APOYO TEORICO DE LA GUIA 3 ANALISIS DE DATOS

Página 1 de 8

VALIDACIÓN DE DATOS

1. Seleccione las celdas para las que quiere

crear una regla de validación.
2. Clic en ficha Datos
3. Clic en Validación de datos
Definir parámetros de la validación
 Clic en la pestaña Configuración
En Permitir, seleccione una opción:
Número entero: para restringir la celda
para que acepte solo números enteros.
Decimal: para restringir la celda para
que acepte solo números decimales.
Lista: para elegir datos de una lista
desplegable.
Fecha: para restringir la celda para que solo se acepten fechas.
Tiempo: para restringir la celda para que solo acepte la hora.
Longitud del texto: para restringir la longitud del texto.
Personalizado: para fórmulas personalizadas.
4. En Datos, seleccione una condición:
Entre Mayor que
No entre Menor que
Igual que Mayor o igual que
No es igual que Menor o igual que
5. Establezca los otros valores requeridos según su elección para Permitir y Datos. Por
ejemplo, si selecciona entre y a continuación debe definir el valor mínimo y Valor
máximo
6. Seleccione la casilla Omitir blancos para omitir los espacios en blanco.
7. Clic en pestaña Mensaje de Entrada (Si desea fijar algún mensaje de instrucción).
8. Seleccione la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda para mostrar
el mensaje cuando el usuario seleccione las celdas seleccionadas o mantenga el
mouse sobre estas.
9. Definir (escribir) los textos del título y del mensaje de entrada.
10. Clic en pestaña Mensaje de Error (Si desea fijar algún mensaje en caso de
equivocación con el dato digitado en la celda).
11. Seleccione la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda para mostrar
el mensaje cuando el usuario seleccione las celdas seleccionadas o mantenga el
mouse sobre estas.
12. Definir (escribir) los textos del título y del mensaje de error.
APOYO TEORICO DE LA GUIA 3 ANALISIS DE DATOS
Página 2 de 8

13. Seleccione Aceptar.

Ejemplo.

En la celda estudiante, se
desea, seleccionar un tipo
de vinculación que tiene la
persona con la Institución.

En este caso, ubicamos el

cursor en la celda donde
está la palabra estudiante, y procedemos a iniciar los pasos de la validación.

En Permitir, seleccionamos Lista

En Origen, seleccionamos las
celdas que contienen los
diferentes tipos de vinculación,
o en caso alguno escribimos el
rango.
Si no desea colocar ningún tipo
de mensaje, solo se requiere
hacer clic en Aceptar. Y listo.

La celda se mostrará así:

o así

dependiendo los textos de la

lista

Al hacer clic sobre la celda,

Se desplegará la lista de
opciones a escoger.
APOYO TEORICO DE LA GUIA 3 ANALISIS DE DATOS
Página 3 de 8

TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

Información sobre las tablas dinámicas
Una tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes de
datos. Puede usar una tabla dinámica para analizar datos numéricos con mayor detalle y
para responder a preguntas imprevistas sobre los datos. Las tablas dinámicas están
especialmente diseñadas para:
 Consultar grandes cantidades de datos de muchas formas sencillas.
 Obtener subtotales y sumas de datos numéricos, resumir datos por categorías y
subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizadas.
 Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y profundizar en
los detalles de los datos de resumen de las áreas de interés.
 Trasladar filas a columnas o columnas a filas (o "pivotar") para ver diferentes
resúmenes de los datos de origen.
 Filtrar, ordenar y agrupar los subconjuntos de datos más útiles e interesantes, así
como darles formato de forma condicional, para que pueda centrarse en la
información que desee.
 Presentar informes en línea o impresos concisos, atractivos y anotados.
Por ejemplo, aquí tiene un sencillo reporte de empleados a la izquierda y unas tablas
dinámicas que se basa en ellos a la derecha:
APOYO TEORICO DE LA GUIA 3 ANALISIS DE DATOS
Página 4 de 8
APOYO TEORICO DE LA GUIA 3 ANALISIS DE DATOS
Página 5 de 8

CREAR UNA TABLA DINÁMICA

Recuerde:  El rango de datos seleccionado, no deben tener filas o columnas vacías. Debe
tener un encabezado en una sola fila, no deben existir celdas combinadas.

1. Seleccione las celdas a partir de las que

quiera crear una tabla dinámica.
2. Clic en la Ficha Insertar
3. Clic en Tabla dinámica.

 En Tabla o rango, compruebe el rango de

celdas.
 En Elija dónde desea colocar el informe
de tabla dinámica, seleccione Nueva hoja
de cálculo para colocar la tabla dinámica
en una nueva hoja de cálculo u Hoja de
cálculo existente y, después, seleccione la
ubicación en la que quiera que aparezca la
tabla dinámica.
4. Clic en Aceptar
APOYO TEORICO DE LA GUIA 3 ANALISIS DE DATOS
Página 6 de 8

Definir los campos que se requieren dentro del informe

Tabla Dinámica
Tenga en cuenta: Los campos al ser seleccionados se
agregan a sus áreas predeterminadas: los campos no
numéricos se agregan a Filas, las jerarquías de fecha y hora
se agregan a Columnas y los campos numéricos se agregan
a Valores.
1. Para agregar un campo a la tabla dinámica, active la
casilla del nombre del campo en el panel Campos de
tabla dinámica.
2. Seleccione Aceptar.
CAMBIAR LA POSICIÓN DE LOS DATOS EN LA TABLA
DINÁMICA

1. Clic sostenido sobre el campo a mover y arrastrarlo a la

nueva a la nueva área que requiere

Independiente de
cambiar de lugar la tabla
dinámica también
cambia su apariencia

AGREGAR CAMPOS CON EL FIN

DE OBTENER RESULTADOS ADICIONALES

En la tabla que se muestra a la Derecha, se requiere agregar un nuevo campo que permita
establecer cuantos empleados hay por tipo de contrato.

Para este ejercicio, se podría hacer de dos

maneras.

Opción 1. Si existe un campo texto,

1. Hacer clic sostenido sobre el campo y
arrastrarlo al área de valores, luego cambiar el título de la columna.
APOYO TEORICO DE LA GUIA 3 ANALISIS DE DATOS
Página 7 de 8

Opción 2,
1. Clic sostenido sobre un campo
numérico cualquiera y arrastrarlo
al área de valores.
2. Clic sobre ese nuevo campo que
se agregó al área de valores
3. Clic en configuración del campo
valor
4. En nombre Personalizado, Digite
el nuevo nombre de la columna
5. En Resumir campo de valor por:
Seleccione la función para el
nuevo cálculo
6. Clic en Aceptar.
El informe quedará así:

Tenga en cuenta: Si ubica el cursor fuera del informe tabla dinámica, el panel de campos, se
oculta, para volver a visualizarlo deberá ubicar el curso en una celda de la tabla dinámica.

AGREGAR UN GRAFICO
ESTADISTICO DINAMICO A LA
TABLA DINAMICA

1. Ubicar cursor en la tabla

dinámica a la que desea
agregar el grafico
2. Clic en ficha Analizar
(Herramientas Tabla
dinámica)
3. Clic en Gráfico Dinámico
4. Seleccione un tipo de grafico
5. Seleccione un estilo de
grafico
6. Clic en Aceptar.
APOYO TEORICO DE LA GUIA 3 ANALISIS DE DATOS
Página 8 de 8

MOVER EL GRAFICO DE LUGAR

Seleccione el grafico
Clic en ficha Diseño
Clic en Mover Grafico
Selecciones la ubicación
Clic en aceptar