FUNDAMENTOS DEL CONTROL

¿QUÉ ES EL CONTROL?
El control es el proceso que consiste en supervisar las actividades que se
realicen según lo planeado y corregir cualquier desviación significativa. Un
sistema de control eficaz asegura que las actividades se completen de tal
manera que conduzca al logro de los objetivos de la organización.
Se han identificado tres tipos de sistemas de control: de mercado, burocrático y
de clan.
Control de Mercado. Es un enfoque hacia el control que destaca el uso de
mecanismos de mercado externo para establecer normas que se utilizan en el
sistema de control. Normalmente lo usan las organizaciones cuyos productos o
servicios son claramente específicos y distintos y que enfrentan una enorme
competencia de mercado.
Control Burocrático. Es un enfoque hacia el control que destaca la autoridad
organizacional y se basa en normas, reglamentaciones, procedimientos y
políticas, estandarización de las actividades, descripciones de empleos bien
definidas y presupuestos, para asegurar que los empleados exhiben
comportamientos apropiados y cumplen con las normas de desempeño.
Control de Clan. Es un enforque hacia el control en el que los valores
compartidos, las normas, las tradiciones, los rituales, las creencias y otros
aspectos de la cultura de la organización regulan el comportamiento de los
empleados. Lo usan con frecuencia las organizaciones donde son comunes los
equipos y la tecnología cambia con rapidez.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE EL CONTROL?

El control es importante porque es el vinculo final en las funciones de la
gerencia. Es la única forma que tienen los gerentes de saber si los objetivos
organizacionales se están cumpliendo, y si no, las razones por las que no se
están logrando. El valor de la función de control radica en su relación con la
planeación, el empowerment y la protección de los centros de trabajo.
Otra razón por la que es importante el control es el empowerment. Este se
basa en delegar poder y autoridad a los subordinados y transmitirles el sentir
de que los trabajadores son dueños y responsables de su trabajo.
La razón final del control que ejercen los gerentes es la protección de la
organización y el centro de trabajo físico. Dado el ambiente actual, con el
aumento de las medidas de seguridad, la posibilidad de ataques terroristas y
los escándalos financiares imprevistos, los gerentes deben implementar planes
para proteger a los empleados, la información y la infraestructura de la
organización.}
EL PROCESO DE CONTROL
El proceso de control consiste en tres etapas: la medición del rendimiento real,
la comparación de este con una norma y la toma de medidas administrativas
para corregir las desviaciones o normas inadecuadas.

Medición
La medición es la primera etapa del control. Para medir el desempeño real se
usa frecuentemente la observación del personal, los informes estadísticos, los
informes orales y los informes escritos.
¿Qué medimos?
Se miden criterios como la satisfacción de los empleados o la tasa de rotación
y ausentismo laboral. Otra medida de control es mantener los costos dentro del
presupuesto.

Comparación
La etapa de la comparación determina el grado de variación entre el
desempeño real y el estándar. Aunque es posible esperar cierta variación en el
desempeño en todas las actividades, es importante determinar el margen de
variación. En esta etapa de comparación, los gerentes se interesan de manera
particular en el tamaño y la dirección de la variación.

Las medidas administrativas

Esta es la tercera etapa del proceso de control. Los gerentes pueden elegir
entre tres cursos de acción posibles: no hacer nada, corregir el desempeño real
o revisar los estándares.

Corregir el desempeño real

Si la fuente de variación del desempeño es un trabajo insatisfactorio, el gerente
deseara tomas medidas correctivas.
Medidas correctivas inmediata. Resuelven los problemas al instante para que
el desempeño retome su curso.
Medidas correctivas básica. Analiza como y por que se desvió el desempeño
y después corrige la causa de la desviación.

Revisar los estándares

Es posible que la variación sea resultado de un estándar poco realista; es decir,
la meta pudo haber sido demasiado alta o baja. En tales casos, el estándar es
el que requiere acción correctiva, no el desempeño.
El problema de revisar un estándar de desempeño hacia abajo. Si a un
empleado, equipo de trabajo le falto mucho por alcanzar su meta, su respuesta
es culpar a la meta por la variación. Cuando los estándares son muy altos,
provoca una variación significativa. Si los empleados o gerentes no alcanzan el
estándar, quizás será lo primero que atacaran.

CONTROL DEL DESEMPEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

El desempeño es el resultado final de una actividad, y si la actividad consiste
en varias horas de practica intensa, el desempeño es el resultado de esa
actividad.
Desempeño de la organización es el resultado final acumulada de los
procesos y actividades laborales de toda la organización

Medidas del desempeño de la organización

Entre las medidas de desempeño de la organización más usadas están la
productividad de la organizacion, la eficacia y las clasificaciones de las
industrias.
Productividad de la organización
La productividad es la producción general de bienes y servicios dividida entre
los insumos necesarios para generar esa producción. Las organizaciones se
esfuerzan por ser productivas. Desean producir la mayor cantidad de bienes y
servicios, usando la menor cantidad de insumos.
Eficacia de la organización
Es una medida de que tan adecuados son los objetivos organizacionales y que
tan bien una organización logra esos objetivos.
Clasificaciones de las industrias
Hay muchos tipos de clasificaciones para industrias y empresas. Las
clasificaciones de cada lista están fijadas por medidas de desempeño
específicas. Por ejemplo, algunas están determinadas por los resultados
financieros y otras están definitivas por logros y demostraciones
organizacionales de destrezas administrativas superiores en las áreas de
rendimiento financiero, innovación, liderazgo, globalización, alianzas y
asociaciones, prestaciones y educación para los empleados, y participación en
la comunidad.

HERRAMIENTAS PARA CONTROLAR EL DESEMPEÑO DE LA

ORGANIZACIÓN
Los gerentes necesitan herramientas adecuadas para supervisar y medir el
desempeño de la organización.

Controles de alimentación anticipada, concurrente y de

retroalimentación
Los gerentes pueden implementar controles antes de que una actividad
empiece, durante el tiempo en el que la actividad se lleva a cabo después de
que la actividad se ha completado.

Control de alimentación anticipada

Un tipo de control que se centra en evitar problemas previstos, ya que se lleva
a cabo antes de la actividad de trabajo real.
Control concurrente
Tipo de control que ocurre mientras se lleva a cabo una actividad. La forma
mas conocida del control concurrente es la supervisión directa.
Control de retroalimentación
En este tipo el control se lleva a cabo después de realizar una actividad.

Controles financieros
El control financiero es una de las actividades que sirve para controlar las
cuentas y poder conocer dónde se sitúan los gastos y de donde proceden los
ingresos. Esto, además de aportar información respecto a la propia empresa,
también constituye la base de cualquier acción o cambio financiero que se
quiera llevar a cabo, por lo que será un punto de referencia fundamental para
mantener un correcto equilibrio presupuestario.

Medidas tradicionales de control financiero

Liquidez. Evalúa la capacidad de la organización para cumplir con sus
obligaciones a corto plazo.
Apalanca. Evalúa la liquidez con mas exactitud cuando los inventarios rotan
lentamente o son difíciles de vender.
Actividad. Cuanto mayor sea la razón, mayor será la eficiencia con la que se
usan los activos del inventario.
Rentabilidad. Identifica las utilidades que generan diversos productos.

Otras medidas de control financiero

Valor económico agregado (EVA). Es una herramienta financiera para medir
el rendimiento corporativo y de las divisiones, que se calcula restando la
utilidad operativa después de impuestos menos el costo de capital anual total.
Valor de mercado agregado (MVA). Herramienta financiera que determina el
cálculo que hace el mercado de valores de los proyectos de inversión pasados
y futuros de una empresa.

Practica del manejo de los ingresos

Cuando las organizaciones manejan sus ingresos, multiplican, lo cual
proporciona una imagen poco realista del rendimiento financiero de la
organización. Muchas organizaciones han diferido los programas de
compensación para sus ejecutivos de alto nivel. Ahora, ya no tienen que dar
cuentas de estos gastos, aunque normalmente se incluye una referencia breve
sobre ellos en las notas al pie del informe anual. De esta manera logran que los
ingresos luzcan mejor en el presente.

Tarjeta equilibrada
Es una herramienta de medición del desempeño que evalúa cuatro áreas
(financieras, clientes, procesos internos, y activos de personal, innovación y
crecimiento) que contribuyen al desempeño de una empresa.

Controles de información
La información es decisiva para supervisar y medir del desempeño de una
organización. Los gerentes necesitan la información correcta en el momento
oportuno y en la cantidad adecuada. La información inexacta, excesiva o
retrasada dificultara gravemente el desempeño.
Sistemas de información de la gerencia
Un sistema información de la gerencia (MIS), es un sistema que se usa para
proporcionar a la gerencia información necesaria de manera regular. Este
sistema puede ser manual o computarizado, aunque actualmente se usan
aplicaciones de cómputo. El termino MIS se centra particularmente en proveer
información a los gerentes, no solamente datos.
Los datos son hechos sin procesar, ni analizar, como números, nombres o
cantidades. Los hechos sin procesar ni analizar son relativamente inútiles.
Cuando los datos se analizan y procesan, se convierten en información. Un
MIS recolecta datos y los convierte en información importante que los gerentes
pueden utilizar.

Patrón de referencia de las mejores practicas

Benchmarking
El benchmarking es un proceso que se desarrolla de manera sistemática para
la evaluación de mecanismos de trabajo, servicios y productos a través de
comparaciones. Su finalidad es aportar datos de interés para la toma de
decisiones, permitiendo que las empresas identifiquen cuáles son los casos de
éxito y de este modo estén en condiciones de perfeccionar sus estrategias.
El benchmarking consiste en la obtención de información útil que luego se
emplea en una mejora de los procesos. La práctica se inicia con la medición de
los resultados de otras empresas que tienen éxito. Luego se analiza el camino
seguido para alcanzar dichos resultados y finalmente se utiliza la información
para que la propia firma establezca sus estrategias y objetivos. El patrón de
referencia es la norma de excelencia con la que se mide y compara.
TEMAS CONTEMPORÁNEOS DE CONTROL
Adaptación de los controles a las diferencias culturales