Código

PROCEDIMIENTO PARA Versión

ACTIVIDAD Fecha
Página

1. OBJETIVO

Realizar todos los pagos por: Enumerar los realizados en la empresa en el cumplimiento de su
objeto social.

2. ALCANCE

El procedimiento aplica para toda la actividad que se generan por las operaciones y la
prestación del servicio en todas las sedes a nivel nacional de la empresa. El proceso inicia
con la recepción de la documentación soporte para cada pago y finaliza con la generación
del pago por cada uno de los diferentes conceptos.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

▪ GE-RG-01 Estatuto de la empresa

▪ AS-PR-01 Procedimiento para retiros
▪ CR-DG-01 Manual para la gestión integral
▪ CI-015 Control de dispositivos de seguridad financiera
▪ CI-016 Instructivo para la anulación de cheques
▪ CI-017 Consolidación de movimientos bancarios y aplicación de pagos de facturas.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1 Cualquier excepción a lo establecido en el presente procedimiento solo podrá ser autorizada
por la Gerencia y/o por la Dirección Financiera y Administrativa.

4.2 La Dirección Financiera y Administrativa designará durante sus ausencias a una persona o al
Contador para que verifique y revise los pagos a realizar.

4.3 Soportes para la generación de pagos

a. Los pagos se realizan sobre facturas y cuentas de cobro que han sido previamente causadas
y aprobadas para giro en el Sistema de Información, es decir, sobre facturas y cuentas de
cobro que han sido contabilizadas.

b. Los pagos de proveedores se realizan de acuerdo a la disponibilidad de recursos, previa

autorización de la Dirección Financiera y Administrativa.

c. Son considerados “otros pagos”, aquellos que son realizados para las entidades aliadas,
pagos por ayudas solidarias y revaloración de aportes.

d. La documentación soporte para cada pago se describe a continuación:

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Página

CONCEPTO DE PAGO REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN

Facturas, órdenes de giro y notas de contabilidad con la causación de
Pago a proveedores
las mismas.
Facturas originales, órdenes de giro y los comprobantes contables con
Servicio Públicos
la nota de causación del gasto.
AS-FR-01 Solicitud retiro como Asociado(a) de la EMPRESA, el estado
de cuenta y la nota contable firmada autorizada por Operaciones, en
caso de existir saldos a favor del asociado en SAP se deberá adjuntar
Devolución de aportes
su estado de cuenta identificando claramente el valor a cancelar
soportado con la firma y sello del colaborador.
CR-FR-01 Autorización de desembolso
CR-FR-03 Acta Individual, En caso de que el comité de Crédito se
efectúe de manera presencial / CR-FR-02 Acta General Comité de
Crédito, En caso de que la aprobación por parte del Comité de Crédito
Créditos de Consumo se haya realizado Virtual.
Soporte de la causación del desembolso. Certificados
de deuda cuando es compra de cartera
GV-FR-03 Solicitud de crédito simplificada con firmas autorizadas de
aprobación y nota contable de desembolso.
Créditos
Relación de nómina del Sistema de Información, relación con los
números de cuenta de cada funcionario por correo electrónico,
comprobantes de causación de la nómina firmada por la Coordinación
Nómina
de Gestión Humana y el Contador.
Planilla de la liquidación de todos los pagos por concepto de salud,
pensiones, riesgos profesionales, SENA, CCF, ICBF con el visto bueno
de la Coordinación de Gestión Humana y la autorización de la Dirección
Parafiscales
Financiera y Administrativa.
Correo electrónico o soporte del Director Financiero y Administrativo
Inversiones y obligaciones y/o de Gerencia solicitando el desembolso para realizar la inversión.
financieras
AD-FR-01 Solicitud de anticipos, con la autorización correspondiente.
Anticipos
Formatos de pago de impuestos, y el comprobante de egresos firmado
por la Dirección Financiera y Administrativa.
Impuestos
Copia del AD-FR-03 Reembolso de Caja menor, orden de giro y nota
contable.
Reembolso de caja menor
CR-FR-08 Control de colocación recursos propios y el libro auxiliar de
contabilidad;
Otros pagos a las IES
Los pagos que no están contemplados a diario como:
Cortes a las entidades aliadas: libro auxiliar de la cuenta
correspondiente a la entidad aliada.
Pagos por ayudas solidarias: Soportes generados en el proceso por
Otros pagos gestión de asociados y operaciones.
Revalorización de aportes: Nota contable, orden de giro, formato AS-
FR-15 Solicitud devolución revalorización de aportes.
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Página

e. En caso de presentarse devolución de documentos por parte de Tesorería a los diferentes

procesos, se realizará el registro en el CI-024 Devolución documentos de tesorería, con el
fin de controlar y hacer seguimiento a la corrección de las inconsistencias y proceder con
los pagos pendientes.

f. Los pagos por devoluciones de aportes se podrán realizar por transferencia bancaria al
asociado o al tercero que autorice en el formato AS-FR-01 Solicitud retiro como Asociado(a)
de la EMPRESA, por cheque en la sede de Bogotá o por caja menor, siempre y cuando no
excedan la cuantía de veinticinco mil pesos ($), la caja cuente con los fondos suficientes
para el pago y los valores sean autorizados previamente por la Dirección Financiera y
Administrativa. Si lo anterior no se cumple se podrá solicitar un anticipo bajo este concepto.
Diligenciando el AD-FR-01 Solicitud de anticipos.

4.4 Horarios de Atención

a. Se establecen los siguientes horarios para efectuar la recepción de los documentos soporte
para pagos, así:

▪ Los pagos de Contabilidad y Gestión Humana que se deben efectuar el mismo día, se
reciben hasta las 10:00 a.m.

▪ Los pagos de Operaciones que se deben efectuar el mismo día se reciben hasta las 10:00
a.m.

▪ Las devoluciones de aportes deben entregarse preferiblemente a diario y se cancelarán

de acuerdo al flujo de caja, sin exceder el tiempo establecido en el AS-PR-01
Procedimiento para retiro de asociados.

▪ Las solicitudes de crédito y de créditos libre inversión se recibirán en el siguiente horario:

3:00 p.m., a partir de ese momento se contarán tres (3) horas adicionales para realizar los
desembolsos, los cuales deberán quedar efectivos en el mismo día.

Los documentos soporte recibidos fuera del horario establecido, se cancelarán el día hábil
siguiente o dependiendo de su fecha de vencimiento. Salvo aquellos casos autorizados por la
Dirección Financiera y Administrativa.

b. Se establece el siguiente horario para la entrega de cheques:

▪ Cheques por devoluciones de aportes: los días viernes de 10:00 a.m. a 12:00 p.m. y de
3:00 pm a 5:00 p.m.

▪ Cheques de proveedores: los días viernes 3:00 a 5:00 p.m.

▪ Cheques de desembolso y reintegro de valores mayores pagados/descontados: de lunes

a viernes de 10:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 3:00 a 5:00 p.m.
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c. Los pagos realizados según los diferentes conceptos, se efectuarán en el siguiente plazo:

CONCEPTO DE PAGO PLAZO PARA EL PAGO

Los pagos de proveedores se realizan de acuerdo a la disponibilidad de
Pago a proveedores
recursos, previa autorización de la Dirección Financiera y Administrativa.
El pago se efectúa de acuerdo a la fecha de vencimiento de la factura,
Servicio Públicos
sin superar la misma.
El pago de la devolución de aportes debe ser tramitado en un plazo
máximo no superior al establecido en el AS-PR-01 Procedimiento para
Devolución de aportes retiro de Asociados. Sin embargo se establece que el pago estará sujeto
al flujo de caja y al cumplimiento del GE-RG-01 Estatuto de la
EMPRESA
Créditos de Consumo Se desembolsan el mismo día en el que se recibe la solicitud.

Créditos Se desembolsan el mismo día en el que se recibe la solicitud.

El pago de la nómina se efectuará de acuerdo a lo estipulado en el
Nómina
calendario de Gestión Humana.
El pago de los parafiscales se efectúa máximo al segundo día hábil del
Parafiscales mes, por lo tanto debe ser radicado en tesorería máximo el mismo día a
las 10:00 a.m.
Otros pagos a IES Para estos pagos se debe tener en cuenta el flujo de caja diario.
Estos traslados se efectúan de acuerdo con las instrucciones dadas por
Pago de obligaciones
la Dirección Financiera y Administrativa, soportadas mediante correo
financieras e Inversiones
electrónico.
La transferencia se efectúa el mismo día en que se radica, si son
Anticipos recibidos dentro del horario establecido, de lo contrario la transferencia
se efectúa al día hábil siguiente.
Su pago se efectúa de acuerdo con las instrucciones del Contador pero
Impuestos debe ser comunicado a Tesorería con antelación no inferior a un (1) día,
con el fin de planificar el flujo de caja.
Si son radicados dentro del horario establecido, se desembolsan el
Reembolso de caja menor
mismo día, de lo contrario se desembolsan el día hábil siguiente.
Los pagos que no están contemplados a diario como: cortes a las
Otros pagos entidades aliadas, los pagos por ayudas solidarias y revalorización de
aportes se efectúan el mismo día, de lo contrario el día siguiente.
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5. DESARROLLO

ÍTEM ACTIVIDAD RESPONSABLE

Analista de
1 Recibir la documentación soporte de acuerdo a cada concepto de pago. Tesorería / Auxiliar
de Tesorería
Verificar que la documentación soporte se encuentre completa,
según lo establecido en las Condiciones Generales numeral 4.3 Analista de
2 Soportes para la generación de pagos. Tesorería / Auxiliar
de Tesorería
¿La documentación se encuentra conforme?
No, devolver al proceso correspondiente para que adjunte los Analista de
3 documentos faltantes y efectúe las correcciones necesarias. Utilizar Tesorería / Auxiliar
CI-024 Devolución documentos de tesorería de Tesorería
Si, identificar la forma de pago (transferencia, cheque y/o Daviplata)
Analista de
4 de acuerdo al requerimiento del tercero.
Tesorería / Auxiliar
¿El pago a realizar es por transferencia bancaria? de Tesorería

No, diligenciar el título valor para efectuar el pago por cheque. Analista de
5 Tesorería. / Auxiliar
¿El pago corresponde a servicio público? de Tesorería
Analista de
6 Si, ingresar a la plataforma del banco directamente o de la entidad para Tesorería. / Auxiliar
pago por PSE
de Tesorería
Analista de
7 No, generar el archivo plano y cargar la información en el portal web del Tesorería / Auxiliar
banco correspondiente.
de Tesorería
Elaborar el reporte: CI-021 Relación de pagos, detallando la
siguiente información:
- Pagos por cheque y por transferencia
- Cheques pendientes de cobro
Analista de
8 - Monto mínimo a dejar en el banco
Tesorería/ Auxiliar
- Saldo que se debe transferir
de Tesorería
Para obtener el valor a transferir tener en cuenta los saldos del CI-
020 Estado de Tesorería. Ver CI-017 Instructivo para consolidar
movimientos bancarios y aplicación de pagos de facturas.
Generar y firmar el comprobante de egreso, verificando:
- El valor pagado Analista de
9 - Que el número del cheque a girar corresponda con el consecutivo Tesorería/ Auxiliar
de cheques de Tesorería
- El nombre de la entidad bancaria y número de cuenta
bancaria a donde se realizará el giro.
Revisar la documentación correspondiente: cheques, transferencias
10 y Relación de pagos CI-021. Director Financiero
y Administrativo
¿La documentación se encuentra conforme?
 Código
PROCEDIMIENTO PARA Versión
GENERAR PAGOS Fecha
Página

Director Financiero
11 No, devolver al Analista de Tesorería para su corrección.
y Administrativo
Si, aprobar los pagos por transferencia bancaria, firmar los
12
Director Financiero
cheques correspondientes y entregar al Analista de Tesorería para
y Administrativo
su respectivo trámite.
Analista de
Entregar los pagos a efectuar a los Directores responsables, para
13 Tesorería / Auxiliar
autorizarlos y ejecutarlos.
de Tesorería
Realizar los pagos
Director
14
Autorizado
¿El pago es por transferencia?

15
No, el pago es por Cheque, registrar la firma autorizada y entregar Director
al Analista de Tesorería para su posterior custodia y entrega final. Autorizado
Si, autorizar en el portal web de la entidad bancaria
correspondiente, cerciorándose de que la información del lote Director
16
corresponda a los soportes de pago. Una vez efectuado el pago, Autorizado
registrar firma como soporte de quien realizo el pago.
Verificar, a diario, cuál fue la respuesta que generó el portal web de la
Analista de
entidad bancaria (Aprobado, confirmado, exitoso o rechazado).
17 Tesorería / Auxiliar
de Tesorería
¿La transferencia fue exitosa?
Analista de
Si, informar a las IES y a Gestión de Asociados sobre las
18 Tesorería / Auxiliar
devoluciones de aportes.
de Tesorería
No, identificar la causa del rechazo en el portal bancario.
- Si es por un error en el registro por parte del área de
Tesorería de la identificación o número de cuenta del
beneficiario verificar los soportes de pago y realizar las
correcciones pertinentes. Si es por error en la identificación
o número de cuenta del beneficiario, contactar al proceso
encargado del tercero, e informar el motivo del rechazo
para que realicen las correcciones pertinentes y el envío al Analista de
19 proceso de tesorería de la información ya corregida. En el Tesorería / Auxiliar
caso de los desembolsos de créditos, se solicita la de Tesorería
confirmación de la cuenta bancaria a través de correo
electrónico al Área Comercial y en el caso de las
devoluciones de aportes se entregan relacionados los
documentos al Área Gestión al Asociado; en la conciliación
de la cuenta 246505 se evidencian los documentos que se
han devuelto por este concepto y con este se hace
seguimiento de estas devoluciones.
Si el pago efectuado es con cheque, realizar la entrega del título valor
al beneficiario o persona autorizada en los horarios establecidos,
previa presentación del documento de identidad; si es una persona
autorizada por el beneficiario para reclamar el cheque, debe presentar
20 Auxiliar de Tesorería
carta de autorización y su cédula de ciudadanía; en el caso de persona
jurídica el autorizado debe presentar carta de autorización de la
empresa y su documento de identidad.
 Código
PROCEDIMIENTO PARA Versión
ACTIVIDAD Fecha
Página

El beneficiario o persona autorizada debe registrar firma y huella

en el comprobante de egreso en señal de recibo y/o colocar sello
de la empresa en caso de ser persona jurídica.
Escanear todos los documentos correspondientes a los
21 comprobantes de egreso con sus respectivos soportes, estos .s se Auxiliar de Tesorería
guardan en el computador designado por Gestión Administrativa.
Archivar los comprobantes de egreso en AZ de acuerdo a su
numeración consecutiva para posteriormente enviarse a empaste.
22 Auxiliar de Tesorería
Finaliza el procedimiento.
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ACTIVIDAD Fecha
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6. FLUJOGRAMA
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ACTIVIDAD Fecha
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7. REGISTROS

▪ CI-020 Estado de tesorería

▪ CI-021 Relación de pagos
▪ CI-024 Devolución documentos de tesorería
▪ AS-FR-01 Solicitud retiro como Asociado(a) de la EMPRESA
▪ GV-FR-03 Solicitud de crédito simplificada
▪ AD-FR-01 Solicitud de anticipos
▪ AD-FR-03 Reembolso de caja menor
▪ CR-FR-01 Autorización de desembolso
▪ CR-FR-03 Acta Individual Crédito de Consumo
▪ CR-FR-08 Control de colocación Recursos Propios
▪ Cheques diligenciados para pagos
▪ Comprobantes de egreso

Elaboró Revisó Aprobó

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Cargo: Cargo:
Cargo:
Fecha: Fecha:
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