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658562S211D Anexo PDF
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MANUAL DE CALIDAD
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TRANSPORTES AR S.A.S.
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MANUAL DE CALIDAD
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CONTENIDO
1. OBJETIVO: ................................................................................................ 5
2. ALCANCE: ................................................................................................. 5
3. DEFINICIONES: ......................................................................................... 5
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN ....................................................... 7
4.1. Entender el contexto de la organización .................................................... 7
4.2. Comprender las expectativas y necesidades de las partes interesadas .. 10
4.3. Establecer el alcance del sistema de gestión de calidad ......................... 13
4.4. Sistema de gestión de calidad ................................................................. 13
5. LIDERAZGO ............................................................................................ 15
5.1. Liderazgo y compromiso .......................................................................... 15
5.1.1. Liderazgo y compromiso para el Sistema de gestión de la calidad ....... 16
5.1.2. Enfoque hacia el cliente: ....................................................................... 17
5.2. Política de calidad .................................................................................... 18
5.3. Roles Responsabilidades y autoridades en la organización .................... 18
6. PLANIFICACIÓN DELSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ................. 20
6.1. Acciones para tratar riesgos y oportunidades. ......................................... 20
6.2. Objetivos de calidad y planificación para lograrlos ................................... 20
6.3. Planificación de los cambios .................................................................... 21
7. SOPORTE................................................................................................ 21
7.1. Recursos .................................................................................................. 21
7.1.1. Generalidades....................................................................................... 21
7.1.2. Personas ............................................................................................... 22
7.1.3. Infraestructura ....................................................................................... 23
7.1.4. Ambiente para la operación de los procesos ........................................ 23
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1. OBJETIVO:
2. ALCANCE:
3. DEFINICIONES:
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4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
Reseña histórica
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MISIÓN
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VISIÓN
POLITICA AMBIENTAL
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- Proveedores
- Clientes
- Funcionarios de la organización
- Entorno
PROVEEDORES
LISTA DE PROVEEDORES
- Camiones JAC
- Estación de servicios PALMASECA
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CLIENTES
LISTA DE CLIENTES
Centralmotor Autocom
Brachoautos CIVECHI
Fanalca Autorion
SIDA Autos de Risaralda
Centromotor Andinamotors
Metrokia Logiteca
Motorkia Kia Plaza
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FUNCIONARIOS DE LA ORGANIZACIÓN
De igual forma es necesario que los funcionarios tengan presente que deben tener
y adquirir los conocimientos necesarios para la ejecución de sus puestos y deben
cumplir los lineamientos estipulados por TRANSPORTES AR S.A.S.
ENTORNO
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definir los procesos estratégicos, misionales y de apoyo así como las relaciones
existentes entre ellos y que hacen parte del sistema de la empresa que serán la
base para un mejoramiento continuo organizacional.
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GESTIÓN DE GESTIÓN DE
FACTURACIÓN CALIDAD
5. LIDERAZGO
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Tener en cuenta las nuevas actividades así como nuevos cargos que se
generen en la organización para mantener actualizada la documentación
del sistema de gestión de la calidad.
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tengan claridad sobre los roles que desempeñan y los niveles de autoridad
correspondientes.
Figura 2. Organigrama
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Con el fin de organizar la información sobre los riesgos que se puedan presentar
en TRANSPORTES AR S.A.S. y visualizar su magnitud, se desarrolla e
implementa u mapa de riesgos que servirá como medio para diseñar las
estrategias adecuadas para su manejo.
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7. SOPORTE
7.1. Recursos
7.1.1. Generalidades
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7.1.2. Personas
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7.1.3. Infraestructura
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7.2. Competencias
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- El direccionamiento estratégico
- Los objetivos y política de calidad
- Las responsabilidades de cada cargo
- La documentación respectiva de cada cargo
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7.5.1. Generalidades
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8. OPERACIÓN
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Por dichos canales la información que con mayor frecuencia se maneja con los
clientes es:
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Los requisitos que tienen relación con los servicios ofrecidos por la empresa
TRANSPORTES AR S.A.S. son establecidos principalmente por las
necesidades y requerimientos del cliente pero también se deben tener en
cuenta otros aspectos.
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8.4.1. Generalidades
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El personal que trabaje para el proveedor debe contar con seguridad social
y todo lo requerido por ley para prestar el servicio de movilización.
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Con controles por parte del Auxiliar de logística y del vigilante del lote donde los
vehículos se almacenan y quienes no solo controlan esto visualmente sino en
documento de Excel para seguimiento y libro físico de registros de entradas,
salidas y novedades la empresa garantiza a las partes interesadas el excelente
cuidado y seguridad de su propiedad.
8.5.4. Preservación
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Los siguientes son los mecanismos de control previos a la liberación del servicio
que la empresa establece:
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A partir del análisis de los datos mencionados, la empresa determinan los planes
de acción necesarios para el mejoramiento continuo de la empresa y sus los
procesos.
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Como parte de la revisión por parte de la gerencia y el apoyo del jefe de logística,
se deben evaluar los siguientes aspectos según lo estipulado por la norma:
Informes de Revisión
Análisis de indicadores
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Resultados de la Revisión
10. MEJORA
10.1. Generalidades
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Identificación de no conformidades
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ANEXOS
ANEXO 2
Caracterización de procesos
Gestión Administrativa
Gestión de Transporte
Gestión de Acopio
Gestión de Facturación
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FORTALEZAS DEBILIDADES
Conocimiento y experiencia por parte de los Inexistencia de direccionamiento estratégico
ANÁLISIS DOFA trabajadores sobre el mercado de transporte Se considera internamente que por el tamaño de la empresa no
terrestre de carga automotor. hay una estructura administrativa
Infraestructura y equipos apropiados para la Los trabajadores no tienen definidas con claridad sus funciones
ejecución de las tareas. Existen responsabilidades compartidas que no permiten el
Compromiso de la gerencia de la organización correcto flujo de información
para la mejora continua de los procesos y Se presentan problemas internos de comunicación entre los
funcionamiento interno. colaboradores que generan mal clima organizacional.
Buena relación con los clientes. Sobre carga laboral en algunos puestos.
Localización accesible Equivocaciones en presupuestos de viáticos.
Alta gamma de alternativas de distribución Falta de reglamento (deberes, derechos y sanciones) para los
Precios competitivos trabajadores.
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OPORTUNIDADES
Posibilidad de adquirir vehículos para prestar un
servicio más eficiente.
Mercados potenciales que pueden ser atacados
por la organización.
FO DO
Ampliar el portafolio de servicios para evitar
contratos con terceros
Insatisfacción de los clientes con empresas que
hacen parte de la competencia.
Crecimiento del mercado.
AMENAZAS
Competencia con mayor experiencia en el
mercado y musculo financiero.
Restricciones legales de carga en el territorio FA DA
nacional.
Incrementos en el valor de los impuestos e
insumos necesarios para prestar el servicio.
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ESTRATEGIAS FO:
Realizar visitas a clientes que puedan estar insatisfechos con los servicios de la competencia para ofrecer por
medio de la habilidad y experiencia de nuestros colaboradores y precios atractivos un mejor servicio que nos
permita fidelizar estos nuevos clientes.
Adquirir vehículos nuevos con mayor capacidad que sirvan para que la organización compita en nuevos mercados
y por clientes de mayor tamaño, confirmando con esto la disposición de la gerencia hacia la mejora continua.
ESTRATEGIAS DO:
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que los clientes van a querer adquirir los servicios de logística por toda la seguridad y estabilidad que la
organización les brinda.
La posibilidad de ampliar el portafolio de servicios va a ser rentable sí los colaboradores tienen claro cuáles son
sus funciones y responsabilidades, para lo cual es útil un manual de funciones.
ESTRATEGIAS FA:
Realizar momentos de retroalimentación en doble dirección, donde la empresa a pesar de su corta trayectoria se
vea alimentada por todos los conocimientos y la experiencia que tienen los colaboradores pero además los
colaboradores deben estar siendo capacitados para conservar los estándares de calidad que la empresa necesita
para ser competitiva.
La excelente ubicación de la organización y sus diferentes alternativas de distribución son una herramienta para
superar las diferentes restricciones legales de carga en el país.
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ESTRATEGIAS DA:
Se debe realizar un trabajo de direccionamiento estratégico donde se generen documento o información que
ayuden a que los colaboradores tengan claros los lineamientos de comunicación y jerarquías para de esta forma
tener un mejor flujo de información que ayude a la compañía a disminuir el impacto que genera la experiencia extra
que tiene la competencia.
La empresa debe estar en continua revisión para verificar que todos los procesos se estén llevando de buena
forma para esto la gerencia debe tener una reunión periódica con los funcionarios donde se corrijan los errores que
se puedan presentar. Esto dará paso a la mejora en la calidad del servicio que será una herramienta principal para
abrirse espacio en un mercado con competencia consolidada.
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6 5 3 2 4 1
Cumplimiento
Calidad en el Normas de Mejoramiento Personal Precios TOTAL
con requisitos
servicio seguridad Continuo Capacitado razonables
del cliente
5 Transporte
6x5x5=150 5x5x5=125 3x5x3=45 2x5x3=30 4x5x3=60 1x5x1=5 415
Nodrizas
1 Transporte
6x1x3=18 5x1x5=25 3x1x3=9 2x1x1=2 4x1x1=4 1x1x3=3 61
medios propios
4 Retiro vehículos
6x4x1=24 5x4x5=100 3x4x1=12 2x4x1=8 4x4x3=48 1x4x1=4 196
zona franca
3
Acopio 6x3x5=90 5x3x3=45 3x3x1=9 2x3x3=18 4x2x1=8 1x3x5=15 185
2 Atención al
6x2x5=60 5x2x5=50 3x2x1=6 2x2x5=20 4x2x3=24 1x2x5=10 170
cliente
TOTAL 342 345 81 78 144 37
Criterio de evaluación
Relación directa = 5 Relación media = 3 Relación baja = 1
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OBJETIVOS DE CALIDAD
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Código: SGC-MC-001
GESTIÓN DE TRANSPORTE
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OBJETIVOS DE CALIDAD
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Código: SGC-MC-001
GESTIÓN DE ACOPIO
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TRANSPORTES AR S.A.S.
Código: SGC-MC-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Fecha: ____________
Esta encuesta tiene como objetivo evaluar el grado de satisfacción y conciencia que
usted tiene como funcionario de la empresa TRANSPORTES AR S.A.S.
a. SI
b. NO
a. SI
b. NO
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Versión. 01
TRANSPORTES AR S.A.S.
Código: SGC-MC-001
a. SI
b. NO
a. SI
b. NO
a. SI
b. NO
c. A VECES
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
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TRANSPORTES AR S.A.S.
Código: SGC-MP
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Cargo
Nombre
Firma
1
CONTENIDO
2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA
Versión. 01
ALMACENAMIENTO EN CENTRO DE
Código: SGC-MP-001
ACOPIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
OBJETIVO:
El objetivo de este procedimiento es documentar todos los pasos, así como los
responsables correspondientes para el almacenamiento (acopio) de vehículos en
TRANSPORTES AR S.A.S.
ALCANCE:
RESPONSABLES:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
GLOSARIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO ALMACENAMIENTO EN CENTRO DE ACOPIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
DESARROLLO:
Registrar entrada:
Responsable: Vigilante
Revisar estado:
Inspeccionar el estado interno y externo del vehículo, así como los accesorios que debe
tener en el momento en que se ingrese al centro de acopio. Al igual que el vigilante debe
llevar un control en cuadro de Excel para validar cantidad de vehículos almacenados.
Seleccionar área:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Parquear:
Ordenar salida:
Generar formato con las especificaciones del cliente enviadas previamente por correo
electrónico en el que autoriza la salida de uno o varios vehículos del centro de acopio.
Inspeccionar el estado interno y externo del vehículo, así como los accesorios que debe
tener antes de salir del centro de acopio.
Registrar salida:
Responsable: Vigilante
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Liquidar parqueadero:
Contabilizar con el registro de entradas y salidas que debe llevar el auxiliar de logística y
con el respaldo de la minuta que el vigilante maneja, el tiempo de cada vehículo en el
centro de acopio de TRANSPORTES AR S.A.S. para facturar a los clientes.
9
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
DOCUMENTOS
FECHA: ________
CLIENTE: _______________
LIQUIDACIÓN PARQUEADERO
10
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Cargo
Nombre
Firma
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
OBJETIVO:
El objetivo de este procedimiento es documentar todos los pasos, así como los responsables
correspondientes para el retiro de los vehículos de zona franca.
ALCANCE:
RESPONSABLES:
GLOSARIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO PARA RETIRO DE VEHICULOS DE ZONA FRANCA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
DESARROLLO:
Orden de retiro
Recibir por parte del cliente y por medio de correo electrónico el listado de los
vehículos que se desean retirar de zona franca indicando los últimos 6 números del
chasis.
El responsable del ingreso a los patios de zona franca, el auxiliar de patios, debe
autorizar su entrada en la portería principal para obtener el carnet de ingreso con el
que está autorizado para retirar vehículos como representante de TRANSPORTES
AR S.A.S.
Comprobar listado
Comprobar en el listado realizado por la oficina de control del patio donde se deben
retirar los vehículos en zona franca la existencia de los mismos automóviles y que ya
tengan el alistamiento previo necesario para el retiro.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Revisar vehículos
Autorizar vehículos
En listado entregado por oficina de control en zona franca se deben resaltar los
vehículos que se van a retirar para aprobación y autorización. Para esto se debe
tomar un turno en la misma oficina que asignará el orden en que las diferentes
empresas que se dedican a la misma actividad serán atendidas y autorizadas. Con el
turno se deja el listado mencionado y se espera confirmación.
Retirar vehículos
Cuando se tiene la aprobación del retiro de los vehículos de los patios de zona franca,
el auxiliar de patios debe movilizarlos hasta la portada principal de ZF Palmaseca
donde las autoridades pertinentes realizan la última inspección de
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
LISTADO DE VERIFICACIÓN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Cargo
Nombre
Firma
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
OBJETIVO:
El objetivo de este procedimiento es documentar todos los pasos, así como los
responsables correspondientes para el transporte de vehículos por medios propios.
ALCANCE:
RESPONSABLES:
GLOSARIO
21
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO PARA TRANSPORTE DE VEHICULOS POR MEDIOS PROPIOS
22
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
DESARROLLO
Orden de movilización
Autorización por parte del cliente dirigida a la empresa y la jefe de logística, esta
orden de retiro del vehículo de zona franca o centro de acopio debe tener las
especificaciones de origen, destino e información del vehículo.
Revisar vehículo
Revisión visual interna y externa del vehículo así como de los accesorios que
según su referencia deban de tener.
Planear viaje
Asignar viáticos
23
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Realizar viaje
Responsable: Conductores
Entregar vehículo
Responsable: Conductores
24
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Aprobar entrega
Después de una revisión por parte del cliente del estado interno, externo y los
accesorios del vehículo se debe firmar el recibido (por conductor y cliente) con
entrega.
25
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Cargo
Nombre
Firma
26
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
27
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
OBJETIVO:
El objetivo de este procedimiento es documentar todos los pasos, así como los
responsables correspondientes para el transporte de vehículos por medio de niñeras o
nodrizas.
ALCANCE:
RESPONSABLES:
28
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
GLOSARIO
FLUJOGRAMA
29
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
30
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
DESARROLLO
Orden de movilización
Autorización por parte del cliente dirigida a la empresa y la jefe de logística, esta
orden de retiro del vehículo de zona franca o centro de acopio debe tener las
especificaciones de origen, destino e información del vehículo.
Identificar vehículos
Responsable: Auxiliar de Logística – Conductores
Se ubican e identifican dentro del centro de acopio de la empresa los vehículos
que se van a transportar según su número de chasis y las características
especificadas por el cliente.
Revisar vehículo
Responsable: Conductor
El conductor asignado a la niñera que va a movilizar la carga debe hacer una
revisión visual interna y externa del vehículo así como de los accesorios que
según su referencia deban de tener. De tener alguna novedad se debe informar
al auxilia de logística con el fin de especificar el responsable, de lo contrario el
conductor asumirá la responsabilidad.
31
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Planear viaje
Asignar viáticos
Cargar Niñera
Responsable: Conductor
32
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Asegurar Vehículos
Responsable: Conductores
Se deben asegurar por medio de cadenas, arneses, etc. Los vehículos que van
a ser transportados, verificando que cada uno tenga la seguridad necesaria para
ser trasladados hasta su lugar de destino
Realizar viaje
Responsable: Conductores
Entregar vehículo
Responsable: Conductores
o hasta su punto final donde realiza entrega al cliente de los vehículos requeridos
33
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Aprobar entrega
Después de una revisión por parte del cliente del estado interno, externo y los
accesorios del vehículo se debe firmar el recibido (por conductor y cliente) con
entrega.
34
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
35
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Cargo
Nombre
Firma
36
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
37
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
OBJETIVO:
ALCANCE:
Abarcara todos los documentos tanto internos como externos del sistema de gestión
de calidad en la empresa CAG Diseños Maderables.
GLOSARIO:
38
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Documento externo: Hace referencia a los documentos que tienen orígenes distintos
a la organización, ejemplo los documentos entregados por los proveedores.
39
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
40
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
DESARROLLO
Elaborar documentos
Revisión de documentos
Responsable: Gerente
Aprobación de documentos
Responsable: Gerente
41
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Registro de documentos
Se encarga de registrar todos los documentos que sean revisados y aprobados y estén
listos para liberación, estos documentos son registrados en el listado maestro de
documentos donde se asegura su permanencia, ubicación, control de cambios,
verificación y disposición final.
Los documentos internos pueden ser consultados por los empleados de la empresa los
cuales se encuentran en carpetas y folders que a su vez están almacenados en
archivadores de los que dispone la administración que garantizan el acceso y la
disponibilidad de los documentos.
Socialización de documentos
Cada vez que se libera un documento para su aplicación es necesario realizar una
divulgación a los procesos involucrados, esta socialización se realiza por medio de una
reunión que es coordinada y ejecutada por la jefe de logística.
42
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Control de cambios
43
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
44
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Cargo
Nombre
Firma
45
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
REGISTROS
46
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
OBJETIVO:
ALCANCE:
Este procedimiento abarcara todos los registros del sistema de gestión de calidad de la
organización CAG Diseños Maderables.
GLOSARIO:
Identificación: Acción que da un Nombre ó código con el que se reconoce cada registro
(Formato).
47
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
FLUJOGRAMA
48
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
49
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
DESARROLLO
Identificación
Almacenamiento
Protección
50
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
ambientales. Además se velará por la protección de los registros para evitar su pérdida
o uso indebido.
Recuperación
Retención
Disposición Final
51
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Control de cambios
52
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Cargo
Nombre
Firma
53
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
AUDITORIAS
54
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
OBJETIVO
ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad
de TRANSPORTES AR S.A.S.
GLOSARIO
55
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Auditoria de registros: Verificación de que los registros cumplen los requisitos legales
y reglamentarios y de los clientes y de esta manera brindan evidencia de que los
procesos se están realizando de acuerdo a los requisitos.
Equipo auditor: Uno o más personas que llevan a cabo una auditoria.
56
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
No conformidad mayor: Desviación seria del procedimiento que implica un riesgo alto
para la conformidad de la prestación del servicio que puede llevar más de cuatro meses
resolverla. Se debe programar auditoria complementaria.
FLUJOGRAMA
57
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
58
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
DESARROLLO
Se elaboran los programas y planes de auditoria interna, los temas de auditoría y las
fechas de ejecución de las mismas; en el plan se debe establecer el cronograma de
cada auditoria. Para esta actividad se utilizan el Formato Programa de auditoría y el
Formato Plan de auditoría, los cuales son revisados y aprobados por la gerencia.
59
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
El Equipo de Auditoria Interna diseñan las listas de verificación a utilizar durante las
auditorias, así también se definen las responsabilidades de cada miembro del equipo
dentro del proceso de auditorías internas del SGC.
El equipo de auditoria interna recopila y consolida los hallazgos de auditoría, para este
fin se utiliza la lista de chequeo y demás apoyo documental, aquí se registran todas las
No conformidades (Reales y potenciales) que se evidenciaron en la ejecución de las
auditorias.
60
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
61
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Control de cambios
INFORMACIÓN DE SELECCIÓN
Fecha:
Objetivo:
Alcance:
Proceso a Fecha de
Auditor Líder Equipo auditor
auditar auditoría
______________________ ______________________
62
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
LISTA DE VERIFICACIÓN
Fecha:
Objetivo:
Alcance:
Proceso a auditar:
Tiempo estimado
de la auditoría:
Hora de Hora de
Actividad / Requisito: Auditado: Auditor:
inicio fin
Reunión de apertura
Control de registros
Control del producto no conforme
______________________
_________________________
63
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Cargo
Nombre
Firma
64
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
65
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
OBJETIVO:
ALCANCE:
Aplica para todos los procesos de la organización y está enmarcado entre las no
conformidades hasta el seguimiento y cierre de los planes de acción
GLOSARIO:
66
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE AUDITORIAS
67
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
DESARROLLO
Detección de la No conformidad
Análisis de causas
68
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Planificación de actividades:
69
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Control de cambios
70
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Fecha:
Solicitante:
Auditado:
Líder del proceso:
Detectado en:
Auditoría interna Ejecución del proceso Análisis de
Auditoria Externa Análisis de datos riesgos
Tipo de hallazgo:
No conformidad No conformidad
Observación
real potencia
Planes de acción
Plan de acción Responsable Fecha de ejecución
______________________ _________________________
71
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Cargo
Nombre
Firma
72
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
Nombre
Firma
1
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
CONTENIDO
2
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo
con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los
recursos disponibles.
3
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
IV. RESPONSABILIDADES
4
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
liderazgo
Buena comunicación
Trabajo en equipo
Gestión del cambio
Competencias Específicas
Educación:
Profesional en carreras administrativas
5
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
Especialización en logística.
Experiencia:
VI. RIESGOS
No Aplica
6
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
7
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
IV. RESPONSABILIDADES
8
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Excelente comunicación
Manejo de personal
Trabajo en equipo
Diseñar estrategias comerciales.
Competencias Específicas
9
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
Educación:
Profesional en ingeniería industrial o carreras afines
Especialización en mercadeo o logística.
Experiencia:
Mínimo tres años en centros de acopio o área operativa de concesionarios.
VI. RIESGOS
Físicos
Ergonómicos
10
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
II. OBJETIVO Velar por que el centro de acopio permanezca en orden con
todos los espacios demarcados según la marca y el cocesionario y Efectuar
la recepción y despacho de todos los vehículos ingresados al centro de
acopio
11
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
Toma de Improntas
12
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
IV. RESPONSABILIDADES
Estado de ingreso, salida y estadía de vehículos en centro de acopio.
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Productividad
Asumir Responsabilidades
Comunicar Efectivamente
Confidencialidad
Trabajo en equipo
Competencias Específicas
13
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
Educación:
Profesional o tecnólogo en ingeniera industrial
Estudios en logística
Experiencia:
Mínimo dos años trabajado en las áreas o empresas afines.
VI. RIESGOS
Físicos
Ergonómicos
14
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
Legalizaciones de viajes
15
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
IV. RESPONSABILIDADES
Manejo de equipos: Tendrá a su cargo un centro de cómputo.
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Buena comunicación
16
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
Relaciones Humanas
Trabajo en equipo
Competencias Específicas
Educación:
Bachiller
Tecnólogo industrial, Ingeniero industrial o carreras afines
Experiencia:
Mínimo dos años en cargos afines
VI. RIESGOS
Físicos
Ergonómicos
17
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
18
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
IV. RESPONSABILIDADES
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Trabajo en equipo
Actitud proactiva
Manejo oportuno de la información
Competencias Específicas
19
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
Educación:
Bachiller
Curso de conducción – Pase categoría C3
Experiencia:
Mínimo un año en patios de zona franca
VI. RIESGOS
Físicos
Ergonómicos
20
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
21
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
IV. RESPONSABILIDADES
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Trabajo en equipo
Responsabilidad
Transparencia en manejo de información
22
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
Competencias Específicas
Manejo de Excel
Software Siesa Pymes
Manejo de equipos de escaneo y computo
Habilidad interpretativa de valores.
Educación:
Bachiller
Tecnólogo o profesional áreas administrativas o contables
Experiencia:
Mínimo un año trabajado en el área de facturación o contable de empresas con
actividad económica similar a la de la empresa.
VI. RIESGOS
Ergonómicos
23
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
24
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
Realizar los amarres de cada uno de los vehículos cargados de tal manera
que garantice la seguridad del cargue, teniendo en cuenta que cada vehículo
debe ser asegurado con cuatro riatas.
IV. RESPONSABILIDADES
Legalización de viajes
25
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Trabajo en equipo
Recursividad
Motivación
Organización y escucha.
Competencias Específicas
Servicio al cliente
Excelente manejo de vehículos de carga pesada.
Habilidades con manejo de instrumentos de seguridad.
Agudeza visual.
Rapidez de reflejos.
fortaleza física.
Educación:
Curso de conducción – Categoría C3
26
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
Experiencia:
Mínimo dos años manejando vehículos pesados y mínimo un año con manejo de
carga automotor.
VI. RIESGOS
Físicos
Eléctricos
Ergonómicos
27
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
Realizar evaluación a las nodrizas cada que lleguen de viaje con el conductor
para verificar estado y realizar mantenimiento preventivo.
28
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
IV. RESPONSABILIDADES
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Competencias Específicas
Agudeza visual.
Fortaleza física.
Conocimiento de vehículos de carga pesada
Manejo de herramientas
29
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
Educación:
Bachiller
Técnico o tecnólogo mecánico.
Experiencia:
Mínimo dos años trabajado como mecánico y mínimo un año trabajando con
vehículos de carga pesada
V. RIESGOS
Físicos
Eléctricos
Ergonómicos
30
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
Revisar y registrar en la minuta todos los vehículos que ingresen y salgan del
centro de acopio.
31
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
32
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
IV. RESPONSABILIDADES
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Buena comunicación
Proactivo
Responsable
Honradez
Competencias Específicas
33
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
Educación.
Curso de seguridad.
Experiencia:
VI. RIESGOS
Físicos
Ergonómicos
34
MAPA DE RIESGOS
Perdidas importantes de
ECONÓMICO 1 5 1 5
dinero
Realizar inversiones equivocadas Errores de planificacion y
para la organización evaluacion
Perdidas económicas
AMBIENTAL Indeterminadas Muertes 5 5 1 25
Aparicion de sucesos naturales Deterioro de las instalaciones
como, inundaciones, temblores,
terremotos etc.
PROGRAMA DE GESTIÓN DEL RIESGO
META
FECHA DE CÓMO LO VOY A HACER
INDICADOR RESPONSABLE SEGUIMIENTO
CUMPLIMIENTO (ESTRATEGÍA)
CÓMO ESTOY A DONDE QUIERO LLEGAR
Realizar procesos de
Se realizan pocos filtros Estudio adecuado de de los selección adecuados para
Numero de contrataciones por año para ña contratacion del aspirantes y los requisitos del Gerente Anual 01/02/2016 cada uno de los cargos que
personal cargo esten vacantes en la
organización
Se han realizado
Utilidad obtenida por medio de inversiones inversiones que Seguir apoyando las inversiones Gerente Anual 01/02/2016 Se debe hacer un estudio
favorecieron los adecuadas para el beneficio de la exhaustivo de las posibles
intereses de la compañía organización inversiones de la compañía
DETECCIÓN
TIPO DE RIESGO RIESGO CAUSAS CONSECUENCIAS PROBABILIDAD IMPACTO TOTAL
IMPACTO
Numero de
Los clientes deben
quejas por En ocasiones se han
tener sus vehiculos en Realizar estudio de tiempos en los procesos que
tiempos de presentado retraso en la Conductores semanal 12/02/2016
el tiempo establecido pueden retardar la entrega de los vehiculos
entrega en la entrega de vehiculos
y lugar indicado
semana
Perdida de oportunidad de
Mala utilizacion de los espacios falta de diseño de almacenamiento negocios
5 5 3 75
de almacenamiento en el area asignada
Perdida de utilidades
ECONÓMICO
Exceso de confianza en conductores
Se debe responder
a agenos a la empresa y falta de
Perdida de vehiculos economicamente por el vehiculo 1 1 5 5
realizacion de inventario
perdido
constantemente
Se realizaran evaluaciones
Numero de observacion
Se han presentado Cero observaciones aleatorias en el
por parte de los
bastantes casos de respecto a golpes en auxiliar de patios semanal 01/02/2016 procedimiento de
conductores por
golpes en vehiculos vehiculos parqueo para todos los
semana
conductores
Se debe realizar un
Axiliar de Patios,
Numero de Vehiculos Solo ha sucedido en No tener reportes de inventariado diario de los
logistica y Anual 01/02/2016
perdidos por año una coasion perdida de vehiculos vehiculos que la
vigilante
compañía tiene en acopio
Perdida de facturas que dificulten No se cuenta con el conocimiento en la Los informes financieros no reflejan
1 5 5 25
el costeo elaboración de estados financieros los verdaderos costos
LABORAL
Información poco confiable.
Errores en la digitación de la Falta de conocimiento de los sistemas de
1 3 1 3
información de los clientes computo
Errores en la facturación
Porcentaje de
No se han presentado Presentación de informes
participacion de No se presente ningun Auxiliar de
ningun problema de este Mensual 01/02/2016 mensuales de los estados
Viaticos en el total prblema de este tipo facturacion
tipo financieros
de los costos