Estados Contables y Financieros PDF

ESTADOS CONTABLES Y FINANCIEROS
CLIENTE:
MARINSA DE MEXICO S.A. DE C.V.
Balance general
Es un estado financiero básico que presenta el valor de los bienes
y derechos (activo), de las obligaciones reales y contingentes
(pasivo), así como del capital contable de la institución
(aportaciones, reservas y resultados) a una fecha determinada, en
apego a los criterios contables emitidos por la Comisión Nacional
Bancaria y de Valores y las Normas de Información Financiera
emitidas por el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo
de Normas de Información Financiera.
Objetivo y alcance
El Balance general debe elaborarse sobre bases consistentes y
mostrar de manera adecuada la posición y estructura financiera de
la institución, de tal forma que mediante un análisis profesional
permita evaluar los recursos económicos con que cuenta y cumpla
el objetivo de ser una herramienta administrativa para la toma de
decisiones.
Conceptos que integran el Balance general
En un contexto amplio, los rubros que integran el Balance general
son: activos, pasivos y capital contable, entendiendo como tales los
conceptos así definidos en la NIF A-5 y en el Boletín C-11 del CINIF,
considerando adicionalmente los criterios contables emitidos por la
Comisión Nacional Bancaria y de Valores, a través de las
disposiciones del criterio A-2 Aplicación de reglas particulares y
criterio D-1 Balance general.
Por consiguiente, este estado financiero agrupará los conceptos
mencionados, clasificados en función de la importancia relativa de
los rubros que lo integran, así como del grado de disponibilidad o
exigibilidad que representan, según sea el caso.
Estructura
El rubro de captación únicamente deberá ser utilizado por
instituciones autorizadas por la Comisión Nacional Bancaria y de
Valores para realizar este tipo de operaciones, como sociedades
financieras populares y sociedades cooperativas de ahorro y
préstamo.
Los rubros mínimos que deben incluirse en el Balance general son
los siguientes:
Activo
 Disponibilidades
 Inversiones
 Cartera de crédito vigente
 Cartera de crédito vencida
 Estimación preventiva para riesgos crediticios
 Cartera de crédito (neta)
 Deudores diversos (neto)
 Bienes adjudicados
 Inmuebles, mobiliario y equipo (neto)
 Inversiones permanentes en acciones
 Impuestos diferidos a favor
 Otros activos
Pasivo
 Captación
 Préstamos a corto plazo
 Préstamos a largo plazo
 Otras cuentas por pagar
 Impuestos diferidos a cargo
 Créditos diferidos
Capital
 Capital contribuido
 Capital ganado
Presentación
La institución deberá expresar el Balance general en miles de
pesos, efectuando esta mención en su encabezado.
La institución, en el evento de que existan hechos que considere
relevantes, deberá incluir notas aclaratorias por separado y al calce
del Balance general consolidado, expresando tal circunstancia con
la constancia siguiente:
“Las notas aclaratorias que se acompañan forman parte de este
estado financiero”.
Estado de resultados
Es un estado financiero básico que muestra el incremento o
decremento en el patrimonio de la institución, atribuible a las
operaciones efectuadas por ésta durante un periodo establecido.
La institución deberá formular y presentar sus estados financieros
tomando como referencia el Boletín D-2 de los “Criterios de

contabilidad para entidades de ahorro y crédito popular” emitidos
por la CNBV, sin considerar aquellos rubros que de acuerdo con la
naturaleza de sus operaciones no son aplicables a las instituciones
de micro finanzas.
Objetivo y alcance
La información de carácter financiero debe, entre otros objetivos,
reportar los resultados de las operaciones de la institución en un
periodo contable definido, requiriéndose el establecimiento,
mediante criterios específicos, del objeto y estructura general que
debe tener el Estado de Resultados.
En este apartado se especifican las características generales y la
estructura que debe tener el Estado de Resultados, el cual tiene
por objeto presentar información relevante sobre las operaciones
desarrolladas por la institución, así como otros eventos económicos
que la afecten y no provengan necesariamente de decisiones o
transacciones derivadas de los propietarios de la misma en su
carácter de socios o accionistas, según corresponda, durante un
periodo determinado.
Conceptos que integran el Estado de Resultados
En un contexto amplio, los conceptos que integran el Estado de
Resultados son: ingresos, costos, gastos, ganancias y pérdidas,
considerando como tales los conceptos así definidos en la NIF A-5
del CINF.
Estructura
Los rubros mínimos que debe contener el Estado de Resultados en
la entidad son:
 Margen financiero
 Margen financiero ajustado por riesgos crediticios
 Ingresos (Egresos) totales de la operación
 Resultado de la operación
 Resultado antes de ISR y PTU
 Resultado antes de participación en subsidiarias
 Resultado neto
La institución deberá expresar el Estado de Resultados en miles de
pesos, lo cual se mencionará en su encabezado.
La institución deberá revelar en notas al Estado de Resultados lo
siguiente:
a) Composición del margen financiero, identificando los ingresos
por intereses y los gastos por intereses, distinguiéndolos por el tipo
de operación de la cual provengan (inversiones, cartera de crédito,

captación tradicional, así como préstamos bancarios y de otros
organismos, entre otros);
La institución, en el evento de que existan hechos que considere
relevantes, deberá incluir notas aclaratorias por separado y al calce
del Estado de Resultados, expresando tal circunstancia con la
constancia siguiente:
“Las notas aclaratorias que se acompañan forman parte de este
estado financiero.”
RELACIÓN DE CONTABILIDAD CON OTRAS ÁREAS
Para registros derivados de ajustes o quebrantos por partidas de
conciliación no aclaradas, y amparados con documentos
autorizados, la responsabilidad de la veracidad de la información
recaerá en el área operativa de la cual provenga dicha información.
En caso de excepciones detectadas durante las actividades
ordinarias, éstas deberán ser analizadas y cada área en el ramo de
su competencia será responsable de reconocer, validar y enviar la
información de sus operaciones diarias (automatizadas o no) al
área de Contabilidad, en particular la información que forma parte
de la contabilidad general y sirve de base en el proceso contable.

Todas las operaciones significativas que pudiesen impactar
sensiblemente en el nivel de capitalización, como la creación de
reservas y el castigo de créditos, entre otras, deben reportarse de
inmediato desde el área en que se originen, para que el director o
gerente general de la institución tenga conocimiento del efecto
financiero.
Antes del lanzamiento de nuevos servicios deberán determinarse
los impactos con relación a las guías contables, inversión, procesos
y sistemas de información, así como el apego al marco legal en
vigor.
Las decisiones tomadas deberán ser documentadas e
incorporadas a los manuales de operación respectivos, en caso de
ser necesario.
Cada área operativa dispondrá de un listado o calendario de la
información que debe proporcionar al área de Contabilidad, para
efectos de cumplir en tiempo con las obligaciones de carácter
laboral, fiscal o cualquier otra. Toda desviación o incumplimiento
será responsabilidad del área operativa de que se trate.

En caso de recibir oficios de las autoridades competentes (asuntos
de la competencia del área contable), estos deben ser analizados
para, si fuese pertinente, determinar las modificaciones en los
procesos operativos, automatizados o manuales y los controles a
establecer para el futuro; así como determinar la probable
participación de otras áreas operativas en estos cambios y poner a
consideración del director o gerente general dicha información.
RESPONSABILIDADES DEL ÁREA CONTABLE
1. Realiza y verifica la contabilización de todas las operaciones
de la entidad y sucursales que la conforman, para obtener
información oportuna y veraz que refleje la situación financiera de
la entidad.
2. Aplica las normas y procedimientos que afecten las
operaciones contables de la institución.
3. Supervisa la adecuada operación de los procesos contables
sistematizados y no sistematizados en donde se registran las
operaciones de la institución.
4. Realiza los procesos de pagos, cálculos y contabilización de
las obligaciones fiscales que corresponden a la entidad.

5. Elabora cédulas de trabajo como complemento a los registros
contables de las operaciones de la institución.
6. Revisa la bitácora de información recibida de base de datos.
7. Recibe, revisa y autoriza el reporte de diferencias de base de
datos.
8. Verifica y valida las pólizas que se generaron de la base de
datos por transacciones en las áreas operativas.
9. Revisa el reporte de documentos faltantes en resguardo.
10.-Verifica y valida las pólizas que se generaron del reporte diario
de movimientos.
11.-Elabora los estados financieros.
12.-Elabora cédulas de trabajo de impuestos fiscales.
13.-Verifica que los impuestos calculados sean los mismos que se
pagaron.
14.-Resguarda los comprobantes de pagos de impuestos.
15.-Realiza copias de seguridad y respaldos históricos de toda la
contabilidad en cintas magnéticas o CD.
16.-Determina el monto y registra las provisiones a reservas de
préstamos incobrables, tomando como base los criterios aplicables.
17.-Integra la cédula de activos fijos y su póliza de depreciación,
verificando las fórmulas empleadas en los archivos de activos fijos,

sus amarres globales, tanto de activos como de las depreciaciones,
así como de las depreciaciones llevadas a resultados en el periodo.
18.-Revisa y cuadra periódicamente las balanzas de comprobación
y de analíticas.
19.-Controla que las pólizas capturadas en el sistema de
contabilidad pertenezcan a un mismo periodo, revisando los saldos
de las cuentas en balanzas históricas de otros meses y verificando
que sus saldos no se hayan modificado.
20.-Realiza la re numeración de pólizas a fin de mes para que se
lleve un control consecutivo de las pólizas emitidas en el sistema
en un periodo.
21.-Realiza el cierre del periodo contable a fin de mes, verificando
que los saldos de las cuentas se conviertan a saldos históricos.
22.-Genera el cierre mensual contable para generar la información
base para los estados financieros históricos y demás reportes
23.-Supervisa la generación e impresión de la información
financiera mensual, poniendo especial atención en verificar la
balanza de comprobación del mes con la analítica, cuadrar el
balance general con la balanza de comprobación, cuadrar el Estado
de Resultados con el Balance general, verificar el cuadre de la
información por sucursal con la información consolidada, generar

estados financieros en discos o impresos, así como generar
reportes estadísticos para su envío.
24.-Controla y depura los programas gubernamentales, así como
las cuentas contables que lo requieran.
25.-Imprime un auxiliar contable de las cuentas que integran los
Activos fijos para determinar cuáles se dieron de alta en el período
e integrar su expediente.
26.-Anexa al expediente la factura original y copia de la póliza
contable por cada cuenta de Activo fijo.
27.-Elabora cédula de depreciaciones con la información del
auxiliar contable de Activos fijos por cada cuenta de activo,
aplicándole el % de depreciación que le corresponda de acuerdo
con la política de depreciación autorizada por la Gerencia General.
28.-Contabiliza, captura y emite la póliza de depreciaciones una vez
concluida la cédula de depreciación, anexándole copia de la cédula
calculada; la cédula original se archiva.
29.-Anexa a los expedientes de Activos fijos los auxiliares que
correspondan, una vez contabilizadas y capturadas las
depreciaciones por cada una de las cuentas.
30.-Elabora cédulas de trabajo con los comprobantes de pagos de
impuestos normales y complementarios pagados por cada tipo de
impuesto que se cotejarán con lo registrado contablemente mes

con mes; en caso de diferencias, se procede a su corrección. La
cédula se archiva en su expediente.
31.-Verifica, vía estado de cuenta, el cobro de los cheques
expedidos por la entidad por concepto de gastos; requisita la cédula
de control o conciliación del cálculo de este impuesto a pagar
mensualmente y determina la base de IVA acreditable para
proporción, considerando los cheques no cobrados del periodo y
cobrados en periodos anteriores.
32.-Imprime los auxiliares de bancos para cotejar con los estados
de cuenta enviados por las instituciones bancarias; de existir
diferencias, se procede a contabilizarlos a través de una póliza
diario, adjuntando los soportes correspondientes por cada cuenta
que se maneja. Cuando la diferencia no puede resolverse desde
este departamento, se envía una carta al banco para solicitar la
aclaración de las diferencias, en tanto ésta se registra en partidas
en conciliación.
33.-Revisa, contabiliza y emite la póliza correspondiente por la
comprobación de los gastos de viaje que el personal de la empresa
entrega al departamento y que le fueron entregados mediante un
gasto a comprobar, adjuntando a la póliza los comprobantes
correspondientes, y se archiva; de no proceder la comprobación,

se devuelve al empleado para su corrección, indicándole el error de
la misma.
34.-Recibe de la persona responsable los documentos que
comprueban sus gastos de fondo fijo. Estos comprobantes se
registran en una cédula por cada tipo de gasto, cotejándolo con el
importe del cheque que se les entregó para dichos gastos;
posteriormente, se contabilizan los gastos, se imprime la póliza, se
anexan documentos soporte y se archiva.
35.-Emite el auxiliar contable de la cuenta Acreedores diversos
para verificar si todos los depósitos por recursos provenientes del
gobierno o subsidios recibidos ya contabilizados coinciden con los
registrados en los estados de cuenta de la empresa; en caso de
diferencia, solicitar la aclaración.
36.-Elabora facturas por la venta de activo fijo.
37.-Actualiza mensualmente cédulas analíticas para declaraciones
informativas de declaración anual: honorarios a consejeros,
asimilables a salario, honorarios a profesionistas, retenciones de
ISR e IVA, ISR por fletes, clientes, proveedores, etc.
38.-Elabora mensualmente cédulas de trabajo para el pago
provisional de ISR y el IETU generado por sus operaciones, con
base en sus auxiliares y el proceso de cálculo.

39.-Contabiliza, registra y emite pólizas de los impuestos
generados y pagados según cédulas de trabajo y pagos
efectuados.
40.-Elabora cédula de trabajo de facturas expedidas, indicando
número de factura, concepto, importe y fecha.
41.-Contabiliza, registra y emite la póliza del IVA no acreditable,
como resultado de la cédula concentradora de este impuesto para
su control.
42.-Elabora el reporte de integración del IVA.
ESTRUCTURA DEL CATÁLOGO DE CUENTAS
El Catálogo de cuentas fue diseñado conforme a los requerimientos
operativos de las instituciones micro financieras y comprende las
cuentas y subcuentas generales para agrupar las operaciones que
realizan dichas instituciones. Dada la diversidad existente en las
instituciones en cuanto a la necesidad de información financiera, se
clasificaron las cuentas en cuatro niveles, a fin de que cada
institución tenga la libertad de abrir las cuentas con el grado de
detalle que determine y con la clasificación que sea más
conveniente a su administración; por ejemplo, algunas instituciones

registran los gastos administrativos por oficina y otras por el
concepto de que se trate.
Cabe subrayar que, en el caso particular de la cartera de crédito, la
clasificación aquí contenida es producto del levantamiento de
información que se realizó con las instituciones fondeaderos
gubernamentales, las cuales coincidieron en la conveniencia de
presentar los saldos de la cartera en cada uno de sus destinos por
institución; y dado que uno de los principales usuarios de la
información financiera generada por las IMF son los fondeado res,
se adoptó un criterio orientado a satisfacer las necesidades de
información de estos organismos.
Se recomienda no abrir más grupos dentro del primer nivel y que
cualquier cuenta que se requiera abrir por aspectos operativos
particulares se clasifique dentro del grupo que esté de acuerdo con
la naturaleza de las operaciones que se registrarán en dicha
cuenta.
La codificación del Catálogo está en función del sistema operativo
contable que utilice cada institución, por lo cual nos limitaremos a
presentar los nombres de los diferentes grupos y cuentas que
forman los estados financieros:

 ACTIVO
 PASIVO
 CAPITAL
 RESULTADOS DEUDORA (GASTOS)
 RESULTADOS ACREEDORA (INGRESOS)
Destaca el hecho de que en algunas instituciones se abren los
grupos de “Cuentas complementarias de activo” y “Cuentas de
orden”, situación que se considera apropiada y que puede seguirse
manteniendo. La presentación de la estructura básica obedece a
que la mayoría de las instituciones ordena su información con la
estructura arriba señalada.
Grupo: Cartera de crédito

Cuenta de Mayor: Cartera de crédito vigente
Subcuenta: Créditos comerciales
Su subcuenta: Institución fondeadora
1er NIVEL
GRUPO
Cada uno de los conceptos anteriores está integrado por Grupos
de cuentas; los conceptos que se encuentran en este nivel no son

cuentas de afectación contable y únicamente se utilizarán para
agrupar las cuentas que por su naturaleza son similares:
ACTIVO
 Disponibilidades
 Inversiones
 Cartera de crédito
 Deudores diversos
 Bienes adjudicados
 Inmuebles, mobiliario y equipo
 Inversiones permanentes en acciones
 Impuestos diferidos a favor
 Otros activos
PASIVO
 Captación
 Préstamos
 Otras cuentas por pagar
 Impuestos diferidos a cargo
 Créditos diferidos
CAPITAL
 Capital contribuido
 Capital ganado
RESULTADOS DEUDORA (EGRESOS)
 Gastos por intereses

 Estimación preventiva para riesgos crediticios
 Comisiones y tarifas pagadas
 Gastos de administración y promoción
 Otros gastos
 Impuestos a la utilidad causados
RESULTADOS ACREEDORA (INGRESOS)
 Ingresos por intereses

 Comisiones y tarifas cobradas
 Resultado por intermediación
 Otros productos
En algunos conceptos el Catálogo únicamente señala este primer
nivel, por lo que cada institución abrirá las cuentas de mayor que
se agruparán bajo este concepto, de acuerdo con sus necesidades
de clasificación e información, y serán las que se afecten
contablemente.
2° NIVEL
CUENTAS DE MAYOR
Cada grupo se integra por cuentas de mayor que en algunos casos
son cuentas de afectación contable y en otros son cuentas de
agrupación de subcuentas, según el grado de detalle al que se lleve
la información contable.
3° NIVEL
SUBCUENTAS
Las Cuentas de mayor se integran por Subcuentas, que al igual que
las Cuentas de mayor en algunos casos se afectan contablemente
y en otros agrupan Su subcuentas.
4° NIVEL
SUBSUBCUENTAS
Como se mencionó, de acuerdo con el nivel de detalle que lleve
cada institución, su contabilidad requerirá la apertura de niveles
subsecuentes en el Catálogo, por lo cual no en todos los casos es
indispensable la apertura de este tipo de cuentas.

CATALOGO DE CUENTA
ACTIVO
Caja general
CAJA Fondo fijo
Caja chica
Nombre del banco

BANCOS Documento de cobro inmediato
Bancos restringidos
TÍTULOS Títulos para negociar sin restricción

PARA Nombre del banco
NEGOCIAR Títulos para negociar restringidos
Nombre del banco
TÍTULOS Títulos recibidos en reporto sin restricción

RECIBIDOS Nombre del banco
EN Títulos recibidos en reporto restringidos
REPORTO Nombre del banco
Partidas asociadas a operaciones crediticias

Saldos a favor de impuestos e impuestos acreditables
DEUDORES Préstamos y otros adeudos del personal
Anticipos a proveedores
DIVERSOS Matriz y sucursales
Otros deudores
Terreno
Edificio
Construcciones en proceso
MOBILIARIO Equipo de transporte
Y Mobiliario y equipo de oficina
EQUIPO Equipo de telecomunicaciones
Equipo de computo
Adaptaciones y mejora
Otros inmuebles, mobiliario y equipo
Seguros para amortizar
Fianzas por amortizar
OTROS Anticipos o pagos provisionales de impuestos
ACTIVOS Comisiones pagadas por anticipado
Papelería y artículos de oficina
Rentas pagadas por anticipado
Otros cargos diferidos y pagos anticipados
PASIVO
•
Depósitos de Depósitos a la vista.
Exigibilidad Intereses por pagar depósitos a la vista.
inmediata Depósitos de ahorro.
Intereses por pagar depósitos de ahorro
Capital.
Depósitos Intereses por pagar depósitos a plazos
A plazos
Prestamos de instituciones de banca múltiple a
nombre de la institución.
Prestamos Prestamos instituciones de banca de desarrollo a
De Prestamos fideicomisos públicos a nombre de la
institución.
Corto Prestamos de otros organismos a nombre de la
institución.
plazo Intereses por pagar préstamos a nombre de la
institución.
Prestamos de instituciones de banca múltiple a
Prestamos Prestamos instituciones de banca de desarrollo a
De nombre de la institución.
Largo Prestamos fideicomisos públicos a nombre de la
Plazo institución.
Prestamos otros organismos nombre de la
institución.
Intereses por pagar préstamos a nombre dela
institución.
Otras cuentas SR
Por IETU
pagar PTU por pagar
Pasivos derivados de la prestación de servicios.

Acreedores por adquisición de activos.
Acreedores Mantenimiento.
diversos Otros impuestos y derechos.
Aportaciones de seguridad social retenidas.
Impuestos retenidos.
Provisiones para obligaciones diversas.
Proveedores.
Otros acreedores diversos.
Impuestos ISR diferido a cargo

Diferidos a PTY diferido a cargo
cargo
•
ÁREA DE CUENTAS POR COBRAR
General
Concepto: Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles
originados por ventas, servicios prestados, otorgamientos de
préstamos o cualquier otro concepto análogo".
Dentro del concepto general anterior se incluyen los documentos
por cobrar a clientes que representan derechos exigibles, que han
sido documentados con letras de cambio o pagarés.
Las cuentas por cobrar se clasifican atendiendo a su origen, por
ejemplo: a cargo de clientes, a cargo de compañías afiliadas,
empleados, etc., separando los que provengan de ventas y
servicios de los que tengan otro origen.
Los derechos exigibles por los conceptos anteriores que forman
parte del capital de trabajo, son aquéllos que tienen vencimientos a
corto plazo y que, por lo tanto, su cobro es en el término de un año
o dentro del ciclo financiero a corto plazo de la entidad, si éste es
mayor a un año.
Las cuentas por cobrar representan aplicaciones de recursos de la
empresa que se transformarán en efectivo para terminar el ciclo
financiero a corto plazo.

Su importancia dentro del capital de trabajo
Las cuentas por cobrar constituyen uno de los conceptos más
importantes del activo circulante. La importancia está relacionada
directamente con el giro del negocio y la competencia.
En las tiendas de autoservicio no tienen importancia debido a que
la venta en este giro de negocios se efectúa de contado.
En tiendas departamentales su importancia depende de la
orientación que la administración le dé a las operaciones del
negocio. Algunos operan básicamente en operaciones de contado,
otros tienen una mezcla de contado y crédito y existen otros
negocios que su venta principal es a crédito.
Cuando no existe competencia, generalmente la inversión en
cuentas por cobrar dentro del capital de trabajo no es significativa.
En algunos giros, principalmente en productos perecederos, a
pesar de una alta competencia las operaciones se realizan de
contado, como: la leche, pan, legumbres y productos relacionados
con alimentos de la canasta básica.
Generalmente en la empresa la inversión en cuentas por cobrar
representa una inversión muy importante.

Unas medidas para conocer la inversión que se tiene en cuentas
por cobrar es la relación de la inversión al capital de trabajo y al
activo circulante, y se obtienen a través de pruebas de liquidez, 2
como sigue:
Cuentas por cobrar a activo circulante
Cuentas por cobrar netas =6,150 =68.2%
Capital de trabajo 9,014
El resultado de 68.2% representa la dependencia que el capital de
trabajo tiene en la inversión de cuentas por cobrar y es una buena
medida en la influencia que tienen las cuentas por cobrar en la
estructura financiera del capital de trabajo.
Cuentas por cobrar a activo circulante
Cuentas por cobrar netas =6,150 =39.4%
Activo circulante =15,620
El resultado de 39.4% representa la importancia que la inversión en
cuentas por cobrar tiene en el total de la inversión del activo
circulante.
Necesidades de información de las cuentas por cobrar
Una buena administración requiere de información al día sobre los
saldos de los clientes y deudores.
Dependiendo del giro del negocio, la exigencia de la información
está relacionada con el servicio a los clientes. Las empresas
dedicadas a dar servicios que efectúan suspensiones de éstos por
falta de pago oportuno, requieren de información inmediata y veraz.
En la actualidad la información que los negocios requieren para dar
servicio a los clientes en general debe ser diaria, esto es las
operaciones realizadas el día de hoy deben estar registradas el
mismo día para que los saldos de mañana tengan consideradas las
operaciones del día anterior. Actualmente con el uso de la
capacidad increíble de los computadores y las comunicaciones se
piensa que no existe problema.
El administrador tiene un reto muy grande para controlar que las
operaciones sean captadas y registradas veraz y correctamente.
Las operaciones pueden tener varias fuentes de ventas y cobros,
como el sistema bancario en el caso de pagos en bancos, a través
de sucursales de la propia empresa, etc., debiéndose coordinar
todas las transacciones para que sean captadas por el sistema.

Es indispensable tener un horario de corte de operaciones y una
disciplina operativa de todos los involucrados en la operación.
Dependiendo de las necesidades de la empresa y de su capacidad
de inversión, pueden desarrollarse diferentes sistemas de
información para la administración que deben producir información
por excepción.
Las cuentas que están al corriente no requieren de administración,
las que tienen algún problema por falta de pago, exceso de deuda
sobre el límite de crédito aprobado, devoluciones del correo de
estados de cuenta por direcciones erróneas o por cambio de
domicilio del cliente, cheques devueltos por los bancos de pagos
efectuados por clientes, etc., deben ser atendidos inmediatamente
para conservar una sana cartera. La información puede ser impresa
o bien puede ser consultada a través de las pantallas del sistema
del computador. Cuando un cliente se comunica a la empresa por
cualquier necesidad de servicio, se le debe dar respuesta oportuna
y veraz.
Esta información le da un valor agregado a la empresa, el cliente
debe estar satisfecho de tener relaciones con una empresa
eficiente y la información es una parte importante tanto en imagen
como en servicio. La administración cuando tiene una información

que le permita tomar decisiones firmes y ágiles, obtiene una
confianza capaz de impulsar al cliente a aumentar sus consumos.
Al contar con una buena información estadística, el administrador
puede planear sus estrategias para que la cartera de los clientes y
las ventas que van de la mano sean administradas efectivamente
para lograr los objetivos que haya fijado la dirección de la empresa.
El nivel de la inversión en las cuentas por cobrar
La administración está estrechamente relacionadas con el giro del
negocio y la competencia del mercado en que la empresa opera.
Dependiendo del giro del negocio y la competencia se otorga el
crédito a los clientes, el cual representa el tiempo que transcurre
entre la fecha de la venta y la fecha en que se cobra, o se recibe
en efectivo el importe de la venta. Por lo tanto, las ventas a crédito
se transforman en cuentas por cobrar representando generalmente
en la empresa una importante inversión del activo circulante.
Algunos giros de negocios como las tiendas de autoservicio no
otorgan crédito, su venta es de contado y esto ha sido su estrategia
de comercialización para vender a precios reducidos, debido a dos
factores: Se elimina el costo de financiamiento de los inventarios

porque se realiza a través de crédito de proveedores que otorgan a
la empresa sin ningún costo, sin que se utilice el capital de la
empresa, además los inventarios tienen una alta rotación y los
términos de pago son generalmente coincidentes o mayores con la
venta de los inventarios y también debido a la eliminación del costo
de financiamiento de las cuentas por cobrar por ser ventas de
contado.
Cuentas por cobrar a ventas:
Cuentas por cobrar (neto) =6,150 =35.7%
Ventas netas 185 = 17 185
El resultado representa el % de las ventas anuales que están
pendientes de ser liquidadas por los clientes. Para ser una medida
correcta deben tomarse las ventas netas a crédito, las cuales están
relacionadas con las cuentas por cobrar a clientes; sin embargo,
como este dato resulta difícil de obtener la mayor parte de las
veces, es aceptable tomar el total de ventas netas siempre y
cuando no hubiera una influencia importante de ventas de contado.
En algunas ocasiones en el numerador se emplea el promedio de
cuentas por cobrar, aunque es más correcto usar el saldo de fin de
año o periodo.
Cuando las cuentas por cobrar incluyen impuesto (IV A), éste se
debe deducir para que sean comparables con las ventas.
El promedio de cobranzas se obtiene tomando como base el
resultado de la razón "cuentas por cobrar a ventas" multiplicado por
los días del año (365) para obtener los días de crédito, o por 12
para obtener los meses.
Esta medida es válida en empresas cuyo ciclo financiero no implica
variaciones importantes en sus ventas mensuales promedio.
ÁREA DE CUENTAS POR PAGAR
General
Concepto. "Los documentos y cuentas por pagar representan
obligaciones presentes provenientes de las operaciones de
transacciones pasadas, tales como la adquisición de mercancías o
servicios o por la obtención de préstamos para el financiamiento de
los bienes que constituyen el activo.
En este libro al concepto cuentas por pagar se le da un concepto
más amplio, para comprender las cuentas por pagar a proveedores,
adeudos con compañías afiliadas, gasto e impuestos acumulados
por pagar, anticipos de clientes, dividendos por pagar, provisión

para impuestos sobre la renta y participación de utilidades para
trabajadores.
Los adeudos por los conceptos anteriores que forman parte del
capital de trabajo son aquellos que tienen vencimientos a corto
plazo y que por lo tanto se tiene la obligación de liquidarlos en el
término de un año o dentro del ciclo financiero a corto plazo de la
entidad si éste es mayor a un año.
Los adeudos a bancos se tratan en la parte 7 de este libro "Los
financiamientos a corto plazo". Las cuentas por pagar a
proveedores representan financiamientos que recibe la empresa
que no tienen costo.
Su importancia dentro del capital de trabajo
Las cuentas por pagar constituyen en la gran mayoría de las
empresas el monto principal de las obligaciones circulantes, debido
a que se incluyen los adeudos por mercancías y servicios
necesarios para las operaciones de producción y venta, además de
otros adeudos por gastos y servicios que no afectan la producción
o inventarios sino se consideran directamente en las cuentas de
gastos, como pueden ser conceptos relacionados con honorarios
profesionales, anuncios de publicidad, rentas etc., que son
aplicados a resultados.
También incluyen pasivos originados por la adquisición de
maquinaria y equipo que representan una inversión en activos no
circulantes.
Una medida importante es conocer el financiamiento que se recibe
de proveedores que tienen como origen la adquisición de
inventarios para la producción o venta. Es necesario contar con
información relativa a los pasivos relacionados con proveedores
para aplicar la siguiente fórmula:
Financiamiento de proveedores
Pasivos a favor de proveedores = 4,182 =50.3%
Inventarios 8,320
El resultado de 50.3% representa el financiamiento sin costo que
se ha recibido de los proveedores sobre la inversión en inventarios.
Dependiendo del giro de la empresa el financiamiento varía. En el
caso de tiendas de autoservicio el financiamiento tiende a ser
mayor y como consecuencia el capital de trabajo financiado con la
aportación de los accionistas disminuye.
Si tomamos la rotación de los inventarios que se trató en la sección
18 de la parte V de este libro que es de 182 días de cobertura y la
multiplicamos por el 50.3% de financiamiento de proveedores,

obtenemos 91.5 días que representan los días de inventarios que
están financiados por los proveedores.
El promedio del financiamiento de los proveedores depende en
parte de las condiciones económicas, de la oferta y demanda de
insumos que se adquieren y de la oportunidad de la empresa de
negociar descuentos de pronto pago o pago anticipado.
Las políticas para la administración de cuentas por pagar deben ser
formuladas por las áreas de finanzas y compras con el
conocimiento y aceptación de la dirección general.
El establecimiento y seguimiento de estas políticas es importante
para la eficiencia de la administración de este financiamiento, que
influye directamente en el monto de este financiamiento.
La buena o mala administración de las cuentas por pagar afecta
directamente la liquidez de la empresa y el flujo del efectivo.
Información para la administración de las cuentas por pagar
Para una buena administración de las cuentas por pagar es
necesario contar con información veraz y oportuna de la empresa
que permita tomar decisiones todos los días.

La información puede ser:
a) Relativa del presupuesto operativo de la empresa.
b) La información real actual.
c) Programas globales de pagos modificados mensualmente,
una vez que se conozcan los datos reales del mes anterior y se
pueden llevar a cabo las modificaciones para los meses siguientes.
d) Informe sobre cuentas que han dejado de pagarse por
problemas varios como calidad, surtidos incompletos, descuentos
rechazados por el proveedor, aumento de precios del proveedor
que no fueron notificados y con los que no se está de acuerdo,
etcétera.
e) Informe de días de inventarios financiados por proveedores
(ver sección 2) y su explicación si el número de días está fuera de
parámetros.
f) Informe periódico (semanal o quincenal) a tesorería de los
saldos de cuentas por pagar que deben liquidarse, calendarizado
por día para los próximos 15 días por lo menos. Este informe se
efectúa con facilidad a través de un programa en la computadora
que agrupe los saldos a proveedores por día de su vencimiento.
Este informe debe complementarse con los datos de pagos que
deban hacerse por concepto de nóminas, impuestos, honorarios y

otros para que de esta manera se tenga un programa de pagos y
se conozcan las necesidades de efectivo.
El nivel de los financiamientos con cuentas por pagar
El nivel de las cuentas por pagar está determinado en forma
importante por el nivel de compras de inventarios pues son éstos
los que fijan las erogaciones que deben hacerse en los días y
meses siguientes. En menor grado pero también en forma
significativa influyen los conceptos de gastos que son necesarios
de pagar como nóminas, lista de raya, servicios recibidos, fletes,
impuestos, útiles y accesorios y gastos acumulados que no afectan
directamente al inventario.
Cuando se están construyendo nuevas plantas o ampliándose las
existentes, las inversiones en inmuebles, planta y equipo pueden
llegar a ser importantes para estos conceptos capitalizables.
El nivel de las cuentas por pagar se verá afectado en forma muy
importante por la acción de tesorería de la empresa, la que decide
el monto de lo que debe pagarse o dejarse pendiente si es que no
hay fondos suficientes para poder cumplir con las obligaciones en
un momento determinado.
Recordemos que como objetivo de los financiamientos con cuentas
por pagar es obtener el mayor financiamiento y en algunas
ocasiones se obtienen créditos especiales con proveedores,
mediante la negociación de recibir extensión de plazo de crédito en
compras particularmente grandes o de características peculiares.
Las condiciones crediticias especiales se obtienen cuando el
proveedor fomenta el aprovisionamiento del inventario con
anticipación a su época de venta.
El proveedor ofrece fechas estacionales de pago que requieren su
liquidación sólo después de que la venta estacional esté muy
avanzada.
También pueden obtenerse condiciones crediticias especiales en
el caso de introducción de productos promocionales, novedosos o
nuevos para la introducción en el mercado.
Las empresas que tienen problemas de pagos y que sean
consumidores o distribuidores importantes, pueden convencer a
sus proveedores que los adeudos atrasados sean considerados
para liquidarse con pagos diferidos durante los próximos meses o
años. En estos casos se espera que las nuevas compras sean en
cuenta abierta y en condiciones normales para ser pagadas en su
vencimiento.
La perspectiva de más negocios y la mejoría en el futuro estimula
a los proveedores a aceptar acuerdos de pago diferido.
Si el proveedor está vendiendo con una contribución marginal alta
se amplía la oportunidad de obtener este financiamiento.
Por último, el nivel de cuentas por pagar debe vigilarse en razón de
la solvencia de la empresa la que tiene que tener una relación del
monto del pasivo al valor del capital contable de la empresa.
Las políticas de financiamiento con cuentas por pagar
Las políticas de financiamiento con cuentas por pagar tienen como
objetivo el elevar al máximo el financiamiento que no tiene costo
para la empresa, obtener descuentos por pronto pago o pago
anticipado cuando se presenten condiciones para ser negociados
y establecer el nivel del endeudamiento de la empresa.
El volumen principal de financiamientos de proveedores se recibe
a través de la práctica comercial de cuenta abierta. Se efectúan y
registran las transacciones sin documentar los montos a través de
pagarés o letras de cambio. Existen algunos giros de empresas
principalmente en bienes de consumo duradero como pueden ser
maquinaria, equipos, automóviles, vehículos, refrigeradores,

televisores, etc., que generalmente se documenta la venta con
títulos de crédito que pueden ser negociados posteriormente por el
proveedor.
El pagar intereses por falta de pago oportuno es una práctica
común en algunos giros de negocios. La solvencia moral del
proveedor es importante para tener seguridad en la formalidad de
tratos comerciales convenidos en calidad, servicio y precio.
Cuando las operaciones con un proveedor tienen en la empresa un
significado muy importante (dependencia operativa), es práctica
común pedir al proveedor su información financiera con el fin de
conocer su permanencia en el mercado y la confiabilidad que se
pueda tener en los suministros futuros.
La responsabilidad de fijar las políticas de financiamiento recae en
la administración financiera en coordinación con la dirección de
compras. La dirección general debe conocerlas y aprobarlas.
La administración de las cuentas por pagar tiene que fijar las
políticas, siendo las principales:
La política de elevar al máximo el financiamiento que no tiene costo
para la empresa consiste principalmente en la fijación de
parámetros que se reciben de los proveedores y el

aprovechamiento de los descuentos de pronto pago o pago
anticipado.
La política de obtención de crédito con proveedores se fija con
parámetros en términos de días de crédito y se asignan según los
diferentes insumos que se adquieren.
La oferta y demanda del mercado en cada grupo o tipo de insumos
es diferente, y dependiendo de esto deben establecerse los días de
crédito de financiamiento.
Un ejemplo de lo anterior se observa claramente en las tiendas de
autoservicio donde los suministros de leche, carne, verduras, etc.,
no tienen financiamiento y deben ser pagados de contado, en
contra las de otros como vinos, ropa, artículos para hogar, etc.,
tienen financiamientos de 90 o 120 días. Existen otros artículos
como conservas, salchichería que se negocian con financiamientos
de 30 o 60 días.
El negociar con proveedores mejores términos de financiamiento
tiene el peligro de incrementos en precios de compra o una baja en
la calidad de insumos.
Es importante que los insumos sean cotizados por lo menos por
dos proveedores y que se ejerza un control estricto en la calidad de
los insumos adquiridos.
La política del aprovechamiento de los descuentos de pronto pago
o pago anticipado debe señalar como regla general que deben
negociarse si el descuento es mayor al costo de oportunidad del
mercado.
Una parte importante de la administración financiera de las cuentas
por pagar lo constituye el contacto formal y continuo de los
departamentos de compras y finanzas con los proveedores más
importantes, tratando de optimizar, plazos, descuentos, etc., lo que
redundará en buenos frutos.
La política del nivel de endeudamiento de la empresa está
relacionada con los límites de solvencia que la empresa pueda
tener: La relación que deben tener los pasivos con el capital
contable de la empresa, generalmente es de una relación de deuda
/ capital de 40% / 60% la que se considera conservadora, la relación
de 45% / 55% es normal y la de 50% / 50% es agresiva. Arriba de
esta última relación generalmente se considera que la situación
financiera de la empresa se debilita. Vigilar la exposición de las
cuentas por pagar ante la inflación y devaluación de la moneda.

Las cuentas por pagar son pasivos monetarios que están
expuestas a la inflación. Este concepto del pasivo circulante tiene
generalmente una influencia importante en el resultado por posición
monetaria, genera utilidad y contrarresta la exposición de los
activos monetarios.
Otras cuentas por pagar
Este concepto no tiene la importancia que tienen las cuentas por
pagar a proveedores sino su importancia puede decirse es de
magnitud secundaria. Sin embargo, como parte del capital de
trabajo está también sujeto a un presupuesto, a un control y un
registro adecuado como todos los conceptos que forman parte de
los estados financieros de la empresa.
Forman parte de este concepto todas las operaciones individuales
que no provengan de operaciones representativas de producción
de venta, ni constituyan operaciones rutinarias sino más bien son
esporádicas. De cualquier forma merecen atención y control que se
da origen a través de las contra cuentas por dualidad económica.
Anticipos de clientes. En esta sección se incorporan los anticipos
de clientes que no es una práctica usual en todos los negocios; sin
embargo, en algunos giros de negocios es práctica común pedir a

los clientes anticipos a cuenta de los servicios que se prestarán o
por la adquisición de bienes como maquinaria y equipo bajo diseño
especial o en construcciones. Casi siempre existen contratos
escritos que fijan los montos de los anticipos, la fecha de entrega y
la forma de amortizarlos.
Al recibirse los anticipos se controlan y registran como una
obligación o pasivo de la empresa, que será liquidado a través de
la prestación de servicios o entregas de mercancías o bienes.
Este concepto puede llegar a ser importante dentro del capital de
trabajo de empresas constructoras o en las que vendan maquinaria
y equipos sobre pedidos especiales.
Su administración puede ser importante. Cuando los bienes o
servicios están terminados o prestados, disminuye el flujo de
fondos por recibir.
Cuando se reciben los anticipos deben administrarse con cautela y
los fondos deben ser empleados para cubrir el destino para lo que
fueron solicitados, por ejemplo: la adquisición de materias primas,
materiales, compra de equipo, pago de nóminas, etc. Con
frecuencia estos fondos son desviados para otros fines dando como
resultado en muchas ocasiones que la empresa tenga un

desequilibrio financiero y la empresa no puede hacer frente a sus
obligaciones contractuales.
Gastos e impuestos acumulados por pagar
Forman parte del pasivo a corto plazo conceptos de gastos
acumulados, tales como: intereses por pagar, gastos por servicios
como luz y fuerza, agua, teléfonos, faxes, regalías, etcétera.
Los impuestos acumulados por pagar los integran el impuesto
sobre la renta, la participación de utilidades a los trabajadores, las
cuotas del seguro social tanto lo retenido a los empleados como la
parte patronal, el impuesto sobre productos del trabajo, el impuesto
al valor agregado, el INFONAVIT, el SAR y otros sobre producción,
etcétera.
Gastos acumulados por pagar
Por lo general en las empresas estas cuentas representan cargos
a los resultados de operación por servicios recibidos, por beneficios
devengados aplicables al periodo terminado a la fecha de la
información financiera.
Se registran por medio de estimaciones cuando no son
susceptibles de determinarse en una forma exacta, y basados en
la experiencia propia de la empresa.

Las estimaciones que pueden determinarse en forma exacta se
registran al finalizar el periodo por su valor determinado.
Una buena administración debe vigilar que no se vayan arrastrando
faltantes en provisiones mensuales registradas, ajustándose su
monto a la fecha en que se realiza su pago respectivo,
produciéndose diferencias resultantes entre la estimación
efectuada y el pago realizado. Estas diferencias deben ajustarse en
el momento que se conocen para que la administración tenga una
información actualizada.
La otra parte importante del control administrativo es ejercida a
través del presupuesto de operación, que determina las cantidades
que deben llevarse a gastos y la contra cuentas por pagar en los
periodos respectivos.
Tal vez el concepto más importante de gastos acumulados por
pagar son las nóminas que implican pagos significativos, las cuales
influyen en forma importante en el capital de trabajo. Su control se
inicia en la autorización para contratar empleados y obreros hasta
su pago en los periodos correspondientes.
Puede, a través del presupuesto anual, controlarse su monto con
bastante eficiencia ya que los aumentos de sueldos y

contrataciones pueden localizarse dentro del periodo en los meses
planeados y en los porcentajes acordados.
De las nóminas y listas de rayas se derivan pasivos por conceptos
de cantidades retenidas y deducidas de los importes brutos de
sueldos y salarios, por lo que no necesitan hacerse estimaciones
de pasivos individuales para estos conceptos. Sin embargo, si
deben estimarse los pasivos por las cantidades con cargo a la
empresa por conceptos tales como Seguro Social, INFONAVIT,
Impuesto sobre productos del trabajo, etcétera.
Como medidas prácticas para el manejo de sueldos y salarios para
tener eficiencia y seguridad debe considerarse:
El pago a empleados puede efectuarse una vez al mes o máximo
quincenalmente a través de depósitos en el banco en cuenta de
cheques o tarjetas bancarias de cada empleado.
Los recibos de sueldos deberán ser preparados automáticamente
y en forma simultánea al proceso de las nóminas.
Para el pago de nóminas semanales a los trabajadores en el caso
de ser un volumen importante, debe negociarse con el banco el en
sobretodo de las cantidades netas de los salarios y la entrega de
los sobres en la empresa hasta su guarda en la caja fuerte.

Se debe prestar una atención especial en la administración y
guarda de dinero por fines de seguridad.
Impuestos acumulados por pagar. Mensualmente debe estimarse
el pasivo correspondiente de los diferentes impuestos que gravan
las operaciones de la empresa.
Algunos de ellos son calculados en forma automática a través de
los sistemas establecidos en la operación, como pueden ser: el
impuesto al valor agregado que se obtiene del proceso de
facturación o el impuesto sobre la renta que grava a los sueldos y
salarios que se obtiene en el proceso de las nóminas. Otros
impuestos deben calcularse en forma individual con los resultados
operativos, antes del cierre del periodo.
El impuesto sobre la renta que grava las utilidades de la empresa
resulta ser un cálculo complicado en la mayoría de las veces y su
administración requiere la intervención de un experto dada la
importancia que debe tener dentro de los resultados de la empresa.
Debe estimarse mensualmente en forma consistente la provisión y
dada su importancia debe ser revisada la provisión por otras
personas diferentes al que efectuó el cálculo, como puede ser: el
contador, el contralor, el director de finanzas o gerente general
dependiendo del tamaño y organización de la empresa.

Se deben tomar las medidas necesarias para que pueda ser su
importe cubierto al fisco en las fechas o plazos que señala la ley.
El manejo del capital de trabajo que será necesario para cubrir este
pasivo, implica por lo general pagos mensuales a menos que se
trate de negocios recientemente establecidos a los que no se les
exige hacer pagos provisionales a cuenta. Debe recordarse que los
pagos provisionales son diferentes a las provisiones de pasivo que
deban hacerse y son determinados de acuerdo a coeficientes y
utilidades del año anterior.
La participación de utilidades a los trabajadores debe estimarse
mensualmente y registrarse su efecto en los resultados de la
empresa y en el pasivo correspondiente.
Su cálculo es bastante similar al del impuesto sobre la renta. Su
efecto influye en el capital del trabajo pero no requiere de fondos
sino hasta el año siguiente en el que debe efectuarse el pago.
El control de las cuentas por pagar
El sistema de control interno contable debe asegurar la captación
exacta de las operaciones realizadas. Se apoya en forma
importante en la dualidad económica de las operaciones tomando
en cuenta la base en que se sustenta, que es la partida doble en
donde un pasivo aumenta con un aumento de activo o una

disminución del capital o de otro pasivo y los pasivos disminuyen
por una disminución del activo o por un aumento del capital o de
otro pasivo. Ilustrando lo anterior al recibirse una mercancía en
almacén enviada por un proveedor se tiene: un aumento de activo
por la mercancía recibida y un aumento de pasivo a favor del
proveedor por el importe de la mercancía.
Al pagarle al proveedor la mercancía recibida se tiene: una
disminución de pasivo por el importe de pago de la mercancía y una
disminución del activo por el importe del cheque que se expide en
pago al proveedor. En todas las transacciones va a haber dos
puntos de control, uno en cada una de las cuentas que se afecten
tanto de cargo como de crédito.
Un principio básico es que exista un registro del pasivo por las
compras de los bienes o servicios, aun cuando se pague de
contado, así como que en todos los pagos se cancelen las facturas
o documentos que amparan el pago indicándose el número de
cheque expedido.
Todos los pagos que deba realizar la empresa deben ser
previamente registrados a través de cuentas de pasivo con el fin de
que la empresa tenga registro de las transacciones y se pueda
consultar en caso necesario. Si se efectúan pagos y su registro se

hace directamente a gastos a través de las cuentas de cheques, se
pierde fácilmente la transacción y por lo tanto su control.
Las transacciones que se registran por estos conceptos son muy
numerosas e importantes por lo que debe existir un control interno
que salvaguarde la integridad de las operaciones y permita un
registro que deje información para poder consultar sus movimientos
y saldos en cualquier fecha.
En la administración financiera de la empresa, el administrador
deberá implementar todas aquellas medidas de control operativo
que salvaguarden los activos y el patrimonio de los socios o
accionistas, manteniendo así la funcionalidad e integridad de la
empresa.
La administración de la empresa debe asegurarse del control
existente de las cuentas por pagar dentro de la empresa y para ello
deben poder contestarse varias preguntas, encaminadas todas
ellas a proporcionar información suficiente sobre si las cuentas por
pagar están siendo administradas en forma eficiente.
A continuación se presenta una lista de puntos relativos que darán
respuesta de que si las cuentas por pagar están siendo
administradas satisfactoriamente:
Función de recepción:
1. Las funciones del departamento de recepción se encuentran
separadas de los departamentos de: ¿Embarque? y
¿Contabilidad?
2. ¿Existen lugares específicos para la recepción de las
mercancías?
3. ¿Se tiene establecido el procedimiento que las mercancías
recibidas lleguen a un lugar central o específico donde se ejerce el
control de recepción?
4. ¿Se envían al departamento de recepción copias de los pedidos?
5. ¿Se tienen establecidos procedimientos de revisión, que
aseguren las condiciones y calidad de las mercancías recibidas?
6. ¿Recepción comprueba que las cantidades, condiciones y
precios de los pedidos coinciden con las facturas?
7. ¿Se elaboran informes de entrada o recepción para todas las
mercancías recibidas?
8. ¿Se encuentran pre numerados los informes de entradas o
recepción?
9. ¿El departamento de recepción controla las entradas a través de
un registro o conservando una copia de los informes de recepción?
Función de compras:
1. Las funciones del departamento de compras están debidamente
separadas de: ¿Recepción?, ¿Embarques?, ¿Contabilidad?,
¿Registros e inventarios perpetuos?
2. ¿Se necesita autorización escrita para efectuar todas las
compras? (cuando menos aquellas que excedan de cantidades
menores).
3. ¿Se emiten pedidos para todas las compras?
4. Los pedidos de compra:
a) ¿Se encuentran debidamente autorizados por funcionarios?
b) ¿Señalan las condiciones de pago, precios y descuentos en
su caso?
c) ¿Están pre numeradas y se controlan debidamente? (Guarda:
cancelaciones, distribución y secuencia).
5. ¿La relación de cuentas por pagar se obtiene mensualmente y
se balancea con la cuenta de control?
6. ¿Los estados de cuenta mensuales recibidos de los
proveedores, son conciliados con los comprobantes y el auxiliar de
cuentas por pagar?
7. ¿Los adelantos a proveedores se consideran como cuentas por
cobrar?
8. ¿Cuándo se hacen pagos a proveedores por embarques directos
a clientes, el sistema establecido es el adecuado para controlar que
se expidan las facturas por esos conceptos?
9. ¿Las devoluciones hechas a proveedores se controlan de modo
tal, que asegure que las cuentas de proveedores se han cargado
por el importe de dichas devoluciones?
10. ¿Existe un control apropiado para las órdenes de compra
abiertas, futuros y compras bajo contrato?
Función de registro y verificación:
1. ¿Las compras se registran a través de los reportes de "entradas
al almacén" con numeración progresiva?
2. El departamento de contabilidad:
a) ¿Comprueba que las cantidades, precios, condiciones de
pagos y descuentos sean correctos cotejando con los pedidos,
informes de recepción y las facturas?
b) ¿Verifica los cálculos que aparecen en las facturas?
c) e) ¿Revisa la aplicación contable de las cuentas y
subcuentas?
d) ¿Revisa la autorización de pago?
e) ¿Revisa los fletes verificándolos con los pedidos?

3. ¿Si se reciben entregas parciales a cuenta de pedidos los
departamentos de almacén, compras y contabilidad las controlan
debidamente?
4. ¿Existen procedimientos de control que aseguren las inmediatas
reclamaciones a proveedores por mercancías dañadas o
incompletas?
5. ¿Las reclamaciones se encuentran amparadas por notas de
crédito de los proveedores o controladas a través de otros
procedimientos que aseguren el debido registro contable?
6. ¿Se tiene un sistema adecuado para el control y registro de las
cuentas por pagar y es manejado en forma eficiente por el
departamento de cuentas por pagar?
7. ¿Se turnan directamente al departamento de contabilidad las
facturas de proveedores que se reciben por correo?
8. ¿Existe un control adecuado sobre las facturas recibidas de
proveedores?
9. ¿Se indica en las copias de las facturas con un sello, que se trata
precisamente de duplicados para evitar la posibilidad de duplicar
los pagos?
10. ¿Cuándo se reciben estados de cuentas de proveedores o
acreedores, los saldos y movimientos se concilian con los registros

de la empresa y se contestan las solicitudes de confirmación
recibidas?
11. ¿Se investigan y controlan los saldos deudores dentro de
cuentas por pagar?
12. ¿Se tienen auxiliares por cada proveedor y acreedor o se
cuenta con algún sistema que proporcione información suficiente
para una buena administración?
13. ¿El registro de documentos por pagar permite balancearlo
fácilmente con la cuenta de control?
14. ¿Proporciona información para conocer los intereses por pagar
acumulados?
15. ¿Se requiere cuando menos la firma de un directivo en los
documentos por pagar?
16. Tratándose de compras de activos fijos:
a) ¿Existen las aprobaciones apropiadas para su compra?
b) ¿Su recepción está comprobada y 10 pedido coincide con lo
recibido?
c) ¿Es necesaria una autorización especial de algún funcionario
que autorice su pago?
17. ¿En los pagos de impuestos existe la aprobación del funcionario
responsable del control de los impuestos?

18. ¿Tratándose de convenios por pasivos contratados, el registro
es oportuno y la administración está debidamente informada?
19. ¿Todos los pasivos contratados se encuentran debidamente
autorizados?
20. ¿Tratándose de reservas o estimaciones de pasivos, se
determinan y revisan internamente las suficiencias para que cubran
obligaciones de cualquier tipo, incluyendo las contractuales y
legales?
21. ¿Se controlan debidamente otros pasivos que no sean
originados por compras y mercancías para su registro contable?
22. ¿El departamento de auditoría interna o personas distintas de
quienes manejen registros de cuentas por pagar verifican los
sistemas establecidos y elaboran informes acerca de las revisiones
efectuadas?
23. ¿La persona o departamento que autoriza finalmente el pago
de los documentos y cuentas por pagar es independiente:
a) ¿Del departamento que compra?
b) ¿De quién haya solicitado el pago?
c) ¿Del cajero o de quien firme los cheques?
La administración de la empresa debe asegurarse del control
existente de las nóminas dentro de la empresa y para ello deben
poder contestarse varias preguntas, encaminadas todas ellas a

proporcionar información suficiente sobre si las nóminas están
siendo administradas en forma eficiente.
A continuación se presenta una lista de puntos relativos que darán
respuesta de si las nóminas están siendo administradas
satisfactoriamente:
Existe una separación definida de las labores entre:
1. ¿Las cuentas bancarias para pagos de sueldos y rayas son
conciliadas por otras personas que no sean las nombradas en la
pregunta anterior?
a) ¿El personal que prepara las listas de raya?,
b) ¿Los tomadores de tiempo? y
c) ¿El personal que hace los pagos?
2. ¿Los nombres de obreros y empleados aumentados en las listas
de raya y en las nóminas necesitan autorización escrita de algún
funcionario autorizado, independiente del departamento que las
prepara?
3. ¿Los cambios en las cuotas de sueldos son hechas solamente
con aprobación escrita de algún funcionario autorizado
independientemente del departamento que las prepara?
4. ¿Se llevan registros completos del personal, fuera del
departamento que prepara las listas de raya y nóminas?
5. ¿Si es así, los registros incluyen el sueldo señalado?

6. ¿Se usan relojes marcadores u otro sistema de control como
base para la preparación y verificación de las listas de raya y
nóminas que asegure que los trabajadores y empleados han
trabajado?
7. ¿La parte mecánica de las listas de raya y nóminas es verificada
como parte de la rutina de su preparación?
8. ¿Las listas de raya y nóminas están sujetas a una aprobación
final por alguna persona o departamento fuera del departamento
que las prepara?
9. ¿Se paga con cheque a los empleados o se hacen depósitos en
cuentas de cheques o tarjetas bancarias y se obtienen recibos
firmados?
10. ¿Si no es así se toman las debidas precauciones para guardar
y manejar el dinero para protegerlo contra robos de empleados o
extraños?
11. ¿La guarda de los sueldos no reclamados está encomendada
a otras personas que no sean las que preparan las listas de raya y
nóminas, ni las que hicieron los pagos?
12. ¿La distribución de cheques de sueldos o efectivo es
supervisada periódicamente por alguien, independiente del
departamento que preparó las listas de raya y nóminas y de quién
realiza el pago?
13. ¿Las personas que pagan son cambiadas de vez en cuando?
El asegurarse de que las respuestas sean positivas dará a la
administración una seguridad para obtener buenos resultados de
control y que existan condiciones operativas satisfactorias en
general. Cuando haya contestaciones negativas se deberá
implementar alguna forma que garantice un buen control y evite
irregularidades, errores o pérdidas en que se pueda incurrir en la
operación.
Todo lo anterior conlleva a establecer medidas de control en la
operación de la empresa para salvaguardar su activo, la verificación
y exactitud de los datos y operaciones realizadas, así como el
desarrollo y fomento de la eficiencia y reglas que deben seguir en
la administración.
El sistema debe considerar como aspecto fundamental los
objetivos de la empresa en cuanto al servicio eficiente a su clientela
presente y futura, para mejorar su posición en el mercado que
participa y debe incluir:
 Procedimientos de fondo que deban seguirse en relación con
los deberes y obligaciones de cada uno de los departamentos que
integran la organización, las cualidades y conocimientos que
deberán reunir el personal de acuerdo con sus atribuciones.

 Un plan de organización que muestre una separación
apropiada de funciones y responsabilidades.
 Un sistema de autorización y procedimiento de registro
adecuados que provea
 Un control contable exacto sobre el activo, pasivo, ingresos y
gastos.
Efectos de la inflación y devaluación de las cuentas por pagar
Las cuentas por pagar son pasivos monetarios porque representan
un determinado número de unidades monetarias por pagar, por lo
que no son susceptibles de modificar su monto y por lo tanto no
pueden corregirse ya que su importe permanece siempre
determinado por la cantidad de unidades que representa.
En época de una inflación alta que puede considerarse de más de
un dígito debe reconocerse la utilidad que se produce en las
cuentas por pagar, porque su liquidación se hará con unidades
monetarias de menor poder de compra.
En el caso de una devaluación de la moneda que representa el
reconocimiento oficial de la inflación en relación a una moneda
extranjera, cambia el monto a pagar en pesos de las cuentas por

pagar en moneda extranjera y debe reconocerse la pérdida
realizada por el tipo de cambio nuevo.
En épocas durante las cuales la tasa de inflación es de
consideración, los proveedores cambian sus políticas porque su
inversión está expuesta a los efectos nocivos de la inflación. En
estas condiciones es muy recomendable el vigilar el crédito
contratado con los proveedores porque tratarán de reducir los
plazos concedidos. Es una buena época para obtener descuentos
importantes de pronto pago o pago anticipado, lo que tendrá un
beneficio financiero a la empresa.
Los descuentos de pronto pago o pago anticipado deben
considerar el costo de oportunidad del dinero y el periodo de
crédito. El costo de oportunidad del dinero incluye generalmente la
inflación.
Las cuentas por pagar en moneda extranjera deben atenderse en
forma especial por los siguientes factores:
a) Que su importe no llegue a límites mayores que puedan poner
a la empresa en peligro por una devaluación de la moneda. Esta
situación ha sido experimentada en varias ocasiones en nuestro
país en los últimos años y han sido numerosas las empresas con
colapsos financieros, que han tenido que ir a la suspensión de
pagos y muchas de ellas a la quiebra.
b) Que se estén actualizando las deudas en moneda extranjera
a moneda nacional para que mensualmente muestre la deuda
actualizada que debe pagarse.
c) Que su registro por tratarse de una dualidad de monedas sea
eficiente, para lo cual es necesario que el sistema contable sea
capaz de poder manejar en forma eficiente los saldos por pagar en
moneda extranjera y en moneda nacional.
Una buena administración en épocas de inflación y devaluación
debe medir la exposición de la empresa en forma continua para
minimizar sus efectos.
La posición de la inversión de la empresa ante la inflación y
devaluación se determina a través del Estado de posición de la
inversión.
Posiciones niveladas de activos y pasivos monetarios en moneda
nacional y extranjera no producen pérdidas o utilidades por efectos
de la inflación o devaluación debido a que sus resultados se
compensan entre sí.

Resumen
1. Los documentos y cuentas por pagar representan obligaciones
presentes provenientes de las operaciones de transacciones
pasadas, tales como la adquisición de mercancías o servicios o por
la obtención de préstamos para el financiamiento de los bienes que
constituyen el activo.
2. La importancia de las cuentas por pagar dentro del capital de
trabajo constituye en la gran mayoría de las empresas el monto
principal de las obligaciones circulantes, debido a que se incluyen
los adeudos por mercancías y servicios necesarios para las
operaciones de producción y venta, además de otros adeudos por
gastos y servicios que no afectan la producción o inventarios sino
se consideran directamente en las cuentas de gastos, como
pueden ser conceptos relacionados con honorarios profesionales,
anuncios de publicidad, renta, etc., que son aplicados a resultados.
También incluyen pasivos originados por la adquisición de
maquinaria y equipo que representan una inversión en activos no
circulantes.
3. Una medida importante para conocer el financiamiento que se
recibe de proveedores se obtiene con la razón de pasivos a
inventarios y su resultado representa el financiamiento sin costo

alguno que se ha recibido de los proveedores sobre la inversión en
inventarios.
4. Para conocer los días de inventarios que están financiados por
proveedores, se multiplica la rotación de los inventarios por el
financiamiento de proveedores.
5. Las políticas para la administración de cuentas por pagar deben
ser formuladas por las áreas de finanzas y compras con el
conocimiento y aceptación de la dirección general, y la buena o
mala administración de las cuentas por pagar afecta directamente
la liquidez de la empresa y el flujo del efectivo.
6. Para una buena administración de las cuentas por pagar es
necesario contar con información veraz y oportuna de la empresa,
que permita tomar decisiones todos los días como:
a) Relativa al presupuesto operativo de la empresa,
b) La información real actual,
c) Programas globales de pagos modificados mensualmente una
vez que se conozcan los datos reales del mes anterior,
d) Informe sobre cuentas que han dejado de pagarse por
problemas varios como calidad, surtidos incompletos, etc.,
e) Informe de días de inventarios financiados por proveedores y
su explicación si el número de días está fuera de parámetros,

f) Informe periódico (semanal o quincenal) a tesorería de los
saldos de cuentas por pagar que deben liquidarse calendarizado
por día para los próximos 15 días, complementado con los datos
de pagos que deban hacerse por concepto de nóminas, impuestos,
honorarios y otros para que de esta manera se tenga un programa
de pagos y se conozcan las necesidades de efectivo.
7. En su mayor grado, el nivel de las cuentas por pagar está
determinado en forma importante por el nivel de compras de
inventarios, pues son éstos los que fijan las erogaciones que deben
hacerse en los días y meses siguientes.
8. En menor grado pero también en forma significativa influyen los
conceptos de gastos que son necesarios de pagar como: nóminas,
lista de raya, servicios recibidos, fletes, impuestos, útiles y
accesorios y gastos acumulados que no afectan directamente al
inventario.
9. Como objetivo de los financiamientos con cuentas por pagar es
obtener el mayor financiamiento aprovechando los créditos
especiales con proveedores, mediante la negociación de extensión
de plazo del crédito en compras particularmente grandes.
10. Las políticas de financiamiento con cuentas por pagar tienen
como objetivo el elevar al máximo el financiamiento que no tiene
costo para la empresa, obtener descuentos por pronto pago o pago

anticipado cuando se presenten condiciones para ser negociados
y establecer el nivel del endeudamiento de la empresa.
11. La política de elevar al máximo el financiamiento que no tiene
costo para la empresa de crédito con proveedores, se fija con
parámetros en términos de días de crédito y se asignan según los
diferentes insumos que se adquieren, pues la oferta y demanda del
mercado en cada grupo o tipo de insumos es diferente y
dependiendo de esto deben establecerse los días de crédito de
financiamiento.
12. La política de aprovechamiento de los descuentos de pronto
pago o pago anticipado debe señalar como regla general que
deben negociarse si el descuento es mayor al costo de oportunidad
del mercado, y una parte importante de la administración financiera
de las cuentas por pagar lo constituye el contacto formal y continuo
de los departamentos de compras y finanzas con los proveedores
más importantes, tratando de optimizar plazos, descuentos, etc., lo
que redundará en buenos frutos.
13. La política del nivel de endeudamiento de la empresa está
relacionada con los límites de solvencia que la empresa pueda
tener.
14. Vigilar la exposición de las cuentas por pagar ante la inflación y
devaluación de la moneda. Los adeudos en moneda extranjera
producen pérdidas por la devaluación de la moneda.
15. En algunos giros de negocios es práctica común pedir a los
clientes anticipos a cuenta de los servicios que se prestarán o por
la adquisición de bienes como maquinaria y equipo bajo diseño
especial o en construcciones. Casi siempre existen contratos
escritos que fijan los montos de los anticipos, la fecha de entrega y
la forma de amortizarlos.
16. Los gastos acumulados por pagar representan cargos a los
resultados de operación por servicios recibidos, por beneficios
devengados aplicables al periodo terminado a la fecha de la
información financiera. Generalmente los gastos acumulados se
registran por medio de estimaciones cuando no son susceptibles
de determinarse en una forma exacta, y basados en la experiencia
propia de la empresa.
17. Generalmente el concepto más importante de gastos
acumulados por pagar son las nóminas que implican pagos
significativos que influyen en forma importante en el capital de
trabajo.
18. Las nóminas pueden controlarse a través del presupuesto anual
con bastante eficiencia, ya que los aumentos de sueldos y

contrataciones pueden localizarse dentro del periodo en los meses
planeados y en los porcentajes acordados.
19. De las nóminas y listas de rayas se derivan pasivos por
conceptos de cantidades retenidas y deducidas de los importes
brutos de sueldos y salarios, por lo que no necesitan hacerse
estimaciones de pasivos individuales para estos conceptos.
Sin embargo, si deben estimarse los pasivos por las cantidades con
cargo a la empresa por conceptos tales como: Seguro Social,
INFONAVIT, impuesto sobre productos del trabajo, etcétera.
20. Como medidas prácticas para el manejo de sueldos y salarios
para tener eficiencia y seguridad, debe considerarse:
El pago a empleados se puede efectuar una vez al mes o máximo
quincenalmente a través de depósitos en el banco en cuenta de
cheques o tarjetas bancarias de cada empleado. Los recibos de
sueldos deberán ser preparados automáticamente y en forma
simultánea al proceso de las nóminas.
21. Mensualmente debe estimarse el pasivo correspondiente a los
diferentes impuestos acumulados por pagar, como es: el impuesto
sobre la renta que grava las utilidades de la empresa resulta ser un
cálculo complicado en la mayoría de las veces, la participación de
utilidades a los trabajadores y debe registrarse su efecto en los
resultados de la empresa y en el pasivo correspondiente.

22. En virtud de que los cálculos para la determinación del pasivo
de la empresa por concepto de impuesto sobre la renta y de
participación de utilidades a los trabajadores son de suma
importancia y complicados, se recomienda y casi siempre se
requiere la intervención de un experto.
23. El control de las cuentas por pagar se apoya en forma
importante en la dualidad económica de las operaciones tomando
en cuenta la base en que se sustenta, que es la partida doble en
donde un pasivo aumenta con un aumento de activo o una
disminución del capital o de otro pasivo, y los pasivos disminuyen
por una disminución del activo o por un aumento del capital o de
otro pasivo. En todas las transacciones va a haber dos puntos de
control.
24. Un principio básico es que exista un registro por la compra de
bienes o servicios. Las transacciones que se registran por estos
conceptos son muy numerosas e importantes, por lo que debe
existir un control interno que salvaguarde la integridad de las
operaciones y permita un registro que deje información para poder
consultar sus movimientos y saldos en cualquier fecha.
25. La administración de la empresa debe asegurarse del control
existente de las cuentas por pagar dentro de la empresa y para ello
deben poder contestarse varias preguntas, encaminadas todas

ellas a proporcionar información suficiente sobre si las cuentas por
pagar están siendo administradas en forma eficiente.
26. El sistema de control operativo de la empresa debe incluir:
Procedimientos de fondo que deban seguirse en relación con los
deberes y obligaciones de cada uno de los departamentos que
integran la organización, las cualidades y conocimientos que
deberá reunir el personal de acuerdo con sus atribuciones, un plan
de organización que muestre una separación apropiada de
funciones y responsabilidades y un sistema de autorización y
procedimiento de registro adecuado que provea un control contable
exacto sobre el activo, pasivo, ingresos y gastos.
27. Las cuentas por pagar son pasivos monetarios y en época de
una inflación alta que puede considerarse de más de un dígito,
debe reconocerse la utilidad que se produce en las cuentas por
pagar porque su liquidación se hará con unidades monetarias de
menor poder de compra. En el caso de una devaluación de la
moneda cambia el monto a pagar en pesos de las cuentas por
pagar en moneda extranjera y se debe reconocer la pérdida
realizada por el tipo de cambio nuevo.
28. Una buena administración en épocas de inflación y devaluación
debe medir la exposición de la empresa en forma continua para
minimizar sus efectos. La posición de la inversión de la empresa

ante la inflación y devaluación se determina a través del estado de
posición de la inversión. Posiciones niveladas de activos y pasivos
monetarios en moneda nacional y extranjera no producen pérdidas
o utilidades por efectos de la inflación o devaluación debido a que
sus resultados se compensan entre sí.
CLASIFICACIÓN DEL PASIVO
El pasivo se clasifica dé acuerdo con su fecha de liquidación o
vencimiento, en pasivo a corto plazo y pasivo a largo plazo.
Reglas de Valuación:
a) Compra de mercancías o servicios, surgen en el momento de
tomar posesión de las mercancías o recibidos los servicios.
b) Registrar los pasivos deduciendo los descuentos comerciales,
pero sin deducir los descuentos por pronto pago.
c) Deberán registrarse estimaciones pueden encontrarse los
pasivos por gratificaciones, vacaciones, salarios cuotas patronales
del seguro social, garantías, incentivos, etc.
d) La PTU representa una obligación contractual.
e) Los prestamos obtenidos en efectivo, deberán registrarse por
el importe recibido o utilizado.

f) Cuando firmasen documentos amparando compras a crédito,
deberán registrarse de inmediato.
g) En caso de pasivos a liquidarse en tablas de amortización se
registrara el total cargando el importe de los intereses no
devengados a una cuenta de cargos diferidos.
h) Los pasivos en moneda extranjera se convertirán al tipo de
cambio oficial.
i) El pasivo de emisión de obligaciones representa el importe a
pagar por las obligaciones emitidas de acuerdo con el valor nominal
de los títulos. Los intereses deberán registrarse conforme se
devenguen.
Reglas de Presentación:
a) Por razón de su pronta o inmediata exigibilidad debe
presentarse como el primero de los grupos en el balance general.
b) Es importante presentar por separado los adeudos a favor de
proveedores. Estos saldos deberá incluir los fletes, gastos de
importación, etc. aun sí están pendientes de pago.
c) Los saldos deudores deberán reclasificarse como cuentas por
cobrar o como inventarios. Los pasivos que representen
financiamientos bancarios a corto plazo deberán presentarse por
separado.
d) La porción circulante del pasivo a largo plazo deberá
presentarse también por separado.
e) Los pasivos a favor de la compañía afiliada debe presentarse
por separado ya que conservan una característica especial en
cuanto a su exigibilidad.
f) Las cuentas por pagar a acreedor4es diversos se agrupan
generalmente en un solo total.
g) Los pasivos por el ISR y por la PTU, deben mostrarse
separadamente en forma individual.
h) En caso de pasivos importantes en moneda extranjera
deberán revelarse con una nota a los estados financieros.
i) Deberán informarse también de restricciones o hechos de
importancia relacionadas con el pasivo.
j) Es indispensable informar de las garantías mediante notas a
los estados financieros.
k) En el caso de obligaciones emitidas, deberá informarse
claramente las características de la emisión, el monto, numero de
obligaciones en circulación, valor nominal, garantías, vencimiento,
tasa de intereses etc.
l) Los intereses no devengados incluidos en los saldos de las
cuentas de pasivo deberán excluirse para fines de presentación en
el balance.
CAPITAL DE TRABAJO
El capital de trabajo tiene relación directa con la capacidad de la
empresa de genera flujo de caja. El flujo de caja o efectivo, que la
empresa genere será el que se encargue de mantener o de
incrementar el capital de trabajo.
La capacidad que tenga la empresa de generar efectivo con una
menor inversión o u una menor utilización de activos, tiene gran
efecto en el capital de trabajo. Es el flujo de caja generado por la
empresa el que genera los recursos para operar la empresa, para
reponer los activos, para pagar la deuda y para distribuir utilidades
a los socios. Una eficiente generación de recursos garantiza la
solvencia de la empresa para poder asumir los compromisos
actuales y proyectar futuras inversiones sin necesidad de recurrir a
financiamiento de los socios o de terceros.
El flujo de caja de la empresa debe ser suficiente para mantener el
capital de trabajo, para reponer activos, para atender los costos de
los pasivos, y lo más importante; para distribuir utilidades a los
socios de la empresa. (Vea: Flujo de caja libre).
El capital de trabajo neto operativo comprende un concepto mucho
más profundo que el concepto contable de capital de trabajo, y en
este se considera única y exclusivamente los activos que

directamente intervienen en la generación de recursos, menos las
cuentas por pagar. Para esto se excluyen las partidas de efectivo e
inversiones a corto plazo.
En primer lugar, se supone que el efectivo en una empresa debe
ser lo menos posible, debe aproximarse a cero, ya que el efectivo
no genera rentabilidad alguna.
Tener grandes sumas de disponible es un error financiero. Una
empresa no se puede dar el lujo de tener una cantidad considerable
de efectivo ocioso cuando puede invertirlo en un activo que genere
alguna rentabilidad como los inventarios, activos fijos, o el pago de
los pasivos que por su naturaleza siempre generan altos costos
financieros.
El capital de trabajo neto operativo, es la suma de Inventarios y
cartera, menos las cuentas por pagar.
Básicamente, la empresa gira en torno a estos tres elementos.
La empresa compra a crédito los inventarios, eso genera cuentas
por pagar. Luego esos Inventarios los vende a crédito, lo cual
genera la cartera.
La administración eficaz y eficiente de estos tres elementos, es lo
que asegura un comportamiento seguro del capital de trabajo.

La empresa debe tener políticas claras para cada uno de estos
elementos.
Respecto a los inventarios, estos deben ser solo los necesarios
para asegurar una producción continua, pero no demasiados
porque significaría inmovilizar una cantidad de recursos
representados en Inventarios almacenados a la espera de ser
realizados.
Respecto a la cartera, y entendiendo que esta representa buena
parte de los recursos de la empresa en manos de clientes, debe
tener políticas optimas de gestión y cobro, y en cuanto al plazo que
se da a los clientes, este debe estar acorde con las necesidades
financieras y los costos financieros que pueda tener la empresa por
tener recursos sobre los cuales no puede disponer y que no están
generando rentabilidad alguna, a no ser que se adopte una política
de financiación que ofrezca un rendimiento superior al costo
financiero que generarían esos mismos recursos.
En cuanto a la política de cuentas por pagar, por su costo
financiero, debe ser muy sana. Caso contrario que se debe dar en
la cartera, en las cuentas por pagar, entre más plazo se consiga
para pagar las obligaciones, mucho mejor.

Igual con los costos financieros, entre menor sea la financiación
más positivo para las finanzas de la empresa. La financiación y los
plazos son básicamente los principales elementos que se deben
tener en cuenta en el manejo de las cuentas por pagar.
Debe haber concordancia entre las políticas de cartera y cuentas
por pagar. No es recomendable por ejemplo, que las cuentas por
pagar se pacten a 60 días y la cartera a 90 días. Esto generaría un
desequilibrio en el capital de trabajo de 30 días.
La empresa tendría que financiar con capital de trabajo extra esos
30 días. Igual sucede con la financiación. Si el proveedor cobra un
1% de financiación y al cliente solo se le cobra un 0.5% o no se le
cobra, se presenta un desfase entre lo pagado con lo ganado, lo
cual tendría que ser compensado con recursos extras de la
empresa.
Cualquier política que afecte el capital de trabajo, conlleva a que
ese capital afectado debe financiarse o reponerse, lo que solo se
posible hacerlo de tres forma; ser generado por la misma empresa;
financiado por los socios o financiado por terceros.
Lo ideal es que la empresa esté en condiciones de generar los
suficientes recursos para cubrir todos estos eventos relacionados
con el mantenimiento y crecimiento del trabajo. Pero se debe tener

presente que muchas veces, con solo administrar eficazmente los
elementos que intervienen en el capital de trabajo es suficiente.
A manera de ejemplo, una forma de aumentar el Flujo de caja libre
puede ser simplemente administrando mejor los costos de
producción, o implementando una política de gestión de cartera
más eficiente. Esto puede ser suficiente para conservar el capital
de trabajo sin necesidad de recurrir a mayores inversiones las que
requieren financiación de terceros o mayores aportes de los socios.
Como se puede observar, el concepto de capital de trabajo es
mucho más que un conjunto de recursos a disposición de la
empresa; es además, la manera como se debe administrar ese
conjunto de recursos y elementos participantes en la generación
del capital de trabajo.
El capital de trabajo resulta útil para establecer el equilibrio
patrimonial de cada organización empresarial. Se trata de una
herramienta fundamental a la hora de realizar un análisis interno de
la firma, ya que evidencia un vínculo muy estrecho con las
operaciones diarias que se concretan en ella.
En concreto, podemos establecer que todo capital de trabajo se
sustenta o conforma a partir de la unión de varios elementos

fundamentales. Entre los mismos, los que le otorgan sentido y
forma, se encuentran los valores negociables, el inventario, el
efectivo y finalmente lo que se da en llamar cuentas por cobrar.
FUENTES DE FINANCIAMIENTO
Fuente de financiamiento: Se refiere al origen de los recursos (o
ingresos) con los cuales se espera cubrir el pago de los bienes y
servicios necesarios para desarrollar los programas y proyectos
contenidos Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado
correspondiente un ejercicio fiscal. Existen varias fuentes de
financiamiento,dentro de las fuentes de financiamiento, se tiene,
entre otras:
 Ingresos corrientes,
 Ingresos IVA-Paz,
 Ingresos propios,
 Donaciones,
 Préstamos,
 Colocaciones de Bonos del Tesoro.
De todas las actividades de un negocio, la de reunir el capital es de
las más importantes. La forma de conseguir ese capital, es a lo que
se llama financiamiento. A través de los financiamientos, se le

brinda la posibilidad a las empresas, de mantener una economía
estable y eficiente, así como también de seguir sus actividades
comerciales; esto trae como consecuencia, otorgar un mayor
aporte al sector económico al cual participan.
Para la mayoría de los negocios, la principal fuente de capital,
proviene de ahorros y otras formas de recursos personales.
Frecuentemente, también se suelen utilizar las tarjetas de crédito
para financiar las necesidades de los negocios. Los amigos y los
parientes: Las fuentes privadas como los amigos y la familia, son
otra opción de conseguir dinero, éste se presta sin intereses o a
una tasa de interés baja, lo cual es muy benéfico para iniciar las
operaciones. Bancos y Uniones de Crédito: Las fuentes más
comunes de financiamiento son los bancos y las uniones de crédito.
Tales instituciones proporcionarán el préstamo, solo si usted
demuestra que su solicitud está bien justificada. Las empresas de
capital de inversión: Estas empresas prestan ayuda a las
compañías que se encuentran en expansión y/o crecimiento, a
cambio de acciones o interés parcial en el negocio.

Financiamientos a corto plazo
Los Financiamientos a Corto Plazo, están conformados por:
Créditos Comerciales Créditos Bancarios Pagarés Líneas de
Crédito Papeles Comerciales Financiamiento por medio de las
Cuentas por Cobrar Financiamiento por medio de los Inventarios.
Crédito Comercial: Es el uso que se le hace a las cuentas por pagar
de la empresa, del pasivo a corto plazo acumulado, como los
impuestos a pagar, las cuentas por cobrar y del financiamiento de
inventario como fuentes de recursos.
Ventajas del crédito comercial
Es un medio más equilibrado y menos costoso de obtener recursos.
Da oportunidad a las empresas de agilizar sus operaciones
comerciales.
Desventajas del crédito comercial
Existe siempre el riesgo de que el acreedor no cancele la deuda, lo
que trae como consecuencia una posible intervención legal. Si la
negociación se hace a crédito se deben cancelar tasas pasivas.
Crédito Bancario
Es un tipo de financiamiento a corto plazo que las empresas
obtienen por medio de los bancos con los cuales establecen

relaciones funcionales. Su importancia radica en que hoy en día, es
una de las maneras más utilizadas por parte de las empresas para
obtener un financiamiento.
Ventajas de un crédito bancario
La flexibilidad que el banco muestre en sus condiciones, lleva a
más probabilidades de negociar un préstamo que se ajuste a las
necesidades de la empresa, esto genera un mejor ambiente para
operar y obtener utilidades. Permite a las organizaciones
estabilizarse en caso de apuros con respecto al capital.
Desventajas del crédito bancario
Un banco muy estricto en sus condiciones, puede limitar
seriamente la facilidad de operación y actuar en contra de las
utilidades de la empresa.
Un Crédito Bancario acarrea tasa pasiva que la empresa debe
cancelar esporádicamente al banco por concepto de intereses.
Pagaré
Es un instrumento negociable, es una incondicional por escrito,
dirigida de una persona a otra, firmada por el formulante del pagaré,
en donde se compromete a pagar a su presentación, en una fecha

fija o tiempo futuro determinable, cierta cantidad de dinero junto con
los intereses a una tasa especificada a la orden y al portador.
Los pagarés se derivan de la venta de mercancía, de préstamos en
efectivo, o de la conversión de una cuenta corriente. Los pagarés
por lo general, llevan intereses, los cuales se convierte en un gasto
para el girador y un ingreso para el beneficiario.
Estos instrumentos negociables se deben pagar a su vencimiento.
Hay casos en los que no es posible cobrar el pagaré a su
vencimiento, por lo que se requiere de acción legal.
Ventajas del pagaré
Se paga en efectivo. Hay alta seguridad de pago, al momento de
realizar alguna operación comercial.
Desventajas de los pagarés
La acción legal, al momento de surgir algún incumplimiento en el
pago.
Línea de Crédito
Significa dinero siempre disponible en el banco, pero durante un
período convenido de antemano. La línea de crédito es importante,
porque el banco está de acuerdo en prestarle a la empresa hasta

una cantidad máxima, y dentro un período determinado, en el
momento que lo solicite.
Aunque generalmente no constituye una obligación legal entre las
dos partes, la línea de crédito es casi siempre respetada por el
banco y evita la negociación de un nuevo préstamo cada vez que
la empresa necesita disponer de recursos.
Las ventajas de una línea de crédito
Es un efectivo; con el que la empresa puede contar. Desventajas
de una línea de crédito Se debe pagar un porcentaje de interés
cada vez que la línea de crédito es utilizada. Este tipo de
financiamiento, está reservado para los clientes más solventes del
banco, y en caso de darlo, el banco puede pedir otras garantías
antes de extender la línea de crédito.
La exigencia a la empresa por parte del banco para que mantenga
la línea de crédito Limpia, pagando todas las disposiciones que se
hayan hecho.
Papeles Comerciales
Esta fuente de financiamiento a corto plazo, consiste en los pagarés
no garantizados de grandes e importantes empresas que adquieren

los bancos, las compañías de seguros, los fondos de pensiones y
algunas empresas industriales que desean invertir a corto plazo sus
recursos temporales excedentes. El papel comercial como fuente
de recursos a corto plazo, es menos costoso que el crédito bancario
y es un complemento de los préstamos bancarios usuales. El
empleo del papel comercial, es otra alternativa de financiamiento
cuando los bancos no pueden proporcionarlos en los períodos de
dinero apretado o cuando las necesidades la empresa son mayores
a los límites de financiamiento que ofrecen los bancos.
Es muy importante señalar que el uso del papel comercial es para
financiar necesidades de corto plazo, como es el capital de trabajo,
y no para financiar activos de capital a largo plazo.
Ventajas del papel comercial
Es una fuente de financiamiento menos costosa que el Crédito
Bancario. Sirve para financiar necesidades a corto plazo, como el
capital de trabajo.
Desventajas
Las emisiones de Papel Comercial no están garantizadas. Deben ir
acompañados de una línea de crédito o una carta de crédito en

dificultades de pago. La negociación por este medio, genera un
costo por concepto de una tasa prima.
Financiamiento por medio de las Cuentas por Cobrar
Consiste en vender las cuentas por cobrar de la empresa a un
factor (agente de ventas o comprador de cuentas por cobrar)
conforme a un convenio negociado previamente, con el fin de
conseguir recursos para invertirlos en ella.
Ventajas
Este método aporta varios beneficios, entre ellos están: Es menos
costoso para la empresa. Disminuye el riesgo de incumplimiento, si
la empresa decide vender las cuentas sin responsabilidad. No hay
costo de cobranza, puesto que existe un agente encargado de
cobrar las cuentas. No hay costo del departamento de crédito. Por
medio de este financiamiento, la empresa puede obtener recursos
con rapidez y prácticamente sin ningún retraso costo.
Desventajas
El costo por concepto de comisión otorgado al agente. La
posibilidad de una intervención legal por incumplimiento del
contrato.
Financiamiento por medio de los Inventarios
Para este tipo de financiamiento, se utiliza el inventario de la
empresa como garantía de un préstamo, en este caso el acreedor
tiene el derecho de tomar posesión de esta garantía, en caso de
que la empresa deje de cumplir. Es importante porque permite a los
directores de la empresa, usar su inventario como fuente de
recursos, con esta medida y de acuerdo con las formas específicas
de financiamiento usuales como: Depósito en Almacén Público, el
Almacenamiento en la Fábrica, el Recibo en Custodia, la Garantía
Flotante y la Hipoteca, se pueden obtener recursos.
Ventajas de este financiamiento
Permite aprovechar una importante pieza de la empresa como es
su inventario. Le da la oportunidad a la organización, de hacer más
dinámica sus actividades.
Desventajas
Le genera un Costo de Financiamiento al deudor. El deudor corre
riesgo de perder su inventario (garantía), en caso de no poder
cancelar el contrato.
Los Financiamientos a Largo Plazo, están conformados por:

Hipoteca Acciones Bonos Arrendamiento Financiero Apoyos que
otorga la Secretaría de Economía Microcréditos Crédito FONART
Crédito Pyme Financiamiento FONDESO.
Hipoteca:
Es cuando una propiedad del deudor pasa a manos del prestamista
(acreedor) a fin de garantizar el pago del préstamo. Una hipoteca
no es una obligación a pagar por que el deudor es el que otorga la
hipoteca y el acreedor es el que la recibe, en caso de que el
prestamista o acreedor no cancele dicha hipoteca, ésta le será
arrebatada y pasará a manos del prestatario o deudor. La finalidad
de las hipotecas para el prestamista es obtener algún activo fijo,
mientras que para el prestatario es el tener seguridad de pago por
medio de dicha hipoteca, así como el obtener ganancia de la misma
por medio de los interese generados.
Ventajas de la hipoteca
Para el deudor o prestatario, esto es rentable debido a la posibilidad
de obtener ganancia por medio de los intereses generados de dicha
operación. Da seguridad al prestatario de no obtener perdida, al
otorgar el préstamo. El prestamista tiene la posibilidad de adquirir
un bien.
Desventajas
Al prestamista le genera una obligación ante terceros. El riesgo de
que surja cierta intervención legal, debido a falta de pago.
Acciones
Es la participación patrimonial o de capital de un accionista, dentro
de la organización a la que pertenece. Las acciones son
importantes, ya que miden el nivel de participación y lo que le
corresponde a un accionista por parte de la organización a la que
representa, bien sea por concepto de dividendos, derechos de los
accionistas, derechos preferenciales, etc.
Ventajas
Las acciones preferentes dan el empuje necesario y deseado al
ingreso. Las acciones preferentes son particularmente útiles para
las negociaciones de fusión y adquisición de empresas.
Desventajas Diluye el control de los actuales accionistas. El alto el
costo de emisión de acciones.
Bonos
Es un instrumento escrito certificado, en el cual el prestatario hace
la promesa incondicional, de pagar una suma especificada y en una

fecha determinada, junto con los intereses calculados a una tasa
determinada y en fechas determinadas. La emisión de bonos puede
ser ventajosa si sus accionistas no comparten su propiedad y las
utilidades de la empresa con nuevos accionistas. El derecho de
emitir bonos viene de la facultad para tomar dinero prestado que la
ley otorga a las sociedades anónimas.
Ventajas de los bonos como forma de financiamiento
Son fáciles de vender, ya cuestan menos. El empleo de los bonos
no cambia, ni aminora el control de los actuales accionistas. Con
los bonos, se mejora la liquidez y la situación de capital de trabajo
de la empresa.
Desventajas
La empresa debe tener mucho cuidado al momento de invertir
dentro de este mercado, infórmese.
Arrendamiento Financiero
Contrato que se negocia entre el propietario de los bienes
(acreedor) y la empresa (arrendatario), a la cual se le permite el uso
de esos bienes durante un período determinado y mediante el pago
de una renta específica, las estipulaciones pueden variar según sea
la situación y las necesidades de cada una de las partes. La

importancia del arrendamiento radica en la flexibilidad que presta
para la empresa, da posibilidades de adoptar un cambio de planes
inmediato, de emprender una acción no prevista con el fin de
aprovechar una buena oportunidad o de ajustarse a los cambios
que ocurran en medio de la operación. El arrendamiento se presta
por partes, lo que permite a la empresa recurrir a este medio para
adquirir pequeños activos.
Los pagos de arrendamiento son deducibles del impuesto como
gasto de operación. El arrendamiento puede ser para la empresa,
la única forma de financiar la adquisición de activo.
Otras ventajas
Evita riesgo de una rápida obsolescencia para la empresa ya que
el activo no pertenece a ella. Dan oportunidades a las empresas
pequeñas en caso de quiebra.
Desventajas
Algunas empresas usan el arrendamiento como un medio para
evitar las restricciones presupuestarias, sin importar si el capital se
encuentra limitado. Un arrendamiento obliga a pagar una tasa por
concepto de intereses. Resulta más costoso que la compra de
activo.
Apoyos que otorga la Secretaría de Economía
La Secretaría de Economía ha firmado convenios con instituciones
y organismos financieros, a través de los cuales las micro,
pequeñas y medianas empresas que demuestren viabilidad
operativa y financiera, puedan solicitar el apoyo de un Extensionista
Financiero, el cual es una persona física o moral, independiente y
especializada, acreditada previamente por institución reconocida,
que apoya, guía y asesora a las micro, pequeñas y medianas
empresas en el diagnóstico, gestión y seguimiento de un
financiamiento.
a) Capital de trabajo,
b) Adquisición de activo fijo, utilizado en:
c) Ambos Destinos
Microcréditos
El objetivo dela micro finanzas es potenciar la capacidad de los
clientes de iniciar un pequeño negocio, o instrumentar el
autoempleo.
Elementos que participan en los microcréditos y su
funcionamiento
Micro finanzas
Significa otorgar a las familias más pobres, pequeños préstamos
(microcrédito) para apoyarlos económicamente en actividades
productivas (negocios-autoempleo).
Micro financieras
Son organizaciones e instituciones, que brindan servicios
financieros (ahorro y crédito) a los más pobres. Ofrecen servicios
financieros sólo a sus clientes, a través de pequeñas cuentas de
ahorro, individuales o grupales, y créditos que van de acuerdo a
sus necesidades y a su situación económica.
Crédito FONART
El Fondo Nacional para el Fomento de las Artesanías, Fonart, es
un Fideicomiso Público del gobierno federal, que responde a la
necesidad de promover el desarrollo humano, social y económico
de los artesanos de México.
El objetivo de este organismo, es el de apoyar a los artesanos
mexicanos que conserven técnicas y diseños tradicionales, y que

viven en condiciones de pobreza, para potenciar sus capacidades,
a través del financiamiento y el estímulo a la creatividad mediante
la asistencia técnica, para desarrollar diseños nuevos y promover
estrategias comerciales eficaces que permitan la venta adecuada
de sus productos.
Dentro de su programa de apoyo a los artesanos, se encuentra: La
adquisición de artesanías: constituye una forma importante de
incrementar los ingresos de los productores, ya que les permite
continuar con el siguiente ciclo de producción y con ello asegurar
su fuente de autoempleo.
Los concursos
Los cuales permiten estimular, mediante el otorgamiento de
premios en efectivo, la creatividad de los artesanos del país.
Capacitación y asesoría técnica a artesanos: enfocada a mejorar la
calidad y el diseño de la producción artesanal, para adaptarla a las
necesidades y requerimientos del consumidor.
Crédito Pyme
Es otra opción de financiamiento por el cual se puede obtener
capital de trabajo o adquirir activo fijo para su empresa. Dentro de
los beneficios que otorga este alternativa están: Es una forma

sencilla de obtener recursos para tu empresa Se puede utilizar
también para obtener capital de trabajo o adquirir activo fijo Otorga
condiciones preferenciales en requisitos, tasa y garantías No se
necesita garantía hipotecaria, sólo basta la aceptación y la firma de
un obligado solidario como fuente alternativa de pago, y que
preferentemente será el principal socio accionista de la empresa o
negocio solicitante.
Financiamiento FONDESO
El Fondo para el Desarrollo Social de la Ciudad de México
(FONDESO), ha creado un programa de Financiamiento a la Micro
y Pequeña Empresa. En este programa se otorgan créditos hasta
por 100 mil pesos por proyecto, con posibilidades de recibir créditos
de hasta 300 mil pesos, sujetos a restricciones.
Tipos de Crédito Refaccionario
Compra de maquinaria y equipo, herramientas de trabajo,
transporte, adaptación o mejora de instalaciones.
Habilitación
Compra de mercancía, materias primas, arrendamiento, nóminas,
otros insumos y gastos directos de explotación indispensables para

los fines de crédito de la empresa. Plazos de Pago Refaccionario:
Hasta 36 meses Habilitación: Hasta 24 meses.
Conceptos de Control Administrativo
El control es la función que establece e impulsa el proceso

administrativo y se concreta en un conjunto articulado de actos y
operaciones independientes.
El control como función administrativa, es el instrumento
fundamental para lograr que rijan o se apliquen las finalidades de
la administración.
Lo fundamental del control es que, al aplicarlo contribuye a

modificar o cambiar la realidad examinada.
Finalidad del Control Administrativo
Las Normas Generales de Control establecen los procedimientos,

medidas y recomendaciones para mejorar los sistemas de
administración.
El control es un proceso permanente y continuo realizado por la

dirección, administración y los jefes de cada dependencia, con el
propósito de asistirlos en la prevención de infracciones a las leyes
y la ética, con motivo de la gestión y administración de los bienes
patrimoniales de la organización
Son procedimientos orientados a proporcionar:
a) Observación en la aplicación correcta de las disposiciones
legales, reglamentarias, estatutarias que rigen la administración de
la mancomunidad.
b) Debida autorización de transacciones y actividades diarias.
c) Delimitación de funciones de cada empleado a fin de disminuir
los riesgos que las personas puedan cometer errores o fraudes.
d) Diseño de los manuales, reglamentos, aplicación de los mismos
y registros apropiados para ayudar a asegurar la transparencia de
transacciones y hechos realizados.
e) Dispositivos de seguridad adecuados sobre el acceso, uso de
activos y registros, tales como instalaciones aseguradas y
autorización para acceso a los programas de cómputo y los
archivos de datos, etc.
Elementos Básicos del Control
Los principales elementos del control son: Norma, Comparación y

la Acción Correctiva.
Norma: Para los efectos del control, es la disposición en la cual

deben ceñirse los actos. Se refiera a cualquier reglamentación
existente o disposición tendiente a regular la conducta y las
acciones humanas en el desarrollo de las funciones dentro de una
organización, el modelo, la pauta la referencia con la que se han de
controlar hechos y realidades. La norma es establecida por la ley,
por la costumbre o el conocimiento especializado de una ciencia o
arte.
También tienen categoría de normas, las políticas generales de una
organización, así como aquellas políticas particulares, que por su
naturaleza subordinada, deben ceñirse a la ley, lo mismo podemos
decir en relación con los preceptos administrativos o las
disposiciones que dicta la administración, incluyéndose entre ellos
los planes y programas operativos, los presupuestos, los manuales
de procedimiento etc.
Puede hablarse de normas de calidad aplicadas a distintos campos

del conocimiento o puede hablarse de normas técnicas aplicadas a
diferentes orbitas del saber.
Pertenecen a la categoría de normas técnicas los principios de
contabilidad generalmente aceptados (PCGA), las normas de
auditoria generalmente aceptadas (NAGA), los principios
administrativos, presupuestarios, las normas constructivas de la
ingeniería etc. que vienen a ser los requisitos que han de
observarse para asegurar un mínimo indispensable de calidad en
un trabajo determinado.
Muchas normas técnicas han sido elevadas a categoría de normas

jurídicas para efecto de su observancia obligatoria.
Finalmente se considera como normas las prácticas, los usos y
costumbres referidos a hacer mejor las cosas, así no tengan un
reconocimiento en los instrumentos normativos.
Comparación: Es la operación en virtud de lo cual el acto y las

circunstancias en que fue ejecutado, refleja el resultado del análisis
de las normas con los hechos o sucesos. Es aplicar la norma al
hecho o realidad objeto de la comparación y que origina un
resultado.
Para que el resultado responda a la realidad se requiere:

1) Que se haya comprendido y descrito claramente el hecho y,
2) Que la norma haya sido racionalmente establecida.
Merece especial análisis la comparación de las normas con el
hecho o sucesos porque en la medida en que esa comparación se
lleva a cabo en forma adecuada, el resultado reflejará o no la
realidad.
Acción Correctiva: Es toda medida adoptada para adecuar a la

norma, el acto o la conducta.
La razón del control es posibilitar que, se corrijan las desviaciones
existentes entre esta y la norma.
Cuando la operación de comparación ha sido correcta, se habrán
producido las bases para que nazcan y se cumplan las acciones
correctivas pertinentes.
En ocasiones las desviaciones que descubre el control son de tal
naturaleza que requieren que se establezca las responsabilidades
a que hubiere lugar, pero esta no es la actividad más importante, ni
la razón de ser del control.
Tipos de control
Existen varios criterios o puntos de vista para la clasificación del
control:
Si se toma en cuenta el sujeto activo que lo realiza el control es
interno o externo.
De acuerdo a su naturaleza el control puede ser financiero o
administrativo.
Si se considera el momento de su realización, el control puede ser
previo o posterior.
Control Interno
Son todas las medidas adoptadas por los responsables de la toma

de decisiones de la entidad para verificar la correcta ejecución,
eficiencia, efectividad y economía de las operaciones que a diario
realizan.
Las técnicas específicas empleadas para ejercer control sobre las
operaciones y recursos varían de una organización a otra, según la
magnitud, naturaleza, complejidad y dispersión geográfica de las
operaciones de la misma.
Para el establecimiento de un sistema de control interno eficaz, se
deben seguir los siguientes pasos:
 Establecer normas, metas u objetivos (criterios).
 Analizar el rendimiento y evaluar los resultados
(comparación), y,
 Tomar acciones correctivas.
El “control interno” abarca la organización, los procedimientos y las
practicas empleadas para administrar las operaciones de la entidad
para prever el cumplimiento efectivo de los deberes asignados y
para alcanzar los resultados deseados.
La esencia del control interno esta en las acciones tomadas para
dirigir o llevar a cabo las actividades planteadas. Dichas acciones
implican corregir las diferencias y adaptar las operaciones para que
guarden conformidad con las normas establecidas y con los
objetivos propuestos.
Para que el control funcione es necesario:
 Establecerlo en forma sistematizada, es decir, siguiendo un
ordenamiento racional.
 Dotarlo de los elementos necesarios para su funcionamiento.
 Orientarlo a objetivos específicos, de manera que su efecto
sea medible.
El control es sustancial a todos los actos y procesos administrativos
de una organización, es decir que no puede ni debe concebirse
separados.
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto
de medios adoptados para salvaguardar sus recursos, verificar la
exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa,
promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observancia
de las políticas establecidas y lograr el cumplimiento de las metas
y objetivos programados.
Elementos básicos de control interno

El control interno, debe contener los siguientes elementos básicos:
 Un plan de organización que prevea una separación
apropiada de funciones.
 Métodos y procedimientos de autorización y registro que
hagan posible el control financiero y administrativo sobre los
recursos.
 Practicas sanas para el cumplimiento de los deberes y
funciones de cada unidad uno de los integrantes de la organización.
 Asignación de personal idóneo para el cumplimiento de sus
atribuciones y deberes; y
 Una unidad efectiva de auditoria interna.
Control Administrativo
El control administrativo sienta las bases para permitir el examen y

evaluación de los procesos de dedicación en cuanto al grado de
efectividad, eficiencia y economía. Es por ello que tiene que ver con
el plan de organización, los procedimientos y registros
concernientes a los procesos generales, las políticas dictadas al
respecto y los objetivos generales.
El resguardo de los recursos y la identificación de errores o
desviaciones en la administración y uso de los mismos, es
responsabilidad primordial de los miembros de la alta dirección.
Para cumplir con esta responsabilidad es indispensable mantener
un sistema adecuado de control administrativo. Se ha logrado un
control adecuado cuando la administración de las operaciones y
actividades cumple sus metas y objetivos con eficiencia y
economía, sin tener que recurrir a inspecciones o controles
externos a sus operaciones normales.
Control Financiero
El control financiero es el conjunto de procedimientos y registros

que conciernen a la custodia y salvaguardia de los recursos y la
verificación de exactitud, veracidad y confiabilidad de los registros,
contables, de los estados e informes financieros, etc.
Este tipo de controles aplicado para dar una seguridad razonable
referida a que:
 Las operaciones y transacciones se ejecutan de acuerdo con
la autorización general o especifica.
 Las transacciones se registran convenientemente para
permitir la preparación de estados financieros de conformidad con
los principios de contabilidad generalmente aceptados y con
sujeción a las disposiciones legales.
 Los recursos públicos están debidamente salvaguardados
de tal manera que su acceso o disposición solo es permitido previa
autorización para los fines específicos y en las actividades propias
de la entidad.
 Los registros contables se efectúan en cumplimiento de la
obligación de responder por los recursos financieros y materiales
que cuentan con el respaldo de los documentos soporte y reúnen
las condiciones necesarias para su correcta utilización.
 Los registros, la información gerencial y los estados
financieros presentados son producto de periódicas conciliaciones
y/o comparaciones con la existencia de los documentos y de los
bienes físicos.
 El control interno financiero generalmente incluye aspectos
sobre los mecanismos de autorización y aprobación de
transacciones, sobre segregación de deberes, preparación de
registros e informes contables de las operaciones o sobre la
custodia y controles físicos sobre los recursos de que dispone la
entidad.
Control Previo
El control previo es el conjunto de mecanismos y procedimientos

que se utilizan para analizar las operaciones que se hayan
proyectado realizar antes de su autorización o de que esta surta
sus efectos, con el propósito de determinar la propiedad de dichas
operaciones, su legalidad y veracidad, y finalmente, su conformidad
con los planes, programas y presupuestos.
Tradicionalmente, los administradores han dado particular atención
al control preventivo, se ha concebido con mucha amplitud y se ha
aplicado a numerosos aspectos de las operaciones administrativas.
Entendido que el control aplicado antes de que se produzca el
hecho o suceso necesariamente ha de conducir a la corrección y
legitimidad de las operaciones administrativas y financieras, el
control previo se ha venido aplicado en la administración pública en
los temas de: presupuesto, el gasto público, las de licitación y la
aprobación de contratos, entre otras.
El control previo es de responsabilidad exclusiva de cada entidad

como parte integrante de sus propios sistemas de control interno,
por lo tanto el control previo siempre es interno.
La máxima autoridad de cada entidad es responsable de asegurar
que el control previo esté integrado dentro de los sistemas
administrativos y financieros y sea efectuado por los propios
servidores responsables del trámite ordinario de las operaciones,
sin que deban crearse unidades especiales para ese fin.
Control Posterior
El control posterior consiste en el examen después que se han

realizado las operaciones financieras y administrativas de una
organización, se practica y generalmente se hace por medio de
procedimientos de auditoría, que pueden ser:
a) Auditoria Interna (a lo interno de la mancomunidad)
b) Auditoria externa (empresas especializadas o el TSC.)
Responsabilidad por la integración y aplicación de los

procedimientos de control
Los procedimientos de control serán implementados e integrados

dentro de la secuencia de las operaciones de la entidad de acuerdo
a su propia política de control y a por la incorporación de los
procedimientos dictados por el Tribunal Superior de Cuentas.
Para obtener una efectiva implementación del sistema de control
en las mancomunidades se deben cumplir los siguientes
requerimientos:
a) Formular el plan de la mancomunidad para la implementación

del sistema de control.
b) Establecer los métodos y procedimientos de autorización y
registros.
c) Tener prácticas sanas.
d) Contar con el personal idóneo.
e) Implementar procesos de auditoria interna.
Plan de Organización
Un plan de organización está basado fundamentalmente en:

a) Independencia entre las unidades de la mancomunidad sin que
esto signifique ruptura de las comunicaciones. Implica la necesidad
de separar las labores de operación, registro y custodia como
principio básico de control.
La separación de funciones constituye la parte medular del control
interno, sin embargo para asegurar dicha separación no es
necesario establecer unidades organizativas.
b) Establecimiento de líneas definidas de responsabilidad y
autoridad.
Junto con la responsabilidad definida con toda claridad, debe
asignarse la autoridad para cumplirla.
Para lograr el control interno no es necesario crear una oficina
especial para cada etapa del flujo de las transacciones. Lo más
importante del control interno consiste en la asignación correcta de
los deberes de cada empleado.
Métodos y procedimientos de autorización y registro
Los procesos de autorización y de registro son parte integrante del

control interno. Posibilitan el control a través de los registros de las
operaciones / transacciones y la clasificación de los datos dentro
de una estructura formal.
Es importante limitar el número de personas que participan en estos
procesos para fijar la responsabilidad de autorizar transacciones.
Para asegurar el correcto establecimiento de los métodos y
procedimientos de autorización y registro deben diseñarse e
implementarse:
a. Registro y formularios adecuados que reúnan los siguientes
requisitos:
 Cumplir con una función específica dentro de los
procedimientos establecidos para alcanzar los objetivos fijados.
 Ser suficientemente claros y simples para que quienes los
utilicen y posibilitar el registro de los datos de forma oportuna y
correcta.
 Reunir los requisitos para fines de información registro y
control.
 Proveer cierto grado de comprobación interna.
Mediante el diseño apropiado de formularios se puede lograr una
efectiva implementación de los procedimientos de control interno,
tales como la aprobación de las transacciones en sus distintas
etapas, la verificación cuantitativa mediante la colocación
apropiada de la información y la distribución de las copias entre las
distintas oficinas.
b. Un plan o catálogo de cuentas el cual debe reunir los requisitos
siguientes:
 Facilitar la preparación de los estados e informes financieros,
de manera lógica y adecuada.
 Incluir todas las cuentas que se requieren para reflejar en
forma adecuada y exacta: activos, pasivos, patrimonio, ingresos y
gastos, para el registro y control de las operaciones.
 Describir las cuentas explicando el contenido y uso de cada
una.
 Facilitar la definición clara de los desembolsos para que se
clasifiquen como; activo fijo, inventarios o gastos.
 Proveer las cuentas de control que sean necesarias y prever
las que se necesitaran en el futuro.
 Contener clasificaciones según las líneas de organización y
autoridad de la mancomunidad para proveer datos sobre los costos
de cada dependencia (contabilidad por áreas de responsabilidad).
Los documentos y los registros contables indican la procedencia de
los datos y su trámite.
Prácticas sanas
La efectividad del control interno, así como la eficiencia del

resultado de las operaciones, dependerán también de la sana
práctica adoptada y seguida en el cumplimiento de los deberes y
funciones de cada una de las unidades administrativas de la
mancomunidad.
A continuación se presentan algunos ejemplos que servirán para
aclarar el significado de práctica sana:
a. Tener una lista de los proveedores autorizados.
b. Solicitar cotizaciones a varios proveedores, a afecto de realizar
compras de manera más transparente.
c. Que el departamento de contabilidad verifique las facturas y su
documentación respectiva, como base para el pago.
d. Establecer el uso de locales cerradas, con acceso limitado para
guardar los recursos materiales propiedad de la mancomunidad.
e. Tomar seguros o fianzas para los empleados que manejan
recursos materiales y financieros.
f. Propiciar y efectuar reuniones periódicas de jefes de unidades
con su personal para mantener abierta siempre una provechosa
línea de comunicación.
Personal idóneo
El funcionamiento del control no solo depende del planeamiento

efectivo, la organización, procedimientos y practicas apropiadas,
sino también de la selección de personal con experiencia y
capacidad.
La forma más directa de control sobre el rendimiento del personal
es la supervisión. La calidad de esta, es a menudo determinante
para el control satisfactorio sobre todas las operaciones. Por lo
tanto en el plan de la mancomunidad se deben establecer las
normas para considerar la revisión periódica de la calidad de la
supervisión en todos los niveles.
Es importante que los empleados que tengan responsabilidades de

custodia o registro de recursos tengan una amplia experiencia.
Antes de emplear a una persona nueva, se debe investigar
adecuadamente su capacidad e integridad.
Durante el adiestramiento y especialización de los empleados
administrativos o financieros se les debe inculcar la necesidad
absoluta de una adhesión estricta a los procedimientos de control
de la mancomunidad. Como parte de su capacitación, el empleado
debe aprender el porqué de cada procedimiento de control.
El mejor sistema de control interno, por bien planeado y
documentado que este, no funcionará si no cuenta con el respaldo
y colaboración del personal de la mancomunidad.
Las prácticas convenientes relacionadas con la administración de

recursos humanos son las siguientes:
a. Brindar cursos de capacitación y actualización para los
empleados, a fin de proporcionarles la oportunidad de mejorar sus
competencias y promocionarlos a niveles jerárquicos superiores.
b. Proporcionar información sobre las obligaciones y
responsabilidades de la mancomunidad para que los empleados
puedan conocer el papel que desempeñan en la misma, su
ubicación e importancia.
c. Supervisar el trabajo de los empleados, reconocer el rendimiento
superior, comentar en tono constructivo las deficiencias y las
mejoras que se necesitan para su mayor productividad.
d. El ejercicio de la jefatura implica la obligación de mejorar la
calidad técnica y profesional del personal subalterno.
Auditoría interna
Consiste en el examen de las operaciones financieras o

administrativas de la mancomunidad, como un servicio a la
dirección ejecutiva, realizado por su propio auditor integrado en una
unidad administrativa de auditoria interna, con la finalidad de
verificar, evaluar y elaborar el correspondiente informe que debe
contener comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre los
procesos administrativos y financieros examinados.
Componentes básicos de un sistema de control
Para que la mancomunidad pueda disponer de un buen sistema de

control, debe estar integrado por los siguientes componentes:
Políticas
Se puede definir una política como el marco jurídico operativo que

guía o limita las acciones de la mancomunidad. Es la línea de
conducta predeterminada que se aplica para llevar a cabo sus
actividades.
Las políticas aplicables a la mancomunidad pueden clasificarse en
tres grupos:
a. Políticas Generales: son aquellas que se originan fuera de la
entidad. Normalmente estas políticas son establecidas por
disposiciones legales reglamentarias o por decisión de la asamblea
general, o la junta directiva.
b. Políticas Internas: son aquellas que se establecen dentro de la
mancomunidad, generalmente afectan su propia estructura y están
orientas hacia el logro de los objetivos y fines institucionales.
c. Políticas para Unidades Administrativas; Son aquellas que se
establecen en niveles jerárquicos operativos y son de aplicación
limitada a un departamento específico de la mancomunidad.
Procedimientos
Los procedimientos son el conjunto de pasos concatenados para

efectuar las tareas derivadas de las operaciones de la
mancomunidad, para ello es necesario considerar lo siguiente:
a. Un programa para la revisión, mejora y ajuste continuo o
periódico de los procedimientos.
b. Los procedimientos, deben estar concebidos de manera que el
trabajo de un empleado sea revisado por otro, independientemente
de sus propias obligaciones.
c. Al determinar la inclusión de chequeos internos, se deben
considerar entre otros factores, el grado de riesgo de pérdida o
error, el costo de los procedimientos preventivos y la disponibilidad
del personal.
d. Los procedimientos no deben ser excesivamente detallados para
permitir el uso del criterio en situaciones fuera de lo común.
e. Los procedimientos deben ser simples y específicos en su
aplicación y del menor costo posible.
f. Los procedimientos no deben estar en conflicto ni tienen que
duplicarse.
Programación
La programación es necesaria en cualquier actividad, ella ayuda a

determinar las necesidades o requerimientos de fondos.
Para la programación de las actividades se debe tomar en
consideración las obligaciones y responsabilidades definidas en las
leyes aplicables al sector público así como los medios para cumplir
con ellas.
Al establecer los proyectos específicos de trabajo en los cuales se
emplearan los fondos, el personal y otros recursos proporcionados
a la entidad se debe tomar nota de:
a. Los requerimientos y limitaciones de cada proyecto.
b. La necesidad de llevar a cabo todos los programas y operaciones
en la forma más eficiente y económica.
c. La necesidad de velar por que todos los recursos de la
mancomunidad sean utilizados en forma eficiente.
Presupuesto
El presupuesto es un instrumento de la administración financiera,

es un programa de las operaciones que la mancomunidad debe
ejecutar expresado en términos financieros y su ejecución le
permite alcanzar las metas establecidas y el cumplimiento de los
objetivos programados.
Contabilidad
La contabilidad es un elemento importante del control interno

financiero sobre las actividades y recursos. Proporciona un marco
de referencia para asignaciones de responsabilidad para áreas
específicas de actividad y, al mismo tiempo, es la base para la
presentación de informes y uno de los medios para examinar las
operaciones.
La contabilización de las operaciones por áreas específicas de

actividad es uno de los medios más eficaces para fijar la
responsabilidad financiera, y debe tomarse en cuenta al desarrollar
el sistema de contabilidad y la presentación de informes. A su vez
los informes financieros internos deben basarse en las líneas de
responsabilidad.
Informes
La presentación de los informes internos es necesaria para

proporcionar a los directivos de la mancomunidad el conocimiento
actualizado sobre el progreso y logro de las actividades ejecutadas
y la conveniencia de adoptar medidas correctivas. Esta información
es la base fundamental para el funcionamiento del control interno.
Para establecer un sistema de presentación de informes internos
es menester tomar en cuenta lo siguiente:
a) Los informes deben prepararse por área de actividad.

b) El costo de la recopilación de datos y preparación de informes
deben justificarse con el valor o beneficio obtenido de ellos.
c) Los informes deben ser sencillos, concretos y relacionados
directamente con el tema; no deben incluir información que no sea
de utilidad para la adopción de medidas administrativas por el
empleado que los recibe.
d) En lo posible, los informes sobre el progreso o rendimiento deben
mostrar comparaciones con:
 Normas predeterminadas sobre los costos, calidad o cantidad
de la producción, logros, o rendimiento.
 Asignaciones presupuestarias y
 Rendimiento anterior.
Tales comparaciones sirven de base para evaluar la efectividad del

rendimiento.
Las desviaciones de importancia deben ser analizadas para tomar
las acciones correctivas necesarias.
Es beneficiosa la práctica administrativa de revisar periódicamente
el sistema de presentación de informes para determinar si está
sirviendo a su propósito en forma satisfactoria, si los datos son
necesarios o si se está presentando información insuficiente o
incorrecta.
1. Cuando no se puede informar sobre el progreso o rendimiento

en términos de cifras, los informes deben estar diseñados para
hacer hincapié en las situaciones de excepción u otros asuntos que
requieren atención por parte de la administración.
2. Los informes deben ser oportunos, aun basándose parcialmente
en estimados pueden ser de mayor utilidad que los precisos que
llegan atrasados.
Responsables de la implementación del control y sus

responsabilidades
El Director Ejecutivo de la mancomunidad tiene el deber de:

a) Incorporar el control interno dentro de los sistemas de
administración.
b) Asegurar el establecimiento y mantenimiento de la unidad de
auditoria interna o de control.
El jefe de la unidad administrativa financiera tiene el deber de:

a) Vigilar la incorporación de los procedimientos específicos de
control interno, dentro de los sistemas de presupuesto de la
mancomunidad.
b) Asegurar el funcionamiento del control interno financiero.
c) Verificar el control interno previo sobre compromiso, gastos y
desembolsos.
Jefes de Departamento: tienen el deber de establecer los

procedimientos y medidas de control interno, dentro de su ámbito
de actividad.
El personal técnico, en general, es responsable especialmente de

la observancia de los principios y normas relativos al control interno.
Auditoría interna o externa. Son responsables de la correcta

aplicación de los procedimientos de control interno existentes en la
mancomunidad.
Por la naturaleza de sus funciones están obligados a examinarlo y

evaluarlo y en caso de deficiencia presentar recomendaciones para
mejorarlo. La adopción de medidas correctivas para mejorar el
control interno es responsabilidad del director ejecutivo de la
mancomunidad.
Controles administrativos mínimos que deben ser

implementados en la mancomunidad
Se deben implementar los siguientes controles:

a) Control de los ingresos y de los egresos.
b) Control de las cuentas bancarias
c) Control de los inventarios
d) Control del presupuesto.
Control de los Ingresos y egresos.
Para tener un efectivo control del dinero es necesario que se lleve

un sistema de registro tanto de las entradas como de las salidas del
mismo (este sistema puede ser automatizado o manual), asegurará
que en cualquier momento se pueda conocer con exactitud con
cuánto dinero dispone la mancomunidad para hacerle frente a las
obligaciones contraídas y hasta cuanto se pueden comprometer
recursos sin provocar desequilibrios financieros.
Procedimiento para el manejo de los ingresos.
 El administrador (a) debe informar mensualmente al director

ejecutivo sobre el movimiento de ingresos dando a conocer los
cierres del diario de las cuentas bancarias y el informe diario de
ingresos.
 En base a la política interna establecida para el cobro o
recepción de efectivo por la mancomunidad, se efectúan los cobros
por los servicios prestados o bienes objetos de algún tipo de
transacción.
 Los recibos de ingresos son posteados y codificados en el libro
de control de ingresos, de acuerdo a la fuente de ingreso.
 Al final de cada día se elabora la partida por el movimiento
diario de ingresos, cargando la cuenta contable de bancos y
acreditando la cuenta de Ingresos con su respectiva cuenta
contable trasladándola al libro diario de partidas y al libro mayor o
registrándola en el sistema de información contable que posea la
mancomunidad.
Procedimiento para el manejo de los egresos.
Para la mancomunidad es muy importante la gestión de obtener

recursos para desarrollar sus actividades, igualmente valioso es
tener los controles necesarios para hacer un buen uso de los
recursos, en este sentido.
 Se debe llevar el libro de control de egresos que contiene la
información sobre el resumen de los egresos diarios, ya que en él
se postean diariamente los egresos que se realizan.
 Las facturas codificadas de acuerdo al catálogo de cuentas,
posteriormente se hace la partida de diario, debitando la respectiva
cuenta de acuerdo a la naturaleza del egreso y acreditando la
respectiva cuenta de bancos.
 Estos asientos contables son trasladados al libro diario de
partidas y al libro mayor con la finalidad de tener la información
contable actualizada sobre los egresos que se ejecutan
diariamente o se registran en el sistema de información contable
que se posea.
La mancomunidad deberá por lo tanto mantener por escrito los
procedimientos para las compras en este sentido se sugiere lo
siguiente:
a. Control de las salidas o desembolsos

El control de las salidas de efectivo es tan importante como el de
las entradas, puesto que a través del pago de facturas o recibos
ficticios pueden hacerse fraudes. Para fiscalizar de forma efectiva
los egresos, se sugiere aplicar las siguientes reglas:
 Todos los pagos deben hacerse con cheque, a excepción de
los pagos menores autorizados por caja chica.
 Todo cheque debe estar enumerado en forma correlativa y
llevar dos firmas
 En caso de ser posible la persona que autoriza los pagos no
debe ser la misma que firma los cheques.
 Cada cheque debe estar respaldado por la factura o
documentos aprobados.
 Las facturas u otros documentos deben sellarse con la leyenda
“PAGADO” en unión con la fecha y número del cheque para evitar
que puedan ser cobrados nuevamente.
 Todo cheque que se dañe o que devuelva el banco debe
marcarse “ANULADO” y archivarse por orden numérico.
b. Procedimiento para la emisión de cheques.

Para la emisión de cheques es preferible adoptar el procedimiento
de hacerlo a través de Boucher, ya que así queda mejor
documentado el pago realizado.
De no contar con este procedimiento y el manejo se hace a través
de chequeras, debe anotarse el saldo disponible en el banco en el
talón con los mismos datos contenidos en el cheque; esto es valor,
beneficiario, fecha de emisión, etc.
c. Procedimiento para compras de suministros, bienes y

servicios.
Los jefes de departamento de acuerdo al presupuesto disponible,
solicitarán compras utilizando la solicitud de “adquisición de
materiales y suministros”, o solicitud de “adquisición de bienes”
diseñada diseñadas para tal fin.
El director ejecutivo se encargará o designará que se efectúen las
cotizaciones debiendo tomar la decisión de compra con un mínimo
de dos o tres cotizaciones según sea el caso, dejando
documentado el criterio de la asignación.
Para llevar a cabo el proceso de compra se debe seguir lo
siguiente:
 Uso y manejo de la orden de compra

La adquisición de materiales, maquinaria, equipo, accesorios y
servicios se realizará mediante el procedimiento de órdenes de
compra, únicamente a través de la administración, aprobada por la
dirección ejecutiva. Para lo cual será necesario obtener como
mínimo, tres cotizaciones de empresas o personas, según sea el
caso, debiéndose considerar lo correspondiente a precio, marca,
modelo, calidad y garantía que ofrezcan los distintos proveedores.
La orden de compra será elaborada en base a lo requerido por el
Jefe de cada departamento, debiendo contener la información que
se indique en el formulario diseñado y aprobado al efecto. Previo al
trámite de una orden de compra, cada responsable debe de
consultar la disponibilidad presupuestaria, caso contrario, se le
deberá deducir las responsabilidades correspondientes en base a
ley.
 Uso y manejo de la orden de pago

Todo egreso de fondos se cancela mediante orden de pago,
documento que debe ser autorizado exclusivamente por la
dirección ejecutiva. El firmante de la orden de pago será
responsable de las erogaciones ante los organismos fiscalizadores
del Estado de Honduras. La orden de pago legalmente autorizada
será cancelada mediante cheque.
La orden de pago debe acompañarse de los comprobantes
originales que habrán de cancelarse y cuando se trate de una
compra o suministro, a la orden de pago se le anexará la
documentación siguiente:
 Orden de compra.
 Facturas y recibo original del proveedor, con indicación de sus
datos relativos a identidad, registro tributario nacional y solvencia
municipal.
 La constancia y el recibo de bienes o servicios suscritos por la
persona que hay sido autorizada para recibirlos.
 La cotización.
Los empleados de la mancomunidad que participen en los trámites
administrativos de la ejecución de egresos, responderán
personalmente por los errores que cometan en los actos y
operaciones en que intervengan o cuando aprueben o recomienden
egresos injustificados, sin haber hecho la observación oportuna por
escrito a su superior jerárquico, así como cuando intervenga culpa
o negligencia de su parte.
Control de las Cuentas Bancarias.

Es conveniente que la mancomunidad maneje cuentas bancarias,
ya que esto asegura que se lleve un mejor control de los pagos que
se deban realizar, además hay mayor seguridad en el manejo y
custodia del efectivo; asimismo, se disminuye el riesgo que
intrínsecamente conlleva su manejo.
Control de los Inventarios
Llevar un efectivo control del inventario de la mancomunidad es
muy importante ya que se puede determinar con exactitud los
bienes con que se cuenta y sobre todo el estado en que se
encuentran los mismos.
Los inventarios actualizados le sirve a la dirección ejecutiva para la
toma de decisiones con respecto a la renovación que se deba hacer
de estos bienes; además permiten valuar los activos y, en
determinado momento al formar parte de la situación patrimonial de
la mancomunidad, sirve de soporte a la adquisición de algún tipo
de compromiso que sea necesario hacer.
Por lo general se levanta el inventario físico anualmente, sin
embargo, esta práctica puede hacerse cada seis meses.
Se recomienda llevar por separado los inventarios de la siguiente
manera:
a. Mobiliario y Equipo
b. Bienes Inmuebles
c. Artículos menores
d. Materiales y Suministros.
e. Herramientas
Control del Presupuesto.

El presupuesto es el plan financiero definido de acuerdo a las
necesidades de desarrollo de la mancomunidad, en donde se
establecen las normas para la obtención de los ingresos y ejecución
de los egresos.
La disponibilidad presupuestaria es la cantidad de recursos con que
cuenta la mancomunidad para hacerle frente a sus obligaciones,
mediante la revisión de la disponibilidad presupuestaria se va
comparando la ejecución real de los egresos e ingresos
estableciendo las variaciones y las disponibilidades.
En la elaboración del presupuesto deben aplicarse tres postulados
o principios básicos:
 El presupuesto debe elaborarse para cada ejercicio fiscal, es
decir por un periodo de un año, del 1 de enero al 31 de diciembre.
 Debe sustentarse en lo establecido en el marco legal (leyes
aplicables).
 Guardar un estricto equilibrio entre los ingresos y egresos.
Según este principio o en ningún caso los egresos excederán a los
ingresos.
La ejecución del presupuesto al igual que la formulación, también
deberá ajustarse a ciertos principios para procurar el equilibrio
fiscal; entre los que podemos señalar:
 Los egresos no podrán ser mayores que los ingresos.
 No debe contraerse ningún compromiso o efectuarse pagos
fuera de las asignaciones del presupuesto.
 No se deben hacer compromisos económicos cuando la
asignación presupuestaria esté agotada o resulte insuficiente.
Conceptos de contabilidad.
¿Qué es la contabilidad?
“Contabilidad es la técnica que se ocupa de registrar, clasificar y

resumir las operaciones mercantiles de una empresa o un negocio,
con el fin de proporcionar información sistematizada y oportuna
sobre la situación financiera de la misma, para la toma de
decisiones”.
Basándonos en el concepto anterior, podemos definir la

contabilidad para mancomunidades, como la técnica que permite,
llevar un registro y sistematización adecuado de las operaciones
contables, con el propósito de dar a conocer su situación financiera
en un momento oportuno (estabilidad y solvencia, la situación de la
mora, el estado de la deuda, las tendencias de los ingresos y
egresos generales, la gestión y ejecución de proyectos, entre
otros); de manera que se pueda conocer su capacidad financiera.
¿Qué es un sistema contable?

Es un compendio en donde se establece que las cuentas o partidas
presupuestarias estén debidamente codificadas, para que el
administrador (a), pueda aplicar en cada cuenta el ingreso o egreso
de dinero.
Cada mancomunidad es responsable de establecer y mantener su
sistema contable dentro de las disposiciones legales establecidas
y respetando las normas de control interno establecidas ; este
sistema debe diseñarse para satisfacer las
necesidades de información financiera y proporcionar en forma
oportuna los estados financieros para la toma de decisiones por
parte de la autoridades superiores.
¿En qué momento se deben de registrar contablemente las

operaciones financieras?
Las operaciones financieras deben registrarse dentro del periodo
en que ocurran, para que la información contable sea oportuna y
útil para la toma de decisiones por la dirección ejecutiva y junta
directiva.
¿Qué es la documentación contable?

Son los documentos que sirve a la contabilidad para justificar el
registro de cada una de las operaciones (ingresos /egresos), la cual
contiene datos y elementos suficientes que faciliten el análisis
sobre la adquisición, veracidad y legalidad de cada operación.
Importancia de la contabilidad.
¿Por qué es importante la contabilidad?
La importancia de la contabilidad se deriva de las siguientes

consideraciones:
 Permite llevar un mejor control del manejo de los recursos
disponibles y sirve para clasificar, ordenar, y registrar los ingresos
y egresos.
 Genera información sistematizada que facilita la toma de
decisiones oportunas, con las que se contribuye a mejorar y
transparentar la gestión, pues a diario se trabaja con operaciones
que tienen relación o afectan el patrimonio (ingresos, gastos,
inversiones, desarrollo de proyectos, etc.)
 Permite llevar un registro tanto de los activos con que cuenta
la mancomunidad, así como del pasivo (compras al crédito,
préstamos, intermediación en ejecución de obras, etc.), por lo tanto,
se puede conocer la disponibilidad financiera para hacer frente a
los compromisos y así cumplirlos en el tiempo comprometido.
 Genera la fuente de datos que prueba el cumplimiento de las
obligaciones contraídas y muestra con facilidad en que se invierten
los recursos que se reciben por los diferentes conceptos, lo que
fortalece el proceso de gobernabilidad y transparencia.
 Permite conocer el grado de cumplimiento de las metas
establecidas en el presupuesto.
Características de la contabilidad.
¿Por qué es importante la contabilidad?
 La información proporcionada a través del sistema contable,

permite formarse una imagen de la situación financiera de la
mancomunidad, y el estar en la posibilidad de interpretar y
comprender los estados financieros ayuda a tomar decisiones
oportunas y congruentes.
 La contabilidad es un instrumento eficiente para tomar el pulso

financiero de la mancomunidad, mediante ella la asamblea general,
junta directiva y dirección ejecutiva se pueden dar cuenta
oportunamente si podrán hacerle frente a los compromisos
adquiridos, y de no ser así, tomar los correctivos necesarios.
 El ciclo contable mide los resultados de las actividades

periódicamente e informa de los mismos a quienes toman las
decisiones.
 Brinda la información necesaria que los organismos
contralores del Estado requieren para ejecutar sus procesos de
auditoria, y así poder deducir las responsabilidades cuando
aplique.
 Proporciona información valiosa a los aportantes y a
particulares para conocer la forma en la que están siendo
manejados los recursos obtenidos.
Principios de contabilidad generalmente aceptados
Las mancomunidades, poseen características propias, y de igual

manera sus procesos contables se ajustan a esas características.
A continuación se presenta una serie de principios contables que
son inherentes a la funcionalidad operacional de las mismas.
 Principio de entidad contable

Aplicando este principio, al final del periodo contable se consolidan
los estados financieros y reportes presupuestarios de la
mancomunidad, los cuales son presentados de manera uniforme;
en primera instancia a la Junta Directiva para su conocimiento,
análisis y aprobación y luego ante los organismos contralores del
Estado.
 Principio de periodo contable
En México el periodo fiscal es el mismo año calendario, que va del
primero de enero al treinta y uno de diciembre, por lo tanto las
mancomunidades deben considerar como periodo de cierre
contable el año fiscal.
 Principio de costo
Significa que las mancomunidades deben registrar los activos y
servicios adquiridos al costo real o valor de compra.
Principio de realización
Los ingresos y los egresos se registrarán al momento de realizarse,
a fin de poder proporcionar información financiera actualizada en
cualquier momento que sea solicitada.
 Principio de confiabilidad
Los registros y los estados financieros se basan en la información
disponible más confiable, por lo que deben ser tan exactos y útiles
como sea posible. Es así que los registros contables se apoyan en
información que fluya de actividades documentadas por evidencia
objetiva.
 Principio de equilibrio financiero

Las mancomunidades no son entes con fines de lucro, por lo que
los recursos obtenidos por medio de las diferentes fuentes de
financiamiento deben ser invertidos íntegramente, de acuerdo a
sus reglamentos y estatutos, así como con los convenios firmados.
Las mancomunidades están obligadas a tener un eficiente control
en el manejo de sus finanzas para evitar problemas financieros al
final del periodo fiscal y que no pueda hacer frente a sus
obligaciones contraídas.
Políticas de la contabilidad
En la contabilidad de las mancomunidades se manejan políticas

contables como parámetros dentro del marco de los principios de
contabilidad generalmente aceptados, para que la información
brindada se adapte a las estructuras fiscales aplicables y sea
además comprensible, precisa, confiable y sobre todo comparable,
estas políticas son:
Política No. 1
La valuación de los activos debe hacerse sobre la base de “costo
real comparable a un valor razonable de mercado” (según el
principio de valuación).
Significa que al momento en que se registren los activos, estos
deben ser considerados con los precios en que fueron comprados
y, en el caso de haberlos recibido en donación, se investigará en el
comercio el precio de venta que estos artículos tienen y ese valor
es el que se deberá registrar.
Política No. 2
Se debe guardar consistencia con normas de la contabilidad
gubernamental.
Las mancomunidades deben adoptar la clasificación de cuentas
bajo la estructura contable del Estado de Honduras,
particularmente en la configuración del balance general y estado de
resultados o cuenta corriente del periodo fiscal, que son
instrumentos fundamentales para la interpretación de la situación
financiera de la misma.
Política No. 3
Establecer un mecanismo apropiado donde se puedan diferenciar
los recursos obtenidos por generación propia y los recibidos de
fuentes externas.
Para apoyar la política de análisis e interpretación de la cuenta
corriente del periodo bajo criterios fiscales, se registrarán como
ingresos propios del periodo los valores recibidos por concepto del
pago que las municipalidades miembros efectúen por concepto de
aportaciones y por los servicios que la mancomunidad presta.
Asimismo se debe tener sumo cuidado en el manejo de los recursos
obtenidos de fuentes externas (convenios, donaciones, préstamos,
etc.), en cuentas bancarias diferentes para llevar un efectivo control
de las mismas.
Política No. 4
Brindar siempre información financiera actualizada y confiable.
La toma de decisiones para mejorar la gestión administrativa y
financiera de la mancomunidad requiere de información oportuna,
estados financieros generados por movimientos y operaciones
diarias que reflejen la situación real, que permite conocer y
determinar con exactitud la eficiencia y transparencia con que están
siendo manejados los recursos disponibles.
Política No. 5
Mantener el equilibrio financiero como una medida de saneamiento
fiscal.
La eficiencia operativa de la mancomunidad define la calidad y
potencialidad de la situación financiera y simplifica el análisis de la
capacidad de pago y la orientación de la gestión administrativa.
En la mancomunidad la eficiencia operativa se mide de acuerdo al
principio de equilibrio, donde el total de los ingresos obtenidos son
invertidos tal como se haya definido en la planificación financiera, o
sea que cada lempira recibido es invertido según el propósito para
el cual fue gestionado. Los desequilibrios que puedan presentarse
son positivos o negativos; cuando el resultado es positivo decimos
que ha habido un Superávit, si el resultado es negativo se nos
presenta entonces un Déficit.
LA CONTABILIDAD APLICADA A LAS MANCOMUNIDADES
En la mancomunidad para llevar un mejor control de las

operaciones que se realizan se llevan dos tipos de registros
contables que se conocen como:
 Contabilidad financiera
 Contabilidad presupuestaria.
La contabilidad financiera.
Es el sistema donde se registra la contabilidad histórica de la
mancomunidad, mediante el asiento inicial de los inventarios de la
propiedad, planta y equipo, el estado situacional de la mora y la
deuda, el activo circulante, etc., y que se ponen al día según las
operaciones o transacciones que se ejecuten.
Dicha actualización es facultad del administrador (a) con el fin de
generar información oportuna de cada uno de los periodos fiscales
que reflejan la situación financiera, en que se encuentra la
mancomunidad en una fecha determinada.
La contabilidad financiera facilita tanto a las autoridades superiores,

como a los empleados responsables de controlar los recursos y
operaciones, la información oportuna, para la realización del
análisis e interpretación de la situación de la mancomunidad; con
el propósito de conocer los resultados, estudiar los efectos de las
distintas alternativas e investigar las tendencias significativas,
mediante el uso de indicadores que evidencien la capacidad de
mantener el saneamiento financiero.
La contabilidad financiera y los registros de operaciones
presupuestarias correspondientes, están bajo el control del
departamento de administración, deben ser de obligación del
personal que trabaja en éste llevarlos al día.
Los registros contables básicos que se manejan en toda

mancomunidad son principalmente los siguientes:
1. Ingresos
2. Egresos
3. Inventarios
4. Depreciación de los activos
5. Cuentas por cobrar
6. Cuentas por pagar
7. Asignaciones presupuestarias.
Algunos principios que se deben cumplir para el registro efectivo de
operaciones contables en la mancomunidad son:
 Toda operación contable que se registre debe estar
respaldada con documentos originales (facturas, recibos, Boucher
de cheques, etc.)
 El valor del ingreso y el egreso se debe registrar en moneda
de curso legal en México.
 Se deberán anotar las operaciones en el momento en que
estas ocurren, esto propiciará que se tenga un efectivo control de
la disponibilidad financiera y que la información contenida en los
estados financieros sea confiable.
 El control de los registros contables estará a cargo del
administrador.
 Se recomienda que los recibos o facturas que se emitan por el
cobro de algún servicio prestado estén debidamente membretados
y enumerado correlativamente.
Instrumentos necesarios para la implementación de la

contabilidad financiera en las mancomunidades
Los administradores para medir el nivel de gestión de la

mancomunidad, procesan todas las operaciones que se generan,
con esos datos se producen los estados financieros, su herramienta
básica es la ecuación contable.
Para la estructuración de los estados financieros es necesario
contar con dos instrumentos fundamentales:
a) Catálogo de cuentas contables; y el
b) Informe de estabilización de saldos iníciales.
Catálogo de cuentas
Es el instrumento que se utiliza para codificar y nombrar las

operaciones contables y sirve para tener un registro más
organizado.
Informe de estabilización de saldos iníciales
Es el instrumento que se utiliza para establecer los saldos iníciales

con que la mancomunidad comienza sus operaciones al iniciar el
periodo contable o fiscal. Se le conoce también como partida inicial.
Los elementos que deben considerarse para elaborar este informe
son los siguientes:
 Disponibilidad financiera al inicio del periodo.

 Situación actual de las cuentas por cobrar.
 Inventario de activos fijos y bienes patrimoniales.
 Inventario de materiales y suministros
 Estado de situación de la deuda.
 Saldo del patrimonio general acumulado.
Estados financieros
El departamento de administración deberá presentar

mensualmente, a más tardar dentro de los diez días primeros del
mes siguiente, los informes financieros firmados por el
administrador(a), estos deben ser:
a) Balance general
b) Estado de resultados
c) Estado de disponibilidad financiera
El balance general
Es el instrumento contable que muestra la situación financiera de

la mancomunidad, relaciona los derechos, obligaciones y bienes
patrimoniales que la misma posee en una fecha determinada; se le
conoce también como estado de situación financiera.
El balance general debe su nombre a la palabra balanza, ya que en
este documento se muestra el equilibrio o igualdad que debe existir
entre el total de los recursos de una organización y la suma de las
deudas más la aportación o aportaciones que se reciben y que son
capitalizables.
La información que presenta el balance general corresponde

exclusivamente a una fecha determinada ya que la ininterrumpida
realización de operaciones en la mancomunidad modifica
continuamente la estructura y magnitud de su activo, pasivo y
patrimonio.
Elementos que integran el balance general
Conceptualmente las actividades que se operan bajo el proceso de

elaboración del balance general son conocidas como “cuentas
contables del balance”, que se presentan en tres grandes grupos:
cuentas de activo, cuentas de pasivo y cuentas de patrimonio.
Cuentas de activo
Está formado por los bienes y derechos a favor de la

mancomunidad. Las que se registran con el saldo establecido a la
fecha de la elaboración del balance general, las cuentas de activo
más utilizadas son:
a) Caja chica: Se registra el disponible en efectivo que se ha

asignado para ser manejado en la caja chica.
b) Bancos: Se registra el efectivo disponible en las cuentas
bancarias que la mancomunidad maneja con la banca nacional.
c) Cuentas por cobrar: Se registran aquellas deudas que terceros
han adquirido con la mancomunidad a la fecha de elaboración del
informe.
d) Inventarios: Se registra el valor del activo fijo propiedad de la
mancomunidad, así como también el valor de aquellos bienes que
son consumibles pero que mientras están sin uso forman parte de
la inversión. Aquí se subdivide en; Inventario de bienes inmuebles,
de mobiliario, equipo, maquinaria, materiales de oficina,
suministros, etc.
e) Inversiones y valores: Se registran aquellos valores propiedad
de la mancomunidad que tiene invertidos en otras organizaciones
tales como bonos, acciones, depósitos a plazo fijo, etc.
Cuentas de pasivo u obligaciones
Está formado por las deudas y obligaciones a cargo de la

mancomunidad. Las cuentas de pasivo más comúnmente utilizadas
son:
a) Pasivos a corto plazo: En estas cuentas se registran las
obligaciones contraídas por la mancomunidad, que debe pagarse
en un plazo menor o igual a un año. Las cuentas que conforman
este grupo son: proveedores, préstamos, intereses y deuda
documentada.
b) Pasivos a largo plazo: En estas cuentas se registran las
obligaciones contraídas por la mancomunidad, cuyo pago ha sido
negociado para un plazo mayor a un año. Las cuentas que
conforman este grupo son: cuentas por pagar, préstamos, intereses
y deuda documentada.
Cuentas de patrimonio
El patrimonio neto es la diferencia entre el activo y el pasivo, es

decir, entre lo que tenemos y lo que debemos.
Esta cuenta se da por diferencia una vez que se registran los
activos y los pasivos, se obtiene al final del cierre contable.
El estado de resultados
Es el documento contable que muestra en forma detallada y

ordenada los ingresos y egresos realizados por la mancomunidad
durante un periodo específico. También se le conoce como estado
de pérdidas y ganancias. Está estructurado de la siguiente manera:
Cuentas de ingresos
Son las cuentas contables que reflejan las entradas de efectivo a la
mancomunidad por conceptos tales como: cobro de aportaciones,
por servicios, donaciones recibidas de organismos nacionales o
internacionales, subsidios, venta de activos, convenios para
ejecución de proyectos, etc.
Cuentas de egresos
Son todas aquellas cuentas contables que reflejan todos los pagos
que se efectúan a terceros, por ejemplo; pago de sueldos,
beneficios y prestaciones sociales a los empleados, pago de los
servicios públicos como agua y luz, pago de contratos de obras o
proyectos, etc.
Déficit o superávit
Es la diferencia entre los ingresos y los gastos.
Estado de la situación financiera (disponibilidad financiera)
Este informe muestra la disponibilidad de fondos de la

mancomunidad en un periodo determinado, en él se condensan los
saldos resultantes de operar las entradas y salidas de efectivo.
Presenta un resumen de todos los valores monetarios contenidos
en caja y en las cuentas bancarias, con saldos disponibles a la
fecha de elaborar el informe. Al momento de presentarse se
recomienda que se acompañe de los arqueos de caja y de los
estados bancarios enviados por el banco, así como de las
conciliaciones bancarias respectivas.
El informe relaciona la disponibilidad con que la mancomunidad
inició sus operaciones en el año fiscal. A esta disponibilidad se le
suman los ingresos obtenidos en el transcurso del periodo fiscal,
para obtener lo disponible y ejecutar los egresos. Una vez
registrados los egresos, éstos se restan de la disponibilidad del
periodo fiscal y el resultado es la disponibilidad financiera con que
la mancomunidad cierra sus operaciones al final del ejercicio fiscal.
El valor resultante es comparado con lo disponible en efectivo para
su cuadre respectivo.
Un factor muy importante que determina si la mancomunidad está

operando con unas finanzas sanas y así poder cumplir con sus
obligaciones contraídas, realizar las inversiones, y desarrollar sus
actividades de proyección social, es el mantener lo siguiente:
 Una contabilidad financiera histórica y actualizada,
 Control normativo de la ejecución presupuestaria y de los
costos operativos, administrativos y financieros,
 Estados financieros oportunos.
 Ejecución rentística presupuestaria al día,
 Flujo de caja, análisis de la planificación y otros.
Conciliación Bancaria
La conciliación bancaria es el proceso de estabilizar los saldos de

la disponibilidad en bancos y los registros contables de los libros
auxiliares de bancos de la mancomunidad.
Todos los bancos tienen por política enviar a su cuenta-habiente un
estado de cuenta junto con los cheques pagados, con cargo a su
cuenta durante el mes. Este estado de cuenta muestra el saldo
disponible al principio del mes, los depósitos hechos y los cheques
emitidos durante cada mes, las deducciones correspondientes a
honorarios por servicios, otros cargos y el nuevo saldo al final del
mes.
La importancia de este documento radica en que mediante la

información proporcionada en él, se pueden hacer las
actualizaciones, ya que algunos depósitos son hechos
directamente, y a veces no son reportados, teniéndose lo que en
contabilidad se llama descuadre. A partir de este documento,
confrontado con la información contenida en los libros contables de
la mancomunidad, se puede efectuar la conciliación de los saldos
en libros y banco.
Al recibir el estado de cuenta que mensualmente envía el banco

debe compararse con saldo de la cuenta bancos según libros de la
mancomunidad, los que deben ser iguales, pero que rara vez
coinciden. Las diferencias entre estas dos cantidades puede
deberse a los siguientes factores:
1. Cheques en circulación pendientes de cobro: Se refiere a que

hay cheques que se emitieron durante el mes y que los
beneficiarios no los han cobrado a la fecha de corte del banco.
Estos cheques no aparecerán rebajados en el estado de la cuenta
del banco pero si de la mancomunidad.
2. Cargos por servicios prestados por el banco: Se conoce
como notas de débito y son cargos que el banco hace por algunos
servicios que presta y que se sabe de ellos hasta que se recibe el
estado bancario.
3. Depósitos en tránsito: Son los depósitos que la mancomunidad
realiza demasiado tarde o por correo y el banco no los incluyó en
el estado de cuenta pero la mancomunidad ya los ha registrado en
sus libros contables.
4. Errores de registro del banco y de la mancomunidad: En
muchas ocasiones el banco puede equivocarse al hacer los
registros, por ejemplo; cargar a la mancomunidad un cheque de
otra. También la mancomunidad, puede cometer errores por
ejemplo; cuando tiene depósitos en varios bancos puede acreditar
un cheque de un banco en la tarjeta auxiliar de otro, igual puede
suceder con los depósitos.
5. Junto al estado de cuenta del banco se incluye las notas de
débito por todos los cargos o deducciones que no sean cheques y
las notas de crédito correspondientes a los incrementos que no
sean depósitos.
La Contabilidad Presupuestaria
Consiste en registrar en el presupuesto de ingresos y egresos, las

operaciones que se realizan a diario en la mancomunidad (cobros
por membrecía, cobro por servicios prestados, intereses,
donaciones, venta de activos, los contratos y convenios que se
firmaron y que deberán cancelarse más adelante, pagos al
personal, pago de servicios públicos, contratistas, etc.) Cada
ingreso y egreso se consigna, de acuerdo al sistema
presupuestario que tiene la mancomunidad, sirve de soporte a la
contabilidad financiera, al proporcionarle información que alimentan
la base de datos que generan los reportes y estados financieros.
Instrumentos necesarios para la implementación de la
contabilidad presupuestaria en las mancomunidades
Al mismo tiempo que se conoce la situación financiera de la

mancomunidad, para los administradores igualmente es importante
conocer de manera fehaciente como son invertidos los recursos
disponibles y de que fuente fueron obtenidos.
Por ello es imprescindible que como parte de la gestión de la

mancomunidad se adopten buenas prácticas de manejo
administrativo, lo cual se complementa mediante la implementación
de un buen proceso de formulación y ejecución presupuestaria.
Para la estructuración de los reportes presupuestarios es necesario
contar con cuatro instrumentos fundamentales:
a) Catálogo de cuentas presupuestarias.

b) Clasificador presupuestario del objeto del gasto.
c) Plan presupuestario.
d) Formato para la presentación de los informes presupuestarios
Catálogo de cuentas presupuestarias
Es el instrumento que se utiliza para codificar y nombrar las

operaciones presupuestarias y sirve para tener un registro más
organizado de la planificación, ejecución y evaluación del
presupuesto de la mancomunidad.
Clasificador presupuestario del objeto del gasto:
La clasificación por objeto del gasto se conceptúa como una
ordenación sistemática y homogénea de los bienes y servicios, las
transferencias y las variaciones del presupuesto.
Plan presupuestario
Es el sistema de instrumentos que se utiliza para formular, elaborar,
analizar y aprobar el presupuesto de las mancomunidades, el cual
está formado por las siguientes herramientas:
a) Presupuesto de ingresos y egresos.
b) Plan operativo anual presupuestario.
c) Plan de inversión
¿Qué es el presupuesto de ingresos y egresos para

mancomunidades?
Es un plan que refleja los objetivos y metas financieras a cumplir

durante el año fiscal, que contiene las prioridades de la
mancomunidad para asegurar su operatividad tanto administrativa,
como financiera y que responde a las necesidades de las
municipalidades miembros, así como a los propósitos para los
cuales fue creada.
Es una herramienta que además de ser obligatoria es útil para
determinar las fuentes de recursos complementarios que se
requieren para realizar las actividades de inversión de la
mancomunidad.
Para que el presupuesto cumpla con su función, las autoridades de

la mancomunidad deben apoyarse en una planificación estratégica
y operativa donde definan la misión, visión, líneas estrategias,
objetivos y políticas, ajustados a la realidad y estructurado
atendiendo las necesidades básicas o prioritarias conforme a la
capacidad o disponibilidad de recursos.
¿Cuáles son las etapas que se cumplen en el proceso

presupuestario?
Las etapas que requiere el proceso presupuestario son:
Formulación del Presupuesto

Previo a iniciar esta etapa, se realiza un diagnostico a cada unidad
para identificar las necesidades que se tienen en cuanto a la
dotación de los materiales, equipo y otros gastos en el personal
como ser viáticos, gastos de viaje, capacitaciones, etc.
Ejecución
Esta etapa corresponde al nivel ejecutivo y operativo, y es donde
se hace posible cumplir la planificación y el presupuesto de
conformidad a las normas de administración, disposiciones
contenidas en la Ley y las adoptadas por la mancomunidad., con el
fin de asegurar que la ejecución de los ingresos y egresos se
cumpla con las estimaciones o asignaciones aprobadas y se
apliquen los principios técnicos y legales que conduzcan al
aprovechamiento máximo y al uso transparente de los recursos
obtenidos.
Control y Evaluación.
El presupuesto aprobado se compara analíticamente con la
ejecución para determinar el nivel de cumplimiento de los ingresos
y de los gastos, identificando los problemas y desviaciones para
aplicar los correctivos correspondientes.
Los resultados deben medirse mensualmente a fin de conocer a
tiempo lo que acontece, en cuanto al uso racional de los recursos
o si los ingresos han alcanzado los niveles esperados para financiar
los egresos.
Se debe verificar que todas las operaciones estén debidamente
identificadas, analizadas, clasificadas, codificadas y registradas o
posteadas en el presupuesto de ingresos y egresos.
Y finalmente comprobar que el presupuesto de ingresos y egresos
aprobado del periodo mantenga el principio de equilibrio en toda su
ejecución.
¿Qué es el plan operativo anual presupuestario?
Es la planeación y programación de acciones y actividades

requeridas para poner en práctica las políticas, medidas y objetivos,
asignando los responsables de cada unidad, departamento o
sección de la mancomunidad, fijando metas de trabajo de acuerdo
a los recursos disponibles.
¿Qué es el plan de inversión?
Es el instrumento presupuestario en el cual se consignan los

proyectos gestionados para ser ejecutados con y en las
municipalidades miembros, así como para la mancomunidad
misma, los cuales son aprobados por la Junta Directiva para ser
desarrollados en el período fiscal vigente.
Formatos para la presentación de los informes
presupuestarios
Son una serie de instrumentos diseñados para que el encargado

del manejo del presupuesto, pueda llevar un efectivo control y
registro de los ingresos y egresos que la mancomunidad opera en
el periodo fiscal vigente, se les conoce como informes rentísticos.
Reportes presupuestarios.
Informe mensual de ingresos: (informe rentístico): Es el
reporte donde se reflejan las recaudaciones obtenidas durante el
mes producto de las aportaciones, cobros por servicios prestados,
ingresos por convenios y ejecución de proyectos, etc.
Informe mensual de egresos: (informe rentístico): Es el reporte
de la ejecución de los egresos efectuados por la mancomunidad
durante un periodo determinado.
Informes de control y seguimiento: Es la aplicación sistemática
de instrumentos para registrar el nivel de avance físico y financiero,
los problemas y éxito alcanzados en el proceso de ejecución
presupuestaria, que permitan realizar los ajustes o reorientar la
programación y métodos de gestión.
La ejecución presupuestaria
Ejecución presupuestaria es el proceso mediante el cual se afectan

los renglones y sub-renglones de los ingresos y los objetos del
gasto en cada unidad administrativa de la mancomunidad, lo cual
conduce al conocimiento real de:
 La recaudación por aportaciones, la prestación de servicios y
otras fuentes de financiamiento;
 La utilización de los recursos en función del gasto público;
 Los valores utilizados en recursos humanos, materiales y
financieros;
 La situación financiera al establecer la relación ingreso-gasto;
 Logros alcanzados en función de metas físicas y financieras;
 Costo de producción de bienes y servicios y su prestación;
 Eficiencia y calidad en la prestación de bienes y servicios;
 Cumplimiento de objetivos y políticas para el bienestar social
y desarrollo de la población de los municipios miembros.
Instrumentos para la ejecución presupuestaria
Para llevar a cabo el proceso de ejecución presupuestaria se

utilizan los siguientes instrumentos
Libro de ejecución de ingresos

• Libro diario de ingresos
• Ampliación presupuestaria de Ingresos
• Disminución presupuestaria de Ingresos.
Libro de ejecución de egresos

• Libro diario de ejecución de egresos por cada programa
• Ampliación presupuestaria de egresos
• Disminución presupuestaria de egresos
• Traspasos entre asignaciones
Documentos para ejecutar el presupuesto
• Orden de compra
• Orden de pago
• Planilla de sueldos
• Ampliación del presupuesto de ingresos y egresos
• Disminución del presupuesto de ingresos y egresos
• Traspasos entre asignaciones (egresos)
Resultados
• Informe mensual de ingresos
• Informe mensual de egresos por cada programa
• Informe mensual de caja y bancos
Liquidación presupuestaria y rendición de cuentas
Liquidación presupuestaria
Es el proceso de cierre presupuestario del periodo, consiste en la
elaboración del informe final de la ejecución presupuestaria
El realizar un proceso de cierre y liquidación del presupuesto
permite generar resúmenes rentísticos transparentes que reflejen
la situación financiera y administrativa de la mancomunidad en el
ejercicio de su gestión.
Entre las actividades de mayor relevancia previa al cierre

presupuestario se consideraran las siguientes:
 Provisionar las reservas de fondos que genera el presupuesto
de egresos que son las obligaciones contraídas pendientes de
pago.
 Levantar inventario físico de órdenes de pago en
administración o donde estén en custodia y comparar con las
reservas de fondos, mismos que deben estar debidamente
conciliados en el libro de cuentas por pagar de proveedores,
contratistas y acreedores.
 Elaborar el resumen de libro de bancos y caja para determinar
las hojas de trabajo y revisar las operaciones mediante estas.
 Registrar y revisar las obligaciones pendientes de pago en la
opción de reserva de fondos, previa realización de inventario físico
de órdenes de pago para su verificación.
 Revisar que las transferencias y ampliaciones al presupuesto
de ingresos y egresos se hayan realizado conforme a la Ley y a las
Normas de Administración Presupuestaria.
 Realizar las transferencias entre los objetos de gasto para
cubrir asignaciones de disponibilidad sobregiradas, previa solicitud
a la Junta Directiva para su liquidación.
 El presupuesto debe liquidarse cada año y la copia debe ser
enviada a más tardar a la Secretaría de Gobernación y Justicia, así
como al Tribunal Superior de Cuentas a más tardar el 10 de enero
de cada año, conjuntamente con la rendición de cuentas, para
evitar la aplicación de multas.
Rendición de cuentas
Es el proceso mediante el cual la mancomunidad informa a los
organismos contralores del Estado como ha manejado los recursos
obtenidos en el periodo de liquidación.
La Junta Directiva al rendir cuentas, tanto a las instituciones
normadoras y fiscalizadora del Estado, a las municipalidades
miembros, así como a los organismos cooperantes que la hayan
asistido técnica y financieramente, le permite demostrar que los
fondos y bienes de la mancomunidad se están administrado con la
máxima expresión de transparencia y racionalidad, y mantener así
en alta estima su imagen de honradez, responsabilidad y
capacidad, logrando el impacto de confianza y seguridad para el
fortalecimiento de la organización.
Formatos e instructivos para la elaboración y presentación de
los estados financieros
Balance general
a. Formato “Balance General” para mancomunidades.
A continuación se presenta un modelo de balance general el cual
puede ser utilizado por las mancomunidades ya que contiene todos
los insumos necesarios para proporcionar la información financiera
patrimonial más importante, requerida por los organismos
normadores y contralores del Estado.
b. Instrucciones para el llenado del formato “balance general”.
El formato “balance general” utilizado para el reporte de la
información financiera patrimonial de la mancomunidad, aquí
presentado, consta de cuatro columnas, las cuales se describen a
continuación:
La primera columna contiene la descripción de las cuentas que
conforman los tres grandes grupos (activo, pasivo y patrimonio).
En la segunda columna se colocan los valores o saldos obtenidos
al final del cierre contable en las cuentas más detalladas; ejemplo:
caja chica y bancos, terrenos, edificios, mobiliario, cuentas por
pagar, etc.
La tercera columna contiene la suma de las cuentas a detalle de la

columna dos y que pertenecen a un grupo específico, ejemplo: la
suma de la cuenta terrenos y edificios, con la suma de la cuenta de
mobiliario y equipo de oficina y la cuenta de vehículos conforman
el saldo de la cuenta activo fijo; y así a su vez si realizamos la
sumatoria de las otras cuentas que nos reflejan el resultado de la
cuenta saldo en caja chica y saldo en bancos, la suma de las
cuentas por pagar con los préstamos, intereses y documentos
reflejan el saldo del pasivo a corto o largo plazo, etc.
En la cuarta columna se colocará el valor resultante de sumar cada

uno de los grandes grupos de cuentas; donde los activos y pasivos
es la suma de cada saldo obtenido en la columna tres para ese
rubro. De igual forma la cuenta general de patrimonio, se obtiene
sumando las dos sub cuentas (patrimonio acumulado y resultado
del ejercicio).
Estado de resultados
a. Formato “Estado de Resultados” para mancomunidades.

A continuación se presenta un modelo de estado de resultados, el
cual puede ser utilizado por las mancomunidades, ya que al igual
que el balance general, contiene todos los elementos que son
manejados en la contabilidad financiera que relaciona los ingresos
con los egresos y proporciona información valiosa requerida por los
organismos normadores y contralores del Estado.
ESTADO DE RESULTADOS
b. Instrucciones para el llenado del formato “estado de

resultados”.
El formato “estado de resultados” utilizado para el reporte de la
información financiera que relaciona los ingresos con los egresos
de las mancomunidades, aquí presentado, consta de tres (3)
columnas, las cuales se describen a continuación:
 La primera columna contiene la descripción de las cuentas que
conforman los dos grandes grupos (ingreso y egresos).
 En la segunda columna se colocan los valores o saldos
obtenidos al final del cierre contable en las cuentas a detalle, por
ejemplo: aportaciones municipales, recuperación de aportaciones,
ingresos eventuales, etc. para el rubro de los ingresos; servicios
personales, materiales y suministros, adquisición de bienes, etc.,
para lo referente a los egresos.
 La tercera columna contiene la suma de las cuentas a detalle;
donde los ingresos y egresos son la suma del saldo obtenido en
la columna dos para cada rubro. La cuenta resultado del ejercicio
se obtiene restando del valor total de los ingresos el valor total de
los egresos.
Es importante señalar que este resultado es trasladado al balance
general en la cuenta “resultado del ejercicio”, sea este un
superávit o un déficit.
Informe de disponibilidad financiera
a. Formato “Informe de Disponibilidad Financiera” para

mancomunidades.
A continuación se presenta un modelo de Informe de disponibilidad
financiera, el cual puede ser utilizado por las mancomunidades,
este constituye un reporte muy importante ya que a lo interno de la
mancomunidad sirve para proporcionar información valiosa
relacionada en cómo está la situación de la disponibilidad de
efectivo con que estas cuenta para hacer frente a sus obligaciones
contraídas.
b. Instrucciones para el llenado del formato “informe de
disponibilidad financiera”.
El modelo de un informe de disponibilidad financiera aquí
presentado puede ser adoptado por cualquier mancomunidad. Su
importancia radica en que en él se muestra la situación real de los
fondos con que cuenta la mancomunidad al finalizar el cierre del
periodo, consta de dos secciones de y de tres columnas las que se
describen a continuación:
Primera sección
En esta sección se registran los saldos disponibles al final del
periodo del efectivo en caja chica y de las cuentas bancarias que la
mancomunidad maneja en moneda nacional (lempiras).
 La primera columna contiene la información o descripción de
las cuentas o conceptos a considerar en este informe.
obtenidos al final del cierre contable en las cuentas detalladas, por
ejemplo:
Caja chica: Se registra el saldo resultante del último arqueo
operado, previo al cierre del periodo.
Banco x: Se registra el saldo disponible en cada cuenta bancaria.
 La tercera columna es la sumatoria de los saldos de caja chica
y el saldo total de la sumatoria de las cuentas de bancos.

Segunda sección
En esta sección se registran los saldos disponibles al final del
periodo de las cuentas bancarias que la mancomunidad maneja en
moneda extranjera (por lo general en Dólares).
 La primera columna contiene la información o descripción de
las cuentas o conceptos a considerar en este informe.
obtenidos al final del cierre contable en las cuentas de banco. Se
registra el saldo disponible en cada cuenta bancaria que la
mancomunidad posea.
 La tercera columna es la sumatoria del saldo total de la
sumatoria de las cuentas de bancos.
Adicionalmente este reporte contiene dos filas al final, la primera
que corresponde a la tasa cambiaria, y la segunda que es la
disponibilidad total, las cuales funcionan de la siguiente manera:
Tasa de cambio: se coloca el factor de valoración de la moneda
registrada (debe ser el último proporcionado por el banco).
Disponibilidad total: es la sumatoria del saldo de caja chica, con
el saldo en bancos en moneda nacional, más la operación de
convertir la disponibilidad en moneda extranjera por la tasa de
cambio.

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ESTADOS CONTABLES Y FINANCIEROS

Es un estado financiero básico que presenta el valor de los bienes

y derechos (activo), de las obligaciones reales y contingentes

(pasivo), así como del capital contable de la institución

(aportaciones, reservas y resultados) a una fecha determinada, en

apego a los criterios contables emitidos por la Comisión Nacional

Bancaria y de Valores y las Normas de Información Financiera

emitidas por el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo

de Normas de Información Financiera.

El Balance general debe elaborarse sobre bases consistentes y

mostrar de manera adecuada la posición y estructura financiera de

la institución, de tal forma que mediante un análisis profesional

permita evaluar los recursos económicos con que cuenta y cumpla

el objetivo de ser una herramienta administrativa para la toma de

En un contexto amplio, los rubros que integran el Balance general

son: activos, pasivos y capital contable, entendiendo como tales los

conceptos así definidos en la NIF A-5 y en el Boletín C-11 del CINIF,

considerando adicionalmente los criterios contables emitidos por la

Comisión Nacional Bancaria y de Valores, a través de las

disposiciones del criterio A-2 Aplicación de reglas particulares y

criterio D-1 Balance general.

Por consiguiente, este estado financiero agrupará los conceptos

mencionados, clasificados en función de la importancia relativa de

los rubros que lo integran, así como del grado de disponibilidad o

exigibilidad que representan, según sea el caso.

El rubro de captación únicamente deberá ser utilizado por

instituciones autorizadas por la Comisión Nacional Bancaria y de

Valores para realizar este tipo de operaciones, como sociedades

financieras populares y sociedades cooperativas de ahorro y

La institución deberá expresar el Balance general en miles de

pesos, efectuando esta mención en su encabezado.

La institución, en el evento de que existan hechos que considere

relevantes, deberá incluir notas aclaratorias por separado y al calce

del Balance general consolidado, expresando tal circunstancia con

“Las notas aclaratorias que se acompañan forman parte de este

Es un estado financiero básico que muestra el incremento o

decremento en el patrimonio de la institución, atribuible a las

operaciones efectuadas por ésta durante un periodo establecido.

La institución deberá formular y presentar sus estados financieros

tomando como referencia el Boletín D-2 de los “Criterios de

por la CNBV, sin considerar aquellos rubros que de acuerdo con la

naturaleza de sus operaciones no son aplicables a las instituciones

La información de carácter financiero debe, entre otros objetivos,

reportar los resultados de las operaciones de la institución en un

periodo contable definido, requiriéndose el establecimiento,

mediante criterios específicos, del objeto y estructura general que

debe tener el Estado de Resultados.

En este apartado se especifican las características generales y la

estructura que debe tener el Estado de Resultados, el cual tiene

por objeto presentar información relevante sobre las operaciones

desarrolladas por la institución, así como otros eventos económicos

que la afecten y no provengan necesariamente de decisiones o

transacciones derivadas de los propietarios de la misma en su

carácter de socios o accionistas, según corresponda, durante un

En un contexto amplio, los conceptos que integran el Estado de

Resultados son: ingresos, costos, gastos, ganancias y pérdidas,

considerando como tales los conceptos así definidos en la NIF A-5

Los rubros mínimos que debe contener el Estado de Resultados en

La institución deberá expresar el Estado de Resultados en miles de

pesos, lo cual se mencionará en su encabezado.

La institución deberá revelar en notas al Estado de Resultados lo

a) Composición del margen financiero, identificando los ingresos

por intereses y los gastos por intereses, distinguiéndolos por el tipo