Instructivo para la modificación de

Plantas de Personal a costo cero,

según la Directiva Presidencial 06 de 2014
Versión 1. Octubre de 2015

“Tú sirves a tu país, nosotros te servimos a ti”

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 Instructivo para la modificación de
Plantas de Personal a costo cero,
según la Directiva Presidencial 06 de 2014

Liliana Caballero Durán

Directora

Gustavo García Bate

Subdirector

Carlos Humberto Moreno Bermúdez

Director de Desarrollo Organizacional

Dirección de Desarrollo Organizacional

Coordinación Editorial - Redacción y Edición

Equipo de Trabajo
Alba Maritza De Guzmán Sierra
Oswaldo Alberto Galeano Carvajal
Hermann Cuestas Canro

Diseño y Diagramación
Grupo de Comunicaciones Estratégicas

2 Instructivo para la modificación de Plantas de Personal a costo cero, según la Directiva Presidencial 06 de 2014
E
l documento que se presenta a continuación será el instrumento para
que las entidades y organismos lleven a cabo las modificaciones en
estructuras administrativas y/o en plantas de personal, cumpliendo las
reglas de Costo Cero y la Generación de Ahorros en el Funcionamiento
de la Entidad, ajustándose a las normas vigentes y en especial a la Directiva
Presidencial 06 del 02 de diciembre de 2014, cuyo alcance y ámbito de
aplicación son las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva Nacional.

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01.
Concepto de reforma
a costo cero

Según la Directiva Presidencial 06 de 2014, el costo cero implica “(i) no generar

gastos de funcionamiento adicionales, incluyendo la totalidad de los costos directos
e indirectos asociados a la nómina, la carga prestacional (costos prestacionales) y el
impacto en los gastos generales o (ii) Generación de ahorros en el funcionamiento
de la Entidad”. Esta medida hace parte de las estrategias señaladas en el Plan de
Austeridad para continuar con la política de eficiencia administrativa impulsada por
el Gobierno Nacional.

Los rediseños institucionales (modificaciones a la estructura, nomenclatura y plantas

de personal) que no cumplan con estos parámetros, salvo las excepciones que
menciona la misma Directiva 06 de 2014 o por recomendación de la Presidencia
de la República, serán devueltos por el Departamento Administrativo de la Función
Pública a las Entidades para su respectivo ajuste.

Así mismo, en cuanto a la contratación de firmas especializadas para la elaboración

del estudio técnico de rediseño institucional, este Departamento recomienda que las
entidades adelanten sus procesos de modernización administrativa directamente, sin
acudir a firmas consultoras, y se apoyen siguiendo las pautas dadas en la Guía de
Rediseño Institucional y la normativa general sobre el tema.

4 Instructivo para la modificación de Plantas de Personal a costo cero, según la Directiva Presidencial 06 de 2014
En este orden de ideas, los escenarios para que haya una reforma a costo cero son:

Suprimir y crear cargos que

no representen incremento Adelantar un proceso
adicional en el presupuesto de formalización laboral
actual relacionado con el rubro (ver numeral 3.3).
de gastos de personal, y que
incluso, generen un ahorro para
la entidad.

Concluir, después de un
análisis de procesos y de
una evaluación de prestación Innovar en procesos o introducir
del servicio, la necesidad de nuevas TICS que contribuyan a
reorientar funciones dentro de la eficiencia administrativa y a
la misma Entidad, modificando la política de austeridad.
la estructura sin afectar la planta
de personal.

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02.
Paso a paso del rediseño
institucional a costo cero

Todos los procesos de rediseño institucional que se adelanten a costo cero, deberán
ajustarse a los parámetros generales definidos por este Departamento Administrativo,
contenidos en la Guía de Rediseño Institucional y la Guía para establecer o modificar
el Manual de Funciones y de Competencias Laborales 2015, disponibles en nuestra
página web, www.funcionpublica.gov.co, en la categoría de Publicaciones,
atendiendo las siguientes fases:

6 Instructivo para la modificación de Plantas de Personal a costo cero, según la Directiva Presidencial 06 de 2014
 Cuando una Entidad considera pertinente adelantar un proceso de rediseño
01. institucional, el primer paso consiste en solicitar el acompañamiento técnico al
Departamento Administrativo de la Función Pública para iniciar el proceso.

Una vez asignado el servidor de Función Pública para acompañar a la Entidad

02. solicitante, se acuerda entre las partes el cronograma de actividades para ejecutar
cada una de las etapas del rediseño institucional.

Las Entidades destinatarias de la Directiva Presidencial 06 de 2014, deben ajustarse

al procedimiento señalado en la Guía Rediseño Institucional de Entidades Públicas,
Orden Nacional, que a grandes rasgos contempla los siguientes puntos:

• Análisis de la organización. Identificar misión, visión, objeto, plataforma

estratégica, mapa de procesos, funciones generales y evaluación de la prestación
del servicio.

• Análisis de cargas de trabajo, con el fin de definir las necesidades de personal.

• Planta de personal actual y propuesta, con sus costos.

• Proyecto de manual de funciones y competencias laborales, de acuerdo con la

guía respectiva y las directrices del Decreto 1083 de 2015.

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 Adelantado el proceso según la Guía de Rediseño Institucional, la Entidad presenta a
03. este Departamento el estudio técnico y los proyectos de acto administrativo firmados
por el Ministro o Director de Departamento Administrativo del sector al cual pertenece
la Entidad, para efectos de expedir el concepto técnico.

Si dicho concepto es favorable, continúa su trámite ante las demás autoridades del
04. Gobierno Nacional competentes para tramitar los proyectos de acto administrativo
(Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República – Secretaría Jurídica).

Por último, se expiden y publican los actos administrativos de modificación de

05. estructura, nomenclatura y planta de personal, según sea el caso.

1 Para mayor información se recomienda consultar la Guía para establecer o modificar el Manual de Funciones y de Competencias Laborales 2015, disponible en nuestra
página web, www.funcionpublica.gov.co, categoría “Publicaciones”.

8 Instructivo para la modificación de Plantas de Personal a costo cero, según la Directiva Presidencial 06 de 2014
03.
Factores a tener en cuenta durante
la elaboración del estudio técnico

3.1 Supresión de cargos

La supresión de cargos es una modalidad que permite a las Entidades eliminar aquellos
cargos que se consideren necesarios, teniendo en cuenta tanto el estudio técnico
como las necesidades actuales de la Entidad. El número de cargos dependerá de los
planes y programas de la entidad, del volumen y distribución racional del trabajo, de
la cobertura del servicio y de la tecnología utilizada.

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 Así, para identificar los empleos que se van a suprimir o eliminar, es necesario tener
presente lo siguiente:

• Vacantes definitivas y personal próximo a pensionarse identificando denominación,

código y grado del cargo, siempre y cuando dicho empleo ya no sea requerido
para la prestación de los servicios esenciales de la entidad, ni en las áreas de
apoyo. En este caso, el ahorro será neto por cuanto los recursos destinados para
pagar a estos servidores, podrán ser usados en otro rubro de gasto.

• Las dependencias con actividades que puedan ser contratadas, deben contar con
los cargos estrictamente necesarios para el control, supervisión y vigilancia de las
mismas, como por ejemplo: labores de celaduría y vigilancia, aseo, proyectos
o estudios especiales que no pueden ser desarrollados con personal de planta
dada la dedicación y tiempo predeterminado de ejecución, el estudio y diseño
de sistemas integrales de información, entre otras.

• Balance entre la cantidad de empleos del área misional y los del área administrativa,
siendo la proporción ideal 70 % y 30% respectivamente.

• Al suprimir los empleos deberá revisarse que estos no estén incluidos en la Oferta
Pública de Empleo, en la Comisión Nacional del Servicio Civil (Circular Conjunta
074 de 2009).

10 Instructivo para la modificación de Plantas de Personal a costo cero, según la Directiva Presidencial 06 de 2014
3.2 Análisis de costos de la planta de personal

Con el fin de tener un panorama claro para la toma de decisiones sobre el talento
humano, se debe incluir un cuadro en el que se pueda evidenciar en paralelo, el
costo actual de la planta de personal y el de la planta propuesta, indicando los
servicios que se continuarán prestando a través de terceros.

A manera de ejemplo, se sugiere diligenciar el siguiente cuadro:

Planta actual Costo Planta propuesta Costo Variación de

los costos
Nº de empleados públicos

Nº de trabajadores oficiales

Nº de contratistas

Nº de personas vinculadas
a la empresa mediante otra
mosalidad (si aplica)

Costos indirectos asocia-

dos a la nomina

Total

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 3.3 Formalización laboral

Es un acuerdo suscrito entre la Entidad y el Ministerio del Trabajo, con el fin de crear
cargos dentro de la planta de personal de la misma, para que se ejecuten las funciones
de carácter misional y permanente, que en la actualidad estén siendo cumplidas por
personal vinculado mediante orden de prestación de servicios, cooperativas, pre
cooperativas de trabajo asociado, empresas de servicios temporales o cualquier otra
forma de tercerización laboral prohibida por las normas laborales o violatoria de los
derechos de los trabajadores.

Lo anterior en cumplimiento de la Ley 1610 de 2013 y el artículo 74 del Plan

Nacional de Desarrollo 2014-2018, las cuales propenden por la vinculación
laboral del personal mediante contratos laborales con vocación de permanencia o
el nombramiento de funcionarios públicos tras la creación de plantas de empleos
permanentes o temporales.

Usualmente los recursos para el pago de estos servicios se encuentran dentro de los
gastos de funcionamiento en el rubro de gastos generales. Si este es el caso, cuando
tales contratos se convierten en empleos, se debe hacer el traslado presupuestal de
gastos generales a servicios personales para cubrir la nómina. De otro lado, cuando
los recursos para pagar los contratos de prestación de servicios provienen de un
proyecto de inversión, lo más recomendable es conformar una planta de empleos
temporales, que se extinguirá cuando el proyecto culmine. Todo lo anterior, con la
aprobación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, entidad encargada de
otorgar la correspondiente viabilidad presupuestal y Departamento Nacional de
Planeación para el caso de los Proyectos de Inversión.

12 Instructivo para la modificación de Plantas de Personal a costo cero, según la Directiva Presidencial 06 de 2014
En todo caso al finalizar el estudio técnico tenga en cuenta uno de los dos siguientes
aspectos, según la Directiva Presidencial 06 de 2014:

• El costo total de la nueva planta de personal, no debe generar gastos adicionales

de funcionamiento, incluyendo la totalidad de los costos directos e indirectos
asociados a la nómina, la carga prestacional (costos prestacionales) y el impacto
en los gastos generales.

• El costo total de la nueva planta de personal, puede generar ahorros en el

funcionamiento de la Entidad.

Finalmente, las entidades destinatarias de la Directiva Presidencial 06 de 2014 que

requieran acompañamiento técnico, pueden acudir a la Dirección de Desarrollo
Organizacional del Departamento Administrativo de la Función Pública, teléfono
(1) 2 43 71 11, correo electrónico webmaster@funcionpublica.gov.co para cumplir
con la Política Nacional de Trabajo Decente del Gobierno Nacional.

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Instructivo para la modificación de Plantas
de Personal a costo cero,
según la Directiva Presidencial 06 de 2014 Departamento Administrativo de la Función Pública
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