Fer ond2 (Benn) ~ Qoxmela OG 2 V0 ADOPCIONDE PLANTA TemporaL Core! ( Ga: Neorg —— Con el objetivo de presentar los aspectos relevantes para la creacién de empleos temporales, en el presente documento se resume el marco normativo aplicable y el desarrollo técnico que debe observarse para tal fin. Al respecto es preciso sefialar que si bien para la adopcién de plantas temporales existen algunas disposiciones normativas especificas, también se sujetan a las previstas para el proceso de reestructuracién de plantas de personal integradas por cargos de carrera administrativa Ahora bien, la adopcién o reestructuraci6n de la planta de personal de una entidad publica del orden nacional se determina mediante Decreto suscrito por el Presidente de la Republica, el Ministro de Hacienda y Crédito Publico y el Director del Departamento Administrativo de la Funcién Publica. El procedimiento administrative que precede la expedicién de dicho Decreto se encuentra regulado por el siguiente: MARCO NORMATIVO. * Articulo 21 de la Ley 909 de 2004: 1. De acuerdo con sus necesidades, los organismos y entidades a los cuales se les aplica Ja presente Ley, podran contemplar excepcionalmente en sus plantas de personal empleos de carécter temporal o transitorio, Su creacién deberé responder a una de las siguientes condiciones: 2) Cumplir funciones que no realiza el personal de planta por no formar parte de las actividades permanentes de la administracion; ») Desarrollar programas o proyectos de duraci6n determinada: ) Suplir necesidades de personal por sobrecarga de trabajo, determinada por hechos ‘excepcionales; ) Desarroltar labores de consuttorta y asesoria institucional de duracién total, no superior a doce (12) meses y que guarde relacién directa con el objeto y la naturaleza de fa institucién, 2. La justificacion para la creacién de empleos de carécter temporal deberé contener Ja ‘motivacion técnica para cada caso, asi como Ia apropiacion y disponibilidad presupuestal para cubrir el pago de salarios y prestaciones sociales, 3. El ingreso a estos empleos se efectuaré con base on las listas de elegibles vigentes para la provision de empleos de carécter permanente, sin que dichos nombramientos ocasionen 1 retiro de dichas listas. De no ser posible Ia utilizacion de fas listas se realizar un proceso do evaiuacién de las capacidades y competencias de los candidatos. + Decreto 1227 de 2008: articulo 1°, Se entiende por empleos temporales jos creados fn las plantas de cargos para él ejercicio de las funciones previstas en al articulo 21 de la Ley 909 de 2004, por of tiempo determinado en el estudio técnico y en ef acto de nombramientoLos empleos temporales deberan sujetarse a la nomenclatura y clasificacion de cargos vigentes para cada entidad y a las disposiciones relacionadas con la elaboracién del plan de empleos, disefto y reforma de plantas de que trata la Ley 909 de 2004. En la respectiva planta se deberén identificer los empleos que tengan la naturaleza de ‘emporales. EI estudio técnico deberé contar con el concepto previo favorable del Departamento Administrative de fa Funcién Pablica. Articulo 2°. El régimen salarial, prestacional y demés beneficios salariales de los empleos temporales sera el que corresponda a fos empleos de carécter permanente que rige para la entidad que va a crear ei cargo y se reconocera de conformiciad con fo establecido en fa ley. Articulo 3°. EI nombramiento en un empleo de caracter temporal se efectuaré teniendo en cuenta las listas que hagan parte de! Banco Nacional de Listas de Elegibles y que correspondan a un empleo de fa misma denominacién, cédigo y asignacién basica del empleo a proveer. Para el andlisis de! perfil y de las competencias requeridas, la entidad deberé consultar fas convocatorias que le suministre Ja Comisién Nacional del Servicio Civil Cuando, excepcionalmente, no existan listas de elegibles vigentes que permitan la provision dei empleo temporal, la entidad reatizara un proceso de evaluacién de! perfil requerido para su desempefio a fos aspirantes a ocupar dichos cargos, de acuerdo con e! procedimiento que establezca cada entidad. El ingreso a empleos de caracter temporal no genera el retiro de Ie lista de elegibles ni derechos de carrera. Articulo 4°. El nombramiento deberd efectuarse mediante acto administrativo en el que se indicaré el término de su duracién, al vencimiento del cual quien lo ocupe quedara retirado de} servicio automaticamente. Articulo 228 del Decreto — Ley 019 de 2012: “Modifiquese el articulo 46 de la Ley 909 de 2004, of cual quedaré asi Articulo 46. Reformas de planta de personal. Las reformas de plantas de personal de empleos de las entidades de la Rama Ejecutiva de los érdenes nacional y territorial, deberén motivarse, funderse en necesidades del servicio o en razones de modemnizaoiin de la AdministraciOn y baserse en justificaciones 0 estudios técnicos que as! fo demuestren, elaborados por las respectivas entidades bajo las directrices del Departamento Administrativo de la Funoion Publica y de la Escuela Superior de Administracién Publica - ESAP.. EI Departamento Administrative de la Funcién Publica adoptaré a metodologia para la elaboracién de los estudios o justificaciones técnicas, la cual deberé cefirse a los aspectos estrictamente necesarios para soporter la reforma a las plantas de personal. Toda modificacién a Jas plantas de personal de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva de! poder piiblico del orden nacional, deberd ser aprobada por el Departamento Administrativo de la Funcién Publica.”= Atticulo 33 del Decreto 1077 de 2012: "El Departamento Nacional de Planeacién, 6! Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnologia @ Innovacién Colciencias, fos Ministerios de Hacienda y Crédito Pablico, y de Minas y Energia, asi como sus entidades adscnitas y vinculadas que cumplan funciones en el marco del Sistema General de Regalles, podrén disponer de plantas de personal de carécter temporal para e! ejercido de aichas funciones. La creacién de las plantas de personal se sujetara a lo dispuesto por la ley que le sea aplicable. Con todo, 1a aprobacién de estes plantas temporales requerira def concepto previo y favorable de la Comisién Rectora del Sistema General de Regallas con el apoyo técnico de Ja Direccién General de! Presupuesto Paiblico Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Pablico.” © Articulo 30 de la Ley 1744 de 2014: “Los empteos temporales de las plantas de personal requeridos para el cumplimiento de las funciones de los Gryanos definidos en ef articulo 3° de la Ley 1530 de 2012, son de libre nombramiento y remocion, independientemente del nivel y dependencia a los cuales pertenezcan. Visto el marco normativo general aplicable a la adopcién de empleos de caracter temporal, a continuacién se presentan sistematicamente las fases que se deben agotar asi PROCEDIMIENTO 1) APROBACION DEL DEPARTAMENTO ADMINSTARTIVO DE LA FUNCION PUBLICA Para obtener la aprobacién del DAFP se iniciard con la presentacién de los siguientes documentos ante la Direccién de Desarrollo Organizacional: a) Estudio Técnico: Este informe constituye la herramienta de verificacién de andlisis de los criterios técnicos de la necesidad y oportunidad de la adopcién o reestructuracién de planta de personal, que debera desarrollarse bajo la metodologia que para tal efecto ha disefado la funci6n piblica, de acuerdo con la cual deberé contar con el siguiente contenido minimo: - Resefia Historica: Implica la descripcién de la evolucién funcional y misional de la entidad publica solicitante, donde se identifiquen las principales transformaciones en la prestacién del respectivo del servicio, seguin el sector administrativo en el que se encuentre adscrito en caso de tratarse de una entidad publica del orden nacional. - Marco Legal: Describe las disposiciones normativas de cualquier nivel jerérquico sefialan las funciones y competencias de la entidad, incluyendolas normas internas que regulan la distribucién de cargos y demas aspectos relativos a la planta de personal Anilisis Externo: Pretende describir la importancia del servicio prestado por la entidad para la sociedad, en consideracién a factores extemos como por ejemplo el medio ambiente en caso de ser relevante. Segin la metodologia del DAFP para que este andlisis resulte efectivo se debe incorporar el estudio de los siguientes factores: Entomo politico. Entorno econémico. Entomno social. Entomo tecnolégico. Analisis Financiero: En este acapite se debe reflejar un balance que dé cuenta del saneamiento presupuestal de la entidad, discriminando el comportamiento financiero de los tiltimos periodos e incluyendo proyecciones de la expectativa de incremento esperado en la produccién o mejoramiento del servicio derivado de la adopcién de la nueva planta Implica asi mismo la referencia del cuadro de costos donde se detalle el valor de los cargos que se pretende adoptar incluyendo la consideracién del factor prestacional que se genere por efecto de la vinculacién de los nuevos servidores, el cual se debe presentar al Ministerio de Hacienda y Crédito Pablico. Analisis Interno: Constituye el estudio de la definicién del recurso humano destinado pare la entidad de cara al cumplimiento de su misién y el ejercicio de las funciones y competencias legalmente asignadas. Por ser de trascendencia técnica para la revisién que efectia el DAFP, el anlisis técnico debera contener: ¥ Identificacién de la Misién. Y Identificacion de la estructura orgénica vigente de la entidad. Y Identificacion y andlisis de las funciones donde se concluya la necesidad y oportunidad de crear cargos temporales. ¥ Identificacion del Mapa de Procesos y proyeccién de la optimizacion de los procedimientos definidos en el sistema de calidad de la entidad como consecuencia de la adopcién de los cargos temporales.Y Identificacion de los usuarios o clientes de la entidad, sefialado el mejoramiento al servicio al ciudadano por efecto de la adopcién de la planta temporal ¥ Estudio de cargas laborales de los empleos que integren la planta de personal actual, donde se identifiquen aquellas que deban ser asumidas por los cargos adoptados. En caso de empleos temporales establecidos para el desarrollo de proyectos especificos se relacionaran las cargas de trabajo de los cargos propuestos con la respectiva justificacion de imposibilidad de asignarlas a los empleos de planta de carrera administrativa En cualquier caso el estudio cargas laborales se debera presentar en el cuadro de referencia formulado matematicamente por la DAFP. b) Memoria Justificativa: Este documento refiere las consideraciones juridicas pertinentes derivadas de la expedicién del Decreto por el cual se crean los empleos temporales, cuyo contenido debera cefiirse a lo definido por los articulos 5 y 6 del Decreto 1345 de 2010, a saber: > Antecedentes y razones de oportunidad. > Ambito de aplicacién del Decreto que expedira. ® Viabilidad Juridica, la cual se integra por las siguientes variables: - Anélisis expreso y detallado de las normas que otorgan la competencia para la expedicién del correspondiente acto - Vigencia de la Ley 0 norma desarrollada. - Disposiciones derogadas, subrogadas, modificadas. > Impacto econémico. > Disponibilidad Presupuestal v Impacto medioambiental, en caso de ser necesario. » Cumplimento de los requisitos de consulta previa y publicidad cuando hubiere lugar a ello. ¢) Proyecto de Manual de Funciones: Igualmente se remitiré el proyecto del acto administrativo a través del cual se definen las funciones y competenciasdefinidas para cada empleo temporal, con el sefialamiento de los requisitos de formacién académica y experiencia profesional exigidos para la posesién d) Proyecto de Decreto: Adicionalmente con los documentos se debera presentar el proyecto de decreto por el cual se crean los empleos temporales, con plena identificacion de la denominacién cédigo y grado determinados segun la clasificacion de la nomenclatura aplicable a la entidad Una vez aprobado por la Direccién de Desarrollo Organizacional y previa revision de la Direccién Juridica se culmina con la suscripcién del proyecto de Decreto por parte de la Directora del Departamento Administrativo de la Funcién Publica. 2) APROBACION DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLIO Considerando que el Decreto proyectado para la adopcién de la planta temporal se suscribe igualmente por el Ministro de Hacienda, el tramite supone la certificacion de disponibilidad presupuestal por parte de dicha entidad Para tal efecto se presentard ante el Ministerio el estudio de costos proyectado para la operatividad de la planta temporal, incluyendo los conceptos de asignacion basica salarial y carga prestacional de los empleados temporales segtin el término definido. El estudio de costos, deberd indicar la fuente de financiacién de los emolumentos laborales causados por efecto de la creacién de estos empleos, asi como el origen y la naturaleza de los recursos destinados para tal efecto. Una vez culminen estas dos fases el proyecto de Decreto se remite al Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica para la suscripcién por parte del sefior Presidente, previa verificacion de la aprobaci6n técnica y la disponibilidad de los recursos por las instancias competentes (afd Kancloledo @2in mines. ov CO . KATY MINERVA TOLEDO MENA BAS 6126869 Subdirectora de Talento Humano Ministerio de Minas y EnergiaObjeto: Elaborar un documento técnico que soporte la estructuracién de una planta temporal. Marco general Construir el documento que soporte técnicamente la creacién de una planta temporal, en | marco de lo establecido por la Ley 909 de 2004 y sus normas reglamentarias, y de conformidad con los lineamientos del Departamento Administrative de la Funcién Publica — DAFP. Ley 909 de 2004, Articulo 21. Empleos de caracter temporal. 1, De acuerdo con sus necesidades, los organismos y entidades a los cuales se les aplica la presente Ley, podrén contemplar excepcionalmente en sus plantas de personal empleos de caracter temporal o transitorio, Su creacion debera responder a una de las siguientes condiciones: a) Cumplir funciones que no realiza el personal de planta por no formar parte de las actividades permanentes de la administraci6n; b) Desarrollar programas proyectos de duracion determinada; ©) Suplir necesidades de personal por sobrecarga de trabajo, determinada por hechos excepcionales; d) Desarrollar labores de consultoria y asesoria institucional de duracién total, no superior a doce (12) meses y que guarde relacion directa con el objeto y la naturaleza de la institucién. 2. La justificacién para la creacién de empleos de caracter temporal debera contener la motivacién técnica para cada caso, asi como la apropiacion y disponibilidad presupuestal ara cubrir el pago de salarios y prestaciones sociales. 3. El ingreso a estos empleos se efectuard con base en las listas de elegibles vigentes para la provision de empleos de cardcter permanente, sin que dichos nombramientos ocasionen el retiro de dichas listas. De no ser posible la utiizacion de las listas se realizara un proceso de evaluacién de las capacidades y competencias de los candidatos. Actividades Las actividades a desarrollar serian: ~ Compilar y sistematizar la informacion para dar cumplimiento a las normas y lineamientos DAFP para este tipo de estudios.— Analizar esta informacién y brindar los elementos de juicio necesarios para que la Agencia tome las decisiones respecto al detalle de la estructuracién de la planta temporal — Organizer y elaborar los _anexos técnicos (cargas de trabajo, procesos y procedimientos) requeridos por el estudio, con base en la informacion con que ‘cuenta la Agencia. ~ Entregar y validar el documento técnico que soporta la creacién de una planta temporal en la Agencia y sus respectivos anexos. El articulo 228 del decreto 019 de 2012, determiné que: Modifiquese el articulo 46 de la Ley 909 de 2004, el cual quedara asi: "Articulo 46. Reformas de planta de personal. Las reformas de plantas de personal de empleos de las entidades de la Rama Ejecutiva de los ordenes nacional y territorial, deberan motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modemizacién de la Administracién y basarse en justificaciones 0 estudios tecnicos que asi lo demuestren, elaborados por las respectivas entidades bajo las, directrices de! Departamento Administrative de la Funcién Publica y de la Escuela ‘Superior de Administracion Puiblica -ESAP...~. Lineamientos de la CNSC, para la provisién de los empleos. La Comisién Nacional del Servicio Civil, en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial, las conferidas por los literales e) y h) del articulo 11 de la Ley 909 de 2004 y, teniendo en cuenta que, al tenor del numeral 3 del articulo 21 de la precitada ley, el ingreso a los empleos de caracter temporal, se efectuard con base en las listas de elegibles vigentes para la provision de los empleos de caracter permanente, emite la siguiente instruccién, sobre los Fequisitos y el tramite de las solicitudes elevadas para tal fin, ante esta Comision: 1. La solicitud de estudio técnico para la provisién de planta temporal, en el contexto del numeral 3, del articulo 21, de la Ley 909 de 2004, debera ser dirigida a la Presidencia de la CNSC, y ser suscrita por el representante legal de la entidad requirente, 0 por quien se encuentre delegado para tal efecto, en cuyo caso se debera anexar el correspondiente acto administrativo. 2. La solicitud debera contener: a) Relacién de empleos temporales que se requieren proveer, con indicacién del numero de cargos, la denominacién, codigo y grado de los mismos; b) Los respectivos soportes legales sobre la creacin de los empleos temporales que se requieren proveer; ©) Sefialar la duracion de los empleos temporales creados;d) Anexar copia del manual de funciones, requisitos y competencias aplicable a los. empleos temporales a prover, e) Indicar la asignacién basica mensual de cada uno de los empleos temporales. Nota: En los casos que la solicitud de estudio técnico para la provision de planta temporal, no cumpla con lo exigido en esta circular, la misma sera devuelta a la entidad interesada, para que se incorporen los ajustes que sean necesarios y se presente nuevamente a la CNSC para el analisis respectivo. 3. Allegada la solicitud de estudio técnico para la provisién de planta temporal, con el lleno de los requisites aqui fiiados, se aplicaré el procedimiento dispuesto en la reglamentacion de los Bancos de Listas de Elegibles, para cada uno de los sistemas de carrera vigilados y administrados por la CNSC. 4. Teniendo en cuenta que la realizacion de estudios técnicos para la provision de planta temporal, implica un andlisis complejo y minucioso de cada uno de los empleos que hacen parte de la planta temporal creada, frente a los empleos que cuentan con listas de elegibles vigentes para la provision de empleos permanentes, la CNSC atenderd la solicitud, bajo el principio de celeridad y en consideracién al numero de empleos y vacantes que se pretenden prover. Por lo anterior, se recomienda a las entidades que eleven estas solicitudes, considerar en la planeacién de sus actividades, la obligacién legal de realizar estudios técnicos por parte de la CNSC, para la provisidn de la planta temporal, a efectos de evitar cualquier afectacién en la prestacion del servicio.