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Paso 2: Elaborar El Proceso Administrativo En Una Empresa Como Estudio De Caso

Nombre del estudiante: Nelson Mauricio Martínez Torres

CC. 1052398677

Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD

Escuela de ciencias básicas, tecnología e Ingeniería - ECBTI

Ingeniería electrónica

Tauramena - Casanare, 2020

 Introducción
El siguiente documento toma como ejemplo una empresa encargada de diseñar, fabricar e
instalar aires industriales entre otras cosas, llamada INDUSTRIAS FREIDCOL S.A, pero
mas halla de inclinarnos a que se dedica la empresa, el objetivo de esta guía es definir o
mejor aprender a conocer cómo se crea una empresa partiendo desde la elaboración de la
misión – visión -objetivos -políticas entre otros documentos que hacen parte de la
organización de la empresa
Por otro lado, se debe realizar la planeación -dirección y control de esta, conociendo paso a
paso que conlleva la creación de una empresa y cuales son sus ventajas y desventajas al
cumplir con todos los procesos de elaboración
A lo largo de la Guía nos encontraremos con las pautas mínimas que se requieren para
crear una empresa y en cada punto de la Guía nos daremos cuenta de que tan importante
tener claro a donde queremos llegar con la empresa.
 Objetivos

Objetivo General
Crear una empresa con todos sus procesos organización, control, dirección y planeación
teniendo como ejemplo la empresa INDUSTRIAL REFRICOL S.A

Objetivo Específico
Crear la misión y visión de la empresa
Crear los objetivos cortos a mediano plazo y a largo plazo de la empresa
Crear las políticas de la empresa según lo requiere la Guía de desarrollo
Crear un presupuesto por departamentos.
Crear un organigrama de la empresa creada
Diligenciar los cargos y funciones de las personas que laboran en la empresa creada
Definir el tipo de remuneración y contratación de la empresa creada
Asignar los recursos de la empresa creada.
Realizar un diagrama de Gantt de las actividades de la empresa
 Actividad individual:

Usted ha sido asignado como gerente de la empresa (Selecciona una de las cuatro empresas
como estudio de caso, las encuentra en el entorno práctico), para ello debe desarrollar los
siguientes puntos:

De acuerdo con la empresa seleccionada, marque con una X la caracterización de su

empresa según su actividad económica, tamaño y tipo de sociedad

ACTIVIDAD TIPO DE
TAMAÑ0
ECONOMICA EMPRESA
MINERAS ___ MICRO ____ S.A.S. _X__
AGROPECUARIAS _ PEQUEÑA ____ LTDA ___
INDUSTRIALES _X_ MEDIANA ____ UNIPERSONAL ___
COMERCIALES ___ GRANDE __X__ OTRA __
SERVICIOS ___

Planeación:
Misión:
Somos una organización colombiana
dedicada al diseño, fabricación e
instalación de cuartos fríos industriales
con el fin de dar solución a la
comunidad en el campo de la
refrigeración industrial nos
caracterizamos por seguir los estándares
de calidad y nuestro compromiso por la
seguridad en el trabajo es nuestro pilar,
estamos conformados por un equipo de
trabajo altamente calificado , posicionarnos como una organización
Visión:
Ser una organización experta y
productiva en todos los servicios que
ofrecemos a comunidad en general con
altos estándares de calidad, generando
así un crecimiento empresarial basado
en el crecimiento personal y profesional
de nuestros trabajadores, en unión con
nuestros aliados estratégicos, con el fin
de ampliar nuestros servicios a nivel
nacional e internacional y así lograr
competitivo y comprometido con el confiable en el mercado global.
cuidado del medio ambiente y el
mejoramiento de calidad de vida de la
comunidad.
Corto plazo
Capacitar al personal tanto
operativo como
administrativo para lograr
un estándar alto en atención
al usuario
Difundir una estrategia de
comunicación interna con
los trabajadores para lograr
cumplir las metas trazadas
en la organización
Diseñar una estrategia de
comunicación externa para
con nuestros clientes,
proveedores, aliados,
clientes potenciales entre
otros. Para darnos a
conocer a la comunidad ya
sea por medio del uso de
Objetivos
Mediano plazo Largo plazo
Lograr las certificaciones Ofrecer al mundo aires
que nos aplique “ISO- industriales con un
OSHAS – NTC-SG-SST – consumo menor de energía
etc.” para lograr posicionar y mayor eficiencia, además
la organización como una de ser menos robustos y
de las que cuentan con un más prácticos.
sistema de gestión integral.
Participar en las ferias de Crear un programa en el
avances tecnológicos, cual se pueda diseñar la
referentes a aires instalación de aires
industriales, para lograr que industriales en un lugar
la organización siempre determinado, con el fin de
cuente con tecnología de que el programa imprima
punta y así ofrecerla al un panorama en 3d del
mercado diseño, y así el cliente
tenga una idea más clara de
cómo va a quedar su diseño
y cuanto le puede costar.
Esto evitaría mal
entendidos.
Crear estrategias de Promover patentes de
financiamiento asequibles diseño de aires industriales,
con tasas de interés bajas a realizados por la
la comunidad interesada en comunidad universitaria u
nuestros servicios, para otro sector.
lograr acaparar clientes
redes sociales, patrocinios,
boletines, etc.

Diseñar un plan crear una estrategia de Mantener las ventas por

motivacional para que los crecimiento exponencial, encima del 80% de
trabajadores de la con el fin de darnos a productividad, con el fin de
organización, se empoderen conocer como la promover y cumplir los
con la organización y organización líder en objetivos de corto a medio
aumenten su sentido de fabricación de cuartos fríos y largo plazo.
pertenencia por la industriales.
organización.

Políticas
Política de Política de Política de pago Política de Políticas de
calidad satisfacción del a los horarios formación
cliente proveedores
Mantener Mantener una El pago de El personal Asistir a las
nuestros comunicación factura será en deberá cumplir ferias de
compromisos externa asertiva un periodo de con el horario avances
con los con nuestros 30 días o 45 establecido en tecnológicos
requisitos de clientes. Para según sea el el reglamento referentes a la
los clientes y lograr sentir un acuerdo con el interno de instalación de
mantener la aire de proveedor. trabajo aires
mejora confianza entre industriales, con
continua del el cliente y la el fin de
sistema de organización capacitar el
gestión personal y así
integral ofrecer nuevos
diseños al
mercado
El aumento de Para la La El personal Apoyar
la satisfacción organización es programación deberá cumplir emocionalmente
de los clientes vital que el de pagos estará con las el personal de la
a través de la cliente conozca a cargo del tiempos de organización y
calidad de de ante mano tesorero, bajo la pausas activas así puedan
nuestros todos los revisión y firma que se tomar mejores
productos y certificados del de la Dirección encuentren decisiones y
servicios material a administrativa descritas en los solucionar
instalar para procedimiento problemas mas
que la s descritos en complicados,
confianza entre el sistema de así se logran
el cliente y la gestión cumplir mas
organización integral metas
siempre sea el individuales y
pilar que nos temen menos a
caracterice la competencia
y mejoran sus
competencias
comunicativas
 En el Mediante una La cancelación Tomar 1 día Promover los
cumplimiento atención de facturas y/o laboral al mes talleres de
de la cercana, cuentas de para capacitar entrenamiento,
normatividad profesional y cobro a los al personal capacitaciones,
legal vigente, un carisma de proveedores se administrativo charlas al
asignación de colaboración hará con la y operativo personal según
recursos para con el cliente presentación de según este sea su cargo,
garantizar la para asesorarlo la factura, descrito en el para lograr una
seguridad y en cuanto a sus validando cronograma de mejor
salud de necesidades, previamente la capacitaciones productividad.
nuestros consiguiendo solicitud o
colaboradores clientes justificación del
a través de la satisfechos, así producto o
promoción de repiten sus servicio, la
la salud, Compras disponibilidad
prevención y presupuestal, el
control de contrato o la
accidentes de orden de
trabajo, compra o
enfermedades servicios, el
laborales y acta de recibo a
riesgos satisfacción
asociados a donde aplique.
nuestros
procesos

Presupuesto
Recursos Gerencia Área Área Área Área
Administrati Financiera Comercial Operativa
va
Material Oficina Oficina Oficina Computador Herramienta
es administrativ administrativ administrativ es revistas de los
a incluye a incluye a incluye trasporte y trabajadores
escritorios, escritorios, escritorios, hospedaje y transporte
sillas, pc- sillas, pc- sillas, pc-
teléfonos teléfonos teléfonos
-programas programas-
internet internet
Técnicos Mantenimien Mantenimien Mantenimien Mantenimien Mantenimien
to de equipos to de equipos to de equipos to de to de
y programas y programas y programas cafeteras- herramientas
neveras de mano-
internet y vehículos
equipos
Financie Utilidades Utilidades Utilidades Utilidades Utilidades
ro ingresos ingresos ingresos ingresos ingresos
Humano Sueldo Sueldo Sueldo Sueldo Sueldo
devengado devengado devengado devengado devengado
más más más más más
prestaciones prestaciones prestaciones prestaciones prestaciones
y todo lo de y todo lo de y todo lo de y todo lo de y todo lo de
ley ley ley ley ley

Organización

Organigrama:
Cargos y funciones según el organigrama

No CARGO FUNCIONES
  Asociados  Son los encargados de dirigir de todo tipo de
1 inversionistas estrategias que benefician la organización
 Es el encargado de mantener un informe
semanal del estado de la organización por
departamentos, alertar a las directivas en caso de
2  Gerente de planta ser necesario
 Velar porque se lleven regularmente la
contabilidad de la sociedad y las actas de las
reuniones de las asambleas, de la junta directiva,
y porque se conserven debidamente la
correspondencia de la sociedad y los
comprobantes de las cuentas impartiendo las
3  Revisores fiscales instrucciones necesarias para tales fines
 Es el encargado de velar por el mantenimiento –
instalación y ingeniería de los servicios que se
4  Director de producción ejecutan con clientes
Vela por llevar un informe a nivel
administrativo, del personal, pago a proveedores,
5 Director administrativo pago a nóminas, seguridad social, etc.
 Vela por buscar clientes potenciales y
6 Director comercial proveedores que sirvan a la organización
 Garantiza la entrega de los trabajos contratados
Supervisor de por los clientes cumplan todos los estándares de
7 operaciones calidad
 Garantiza la entrega automatizada los trabajos
contratados por los clientes cumplan todos los
8 Supervisor de ingeniería estándares de calidad
 Garantiza los mantenimientos contratados por
Supervisor de los clientes cumplan todos los estándares de
9 mantenimientos calidad
 Es la mano de obra que realiza el trabajo a
10 Técnicos instaladores entregar con estándares de calidad
Es la mano de obra calificada que entregan al
Ingenieros- Diseñadores cliente el sistema automatizado sin
11 -Programadores inconvenientes
Técnicos operadores de Es la mano de obra que realiza el trabajo a
12 mantenimiento entregar con estándares de calidad
Es el departamento encargado de asegurar que la
organización cumpla el sistema de gestión en la
13 Coordinador HSEQ seguridad y salud en el trabajo SGSST
14 Auxiliar HSEQ Ejecuta el plan de sistema de gestión en la
 seguridad y salud en el trabajo SGSST según
procedimientos y cronogramas
Persona encargada de postular vacantes a las
agencias públicas de empleo- contratar – liquidar
15 Jefes de talento humano y pagos de seguridad social
Auxiliar de talento Documentación – digitalización de contratos-
16 humano charlas liquidaciones- volantes de pago etc etc.
Lleva en el programa los ingresos – egresos pago
17 Contador a proveedores – pago de nominas
Apoya a digitar la exógena y todos los
18 Auxiliares contables requerimientos de ley de cada empresa
Asegura la compra de material requerido por el
director de producción, comprando a
proveedores con más bajo costo, o con créditos
19 Compras y almacén que autorice la gerencia de planta
Asegura todo el material equipos y herramientas
en bodega además de asegurar las inspecciones
mensuales de cada herramienta
20 Almacenistas “preoperacionales- hojas de vida de equipos”
Está pendiente de la bolsa de valores, además de
21 Comercio exterior los posibles clientes y proveedores potenciales
Son los responsables de crear diseñar nuevos
prototipos para patentar y ofrecer al mercado
22 Diseñadores ingenieros nacional e internacional
Responsable de publicar la empresa por medio
de redes sociales, email marketing busca de
23 Asesores Marketing patrocinios, publicación, folletos, boletines etc
Tienen contacto directo con los clientes para
ofrecer servicios y responder por el
procedimiento de PQRSF, peticiones quejas
24 Asesores comerciales reclamos solicitudes o felicitaciones

Tipo de remuneración y contratación

Pagos mensuales los 5 primeros días hábiles de cada mes, consignados a la cuenta
bancaria registrada en el momento de la contratación
Los bonos ganados durante el mes serán pagados los 5 primeros días del mes siguiente
Los bonos como viajes, almuerzos, ropa, detalles que no sean de valor monetario, se
entregaran el mismo día que se los ganen

Las horas extras serán pagas por porcentaje según la ley dependiendo a que categoría
pertenezca, es decir si es hora extra diurna, hora extra diurna dominical/ festiva u hora
extra nocturna dominical/festiva

Se tendrá en cuenta el pago de los bonos de alimentación, transporte y en algunos

trabajadores el pago del bono de mera liberalidad.

Contratación

La contratación para todo el personal administrativo será contrato a término indefinido,

y para las personas operativas el contrato será por obra labor.
A los contratos menores a un mes ya sea por planeación, falta de recurso humano los
contratos se ejecutarán bajo la modalidad de contrato temporal, ocasional o accidental

Asignación de recursos

Mantenimiento de equipos de computo Se requiere para mantener los equipos en

perfecto estado
Mantenimiento de infraestructura Se requiere para mantener las
instalaciones en perfecto estado
Mantenimiento de equipos y herramientas Se requiere para ejecutar las actividades
de mano con seguridad
Dotación elementos de protección Se requiere para cuidar la vida del
personal trabajador
Equipos de protección personal (Botiquín Se requiere para en casos de accidentes o
– camilla etc.) incidentes. enfermedades – problemas por
naturaleza como sismos – temblores o
problemas sociales- como atracos –
ataques subversivos
Equipos de trabajo en alturas, Se requieren para cuando los técnicos
certificación vigente para trabajo en trabajen a una altura mayor de 1.5 m de
alturas altura se debe usar arnés y todos los
equipos para trabajo en alturas, además de
contar con el certificado vigente de
alturas
 Mantenimiento vehículos
Pago de licencia de programas
Capacitación de personal
Plan motivacional de los trabajadores
Para organizar a las actividades en la empresa se debe utilizar un cronograma de
actividades o diagrama de Gantt.
Se requiere para movilizar el personal
Se requiere para el diseño de los trabajos
Se requiere para mantener el personal en
constante evolución profesional
tiene como objetivo principal saber y
conocer las necesidades del ser humano.
que se cita en la pirámide de Maslow ya
que Maslow argumenta que el ser
humano tiene una tendencia hacia la
autorrealización y que para llega a esta
etapa hay que satisfacer las necesidades
inferiores de la pirámide de Maslow