PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: FGD.21.

FORMATO SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN

Versión: 01
DOCUMENTAL (TRD)
NOMBRE LMA IPS - ADMINISTRATIVA : CÓDIGO UAA:
RESPONSABLE: SONIA MORENO BARRERO CARGO: SISO
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES (AÑOS) CREAR MODIFICAR ELIMINAR OBSERVACIONES

A.G. A.C. CT E D M S

21. CONTRATOS
21.3 Contrato Prestacion de servicios x x
Ficha tecnica
Oferta y cotiaciones
estudio de mercdo
concepto Tecnico
viso comvocatoria
Resolucion deapertura
Acta de conformacion de lista
propuesta
Acta de cierre de comvocatoria o licitacion
avaluacion de propuestas-financiera-juridica y tecnica Cumplidos los veinte (20)
observacion de evaluaciones años de tiempo de retencion
en el archivo central, se
Resolucion de adjudicacion contrato elimina la documentaion
Hoja de vida persona naturaol o juridica (acta de reunion de trabajo,
Formato de informacion tributaria rut-rit 25 julio de 2013)
comunicación oficial arl
contrato
registro presupuestal
comunicación a contratista
garantica unica
memorando de superivicion
acta de inicio
informe de supervicion
certificado de tesoreria
acta de terminacion anticipada
acta de liquidacion
AG = Archivo de Gestión M = Microfilmación CT = Conservación Total AC = Archivo Central S = Selección E = Eliminación D = Digita
Firma de quién realiza la solicitud Firma de quién atiende la solicitud en DCGD

Jefe de la UAA Funcionario Encargada de las TRD

Fecha: Fecha:
 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: FGD.8.16.1

FORMATO SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN

Versión: 01
DOCUMENTAL (TRD)
NOMBRE LMA IPS - ADMINISTRATIVA : CÓDIGO UAA:
RESPONSABLE: SONIA MORENO BARRERO CARGO: SISO
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES (AÑOS) CREAR MODIFICAR ELIMINAR OBSERVACIONES

A.G. A.C. CT E D M S

26.15 INVENTARIO
26.1 Inventario general semestreal de bienes
x
devolutivos por dependencia
Inventario Documental
26.3 Inventario general semestral de bienes
devolutivos por dependencia

El inventario documental esta

Comprobante de traslados
conformado por doas las
series y subseries bajo
responsabilidad directa e
incluyen los elaborados por
x x cada funcionario o contratista
de las dependencia por la
cual debe actualizarse y
conservar permanentemente
en la gestion

Inventario dependenias por codigo

 Inentario docuental es
conformado por todas las
dependencias series
subserias bajo
responsabilidad directa e
26.4 Invenario documental de la dependencia influcyen los elaborados por
cada funcionaro o contratista
de las dependencias por la
cual debe actualizarse y
conservar permanentemente
en gestion.

Inventario documental de la Depedencia

Inventario documental
15.1 Inventario activos fijos, depreciacin,
amortizacion y ajustes
Listados x x x x
comunicación oficial
Reporte de activos por cuenta contable
Infome de depreciacion y amortizacion
Reporte depreciacin del periodo
Reporte de activos por cuenta contable
16.1 Invnetario General anual de bienes devolutivos
y de consumo

Esta serie documental se dea

dos años (2) en archivo de
gestion y diez (10) años en el
archivo central, cumpliento el
tiempo de retencion se
elimina puesto que la
Inventario documental anual x x
ubfirnacuib esta contenida en
los libros de contabilidad y
teniendo en cuenta que la
mayor parte de los eleemntos
cuenta con vida util de diez
años
 acta general de inventarios

AG = Archivo de Gestión M = Microfilmación CT = Conservación Total AC = Archivo Central S = Selección E = Eliminación D = Digita

Firma de quién realiza la solicitud Firma de quién atiende la solicitud en DCGD

Jefe de la UAA Funcionario Encargada de las TRD

Fecha: Fecha:
 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: FGD.8.16.1

FORMATO SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN

Versión: 01
DOCUMENTAL (TRD)
NOMBRE LMA IPS - ADMINISTRATIVA : CÓDIGO UAA:
RESPONSABLE: SONIA MORENO BARRERO CARGO: SISO
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES (AÑOS) CREAR MODIFICAR ELIMINAR OBSERVACIONES

A.G. A.C. CT E D M S

8.16 PLANES Y PROGRAMAS

16.1 Sistema de estimulos
Programa de bienestar social y plan de incentivos x x x x
resolucion
Relacion de actividades
Memorando Conserva dos (2) años en el
Archivo de Gestion y se
comunicación oficial transfiere al Archivo Central
evidencias para un tiempo de
conservacion de ocho (8)
años, posteriormente se
elimina porque la informacin
queda registrada en el
informe de gestion (acta de
reunion TRD 21. julio de
2014)

AG = Archivo de Gestión M = Microfilmación CT = Conservación Total AC = Archivo Central S = Selección E = Eliminación D = Digita

Firma de quién realiza la solicitud Firma de quién atiende la solicitud en DCGD

Jefe de la UAA Funcionario Encargada de las TRD

Fecha: Fecha:
 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: FGD.38

FORMATO SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN

Versión: 02
DOCUMENTAL (TRD)
NOMBRE LMA IPS - ADMINISTRATIVA : CÓDIGO UAA:
RESPONSABLE: SONIA MORENO BARRERO CARGO: SISO
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES (AÑOS) CREAR MODIFICAR ELIMINAR OBSERVACIONES

A.G. A.C. CT E D M S

8.22 PLANES Y PROGRAMAS x

22.1 Programa de seguridad industrial
Reporte de entrega de dotacion industrial a funcionari
Reporte de entrega de dotacin industrial a contratista
Permiso trabajo en alturas
Ficha tecnica
Cronograma de actividades
Inspecciones
Reglamento de higiene seguridad industrial
Acto administrativo conformacin brigadas
Inspecciones x x x Conserva dos (2) años en el
Acta de reunion brigadas Archivo de Gestion y se
Plan de emergencia transfiere al Archivo Central
para un tiempo de
Infome conservacion de ocho (8)
años, posteriormente se
elimina porque la informacin
queda registrada en el
informe de gestion (acta de
reunion TRD 21. julio de
2014)

AG = Archivo de Gestión M = Microfilmación CT = Conservación Total AC = Archivo Central S = Selección E = Eliminación D = Digita
Firma de quién realiza la solicitud Firma de quién atiende la solicitud en DCGD

Jefe de la UAA Funcionario Encargada de las TRD

Fecha: Fecha:
CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS REALIZADOS

1 Junio 01 de 2016 Creación del documento
2 Octubre 04 de 2018 Inclusión de la casilla de Digitalización
AMBIOS REALIZADOS

Digitalización