01.03. Las etapas de la informática en las organizaciones.

El modelo
de NOLAN y otros modelos.

Autor: Ignacio González García

Sumario
01.03.01. Introducción
01.03.02. Generalidades sobre las teorías descriptivas
01.03.03. Modelos que utilizan como variable el presupuesto empleado en informática
01.03.04. Modelos que utilizan como variable el grado de distribución
01.03.05. Modelos que utilizan como variable la estructura organizativa

Bibliografía
- Estructuras organizativas e información en la empresa. Felipe Gómez-Pallete Rivas. Asociación para APD Progreso de la
Dirección.
- Information Technology and Tomorrow's Manager. Harvard Business Review. November-December 1988. Linda M.
Applegate, ames l. Cash, Jr. and D. Quinn Mills. (4).
- Beyond Chief Information Officer to Network Manager. Harvard Business Review. September-October 1988. John.
Donovan.
- The Changing Role of the lnformation Systems Executive. 1982 by Sloan Management Review Association. John F.
Rockarl.
- Future Role of the lnformation Systems Executive. Mis Ouarterly/Special lssue 1982. John F. Rockart, Leslie Bali, Chris-
tine V. Bullen.
- Towards the 80's. The DP Dpt.: its organization and Function. Data Systems -November/December 1979.
- IRM: Organizing for the Office of the Future. 1979
- The changing DP Organization. James R. Johnson. January 1975.
- Las cuatro etapas de crecimiento de la informática. Harvard Business Review 1980. Cyrus F. Gibson y Richard L. Nolan.
- Cómo comprender y controlar la evolución del proceso de datos. Harvard Deusto Business Review 1981. Richard L.
Nolan..
- New responsibilities for the top computer executive. The Diebold Research Program - Europe. Doc. No. EC 34, 1975.
P.A. Strassman.
- Managing the Data Resource Function. West Publishing Company, 1982. R.L. Nolan.

01.03.01. Introducción

La comunidad académica ha analizado la evolución de la informática en las organizaciones desde diversas perspectivas.
ESTRATÉGICA
Se proporciona una visión puramente descriptiva con objeto de suministrar a los dirigentes de las empresas unas reglas
generales para conocer con carácter general la evolución de la implantación de la informática en las organizaciones con
independencia del tamaño y área de negocio. Su objetivo es proporcionar un marco conceptual que permita a los direc-
tores entender el fenómeno informática y tomar decisiones de planificación estratégica.
TÁCTICA
La segunda de ellas para conocer cuáles han de ser las características del directivo que deba dirigir la organización en
cada momento y la estructura organizativa adecuada.
OPERATIVA
Que permita analizar la situación en un momento concreto.
El objeto de este tema es la primera de estas perspectivas. No obstante para los lectores interesados se proporciona al
final del capítulo bibliografía.

01.03.02. Generalidades sobre las teorías descriptivas. El modelo de Nolan.

El máximo representante de este enfoque es Richard Nolan, ex profesor de Harvard y en la actualidad presidente de su
propia empresa Nolan, Norton y Cia. Mientras trabajaba como profesor asociado en Harvard, en la década de los 70,

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01.03 – Las etapas de la informática en las organizaciones El modelo de NOLAN y otros modelos
publicó varios artículos sobre la evolución de los sistemas de información de las organizaciones humanas. Uno de ellos,
publicado con GIBSON, y denominado "Las cuatro etapas del crecimiento de la Informática", constituye una fecunda
aportación a la teoría sobre la que se han apoyado otros tratadistas. Su idea consiste en agrupar en etapas las fases que
caracterizan la evolución de la información en las organizaciones humanas utilizando "Stages Theories" o "Teorías de
Estado". Indica que, del mismo modo que Marx formuló que las naciones pasan por cuatro fases, cultura primitiva, feu-
dalismo, capitalismo y socialismo o comunismo, sería posible señalar cuatro fases para estudiar la evolución de las orga-
nizaciones.
Una teoría para que no sea una especulación debe analizar el comportamiento de unas variables. Nolan elige el presu-
puesto gastado en informática y el tiempo. Cuando el primero se representa en ordenadas y en abscisas el tiempo, la
curva que representa la evolución del presupuesto empleado en informática tiene una forma de "S" con unos gastos que
arrancan lentamente, que se aceleran durante un corto período y que luego se estabilizan.
No se trata de una teoría normativa ni supone una relación causa-efecto. Solamente describe lo que sucede.
Como explica Gómez-Pallete1 Strassaman en 1976 señaló que la teoría era incompleta pues habiéndose probado que era
cierta durante un período de tiempo, la aparición de las bases de datos llevó a las organizaciones a acelerar, nuevamen-
te, el gasto apareciendo una segunda "S", continuación de la primera.
Nolan reacciona en 1979 confirmándolo y estableciendo un modelo de seis fases y, por último en la década de los 80
James L. McKenney y F. Warren McFarian afirman que el modelo de comportamiento de Nolan y Gibson, no es más que
un caso particular de otro más general, constituido por un ciclo de aprendizaje correspondiente a la adaptación de una
tecnología a las necesidades de la organización.
A continuación trataremos distintos tipos de modelos descriptivos atendiendo a las variables consideradas.

01.03.03. Modelos que utilizan como variable el presupuesto empleado en informática.

01.03.03.01. Modelo en cuatro etapas.

El modelo surge con la publicación de un artículo seminal "Managing the Cornputer Resource: A Stage Hypothesis". En la
Harvard Business Review donde se afirma que hay cuatro etapas de crecimiento.
a) Iniciación. En que la decisión de utilizar un sistema de información basado en ordenador se justifica habitualmente
en términos de costes y el ordenador se emplea para hacer alguna tarea repetitivo como es la nómina. Hay en este
caso que tomar una decisión el emplazamiento del ordenador y lo más común es hacerlo en el departamento que
es mecanizado. Esta precipitación en la decisión sobre cuál es el lugar en que se instala el ordenador y la falta de
visión estratégica lleva implícita la decisión de iniciar la informática de una forma centralizada y la omisión del aná-
lisis de las consecuencias a medio plazo que suponen para la organización y para el personal, son fuente de futuros
problemas.
b) Expansión. En que para aprovechar el material instalado se comienzan a desarrollar nuevas aplicaciones y a adqui-
rir más material compatible con el inicialmente instalado. En esta segunda etapa coexisten varias circunstancias:
• La petición de los usuarios que no quieren quedarse alejados de las ventajas de la nueva tecnología.
• El ímpetu de los responsables del departamento de informática que ven como SU trabajo es valorado cada vez
más en la empresa y que el volumen de las inversiones en material consolida su responsabilidad y es augurio
de promociones profesionales.
• La carencia de directivos especializados en la gestión de recursos informáticos desde una perspectiva económi-
ca. Esto genera que se creen relaciones informales entre usuarios y responsables de informática que alejan a la
dirección de la gestión del recurso.
c) Formalización. Tercera fase en la que, alcanzado un determinado punto, el presupuesto de informática alcanza un
volumen tan alto que hace que la dirección deba gestionarlo como otros más de la empresa y toma el control, en
muchos casos con un cambio de filosofía radical. Se hace preciso formalizar las relaciones existentes en la organi-
zación y los procedimientos para desarrollar aplicaciones y adquirir nuevo material.
d) Madurez. Cuando se llega a esta fase el departamento de informática ha adquirido una estructura que le permite el
proporcionar beneficios económicos continuados a la empresa. En este momento el responsable del sistema de in-
formación tendrá un puesto dentro de la dirección y podrá compatibilizar la presión del desarrollo permanente con
la planificación a medio y largo plazo.
La evolución en lo referente a la madurez de la organización está acompañada de una evolución en las técnicas de
dirección que se aplican en cada una de las cuatro etapas:
e) Dirección informal. En la primera de las etapas informáticas no es un departamento dentro de la empresa sino
que se pone bajo la autoridad del jefe del departamento que se mecaniza en primer lugar. El responsable decide
con autonomía total.
f) Dirección orientada a ventas. En la segunda fase se asciende al responsable de informática en la organización,
de forma que pueda decidir en el momento de atender a las demandas de trabajo de varios departamentos y se le

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Estructuras organizativas e información en la empresa. Felipe Gómez-Pallete Rivas. Asociación para APD Progreso de la Dirección

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VOLUMEN 01 – LOS SISTEMAS DE LA INFORMACIÓN Y LA ORGANIZACIÓN
 dota de analistas y programadores para independizarse de los proveedores del exterior. Los usuarios actúan como
clientes que solicitan un recurso escaso.
g) Dirección orientada al control. En esta tercera fase ya se hace crítica la planificación de los trabajos y el control
de costes tratando al departamento de informática como uno más de los de producción de la empresa y se hace
énfasis en el control de proyectos y en el control de los costos.
h) Dirección orientada a los recursos. La información se considera una realidad estratégica dentro de la empresa,
por lo que, informática se sitúa como una unidad funcional independiente situada al mismo nivel que la Dirección
Financiera o la de Personal y se busca personal altamente especializado para las funciones de teleproceso y gestión
de base de datos que pasan a ser críticas para la empresa.
01.03.03.02. Modelo en seis etapas.
Nolan más adelante toma en consideración las observaciones de algunos tratadistas como Strassman y amplía los estu-
dios realizados, inicialmente, con tres grandes empresas en la década de los 70 y 35 más adelante, con un gran colecti-
vo de clientes de IBM. Utiliza la misma técnica de descomposición en fases y llega a la conclusión de que no son cuatro
sino seis desde la introducción del ordenador hasta alcanzar una gestión de los recursos consolidados.
Con esta concepción las etapas son denominadas2:
a) Iniciación. Caracterizada por un usuario despreocupado que coexiste con una planificación y control informativos
relajados. Las aplicaciones que se desarrollan tienden a la reducción de costes y se concentran en una determinada
función, mientras que, la organización informática hace un esfuerzo para incorporar las nuevas tecnologías.
b) Contagio. Esta es una fase de entusiasmo superficial de los usuarios que, al ver que otros departamentos dispo-
nen de informática quieren incorporarla, lo que hace que los programas atiendan a los usuarios más activos en sus
peticiones. Para lograr atender a esta multiplicidad de clientes se relajan los pocos controles que existían y hay una
proliferación de aplicaciones inconexas.
c) Control. La segunda fase alcanza su límite cuando el mantenimiento de programas, realizados de forma descoor-
dinada, hace que más del 80 por ciento del tiempo de programación se centre en el mantenimiento, por lo que la
dirección no ve el resultado de las inversiones. Esto lleva al inicio de la tercera fase que se caracteriza por la re-
construcción y profesionalización de la actividad informática. Se trata de una etapa dura en la que existe una tran-
sición y en la que los usuarios no perciben un notable incremento del servicio recibido sino que, por el contrario, se
contabiliza el costo que tiene para la organización atender a las peticiones que hasta ese momento se estaban rea-
lizando.
Al final de esta etapa se ha conseguido instalar una tecnología de base de datos adecuada y teleproceso, al menos
en las áreas críticas de la empresa y el ordenador alcanza un punto en el cual se empiezan a proporcionar servicios
fiables a la empresa, por lo que empieza una transición hacia la etapa cuarta denominada integración.
d) Integración. En esta fase los usuarios comienzan a tener un servicio interactivo fiable y aprecian en su negocio el
beneficio de la implantación, por lo que ya están preparados para solicitar ayuda y pagar el precio que sea necesa-
rio. Esto hace que vuelva a acelerarse el gasto informática.
e) Administración de datos. Se ha llegado a un punto en el que las aplicaciones consideradas como unidades aisla-
das prestan un servicio eficiente a los usuarios, pero el hecho de que se hayan creado por separado hace que su
mantenimiento sea complejo y que garantizar la integridad de la información sea un proceso laborioso. Se llega así
a esta fase en la que la arquitectura interna de la información se modifica para reflejar los flujos de información
dentro de la empresas. Alcanzado este punto se llega a la última fase denominada de madurez.
f) Madurez. Las características de la organización que ha llegado a la madurez son:
• Integración de todas las aplicaciones de forma que reflejen los flujos de información.
• Una organización informática que permita una eficaz dirección de los recursos informáticos y que lleve a cabo
una planificación estratégica.
• Aceptación de la responsabilidad conjunta de usuarios y de informáticos.
Las directrices que Nolan da para la acción, y cito textualmente son:
1. Reconocer la transición organizativa de tipo fundamental que supone pasar de una gestión enfocada al ordena-
dor a una gestión enfocada hacia los recursos informáticos.
2. Reconocer la importancia de las tecnologías útiles.
3. Identificar las etapas de las unidades operativas de la empresa para mantener las actividades informáticas bien
encauzadas.
4. Desarrollar una estrategia multinivel.
5. Hacer que trabaje el Comité Ejecutivo.

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Cómo comprender y controlar la evolución del proceso de datos. Harvard Deusto Business Review 1981. Richard L. Nolan

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01.03 – Las etapas de la informática en las organizaciones El modelo de NOLAN y otros modelos
01.03.04. Modelos que utilizan como variable el grado de distribución. Modelo de Donovan3
Para otros autores la historia de la informática y, por tanto, la descripción de este proceso en fases puede analizarse en
los términos de una evolución desde la informática centralizada hacia la descentralizada.
En los inicios de la mecanización tanto por razones técnicas como de pura gestión, los ordenadores fueron situados en
un concreto lugar de la empresa y alrededor de ellos fue creciendo la organización informática. No sólo dificultades téc-
nicas evitaban la dispersión de la informática sino que este tipo de organización era recomendada por los fabricantes.
Más adelante la aparición, primero, de las máquinas departamentales y más adelante el triunfo de la informática perso-
nal ha hecho replantearse este concepto.
Para analizar esta evolución tomaremos el esquema aportado por Donovan en un artículo publicado por la "Harvard
Business Review" al que llamó "Beyond Chief lnformation Officer to Network Manager".
Su análisis se basa en la idea de que la informática descentralizada es una realidad deseable e inevitable no sólo, por
razones económicas basadas en el precio muy inferior del MIP instalado en una plataforma de mini o micro que en un
mainframe, sino por el hecho de que a medida que los usuarios se encuentran más a gusto con la informática, quieren
emplear sus propios sistemas en su propia manera.
Analiza el proceso tomando tres variables que son:
• El grado en que una organización distribuye el Hw desde su sede, a sus filiales, sus oficinas remotas.
• El grado en que se descentralizan las decisiones referentes a la informática.
• El grado en que se descentraliza la facultad de desarrollar con autonomía nuevas aplicaciones.
El autor representa cada una de estas variables en un eje dando así lugar a una figura tridimensional dando un nombre
característico a cada tipo de organización en función de la decisión que adopta en la respuesta a cada una de las varia-
bles.
De esta forma los nombres dados son:
a) DINOSAURIOS. Se trata de las empresas que no han descentralizado el HW y, por tanto, tienen sólo un ordena-
dor central y que no han descentralizado las decisiones en materia de informática, por lo que no se consulta a los
usuarios y todas las decisiones son tomadas en las oficinas centrales. No se ha descentralizado la capacidad de
realizar programas, por lo que, todos son realizados en la central por programadores profesionales.
Se trata de dinosaurios tecnológicos, es decir, especies en vías de extinción.
b) GRAN HERMANO. Parafraseando la expresión de Orwell, utiliza esta denominación para las empresas que han op-
tado por instalar de forma distribuida el HW, en las que las decisiones no son adoptadas por los usuarios y no se
descentraliza la capacidad de realizar SW. Un ejemplo de este tipo de organizaciones son aquellas que tienen
múltiples puntos de venta y sólo un pequeño proceso de consolidación de los datos. En estos casos lo único que
se pretende es que los cajeros trabajen rápidamente. En el mismo momento en que se quiere extender esta filo-
sofía a otras áreas de la empresa el sistema alcanza tal grado de falta de aceptación por los usuarios que quie-
bra.
c) MANO AMIGA. Se trata de una alternativa en la que además de descentralizar el HW se descentralizan las deci-
siones haciendo al usuario partícipe del diseño de las aplicaciones. En este caso el personal informático presta un
papel de soporte en vez de uno autoritario. El principal factor limitable de este entorno es que los usuarios compi-
ten por recursos de programación que son escasos y los que no son atendidos tienden a iniciar el desarrollo de
aplicaciones autónomas en PC para aliviar sus problemas. Al realizarlo sin control, de forma progresiva, la infor-
mación de la empresa se encuentra más desperdigada.
d) PERRO VIGILANTE. Es el modelo de empresa en la que se ha descentralizado el HW y el desarrollo pero todas las
decisiones son tomadas de forma autoritaria por las oficinas centrales, que imponen lenguajes, criterios y reglas
de desarrollo. Un ejemplo típico de esta filosofía es la de las organizaciones militares, en las que es necesario que
el SW sea compatible y exista un riguroso control de calidad que permita el funcionamiento de las aplicaciones en
entornos difíciles.
e) NETWORK. Se trata de la organización en que se ha realizado un esfuerzo de descentralización en las tres áreas
expuestas.
La tesis de Donovan es que todas las organizaciones están tendiendo hacia este modelo de forma inevitable y que lo
único que las separa es el camino que están recorriendo para llegar allí.

01.03.05. Modelos que utilizan como variable la estructura organizativa.

En la actualidad si se utiliza esta variable la evolución en fases de las organizaciones se percibe del siguiente modo:
a) Organización centralizada. Primera fase en la evolución de la informática derivada de la instalación del ordenador
en un concreto lugar físico.

3
Beyond Chief Information Officer to Network Manager. Harvard Business Review. September-October 1988. John. Donovan

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VOLUMEN 01 – LOS SISTEMAS DE LA INFORMACIÓN Y LA ORGANIZACIÓN
 b) Organización descentralizada. Está caracterizada por la necesidad de dirigir la transición desde lo que hemos de-
nominado empresa "dinosaurio " hacia la situación de "red".
c) Organización cluster. En que grupos de personas se agrupan para resolver problemas concretos y a continuación
se disuelven. Esto solo es posible con un grado alto de madurez del sistema de información y el empleo de
"Technology driven control systems". Se trata de una tercera fase en la evolución en la que se pretende hacer
coexistir la flexibilidad y capacidad de respuesta de una organización descentralizada con la integridad y control
de una centralizada.
La razón por lo que surge esta nueva filosofía organizativa es la velocidad en la aparición de los cambios en el momento
actual. En este entorno la dirección por mera reacción a los cambios es imposible pues hace entrar a la empresa en un
torbellino.

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