Se revisa el archivo de cheques y se selecciona los que tienen una fecha
anterior a seis meses según la fecha de corte, el último fue el MES 11, se
registran en el módulo de anulación de cheques, se registra entre otros datos
el número del cheque y motivo, luego se imprime listado y se envía a
subsidio Tunja.
Se confrontó y verificó listado con cinco cheques y correspondían a los
físicos; también se evidencia que hay cheques del mes 10, 7, 8. Se encontró
un cheque 84475 del mes 11 que no se anuló.

Revisar grabación de afiliación de trabajadores.
Envío de afiliaciones a Tunja (Procedimiento
7.5.1 afiliación de trabajadores P-12-070)
H X
7.5.3
Las afiliaciones patronales se envían a Tunja diariamente por sevenet.
Se revisó la afiliación del trabajador 9540403 encontrando que está
diligenciado correctamente. Se verificó la grabación en el sistema y estaba
correctamente grabado.

Revisar novedades recibidas que cumplan con
las características dependiendo el tipo de
novedad (Instructivo Novedades de afiliación I-
12-077).
7.5.1
H X
7.5.3
Se observó un reclamo del señor Henry Parra Torres con cédula de
ciudadanía 79824590, quien manifiesta haber traído la incapacidad del mes
de abril, pero no aparece el recibido ni grabada. La auditada manifiesta que
en la fecha en que se presentó no se podía grabar por que aun no se había
liquidado el subsidio y el sistema no permite hacer la grabación. Se fotocopió
la copia de la incapacidad del mes de abril con el recibido de Comfaboy que
traía el afiliado NC.
También se observó reclamo del afiliado Lancheros Malagon Edgar: No
aparece el pago de algunos beneficiarios y la esposa manifiesta que trajo las
certificaciones escolares pero no aparecen grabadas, toma los datos para
verificarlos. Se verificó en archivo el certificado de escolaridad de la
beneficiaria Lancheros Rodríguez María Fernanda con TI 93031708378, si
estaba en la carpeta pero no se había grabado NC.

Entrega de Bonos de subsidios al desempleado. Se reciben los bonos y se evidencia la entrega de los bonos hasta el mes de
mayo. De mayo de 2012 se entregaron dos bonos: cedula 7162234 y
4.234.349 y cuatro bonos del mes de abril revisándose su entrega en el
H 7.5.3 X voucher diligenciado.

Proceso Prestación Servicios Crédito Social.

CICLO
Numeral PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIONES
PHVA
Que actividades realiza para recibir solicitudes Las auditadas manifiestan que se revisa en el sistema si la empresa está
de crédito de los afiliados. afiliada y tiene convenio, si es así se da a conocer los requisitos en cuanto a
(Convenio, 6 meses afiliación a la Caja, paz y documentos y tiempo de afiliación, los soportes y se envía a Tunja en medio
H 7.2 salvo en aportes). X físico. Se han recibido trece créditos de los cuales 7 aparecen en el formato
Revisar formato Registro créditos recibidos (F- establecido de registro de créditos recibidos.
10-053 / v1). Envío diario.

Cuales son los requisitos para el otorgamiento Una de las funcionarias lo describe igual al del crédito normal, pero la
de un crédito de Comfaejecutivos. compañera confirma que es para mayores de cuatro s..m.l.v. Se observa que
7.5.1 no existe un conocimiento completo de los requisitos para el otorgamiento
H X para este tipo de créditos (O).
7.5.2

El proceso tiene algún método para determinar Identifica el indicador en Isolucion pero se le dificulta interpretarlo (O).
de manera cuantitativa como se controla esta
actividad (Indicador P10 eficiencia en la
V 8.2.3 recepción de formularios e información al X
usuario).

Tiene metas establecidas de colocación de Las auditadas manifiestan que no se les han asignado metas de colocación
P 8.2.3 créditos en esta Unidad. X de créditos.

Proceso Archivo y Admon. Documental

De que manera envía la correspondencia interna
a las demás sedes de Comfaboy.
H 4.2.4
La información se manejan por medio físico. Ya que la capacitación de
sevenet y archivo tan solo la recibieron en Samacá la semana anterior por
las compañeras del proceso de Archivo y Administración documental. Se
hizo un ejercicio en sevenet para conocer el manejo encontrando que conoce
X el manejo. El proceso de archivo Tunja hizo un trabajo de archivo la semana
pasada.

Verificar las tablas de retención documental y el Las auditadas manifiestan que No aplican las tablas de retención
H 4.2.4 archivo de las mismas. X documental, tampoco la utilizan en las comunicaciones internas. No conocen
el documento de elaboración de cartas comerciales NC.

Un ejemplo de la aplicación de la política de Se observó durante toda la Auditoria la aplicación de la política de calidad en
calidad. lo referente al talento humano cálido, se vio una atención cordial con
H 5.3 X oportunidad al cliente y resolviéndole sus problemas.

10. OBSERVACIONES:

____________________________________________ ________________________________________________
FIRMA DEL AUDITOR LÍDER FIRMA RESPONSABLE DEL PROCESO
F-05-189/ Versión 0/ 05/12/07
 INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
FECHA: 5/30/2012
1. AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD No.: 2
2.PROCESO AUDITADO: Prestación Servicios de Educación (Educación para el Trabajo), Subsidios y Aportes, Prestación Servicios
Crédito Social, Archivo y Admon. Documental, Gestión Financiera y Tributaria.

3. RESPONSABLE DEL PROCESO: Oreth Ximena Niño Parra -Auxiliar II Unidad de Servicios de Samacá
4. AUDITOR LÍDER: Javier Mesa Mesa
5. EQUIPO AUDITOR: María Bertina Blanco Arenales (Observador)
6. OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
Verificar la conformidad de los Procesos: Prestación Servicios de Educación (educación informal), Subsidios y Aportes,
Prestación Servicios Crédito Social, Gestión Financiera y Tributaria, Archivo y Admon Documental, con el Sistema de Gestión
de Calidad establecido por la Organización, los requisitos establecidos en la norma ISO 9001, los requisitos legales y
organizacionales, y la eficacia de las acciones realizadas para cerrar las No Conformidades levantadas al Proceso.

7. ALCANCE DE LA AUDITORIA: La Auditoria se realizará en el municipio de Samacá

8. AUDITADOS: Oreth Ximena Niño Parra -Auxiliar II Unidad de Servicios de Samacá.
Flor Ángela Sánchez -Auxiliar I Unidad de Servicios de Samacá.
9. DOCUMENTACIÓN ANALIZADA (CRITERIOS):
Plan Operativo proceso Prestación Servicios Educación (Programa educación para el trabajo y desarrollo humano).
Caracterización del proceso Gestión Financiera y Tributaria (C-20-09), Reglamento para el manejo de los fondos rotatorios, de caja menor,
base de cambio, gastos de vehículos y anticipo de viáticos (D-20-019). P. Gestión de Caja (P-20-055). Instructivo creación de terceros (I-20-
062).
Caracterización del Proceso Subsidios y Aportes (C-12-11), Instructivo Solicitud y entrega de tarjetas (I-12-086), P Anulación y reposición de
cheques (P-12-087), Instructivo Novedades de afiliación I-12-077), Procedimiento afiliación de trabajadores P-12-070.
Caracterización proceso prestación servicios crédito social (C-10-02); Procedimiento Recepción y registro de una solicitud de crédito (P-10-
008).
Proceso Archivo y Admon. Documental: Documento específico Elaboración de Documentos Comerciales (D-18-021). Documento específico
Manejo adecuado de la documentación (D-18-022).

10. ASPECTOS FAVORABLES:

En términos generales se observa una adecuada atención y amabilidad a los clientes y un conocimiento moderado del trabajo que desarrollan
frente a lo establecido por la Caja. Se tuvo una total disponibilidad de las auditadas en todo el desarrollo de la auditoria suministrando de
manera oportuna la información solicitada.

11. ASPECTOS DÉBILES:

Por motivos de confusión una de las auditadas se presentó hasta las 10:00 a.m para iniciar la Auditoria debido a que creía que la Auditoria
era el día siguiente. Se observa que aún no conocen toda la documentación del S.G.C. que deben aplicar y que está disponible en la Intranet-
Isolucion. Se observa una oportunidad de mejoramiento en el Orden y organización en los puestos de trabajo.

12. CONCLUSIONES:
12.1 NO CONFORMIDADES
a. Proceso Prestación Servicios Educación (educación para el trabajo y desarrollo humano): En la Unidad de Samacá no se evidencia que se
hayan dictado cursos de educación informal durante el presente año, tal como se observa en el Informe de Gestión del primer trimestre de
2012 y lo manifestado por las Auditadas; tampoco se evidencia un portafolio de servicios formal que permita ofrecer los cursos, y registros de
la visita al hogar infantil según cronograma de visitas establecido para tal fin, tan solo se evidencia un Listado de cursos que se pueden
ofrecer en la Unidad. No hay metas especificas establecidas y no se evidencia un análisis del porque los usuarios se preinscriben pero no
toman los cursos. Lo anterior incumple lo establecido en la línea de acción N° 3 del plan operativo aprobado: "Incrementar los Ingresos y la
cobertura del servicio (Incrementar en un 15% ingresos y en un 5% en la cobertura.)". Y el numeral 7.5.2 de la norma ISO 9001:2008 en
donde establece que "La validación debe demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (Plan Operativo)"
y también el numeral 8.1 de la norma ISO 9001:2008 en donde establece que "La organización debe planificar e implementar los procesos de
seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad".
b. Prestación de Servicios de Salud (I.P.S.): En la Unidad de Samacá se verificó el procedimiento de Facturación y se evidencia que las
Tarifas que están cobrando para el servicio ortodoncia- consulta de valoración son menores a las aprobadas por el Agente Especial de
Intervención según Resolución AEB 224 del 18/01/2012, encontrando que en esta Unidad se está cobrando por este servicio
$8,000(categoría A), $12.800(cat B), $18800 (cat C), y $19800 (particular), confirmándose esta misma información en citas médicas de la
I.P.S. de Tunja; las tarifas aprobadas de consulta y/o estudio ortodoncia (con el ortodoncista) son: $9,000 (cat A), $14.000 (cat B), $21,000
(cat C) y $22,000 (particular). Lo anterior evidencia una falla de control que podría afectar los ingresos de la I.P.S. y un incumplimiento a un
requisito organizacional (Resolución AEB 224). También un incumplimiento al requisito 7.5.1 de la norma ISO 9001:2008 en donde establece
que "La organización debe planificar y llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas. Las condiciones
controladas deben incluir, cuando sea aplicable: la implementación del seguimiento y de la medición".

c. Proceso Subsidios y Aportes: En la Unidad de Samacá se observó un reclamo del afiliado Henry Parra Torres con cédula de ciudadanía N°
79,824,590, quien manifiesta haber traído la incapacidad del mes de abril, pero no aparece, ni tampoco grabada en el sistema de
información. La auditada manifiesta que en la fecha en que se presentó no se podía grabar por que aun no se había liquidado el subsidio y el
sistema no permite hacer la grabación. El afiliado presenta copia de la incapacidad del mes de abril con el recibido de Comfaboy. También se
observó reclamo de la esposa del afiliado Lancheros Malagon Edgar, quien reclama el pago de la cuota monetaria de una beneficiaria, la
esposa manifiesta que trajo la certificación escolar pero no aparece grabada en el sistema de información; se verificó en la carpeta del afiliado
y se encontró archivado el certificado de escolaridad de la beneficiaria Lancheros Rodríguez María Fernanda con TI 93031708378, pero no
se había grabado. Las dos situaciones descritas anteriormente evidencian falta de control en las Novedades de los afiliados incumpliendo el
requisito 7.5.1. de la norma ISO 9001:2008 en donde establece que "La organización debe planificar y llevar a cabo la producción y la
prestación del servicio bajo condiciones controladas", y también el requisito 4.2.4 de la norma ISO 9001:2008 en donde establece que "Los
registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de
gestión de la calidad deben controlarse."

d. Proceso Archivo y Administración Documental: En la Unidad de Samacá las auditadas manifiestan que no aplican las tablas de retención
documental, recibieron capacitación del manejo de las mismas la semana anterior por parte de la delegada del grupo Logístico de Tunja; está
situación se evidenció en el comunicado en donde se envía a Subsidio Tunja la relación y los cheques de subsidio anulados, en donde no
aparece el código según la serie documental y el consecutivo, según lo establecido en el documento específico Elaboración Documentos
Comerciales (D-18-021 / Versión 2) del SGC aprobado por Comfaboy. Esta situación incumple el requisito 4.2.4 de la norma ISO 9001:2008
en la cual establece que: "Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la
operación eficaz del sistema de gestión de la calidad deben controlarse. La organización debe establecer un procedimiento documentado
para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de
los registros".

12.2 OBSERVACIONES
a. Gestión Financiera y Tributaria: En el arqueo de Caja menor efectuado se evidenció un faltante de $2,642, no se ha hecho reembolsos
mensuales y en la factura presentada del autoservicio 4 esquinas (régimen común) no se hicieron los descuentos establecidos. Se
recomienda realizar un mayor acompañamiento a la funcionaria responsable del fondo con el fin de dar estricto cumplimiento al reglamento
establecido para tal fin, y así mejorar la administración de dicho fondo.

b. Prestación Servicios Crédito Social: Se observa que no existe un conocimiento completo de los requisitos para el otorgamiento la línea de
crédito Comfaejecutivos. De otra parte las auditadas identifican los indicadores de gestión en Isolucion pero se les dificulta interpretarlos.

13. SOLICITUD DE OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO(ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS) No.4

__________________________________ _______________________________
FIRMA DEL AUDITOR LÍDER FIRMA DEL AUDITADO

F-05-190/ Versión 0/ 05/12/07

 SOLICITUD OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO
(Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento )
1. IDENTIFICACION
Solicitud Nº 183 Acción Correctiva X FECHA: 5/30/2012
Acción Preventiva
Acción de Mejoramiento
ORIGEN:
SISTEMA P.Q.R.S. _________ REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
CONTROL INTERNO _________ No.________INDICADORES DE PROCESOS
AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD X No. 2 SERVICIO NO CONFORME
OTRO Cual?

ASPECTO EVALUADO: Cursos de capacitación Informal

PROCESO: PRESTACIÓN SERVICIOS EDUCACIÓN (Educación para el trabajo y desarrollo humano)

DIRIGIDO A: NELLY JIMENEZ DE MANCIPE

CARGO: Jefe Departamento Educación, Cultura y Bibliotecas

2. DECLARACION DE LA NO CONFORMIDAD

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA:

En la Unidad de Samacá no se evidencia que se hayan dictado cursos de educación informal durante el presente año, tal como se
observa en el Informe de Gestión del primer trimestre de 2012 y lo manifestado por las Auditadas; tampoco se evidencia un portafolio
de servicios formal que permita ofrecer los cursos, y registros de la visita al hogar infantil según cronograma de visitas establecido para
tal fin, tan solo se evidencia un Listado de cursos que se pueden ofrecer en la Unidad. No hay metas especificas establecidas y no se
evidencia un análisis del porque los usuarios se preinscriben pero no toman los cursos. Lo anterior incumple lo establecido en la línea
de acción N° 3 del plan operativo aprobado: "Incrementar los Ingresos y la cobertura del servicio (Incrementar en un 15% ingresos y en
un 5% en la cobertura.)". Y el numeral 7.5.2 de la norma ISO 9001:2008 en donde establece que "La validación debe demostrar la
capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (Plan Operativo)" y también el numeral 8.1 de la norma ISO
9001:2008 en donde establece que "La organización debe planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y
mejora necesarios para mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad".

REQUISITO ISO QUE INCUMPLE: 7.5.2 - 8.1

IMPACTO: Alto por que afecta el nivel de cobertura de los servicios.

SOLICITADO POR: AUDITOR INTERNO DE CALIDAD

3. PLAN DE ACCIÓN CORRECTIVO, PREVENTIVO Y DE MEJORA

ACCIÓN INMEDIATA (si se requiere)

ANÁLISIS DE CAUSAS: CAUSAS FUNDAMENTALES

1. 1.
2. 2.
3. 3.
4.
5.

PLAN DE ACCIÓN:

No Actividades Responsable Fecha inicio Fecha final

F-05-152/ Versión 2 / 24/03/10

Fecha 4. SEGUIMIENTO

5. CIERRE NO CONFORMIDAD

Solicitud Cerrada por: Fecha:

 SOLICITUD OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO
(Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento )
1. IDENTIFICACION
Solicitud Nº 184 Acción Correctiva X FECHA: 5/30/2012
Acción Preventiva
Acción de Mejoramiento
ORIGEN:
SISTEMA P.Q.R.S. _________ REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
CONTROL INTERNO _________ No.________INDICADORES DE PROCESOS
AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD X No. 2 SERVICIO NO CONFORME
OTRO Cual?

ASPECTO EVALUADO: Procedimiento Facturación I.P.S. (tarifas)

PROCESO: PRESTACIÓN SERVICIOS DE SALUD

DIRIGIDO A: HENRRY ARGUELLO RINCÓN

CARGO: Gerente I.P.S.

2. DECLARACION DE LA NO CONFORMIDAD

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA:

En la Unidad de Samacá se verificó el procedimiento de Facturación y se evidencia que las Tarifas que están cobrando para el servicio
ortodoncia- consulta de valoración son menores a las aprobadas por el Agente Especial de Intervención según Resolución AEB 224 del
18/01/2012, encontrando que en esta Unidad se está cobrando por este servicio $8,000(categoría A), $12.800(cat B), $18800 (cat C), y
$19800 (particular), confirmándose esta misma información en citas médicas de la I.P.S. de Tunja; las tarifas aprobadas de consulta y/o
estudio ortodoncia (con el ortodoncista) son: $9,000 (cat A), $14.000 (cat B), $21,000 (cat C) y $22,000 (particular). Lo anterior
evidencia una falla de control que podría afectar los ingresos de la I.P.S. y un incumplimiento a un requisito organizacional (Resolución
AEB 224). También un incumplimiento al requisito 7.5.1 de la norma ISO 9001:2008 en donde establece que "La organización debe
planificar y llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas. Las condiciones controladas deben
incluir, cuando sea aplicable: la implementación del seguimiento y de la medición".

REQUISITO ISO QUE INCUMPLE: 7.5.1

IMPACTO: Alto por que afecta los costos y el nivel de ingresos del programa.

SOLICITADO POR: AUDITOR INTERNO DE CALIDAD

3. PLAN DE ACCIÓN CORRECTIVO, PREVENTIVO Y DE MEJORA

ACCIÓN INMEDIATA (si se requiere)

ANÁLISIS DE CAUSAS: CAUSAS FUNDAMENTALES

1. 1.
2. 2.
3. 3.
4.
5.

PLAN DE ACCIÓN:

No Actividades Responsable Fecha inicio Fecha final

F-05-152/ Versión 2 / 24/03/10

Fecha 4. SEGUIMIENTO

5. CIERRE NO CONFORMIDAD

Solicitud Cerrada por: Fecha:

 SOLICITUD OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO
(Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento )
1. IDENTIFICACION
Solicitud Nº 185 Acción Correctiva X FECHA: 5/30/2012
Acción Preventiva
Acción de Mejoramiento
ORIGEN:
SISTEMA P.Q.R.S. _________ REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
CONTROL INTERNO _________ No.________INDICADORES DE PROCESOS
AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD X No. 2 SERVICIO NO CONFORME
OTRO Cual?

ASPECTO EVALUADO: Novedades de Afiliados

PROCESO: SUBSIDIOS Y APORTES

DIRIGIDO A: BILMA GONZALEZ

CARGO: Jefe Departamento Aportes y Subsidios

2. DECLARACION DE LA NO CONFORMIDAD

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA:

En la Unidad de Samacá se observó un reclamo del afiliado Henry Parra Torres con cédula de ciudadanía N° 79,824,590, quien
manifiesta haber traído la incapacidad del mes de abril, pero no aparece, ni tampoco grabada en el sistema de información. La
auditada manifiesta que en la fecha en que se presentó no se podía grabar por que aun no se había liquidado el subsidio y el sistema
no permite hacer la grabación. El afiliado presenta copia de la incapacidad del mes de abril con el recibido de Comfaboy. También se
observó reclamo de la esposa del afiliado Lancheros Malagon Edgar, quien reclama el pago de la cuota monetaria de una beneficiaria,
la esposa manifiesta que trajo la certificación escolar pero no aparece grabada en el sistema de información; se verificó en la carpeta
del afiliado y se encontró archivado el certificado de escolaridad de la beneficiaria Lancheros Rodríguez María Fernanda con TI
93031708378, pero no se había grabado. Las dos situaciones descritas anteriormente evidencian falta de control en las Novedades de
los afiliados incumpliendo el requisito 7.5.1. de la norma ISO 9001:2008 en donde establece que "La organización debe planificar y
llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas", y también el requisito 4.2.4 de la norma ISO
9001:2008 en donde establece que "Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así
como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad deben controlarse."

REQUISITO ISO QUE INCUMPLE: 7.5.1 - 4.2.4

IMPACTO: Alto por que afecta la satisfacción del afiliado en lo referente a la oportunidad en el pago de la cuota monetaria

SOLICITADO POR: AUDITOR INTERNO DE CALIDAD

3. PLAN DE ACCIÓN CORRECTIVO, PREVENTIVO Y DE MEJORA

ACCIÓN INMEDIATA (si se requiere)

ANÁLISIS DE CAUSAS: CAUSAS FUNDAMENTALES

1. 1.
2. 2.
3. 3.
4.
5.

PLAN DE ACCIÓN:

No Actividades Responsable Fecha inicio Fecha final

F-05-152/ Versión 2 / 24/03/10
Fecha 4. SEGUIMIENTO

5. CIERRE NO CONFORMIDAD

Solicitud Cerrada por: Fecha:

 SOLICITUD OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO
(Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento )
1. IDENTIFICACION
Solicitud Nº 186 Acción Correctiva X FECHA: 5/30/2012
Acción Preventiva
Acción de Mejoramiento
ORIGEN:
SISTEMA P.Q.R.S. _________ REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
CONTROL INTERNO _________ No.________INDICADORES DE PROCESOS
AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD X No. 2 SERVICIO NO CONFORME
OTRO Cual?

ASPECTO EVALUADO: TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

PROCESO: ARCHIVO Y ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

DIRIGIDO A: JORGE LUIS OSPINA

CARGO: Jefe Grupo Logístico

2. DECLARACION DE LA NO CONFORMIDAD

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA:

En la Unidad de Samacá las auditadas manifiestan que no aplican las tablas de retención documental, recibieron capacitación del
manejo de las mismas la semana anterior por parte de la delegada del grupo Logístico de Tunja; está situación se evidenció en el
comunicado en donde se envía a Subsidio Tunja la relación y los cheques de subsidio anulados, en donde no aparece el código según
la serie documental y el consecutivo, según lo establecido en el documento específico Elaboración Documentos Comerciales (D-18-021
/ Versión 2) del SGC aprobado por Comfaboy. Esta situación incumple el requisito 4.2.4 de la norma ISO 9001:2008 en la cual
establece que: "Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación
eficaz del sistema de gestión de la calidad deben controlarse. La organización debe establecer un procedimiento documentado para
definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de
los registros".

REQUISITO ISO QUE INCUMPLE: 4.2.4

IMPACTO: Medio, por afecta la organización y dispobilidad de los registros

SOLICITADO POR: AUDITOR INTERNO DE CALIDAD

3. PLAN DE ACCIÓN CORRECTIVO, PREVENTIVO Y DE MEJORA

ACCIÓN INMEDIATA (si se requiere)

ANÁLISIS DE CAUSAS: CAUSAS FUNDAMENTALES

1. 1.
2. 2.
3. 3.
4.
5.

PLAN DE ACCIÓN:

No Actividades Responsable Fecha inicio Fecha final

F-05-152/ Versión 2 / 24/03/10

Fecha 4. SEGUIMIENTO

5. CIERRE NO CONFORMIDAD

Solicitud Cerrada por: Fecha: