INTRODUCCION AL ESTUDIO DE LA PRESUPUESTACION

 Concepto

El presupuesto, hablando en términos generales, puede definirse

como una planificación que implica el cálculo de los ingresos y
gastos de una actividad económica, realizado por una persona,
familia, empresa o gobierno, para un periodo de tiempo
determinado. Es un plan de acción que busca cumplir con una
meta previamente establecida expresada en valores y términos
financieros.

A nivel empresarial el presupuesto se define como una

estimación programada y sistematizada de las condiciones de
operación y de los resultados a obtener por la organización en
periodo determinado, para lograr responsabilidades directivas de
planificación, coordinación y control.

El presupuesto empresarial es un método que comprende el

desarrollo y aplicación de los objetivos empresariales generales a
largo plazo y que busca especificar las metas establecidas por la
empresa, así como desarrollar un plan de utilidades a corto plazo
detallado por responsabilidades particulares.

 Importancia

Las organizaciones como parte de un medio económico en el que

predomina la incertidumbre, deben planear sus actividades si
pretenden mantenerse en un mercado competitivo, porque mientras
mayor es la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.
Por esa razón los presupuestos son importantes ya que ayudan a
minimizar el riesgo en las operaciones.

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 El presupuesto es utilizado como un medio administrativo de
determinación adecuada de capital, costos e ingresos necesarios en
una organización, así como el uso correcto de cada recurso
disponible acorde con cada uno de las necesidades de cada
departamento.

Sirve de ayuda siendo un instrumento para la determinación de

metas que sean comparables a través del tiempo coordinando las
actividades de los departamentos a la consecución de estas,
evitando así costos innecesarios y la mala utilización de los
recursos.

Permite a la administración conocer el desenvolvimiento de la

empresa por medio de comparaciones de los hechos con las cifras
reales y las presupuestadas o proyectadas, para tomar medidas
para corregir o mejorar el comportamiento de la empresa ayudando
así en gran medida a la toma de decisiones.

 Origen de la presupuestacion

El término presupuesto viene del francés antiguo Bougette, que

significa Bolsa denominándose Budget en el idioma ingles y
traducido al español es presupuesto.

Oficialmente el presupuesto nace en Inglaterra en el Sigo XVI ,

pero no es hasta finales del siglo XVIII que adquieren mas
formalidad utilizándose como una ayuda en la administración
pública, con carácter de control y ejecución sobre la planeación de
gastos, el Ministro de finanzas estaba obligado a presentar al
parlamento un reporte anual que incluía las siguientes
informaciones:

1-Un estado de gastos del año anterior.

2-Una estimación de erogaciones para el periodo siguiente.
3-Un detalle de los impuestos con que se cubrirían los gastos
sugeridos.

2
4-Recomendaciones para su aplicación en el sector gubernamental.

Tanto Francia como Estados Unidos utilizaron el sistema de

presupuestos en sector gubernamental como elemento de control de
gastos, como una herramienta para facilitar el buen funcionamiento
de las actividades del gobierno.

En nuestro país el proceso presupuestario inicia formalmente

con la creación de la Oficina Nacional de Presupuesto, a partir de
los trabajos realizados por la Misión Dawes de los EU, con
representantes del país los cuales concluyeron en la promulgación
de la ley de presupuesto 1111 del 1 de mayo de 1929, la cual se
limitaba a clasificar los ingresos fiscales en Fondo General,
diferentes Fondos especiales y en fondo Custodia. El presupuesto
de gastos se dividía en capítulos que correspondían a las diferentes
ramas de la administración.

Luego presento una lenta evolución que se extiende del 1930

al 1962. A la caída del régimen dictatorial se presentó lo que
podemos considerar como la etapa del modernización en el
presupuesto.

En la Rep. Dom., la ley No. 531-69, Ley orgánica del

presupuesto público, establece los criterios y normas que sirven de
base legal para la presentación, aprobación, ejecución y control del
presupuesto.

El presupuesto público suele definirse como el Presupuesto de

ingresos y ley de gastos públicos.

Meisy S. Ortega P.
BE-3725

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  Principios fundamentales de la presupuestacion

1. Principios de Previsión
Son tres: a) Predictibilidad, dado que los presupuestos son
estimaciones, y predicciones; b) Determinación cuantitativa, porque
todas las estimaciones, predicciones y pronósticos se deben
traducir a números, unidades y valores, para que el presupuesto
sea evaluable, controlable y útil; c) Objetivo, porque parte
de datos comprobables.

2. Principios de Planeación
Se destacan: a) Previsión, porque se elabora con visión de
futuro determinando los recursos y materiales necesarios para el
logro de los objetivos; b) Costeabilidad, el costo de un sistema
presupuestal no debe exceder los beneficios que se obtengan de él;
c) Flexibilidad, un presupuesto rígido no es útil, entonces hay que
adaptarlo a la realidad; d) Unidad, se considera a la empresa como
un todo, como una unidad funcional, e) Confianza, es fundamental
para los que elaboran y controlan el presupuesto, confiar en el
equipo presupuestal y en la organización como un todo; f)
Participación, involucrar a los participantes del presupuesto, tanto
en su elaboración como en su control, dará mejores resultados; g)
Oportunidad, los presupuestos se constituyen en una herramienta
para detectar las fallas de la organización, reconocer las
oportunidades y, h) Contabilidad por áreas de responsabilidad, es
mejor que la ejecución de los presupuestos y control se realice por
áreas en la empresa.

3. Principios de Organización
Son: a) Orden, porque el proceso presupuestario implica una
serie de etapas sucesivas e interrelacionadas y b) Comunicación, los
involucrados en la elaboración de los presupuestos deben tener una
buena comunicación afectiva. Es imprescindible para lograr la
organización.

4
4. Principios de Dirección
Se destacan: a) Autoridad, el coordinador de presupuesto o la
máxima autoridad encargada del mismo debe tener la autoridad
formal y moral para ejecutarlo, y al mismo tiempo es el único
responsable de su funcionamiento y b) Coordinación, el responsable
del presupuesto deberá direccionar las tareas de ejecución del
presupuesto y también será un conciliador porque tendrá que
resolver los diferentes conflictos naturales entre las distintas áreas.

5. Principios de Control
Son: a) Reconocimiento, dar a cada quien la responsabilidad
que le corresponda, así como el reconocimiento personal por
sus acciones positivas; b) Excepción, habrá que tomar en cuenta
que nada es absoluto, las excepciones hay que considerarlas como
tales y no implica que se derrumbe un proyecto por tales;
c) Normas, en el sentido de que todo juego tiene sus reglas por lo
que hay que establecerlas, conocerlas, explicarlas y aceptarlas; y,
d) Conciencia de Costos, hay que mantener a toda premisa alcanzar
los objetivos con en uso racional y eficiente de los recursos.

Carmen Luisa Ávila Guerrero

CA-8296

 Clasificación del presupuesto:

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Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista.
El orden de prioridades que se le de depende de la necesidades del
usuario.

A continuación presentamos algunos de su principales enfoque:

1-Según la flexibilidad:

Regidos, estáticos, fijos o asignados, flexibles o variables.

2- según el periodo que cubran. A corto plazo, a largo plazo

3- según en el campo de aplicación en la empresa: de operación o

económicos financiero, tesorería y el capital

4- según el sector en el cual se utilicen: público – privado – tercer

sector

Rígidos, estáticos, fijos o asignados: por lo regular se elaboran para

un solo nivel de actividad en la que no se quieren o no se puede
reajustar el costo inicialmente acordado. Una vez alcanzado este no
se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan.

Flexible o variables: los presupuestos flexibles o variables se

elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a
la circunstancia que surjan en cualquier momento. Muestran los
ingresos costos y gastos ajustados al tamaño de las operaciones
manufactureras o comerciales.

A corto plazo: los presupuestos a corto plazo se planifican para

cubrir el ciclo de operaciones.

A largo plazo: en este campo se ubican los planes de desarrollo del

estado y de las grandes empresas. En caso de los planes del
gobierno horizontales de planeamiento consulta el periodo
presidencial establecido por normas constitucionales en cada país.

Los lineamiento generales de cada plan suelen sustentarse en

consideraciones económicas como
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Generación de empleo, creación de infraestructuras, lucha contra la
inflación de seguridad social fomento del ahorro, fortalecimiento del
mercado de capitales capitalización del sistema financieros.

Las grandes empresas adoptan presupuesto de este tipo cuando

emprenden proyectos de inversión en actualización tecnológica.

De operación o económicas:

Incluyen las presupuestación de todas las actividades para el

periodo siguiente el cual se elabora y cuyo contenido a menudo se
resume en un estado de pérdida y ganancia proyectada.

Financieros: incluye el cálculo de partidas rubros que indicen

fundamentalmente en el balance conviene en este caso destacar el
de caja o tesorería y el capital también conocida como erogaciones
capitalizables.

Presupuesto de tesorería se formula con las estimaciones de fondos

disponibles en caja bancos y valores de fácil realización.

Presupuesto del sector público: los presupuestos del sector público

cuantifican los recursos que requieren los gastos de
funcionamientos la inversión y el servicio de las deudas públicas de
los organismos y las entidades oficiales.

Presupuesto del sector privado: los utilizan las empresas privadas

como base de la planificación de las actividades organizacionales.

Presupuesto del tercer sector: una organización del tercer sector es

una asociación u organización sin ánimo de lucro constituida para
prestar un servicio que mejora o mantiene la calidad de vida dela
sociedad esta conformada por un grupo de personas que aportan
trabajo voluntario para liderar y orientar la entidad.

Presupuesto de venta: son estimados que tienen como prioridad

determinar el nivel el nivel de venta real y proyectada de una
empresa para determinar límite de tiempo.
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Santa Gómez

BH-7529

 Responsabilidad en la preparación de un presupuesto:

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Responsabilidad, preparación y administración. Es necesario hacer
notar que en la elaboración del presupuesto participan todo el
personal de la empresa, de manera organizada para este objetivo,
por ejemplo, el gerente de ventas, gerente de producción, director de
finanzas; pero, en una empresa pequeña el presupuesto lo realiza el
propio gerente administrativo, quien imparte todas las
instrucciones através de las vías de mando ordinarias.

La responsabilidad de la elaboración y el control presupuestal es

delegada a una persona con autoridad, pudiendo este ser director o
ejecutivo, debiendo además, tener conocimiento y experiencia sobre
la empresa y en este tipo de trabajo, conocer el sistema contable su
organización y la estructura administrativa.

El responsable del presupuesto tiene las siguientes funciones:

Informar sobre la mecánica de la preparación.

Proporcionar los supuestos macros y microeconómicos sobre los

cuales se desarrollaran los presupuestos.

Proporcionar los datos, del o los ejercicios pasados útiles para su

elaboración.

Realizar los cálculos necesarios para traducir las decisiones que

toma la gerencia división o departamento de la empresa.

Reunir las cifras del presupuesto y establecer el presupuesto

conjunto de la empresa.

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Vigilar que, cada una de las partes, entregue a tiempo su
propuesta.

Exigir que, se controle entre lo presupuestado y ejecutado.

Preparación:

En la preparación están obligados a colaborar todo el personal de la

empresa. Debe procederse con sujeción a las fases establecidas
como sigue:

Previsión: tener en forma anticipada los materiales necesarios para

cumplir el plan.

Planeación: comprende la recopilación de datos, ordenamiento e

integración del plan.

Formulación: integra la elaboración de los presupuestos parciales

que se hacen en forma analítica de cada área de la empresa, luego
realiza los presupuestos legales.

Es importante programar el tiempo de elaboración del presupuesto

mediante un listado de actividades estructurando un cronograma
que nos permita elaborar un diagrama de camino crítico. De
acuerdo a la lamina sintética de actividades del control
presupuestal.

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Aprobación: debe realizarse mediante la gerencia general o gerencia
administrativa de la empresa, en consulta con los que hubieran
participado en su elaboración.

Ejecución y coordinación: la tarea de elaborar y llevar a cabo el

presupuesto es de todo el personal desde los obreros hasta la más
alta jerarquía, por lo que es necesario formular manuales
específicos de labores coordinadas de procedimientos y métodos.

Control: comprende una serie de tareas encaminadas a la

observación y vigilancia del cumplimiento de lo presupuestado.

Sin embargo cabe señalar que un sistema de control presupuestal

puede llevarse a cabo con o sin el manual, sobre todo en aquellas
empresas pequeñas además dependiendo del tipo y otras
características de la empresa.

Yaneli Soriano V.

CI-9021

 Fases del ciclo presupuestario

Ciclo presupuestario son las cuatro fases o etapas por las que
sucesivamente atraviesa el documento presupuestario para un
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determinado año. Su duración es variable, aunque por lo general en
los países occidentales es de tres años.

1. Elaboración o preparación

2. Discusión y aprobación

3. Ejecución

4. Intervención y control

Preparación del presupuesto

Cada centro gestor elabora sus previsiones de gasto para el

mismo, las cuales luego se discuten y negocian con los
responsables de los que orgánicamente dependen y/o con el centro
que detenta la dirección y coordinación del presupuesto. Hay un
único y claro protagonista, El ejecutivo, y existen dos posibilidades
en lo que a su concreción se refiere: la preeminencia del ministerio
de hacienda, o la confección del presupuesto por el propio Jefe de
Gobierno. Aunque a la hora de elaborarlo han de intervenir casi
todos los agentes que componen las administraciones públicas. La
presencia permanente en todos los departamentos ministeriales de
representantes del Mº de Hacienda (intervenciones delegadas)
justifican su hegemonía. En otros países es el Jefe de Gobierno el
que lo elabora. La solución consiste en combinar ambas opciones,
crear dentro del gobierno una Comisión o Consejo que determine
las grandes líneas de la política financiera y crediticia que deben
seguirse en el año siguiente. El Ministro de Hacienda elabora el
anteproyecto, establece previsiones de gasto y recoge todas las
propuestas para confeccionar un documento único, el cual se
somete a veredicto por la Comisión.

Discusión y Aprobación

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 Esta fase consiste en el debate, modificación y aprobación o
rechazo de las previsiones presupuestarias efectuadas por el
Ejecutivo, siendo su protagonista absoluto el Poder Legislativo.

Es la de mayor transcendencia social pero la de menor

duración, no suele alargarse más de dos o tres meses.

Se habla de dos prácticas distintas: la discusión y examen

detallado del mismo por comisiones del Legislativo (EEUU), o bien
su estudio por el pleno del mismo (UK). Entre estos dos se sitúan
las restantes prácticas parlamentarias, aunque predomina el
sistema de comisiones. En España existe una Comisión de
Presupuestos en el Congreso y otra en el Senado. En cuanto a la
capacidad de los parlamentarios de introducir modificaciones, están
muy limitadas.

Ejecución del presupuesto

Una vez que el documento presupuestario ha sido aprobado

por el parlamento y se convierte en ley, la entrada del nuevo
año marca el inicio de un nuevo ejercicio presupuestario a efectos
de la de su ejecución. Cabe destacar que para los gastos públicos
las cifras consignadas en los presupuestos no pueden ser
sobrepasadas salvo por circunstancias graves y excepcionales, que
no ocurre con los ingresos, dentro de los cuales cabe distinguir
entre los de carácter ordinario (estimaciones de nivel deseable que
deberían alcanzar para cubrir los gastos) y los ingresos
extraordinarios (deuda pública fundamentalmente, cuya situación
es análoga a la de los gastos presupuestados)

El control del presupuesto

Dos finalidades de esta fase, una política, que es justificar el

mandato dado por el Legislativo al Ejecutivo, y otra de
carácter económico-financiero, que es evitar despilfarros en la
administración de los recursos. En orden a la consecución de estas
dos finalidades, en la mayoría de los países existen tres clases de

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control: Interno o administrativo, y dos externos: el judicial y
el político.

El control administrativo se efectúa por parte de la

administración central, y se lleva a cabo mediante unos organismos
especializados. Este control tiene como finalidad informar al propio
estado como se cumple el mandato del legislativo y cuanto se está
desviando.

El control judicial elabora una cuenta de lo que ha sido la

gestión del Ejecutivo del presupuesto aprobado en su día por el
Legislativo, en la que se cifran las desviaciones respecto a las cifras
aprobadas en su día por el Legislativo.

El control político lo desempeña el parlamento, esta fase se

denomina descargo del ejecutivo, ya que es el parlamento quien
libera del mandato correspondiente otorgado a la Administración
del Estado, una vez ésta rinde cuentas ante él de lo que ha sido la
realización del presupuesto aprobado.

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  Ventajas que brindan los presupuestos

• Presionan para que la alta gerencia defina adecuadamente los

objetivos básicos.
• Propician que se defina una estructura organizacional
adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada
una de las partes que integran la organización.
• Incrementan la participación de los diferentes niveles de la
organización.
• Obligan a mantener un archivo de datos históricos
controlables.
• Facilitan la utilización óptima de los diferentes insumos.
• Facilitan la coparticipación e integración de las diferentes
áreas.
• Obligan a realizar un auto análisis periódico.
• Facilitan el control administrativo.
• Son un reto para ejercitar la creatividad y criterio profesional,
a fin de mejorar la empresa.
• Ayudan a lograr mejor eficiencia en las operaciones.

Todas estas ventajas ayudan a lograr una adecuada planeación y

control en las empresas.

 Limitaciones de los presupuestos

En la realidad vivida por las empresas pocas veces se alcanza el

ideal. Los bruscos cambios en el medio ambiente, las nuevas
disposiciones legales y los acontecimientos mercantiles inesperados
tales como huelgas, accidentes pueden sacar de balance al proceso.
El cuerpo directivo pasa la mayor parte de su tiempo "apagando
fuegos", en vez de conducir a la empresa como es debido. Entre las
principales limitaciones se nombran las siguientes:
• Están basados en estimaciones.

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• Deben ser adaptados constantemente a los cambios de
importancia que surjan.
• Su ejecución no es automática, se necesita que el elemento
humano comprenda su importancia.
• Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la
administración. Es una herramienta que sirve a la
administración para que cumpla su cometido, y no para entrar
en competencia con ella.

El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza implantada

por la alta gerencia a la organización. Debe establecerse con la
plena participación de los individuos responsables de su
realización, a los que se les debe delegar la autoridad adecuada.

Glennys Pérez Contreras

BF-1136

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