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ACTA DE CONSTATACIÓN DE INSPECCIÓN OPERATIVA Y CAMBIO DE

ADMINISTRACIÓN DE LA AGENCIA GUADALUPE EMTRAFESA

Guadalupe, Jueves 22 de Noviembre del 2018

Conste por el presente documento la Inspección Operativa y Cambio de Encargado de

la Administración de la Agencia Tumbes realizada el día Jueves 22 de Noviembre del
2018 en Agencia Tumbes; por motivos de salvaguardar los intereses de la empresa y
bajo indicación expresa de la Gerencia.
 Encargado Administrador Entrante: Sr. Santiago Miñano Briceño (DNI N°
70691789)
 Encargado Administrador Saliente: Sr. Rubén Farfán Pesantes (DNI N°
16750244)
 Luego de haber realizado los Arqueos respectivos, se determinó lo siguiente:
1,- El resultado del Arqueo es CAJA CORRECTA con saldo S/ 0.00 Soles.
Refiriéndose exclusivamente si hubo o no faltante de efectivo.
2,- Los Depósitos de Liquidaciones están al día y se han realizado conforme indica las
normas internas a la fecha.
Se hizo hincapié al Administrador Entrante que a partir de la fecha realice los
depósitos de Liquidaciones diarias así como Compensaciones de Giros por Enviar a
más tardar el día siguiente de generado la producción sin excepción alguna.
3,- Respecto a las Encomiendas se viene realizando el Inventario correspondiente al
periodo 2018 el cual quedará sustentado con los reportes del Sistema debidamente
validados y el inventario físico realizado por Sr. Santiago Miñano Briceño en presencia
de Sr. Rubén Farfán Pesantes. (Se adjunta el inventario correspondiente)
4,- Respecto a los Documentos de Agencia y/u otros, se encuentran los siguientes:
* Licencia de Funcionamiento, se cuenta con vigencia indefinida emitida el 10.12.2015
* Certificado de Defensa Civil / Certificado de Inspección Técnica de Seguridad, con
fecha de vencimiento 06.06.2020.
* Certificado de Saneamiento Ambiental, con fecha de vencimiento 23.03.2019.
* Botiquín completo.
* Extintores (03), fecha de vencimiento 10.2018 y 11.2018

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5,- Se recalca una vez más AL ENCARGADO ENTRANTE DE ADMINISTRACIÓN

GUADALUPE, que debe cumplir con las gestiones siguientes de manera diaria:
 Arqueos de Agencia de manera diaria. (Según Formato remitido por
Contabilidad)

 Cuadre de Liquidaciones por cada cierre de turno.

 Cuadre de Liquidaciones de manera diaria para determinar el importe a

depositar asimismo de las Compensaciones de Giro por Enviar.

 Respecto del manejo de las Liquidaciones, Compensaciones de Giro y Gastos

de Agencia; así como los depósitos deberán ser realizados a mas tardar al día
siguiente de generado el ingreso o egreso. En caso de no haber atención de
bancos, realizarlo a través del cajero que permite realizar depósitos. Lo mismo
aplica para realizar adelantos de depósito con el objetivo de reducir el riesgo de
tener mucho dinero en la Agencia.

 Realizar los Inventarios de Encomiendas de manera diaria. (E, PP, CRÉDITO)

 Archivar los documentos de Agencia (Comprobante de Pago, Vales de

Compensaciones de Giro, Documentos de gestión o Trámite, entre otros)

 Realizar los embarque de pasajeros, equipajes y/o encomiendas; sujetándose a

las Políticas determinadas por la empresa.

 Informar cualquier observación que perjudique la operatividad de la empresa,

adjuntando el debido sustento.

 Realizar una depuración de documentos, objetos y demás artículos que a la

fecha estén ocupando espacio.

 Realizar el inventario de Encomiendas a Rezagar y emitir el Acta de

Constatación de Hecho para remitir el físico de dichas encomiendas a rezagar
hacia la ciudad de Trujillo, previamente comunicando al Jefe de Encomiendas.

7,-Respecto de la parte operativa es importante indicar UNA VEZ MÁS que es

responsabilidad de la Administración, documentar todo acontecimiento que
implique perjuicio directo e indirecto a la empresa, comunicando de manera
inmediata a quien corresponda, y coordinar siempre antes de realizar alguna
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acción a nombre de la empresa con el Àrea Legal, Control Institucional,

Supervisión de Agencias y la Gerencia.
Asimismo se recalca que todo Informe debe estar debidamente sustentado
mediante fotos, videos, audios, Actas de Constatación, Manifestación de
Testigos u otro documento que permita avalar lo que se está informando.
Se ha brindado la recomendación de hacer mejoras en la operatividad de la Agencia
que permitan mantener un servicio de calidad.
Cabe señalar que es entera responsabilidad del Encargado de la Administración
Entrante la toma de decisiones para la gestión del buen funcionamiento de la
empresa, asimismo no se exime de la responsabilidad en el manejo del dinero y de
otros bienes propios de la empresa puesto que se deben realizar cortes y arqueos
inopinados al personal de caja y counter.
Por consiguiente firman en señal de conformidad de lo anteriormente descrito, y
quedando confirmada la realización de la Transferencia de Cargo:

Santiago Miñano Briceño Marquina Alquizar Humberto

D.N.I. Nº 70691789 D.N.I. N° 19249839
Encargado Saliente Agencia Guadalupe Encargado Entrante Agencia Guadalupe

Juan Jesús Rios Carbajal

D.N.I N° 46189573
Supervisor de Agencias

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