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CONTEXTO EN LOS SISTEMAS DE GESTION

UNIDADES DE APRENDIZAJE OBJETIVO DEL CURSO


Explicación del contexto organizacional y Conocer el contexto externo e interno de la
su importancia para el SG organización aplicable al SG.
Identificar las partes interesadas del SG,
necesidades y expectativas.
DURACIÓN MATERIAL PRERRE Determinar el alcance del SG.
ENTREGADO QUISITO Entender el modelo del SG.
S
8 HORAS Anexo SL de las
N.A.
directivas de CONTENIDO DEL CURSO
ISO/IEC, Quinta
edición, 2014, • Conceptos asociados al contexto
Memorias, organizacional
cuaderno apuntes
• Identificación de cuestiones internas y
BIBLIOGRAFÍA
externas
Anexo SL de las directivas de ISO/IEC, Quinta • Determinación de partes interesadas
edición, 2014. • Definición del alcance
• Modelo del SG

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1
CONCEPTOS
ORGANIZACIÓN

PARTES ALTA
INTERESADAS DITRECCIÓN

R REQUISITOS
E
G
L
POLÍTICA
A
M
E
L
N
E
T
A
G OPORTUNIDAD RIESGO
A
R
L
I
E
O
S
S
OBJETIVOS

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2
CONCEPTOS
Organización
persona o grupo de personas que tienen sus propias funciones con
responsabilidades, autoridades y relaciones para el logro de sus objetivos.

Nota 1. El concepto de organización incluye, entre otros, un trabajador


independiente, compañía, corporación, firma, empresa, autoridad, sociedad,
asociación, organización de caridad o institución, o una parte o combinación
de estas, ya estén constituidas o no, públicas o privadas.

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Parte interesada
persona u organización que puede afectar, verse afectada, o percibirse como
afectada por una decisión o actividad.

EJEMPLO. Clientes, propietarios, personal de una organización, proveedores,


banca, sindicatos, socios o la sociedad que pueden incluir competidores o
grupos de presión contrarios.

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4
Requisito
necesidad o expectativa que está establecida, generalmente implícita u
obligatoria.

Nota 1. “Generalmente implícita" significa que es


una costumbre o práctica común en la
organización y en las partes interesadas, que la
necesidad o expectativa que se considera está
implícita.

Nota 2. Un requisito especificado es el que está


declarado, por ejemplo, en información
documentada.

Nota 3. Pueden utilizarse calificativos para Nota 4. Los requisitos pueden ser generados por
identificar un tipo específico de requisito, por las diferentes partes interesadas.
ejemplo, requisito de un producto, requisito de
gestión de la calidad, requisito del cliente, Nota 5. Para lograr una alta satisfacción del
requisito de calidad. cliente puede ser necesario cumplir una
expectativa de un cliente incluso si no está
declarada ni generalmente implícita ni es
obligatoria.

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alta dirección
persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al más alto
nivel .

Nota 2. Si el alcance del sistema de


Nota 1. La alta dirección tiene el gestión comprende sólo una parte de
poder para delegar autoridad y una organización, entonces alta
proporcionar recursos dentro de la dirección se refiere a quienes dirigen
organización. y controlan esa parte de la
organización.

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Política
Intenciones y dirección de una organización, como las expresa
formalmente su alta dirección.

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7
Objetivo
resultado a lograr

Nota 3. Un objetivo se puede expresar de otras


maneras, por ejemplo, como un resultado
previsto, un propósito, un criterio operativo, un
objetivo de la calidad, o mediante el uso de
términos con un significado similar (por ejemplo,
finalidad o meta).

Nota 4. En el contexto de sistemas de gestión


de la calidad, la organización establece los
Nota 1. Un objetivo puede ser estratégico, objetivos de calidad, en concordancia con la
táctico u operativo. política de la calidad, para lograr resultados
específicos.
Nota 2. Los objetivos pueden referirse a
diferentes disciplinas (como financieras, de
seguridad y salud y ambientales) y se pueden
aplicar en diferentes niveles (como estratégicos,
para toda la organización, para el proyecto, el
producto, el servicios y el proceso).

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Riesgo
efecto de la incertidumbre sobre un resultado esperado

Nota 1. Un efecto es una desviación de lo


esperado, ya sea positivo o negativo.

Nota 2. Incertidumbre es el estado, incluso


parcial, de deficiencia de información relacionada
con la comprensión o conocimiento de un evento,
su consecuencia o su probabilidad.

Nota 3. Con frecuencia el riesgo se caracteriza


Nota 4. Con frecuencia el riesgo se expresa en
por referencia a “eventos” potenciales (según se
términos de una combinación de las
define en la Guía ISO 73:2009) y a
consecuencias de un evento (incluyendo
“consecuencias” potenciales (según se define en
cambios en las circunstancias) y la
la Guía ISO 73:2009), o a una combinación de
“probabilidad” (según se define en la Guía ISO
éstos.
73:2009) de que ocurra.

Nota 5. El término “riesgo” algunas veces se


utiliza cuando sólo existe la posibilidad de
consecuencias negativas.

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Requisito Legal
Requisito obligatorio especificado por un organismo legislativo

Requisito Reglamentario
Requisito obligatorio especificado por una autoridad que recibe el mandato de
un organismo legislativo

Oportunidad

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Diagrama de términos y definiciones

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¿ Estructura establecida por la ISO para
sistemas de gestión?
1. Objeto y campo de aplicación

2. Referencias normativas

3. Términos y definiciones

4. Contexto de la organización
5. Liderazgo

6. Planificación

7. Soporte

8. Operación

9. Evaluación del desempeño

10. Mejora

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ENTORNO

Parámetros Externos Parámetros Internos

ESTABLECIMIENTO DEL CONTEXTO

RIESGOS

POLÍTICA DE GESTIÓN
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4. Contexto de la Organización

Conocimiento de la organización y de su contexto

La organización debe determinar los aspectos externos e


internos que son pertinentes para su propósito,
dirección estratégica y que afectan a su capacidad
para lograr los resultados previstos de su sistema
de gestión.

NOTA 1 El conocimiento del contexto


externo puede verse facilitado al
considerar cuestiones que surgen de los NOTA 2 El conocimiento del
entornos legal, tecnológico, competitivo, contexto interno puede verse
de mercado, cultural, social y facilitado al considerar cuestiones
económico, ya sea internacional, relativas a los valores, los
nacional, regional o local. conocimientos y el desempeño de
la organización.

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Herramientas de Análisis de Contexto
Análisis PESTA
1. Análisis del Entorno Diamante de PORTER

2. Análisis Interno Recursos


Competencias

3. Construcción DOFA

4. Entrevista con Partes Interesadas Definición de Ventajas


Identificación FCE
Determinación Objetivos y Metas
5. Establecimiento de la Estrategia Elaboración Mapa de Riesgos

6. Declaración Misión Visión


Cuantificar Acciones
Revisar Impacto
7. Validación de las Estrategias Medir capacidad cumplir

8. Establecimiento de estrategias
adicionales
Rendición de Cuentas
9. Comunicación a los grupos de interés Responsabilidad Social Empresarial
Relación con Inversionistas

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macro entorno
Análisis PESTAL
Organiza los aspectos más relevantes del entorno, y la forma en que pueden
afectar la viabilidad futura, reconociendo cinco grandes factores que es necesario
tener en cuenta cuando se planea un nuevo negocio o discute un proyecto.

Crecimiento, tasa
Terrorismo, interés, inflación,
Conflicto cambio (…)
Internacional (…)

Regulaciones
gubernamentales
(comercial, laboral,(…)
Regulaciones
ambientales para
operar (…)

Demografía,
Nivel de
cultura, mercado
Investigación y
potencial (…)
Desarrollo, Grado de
automatización (…)

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macro entorno
Análisis PESTAL (Perfil Estratégico)
FACTORES MUY NEGATIVO NEGATIVO NEUTRAL POSITIVO MUY POSITIVO
X
POLÍTICOS X
X
X
ECONÓMICOS X
X
X
SOCIALES X
X
X
TECNOLÓGICOS X
X
X
AMBIENTALES X
X
X
LEGAL X
X

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micro entorno
Diamante de PORTER
Estrategia, estructura
y Rivalidad

Condiciones de
Demanda
Condiciones de
Factores

Industrias de Soporte
Gobierno
Relacionadas

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Fuerzas de PORTER
AMENAZA
COMPETENCIA
POTENCIAL

PODER DE NEGOCIACIÓN

RIVALIDAD
PROVEEDORES ENTRE COMPRADORES
COMPETIDORES

PODER DE NEGOCIACIÓN

SUSTITUTOS
AMENAZA

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Fuerza 1.
Amenaza de entrada de nuevos competidores

 Posibilidad de lograr economías de escala  Diferenciación de los productos

 Hay barreras de entrada, y son difíciles de  El valor de la marca

franquear  Los costos para el cambio


 Cuanto capital se necesita

 Posibles represalias
 Posibilidad de acceso a los canales distribución  Tecnología mejorada o ventajas tecnológicas
 Ventajas absolutas de costos  Demandas judiciales
 Ventajas en la curva de aprendizaje  Expectativas del mercado

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Fuerza 2.
Poder de negociación de los proveedores

 La percepción del nivel de diferenciación de los productos


 La cantidad de productos sustitutos que estén disponibles en el mercado
 La disponibilidad de información sobre productos sustitutos
 La facilidad para sustituir un producto
 La calidad de los productos sustitutos

 La tendencia a sustituir por parte del comprador


 La evolución de los precios de los suministros sustitutos
 Los costos de cambio a los cuales debe hacer frente el comprador

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Fuerza 3: Poder de negociación de los compradores

Qué tan sensibles son los compradores con respecto al precio


 La disponibilidad de información para los compradores
Las ventajas diferenciales de nuestro producto
 La posibilidad de integración hacia atrás
 Productos sustitutos que puedan existir

 El volumen de compras
 Las facilidades que tenga el cliente para cambiarse de proveedor
 Qué tan dependiente es la empresa de sus canales de distribución
 La flexibilidad para negociar, en particular cuando se trata de industrias con costos fijos elevados
 Cantidad de compradores con respecto a la cantidad de empresas que ofrecen un mismo producto

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Fuerza 4.
Amenaza de ingreso de productos sustitutos

 Los precios de los productos sustitutos


 La existencia de suficientes proveedores
 Qué tan propenso es el comprador a sustituir
 Los costos o la facilidad de cambio del comprador
 La disponibilidad de productos sustitutos cercanos
 El nivel de precepción en cuanto a la diferenciación del producto o servicio

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Fuerza 5.
La rivalidad entre los competidores:

El crecimiento industrial


La sobrecapacidad industrial
La existencia de barreras de salida
El poder que tengan los proveedores El poder que tengan la competencia
Qué tan diversos son los competidores.
La amenaza de que surjan nuevos proveedores
La amenaza de que surjan productos sustitutos

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micro entorno
Análisis PORTER (Perfil Estratégico)
MUY MUY
CUESTIONES NEGATIVO
NEGATIVO NEUTRAL POSITIVO
POSITIVO
X
MERCADO
X
(COMPETENCIA)
X
X
SECTOR
X
(NUEVOS COMPETIDORES)
X
X
DISTRUBUIDORES
X
(CANALES)
X
X
PROVEEDORES
X
(OFERTA/DEMANDA)
X
CLIENTES X
(NECESIDADES NO X
CUBIERTAS) X

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entorno

ANÁLISIS EXTERNO
• Atención del Mercado • Partes Interesadas
• Regulaciones del Servicio • Organismos de Certificación
• Poder Adquisitivo
• Tendencias del Mercado

CAPACIDADES Y
ALIANZAS
APTITUDES DEL
ESTRATÉGICAS
MERCADO

IDENTIFICACIÓN
DE AMENAZAS Y
OPORTUNIDADES

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organización

ANÁLISIS INTERNO
• Competencias del personal • Estrategias corporativas
• Optimización del personal • Recursos disponibles
• Desempeño colectivo e • Segmento de mercado
individual

CAPACIDADES Y
CONCEPTO DE
APTITUDES
NEGOCIO
PERSONALES

IDENTIFICACIÓN
DE DEBILIDADE
Y FORTALEZAS

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organización
Análisis INTERNO (Perfil Estratégico)
INFRAESTRUCTURA FORTALEZA DEBILIDAD
Seguridad en las instalaciones X
Grado de competencia de la información X
RECURSOS HUMANOS FORTALEZA DEBILIDAD
Capacitación continua X
Clima organizacional X
TECNOLOGIA FORTALEZA DEBILIDAD
Alta tecnología en los procesos de manufactura X
Restricciones en los puertos de salida X
ABASTECIMIENTO FORTALEZA DEBILIDAD
Abastecimiento de materia prima X
Orden X
LOGISTICA FORTALEZA DEBILIDAD
Programación de pedidos y entregas X
Control de inventario X
OPERACIONES FORTALEZA DEBILIDAD
Control de calidad X
Gestión para la prevención de accidentes X
SERVICIO AL CLIENTE FORTALEZA DEBILIDAD
Ajuste del producto X
Atención al Cliente X

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Análisis INTERNO Y EXTERNO (DOFA)
OPORTUNIDADES AMENAZAS
ANALISIS FODA
LISTA DE OPORTUNIDADES LISTA DE AMENAZAS

FORTALEZAS ESTRATEGIA FO ESTRATEGIA FA

USAR fortalezas para


USAR fortalezas para
LISTA DE FORTALEZAS EVITAR O REDUCIR el impacto de las
APROVECHAR oportunidades
amenazas

DEBILIDADES ESTRATEGIA DO ESTRATEGIA DA

MINIMIZAR debilidades para MINIMIZAR debilidades y


LISTA DE DEBILIDADES
APROVECHAR oportunidades EVITAR las amenazas

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4. Contexto de la Organización

Comprensión de las necesidades y expectativas


de las partes interesadas

La organización debe determinar:

 Las partes interesadas que son pertinentes al


sistema de gestión
 Los requisitos de estas partes interesadas
pertinentes al sistema de gestión

La organización debe realizar el


seguimiento y la revisión de la
información sobre estas partes
interesadas y sus requisitos pertinentes.

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IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LAS PARTES
INTERESADAS

Organizaciones Proveedores
“Todos los grupos sin cuyo apoyo la de la
Ecologístas
organización podría dejar de existir” comunidad
local
(Instituto Stanford, 1984)

Propietarios Gobiernos

EMPRESA Grupos
Representantes
especiales
de los
de
consumidores
interés

Clientes Empleados

Medios de
Competidores
Comunicación

“Cualquier grupo o individuo que puede afectar o ser


afectado por el logro de los objetivos de la empresa” “Aquellos hacia los que la empresa tiene
(Freeman, 1984) cualquier obligación moral” (George, 1989)

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DIMENSIONES PARA IDENTIFICAR EL GRUPO DE INTERÉS

ECONÓMICA

SOCIAL

AMBIENTAL

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IDENTIFICACIÓN Y DEFINICIÓN DE GRUPO DE
INTERÉS

1. CONVOCAR AL GRUPO
INTERDISCIPLINARIO

2. LISTAR POSIBLES
CATEGORÍAS

3. AGRUPAR POR
CATEGORÍAS

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33
1. CONVOCAR AL GRUPO
INTERDISCIPLINARIO
Cambios de
Migración orden Legal
del modelo
Contable

Demandan Creación de
Innovación en nuevos fondos
el Producto para Inversiones

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IDENTIFICAR TEMAS PARA LOS GRUPOS DE
INTERÉS

TEMAS DE INTERÉS

Prácticas con Clientes

Prácticas con Proveedores

Prácticas Laborales

Prácticas con la Comunidad-Sociedad

Prácticas Ambientales

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EVALUAR LAS POSIBLES DIMENSIONES

LEGAL
FINANCIERO

SOCIAL ECONÓMICO

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RELACIONAR LOS TEMAS DE INTERÉS CON
LAS DIMENSIONES

CATEGORÍAS TEMAS DE INTERÉS

Prácticas con Clientes


ECONÓMICO
Prácticas con Proveedores

Prácticas Laborales
SOCIAL
Prácticas con la Comunidad

MEDIO AMBIENTE Prácticas Ambientales

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3. AGRUPAR POR CATEGORÍAS

LEGAL
FINANCIERO Gobierno
Gobierno Comunidad

SOCIAL ECONÓMICO
Empleado Gobierno
Sociedad Cliente

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IDENTIFICACIÓN DE LOS GRUPOS DE
INTERÉS
CATEGORÍA DEL GRUPO
DIMENSIÓN TEMA
DE INTERÉS

Prácticas con Clientes Clientes y usuarios


ECONÓMICO

Prácticas con Proveedores Proveedores y contratistas

Prácticas Laborales Empleados

SOCIAL
Prácticas con la Comunidad Comunidad

MEDIO AMBIENTE Prácticas Ambientales Medio Ambiente

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DESPLIEGUE DEL GRUPO DE INTERÉS A
SUBGRUPO

CATEGORÍA
Empleados

SUBGRUPO
Alta Dirección
Sindicato
Empleados Nuevos

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IDENTIFICACIÓN DE SUBGRUPOS
CATEGORÍA DEL
DIMENSIÓN TEMA GRUPO DE SUBGRUPOS
INTERÉS
Compañías nacionales del
Prácticas con Sector
Clientes y usuarios
Clientes Clientes Internos
ECONÓMICO Clientes Estratégicos (VIP)
Proveedores de Materiales
Prácticas con Proveedores y
Proveedores contratistas Contratistas y Subcontratistas
Practicantes
Alta dirección
Prácticas Laborales Empleados Empleados Nuevos
Sindicato
SOCIAL
Vecinos
Prácticas con la
Comunidad Estudiantes
Comunidad
Autoridades locales
Autoridad Ambiental
MEDIO Prácticas
Medio Ambiente Grupos de investigación
AMBIENTE Ambientales
Entidad Territorial

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41
IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES Y
EXPECTACTIVAS

“Lo que “Lo que


Sabemos” nos Dicen”

“Lo que se
Dice de
Nosotros”

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MEDIOS PARA IDENTIFICAR EXPECTATIVAS
DE LAS PARTE INTERESADAS
PARTE INTERESADA MEDIO DE COMUNICACIÓN
Personal Encuestas de satisfacción, reuniones personales,
conclusiones de procesos de selección, demandas en la
negociación colectiva, buzón de sugerencias.
Propiedad Reuniones de los órganos societarios, encuentros
informales con accionistas.
Clientes Encuestas de satisfacción, resultados de grupos focales,
buzón de sugerencias, requisitos de compra.
Proveedores Encuestas, reuniones informales, quejas o sugerencias.
Competidores Orientaciones de la asociación sectorial, contactos
informales.
Administraciones publicas, Resultados de reuniones con ONG, contactos con el
Agentes sociales o entidades distritales, departamentales, locales o
municipal.
comunidad local

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EXPECTATIVAS DE LAS PARTES
INTERESADAS

TIPO EXPECTATIVAS (Legítimas)


Socios, accionistas e Beneficio, rentabilidad inversiones, gestión, …
inversores
Empleados Salario, prestaciones sociales, seguridad, higiene,
estabilidad, promoción, empleabilidad, participación,
formación,…
Directivos Capacidad de gestión, prestigio, ingresos, …
Creadores de opinión y Transparencia, información veraz y actualizada, …
conocimiento
Clientes Justa relación calidad-precio, información veraz, garantías
salud- seguridad, posventa, …
Instituciones Transparencia, solvencia, lucha contra la corrupción, …
financieras

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EXPECTATIVAS DE LAS PARTES
INTERESADAS

TIPO EXPECTATIVAS (Legítimas)


Competidores Respeto reglas de libre competencia, reciprocidad, cumplimiento
compromisos, cooperación, …
Proveedores y Respeto reglas de libre mercado, capacidad de pago, información
subcontratistas clara posibilidades comerciales, respeto marcas y propiedad
industrial,…
Comunidades Respeto a la soberanía nacional, legalidad, lucha contra la
locales, países y corrupción, contribución desarrollo, colaboración con instituciones,
sociedades …
Administración Legalidad, contribución desarrollo, colaboración con instituciones
pública científicas, culturales, universidades, medioambiente, ONGs, …
Partidos políticos Legalidad, contribución desarrollo, …
Sindicatos Respeto y promoción de derechos sociolaborales, …
Universidades Investigación, desarrollo, formación, …

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COMPILADO DE NECESIDADES Y
EXPECTACTIVAS
QUIÉNES QUÉ
Grupo de interés Subgrupo Demandas

PERSONAL

PROPIEDAD

CLIENTES

PROVEEDORES

COMPETIDORES

AGENTES SOCIALES
ADMINISTRACIONES
PÚBLICAS
COMUNIDAD LOCAL
SOCIEDAD
MEDIO AMBIENTE

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PRIORIZACIÓN DEL GRUPO DE INTERÉS

INFLUENCIA

BAJA ALTA
Mantener Satisfechos Principales Grupos de Interés
MUCHA
DEPENDENCIA

Accionistas
Competencia Clientes
Organismo Certificador Directores Regionales
Líderes de proceso

Mínimo Esfuerzo Mantener Informados


POCA

Personal Administrativo
Colaboradores de Operación Proveedores
Comunidad

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LOS BENEFICIOS DE LAS RELACIONES
CON LAS PARTES INTERESADAS
 Facilitar una mejor gestión de riesgo y reputación

 Permitir que las empresas aprendan de sus partes interesadas, lo que


genera mejoras de productos y procesos

 Desarrollar la confianza entre una empresa y sus partes interesadas

 Posibilitar la comprensión del contexto complejo de los negocios,


incluso el desarrollo de mercados y la identificación de nuevas
oportunidades estratégicas

 Informar, educar e influenciar a las partes interesadas y al entorno


empresarial para mejorar sus procesos de toma de decisiones y las
acciones que afectan a las compañías y a la sociedad

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4. Contexto de la Organización

4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión

La organización debe determinar los límites y la aplicabilidad


del sistema de gestión para establecer su alcance.

Cuando se determina este alcance, la organización debe


considerar:

- Los aspectos externos e internos referidos en 4.1, y


- Los requisitos referidos en 4.2.

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MARCO DE REFERENCIA (CUESTIONES EXTERNAS)

 Excelencia en el servicio a la sociedad


 Inversiones con relación positiva (Beneficio / Costo)
 Optimización de los recursos
 Estandarización de los procesos
 Innovación en el Mercado
 Seguridad de la Información
 Reconocimiento a modelos de gestión de la ISO

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CONTEXTO (CUESTIONES INTERNAS)

 Capacidad par Innovar en el producto


 Tecnología poco eficiente en los procesos de valor
 Estrategias de Gestión bajo modelos de la ISO
 Estandarización de las operaciones criticas

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51
ALCANCE DEL SG
El sistema de gestión beberá cubrir todos los
aspectos que afectan (positiva y
negativamente) las partes interesadas
acorde al análisis de contexto organizacional

El alcance es la transparencia de la organización para presentar la extensión y los límites


que tiene la estrategia empleada bajo un referencial definido por la Ala Dirección

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MARCO DE REFERENCIA (CUESTIONES EXTERNAS)

CONTEXTO (CUESTIONES INTERNAS)

ALCANCE DEL SG

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ALCANCE DEL SG

ENTORNO

SUBSISTEMAS SUBSISTEMAS SUBSISTEMAS


ENTRADAS TRANSFORMACIÓN SALIDAS

Materia Primas Actividades de Trabajo Productos y Servicios


Recursos Humanos (PHVA) Recursos Financieros
Capital Actividades Información
Tecnología Administrativas
Información Tecnología
Métodos de operación
SISTEMA

ENTORNO

ALCANCE DEL SG

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EJEMPLOS DE ALCANCES
PROCESO/ CARACTERISTICA ESPECIFICACIONES
ACTIVIDAD
Producción y venta de dispositivos cintas adhesivas de uso médico
médicos vendajes adhesivos con
apósitos no tejido impregnado
con bacteriostático y sin
impregnación
Importación y dispositivos médicos para osteosíntesis e
comercialización de instrumental quirúrgico.

Gestión de construcción de redes de de instalaciones internas.


y mantenimiento acometidas

Distribución y de gas natural por red para uso residencial, comercial


comercialización e industrial.

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4. Contexto de la Organización

Sistema de gestión

La organización debe establecer, implementar, mantener y


mejorar continuamente un sistema de gestión, incluidos los
procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con
los requisitos de esta Norma Internacional.

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ESTRUCTURA DEL SG

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CICLO DE GESTIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS
RIESGOS
Riesgo
Estratégico

Riesgo de
Entorno

VISIÓN

Riesgo
Operacional

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Quieres darnos tu opinión?, presentar una queja o
reclamo?... sugerencia o reconocimiento?...

Te invitamos a escribirnos al correo electrónico


cliente@icontec.org

GRACIAS!!

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