RESUMEN ANALITICO EDUCATIVO

RAE

Título del texto RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

Nombres y Apellidos del Autor Mary Luz Lopez Hernandez

Año de la publicación 2003
Resumen del texto: La gestión documental es el conjunto de actividades administrativas
técnicas efectivo y eficaz manejo de los documentos. Es una de las tareas más
importantes en el tratamiento de las comunicaciones empresariales. Por lo tanto, se debe
crear un control que permita comprobar el recibo y tramitación de las comunicaciones
recibidas, estableciendo responsabilidades por medio de personas encargadas de esta
labor. (Las comunicaciones pueden ser en forma personal, por mensajero, por buzón,
correo nacional, electrónico y fax).

Para esto se lleva un procedimiento de la siguiente manera:

Recepción: consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes y

conductos, estos pueden ser directos o indirectos. Directos: son comunicaciones
entregadas en la ventanilla de la unidad de correspondencia de una empresa.
En las comunicaciones de recepción directa se debe tener en cuenta lo siguiente: si la
comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario- Si se trata de una
comunicación oficial- Si el sobre viene en buen estado. Indirecto: son las comunicaciones
recibidas por correo o medios electrónicos.En las comunicaciones de recepción indirecta
se debe tener en cuenta lo siguiente:- Si el asunto del que trata corresponde a la
dependencia a la que va dirigida- Si están firmadas- Si la fecha es actual- Si menciona
anexos

Clasificación: Consiste en separar los documentos por grupos.a. Comunicaciones

oficiales: Según el artículo segundo del acuerdo 060 del 2001 son todas aquellas
recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una
empresa (comunicaciones radicables) b. Comunicaciones personales: Son todas las
comunicaciones de carácter privado que llegan a título personal citando o no el cargo del
funcionario. No generan trámites para las instituciones.c. Documentos contables d.
Folletos, revistas y publicaciones. Propaganda (comunicaciones no radicables).

Pasos para radicación de documentos oficiales:

Apertura: Abrir el sobre o empaque de las comunicaciones oficiales, para la extracción de

los documentos y sus anexos.

Revisión: revisar las comunicaciones oficiales para verificar la competencia, los anexos, el
destino y los datos dela persona o empresa que los remite, dirección donde se va a enviar
la respuesta y el asunto correspondiente. Si es competencia de la empresa se procederá
a la radiación. Si la comunicación no está firmada se considera anónima y será remitida a
la oficina de su competencia sin radicar.

Radiación: radicar un documento es ubicarlo en la empresa. También radiación es un

procedimiento de la empresa por la cual se asignan números consecutivos a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o
envío. El trámite empieza a contar a partir del día siguiente de radicado.

Procedimiento para radicar comunicaciones oficiales:

Se efectúa mediante un sello que indica que es propiedad de la empresa. Se conoce con
el nombre de sello radicado, se puede aplicar en forma manual, mecánico o
automatizado. Se debe colocar el número de orden en que se recibió, la fecha, quién lo
recibió, si se dio respuesta y en qué fecha, u otros datos, si se encuentra en trámite o está
archivado. Cuando el documento se presenta en forma personal se entregará de
inmediato una copia con el radicado.
SELLO RADICADOR
Número de radiación _________________________Fecha de recibo
________________________Pase A __________________ Atendido por:
_________________
_____________________________ ____________________Respuesta #
____________________ Fecha________________________________________ Archiva
do en :
_____________________________________________________________________
- Se coloca el sello en el extremo superior derecho del documento.

Registro: Anotar los datos más importantes del documento en un formato de registro para
su control y trámite. Según el artículo 2 del acuerdo 060/2001 es el procedimiento por
medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas todas la comunicaciones
producidas o recibidas registrando los datos más relevante o de identificación.

Distribución o reparto: una vez registradas las comunicaciones oficiales se inicia el reparto
y la distribución a las áreas encargadas para tramitarlas. Si es una empresa pequeña la
secretaria es quien se encarga de entregarlas personalmente. Las entidades que cuentan
con un archivo o correspondencia normalizan la entrega a través de mensajeros. Para
asegurar la información de la correspondencia es importante que se entreguen en sobres
sellados, marcados con un formato para su control.

Control de correspondencia: este control consiste en vigilar que las comunicaciones se

cumplan con el orden, sin demora ni extravíos.
Palabras Claves

Reparto, registro, radicación, revisión,

documentos, clasificación, normalización,
tramite, recepción, correspondencia.

Problema que aborda el texto: ¿Cuál es el procedimiento para el registro y control de

las comunicaciones de una empresa u organización en el recibo y despacho de
documentos?
Objetivos del texto: informar y tener claro cuál es el paso a paso y los procesos
importantes en la gestión de recibo y despacho de documentos.

Hipótesis planteada por el autor: El recibo y despacho de documentos es una función

importante en el manejo de correspondencia o comunicaciones empresariales. Para ellos,
se debe llevar un control que permita comprobar el recibo y tramitación de las
comunicaciones recibidas, estableciendo responsabilidades por medio de personas
encargadas de esta labor.

Tesis principal del autor: toda entidad para que pueda cumplir con cabalidad con las
disposiciones legales es importante y necesario que normalice los procedimientos de
recibo y despacho de documentos, llevando un control de todos los procedimientos para
una efectividad y eficacia en su archivo.

Argumentos expuestos por el autor: Es importante conocer los artículos de la ley

general de archivos de Colombia, ya que resalta la importancia de elaborar programas de
gestión de documentos con el fin facilitar a las actividades administrativas para un efectivo
y eficaz manejo de documentos desde el momento que se recibe hasta la disposición
final.

Conclusiones del texto: Existe un acuerdo de ley por el cual se establecen pautas para
la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas
que cumplen funciones públicas. El Archivo General de la Nación de Colombia, ha
establecido innumerables leyes, decretos, radicados en donde se rige el adecuado
manejo, conservación y conocimiento de los documentos que hacen parte de la historia
del país.

Bibliografía citada por el autor: Articulo 21 del titulo quinto de la ley general de
archivos de Colombia, circular 002 del archivo general de la nación colombiana, ley 527
de 1999, decreto 2150 de 1995, artículos del acuerdo 060/2001.

Nombre y apellidos de quien elaboró MARIA ALEJANDRA TORRES DIAZ

este RAE

Fecha en que se elaboró este RAE Abril 04 de 2020

I

magen (mapa conceptual) que resume e interconecta los principales conceptos

encontrados en el texto: