MANUAL DE EXCEL BÁSICO

EXCEL BÁSICO

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CONTENIDO DE EXCEL BÁSICO

Presentación
Los primeros programas diseñados para crear de una manera fácil plantillas o cuadros
estadísticos, no eran tan sofisticados no poseían las herramientas para hacer un buen proceso
matemático, estadístico y lógico. Sin embargo, en la actualidad esta clase de programas ha
evolucionada hasta llegar a lo que hoy conocemos como hojas electrónicas de cálculo. Microsoft
Excel 2007 ofrece múltiples posibilidades para construir plantillas, cuadros estadísticos de datos,
registros de asistencia técnica, etc., con un esfuerzo relativamente bajo y altos niveles de calidad
y funcionalidad.

Conceptos y terminología básica

Dentro de las características del Excel 2007 tenemos:

1. Botón de Office: En este botón se encuentran principalmente las opciones que se refieren al libro de Excel
(nuevo, guardar, abrir.. ) y opciones de configuración de la aplicación.

2. Barra de Herramientas de acceso rápido: Es lo más parecido a las barras de herramientas de la versión
anterior. Aquí podemos agregar los íconos de los comandos más habituales.

3. Cinta de Opciones:. Se podría considerar el reemplazo de la barra de menús.

4. Ficha: El equivalente a cada menú.

5. Grupo de Opciones: En este elemento se clasifican los comandos según su utilidad.

6. Cuadro de nombres: Igual que en la versión anterior, para identificar y/o desplazarse a las celdas o los rangos.

7. Lanzador de Cajas de diálogo o Paneles: El equivalente a las opciones de los menús con los famosos ( …
) tres puntos que identificaban los cuadros de diálogo, los cuáles son prácticamente iguales a las versiones
anteriores.

8. Comandos: Son equivalentes a los íconos de las barras de herramientas antiguas.

9. Barra De Fórmulas: Al igual que en la versión anterior, para introducir información y/o fórmulas.

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10. Hojas

11. Barras De Desplazamiento

12. Barra De Estado

13. Botones de Vista

14. Zoom

La hoja de trabajo

La hoja de trabajo está compuesta por filas y columnas, la intersección de estas filas y columnas
forman unas casillas que llamaremos celdas. En las celdas ingresamos información (cada celda
tendrá su propia información). En el que el primer elemento es la Columna y luego la Fila. Las
columnas están ordenadas de acuerdo al alfabeto y las filas por números.
Por ejemplo, A4 será una celda ubicada en la columna A y en la cuarta fila

Columnas

Filas

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Si nos fijamos la columna A y la fila 4 tienen un color diferente que muestra la ubicación de la
celda. Para trabajar en una determinada celda debemos ubicarnos en ella con el cursor y ya
podremos escribir en ella. Podemos también identificar en la pantalla principal, una barra que
muestra el cuadro de nombre de la celda y la barra de fórmulas que se encuentra sobre la
cuadrícula de trabajo.

Como se puede observar, tiene las dos secciones: muestra el nombre de la celda A4; y la
función o fórmula que se encuentra en ella, en este caso no se ha escrito nada, así que se
encuentra vacío.

Movimientos rápidos en la hoja de cálculo

Para facilitar el movimiento hacia otras celdas, Excel ofrece varias posibilidades con la
combinación de teclas. A continuación se presenta un cuadro explicativo:

MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rápida de moverse por la hoja

cuando se sabe con seguridad a la celda
donde se desea ir, es con la tecla F5.
Aparecerá el cuadro de diálogo de la
derecha:
Escribe en el recuadro Referencia, la
dirección de la celda a la que quieres
desplazarte. Haz clic en Aceptar.

Ingresar datos en Excel 2007

Para escribir en la hoja de trabajo, nos posicionamos en la celda que lo deseamos hacer. Para
ello movemos el curso en dirección a donde queremos escribir, a través de las flechas de
movimiento del tablero o bien con el ratón. Por ejemplo si queremos escribir en la celda C4, nos
posicionamos en ella y escribimos: Nombre del Empleado

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En la celda D4 escribimos Nombre del Departamento, Si observamos el Nombre del Empleado

no aparece completo, porque el tamaño de la columna no es suficiente para mostrar esta
información.

Sin embargo podemos ampliar el tamaño, para ello nos posicionamos en el límite entre las dos
columnas C y D. y nos aparecerá una especie de cruz con la cual podemos incrementar
el tamaño. Cuando nos aparece esta especie de cruz, manteniendo el botón izquierdo del ratón
presionado comenzamos a mover el ratón hacia la derecha hasta alcanzar el tamaño deseado
de la columna. Si vemos a medida que vamos ampliando la columna aparecerá un recuadro que
mostrará la medida del ancho de la columna.

Cambiar ancho para un grupo de columnas en Excel 2007

1. Debe seleccionar el rango de columnas a las cuales desea ampliar o disminuir el ancho.
2. Hacer clic derecho y seleccionar la opción Ancho de columna…
3. Establecer el ancho que requiere para el grupo de columnas y Aceptar.

Seleccionar rango de columnas

 Establecer ancho

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Cambiar propiedades de las etiquetas de una hoja Excel

Cambiar color
En Excel es posible cambiar el color por defecto de las etiquetas o pestañas de las hojas. Para
ello:
 Haz clic derecho sobre la etiqueta y selecciona Color de etiqueta.
 En la ventana que aparece, elige el color que desees para la etiqueta y dar clic en
Aceptar.

Cambiar nombre
 Haz clic derecho sobre la etiqueta y selecciona Cambiar nombre
 El cursor se ubica en la hoja respectiva para lo cual usted debe ingresar el nuevo
nombre.

Insertar una hoja

 Hacer clic derecho sobre la etiqueta y seleccionar la opción Insertar…

 Aparece una ventana para confirmar que quiere insertar una hoja de cálculo y Aceptar.

Etiquetas

Manejo de formulas en Excel 2007

Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Una fórmula hace referencia a una técnica básica para el
análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de
cálculo como *, +, -, Seno, Coseno, etc.

En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,

operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre
por el signo = ó bien por el signo +.

Tipos de operadores

Operador Descripción

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Operadores aritméticos Se emplean para producir resultados numéricos.

Ejemplo: + - * / % ^

Operador tipo texto Se emplea para concatenar celdas que contengan texto.
Ejemplo: &

Operadores relacionales Se emplean para comparar valores y proporcionar un valor

lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación.
Ejemplo: < > = <= >= <>

Operadores de referencia
Indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser
utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser: Operador de
rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un
rango de celdas. Ejemplo: A1:G5. Operador de unión indicado
por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo:
A1,G5

Observaciones:

 Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se
evalúa y

Se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los

operadores.

 Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la

resolución de algunas partes de una expresión antes que otras.

 Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que están
fuera del paréntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad
normal de los operadores.

 Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se

resuelve antes las que tienen operadores aritméticos, a continuación las que tienen
operadores de comparación y por último las de operadores lógicos .

 Los operadores de comparación tienen la misma prioridad, es decir que son resueltos
de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son:

COMPARACIÓN
Igualdad (=)
Desigualdad (<>)
Menor que (<)
Mayor que (>)

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Menor o igual que (<=)

Mayor o igual que (>=)

 Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad

(de mayor a menor):

ARITMÉTICOS LÓGICOS
Exponenciación (^) Not
Negación (-) And
Multiplicación (*) y División (/) Or
Adición (+) y Sustracción (-)
Concatenación de caracteres (&)

 Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es

resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se
presentan adiciones y sustracciones en una misma expresión, cada operación es
resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha.

 El operador de concatenación de cadenas de caracteres (&) no es realmente un

operador aritmético pero es prioritario respecto a todos los operadores de
comparación.

Ejemplo de formulas en Excel 2007

Para este caso se toma el precio unitario (que se encuentra en la celda D2) y se multiplica por la
cantidad pedida (se encuentra en la celda C2). Para copiar la formula debe ubicarse en la
esquina inferior derecha de la celda que contiene la formula, aparecerá una cruz de selección,
posteriormente debe arrastrar hasta cubrir el rango de celdas con contenido de la formula.

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 Cruz de selección

Con el mismo procedimiento explicado en la sesión anterior, Calcule el descuento del 5% al

Valor bruto y luego copie la formula hacia abajo.

Ejercicio con fórmulas

Se tiene el siguiente modelo:

 Calcular el Total de ventas por mes, sumando los totales de cada almacén y copiar la
formula.
 En la columna F, Incrementar en un 10% el Total de ventas por mes y copiar la formula.
 En la columna G, Hallar el promedio de ventas del trimestre y copiar la formula.

Alineación

Combinar y centrar

Este formato permite unir un rango de celdas en una celda de mayor tamaño y centra el
contenido en la nueva celda. Para aplicar esta alineación, primero debe seleccionar el rango de
celdas y posteriormente entrar a la pestaña Inicio y tomar la opción Combinar y centrar.

Observar el ejemplo, antes de aplicar el formato y después de aplicar el formato.

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Antes

Después

Orientación

Gira el texto a un ángulo diagonal o a una orientación vertical. Se utiliza generalmente para
columnas estrechas. Para aplicar esta alineación, primero debe seleccionar el rango de celdas y
posteriormente entrar a la pestaña Inicio y tomar la opción Orientación.

Observar el ejemplo, antes de aplicar el formato y después de aplicar el formato.

Antes

Después

Ajustar texto

Permite que todo el contenido sea visible dentro de una celda mostrándolo en varias líneas. Ver
ejemplo:

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Dar formatos a celdas de Excel 2007

Para signar un formato a un rango de celdas, debe primero seleccionar el rango y luego entrar a
la pestaña Inicio y Dentro del área de Número, elegir el formato que requiere en ese momento.

 Seleccionar el
formato requerido

Estilos de celdas.

Aplica un formato a una celda con estilos predefinidos. Primero debe seleccionar el rango y
posteriormente debe seleccionar la pestaña Inicio y elegir la opción Estilos de celdas…

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Botón Autosuma.

Ejercicio.

Elaborar el presupuesto de Agosto del 2008, teniendo en cuenta lo siguiente:

 Debe aplicar la opción de Combinar y centrar donde el formato lo requiera.

 Dar el formato respectivo a títulos y datos en general.
 Dar color a los rangos de celdas según el formato mostrado.
 Calcular el Restante que es igual al Presupuestado – Ejecutado
 Hallar el Total del Presupuestado y el Total del ejecutado. Utilizar el botón Autosuma.

Referencias relativas y absolutas

Referencias Explicación
Relativa Una referencia relativa indica la posición relativa de una
celda con respecto a la que contiene la fórmula y cuando se

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copia en otra posición modifica y actualizar las posiciones.

Son referencias posicionales. ej.: C4.
Absoluta Una referencia absoluta es una introducción explícita y única
de otra celda en un cálculo, no de su posición relativa. Ej.:
$C$4.
Mixtas Son referencias mixtas $C4 o C$4. En el primer caso la
columna es absoluta y la fila relativa, y en el segundo caso la
columna es relativa y la fila absoluta.
Observaciones En la hoja de cálculo se trabaja normalmente con referencias
relativas. Es el tipo de referencia que emplea Excel por
defecto. Para trabajar con referencias absolutas se debe
especificar escribiendo el signo $ delante de la letra de la
columna y del número de fila. Por ejemplo $A$3 se refiere
exclusivamente a la celda A3 y, al aplicar llenados -hacia
abajo o hacia la derecha- u operaciones de copiar y pegar
las referencias que tengan el signo $ delante no serán
actualizadas.

En el siguiente ejemplo se puede apreciar el uso de posiciones relativas y absolutas.

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Funciones en Excel 2007

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o
más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado
para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

Nombre función (argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No debe dejar
espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o

funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre
la celda A1 y la C8.

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan.
Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y
hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos
cualquier texto, precedida siempre del signo =.

A continuación se presenta un cuadro explicativo de las funciones básicas:

Función Descripción
=AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual
=AÑO(núm_de_serie) Devuelve el año en formato año
=HOY() Devuelve la fecha actual
Devuelve el número del mes en el rango del 1 (enero) al 12
=MES(núm_de_serie)
(diciembre)
=SUMA(RANGO) Devuelve la sumatoria de un rango especificado
=PROMEDIO(RANGO) Devuelve el promedio de un rango especificado
=MAX(RANGO) Devuelve el máximo valor de un rango especificado
=MIN(RANGO) Devuelve el valor mínimo de un rango especificado
=CONTARA(RANGO) Cuenta el No. De celdas no vacías de un rango

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=CONTAR.BLANCO(RANGO) Cuenta el No. De celdas vacías de un rango

Según el ejemplo, se obtiene la Fecha del sistema con la función =AHORA(), el promedio, la
Máxima venta, la Minima venta y el No. De meses utilizados para el informe. Observe el
tratamiento de los rangos en las funciones. Aquí se muestran las fórmulas y funciones pero en su
hoja de calculo debe mostrar los resultados.

Desarrolle este ejercicio con ayuda de su instructor.

Auto rellenar listas en Excel 2007.

 Escriba los encabezados de la lista,

por ejemplo si desea una lista del
10000 al 10017, de manera rápida,
debe escribir en la primera celda
10000 y en la segunda celda 10001.
 Seleccionar las celdas de
encabezado de la lista y ubicar el
puntero del mouse en el extremo
inferior izquierdo del rango
seleccionado. Aparece una pequeña
cruz de selección, al hacer clic
sostenido (arrastre) observará como
se va construyendo la lista. Esto
también funciona para crear listas de
fechas.

Ejercicio:

 Crear una lista que inicia con el 600 y termina en 800, con incremento de 5.

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 Crear una lista que genere el mes de mayo del 2009.

 Crear una lista que muestre los días impares del mes de Junio del 2009.
 Crear una lista que inicia con $5000 y termina en $6000, con incremento de $200

Tenga en cuenta al copiar o mover información.

Para copiar información de un lado a otro en Excel 2007, debe seleccionar el rango que contiene
la información y posteriormente haga un clic derecho y elegir la opción Copiar. Luego debe
ubicarse en la celda en la cual desea dejar la copia y hacer clic derecho y tomar la opción Pegar.

Ejemplo del procedimiento Copiar información:

Para Mover información de un lado a otro en Excel 2007, debe seleccionar el rango que contiene
la información y posteriormente haga un clic derecho y elegir la opción Cortar. Luego debe
ubicarse en la celda en la cual desea mover la información, hacer clic derecho y tomar la opción
Pegar.

Sesión de talleres en Excel 2007

Taller No. 1.

Instrucciones:

1. Colocar el nombre INSTRUCCIONES a la Hoja1, VENTAS a la Hoja2 y OPERACIONES a la

Hoja3. Copiar estas instrucciones en la hoja INSTRUCCIONES.

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2. Asignar color Azul a la Hoja1, Verde a la Hoja2 y Amarillo a la Hoja3.

3. Para el caso de la hoja VENTAS, debe calcular el PRECIO 2009 incrementando en un 12% el
precio 2008. Posteriormente debe copiar la fórmula hasta la celda F13.
4. Debe calcular la venta Bruta = Precio 2009 * Existencias actuales y copiar la formula.
5. Seleccionar toda la hoja VENTAS y copiar el contenido a partir de la celda A1 de la Hoja
OPERACIONES.
6. En la Hoja OPERACIONES, ubicar el cursor en la celda A1 y luego insertar una fila.
Debe incluir en esa fila el titulo "AUTOS DEL CARIBE Ltda.", Centrado con respecto a las
columnas.
8. Calcular los Totales, Promedio, Máximos y mínimos para los campos Existencias y Venta
bruta. De igual forma debe calcular el No. De transacciones realizadas (Función CONTARA).
Ver modelo:

Taller No. 2.

Instrucciones:

1. Calcular el 30% de la primera prueba y copiar la fórmula, calcular el 30% de la segunda

prueba y copiar la fórmula, calcular el 40% para la entrevista y copiar la fórmula.
2. Calcular la Definitiva teniendo en cuenta la suma de los porcentajes. Seleccionar todos los
valores y dar formato de 2 decimales.
3. En el rango de DEFINITIVA debe colocar en color de fondo rojo todos aquellos funcionarios
que no pasaron la prueba definitiva (Menor a 3,00)
4. Calcular el promedio general del grupo, el puntaje máximo y el puntaje mínimo.
5. Colocar en color amarillo todas la definitivas mayores o iguales a 4,00.
6. Hallar el No. De participantes que no presentó la prueba No. 1, No. De participantes que no
presentó la prueba No. 2, No. De participantes que no presentó la entrevista. (Apoyarse con la
función CONTAR.BLANCO).

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Taller No. 3.

Instrucciones:

Calcular el total de ventas por zonas, El total general de ventas, El porcentaje de ventas por zona
con respecto al Total general. Hallar el promedio de ventas por zonas, Hallar la máxima venta
por zona y la mínima venta por zona.

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