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Cartilla U1 PDF
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CONTROL INTERNO
AUTOR: Lina Marcela Prada García
ÍNDICE
Introducción
Recomendaciones Académicas
Desarrollo de cada una de las unidades temáticas y Ejemplificación
1. Sistema de Gestión de Calidad
2. Marco histórico conceptual de la calidad
3. Sistemas de gestión de la Calidad: Antecedentes Históricos y Normativos
Referencias
Bibliográficas
Lista de Imágenes
INTRODUCCIÓN
Esta cartilla tiene como finalidad contribuir con su formación profesional, poniéndolo en la capacidad de
adquirir competencias que lo preparen para asumir retos futuros. El tema de la Gestión de Calidad es un
tema fundamental en todas las entidades del Estado y, en general, en toda organización pública o privada,
está directamente relacionado con el Control Interno, una vez que los controles son base fundamental de
una buena gestión.
RECOMENDACIONES ACADÉMICAS
Los invitamos a estar muy pendiente de las diferentes actividades del módulo, deberán revisar los
materiales en el aula virtual, así como el calendario y la guía de actividades de cada semana. Realicen las
lecturas de la cartilla y tengan presente las fechas de entrega de las actividades. Es importante, además,
consultar el porcentaje de la nota con respecto al módulo. En todo caso, siempre será recomendable la
profundización en los temas específicos que resulten de su mayor interés.
2 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
DESARROLLO DE CADA UNA DE LAS UNIDADES TEMÁTICAS
Actualmente, el sector público exige que en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión se
articule el que hacer de cada entidad pública a través de las Políticas de Desarrollo Administrativo, en
donde se ubica la Política de Eficiencia Administrativa, cuyo principal componente es en el de la Gestión
de la Calidad. Los demás componentes son: Eficiencia Administrativa y Cero Papel, Racionalización de
trámites, Modernización Institucional, Gestión de Tecnologías de la Información y Gestión Documental.
Esta demanda a las entidades públicas como requerimiento, la implementación de un Sistema de Gestión
de la Calidad, conforme a las orientaciones contenidas en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión
Pública -NTCGP 1000:2009. Es preciso señalar que con el Decreto 4110 de 2004 se adoptó la NTCGP
1000:2004, determinando las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar,
implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad, sin embargo con el Decreto 4485 de 2009
se actualizo a la NTCGP 1000:2009. Con el fin de adoptar un enfoque basado en procesos, donde el cliente
o usuario sea el punto de partida para la definición de los mismos (DAFP, 2012).
Iniciaremos el estudio de este tema, con una breve revisión histórica referente a los elementos
conceptuales básicos; luego, estudiaremos los aspectos, en donde el Estado Colombiano impulsa y
promueve la calidad como herramienta de gestión y finalmente, señalaremos el marco general y de
desarrollo normativo de los sistemas de gestión de calidad, basado en la norma internacional NTC-ISO
9001:2008 y adaptada al sector público con la norma NCGP 1000:2009.
CONTROL INTERNO 3
“Si bien la Calidad no es un concepto reciente, se puede decir que ha evolucionado a lo largo de la
Año 2150 a. de c., el Código Hammurabí, capítulo 229, establecía por ejemplo que si una
vivienda se derrumbaba y lastimando a sus ocupantes, se debía eliminar la fuente de la
imperfección, sentenciando a la pena de muerte al constructor. Esto es, se establece que la
calidad proviene de la ingeniería utilizada en dicha construcción y por lo tanto el control, en este
caso posterior, consistía en eliminar la fuente de la mala calidad.
Por la misma época, los fenicios que se destacaban por su fino trabajo en la orfebrería,
establecieron sus códigos de calidad al respecto. Estipulando que en caso de resultar
“imperfecto”, o al menos discorde con las expectativas, se eliminaba la fuente de dicha
imperfección, a través de la mutilación de la mano de quien lo había diseñado.
En 1450 a de c., en Egipto, en la tumba de REKH-Mi-Re en Tebas, fueron establecidas las
primeras normas técnicas de calidad, que hacían referencia a las dimensiones y
perpendicularidad de las paredes para la construcción de pirámides.
En Francia alrededor de 1664, en la población de Lyon, el Rey Luis XIV decía: “Si nuestras fábricas
aseguran, a través de un trabajo cuidadoso, la calidad de nuestros productos, los extranjeros
estarán interesados en aprovisionarse aquí y fluirá por lo tanto el dinero al reino”. Se destaca
que ésta fue la primera política de calidad, definida por cualquier gobierno en algún país.
Ya en 1907 se introduce el concepto de calidad a la producción industrial manufacturera, surge
el “taylorismo”, destacando la importancia de integrar el factor humano a los métodos de
trabajo, entre otros aspectos.
En 1924, se incorpora el Control Estadístico de Procesos y se establece la necesidad de realizar
mediciones de la calidad de los productos.
En 1950, surge el Control Total de la Calidad, y se convierte tanto en una teoría administrativa
como en una herramienta diferenciadora de mercado.
En 1980, empieza a involucrarse la calidad como insumo para la “fidelización” de clientes, es
decir, se empieza a pensar en su satisfacción como fin esencial en la producción.
En 1987, surge el concepto de Sistema de Gestión de la Calidad, determinándose que no es
suficiente con la calidad de un producto, sino que es fundamental integrar cada uno de los
elementos de la organización para lograr un valor agregado.
En 1990, se quiere ir más allá de las necesidades y surge el concepto de “expectativa”, es decir
se tiene en cuenta la necesidad diferenciada de la población objetivo (Duque, 2007, p. 32-33).
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De lo anterior se colige que la calidad siempre ha existido y en cada momento histórico de la humanidad
se han establecido diferentes dimensiones de la misma. Sin embargo, resulta evidente que siempre ha
sido la excelencia y el beneficio del consumidor final su fin principal.
Finalmente, para el intervalo de tiempo comprendido entre 2000 y 2008 es válido afirmar que surge el
Sistema de Gestión de la Calidad, con el enfoque de controlar y trabajar por procesos, donde se
estructuran las normas ISO 9001:2000 y para el sector público la NTCGP1000:2009 (Duque, 2007, p.35).
1. Inspección
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2000 Incorporar las herramientas de control y aseguramiento de la
calidad en la organización
4. Gestión de la calidad total
Fuente: Elaboración Propia a partir de: Duque, G. (2007). Sistemas de Gestión de Calidad basado en la Norma
Técnica Internacional ISO 9001-2000. Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla, Consejo Superior de la Judicatura. P. 36.
La calidad en Colombia es un mandato de rango constitucional, una vez que el artículo 78 de nuestra carta
política estatuye: “La ley regulará el control de calidad de bienes y servicios ofrecidos y prestados a la
comunidad” (Constitución Política, 1991), De esta disposición se desprende la expedición del Decreto 2269
de 1993, por el cual se estableció el Sistema Nacional de Normalización, Certificación y Metrología, que
enuncia que dicho sistema tiene como objetivos principales:
6 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
Acreditación: Procedimiento mediante el cual se reconoce la competencia técnica y la
idoneidad de organismos de certificación e inspección, laboratorios de ensayos y de metrología
para que lleven a cabo las actividades a las que se refiere este decreto (Colombia, 1993).
A través de Ley 872 del año 2003 se creó el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder
Público y el año siguiente, mediante Decreto 4110 de 2004 se adopta la Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública NTCGP 1000:2004, que fija los requisitos mínimos para establecer, documentar,
implementar y mantener un Sistema de Gestión de Calidad.
En este sentido, las entidades públicas, indistinta su naturaleza jurídica o su carácter territorial y
retomando uno de los propósitos de la Calidad en el Estado como es la generación de herramientas de
gestión organizacional, han incursionado con éxito en una de las dimensiones de calidad que es la
certificación ya que en la normalización y acreditación, actúan como regulador (Duque, 2007).
A partir del Decreto 4485 de 2009, se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la gestión
Pública NTCGP 1000:2009, que “tiene como objetivo primordial facilitar la interpretación e
implementación de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad, así como promover su
implementación conjunta con el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Desarrollo
Administrativo” (DAFP, 2010).
Es importante señalar que esta actualización de la NTCGP 1000, introduce cambios para aclarar cambios
existentes en la primera versión 2004 y demostrar la compatibilidad entre el Sistema Gestión de Calidad
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(SGC), el Sistema de Control Interno (SCI) y el Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA) como lo
muestra la figura 2:
A P
del
•Evaluación independiente • servicio
•Autoevaluación • 6. Gestión de los recursos
•Subsistema Control •4.1 Requisitos Generales
evaluación
•Comunicación pública
•Información
•Actividades de control
•Subsistema de control Gestión
El SISTEDA concentra su objetivo en la planeación de la gestión estatal del orden nacional; el SCI se orienta
a la configuración de estructuras de control de la gestión y el SGC se enfoca a la administración y definición
de acciones para mejorar el desempeño de las entidades.
En la Nota 3 del numeral 1.1 del acápite denominado Generalidades, La Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública NTCGP 1000: 2009, estipula:
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De manera adicional, puede aplicarse a todos los procesos la metodología conocida como "Planificar-
Hacer-Verificar-Actuar" (PHVA). Lo que nos permite deducir que el uso del ciclo PHVA no es un elemento
obligatorio, pero puede ser aplicado de manera adicional, siendo una herramienta de administración que
facilita el desarrollo y realización de los diferentes procesos de una entidad (DAFP, 2010).
Así mismo, el numeral 1.2 de la NTCGP 1000:2009 contempla los principios del Sistema de Gestión de la
Calidad que se enmarcan, integran, complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales,
como se puede observar en la figura 3.
Transparencia
Coordinación,
Cooperación y Enfoque al cliente
articulación
Relaciones
mutuamente Liderazgo
beneficiosas
Enfoque basado en
Participación activa de los
hechos para toma de
servidores públicos
decisión
Fuente: Elaboración propia a partir de ICONTEC (2009). Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. NTCGP
1000:2009. Bogotá D.C, Colombia. p. 3.
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generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores
públicos y particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse
totalmente en el logro de los objetivos de la entidad.
c. Principio de participación activa de los servidores públicos: es el compromiso de los
servidores públicos y de los particulares que ejercen funciones públicas, en todos los
niveles, el cual permite el logro de los objetivos de la entidad.
d. Principio de enfoque basado en procesos: en las entidades existe una red de procesos, la
cual, al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza
más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como
un proceso (ICONTEC, 2009. p. 3 - 4).
En la figura 4, se esquematiza la dinámica del Modelo de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en procesos:
Cliente
Medición , Cliente
ciudadano Responsabilidad ciudadano Estado
análisis y
de la Dirección
mejora
Satisfacción
Requisitos
legales Salidas
normativos
Fuente: Elaboración propia a partir de ICONTEC (2009). Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
NTCGP 1000:2009. Bogotá D.C, Colombia. p. 2.
El enfoque de este tipo, se utiliza dentro de un Sistema de Gestión de la Calidad, el cual enfatiza sobre la
importancia de:
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3. La obtención de resultados del desempeño y la eficacia del proceso, y
4. La mejora continua de los procesos, con base en mediciones objetivas.
g. Principio enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones: en todos los
niveles de la entidad, las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y en la
información y no simplemente en la intuición.
CONTROL INTERNO 11
a. Determinar los procesos que le permiten cumplir la función que se le ha asignado, su
secuencia e interacción, los criterios y métodos necesarios para asegurar que la operación
y el control son eficaces y eficientes.
b. Asegurar la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación
y el seguimiento de estos procesos.
c. “Realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos y de las características
del producto y servicio.
d. Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora
continua de estos procesos.
e. Establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados que puedan afectar la
satisfacción del cliente y el logro de los objetivos de la entidad (ICONTEC, 2009. p. 15).
“La entidad debe establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la
Calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad, de acuerdo con los requisitos de
esta norma; este Sistema incluye de manera integral todos los procesos de la entidad que le permiten
SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA
CALIDAD
4.1 REQUISITOS
GENERALES
4.2 REQUISITOS DE
LA
DOCUMENTACIÓN
Fuente: Elaboración propia a partir de ICONTEC (2009). Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
NTCGP 1000:2009. Bogotá D.C, Colombia. p. 19.
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Adicionalmente, se resalta en el componente de Gestión de la Calidad de la mencionada política de
desarrollo administrativo que la organización debe poner especial atención a los siguientes aspectos
(Colombia, 2012):
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REFERENCIAS
Bibliográficas
Colombia. (1993, 11, 16). Decreto 2269. Organización del Sistema Nacional de Normalización,
Certificación y Metrología. Bogotá: Presidencia de la República. En Diario Oficial 41110.
Colombia. (2009). Decreto 4485. Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de
Calidad en la Gestión Pública. Diario Oficial 47538 de noviembre 19 de 2009.
http://www.mineducacion.gov.co/1759/articles-
324178_archivo_pdf_metodologia_implementacion_modelo_integrado.pdf
Duque, G. (2007). Sistemas de Gestión de Calidad basado en la Norma Técnica Internacional ISO 9001-
2000. Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla, Consejo Superior de la Judicatura.
Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación - ICONTEC (2009). Norma Técnica de Calidad en
la Gestión Pública. NTCGP 1000:2009. Bogotá D.C, Colombia.
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