PROPONGAMOS ALTERNATIVAS PARA LA EVALUACIÓN DE MEJORA

CONTINUA

AUTORES

RUBEN DARIO ROJAS REINA

JUAN BASILIO RANGEL MEZA

DIRECTOR

JUAN CARLOS PINTO MANCILLA

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL AREA ANDINA

OCTUBRE DE 2019
 PROPONGAMOS ALTERNATIVAS PARA LA EVALUACIÓN DE MEJORA
CONTINUA

Plan de auditoria

FECHA: octubre de 2019 PROCESO QUE REVISAN

LOCALIZACIÓN: COMFACASA LOS AUDITORES:

El auditor no debe
auditar su propio
NARE

proceso
AUDITORES:
Auditor Líder Rubén Darío Rojas – Juan Basilio Rangel Todos los procesos de la
caja
CATEGORIA DE LA AUDITORIA: Interna

Verificar y evaluar la aplicación de los requisitos de las

OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 OHSAS 18001:2007 y en
el Decreto 1072, libro 2, parte 2, título 4, capítulo 6. ISO 9001:2015,
lo cual, con lleve a una retroalimentación del Sistema de Gestión,
generando acciones de mejoramiento continuo
ALCANCE DE LA AUDITORIA: Todos los procesos de la Caja
PROGRAMA
HORA ACTIVIDAD AUDITADO (S) OBSERVACIONES
LUNES 7 DE OCTUBRE
2:10 p.m. -2:30 p.m. Reunión de apertura Todos
2:30 p.m. - 5:45 Planeación Luis Emilio Torres Sáenz
p.m.
LUNES 7 DE OCTUBRE
8:15 a.m. -11:45 Aportes y Pagos Diana Carolina Fonseca Garavito
a.m.
ALMUERZO
2:15 p.m. - 5:45 Imagen Corporativa Rodrigo Reyes
p.m.
LUNES 7 DE OCTUBRE
8:15 a.m. -11:45 Crédito Social Claudia Edith Caballero Lemus
a.m.
ALMUERZO
2:15 p.m. - 5:45 Cartera Andrea del Pilar Socha Burgos
p.m.
MARTES 8 DE OCTUBRE
8:15 a.m. - 11:45 Afiliaciones Carlos Eduardo Sandoval Hernandez
a.m.
ALMUERZO
2:15 p.m. - 5:45 Vivienda Claudia Ines Mejía Avila
p.m.
MARTES 8 DE OCTUBRE
8:15 a.m. - 11:45 Mercadeo Yimmi Ariel Mancera Rodriguez
a.m.
ALMUERZO
Mecanismo de protección
2:15 p.m. - 5:45 Zulma Beatriz Rivera Ángel
al
p.m.
cesante
MARTES 8 DE OCTUBRE
8:15 a.m. -11:45 Jurídica Tatiana Rodríguez Reina
a.m.
ALMUERZO
2:15 p.m. - 5:45 Sistemas Jorge Enrique Olmos Del Valle
p.m.
MIERCOLES 9 DE
OCTUBRE
8:15 a.m. -11:45 Deportes Oscar Daniel Vivas Leal
a.m.
ALMUERZO
2:15 p.m. - 5:45 Compras Jaime Osvaldo Bernal Mesa
 p.m.
MIERCOLES 9 DE
OCTUBRE
Seguirdad y salud en el
8:15 a.m. -11:45 Debaney Alicia Lemus Carvajal
trabajo
a.m.
ALMUERZO
2:15 p.m. - 5:15 Atención al Cliente Zulma Yamile Ojeda Reyes
p.m.
MIERCOLES 9 DE
OCTUBRE
8:15 a.m. -11:45 Contabilidad Iván Alonso Ávila Medina
a.m.
ALMUERZO
2:15 p.m. - 5:45 Tesorería Aida Sandoval
p.m.
JUEVES 10 DE OCTUBRE
8:15 a.m. -11:45 Administración Dory Esperanza medina Bustos
a.m. Documental
ALMUERZO
2:15 p.m. - 5:45 Gimnasio comfacasanare Eybar suarez - Alixon Romero
p.m.

Informe de la auditoria

La dinámica planteada y desarrollada durante las actividades aplicadas a la auditoria interna de la

vigencia 2019, permitió el desarrollo secuencial y estructurado acorde a la programación
establecida, revisando los requerimientos normativos de la normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015
OHSAS 18001:2007 y en el Decreto 1072, libro 2, parte 2, título 4, capítulo 6. ISO 9001:20155. Se evidencio
que se cuenta con un sistema consolidado, aplicado y conservado acorde a lo establecido por la
entidad, con los siguientes aspectos a destacar:

 Antes, durante y después del proceso se contó con la disposición y colaboración del 100% de los
responsables de procesos al equipo de auditoría para el desarrollo de las actividades programadas.

 La política de cero papel se mantiene con una tendencia a llegar al 100%, a pesar de las
determinaciones de los entes externos con los que la organización mantiene relaciones laborales,
los cuales aún continúan exigiendo documentos soportes en medio físico. Se evidencian
actividades y procesos que son soportados a través de software, los cuales no presentan
inconvenientes para la ejecución y cumplimiento del objetivo establecido.

 Los procesos que se encuentran en transición a nuevos software están desarrollando las
actividades de forma simultánea, de acuerdo a lo descrito en los procedimientos, a fin de evitar
insatisfacción de las partes interesadas.

 Las actividades complementarias del Control Interno, relacionadas con el autocontrol,

seguimiento al cumplimiento de metas e interpretación de resultados, son elementos inherentes
al desarrollo de las actividades de cada área, los cuales requieren de la aplicación y
diligenciamiento adecuado de las diferentes herramientas establecidas para ello (Matrices de
Riesgos, Indicadores, servicio no conforme entre otros).
 Si bien se evidencia compromiso y concientización del 100% de los funcionarios, quienes revisan
de forma periódica el mantenimiento y conservación del sistema de Calidad, aún existe un bajo
nivel de lectura e interpretación de las herramientas que soportan la gestión de las actividades
diarias y en algunas áreas persiste la predisposición para con el equipo auditor.

 La complementariedad de los sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, Medioambiente,

responsabilidad social, calidad, Riesgos y Seguridad de la Información entre otros, conllevan a que
la información documentada se encuentre organizada, en su mayoría, acorde a los estándares
establecidos por la Caja y a los principios de Gestión Documental adoptados, se hace necesario
que se revisen las Tablas de Retención Documental (TRD) para que se adapten al dinamismo y
actualización de los demás sistemas.

La imagen institucional mantenida durante el seguimiento al Sistema de Gestión integral,

ha sido un esfuerzo del equipo de trabajo de Comfacasanare, donde el compromiso, la
responsabilidad y el autocontrol de los procesos, son actividades inherentes al desarrollo
de las acciones de cada líder de área, que conllevan a entender los sistemas de gestión
como una cultura de compromiso y satisfacción de las partes interesadas que se
involucran directamente en los servicios ofertados por la organización; donde el
compromiso de la alta dirección, se refleja en el trabajo complementario dada la estructura
horizontal que posee Comfacasanare, fundamentada en los principios éticos y de
autocontrol.

De ahí que el reto de la alta dirección es mantener el sistema integrado con los demás
procesos, a través de mejora continua, como deber ser de las actividades empresariales.
Por ello los cambios normativos, las presiones del entorno y la dinámica organizacional,
conllevan a la revisión permanente del sistema, con enfoque basado en riesgos, a fin de
identificar y aplicar estrategias que permitan la continuidad del negocio, cuando presenten
riesgos o eventualidades que afectan la satisfacción del cliente. El dinamismo de la
auditoria, se basó en la estructura de alto nivel de las normas ISO 9001:2015, ISO
14001:2015 OHSAS 18001:2007 y en el Decreto 1072, libro 2, parte 2, título 4, capítulo 6.,
revisando el cumplimiento a los principios básicos de la Gestión.

El fortalecimiento administrativo y financiero, se refleja en la aplicación de las políticas

y alineación de los objetivos a los planes operativos, procesos y procedimientos, para
lo cual se contó con un auditor observador que complementa el proceso de auditoría y
contribuye a la mejora continua de las acciones del equipo auditor.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA: Verificar y evaluar la aplicación de los requisitos de

las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 OHSAS 18001:2007 y en el Decreto
1072, libro 2, parte 2, título 4, capítulo 6, lo cual, conlleve a una retroalimentación;
generando acciones de mejoramiento continuo.

ALCANCE DE LA AUDITORIA: Todos los procesos de la Caja.

Resultados de la auditoria
PROCESO: SALUD LA BORAL
REQUISITO C NC O EVIDENCIA (Registros, declaraciones o cualquier otra información
verificable)
Contexto de la x No se evidencian herramientas que permitan determinar las
organización y cuestiones internas y externas que afectan directa e indirectamente
partes interesadas el SGSST. Si bien existe el seguimiento a las expectativas de las
partes interesadas se realiza a través de la matriz de relación de
procesos, partes interesadas, políticas y objetivos de calidad, Anexo
05 GGCAL001 (numeral 4.2 de la norma), herramienta que debe ser
de evaluación permanente con los integrantes del equipo de trabajo,
para conocer la satisfacción de las partes interesadas que se
involucran en el proceso.
Planeación x Se evidencia plan de capacitación, matriz de riesgos y peligros de las
diferentes áreas. Se evidencia mapa de riesgo, pero es necesario
revisar los controles identificados a fin de evaluarlos, para conocer la
efectividad y solidez de los implementados y así evitar la
materialización de los riesgos que afectan el SGST de la entidad.
Numeral 6.1 de la norma.
Conservación de la x Si bien se evidencia control de botiquín (Anexo 08 MSST001) el cual
información fue realizado al de la buseta, se hace necesario revisar
detalladamente la reposición de los elementos, a fin de mantener la
totalidad de los elementos que debe tener el botiquín. No se
evidencia TRD, ni la documentación se encuentra organizada acorde
a lo descrito en el SGSST. Las actas de comité paritario y de salud
laboral COPASS, no evidencian asistencia, que reporte lo descrito en
las actas: Reunión de fecha 24 de enero de 2019, describen
asistencia de asiste (7) integrantes del comité y en planilla de
asistencia (hora 4:08 p.m.) solo firma Yimmy Mancera. Numeral
7.5.2.3.
Verificación y x El sistema tiene establecidos cuatro programas que complementan
control de la SST, pero no se evidencia seguimiento al programa de orden y
producto o servicio aseo, de acuerdo a los objetivos y acciones descritas, teniendo en
cuenta lo descrito en el numeral 8.2.3 de la norma.
Relación e x No se evidencia seguimiento a proveedores, en especial a los
información con externos, ni sensibilización a los críticos a fin de identificar los
proveedores eventos adversos que afectan los servicios ofertados y por ende
externos afecten la seguridad y salud de las partes interesadas del sistema de
calidad y seguridad en el trabajo. Numeral 8.4.3.
Seguimiento y x No se evidencia seguimiento al sistema se seguridad y salud en el
medición trabajo, en relación con información hacia el pública visitante, en
especial en aquellas áreas donde hay mayor demanda de servicio, a
pesar de haber establecido herramientas y estrategias para realizar
el seguimiento y medición del sistema. numeral 9.1.3
Sistema de gestión x La actualización de la matriz de requisitos legales ambientales
ambiental basada en el Decreto 1076 de 2015, porque permite realizar la
adecuada gestión de los aspectos e impactos ambientales
identificados y evaluados.
Sistema de gestión x La implementación de una matriz de identificación de aspectos y
ambiental evaluación de impactos ambientales propia, diseñada conforme a la
norma NTC – ISO 14004:2016 Porque permite tener una clara,
concisa y real calificación de los impactos ambientales significativos
sobre el medio ambiente generados en la Institución.
Sistema de gestión x El desarrollo del Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA),
ambiental porque permite dar cumplimiento a lo establecido en la
normatividad ambiental vigente, obteniendo el otorgamiento de los
respectivos documentos que validan la gestión ambiental realizada
Sistema de gestión x El trámite de los permisos solicitados por la autoridad ambiental
ambiental competente (CORPORINOQUIA) y obtención de las respectivas
autorizaciones, porque se evidencia que el Sistema de Gestión
Ambiental es responsable de sus obligaciones legales en materia
ambiental, evitando posibles sanciones para la institución y
permitiendo que esta continúe con el normal desarrollo de sus
operaciones.
Sistema de gestión x La articulación con el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el
ambiental Trabajo para el respectivo desarrollo de programas y actividades que
se deben llevar a cabo en acompañamiento de las dos dependencias,
porque permite dar tratamiento integral a las problemáticas
asociadas a estos sistemas y logrando obtener resultados más
favorables para la caja.
Responsabilidad x Subcontratación y proveedores - Política de compras inclusión de
social empresarial cuestiones sociales, de igualdad de género y ambientales. - Sistemas
de supervisión y auditorias y resultados de las mismas.
Responsabilidad x Relaciones mantenidas con los actores de las comunidades locales y
social empresarial las modalidades del diálogo.
Responsabilidad x Compromisos de la empresa con el desarrollo sostenible.
social empresarial
Responsabilidad x Impacto de la actividad de la sociedad en el empleo y el desarrollo
social empresarial local.
Acción de mejora x Si bien se evidencian acciones de mejora de los procesos, dentro de
los programas del sistema, relacionados con el análisis y evaluación
de objetivos, estos deben ser evaluados de forma periódica, dejando
evidencia objetiva del seguimiento, a fin de mantener el sistema
actualizado y mantenido, de acuerdo a lo establecido por la norma y
los programas descritos por el área y concordante con el numeral
10.3.

Plan estratégico para la mejora continúa

 El seguimiento a las expectativas y oportunidades de las partes interesadas, debe ser

fortalecido y evidenciado de forma objetiva, toda vez que esta actividad refleja el
cumplimiento del objeto social de la Caja, el cual debe ser complementado con trabajo en
equipo y socialización.

 Se hace necesario establecer como habito el autocontrol y lectura, debe ser

desarrollado y aplicado por todos los funcionarios de la Organización con el fin de
optimizar los recursos e identificar posibles puntos o rutas críticas, que afectan la
operatividad de los servicios ofertados por la Caja.

 La información refleja la historia e imagen institucional, de ahí que la conservación y

control de los documentos, en gestión e histórico, son elementos fundamentales de
evidencia administrativa y operativa de la organización, por ello se debe evitar la pérdida o
deterioro de los documentos generados en las diferentes operaciones soporte de los
proyectos desarrollados en cumplimiento del objeto social, misión y visión de la caja.

 El control, medición permanente al cumplimiento de actividades programadas,

interpretación y análisis de resultados deben ser estrategia de mejora, que cada
responsable de proceso, establezca como rutinas de seguimiento y autoevaluación, a fin
de evitar la desviación del proceso, materialización del servicio no conforme e
insatisfacción de las partes interesadas.

 La transversalidad de los procesos estratégicos y de apoyo, con los misionales, debe

estar enmarcada en las estrategias de comunicación y trabajo en equipo, a fin de evitar la
proliferación de actividades y duplicidad de documentos en las áreas de la Caja.

 La Tecnología de la Información es una herramienta fundamental para fortalecer la

oferta institucional y por ende la aplicación de protocolos, a fin de guardar coherencia con
lo documentado y cumplir con los estándares mínimos de responsabilidad social, valor
compartido y comunicación asertiva que se encuentra implementando la organización y
reiterados por los entes de vigilancia y control.

La auditoría aplicada al Sistema integrado de gestión permitió evidenciar el gran avance

que se adelanta en el proceso de cumplimiento de las normas. Así mismo se determinó
unas oportunidades de mejora con el fin de abarcar una mayor cobertura en la
socialización de sus actividades de interés para toda la comunidad y contar con
mecanismo de contingencia cuando el sistema de gestión documental del SIG no esté
disponible a través de la web. Finalmente se dio cumplimiento a los objetivos planteados
permitiendo verificar la eficacia del proceso y los aspectos con potencial de mejora. Con la
realización de la auditoria interna se logró determinar que el Sistema de Gestión
Ambiental es conforme con la mayoría de las disposiciones planificadas para la gestión
ambiental establecidas bajo la NTC-ISO 14001:2004; pudiendo evidenciar con esto que
se está cumpliendo con los objetivos y lineamientos ambientales planteados por la
Institución, conllevando a que la gestión ambiental realizada sea acorde a las exigencias
de los entes de control y autoridades competentes. En la fase de implementación y
operación establecida en la NTC-ISO 14001:2004 se puede apreciar que el sistema de
gestión ambiental presenta falencias en temas como la toma de conciencia, la
comunicación y la preparación y respuesta ante emergencias, lo cual hace necesario que
se establezcan las medidas correspondientes para abordar estos factores y solventar
problemáticas que pueden afectar el normal desarrollo de las operaciones de la
institución. Teniendo en cuenta el principio de mejora continua se evidencian avances
favorables por parte del Sistema de Gestión Ambiental, observando que se ha trabajado
en la fase de planificación de la misma; no obstante para alcanzar resultados aún más
evidentes en este proceso se requiere hacer cambios en la estructuración del Sistema de
Gestión Ambiental. El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la
institución, realiza actividades de capacitación y divulgación en seguridad y salud en el
trabajo, inspecciones planeadas a los puestos de trabajo en compañía de la ARL, que son
herramientas necesarias para el mantenimiento y mejora del sistema. Sin embargo, se
requiere fortalecer algunos aspectos expuestos en las oportunidades de mejora, como
reinducción al personal antiguo, a los contratistas y a los proveedores; el desarrollo del
programa de pausas activas y de bienestar ocupacional de los empleados; la medición de
los indicadores diseñados de acuerdo a la normatividad vigente con el fin de cumplir con
los objetivos propuestos.

La empresa que realiza este esfuerzo por publicar y hacer transparentes sus acciones y
decisiones está más capacitada para construir lazos de confianza con sus grupos de
interés (stakeholders). El balance social actúa como complemento del balance financiero-
contable, demostrando la apertura de la empresa al diálogo y a sus esfuerzos por
responder a los intereses de todos sus públicos objetivos. Reduce costos producto de
crisis: Minimiza Riesgos En un mundo globalizado, en el cual las informaciones sobre las
empresas circulan permanentemente en los mercados internacionales, una conducta ética
y transparente debe incorporarse a la estrategia de cualquier organización moderna.
Además, la comunicación fortalece los puentes de confianza entre las empresas y sus
stakeholders, reduciendo paralelamente los riesgos de un conflicto. Disminuye el riesgo
de publicidad adversa: Percepción Las empresas que dan cuenta de sus acciones, están
mejor preparadas para guiar los intereses de sus consumidores y de otros stakeholders,
de esta forma se evitan percepciones negativas de la empresa. Identificación de
potenciales conflictos: Autoprotección El esfuerzo por compilar toda la información
requerida en un reporte social puede ayudar a identificar prácticas o situaciones que
pudiesen comprometer a la compañía. Esta pronta detección de conflictos latentes, da la
oportunidad a la empresa de resolver el problema antes de que éstos terminen en
costosas demandas legales o en una negativa exposición pública.

HALLAZGO CAUSAS PLAN DE ACCIÓN FECHA DE

SOLUCIÓN
No se evidencian No tenemos Jornada de trabajo Noviembre 2019
herramientas que identificadas las para la elaboración
permitan determinar debilidades y de una matiz DOFA u
las cuestiones oportunidades para otra herramienta que
internas y externas satisfacer las partes permita identificar la
que afectan directa e interesadas. información de las
indirectamente el Bajo uso de partes interesadas.
SGSST. Si bien existe herramienta para
el seguimiento a las determinar las
expectativas de las cuestiones internas y
partes interesadas se externas.
realiza a través de la
matriz de relación de
procesos, partes
interesadas, políticas
y objetivos de calidad,
Anexo 05 GGCAL001
(numeral 4.2 de la
norma), herramienta
que debe ser de
evaluación
permanente con los
integrantes del equipo
de trabajo, para
conocer la
satisfacción de las
partes interesadas
que se involucran en
el proceso.
Si bien se evidencia Bajo control en el Verificar el Enero de 2020
control de botiquín seguimiento al diligenciamiento de
(Anexo 08 MSST001) formato de botiquín. los formatos de
el cual fue realizado a Bajo control en el inspección de
la buseta, se hace registro de asistencia botiquín y colocar
necesario revisar de las actas del nota aclaratoria en
detalladamente la copasst. los casos si se esta
reposición de los Inadecuada en espera para
elementos, a fin de organización que reponer los
mantener la totalidad soporta la gestión elementos.
de los elementos que documental. Realizar mesa de
debe tener el botiquín. trabajo con la oficina
No se evidencia TRD, de gestión
ni la documentación documental para la
se encuentra elaboración de la
organizada acorde a TRD y organizar los
lo descrito en el documentos SGSST
SGSST. Las actas de acorde a dicha tabla.
comité paritario y de Realizar seguimiento
salud laboral y verificación a actas
COPASS, no y registros de
evidencian asistencia, asistencia del
que reporte lo descrito copasst.
en las actas: Reunión
de fecha 24 de enero
de 2019, describen
asistencia de asiste
(7) integrantes del
comité y en planilla
de asistencia (hora
4:08 p.m.) solo firma
Yimmy Mancera.
Numeral 7.5.2.3.
El sistema tiene Bajo registro que Realizar registro de Enero de 2020
establecidos cuatro evidencie las jornadas las jornadas de orden
programas que de orden y aseo y aseo realizadas y
complementan la realizadas. programadas.
SST, pero no se Bajo control al Revisar el programa
evidencia seguimiento programa de orden y y ajustarlo.
al programa de orden aseo. Bajo
y aseo, de acuerdo a seguimiento al
los objetivos y programa de orden y
acciones descritas, aseo.
teniendo en cuenta lo
descrito en el numeral
8.2.3 de la norma.
No se evidencia Baja revisión de Realizar seguimiento Febrero de 2020
seguimiento a cumplimiento a de forma aleatoria a
proveedores, en proveedores. proveedores.
especial a los Baja sensibilización a Comunicar a los
externos, ni proveedores críticos. dueños de procesos
sensibilización a los Bajo seguimiento a la disponibilidad para
críticos a fin de proveedores sensibilizar a
identificar los eventos proveedores críticos.
adversos que afectan
los servicios ofertados
y por ende afecten la
seguridad y salud de
las partes interesadas
del sistema de calidad
y seguridad en el
trabajo. Numeral
8.4.3.
Responsabilidad Mejora las relaciones Realizar balance Marzo de 2020
social con los grupos de social es un
interés: Confianza instrumento de
validación que los
analistas de
mercado,
inversionistas y
organismos
financieros incluyen
en su lista de
documentos
necesarios para
respaldar la
sustentabilidad de los
proyectos de una
empresa.
Medio ambiente. Baja planificación Cumplir los requisitos Febrero de 2020
dentro de la de la legislación
organización en medioambiental
relación al sistema de vigente.
gestión medio Mejorar la protección
ambiental basada en ambiental.
la mejora continua. Reducir los impactos
de la propia
organización sobre el
medio ambiente, al
controlar los
procesos y
actividades que lo
generen.
o se evidencia Bajo registro de Dejar registro que Febrero de 2020
seguimiento al información que se evidencie las
sistema se seguridad socializa con instrucciones de
y salud en el trabajo, visitantes. seguridad que se
en relación con Bajo seguimiento en socializan a
información hacia el relación con visitantes cuando hay
pública visitante, en información hacia los eventos masivos ó
especial en aquellas visitantes. gran afluencia de
áreas donde hay público.
mayor demanda de Comunicar a todas
servicio, a pesar de las sedes en especial
haber establecido a las de mayor
herramientas y demanda la
estrategias para importancia de usar
realizar el seguimiento las herramientas y
y medición del estrategias de
sistema. numeral información a
9.1.3 visitantes
establecidas; como
transmitir el vídeo
institucional de SST.
Comunicar a todo el
personal la
disposición que tiene
el área para
socializar a visitantes
las instrucciones de
seguridad.

Referencias bibliográficas

 NTC ISO 9001:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad Requisitos.

 Decreto 1072 de 2015, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 https://rodin.uca.es/xmlui/bitstream/handle/10498/6562/34209402.pdf;sequence=1
 http://www.elcriterio.com/revista/ajoica/contenidos_5/carbiela_cristina.pdf
 https://www.expoknews.com/auditoria-en-rse-que-es-y-como-se-hace/