LEY 594 DE 2000

(Julio 14)

Articulo N°3 Definiciones Fundamentales de la Ley General de Archivos

Concepto Definición
Documentos que se guardan o almacenan con el fin de
Archivo servir como testimonio estos se agrupan pueden ser por
fechas o por características de los contenidos.
Documentos pertenecientes a entidades oficiales y
Archivo público aquellos que se derivan de la prestación de un servicio por
entidades privadas.
Archivo privado de interés público Documentos históricos, de investigación, cultura y ciencia
que son de interés públicos.

Archivo total Es el proceso general de los documentos en su ciclo

Documento de archivo
Función archivística
Gestión documental
Patrimonio documental
Soporte documental
Tabla de retención documental
Documento original
Vital.
Registro de información recibida por una entidad pública
o privada en saber de sus actividades o funciones.
Actividades que hacen referencia a la labor a realizar en el
tema de archivo, en donde se elabora el documento hasta
la erradicación o conservación permanente.
Conjunto de actividades administrativas y técnicas de la
planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades.
Es el conjunto de documentos guardados y recopilados
por su valor histórico o cultural.
Es el medio en el cual se contiene la información, según
materiales empleados. También se encuentra archivos
audiovisuales, fotográficos, fílmicos e informáticos.
Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, los cuales tienen un tiempo de permanencia
en cada etapa del ciclo vital de documentos.
Documento que contiene la información inicial el cual
abarca los rasgos y características que permiten garantizar
la autenticidad e integridad del documento.

Articulo N°4 Principios generales de la Ley General de Archivos

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 LEY 594 DE 2000
(Julio 14)
Fines de los archivos
Importancia de los archivos
Institucionalidad e instrumentalidad
Responsabilidad
Dirección y coordinación de la función archivística
Administración y acceso
Racionalidad
Modernización
Función de los archivos
Manejo y aprovechamiento de los archivos
Interpretación
Mantener una documentación organizada ayuda y
garantiza a conservar una información con fácil acceso y
recuperación.
Los archivos son importantes para la administración y la
cultura, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones basadas en
antecedentes.
Respalda las actividades de gestión, siendo las bases
principales para procesos políticos, económicos y
legales, garantizando los derechos de todos los
involucrados en los procesos.
La ley respalda el uso de la información, por lo que es
enfática en el cumplimiento de las normas descritas en
ella, tanto en organizaciones públicas como privadas con
interés público.
La ley designa al Archivo General de la Nación como el
principal ente de regulación, con el fin de proteger la
memoria histórica y cultural de la nación.
El Estado se responsabiliza por la correcta gestión de la
información y de garantizar el acceso a ella por parte de la
ciudadanía en general.
Los archivos actúan como elementos fundamentales de la
racionalidad de la administración pública y como agentes
dinamizadores de la acción estatal.
el crecimiento y la implementación de nuevas estrategias,
ayudan a las entidades a optimizar y a automatizar de la
mejor manera los procesos de gestión documental.
Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una
función probatoria, garantizadora y perpetuadora.
El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos
de archivo responden a la naturaleza de la administración
pública y a los fines del Estado y de la sociedad.
Finalmente, con el fin de que la ley se siga al pie de la
letra, el AGN tiene la responsabilidad de brindar asesoría.
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