I.

PRIMEROS PASOS

1. Ingreso a Excel 2013

Las formas de ingreso a este programa son iguales a las versiones anteriores. A
continuación, se indicarán las principales o más comunes, que el usuario deberá
escoger según la que más se le acomode.

Con el método convencional

a
1. opción

• A través del botón Inicio, hacer clic en Todos los Programas de la lista,
seleccionar Microsoft Excel 2013 (en sistemas operativos como Windows XP o
Windows 7).

Figura 1. Entrada a Excel 2013 con botón Inicio

Fuente: Elaboración propia

a
2. opción

• Otra opción es ir a Inicio y hacer clic en Microsoft Excel 2013.

a
3. opción

• Como acceso directo en el Escritorio.

Figura 2. Acceso a Excel desde el escritorio

Fuente: Elaboración propia
a
4. opción

• Como acceso rápido en la barra de tareas.

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 Figura 3. Acceso rápido en barra de tareas
Fuente: Elaboración propia

Al ingresar a Excel 2013, se muestra un listado de los archivos recientemente

utilizados y, además, es posible ver varias plantillas disponibles.
La primera opción, denominada Libro en blanco, abre un libro nuevo en blanco.

Figura 4. Archivos recientes y libro en blanco

Fuente: Elaboración propia

2
2. Entorno de trabajo de Excel 2013
En la siguiente imagen, se ve la pantalla inicial que muestra Excel, seleccionar la
opción Libro en blanco y los elementos que lo constituyen.

Barra de acceso
Barra de
Pestaña Archivo rápido Barra de título
fórmulas

Cinta de
opciones

Cuadro
de
nombres
Barra de
desplazamiento
vertical

Barra de Barra de
Barra de estado
etiquetas desplazamiento
horizontal

Figura 5. Entorno de trabajo

Fuente: Elaboración propia

La pestaña Archivo permite acceder a la vista Backstage donde muestra a los

comandos Nuevo, Abrir, Guardar, entre otros. Además, visualiza la lista de archivos
utilizados recientemente y el botón Opciones que permite personalizar el entorno de
Excel.

Figura 6. Vista de la pestaña Archivo

Fuente: Elaboración propia

La barra de acceso rápido contiene botones para realizar tareas frecuentes, tales como

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Guardar y Deshacer. Cada usuario puede configurar esta barra.

Figura 7. Detalle de la barra de acceso rápido

Fuente: Elaboración propia

La barra de título muestra el nombre del libro con el que se trabaja. Cuando se crea
un archivo nuevo, se le asigna el nombre provisional de Libro1, hasta que se guarde y
se le asigne otro. En la parte superior derecha de la ventana, se encuentran los
botones para minimizar, restaurar o maximizar y cerrar.

Figura 8. Colocar título

Fuente: Elaboración propia

La cinta de opciones contiene todos los comandos agrupados en varias pestañas

según su función.

Figura 9. Cinta de opciones

Fuente: Elaboración propia

Esta cinta de opciones reemplaza a la barra de menú y a las barras de herramientas

que se utilizaban en versiones anteriores.

Contiene originalmente siete pestañas o fichas: Inicio, Insertar, Diseño de página,

Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. Sin embargo, cuando se trabaja con imágenes o con
gráficos, aparecerán pestañas adicionales con los comandos necesarios.

Figura 10. Pestañas adicionales

Fuente: Elaboración propia

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Cada pestaña contiene grupos de comandos que, por lo general, se utilizan juntos para
realizar una tarea.

Figura 11. Grupo de comandos

Fuente: Elaboración propia

Cada grupo incluye los comandos para realizar la acción requerida, incluso algunos
tienen varias opciones, por lo que se organizan como pequeñas barras de
herramientas.
Además, los grupos pueden tener un iniciador de cuadro de diálogo en el vértice
inferior derecho, como muestra la imagen siguiente. En ellos, se encuentran las
opciones adicionales de los grupos.

Figura 12. Iniciadores de cuadro de diálogo

Fuente: Elaboración propia

Con la combinación de teclas Ctrl + F1, se puede ocultar o mostrar la cinta de opciones.
La barra de fórmulas muestra el contenido de la celda que se encuentra seleccionada,
cuando se quiera cambiar el contenido, es posible utilizarla para este fin. El extremo
izquierdo de esta barra muestra el cuadro donde aparece el nombre de la celda.

Figura 13. Barra de fórmulas

Fuente: Elaboración propia

La barra de etiquetas selecciona las distintas hojas que contiene el archivo Excel.

Figura 14. Barra de etiquetas

Fuente: Elaboración propia

A los archivos de Excel se les denomina Libros. Cada uno de ellos puede contener una
o más hojas de trabajo. La cantidad de hojas en un libro estará limitada por la memoria

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disponible de la computadora. A cada una de las hojas de trabajo le corresponde una
etiqueta.
La barra de estado muestra el modo de ingreso de datos. Además, permite cambiar la
vista de la hoja de cálculo y variar el grado de acercamiento.

Figura 15. Barra de estado

Fuente: Elaboración propia

Las barras de desplazamiento permiten desplazar la visión del contenido de la hoja:

hacia la izquierda o derecha con la barra horizontal y hacia arriba o abajo con la barra
vertical.
Una hoja de trabajo está dividida en filas y columnas. Cada columna se identifica por
una o varias letras en su parte superior, y cada fila tiene como identificador a un
número. La intersección de una fila y una columna es una celda, la cual toma los
nombres de la columna y la fila a la que pertenece.

Identificador de columna

Identificador de fila

Celda activa

Figura 16. Hoja con filas, columnas y celda

Fuente: Elaboración propia

Cada hoja consta de 16 384 columnas y 1 048 576 filas. Las columnas se nombran
con una, dos o tres letras: A, B, C,… Z, AA, AB, AC,… AZ, BA,…, ZZ, AAA,… XFD.
Por su parte, las filas están enumeradas desde la 1 hasta la 1 048 576.
La celda se nombra con el identificador de la columna y el número de fila a la cual
pertenece. Por ejemplo, la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo
tanto la celda se llama A1, mientras que la última celda es la XFD1048576.
La celda donde se encuentra el cursor se denomina celda activa y se identifica
fácilmente porque muestra un borde remarcado a diferencia de las demás, además su

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identificación aparece en el Cuadro de nombres.

3. Desplazamientos
3.1 Desplazamiento e n una hoja
Por lo general, solo una pequeña parte de la hoja es visible en un momento dado. Por
ello, este programa ofrece varios métodos para desplazarse a la celda en la que se
desea ingresar o modificar información. Algunas combinaciones de teclas para poder
desplazarse a través de la hoja son las siguientes:

Tabla 1. Combinaciones de teclas para desplazarse por Excel

Movimiento Teclado
Celda abajo Flecha abajo
Celda arriba Flecha arriba
Celda derecha Flecha derecha o Tab
Celda izquierda Flecha izquierda o Shift+Tab
Pantalla abajo AvPag (Page Down)
Pantalla arriba RePag (Page Up)
Celda A1 Ctrl + Inicio
Primera celda de la columna activa Ctrl + flecha arriba
Última celda de la columna activa Ctrl + flecha abajo
Primera celda de la fila activa Ctrl + flecha izquierda
Última celda de la fila activa Ctrl + flecha derecha

Fuente: Elaboración propia.

Si se conoce en qué celda se ubicará el cursor, se realiza lo siguiente:

1. Presionar la tecla F5.

2. Aparecerá una ventana igual a la de la figura 17.

3. En el recuadro Referencia, escribir el nombre de la celda.

4. Hacer clic en el botón Aceptar.

Figura 17. Ventana para redirigirse a una celda

Fuente: Elaboración propia

También se pueden utilizar las barras de desplazamiento horizontal y vertical para

visualizar la celda, y hacer clic sobre esta.

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3.2 Desplazamiento e n un libro
Un libro puede contener varias hojas de trabajo. Por defecto, en esta nueva versión de
Excel aparece una hoja de cálculo (Hoja1), aunque es posible adicionarse y,
posteriormente, eliminarse hojas.
Al añadir hojas, es preciso conocer que el usuario podrá desplazarse entre ellas con
diferentes métodos, los cuales se detallan, a continuación:

a. En la barra de etiquetas, aquella que corresponde a la hoja donde está el cursor

(hoja activa) aparece con un fondo más claro que las otras etiquetas.

b. Al dar clic sobre la etiqueta correspondiente, es posible ver el contenido de las

diferentes hojas del libro.

Figura 18. Barra de etiquetas

Fuente: Elaboración propia

c. Cuando no se puedan mostrar todas las hojas en la barra de etiquetas, se pueden

utilizar los botones que están a la izquierda de esta barra para desplazar la visión.

Figura 19. Botones de izquierda y derecha

Fuente: Elaboración propia

⊳ Para ver la siguiente etiqueta u hoja a la izquierda.

▷ Para ver la siguiente etiqueta u hoja a la derecha.

d. También se pueden utilizar diversas combinaciones de teclas para realizar

desplazamientos de una hoja de trabajo a otra.

Tabla 2. Combinaciones de teclas para desplazarse en Excel

Movimiento Teclado
Hoja siguiente Ctrl + AvPág
Hoja anterior Ctrl + RePág
Fuente: Elaboración propia.

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II. DATOS
1. Introducción de datos
En cada celda, se puede introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, se
hará lo siguiente:
• Ubique el cursor en la celda donde desea ingresar los datos. Vea que la barra de
estado indique el modo Listo, en el extremo izquierdo.
• Cuando se empiece a digitar los datos, la barra de estado debe cambiar al modo
Introducir. Los datos que se digiten se mostrarán en dos lugares: en la celda activa
y en la barra de fórmulas.

Figura 20. Digitación en celda y barra de estado

Fuente: Elaboración propia

Nótese también que, al digitar los datos, se han activado dos botones adicionales en
la barra de fórmulas: Cancelar (²) e Introducir (✓).
Si se desea corregir algún caracter digitado, debe utilizar la tecla Retroceder. Si utiliza
las teclas de desplazamiento (flechas), Excel asume que ya se terminaron de digitar
los datos en la celda.

Recordar
Una celda puede contener
hasta 32 mil 767 caracteres.

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• Para terminar de digitar los datos en la celda, se puede utilizar cualquiera de los
siguientes tres métodos:

 Al presionar la tecla Enter, se validan los datos y la nueva celda activa pasa
a ser la que se encuentra justo por debajo.
 Con las teclas de movimiento (flechas direccionales) se validan los datos y la
nueva celda activa cambiará, dependiendo de la flecha pulsada.
 Al hacer clic sobre el botón Introducir de la barra de fórmulas se validan los
datos, pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Figura 21. Botón Introducir

Fuente: Elaboración propia

Al pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar ubicado en la
barra de fórmulas, se suspende el ingreso de los datos y el contenido de la celda
volverá a su estado anterior: vacía o con datos antiguos.

Figura 22. Botón Cancelar

Fuente: Elaboración propia

2. Mod ificación de d atos

Para modificar el contenido de una celda, se siguen los siguientes pasos:

• Ubique el cursor en la celda. Si usted inicia la digitación en este punto,

reemplazará todo el contenido de la celda por otro nuevo.
Si desea modificar parcialmente el contenido de la celda debe hacer lo siguiente:

• Hacer doble clic sobre la celda o pulsar la tecla F2 o hacer clic en la barra de
fórmulas sobre el carácter que desea modificar. En ese momento la barra de
estado cambiará al modo Modificar.
• Cambiar la información.

• Pulsar la tecla Enter o hacer clic sobre el botón Introducir de la barra de

fórmulas.

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3. Tipos de datos
En una hoja de cálculo se pueden introducir distintos tipos de datos:

3.1 Valores constantes

Son aquellos datos que se introducen directamente en una celda. Pueden ser números,
fechas, horas o textos.

A. Números. Al introducir números se pueden ingresar caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,

8, 9, así como signos y operadores especiales +, -, ( ), /, %, E, e, Pts.
El signo positivo (+) delante de algún número se ignora. Para escribir un número
negativo se debe poner el signo negativo (-) antes del número, por ejemplo -100. Si
se escribe un número entre paréntesis ( ), Excel lo identificará como un número
negativo, esta modalidad es muy usada en contabilidad. Existen algunos datos
adicionales como los siguientes:

• Los caracteres E y e son notaciones científicas. De esta manera, si se coloca

3E5 este será igual a 400000 (3 por 10 elevado a 5).
• Los símbolos de separación de miles y de decimales dependerán de la
configuración regional de la computadora.
• Si se usa el símbolo de porcentaje (%) al final de un número, Excel trabajará el
número como un porcentaje.
• Para escribir fracciones tales como 1/8, 3/81, primero se debe escribir un cero,
un espacio y luego la fracción, de esta forma no será tomado como una fecha.
• Si un número no cabe en una celda se muestra automáticamente como
anotación científica.
• Por defecto, los números tienen una alineación derecha.

B. Fecha y hora. Para introducir una fecha, se tiene que escribir esta y separar los
datos de día, mes y año con guion o slash. En el caso de la hora, se consignará
esta con dos puntos para separar minutos y segundos, ejemplo:
5/12/2014 5-12-14 3:30 PM

15:30 5/12/14 15:30 21/07/2042 Recordar

Para introducir una fecha entre
los años 1929 y 2029, bastará
ingresar los dos últimos dígitos
del año.

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 Al igual que los números, las fechas y las horas, por defecto, aparecen con
alineación a la derecha en la celda.

C. Texto. Para introducir texto, se selecciona una celda y se escribe. Este contenido
puede poseer letras, números u otros caracteres especiales. Al visualizar un texto
muy extenso, aparentemente se pueden utilizar las celdas adyacentes que están
en blanco. No obstante, el texto se almacena únicamente en la primera celda. De
esa forma, aparece por defecto, alineado a la izquierda en el recuadro.

3.2 Fórm ulas

La fórmula es una expresión que se inicia con el signo igual (=). Puede estar formada
por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones y operadores.

4. Selección de elementos de Excel

Para realizar cualquier modificación sobre una hoja de cálculo es preciso indicar a Excel
sobre qué elementos se va a actuar: una o varias celdas, una o varias filas, una o varias
columnas. La forma para hacer esa indicación es con la selección de dichos elementos.

4.1 Selección de celdas (rango de celdas)

Existen dos formas principales de seleccionar celdas:

A. Selección continua. Consiste en seleccionar celdas que se encuentran juntas.

Para lograrlo, se hará el siguiente procedimiento:

• Posicionar el puntero en una celda determinada y arrastrar el mouse con el

botón izquierdo presionado (clic sostenido) hasta cubrir las celdas requeridas.
Se puede lograr el mismo efecto al mantener presionada la tecla Shift y
desplazar el cursor con las teclas de dirección (flechas).

Figura 23. Selección continua

Fuente: Elaboración propia

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 • La imagen muestra la selección de 12 celdas que forman un rectángulo: desde
la celda B3, en el extremo superior izquierdo, hasta D6, en el extremo inferior
derecho. A estos rectángulos de celdas contiguas se les denomina rangos de
celda y se les denota abreviadamente por sus extremos. En el ejemplo: rango
B3:D6.

B. Selección dispersa. Consiste en seleccionar celdas individuales o rangos de celda

que no se encuentran juntas. Se logra al mantener presionada la tecla Ctrl y
haciendo clic izquierdo o al arrastrar el cursor sobre la celda o celdas que se desee
seleccionar. En la siguiente figura se seleccionan A3:A4; B4:B8; C3:D3; y C5:D6.

Figura 24. Selección dispersa

Fuente: Elaboración propia

4.2 Selección de columnas

Para seleccionar una columna completa, es decir, las 1 048 576 celdas de una columna,
basta con hacer un clic sobre el nombre de la columna que se desee seleccionar.
Haciendo clic izquierdo sostenido seleccionará varias columnas contiguas, pero si
desea seleccionar columnas dispersas, mantenga presionada la tecla Ctrl.

Figura 25. Selección de columnas

Fuente: Elaboración propia

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4.3 Selección de filas
Al igual que en las columnas, se podrá seleccionar toda la fila, es decir, sus 16 384
celdas, solo con hacer clic sobre el número de la fila. Si se necesitan varias filas
contiguas, se utilizará la tecla Shift o con el clic izquierdo sostenido, pero si quiere filas
dispersas, mantener presionada la tecla Ctrl.

Figura 26. Selección de filas

Fuente: Elaboración propia

4.4 Selección de hoja s

Para seleccionar todas las filas y columnas de una hoja, basta con hacer clic en el botón
superior izquierdo de la hoja (a la izquierda del nombre de la columna A y sobre el
número de la fila 1).

Figura 27. Botón de selección total de celdas

Fuente: Elaboración propi

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