¿Qué es y para qué de una oficina de gestión de proyectos?

De acuerdo con el autor, la oficina de gestión de proyectos (PMO) como concepto tomó forma
desde 1950 en USA para gestionar proyectos de defensa. Y rápidamente fue evolucionando y
aplicándose a otro tipo de proyectos como los de TI, se han vuelto populares porque responden a
necesidades comunes e importantes dentro de las organizaciones. Estas tienen como propósito
ayudar a las organizaciones a entrega sus proyectos de manera más estratégica y eficiente
mediante la estandarización de políticas y el seguimiento de metodologías de gestión de
proyectos. Por su parte, la oficina de comercio gubernamental del Reino Unido elaboró un
estándar para las PMO maduras que según ella tenía como propósito proporcionar gobernanza,
transparencia, reutilización, apoyo a la entrega y documentación a los proyectos, y asimismo le
estableció unas funciones que varían de acuerdo con el tipo de estructura organizacional, pero con
ares comunes de responsabilidad.

Asimismo, el autor considera que la implementación de una PMO trae recompensas y beneficios,
como, por ejemplo: Mejor visibilidad de los proyectos, mejor asignación de recursos, mayor
consistencia en la gestión de proyectos, mayor rendición de cuentas, mayor rendimiento a tiempo
dentro del presupuesto, mejor productividad y retorno sobre la inversión. Sin embargo, estos
beneficios son mas propensos a acumularse en los equipos de alto desempeño, y en
organizaciones que le dan una alta prioridad a una cultura de gestión de proyectos. Sin embargo,
existen escépticos que consideran que las PMO no ayudad a la mayoría de las empresas a reducir
costos de TI o mejorar el rendimiento. Por lo cual se debe tener en cuenta que la implementación
de una PMO trae costos que se deben considerar, asimismo, su etapa para alcanzar la madures, y
su alineación con los objetivos y estrategias de la organización.

De acuerdo con el autor, existen 3 modelos principales para el funcionamiento de una PMO: 1: el
repositorio de proyectos o PMO “ de apoyo”, que ofrece soporte, experiencia, capacitación e
información que buscan los gerentes de proyectos. 2) el coach del proyecto o PMO “controlador”
maneja algunos aspectos de supervisión, desempeña un rol activo en el desarrollo de políticas,
promoción de mejores prácticas, documentación y análisis de resultados. También proporciona
apoyo, pero también control. 3) la PMO de empresa o “directiva”, participa en todos los aspectos
de regulación de los proyectos, al igual que en la toma de decisiones sobre los recursos,
programación, alcance, costos y objetivos. Además, también se pueden establecer PMO para una
división o departamento, para centralizar en un único propósito con una vida útil temporal.

Asimismo, el autor establece que el núcleo de misión de la PMO está en la identificación e

implementación de metodologías de proyectos, como por ejemplo: PMBOK, PRINCE2, ISO 9000,
así como las disposiciones reglamentarias gubernamentales, y otros metodologías como Agile,
Waterfall, Scrum y Kanban.
¿Cómo se implementa una PMO

El autor menciona que los expertos establecen varios pasos importantes para establecer una PMO
dentro de una empresa: 1) Contar con el apoyo de la alta dirección, 2) Analizar fortalezas y
debilidades, 3) definir objetivos, 4) Desarrollar criterios de evaluación de proyectos, 5) Diseñar el
mando, la estructura y los servicios de la PMO.

De igual manera, las PMO deben lograr una fuerte alineación con los objetivos de la organización,
para no correr el riesgo de convertirse en sobrecarga burocrática. En definitiva, las PMO deben
lograr crear valor para la organización.

Finalmente, de acuerdo con el autor, entre otras mejores prácticas para el éxito de una PMO
están: gestión del alcance, el uso de herramientas de software de gestión de proyectos que ayude
a conectar al equipo, partes y ejecutivos, y optimizar la colaboración entre lo usuarios. Mejorar sus
procesos de planificación incluyendo los stakeholders, y tener una mejor compresión de la
capacidad de su equipo en relación con el alcance, el presupuesto, y el tiempo de un proyecto.