SOLUCION

OBJETIVO: Este procedimiento se establece para efectuar el control, la

elaboración, modificación e identificación de los documentos y registros. La
empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de
prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada y
disponible para su uso por parte de todos los usuarios
.
ALCANCE: Aplica para todos los documentos (Manuales, procedimientos,
instructivos, formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen
externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El
procedimiento inicia con l identificación de la necesidad de crear o modificar
un documento y finalización con la divulgación del documento por parte del
responsable del proceso.

RESPONSBILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este

procedimiento es el Coordinador de Trabajo y los lidere de Procesos de
Gestión.

Coordinador Trabajo:
Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y
administración del SGC en forma coherente, congruente y consistente
de acuerdo con la naturaleza del servicio.

Asistente – Practicante Profesional:

El Asistente del Área – Practicante Profesional, específicamente
interviene en la adecuación de la presentación de documentos antes
de la revisión para su aprobación.

Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

-Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se

aprueben nuevamente.
 -Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los
documentos.
-Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se
encuentren disponibles en la intranet.

-Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

-Se socialicen los documentos.

-Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

-El control de los documentos en medio magnético, con el fin de

preservar y proteger la información.

-Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en

este documento.

-Se mantenga Actualizados los listados maestros.

Líderes de Procesos:
Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el
procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anulación
de los documentos.

PRECISIONES

ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa CONFECCIONES

S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se
presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel
superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y
detalle.

DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCION DE

FORMATOS
 En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento
digital de formatos salvo casos que requieran estrictamente
su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados
el líder del proceso envía una copia en medio digital al
proceso de gestión de publicaciones, para su correspondiente
reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su

aprobación la empresa empleara los inventarios de formatos
impresos hasta agotar existencias.

REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de

actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar

sus resultados.

Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea

se adecuó al proceso correspondiente.

No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado

(salvo en casos especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias
de cambio, siguiendo el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar

en forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como
un material fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y
guardados en estos medios.
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados
o que, si lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo,
especialmente cuando sea más susceptible a las modificaciones, como es el
caso de los registros guardados de forma digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en

el caso delos registros impresos y en los registros digitales deben quedar
constancia de quien y cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de

esto, garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados
de forma segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe
garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias
clínicas, Exámenes ocupacionales, etc.

LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Lo registros apropiados deben garantizar que sean:

Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

Exactos: debe ser verificado.

Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar

lápiz o tinta lavable.

Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información

por el paso del tiempo.

Claros: debe ser entendible para todos.

Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.

Legible.

No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores,

etc.
Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo
que no se llena.