POLÍTICA SOBRE LA PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DE EXPEDIENTES DE ESTUDIANTES

La institución en cumplimiento con las leyes federales de privacidad

“Family Educational Rights & Privacy Act” y la Certificación Número CEPR
2012-2037, establece la siguiente política sobre la protección y
conservación de los expedientes de estudiantes:

Se define como Expediente Académico el archivo, ya sea en carpeta

o electrónico, que contiene toda información relacionada al estudiante.

La institución mantiene la información del estudiante debidamente

protegida en una carpeta de archivo en los gabinetes a prueba de incendio
destinados para este propósito en la oficina de Registraduría de la
Institución. Los mismos se mantienen bajo llave y solamente tienen acceso a
los mismos los empleados que trabajan directamente con la Oficina de
Registraduría, Asistencia Económica el (la) Administrador (a).

La información del expediente también está contenida en el sistema

electrónico de CMA, al que tienen acceso solamente el personal de las
Oficinas de Registraduría, Asistencia Económica y Administración y para
lograr el acceso a los mismos deben tener una clave de seguridad y tener
acceso mediante otra clave de seguridad a las computadoras con acceso al
mismo.

Para mantener la confidencialidad de los expedientes y en

cumplimiento con la Ley 186 de 1 de septiembre de 2006 se establecen las
siguientes normas:

1. No se usará el Número de Seguro Social como identificación

rutinaria en las listas entregadas a los profesores o en directorios
previamente preparados.
2. El uso del Número de Seguro Social en la institución se limitará a las
oficinas de Registraduría, Admisiones y Asistencia Económica.,
según requeridos por las agencias federales correspondientes.
3. Toda información contenida en los expedientes académicos de los
estudiantes, incluyendo su Número de Seguro Social no podrá ser
divulgada sin la firma del estudiante autorizando su divulgación.
4. Todo estudiante que se matricule en la institución deberá llenar un
documento en el cual autorize o no autorize la divulgación de
información contenida en el expediente.
5. Los estudiantes que deseen obtener una transcripción de créditos
de su expediente o certificación de estudios, deberán solicitarlo por
escrito llenando el formulario correspondiente en la Oficina de
Registraduría y entregar evidencia de haber satisfecho el pago del
costo de la misma.
6. La institución no expedirá copia ni revelará el contenido del
expediente del estudiante a terceras personas que la misma ley
establece pueden tener acceso a los mismos.
Conservación de los Expedientes

Los expedientes son mantenidos bajo la custodia de la Oficina de

Registraduría. Todo expediente, ya sea activo o inactivo debe permanecer
en esta oficina bajo llave y el acceso limitado al personal autorizado
solamente.