UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

HERRAMIENTAS GERENCIALES PARA LA NEGOCIACIÓN Y EL LIDERAZGO

ENTREGA NÚMERO 1
DIAGNÓSTICO DE LA COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA

PRESENTADO POR

ESTEBAN CAMILO ÁLVAREZ CASTRO 25422753

CARLOS AUGUSTO ROMERO ROJAS 2235166
HELBERT DARÍO SANTAMARÍA REYES 25422733
LUIS RUBEN SAAVEDRA OROZCO 14295432

25 DE SEPTIEMBRE DE 2017
TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN.................................................................................................................... 2
OBJETIVOS............................................................................................................................ 2
DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN...............................................................................2
METODOLOGÍA..................................................................................................................... 4
RESULTADOS....................................................................................................................... 8
ANÁLISIS................................................................................................................................ 8
CONCLUSIONES................................................................................................................... 8
REFERENCIAS...................................................................................................................... 8

INTRODUCCIÓN
Anteriormente se creía que el crecimiento y la capacidad de producción dependían de la
disponibilidad de trabajo, capital, y recursos naturales, hoy en dia es un hecho que las
fuentes principales para el progreso de una organización son el talento humano y el
conocimiento. Es por ello que en toda organización debe existir un sistema de comunicación
eficiente mediante el cual se puedan expresar las ideas de todos los integrantes de la
empresa y de los grupos de interés, y de este modo aprovechar las opiniones basadas en la
creatividad e innovación y poder negociar los conflictos generados internamente para que
haya conformidad por parte de todos los individuos relacionados con la organización. A
continuación, se realiza un análisis del sistema de comunicación presente en el laboratorio
de ensayos eléctricos LABE.

OBJETIVOS
Objetivo principal
 Describir la estructura de la comunicación en el laboratorio de ensayos eléctricos y
calibraciones LABE y analizar las causas y consecuencias de su funcionamiento en
la organización.

Objetivos específicos
 Determinar si la comunicación en el laboratorio es sencilla y entendible para todos
los grupos de interés
 Determinar si la comunicación en el laboratorio es en doble sentido
 Determinar las posibles falencias en el sistema de comunicación y proponer
soluciones a estas.

DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
Como se ha mencionado anteriormente, en el presente trabajo se realizará el análisis de la
estructura de la comunicación dentro del laboratorio de ensayos eléctricos y calibraciones
LABE, dicho laboratorio hace parte de la facultad de ingeniería de la Universidad Nacional
de Colombia y a su vez del departamento de ingeniería eléctrica y electrónica.

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Dicha entidad tiene como principales propósitos realizar actividades de investigación,
capacitación, calibración y ensayos eléctricos a materiales y equipos, y para esto cuentan
con recursos técnicos y humanos dotados por la Universidad.

El laboratorio fue creado en el año de 1998 para satisfacer necesidades del sector eléctrico
latinoamericano, como lo son:

 Ensayos normalizados sobre materiales y equipos

 Verificación de calidad de productos eléctricos y electrónicos
 Evaluación de las características metrológicas de los equipos de medición
 Calibración, capacitación y entrenamiento en calibración y ensayos
 Soporte y desarrollo de actividades de investigación.

La gestión interna del LABE es realizada principalmente por personal de planta de la

facultad de ingeniería de la universidad, especialmente de la sede Bogotá. Y, por su parte,
la operación del mismo se encuentra a cargo de profesores encargados y de estudiantes de
pregrado y postgrado del departamento de ingeniería eléctrica y electrónica.

El organigrama de la institución se divide principalmente en dos tipos de áreas, las técnicas

y de apoyo, lo cual se organiza en el siguiente esquema:

IMPULSOS (GIT Y GIC)

MULTIPRUEBA

LAB. DE ENSAYOS

ÁREAS TÉCNICAS TERMOELÉCTRICO

LAB. DE METROLOGÍA

LABE ILUMINACIÓN

ÁREA DE PROYECTOS

ÁREAS DE APOYO
SISTEMA DE GESTIÓN
DE CALIDAD
Figura 1: Organigrama de la empresa.
El anterior esquema operacional de la empresa está constituido a partir de las donaciones
de equipos hechas por la Empresa de Energía de Bogotá EEB, con el auspicio de
COLCIENCIAS para brindar un apoyo científico y tecnológico a los fabricantes,
certificadores, consumidores, grupos de investigación y usuarios en general de equipo
eléctrico y electrónico. Mientras que, la gestión financiera del mismo es manejada por
personal de planta de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional de Colombia
sede Bogotá.

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Por último, el LABE se encuentra situado dentro del campus de la Universidad Nacional de
Colombia sede Bogotá, en el edificio 411 “Laboratorios de Ingeniería Eléctrica y Mecánica”,
tal y como se ejemplifica en la siguiente ilustración:

ACCESOS PEATONALES

ACCESOS VEHICULARES

Edificio
411

Figura 2: Localización de la organización.

METODOLOGÍA
En busca de obtener la mayor información pertinente sobre el proceso de comunicación que
se lleva a cabo dentro de la organización, se llevaron a cabo ciertas actividades y
procedimientos con los que se intentaron dilucidar diversos aspectos característicos del
comportamiento en el LABE.

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En primer lugar, se procedió a definir de forma consensuada los grupos de interés que
debían considerarse como partes elementales del proceso de comunicación que se
presenta en la organización; a través de un diálogo entre los integrantes del grupo, y
tomando como base importante la información suministrada por uno de ellos que hace parte
de la organización, se determinaron los siguientes grupos de interés:

1. Directivos
Este grupo de interés reúne a los individuos que ocupan un cargo dentro de la
organización con autoridad suficiente para tomar decisiones de peso sobre el
funcionamiento de la misma. En este se encuentra el gerente, encargado de asuntos
administrativos y financieros fundamentales para el buen funcionamiento de la
organización, así como varios docentes que se encargan directamente de los
procesos llevados a cabo dentro de las zonas de ensayo del laboratorio.

2. Contratistas

Es un grupo de interés compuesto por los profesionales que se encuentran

vinculados laboralmente al laboratorio, tanto los ingenieros que se encargan de
dirigir cada módulo de ensayo existente en el laboratorio, como los técnicos
capacitados para llevar a cabo las pruebas físicamente.

3. Estudiantes

Compuesto de estudiantes universitarios, este grupo reúne a los individuos que se

encuentran vinculados a la organización en un ámbito netamente académico. Si bien
pueden recibir estímulos económicos, su principal objetivo es reforzar sus
conocimientos sobre las pruebas realizadas en el laboratorio, complementando así
su formación académica. Aún así, representan un apoyo importante para las tareas
que lleva a cabo la organización.

4. Clientes externos

Este grupo se compone de los particulares o colectivos que contratan algún servicio
del laboratorio a cambio de una remuneración. En general, son empresas que
buscan realizar algunas de las pruebas que se llevan a cabo dentro del laboratorio.

5. Dependencias de la Universidad Nacional de Colombia

El último grupo se compone de las distintas dependencias dentro de la Universidad

que se relacionan con la organización para tratar temas de diversa naturaleza; ya
sea para discutir temas presupuestales y de logística que se tratan directamente con
las directivas, o temas de bienestar laboral y estudiantil que se comunican a los
estudiantes y contratistas ligados al laboratorio, múltiples dependencias
universitarias tienen una comunicación directa con el laboratorio.

Habiendo definido entonces los grupos de interés dentro de la organización, se decidió que
la mejor forma de conocer las características relevantes del sistema de comunicación para
elaborar un diagnóstico sobre el mismo era crear una encuesta, en la cual se hicieran

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preguntas referentes a los aspectos característicos de un buen sistema de comunicación
(sencillo, comprensible, y en doble vía) y que pudiera ser respondida individualmente por
algunos integrantes de cada grupo de interés. De esta manera, se buscaba poder obtener
un criterio promedio de cada grupo respecto a cada uno de estos aspectos del sistema de
comunicación, para así poder visualizar fácilmente las virtudes y falencias de la
comunicación con cada uno de estos. Lo anterior, también permitiría poder dilucidar la red
de comunicación que existe dentro de la empresa, ya que se esperaba conocer cuáles eran
los grupos que más se contactaban o hacia qué grupos eran los que se dirigían la mayoría
de mensajes.

Se llevaron a cabo dos encuestas distintas: una para los grupos que hacen parte del
funcionamiento interno de la organización (estudiantes, contratistas, directivos) y otra para
grupos que se relacionan desde el exterior con la organización (clientes, dependencias
universitarias).

- Encuesta para grupos internos

1. Indique a cuál de los siguientes grupos cree usted que pertenece.

Esta pregunta se efectúa para identificar el grupo de interés al que pertenece

el encuestado, de manera que sus respuestas puedan ser relacionadas con
el comportamiento general del grupo en el sistema de comunicación de la
organización.

2. ¿Con cuál de los siguientes grupos se comunica usualmente?

Este dato es fundamental para poder entender la red de comunicación que

existe en la organización, ya que esto permite ver entre qué grupos hay más
interacciones y entre cuáles hay menos.

3. La comunicación en doble vía implica que las dos partes involucradas

pueden emitir y recibir información y además opinan sobre esta información,
opiniones que son tenidas en cuenta. Según esto, califique de 1 a 5 que tan
"en doble vía" es la comunicación con cada uno de los siguientes grupos. (Si
no se comunica con alguno de los siguientes grupos, por favor marque la
opción 1).

Dándoles la definición de la comunicación en doble vía a los encuestados,

con esta pregunta se puede ver directamente la percepción que tienen los
integrantes de los distintos grupos de interés sobre la comunicación en doble
vía dentro de la organización.

4. ¿Qué canales de información utiliza usualmente?

- Conversación cara a cara
- Mensajería instantánea
- Correos electrónicos
- Cartas u oficios escritos
- Reuniones informativas

6
 - Llamadas telefónicas
- Otro

Esta pregunta hace referencia a las herramientas utilizadas para llevar a cabo
la comunicación dentro de la organización por parte del encuestado.

5. ¿Qué tan sencilla considera usted que es la comunicación con los grupos
con los que se comunica frecuentemente? (1 a 5).

Aquí se hace referencia directa a la sencillez de la comunicación, aspecto

que es bastante relevante para determinar un buen sistema de comunicación.
Nuevamente se pide directamente al encuestado que exprese su percepción
sobre la sencillez de la comunicación que tiene dentro de la organización.

6. Cuando recibe un mensaje, ¿qué tan claro considera usted que es este? (1
a 5).

Al igual que la pregunta anterior, esta hace referencia directa a otro aspecto
que igualmente es elemental para la existencia de un buen sistema de
comunicación: la claridad o comprensibilidad de la comunicación dentro de la
organización. Se pide otra vez que el encuestado de su opinión personal
sobre este tema.

- Encuesta para grupos externos

1. Indique a cuál de los siguientes grupos cree usted que pertenece.

Esta pregunta se efectúa para identificar el grupo de interés al que pertenece

el encuestado, de manera que sus respuestas puedan ser relacionadas con
el comportamiento general del grupo en el sistema de comunicación de la
organización.

2. La comunicación en doble vía implica que las dos partes involucradas

pueden emitir y recibir información y además opinan sobre esta información,
opiniones que son tenidas en cuenta. Según esto, califique de 1 a 5 que tan
"en doble vía" es la comunicación con el personal del laboratorio.

La diferencia entre esta pregunta referente a la comunicación en doble vía

con la que se encuentra en la encuesta para grupos internos es que, en este
caso, al estar considerando la comunicación de grupos externos al
laboratorio, su relación con este no se discrimina según el grupo interno con
el que se comunique; para los grupos externos, la relación con el laboratorio
es con la organización como un todo, por lo que no es necesario dar la
opción de calificar la comunicación con cada grupo.

3. ¿Qué canales de información utiliza usualmente?

- Conversación cara a cara
- Mensajería instantánea

7
 - Correos electrónicos
- Cartas u oficios escritos
- Reuniones informativas
- Llamadas telefónicas
- Otro

Esta pregunta hace referencia a las herramientas utilizadas para llevar a cabo
la comunicación dentro de la organización por parte del encuestado.

4. ¿Qué tan sencilla considera usted que es la comunicación con el personal

del laboratorio? (1 a 5).

Aquí se hace referencia directa a la sencillez de la comunicación, aspecto

que es bastante relevante para determinar un buen sistema de comunicación.
Nuevamente se pide directamente al encuestado que exprese su percepción
sobre la sencillez de la comunicación que tiene dentro de la organización.

5. Cuando recibe un mensaje, ¿qué tan claro considera usted que es este? (1
a 5).

Al igual que la pregunta anterior, esta hace referencia directa a otro aspecto
que igualmente es elemental para la existencia de un buen sistema de
comunicación: la claridad o comprensibilidad de la comunicación dentro de la
organización. Se pide otra vez que el encuestado de su opinión personal
sobre este tema.

RESULTADOS
Las respuestas de las encuestas fueron bastante reducidas como para poder lograr
promediar el comportamiento y la percepción de todos los grupos de interés considerados
respecto a la comunicación dentro de la organización. En total, se recibieron: una respuesta
de un cliente externo, dos respuestas de contratistas y cinco respuestas de estudiantes.

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 ENCUESTA DE GRUPOS INTERNOS
Por favor Indique Comunicación en doble vía ¿Qué tan sencilla
Cuando recibe un
a cual de los ¿Con cuál de los considera usted que es
Grupo de otras ¿Qué canales de mensaje, ¿qué
siguientes siguientes grupos Grupo de la comunicación con los
Grupo de Grupo de Grupo de dependencias información utiliza tan claro
grupos cree se comunica clientes grupos con los que se
contratistas estudiantes directivos de la usualmente? considera usted
usted que usualmente? externos comunica
universidad que es este?
pertenece. frecuentemente?
Grupos de Conversación cara a
contratistas, cara, Mensajería
Estudiantes 5 5 3 1 1 4 5
Grupos de instantánea,
estudiantes Correos electrónicos
Grupos de Mensajería
Contratistas 4 4 4 2 2 4 4
contratistas instantánea
Conversación cara a
cara, Mensajería
instantánea,
Grupos de
Estudiantes 1 4 1 1 1 Correos 5 4
estudiantes
electrónicos,
Llamadas
telefónicas
Conversación cara a
Grupos de
Estudiantes 1 5 1 1 1 cara, Mensajería 5 5
estudiantes
instantánea
Conversación cara a
cara, Correos
Grupos de
Estudiantes 1 5 4 3 3 electrónicos, 4 4
estudiantes
Llamadas
telefónicas
Grupos de
contratistas,
Grupos de Conversación cara a
estudiantes, cara, Mensajería
Grupos de instantánea,
Contratistas directivos, Grupo 5 4 3 5 3 Correos 4 2
de clientes electrónicos,
externos, Grupo Llamadas
de otras telefónicas
dependencias de
la universidad
Grupos de Conversación cara a
estudiantes, cara, Mensajería
Grupos de instantánea,
Estudiantes directivos, Grupo 1 3 2 1 3 Correos 4 4
de otras electrónicos,
dependencias de Reuniones
la universidad informativas

ENCUESTA DE GRUPOS EXTERNOS

Por favor Indique ¿Qué tan sencilla Cuando recibe
a cual de los Comunicación en ¿Qué canales considera usted un mensaje,
siguientes doble vía con el de información que es la ¿qué tan claro
grupos cree personal del utiliza comunicación con considera
usted que laboratorio usualmente? el personal del usted que es
pertenece. laboratorio? este?
Correos
electrónicos,
Clientes externos 4 4 4
Llamadas
telefónicas
Tabla 1: Resultados de las encuestas.

Con lo anterior, se hace evidente que sólo se puede llevar a cabo un análisis sobre el
comportamiento general del grupo de estudiantes.

ANÁLISIS
- Grupo de Estudiantes

Este grupo establece comunicación con los grupos de directivos, contratistas, otros
estudiantes y dependencias de la Universidad. Ninguno de los encuestados indicó que se
establecía comunicación con el grupo de clientes. En cuanto a la comunicación en doble vía,
el grupo de estudiantes percibe una comunicación más cercana al concepto de doble vía

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con el grupo de contratistas y entre ellos mismos. Sin embargo, con los directivos y las otras
dependencias de la universidad, este objetivo no se cumple. Los resultados pueden
observarse en la siguiente figura:

Figura 3: Red de comunicación del Grupo de Estudiantes.

En cuanto a los medios por los que este grupo se comunica generalmente con los demás
grupos en la organización, hay una predominancia en las conversaciones cara a cara y la
mensajería instantánea. Así mismo, presentan relevancia los correos electrónicos, mientras
que las reuniones informativas y las cartas u oficios escritos no fueron mencionados como
medios que se utilizan en este grupo de interés.

Figura 4: Frecuencia de valores de calificación sobre la sencillez de los mensajes recibidos.

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 Figura 5: Frecuencia de valores de calificación sobre la claridad de los mensajes recibidos.

En las figuras 4 y 5 se pueden observar la calificación en una escala de 1 a 5 (donde 5 es el

valor más alto, es decir más sencillo o más claro) de la sencillez y claridad de los mensajes
recibidos. En la mayoría de los casos estos aspectos se califican con 4 ó 5, dando a
entender que para los estudiantes los mensajes que reciben son bastante claros y sencillos.

CONCLUSIONES
Dado que el diagnóstico sobre el sistema de comunicación se basó enteramente en los
datos obtenidos con las respuestas a la encuesta creada, se hizo complicado realizarlo para
el sistema que abarca la totalidad de la organización al haber recibido muy pocas
respuestas. Sin embargo, gracias a que hubo varios individuos pertenecientes al Grupo de
Estudiantes que respondieron la encuesta, se pudo hacer un diagnóstico para el sistema de
comunicación que influye en este grupo:

En general, la sencillez y claridad de los mensajes que se envían en este grupo es bastante
alta, mientras que la cualidad de una comunicación en doble vía se presenta principalmente
cuando hay interacción con el grupo de contratistas y el mismo grupo de estudiantes, y se
merma cuando se interactúa con los directivos y las dependencias universitarias. Se podría
afirmar con esto que la comunicación en doble vía se da especialmente cuando se
interactúa con individuos que tienen un cargo de nivel similar en la organización, pues en
este caso esta se presenta entre los grupos menos “poderosos”, siendo estos los que están
más subordinados a las decisiones de los directivos y de la Universidad.

También vale la pena resaltar el hecho que no existe contacto entre los estudiantes y los
clientes, evidenciando que las interacciones con estos últimos, las cuales son de gran
relevancia para la organización al proveer ingresos financieros, son responsabilidad de otros
grupos, como puede ser el de los directivos.

En cuanto a los medios de comunicación utilizados, se evidencia la predominancia de las

herramientas electrónicas (mensajería instantánea, correos electrónicos) por sobre las
reuniones presenciales o los oficios escritos. Esto podría ser evidencia de la enorme
importancia que tiene actualmente la tecnología para poder comunicarse con los demás.
Aún así, también es importante hacer notar que las conversaciones cara a cara con otros
individuos son muy comunes en el ambiente laboral que manejan los estudiantes.

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REFERENCIAS
Generalidades LABE (Actualización:25/01/17). Recuperado el 21 de septiembre de 2017 de
http://www.labe.unal.edu.co/generalidades.html

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