SENA CURSO VIRTUAL DE

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL
ENTORNO LABORAL

Actividad 2
PARALELO

CLASE DE DOCUMENTOS

Lisseth Andrea Toro C.

Barranquilla, abril 2020.

Se considera que el documento por su estructuración es a la vez medio y comunicación de
información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en
las siguientes dimensiones; su soporte físico o material, el mensaje e información que
conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir dicho conocimiento. De manera
que, se pueden identificar y resumir en dos clases de documentos.

CLASE DE
DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO ELECTRÓNICO
DOCUMENTO

Se conoce como documento

electrónico el conjunto de la
Son el subproducto documental de las información generada, enviada,
actividades que desarrolla el hombre y recibida, almacenada o acumulada
son conservados a largo plazo por su por una organización pública o
valor testimonial. Puede ser creado por privada, los cuales pueden hacer
DEFINICIÓN individuos y organizaciones que con el parte a su vez del archivo de gestión,
transcurrir del tiempo se convertirán en archivo central o histórico. Cuyo
una ventana que nos permitirá tener soporte material es algún tipo de
acceso a los eventos ocurridos en el dispositivo electrónico o magnético,
pasado. y en el que el contenido está
codificado mediando algún tipo de
código digital.

Su diseño y creación se realiza en la

Son el conjunto de documentos que se
mayoría de los casos para ser
usan de manera frecuente por la
interpretados visual, auditiva e
USO organización emisora y/o receptora y
incluso manualmente como reflejo
por las entidades públicas, privadas y/o
y/o prueba de lo plasmado de
personas naturales interesadas.
manera escrita
El registro está acogido en un medio,
Recoge la información en un medio
cuya información se hace accesible a
cuyos símbolos solo pueden ser
través de símbolos implícitos. El
leídos por un ordenador. Su
DIFERENCIAS contenido es inseparable de su medio o
contenido puede ser separado de su
soporte. Su valor probatorio se mide
soporte origina, para ser transferido
por las características de autenticidad,
a otros.
entre ellas la firma.
Comparten los mismos objetivos, los cuales son el mantener y preservar la
información de manera organizada y preservada. En ambos casos se debe
contar con el personal idóneo para su manipulación al igual que con los
SIMILITUDES
equipos para su mantenimiento. El proceso de clasificación documental se
desarrolla de igual forma para ambos tipos. Se deben realizar archivos para su
clasificación.