Gdomingo, 6 de marzo de 2011

SISTEMA
Sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí
para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y
proveen (salida) información, energía o materia.

CONTABILIDAD GENERAL
La Contabilidad General es el eje de la información financiera para todo su negocio. La
configuración flexible del plan de cuentas, el procesamiento inteligente de transacciones y las
capacidades sofisticadas de personalizar los reportes le proveen las herramientas necesarias para
que usted domine sus datos financieros.

SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL

Está definido como un sistema de información consistente en un conjunto de cuentas, libros,

formas, asientos y reportes financieros y operativos, lógicamente organizados e interrelacionados
entre sí, los cuales mediante acción coordinada conllevan a la obtención de información contable.
Este sistema se nutre de los sistemas ya que estos generarán los soportes necesarios para el
registro y procesamiento contable de la información.

Controla las operaciones y suministra información financiera de una empresa, por medio de la
organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura

configurativa cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan
íntimamente ligados, que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser
posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

Para administrar y evaluar un negocio es importante tener una comprensión básica de los sistemas
de contabilidad. El sistema de contabilidad es el vínculo que mantiene juntas las diversas partes de
una organización. Ayuda a los gerentes a cumplir exitosamente con sus responsabilidades. Los
propietarios de negocios que no están familiarizados con los sistemas de contabilidad son víctimas
de esta práctica con una alarmante frecuencia.

CONCEPTO: Es una estructura organizada mediante la cual se recoge la información de una

empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes,
libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

Los procesos varían en número y complejidad, dependiendo del tipo de empresa, por lo que no es
conveniente diseñar un sistema contable que englobe todos los subsistemas, de allí que se
recomiende su elaboración por separado.
TIPOS DE SUBSISTEMAS

Sistema de contabilidad general

Sistema de ventas
Sistema de compras
Sistema de recursos humanos y nomina
Sistema de inversiones
Sistema de control de registro de propiedades, plantas y equipos
Sistema de cuentas por cobrar
Sistema de cuentas por pagar

Muchas personas todavía creen que la contabilidad es una técnica de recopilación de información
y solo basa sus fundamentos en un proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la
información de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa.

Pero esto no es verdad, la contabilidad es mucho más que eso, se constituye en la actualidad como
una de las herramientas fundamentales del desarrollo de las organizaciones.

La contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados económicos que obtiene la empresa
agrupando y comparando resultados, también planifica y recopila los procedimientos a seguir en
función del control y el cumplimiento de los objetivos empresariales, además registra y clasifica
las operaciones de la empresa, para así informar los hechos económicos en forma pertinente,
permitiendo ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos todo bajo control y
supervisión del contador

Pasos para implementar un sistema contable eficaz y eficiente:

· El conocimiento de los objetivos organizacionales es indispensable.
· Preparar y analizar la información referente a la razón social, ubicación física, actividad,
cantidad de empleados, equipos, capital etc.
· Elaborar un informe preliminar de la situación de la empresa.
· Verificar la aplicación de las normas legales
· Instaurar (Si no existe) un catalogo de cuentas y los manuales de procedimientos respectivos
· Implementar metodologías de recolección de información
· Buscar que la información se aproxime lo mayor posible a la realidad económica de la empresa.
· Preparar los informes pertinentes
· Registrar las operaciones en los libros correspondientes
· Elaborar los informes financieros

La implementación de un sistema de contabilidad que sea confiable para la gerencia es uno de los
puntos claves en la conformación de la empresa como tal, este le permite en cualquier momento
evaluar su desenvolvimiento, su gestión, su control y determinar su posición financiera.

OBJETIVOS:
Proporcionar los elementos necesarios, tales como cuentas, asientos, libros, formas y reportes para
un registro correcto de las operaciones mercantiles y demás hechos contables.
Suministrar información contable adecuada a través de los estados financieros a los diferentes
usuarios a los efectos de la toma de decisiones.
Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de
un catalogo de cuenta similar.
Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidar cifras financieras.

El Sistema contable puede ser:

Sistema contable financiero: Un sistema de información contable, con frecuencia llamado

simplemente un sistema de información, es la combinación del personal, los registros y los
procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de información
financiera. Debido a que cada negocio tiene necesidades de información diferentes cada uno usa
un sistema de información contable distinto.
Sistema contable de Costos: Es un sistema de información que clasifica, acumula, controla y
asigna los costos para determinar los costos de actividades, procesos y productos y con ello
facilitar la toma de decisiones, la planeación y el control administrativo. Los informes de costos
son muy útiles también para la planeación y selección de alternativas ante una situación dada.
Sistema contable Administrativo: Es básicamente una estructura de relaciones formales. Implica la
definición del flujo de información, el diseño del soporte de los datos y la descripción de las tareas
administrativas en cada sector en forma de rutina y procedimiento. Dada la interrelación entre las
operaciones de la organización, se requiere normalizar el tratamiento de la información de manera
que el mismo presente un proceso de integración análogo al requerido para tomar decisiones en las
organizaciones.
Sistema contable Tributario: Sistema de información orientado a dar cumplimiento a las
obligaciones tributarias de las organizaciones.

Los Sistemas Administrativos y Contables representan la concreción en términos operativos de las

actividades necesarias para que los datos ingresados a la organización y los que ella misma genera,
se conviertan en información relevante para la toma de decisiones.

Los Sistemas Administrativos y Contables implican además, la expresión operativa de los criterios
emanados de la Teoría de la Administración. Así los procesos de departamentalización,
programación, y otros, se conviertan en Manuales de Organización y Procedimientos, en los
cuales se definen las misiones y funciones concretas de los sectores organizativos.

FUNCIONES BÁSICAS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL

Un sistema contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado,
ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.
El sistema contable que se utilice en cualquier empresa debe cumplir con 3 funciones básicas
donde intervenga la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la
información contable para ayudar en la toma de decisiones gerenciales.

1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático

de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo
tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en
los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una
posible acción a futuro.

2. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales

implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser
útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar
en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o
paga dinero.

3. Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman
decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo los empleados responsables de comprar
mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de
almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta
gerencia necesitará la información de ventas resumida por almacén.

CARACTERÍSTICAS GENERALES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una
relación aceptable de costo / beneficio.

Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de

la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para
autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.
Compatibilidad: un sistema de información contable cumple con la pauta de compatibilidad
cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un
negocio en particular.

Flexibilidad: Es la adaptación de programas a los requerimientos de la empresa con posibilidades

de cambio en los formatos de los estados financieros.

Relación de costo / beneficio: El costo-beneficio es una lógica o razonamiento basado en el

principio de obtener los mayores y mejores resultados, tanto por eficiencia técnica como por
motivación, es un planteamiento formal para tomar decisiones que cotidianamente se nos
presentan.

CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL

1) INGRESO DE LOS DATOS: se realiza a través de un comprobante de diario. Cada
comprobante de diario contiene dos o más registros sean débitos o créditos, es decir asientos
diarios. Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos:

Manuales: implica necesariamente que los registros sean conformados o validados a través del
ingreso de datos en un formulario de captura de datos
Mecanizados: implica que debe utilizar un medio de almacenamiento magnético para transferir los
registros contenidos en los comprobantes de diario. Esta forma de procesamiento se utiliza sobre
todo cuando existe un sistema integrado de información. Es posible encontrar problemas de
integración, es decir que no todos los datos son transferidos a la base de datos central por esta
razón se deben establecer controles que verifiquen a nivel de software que la información
transferida esta completa cotejándola con los comprobantes fijos definidos.

2) VALIDACION DE DATOS: verificar que los datos ingresados cumplen con ciertos parámetros
previamente establecidos para su respectivo control. También aquí se puede presentar problemas
en cuanto a la captura de todas las transacciones. Se podría decir en términos de riesgo que hay
poca confianza en que las cifras reveladas por los estados financieros sean razonablemente
correctas.

Realmente el control sobre los datos debe efectuarse en todas las tapas relacionadas con el
tratamiento de los datos: captura, validación, actualización y emisión de reportes; sin embargo
todos los errores que pueden generar inconsistencia de la información deben ser detectados en el
momento de la validación.

3) ACTUALIZACION DE REGISTROS: consiste en el traspaso de los movimientos del diario

general a cada una de las cuentas del mayor. Previo a la actualización de los datos al mayor la
información grabada en los comprobantes de diario debe haber sido validada. La actualización de
registros puede efectuarse de dos maneras:

Actualización interactiva: hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento en
que el operador está grabando el detalle de cada una de las transacciones o movimientos.

Actualización en lote: implica la validación previa de los datos y esta se realiza por lotes de
registros, es decir al final del día por ejemplo, se acumulan las transacciones, se resumen y luego
son actualizadas

4) EMISION DE REPORTES: Consiste en el procesamiento de la información contable que ha

sido grabada, validada y actualizada. Algunas veces un gerente contable requiere que la
información sea presentada bajo ciertos parámetros, clasificación o detalle. Para poder cumplir
con esta necesidad un software debe tener incorporada la opción en la que el usuario pueda tener
la posibilidad de crear sus propias estructuras de reportes. Esta facilidad es poderosa ya que le
permitirá presentar la información contenida en la base de datos contables de acuerdo con el nivel
de detalle que quiera.

Elementos que integran el sistema de contabilidad general

Un sistema contable, es un medio para recolectar, clasificar, resumir y registrar en libros
dispuestos para tal fin ó registrar en sistemas automatizado con ese fin, todas las operaciones de
entrada y salida financiera y presentarlas a los diferentes usuarios, por medio de los informes
financieros y operativos, por ello, sus elementos están constituidos por:
· Cuentas contables y sus descripción, a esto se le llama Plan de Cuentas
· Constituido por los libros, a esto se le llama Plan de Libros
· Constituidos por los asientos contables, a esto se le llama Plan de Asientos
· Constituido por todos los Formularios que maneja la organización, a esto se le llama Plan de
Forma
· Constituido por los reportes contables, a esto se le llama Plan Reporte

¿A qué llamamos una cuenta contable?

Es una representación numérica (o código) que identifica y representa los aumentos y
disminuciones de un hecho económico en una organización.

¿Qué es un Plan de Cuentas?

Es el establecimiento de un listado de cuentas contables, partículares e indispensables, que
permitirá registrar las transacciones en la organización, el mismo contendrá la información
necesaria para la elaboración de los estados financieros, otros nombres que se le conoce al plan de
cuentas son: listado de cuentas, catálogo de cuentas, códigos de cuentas o plan contable, el orden
de las mismas en el libro del mayor corresponde con el orden de cuentas en el plan de cuentas.
(Ejemplo físico para la clase libro diario y mayor empresa: “Hotel Bar y Restaurant El
Manchego C.A.)

Otra definición del plan de cuentas que podemos citar, es de la profesora Haydee Duque de
Araujo, Universidad de los Andes, Departamento de Contabilidad y Finanzas, en su
libro:”SISTEMAS CONTABLES – una metodología para su elaboración” expresa: “se
puede definir el plan de cuentas como el conjunto de cuentas, que se propone utilizar la empresa
para registrar sus operaciones, dispuesta de acuerdo a un orden y a una metodología establecida y
el cual forma parte de su sistema de contabilidad”

En conclusión el plan de cuentas, se prepara en base a las características de las empresas y ésta
tiene por objeto facilitar la contabilidad de las diferentes actividades que ejecuta la organización,
con respeto a la contabilidad.

Objetivos del Plan de Cuentas

· Definir correctamente el nombre de la cuenta, naturaleza y clasificación para el correcto registro
de las transacciones de la organización (Ejemplo un restaurante –físico del acta constitutiva –
artículo sobre su fin económico)
· Permitir organizar las cuentas en el balance general por activo, pasivo y patrimonio, por el estado
de resultado por: ingreso, costo y gasto, cuentas control, otros.
· Garantizar la correcta formulación de los estados financieros
· Como las empresas son cambiantes de acuerdo a su necesidad, permite realizar cambios
necesarios, tales como la eliminación o inclusión de cuentas contables sin modificar el orden
preestablecido. (ejemplo de 4101-01 ingresos por comida y bebida a 4101-01 ingreso por comida
y bebida no alcohólica y 4101-02 ingresos por bebidas alcohólicas, para la determinación del pago
de impuesto municipal – ejemplo del Hotel Bar Restaurant El Manchego C.A.) .
¿Para qué nos sirve el plan de cuentas?
· Como medio de ayuda para el entrenamiento del personal que labora en el área contable.
· Dar a conocer al personal que elabora en el área contable la estructura del sistema de
contabilidad general.
· Proporcionar una guía para el correcto registro de las transacciones a través de los asientos
contables

La codificación del Plan de Cuentas

Para la codificación (asignación de un número referéncialo letra referencia), se hace necesario la
asignación para una cuenta contable de ésta codificación, con la finalidad de:
· Facilitar la localización de las cuentas, registros y aportes, así como la información de manera
rápida y segura. Ejemplo: la gerencia desea saber un informe sobre los ingresos del restaurante por
rublos del mes de enero 2011, o informe sobre los gastos que involucra a la plantilla de
trabajadores que se tiene.
· Simplificar su denominación: ejemplo: 6101-01 sueldos y salarios, 6101-02 Bono nocturno,
gasto, 6101-03 horas extras, otros.
· Permite una mejor visión de un conjunto de cuentas y dar orden racional a la contabilidad,
ejemplo:

1. ACTIVO
1.1 ACTIVO CIRCULANTE
1.1.01 EFECTIVO EN CAJA
1.1.01-001 Caja oficina principal
1.1.01-002 Caja oficina de ventas
1.1.02 BANCOS
1.1.02-001 Banco Mercantil, cuenta corriente
1.1.02-002 Banco Banesco, cuenta corriente
1.2 ACTIVOS NO CORRIENTES
1.2.01 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
1.2.01-001 Local Principal
1.2.01-002 Maquinaria y equipo
Actualmente es imprescindible en los sistemas de contabilidad computarizada, puesto que para
cargar y/o abonar a las cuentas, solo puede utilizarse códigos.

Plan de asientos
Según lo expuesto por el Lic. Marino Marcuzzi y la Lic. Laura Toro, en su trabajo
“Sistematización Contable – Consideraciones Generales” año 1997, define como:” el plan de
asientos de la organización va a estar integrado por el conjunto de asientos y la explicación de
cada uno de ellos, para llevar a cabo el registro de las operaciones mercantiles y demás hechos
contables que se suceden dentro de la organización”

El Lic. Lenin Valeri, define también el plan de asientos como: “conjunto de asientos organizados
atendiendo a las características de la empresa. Representa los posibles hechos contables siguiendo
los PCGA, permitiendo la generación de los estados financieros”.
En vista de los anteriormente expuesto, definimos el plan de asientos el conjunto de
procedimientos contables que realiza el personal específico de una organización para dejar
asentados las transacciones contables mercantiles del mismo, cumpliendo con los principios
establecidos en la PCGA para la emisión de estados financieros confiables y necesarios en un
momento clave en la organización, con el objeto de la toma de decisiones transcendentales para el
fin de la empresa.

El fin de plan de asiento es la estandarización del registro de las operaciones, el adecuado registro
de las transacciones por el personal que elabora en el departamento de administración y/o
contabilidad y como herramienta de entrenamiento para el nuevo personal del departamento.
El plan de asientos debe contener el método de registro de las transacciones de la organización,
debe contener un ejemplo ilustrado del mismo donde se represente la forma de realizarlo, la
llamada de la cuenta única a utilizar en ciertos casos, la frecuencia de la misma y el soporte
contable que lo acredita.
PLAN DE LIBROS

El Plan De Libros Es Un Sistema De Registro Y Libros Que Brindar Información Ordenada,

Completa, Oportuna Y Exacta, Este Plan Se Rige Por Las Normativas Legales Vigentes En
Nuestro País. Recordemos Que Los Libros De Contabilidad Sin Aquellos En Los Que Se Anotan
De Manera Definitiva Las Informaciones Aportadas Por Los Formularios, Con El Fin De Cumplir
Con Las Obligaciones Impuestas Por La Ley.

Recomendaciones Con Respecto A Los Registros Computarizados

El Reporte Que Arroje El Sistema Computarizado Denominado Diario General Computarizado Se

Convertirá En Un Libro Resumen Y A La Par Deberá Llevarse En Forma Manual El Libro Diario.
El Libro Mayor Encuadernado, Puede Ser Sustituido Por Los Reportes Que Genera El Sistema,
Los Cuales Se Pueden Empastar Y Foliar, Pero Siempre Es Recomendable, Al Igual Que En El
Caso Anterior, Llevar En Forma Manual Dicho Libro.

La Conservación De Los Reportes Computarizados, Al Igual Que Los Documentos Probatorios

Como Comprobantes De Las Operaciones Realizadas Deberán Ceñirse A Las Normas
Establecidas En El Código De Comercio.

En Toda Clase De Libros, El Rayado Y Uso De Los Mismos Estará Determinado Por El Método
De Registro O Contabilización:
° Manual
° Mecanizado
° Computarizado

PLAN DE FORMAS
Un Formulario Es Una Hoja De Papel En La Cual Hay Alguna Información Impresa Y Espacios
En Blanco Para La Inserción De Datos. Clark Gale Y Gray (1973).
Podemos Decir Que Los Formularios Son Los Registros Inmediatos De Los Detalles De Cada
Transacción Sirviendo De Documento Probatorio O Contable Siempre Y Cuanto Estén
Autorizados. Los Formularios Están Conformados Por Toda La Documentación De Índole
Comercial E Interno Y Constituye Todos Los Comprobantes Expedidos Por Escrito En Los Que
Se Deje Constancia De Las Operaciones Que Se Realice.

Los Formularios Sin Un Elemento Fundamental Para La Contabilización De Operaciones, Ya Que

Su Misión Es Dejar Constancia De La Relación Jurídica Entre Las Partes Q Intervienen En Una
Determinada Operación, También Ayudan A Demostrar La Realización De Alguna Acción
Comercial.

Ejemplos De Formatos: Facturas, Formato De Solicitud De Mercancía, Solicitud De Permiso,

Recibo De Ingresos, Recibo De Egreso.

PLAN DE REPORTES
Toda Su Organización Basa Sus Decisiones En La Información Financiera Emanada Por La
Contabilidad, Ya Sean Empresas Públicas O Privadas, Es Por Eso Que Se Generan Los Reportes
Contables; Los Cuales Son El Producto Final Del Proceso Contable, Son Elaborados De Manera
Tal Que Los Usuarios De La Información Financiera Tomen Decisiones Adecuadas Y En El
Momento Oportuno.

Los Reportes Se Pueden Clasificar En

· Principales
· Auxiliares

Los Reportes Contables Principales Son Aquellos Estados Financieros Demostrativos Y

Resumidos Que La Legislación Nacional Exige A Cualquier Ente Público, Y Va A Constituir Un
Instrumento De Control De La Gestión En Cuanto A La Percepción De Ingresos Y Ejecución De
Gastos; Determinando A Través De Los Mismos La Situación Financiera Real De La
Organización. Ejemplo: Balance De Comprobación, Estado De Resultado, Estado De Flujo De
Efectivo, Estado De Flujo De Cuenta De Patrimonio.

Los Reportes Contables Auxiliares Son Estados Complementarios Y Están Anexos A Los Estados
Financieros Permitiéndole Al Usuario, Conocer En Forma Detallada La Información Económica
De La Organización En Forma Más Amplia. Ejemplo: Relación De Bancos, De Colocaciones, De
Activos Exigibles, De Inversiones Financieras, De Activos Fijos, De Otros Activos, De Cuentas
Por Pagar, Ingresos, Etc.
PROCEDIMEINTOS CONTABLES:

Procedimientos contables procesos e instructivos que se utilizan para el registro de las

transacciones u operaciones en los libros contables.

Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables, como
todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las
transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.

Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el
manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos
ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:

• Recepción de inventarios

• Ventas de productos

• Fabricación de productos

• Registro de estimaciones

• Destrucción de inventarios

Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse
como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio, permite conocer en
profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros.Sistema
contable
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Un sistema contable es una estructura organizada en la cual se registran las operaciones que hace
una entidad. Además, se le considera la forma natural o técnica ejercida durante la emisión de
estados financieros para medir los efectos que realizaron las transacciones y nos ayuda a tener una
mayor comprensión de la información financiera.[1]

Son todos aquellos elementos de información contable y financiera que se relacionan entre sí, con
el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna;
pero esta información debe ser analizada, clasificada, registrada (Libros correspondientes: Diario,
mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados financieros), para que pueda llegar a un sin número
de usuarios finales que se vinculan con el negocio, desde los inversionistas o dueños del negocio,
hasta los clientes y el gobierno. Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las
necesidades de la empresa, considerando, el giro del negocio y su estrategia competitiva, que
permita estandarizar procesos, definir estructuras de costos y por ende, presentar una información
contable estandarizada que facilite su interpretación, una eficiente toma de decisiones y que pueda
procesarse para realizar los diferentes análisis financieros.

Existen diferentes tipos de negocios (Comerciales, financieros, de servicios, consumo, etc.) y cada
uno de ellos posee diferentes necesidades de información contable, por ejemplo una empresa de
carácter financiero o banco requiere una información diferente que la de un establecimiento
comercial ya que la primera (Banco) estará vinculada con su cartera de clientes y ahorrantes, por
lo tanto, buscara medir estándares en cuanto a morosidad de los clientes, calidad de la cartera,
apalancamiento financiero, tasas de interés, etc., y el establecimiento comercial buscará medir
estándares en cuanto a existencias en inventarios, facturación, clientes, comisiones, por lo tanto al
diseñarse un sistema contable. Lo primero que debe analizarse es, ¿cuáles serán los requerimientos
de información necesarios que se ajusten y adapten a los objetivos del negocio?, para que los
gerentes puedan tomar acciones y decisiones que permitan el éxito del negocio o empresa y
cumplan exitosamente cada tarea asignada. Por lo tanto, los estados financieros, son el resumen
global de todo el sistema contable (Son como las fotografías actuales del negocio), porque la
información que estos presentan debe ser real, medible y que se pueda seguir (Auditable); es el
sistema contable la base fundamental para conocer el funcionamiento del negocio y la
confiabilidad que este presenta para sus accionistas, proveedores y clientes.

Tipos de sistemas contables

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Sistema de diario mayor único
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Este sistema está basado en la evolución del diario continental y fue diseñado aproximadamente
en el año de 1795, con la finalidad de simplificar el trabajo de pasar de libro diario a libro mayor,
lo cual se logró uniendo en un solo libro, el libro diario y el libro mayor, eliminando en este diario
el número de folio de las contracuentas, la fecha y el número de asiento. El diario mayor único es
el precursor de los rayados columnares o tabulares. El rayado de este libro se componía de dos
partes; la primera parte destinada al diario y consistía en un rayado idéntico al diario continental;
la segunda parte destinada al mayor formado por una serie de columnas para anotar los valores de
los cuales se empleaban dos para cada uno de las cuentas afectadas por las operaciones, una de
ellas para anotar los cargos y otra para los abonos. Cuentas del diario:

Número de operación.
Concepto.
Caja.
Almacén.
Ventas.
Costo de venta.
Gastos generados.
Diario tabular
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En este diario se sigue el mismo procedimiento de diario mayor único, sólo que en éste se abre
una sección con el nombre de "varias cuentas", en el cual se anotan las cantidades
correspondientes de cuentas que faltan de espacios que no se les asignó columnas especiales, o
bien, aquellas cuyo movimiento no es constante. El sistema de diario único tabular consiste en
establecer un diario con columnas, pero sin eliminar el libro mayor al que se pasaban
mensualmente las sumas de cada columna, previo análisis de la sección de varias cuentas. El pase
a los auxiliares se hacía diariamente y de preferencia tomando los datos de los comprobantes o
documentos fuente. Los errores en los libros columnares se corregían mediante contrapartidas en
los que con tinta roja se cancelaban los antes mencionados y con tinta negra se hacía la corrección
debida, esto en el mismo renglón haciendo la referencia a la partida errada. En el diario tabular se
podía registrar de dos maneras:

Consistía en registrar la operación siguiendo el modelo del diario continental, utilizando tantos
renglones como cuentas para que afecte la operación.
Suprimir el espacio de concepto con los nombres de las cuentas afectadas anotando directamente
en la columna correspondiente con sólo el valor.
Los pasos eran los siguientes: Operación, Diario tabular (Mayores auxiliares), Concentración,
Diario general, Libro mayor, Balanza de comprobación y finalmente los Estados financieros.

Sistema de diario y caja

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Este sistema se dio con la finalidad de resolver el trabajo que existía en el registro oportuno de las
operaciones, basado en la división del trabajo. Para ello, el diario se divide en dos; el diario de
caja, donde se anotaban únicamente operaciones que representaban movimiento de dinero, ya sea
como entrada o salida de efectivo, mientras que el otro era el "Diario de operaciones diversas": en
donde se registraban todas las operaciones que no causaban entrada o salida de efectivo, por lo
que de esta manera, dos personas podían registrar la operación. En este sistema, las operaciones se
clasificaban en:

Operaciones simples.
Operaciones compuestas o mixtas.
Las operaciones simples son aquellas que quedaban registradas en un solo diario por ser
totalmente en efectivo o bien, totalmente a crédito. Las operaciones compuestas afectaban o bien,
debían ser registradas en los dos libros, toda operación compuesta se registraba primero en el
diario de operaciones diversas y la parte que representaba entrada o salida de efectivo se enlazaba
al diario de caja o bancos. Para poder registrar una misma operación en los dos libros se utilizaba
lo que llamamos cuentas puente o de enlace. Estas son cuentas transitorias que permiten registrar
en dos diarios y una vez que han sido registradas en ambos diarios, ésta queda saldada. Las
principales cuentas puente que se utilizaban eran:

Clientes - cuenta puente.

Deudores - cuenta puente.
Proveedores - cuenta puente.
Acreedores - cuenta puente.
Toda cuenta puente se abría en el diario de operaciones diversas, se cancelaba en el diario de
bancos.

Sistema centralizador
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Considerando el hecho de que las empresas comerciales realizan operaciones definidas y
constantes, en las cuales se define el objeto de dicha empresa, para implantar este sistema era
necesario conocer el tipo de operaciones que frecuentemente realiza la empresa para poder diseñar
un diario específico donde se registren tales operaciones.
En forma general, podemos decir que las operaciones que con mayor frecuencia, o bien, más
comunes que realiza la empresa son:

Inversiones y recuperación de efectivo a través de cheques.

Pago de compromisos o deudas, ya bien sea con cheque o transferencias bancarias.
Adquisición de mercancía al contado o a crédito.
Venta de mercancía al contado o a crédito.
Movimiento de mercancía por entrada o salida de ésta.
Recepción de documentos o títulos de crédito que firman los clientes a fin de garantizar la venta
de mercancía realizada a crédito.
Suscripción de documentos otorgados a favor de proveedores o acreedores para garantizar
compras de mercancías a crédito o alguna otra operación.
Tomando en cuenta las operaciones anteriores y considerando que son las más comunes y que se
realizan frecuentemente, el sistema manual llamado “Centralizador” de una empresa comercial
se integraba con los siguientes diarios:

Diario de bancos: En él se registra la entrada y salida de efectivo (cheque o transferencia).

Diario de compras: En él se van a registrar éstas, los gastos, devoluciones, rebajas y descuentos de
tal manera que este diario refleje las compras netas.
Diario de ventas: Se registran las ventas, devoluciones sobre ventas, rebajas y descuentos. De tal
manera que refleje las ventas netas.
Diario de salidas de almacén: En él se registran las salidas de almacén por concepto de ventas y
las devoluciones sobre ventas a precio-costo. De tal manera que nos de el costo de lo vendido.
Diario de documentos por cobrar: Este diario se establecía sólo cuando la empresa recibía
documentos a favor, con frecuencia y en él se registraban todos los títulos de crédito, letras de
cambio y pagarés que se recibían para su cobro, los endosaba, cobraba, cancelaba o sustituía para
que el diario reflejara en cualquier momento el saldo de los documentos pendientes de cobro.
Diario de documentos por pagar: Este diario sólo se establecía cuando la empresa expedía o
aceptaba documentos para su pago. Con frecuencia, en él se registraban los títulos de crédito que
se aceptaban, los que se cancelaban, pagaban o sustituían.
Diario de operaciones diversas: Se registraban todas las demás operaciones que no representaban
ninguna de las anteriores.
El establecimiento de los diarios dependía de la política de compra y venta de mercancías a crédito
que daban lugar a la recepción o suscripción de documentos.

Sistema de pólizas
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Este sistema es una evolución más de los métodos de registros manuales que consiste en emplear
un documento individual para registrar cada operación, teniendo como característica el hecho de
que permite una mayor división del trabajo y sobre todo, agiliza el proceso del registro de las
operaciones. Las pólizas son registradas teniendo como base el rayado del diario continental.
Además, éstas son documentos de carácter interno en las que se registran las operaciones y se
anexan los comprobantes que justifican las anotaciones y cantidades en ella registradas. En este
sistema, las operaciones se registran individualmente, es decir, para cada operación se realiza una
póliza, la cual mantiene el rayado del diario continental. Una póliza contiene los siguientes datos:

Nombre de la empresa.
Tipo de póliza.
Número de póliza.
Fecha.
Número de cuenta.
Número de subcuenta.
Nombre de la cuenta.
Columna de parcial.
Columna para el cargo.
Columna para el abono.
Concepto de la operación.
Serie de datos de control interno (nombre o firma de quien registró la operación).
Las pólizas manejadas en las empresas se clasifican en 3 grandes grupos:

Pólizas de entrada de efectivo (pólizas de ingreso).

Pólizas de salida de efectivo (pólizas de egreso o pólizas cheque).
Pólizas de diario.
Sistema de cuentas por cobrar
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El sistema de cuentas por cobrar surgió por la necesidad que algunas empresas tenían de expedir
recibos para el cobro de determinados ingresos, como eran:

Cobro de rentas a los usuarios de bienes muebles e inmuebles.

Cobro de servicios prestados como el de energía eléctrica y teléfono.
Cobro periódico de intereses por inversión de capital a largo plazo.
Para lo cual se expedía una cuenta por cobrar, que era un documento mucho más completo que un
simple recibo de cobro.

En el caso de la cuenta por cobrar se utilizaba con la finalidad de eliminar subcuentas personales
de las cuentas de clientes y deudores, y para la cuenta por pagar para eliminar subcuentas de
proveedores y acreedores se usaba una cuenta de activo llamada "Cuentas por cobrar".

Sistema de cuentas por pagar

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El sistema se adaptaba para ser establecido en cualquier tipo de empresa, principalmente en
aquellas donde la mayor parte de las operaciones eran a crédito. El procedimiento de cuentas por
pagar/cobrar tenía los siguientes objetivos:

Eliminar o reducir el número de subcuentas personales.

Ejercer control absoluto sobre cada una de las entradas/salidas de dinero.
El registro se realizaba a través de una cuenta de pasivo llamada "Cuentas por pagar".
Combinación de sistemas contables
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Descripción gráfica de la utilidad de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
La adaptación y combinación de los sistemas de contabilidad depende principalmente de la
magnitud de la empresa, la clase de operaciones que efectúe y del mayor o menor número de
dichas operaciones.

Los procedimientos que más se prestan para combinar son:

Procedimiento centralizador (diferentes departamentos).

Procedimiento de pólizas.
Procedimiento de cuentas por cobrar (control interno).
Procedimiento de cuentas por pagar (control interno).
Sistema computarizado.
Generalmente, la empresa también se divide en departamentos, los cuales pueden ser:

Contabilidad general.
Compras.
Ventas.
Departamento de cobros y pagos.
Tesorería.
Almacén.Las empresas para poder ejecutar sus actividades de manera efectiva necesitan poner en
práctica ciertas técnicas y métodos que conllevan a desarrollar coordinadamente las operaciones.
Dentro de estas técnicas se encuentran los procedimientos como medios de trabajos que facilitan
la efectividad de las operaciones diarias. A tal efecto. Gómez, R. (2002), plantea que los
procedimientos tienen una actuación muy importante en la consecución de los objetivos de toda
organización progresista, puesto que estos indican la manera de ejecutar las diferentes rutinas
laborales que allí se llevan a cabo, facilitando las funciones administrativas.

Según Melinkoff, (1990) los procedimientos consisten en describir detalladamente cada una de las
actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de
errores.

Al respecto, Gómez F. (1993) señala que: " El principal objetivo del procedimiento es el de
obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo,
esfuerzo y dinero.

En el libro Herramientas del Contador se expresa que procedimiento es el conjunto de documentos

que describen de forma detallada cada paso de una determinada actividad, proceso, operación o
función que se realiza en la unidad organizativa. (Ríos, 2008)

Según Florencia (2010) el término procedimiento, se refiere a la acción, modo de proceder o

método que se implementa para llevar a cabo ciertas cosas o tareas. Básicamente, un
procedimiento consiste de una serie de pasos bien definidos que permitirán y facilitarán la
realización de un trabajo de la manera más correcta y exitosa posible.

A partir de las definiciones anteriores se asume como definición lo siguiente: procedimiento es un

método o una manera de ejecutar algo. En este sentido, consiste en seguir ciertos pasos
predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil
identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin,
cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia.

Características de los procedimientos

Las principales características de los procedimientos según Melinkoff (1990), consisten en que no
son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular, son
de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y
sistemática y son flexibles y elásticos, ya que pueden adaptarse a las exigencias de nuevas
situaciones.

Desde otro punto de vista Gómez G (1997) se enfoca en las siguientes características de
procedimientos:

Sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un

sistema.

Método de trabajo colectivo; en un procedimiento intervienen varias personas.

No se centran en una actividad específica. Un procedimiento está compuesto por varias

actividades que a su vez contienen tareas.

Clasificación de los procedimientos

La organización administrativa en una institución puede establecerse a través de la clasificación de

los procedimientos en dos grandes grupos

Procedimientos contables

Procedimientos no contables

Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables, como
todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las
transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.

Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el
manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos
ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:

Recepción de inventarios

Ventas de productos

Fabricación de productos

Registro de estimaciones

Destrucción de inventarios

Gestión de pago

Pago de Nómina y estipendio

Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse
como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio, permite conocer en
profundidad todas las posibles operaciones que pueden a afectar la entidad. Cuando se está
realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente
importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como procedimientos contables.
Por su parte los procedimientos no contables son aquellos que no afectan las cifras de los estados
financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:

Procedimiento para contratación de empleados

Procedimiento para cambio de horario laborable

Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

Cada entidad debe poseer procedimientos que tengan definidas las funciones para garantizar la
organización y autocontrol de las diferentes actividades y para la confección de estos es necesario
tener en cuenta las regulaciones vigentes.

Es necesario cuando se esté diseñando cualquier procedimiento, se debe tener presente algunos
aspectos esenciales que redundan en el éxito de la implementación final. Se deben tener en cuenta
las siguientes recomendaciones:

Quien o quienes son los clientes objetivos del procedimiento. Esto debido a que los
procedimientos deben ser acordes a los clientes que los utilizaran en su cotidiano trabajo. Un
procedimiento que no sea adecuado al cliente, puede ser determinante en la calidad de la
información que se reciba.

Determinar la información que en realidad sea relevante para la empresa cuando se diseñe un
procedimiento. Se debe tener en cuenta al personal que maneje las estadísticas o las bases de datos
que se requiere rescatar en un proceso. El exceso de información, en ocasiones innecesaria, inútil,
repetida o inadecuada puede llevar a que la calidad de la información no sea la mejor, o que toda
la información no sea plasmada en el documento.

Seleccionar adecuadamente las fuentes generadoras de la información que se requiere, y poder

centrar el proceso en la búsqueda de la calidad de la información. Es muy común que en diferentes
procedimientos se requiera o se incluya diligenciar una información. En ocasiones esto es
necesario para confrontar, controlar y hacerle seguimiento a un proceso. No obstante, se deben
seleccionar muy bien las fuentes generadoras de información debido a que una fuente inadecuada
le puede acarrear grandes problemas y pérdidas de tiempo a causa de falsas alarmas. Una fuente
adecuada debe ser aquella que genere un cliente cuyo manejo de esta información hace parte de
sus funciones básicas de su cargo y su perfil le permite darle la suficiente importancia y
conocimiento de dicha información.

El diseño de un procedimiento debe tener en cuenta el tipo de cliente al que va dirigido el

procedimiento como es el caso de su perfil, escolaridad y tipo de labor, además de otros aspectos
como es el lugar donde generalmente se lleva a cabo el procedimiento.

Si el diseño de los procedimientos se realiza sobre la base de los objetivos propuestos y los
requerimientos específicos, el personal que los utiliza debe realizar el trabajo sin dificultades, en el
momento debido y preciso. Entonces se puede decir que si existe un procedimiento correctamente
elaborado y se utiliza debidamente se estaría en presencia de un eficiente control interno. En
resumen los procedimientos son de suma importancia para lograr la economía, eficiencia y
eficacia de las operaciones, constituyendo una guía a seguir, la que tiene que permanecer
actualizada para ayudar a verificar la calidad de los procesos, erradicar y corregir los errores
existentes permitiendo la mejora continua del sistema de control interno.

En Cuba existe la normativa requerida para la confección de los manuales de contabilidad. En el

epígrafe siguiente se hace mención y análisis de la resolución 54 del 24 de marzo de 2005, que
establece los elementos generales que deben contener los documentos normativos sobre
contabilidad en las entidades, como parte del sistema de control interno.