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5 EL ARCHIVO DE HISTORIAS CLINICAS

Pasaremos a definir el Archivo de historias clínicas como el área en la cual sealmacenan y
son archivadas todas la historias que se generan diariamente en losestablecimientos de salud , como
resultado de la atención asistencial del profesionalmédico hacia el usuario del establecimiento médico o
paciente , dicho ambientedeberá contar con las condiciones mínimas requeridas según las normas en
materiade salud que garanticen una adecuada organización y fácil recuperación de estedocumento, así
también los responsable del área están en la obligación de establecerlos mecanismos necesarios para
una adecuada custodia de la documentación quetienen a su cargo.
2.5.1 TIPOS DE ARCHIVO DENTRO DE UN ARCHIVO DE H C
Según la NORMA TECNCA DE SALUD No 022 del MINSA (2008)
Archivo activo:
 El archivo activo está conformado por historias clínicas de
los pacientes que están recibiendo o han recibido atención en el establecimiento desalud en los últimos 5
años.
Archivo pasivo :
 El archivo pasivo está conformado por las historias clínicas delos pacientes que han fallecido y las
historias de pacientes que no han concurrido alestablecimiento por más de 5 años , estas historias permanecerán por un
periodo de15 años debiendo luego entrar al proceso de depuración final .
Archivo especial
: En este archivo están las historias clínicas de caso medicolegales y de interés científico o histórico.
Archivo centralizado:
 Es el sistema por el cual se archivan todas las historiasclínicas activas en un solo ambiente.
En el caso del establecimiento de salud materia de nuestro estudio y también en lamayoría de hospitales
públicos solo cuentan con dos tipos de archivo el activo y pasivo, en nuestro caso en el archivo activo se
encuentran todas las historias clínicasque deberían estar según la norma técnica en el archivo centralizado
y en el archivo pasivo también forman parte las historias que según la misma norma , deberían
estaralmacenadas en el archivo especial , esto principalmente al crecimiento del volumendocumental
que día a día se presentan en los archivos , lo que hace insuficiente losespacios en los ambientes de
archivo.

 
En cuanto al Archivo pasivo debemos aclarar lo que concierne al términodepuración, este proceso se
define como la eliminación que se procede a dar a lahistoria clínica que según la norma debe llevarse a
cabo cuando dicho documentotiene una antigüedad de 15 años o más , con lo que estamos en total
desacuerdo , yaque siendo la historia clínica un documento , médico legal , su valor es de
carácter permanente , si bien es cierto este punto de la norma hace hincapié en el proceso dedepuración
con la finalidad de ganar espacio en los ambientes de archivo , creemosque no es la solución más viable a
dicho problema de sobrepoblación de historiasclínicas , una vez más , la digitalización se presenta como
una opción no solo acordecon las necesidades del archivo sino que podría resultar muy beneficioso en
cuantoal ahorro de espacio y recurso humano , y emplear dichos recursos en otrasactividades que todavía
están pendientes dentro de este archivo
2.5.2 ORGANIZACIÓN Y MANEJO DEL ARCHIVO
Según la NTS No 022 (2008) el archivo de historias clínicas debe ser centralizado elmismo que debe de
contar con un archivo activo y un archivo pasivo, del mismocontar con un archivo de historias clínicas
especiales el mismo que debe de contarcon la previa autorización de la jefatura responsable, este archivo
deberá de estar enun ambiente separado y en el cual se almacenaran las historias clínicas cuyaimportancia
es de mucha relevancia y por su contenido e implicancia médico legalya sea por el diagnostico o por los
datos relevantes en cuanto a salud del paciente ocaracterísticas del mismo( HIV positivo, abortos,
accidentes , suicidio o intento dehomicidio agresiones físicas asaltos, etc.) requieren un manejo especial ;
podemosincluir también historias clínicas de pacientes diagnosticadas con algún tipo deneoplasia ,ya que
estas historias son las más requeridos en el campos de la

 
investigación y docencia , y la confidencialidad de la misma requiere también untipo de manejo especial .
Del mismos modo tendrán que ocupar este archivoespecial las historias que tengan antecedentes de haber
sido solicitadas por elMinisterio Publico, Poder judicial, Policía Nacional y por supuesto aquellas que
secaracterizan por su valor histórico, es responsabilidad del jefe de archivo junto conel departamento de
Estadística la implementación de este archivo especial dehistorias clínicas , las mismas que deben ser
manejadas cuidadosamente y bajoresponsabilidad del personal a cargo , estas historias deben previamente
foliadasantes de pasar a ser archivadas a dicho archivo , medida que garantiza integridad dela misma
.Para el archivamiento de historias clínicas cada establecimiento de salud contara conun método de
archivo de acuerdo al volumen de historias clínicas que maneja en suarchivo.Los centros de salud que
cuenten con un volumen de menos de 10 000 historiasclínicas harán uso de un método convencional para
archivar en forma adecuada sushistorias clínicas.Los establecimientos de salud que cuenten con
historias clínicas que manejen entre10 000 y 100 000 hc deberán usar el método digito terminal
simple,Por último los establecimientos de salud como es la institución de nuestro interésque cuenten con
más de 100 000 historias clínicas deberán usar el digito terminalcompuesto.A modo de ejemploTenemos
las siguientes historias clínicas c/u con un numero120015, 110015 y 100015