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SOPORTES DE CONTABILIDAD
UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
CHIA
2016
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SOPORTES DE CONTABILIDAD
Tutor
Gabriel Morales
Contador Público
Universidad de Cundinamarca
Administración de Empresas
Chia
2016
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Contenido
INTRODUCCION...........................................................................................................................................4
OBJETIVOS:..............................................................................................................................................5
LETRA DE CAMBIO...................................................................................................................................6
CHEQUE...................................................................................................................................................7
PAGARE...................................................................................................................................................8
LIBRANZA...............................................................................................................................................11
CERTIFICADO DE DEPÓSITO...................................................................................................................12
SOPORTES CONTABLES..........................................................................................................................13
GENERALIDADES................................................................................................................................14
RECIBO DE CAJA.....................................................................................................................................14
RECIBO DE CONSIGNACIÓN BANCARIA.................................................................................................15
COTIZACIÓN...........................................................................................................................................16
PEDIDO..................................................................................................................................................17
3. CLASES DE PEDIDOS.......................................................................................................................17
REMISIÓN..............................................................................................................................................18
FACTURA DE COMPRA Y VENTA............................................................................................................20
RECIBO DE CAJA MENOR.......................................................................................................................21
NOTA DÉBITO Y CRÉDITO.......................................................................................................................23
NOTA DEBITO........................................................................................................................................24
NOTA CRÉDITO......................................................................................................................................24
COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD..........................................................................................25
COMPROBANTE DE EGRESO:.................................................................................................................27
CONCLUSIONES.....................................................................................................................................28
WEBGRAFIA...........................................................................................................................................29
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INTRODUCCION
Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que trate,
los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos,
debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
OBJETIVOS:
LETRA DE CAMBIO
Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona
llamada “girador” a otra llamada “girado”, para que pague a la orden o al portador, cierta suma
de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito.
El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el
comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
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CHEQUE
Un cheque es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer
dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para
retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, la cual se expresa en el documento,
prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
El cheque es un título de valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona,
llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una
suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.
Es un documento mercantil por el que un banco o entidad de crédito se obliga al pago de una
determinada cantidad por orden de uno de sus clientes y con cargo a su cuenta bancaria.
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PAGARE
El pagaré es un título de crédito, con determinadas formalidades, que contiene la promesa pura y
simple de pagar una cantidad de dinero a una persona determinada.
Según el artículo 94 de la Ley Cambiaria y del Cheque, para que un documento sea considerado
pagaré, ha de cumplir los siguientes requisitos:
a).- Ha de contener la palabra pagaré literalmente escrita en el documento, sin que sean válidas
otras palabras o expresiones similares como pagará, páguese, etc..
Además, algunos juristas no aceptan la validez del efecto si la denominación “pagaré” aparece
puesta en el margen o en una esquina del documento, manteniendo que debe figurar en la frase
central del documento que contiene la promesa de pago.
La palabra pagaré puede escribirse en español o en cualquier idioma autonómico, pero todo el
pagaré ha de estar íntegramente redactado en el mismo idioma, ya que, en caso contrario, el
documento no se considerará pagaré.
b).- Debe contener la promesa de pago de una cantidad de dinero en euros o en moneda
extranjera, expresada en números o en letras, sin que sea válido pagar con otros bienes que no
sean dinero.
c).- Debe señalar un vencimiento, que es el momento en que será abonado el pagaré.
Aunque existen distintos tipos de vencimiento (a la vista, a un plazo desde la vista, a un plazo
desde la fecha…), en la práctica, casi siempre se señalará el vencimiento del pagaré a una fecha
fija, escrita en el documento con números o letras.
La fecha de vencimiento no puede ser alterada o manipulada y siempre ha de tratarse de una
fecha concreta, posible y cierta. Cualquier incumplimiento de los anteriores requisitos, conlleva
la nulidad del pagaré.
d).- Debe designar un lugar de pago, exigiéndose únicamente indicar la población, sin necesidad
de especificar la calle y el número del lugar de pago o la cuenta bancaria donde se cargará el
importe del pagaré el día de su vencimiento, aunque habitualmente estos datos figurarán en el
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documento porque, en la práctica, siempre se domicilia su pago en una cuenta bancaria del
firmante.
Si faltase el lugar del pago, se entenderá suplido por el lugar de emisión.
e).- Debe designar un tomador, es decir, debe indicar el nombre de la persona o sociedad
concreta a cuyo favor se emite el pagaré, legalmente denominada beneficiario, siendo nulos los
pagarés emitidos al portador.
f).- Debe figurar el lugar y fecha emisión del pagaré. Si falta la fecha o el lugar de emisión, el
pagaré es nulo, aunque la ausencia del lugar de emisión puede subsanarse teniendo por tal lugar
el que figure junto al nombre del firmante o emisor del pagaré
g).- Debe constar la firma del emisor del pagaré, que es la persona o entidad obligada a pagarlo a
su vencimiento. Por el momento, la tendencia de los Juzgados es exigir que la firma sea
manuscrita y original, pese a los avances técnicos y a la necesidad de grandes empresas de
emitir, en ocasiones, un gran volumen de pagarés.
Cuando el emisor del pagaré es una sociedad, la persona que lo firme en su nombre debe
consignar la denominación de la entidad que representa, ya escribiéndola, ya estampando el sello
o antefirma de la sociedad junto a su firma, con la finalidad de que la que quede obligada al pago
sea la mercantil, ya que, de no hacerlo así, será la persona que firme quien quede obligado a
pagarlo a su vencimiento con cargo a su patrimonio particular.
A diferencia de lo que ocurre con la letra, no existe un modelo oficial de pagare en papel
timbrado, por lo que ha de considerarse que cualquier documento que reúna los requisitos
enumerados anteriormente tendrá la consideración de pagaré.
Los anteriores son los requisitos mínimos que debe contener un documento para que pueda ser
considerado “pagaré”. Si falta alguno de ellos, el documento tendrá mayor o menor valor jurídico
según el caso, pero no será un “pagaré” y no gozará de las ventajas que conlleva serlo a la hora
de reclamarlo por impago, transmitirlo a terceros, etc.
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en
una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
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LIBRANZA
Es básicamente un mecanismo de recaudo en el cual un trabajador que adquiere un crédito con
un tercero autoriza a su empleador a que le retenga un valor determinado de su salario, bien sea
quincenal o mensual, y se lo traslade al banco para cubrir la cuota periódica que debe cubrir del
crédito adquirido por el trabajador.
Para el adecuado desarrollo del esquema de libranza es de suma importancia que la entidad
financiera cuente con la autorización de descuento de nómina del deudor-empleado y el convenio
de recaudo debidamente suscrito con la entidad empleadora en donde estén expresamente
consignadas todas las obligaciones del convenio.
La libranza es una figura muy utilizada por las entidades financieras para otorgar créditos a los
empleados, por lo que les asegura el recaudo de las cuotas, en la medida que se descuentan de la
nómina del empleado.
Capacidad de pago y capacidad de descuento
Un aspecto de gran importancia que se debe tener en cuenta cuando se utiliza la modalidad de
libranza es la determinación precisa de la capacidad de pago y la capacidad de descuento.
La capacidad de pago es determinada por un análisis detallado en donde se cuantifiquen todos
los egresos mensuales del deudor (servicios públicos, alimentación, educación tanto del
beneficiario de la libranza como de las personas a su cargo, arriendo, impuestos, gastos por
salud, obligaciones financieras y demás gastos que se evidencien), mediante la información que
suministra el deudor y los documentos que los soportan, y se procesen frente a los parámetros
que tiene establecidos cada cooperativa para el segmento del mercado al que pertenece el deudor
y la información que el analista pueda detectar y discernir.
La capacidad de descuento, es el porcentaje o monto que puede ser descontado del sueldo del
empleado, que para el caso de las Cooperativas, de acuerdo con el literal b) del Artículo 59 del
Código sustantivo del trabajo, no puede superar un cincuenta por ciento (50%) de los salarios y
prestaciones, para cubrir sus créditos.
Así las cosas, si el trabajador una vez determinado el valor que se le puede descontar de su
sueldo, no le alcanza para cubrir el valor determinado en su capacidad de pago, debe limitarse la
cuota al porcentaje máximo de descuento que permite la ley. Un trabajador que devengue un
sueldo de $800.000, puede tener una capacidad de pago de $500.000, pero por ley, la empresa no
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le podrá descontar un valor superior a $400.000, por lo que la cuota deberá estar en función de la
capacidad de descuento.
CERTIFICADO DE DEPÓSITO
El certificado de depósito es un documento en el que consta, que una persona ha dado a guardar
mercancías en manos de un almacén de depósito. Según lo establecido en el código de comercio,
los certificados de depósito reúnen los derechos del depositante sobre la cosa depositada y sirven
como instrumentos de venta, transfiriendo los derechos del depositante al adquirente, como por
ejemplo la propiedad de las cosas dadas en depósito.
El certificado de depósito es entregando al depositante cuando este lo solicita y paga su valor,
por el almacén de depósito.
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SOPORTES CONTABLES
Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de
elaborarlos
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Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros
de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben
soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación
se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el
ciclo contable, su definición y sus principales características.
GENERALIDADES
Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón
social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del
contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar
los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son:
Soportes contables externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y
conservados en la empresa.
Soportes contables internos: Son aquellos documentos emitidos en la empresa que pueden ser
entregados a terceros o circular en la misma empresa.
RECIBO DE CAJA
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo
recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o
totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para
ellas el soporte es la factura.
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COTIZACIÓN
Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un
documento informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción y efecto de
cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El
término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de
productos o servicios.
PEDIDO
Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un periodo de compra a un
comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
FORMULACIÓN DE PEDIDOS
Cuando hacemos un pedido debemos indicar todas aquellas condiciones de compra venta que
consideremos más importantes, como: descuentos, formas de pago, lugar y fecha de entrega,
precios, cantidades, calidad, etc…
3. CLASES DE PEDIDOS
Pedido condicional
Pedido en firme
Es la modalidad más utilizada: cuando se conocen todas las condiciones que afecta al pedido y,
por tanto, dan lugar a un acuerdo entre proveedor y cliente.
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REMISIÓN
Su función es permitir al comprador la confrontación de la mercancía recibida con la solicitada
en el pedido. Este documento solo es informativo.
La nota de remisión deberá expedirse como mínimo por duplicado y deberá contener la lista de
mercadería o de elementos suministrados. Lo más frecuente es que la misma se extienda por
triplicado, el original para el comprador, la copia para el vendedor y la tercera para quien
transporta la mercadería a efectos que le sirva como constancia de la operación que se llevó a
cabo en caso de haber reclamos de parte de algunas de las dos partes, comprador o vendedor.
Las notas de remisión no son incluidas en los libros de contabilidad dado que las mismas
generalmente se emiten sin valores, hecho por el cual no tienen un valor tributario, principal
diferencia que guardan con respecto a las facturas y que nos permitirá diferenciar entre una y
otra. Es más bien una especie de documento interno de las empresas que cumple una función de
verificación.
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Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto
con la discriminación del IVA pagado.
Numeración consecutiva.
Fecha de expedición.
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Valor total.
La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y
se asigna a una persona como responsable de su manejo.
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su
especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las
facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que
presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos
económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible
mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.
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En el caso de las cuentas bancarias, la nota crédito que emite el banco, sí es un ingreso para la
empresa, puesto que con ésta el banco ha consignado en la cuenta valores como por ejemplo los
intereses ganados por el dinero depositado en la cuenta. (Caso contrario a la nota debito, la nota
crédito es un egreso para quien la emite y un ingreso para quien la recibe).
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NOTA DEBITO
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o
debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma
nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en
la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el
incremento del saldo de una cuenta.
NOTA CRÉDITO
Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la
acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
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Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos,
rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por
exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
Se denomina libro primera entrada, por ser el primer registro que utiliza una empresa para
practicar por primera vez la contabilización de sus transacciones u operaciones suscitadas en ella.
Se denomina libro diario por ser el registro que utiliza una empresa para practicar día a día y en
orden progresivo la contabilización de las transacciones u operaciones suscitadas en ella por muy
importantes o insignificantes que estas sean.
Objetivo
COMPROBANTE DE EGRESO:
Es el documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que se realizan en una
empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto para las pequeñas como para grandes
empresas.
CONCLUSIONES
Todos los soportes contables constituyen la base del registro contable de las operaciones
realizadas y deben contener la siguiente información general:
WEBGRAFIA
https://www.google.com.co/search?sclient=psy-
ab&biw=1366&bih=667&q=introduccion+sobre+los+documentos+soportes+de+contabilidad&o
q=introduccion+sobre+los+documentos+soportes+de+con&gs_l=serp.3.0.33i21.4972.20312.1.2
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cad=cbv&bvch=u&sei=YHcKV6WTB4O8eN_LpIgM
www.wikipedia.com
http://www.el-pagare.es/concepto-y-requisitos-de-un-pagare/
http://www.gerencie.com/libranza.html
http://www.definicionabc.com/general/nota-de-remision.php
http://www.gerencie.com/en-que-consiste-la-factura-cambiaria-de-compraventa.html
http://www.gerencie.com/notas-debito-y-credito.html}