Formato Close Out Report 2020

OLYMPIC PERU INC.
GERENCIA DE PROYECTOS
SUCURSAL DEL PERU [ Nombre del Proyecto ]
[Código] Reporte de Cierre de Proyecto Página 1
Reporte de Cierre de Proyecto

[Nombre del Proyecto]
0 XX/YY/ZZ Revisión con comentarios X.X. X.X. X.X.

B XX/YY/ZZ Revisión interna X.X. X.X. X.X.
A XX/YY/ZZ Versión inicial X.X. X.X. X.X.
Rev. Fecha Comentarios Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
OLYMPIC PERU INC. GERENCIA DE PROYECTOS
[Código de Documento] [Nombre del Documento] Página 2
ÍNDICE
CAPÍTULO 1. RESUMEN EJECUTIVO ........................................................................... 4
1.1. Introducción ................................................................................................................ 4
1.2. Descripción del proyecto ............................................................................................ 4
1.3. Estrategia logística ..................................................................................................... 4
1.4. Lecciones aprendidas................................................................................................. 4
CAPÍTULO 2. GERENCIAMIENTO DEL PROYECTO .................................................... 5
2.1. Organización .............................................................................................................. 5
2.2. Estrategia contractual ................................................................................................. 5
CAPÍTULO 3. SOLICITUD DE CAMBIO ......................................................................... 6
CAPÍTULO 4. ANÁLISIS DE COSTO ............................................................................. 7
4.1. Presupuesto inicial ..................................................................................................... 7
4.2. Ampliaciones .............................................................................................................. 8
4.3. Presupuesto final y análisis de desviaciones .............................................................. 8
4.4. Costos sociales .......................................................................................................... 8
4.5. Índice de desempeño de costo (CPI) .......................................................................... 9
CAPÍTULO 5. ANÁLISIS DE CRONOGRAMA ............................................................. 10
5.1. Línea base de cronograma ....................................................................................... 10
5.2. Análisis general de desviaciones .............................................................................. 11
5.3. Desviaciones en etapa de permisología ................................................................... 11
5.4. Desviaciones en etapa de procura ........................................................................... 12
5.5. Desviaciones en etapa de construcción, pre - comisionado y comisionado .............. 12
5.6. Índice de desempeño de cronograma (SPI) ............................................................. 12
CAPÍTULO 6. ETAPA DE INGENIERÍA ........................................................................ 14
6.1. Ingeniería Conceptual .............................................................................................. 14
6.2. Ingeniería Básica o Básica Extendida ...................................................................... 14
6.3. Ingeniería Básica o Básica Extendida ...................................................................... 14
6.4. Ingeniería As Built .................................................................................................... 14
CAPÍTULO 7. ETAPA DE LOGÍSTICA Y CADENA DE SUMINISTRO ......................... 15
7.1. Procura crítica .......................................................................................................... 15
7.2. Proveedores ............................................................................................................. 15
7.3. Evaluación de proveedores ...................................................................................... 15
CAPÍTULO 8. ETAPA DE CONSTRUCCIÓN ................................................................ 17
8.1. Histograma de personal ........................................................................................... 17
8.2. Histograma de maquinaria........................................................................................ 17
CAPÍTULO 9. ANÁLISIS DE INTERESADOS .............................................................. 18
9.1. Análisis de principales interesados (stakeholders) ................................................... 18
9.2. Zonas de influencia y posesionarios / propietarios ................................................... 18
9.3. Plan de gestión de interesados ................................................................................ 19
CAPÍTULO 10. REFERENCIAS ...................................................................................... 20
CAPÍTULO 11. ANEXOS ................................................................................................ 21
Índice de Figuras
Figura 1. Ubicación del proyecto ........................................................................................... 4
Figura 2. Organigrama del proyecto ...................................................................................... 5
Figura 3. Reporte de Cash Flow ........................................................................................... 8
Figura 4. Histórico de costos sociales ................................................................................... 9
Figura 5. Histórico del índice de desempeño de costo (CPI) ................................................. 9
Figura 6. Cronograma – línea base ..................................................................................... 10
Figura 7. Análisis de desviaciones en cronograma ............................................................. 11
Figura 8. Histórico del índice de desempeño de cronograma (SPI) ..................................... 13
Figura 9. Principales proveedores ....................................................................................... 15
Figura 10. Histograma de personal ..................................................................................... 17
Figura 11. Histograma de equipos ...................................................................................... 17
Figura 12. Matriz de Interés - Poder .................................................................................... 18
Figura 13. Zonas de influencia y posesionarios / propietarios ............................................. 19
Índice de Tablas
Tabla 1. Alcance de actividades ............................................................................................ 4
Tabla 2. Registro de contrato de servicios ............................................................................ 5
Tabla 3. Presupuesto por disciplinas..................................................................................... 7
Tabla 4. Tabla de presupuesto por AFEs .............................................................................. 7
Tabla 5. Tabla de desviación por AFEs ................................................................................. 8
Tabla 6. Tabla de costos sociales ......................................................................................... 9
Tabla 7. Tabla de desviación - etapa permisología ............................................................. 11
Tabla 8. Tabla de desviación - etapa procura ..................................................................... 12
Tabla 9. Tabla de desviación - etapa construcción, pre – comisionado y comisionado ....... 12
Tabla 10. Procura crítica ..................................................................................................... 15
Tabla 11. Criterios de evaluación de proveedores .............................................................. 16
Tabla 12. Tabla de evaluación de proveedores ................................................................... 16
Tabla 13. Tabla de Interés – Poder ..................................................................................... 18
CAPÍTULO 1. RESUMEN EJECUTIVO
1.1. Introducción
Breve descripción del marco en el cual el proyecto se desarrolla. Se debe incluir todos los
antecedentes referentes al proyecto y el marco general de los objetivos del programa sobre
el cual se desarrolla el proyecto.
1.2. Descripción del proyecto

Descripción del proyecto considerando el objetivo principal, el alcance general y específico.
Se deben incluir la ubicación y facilidades que forman parte del proyecto.
Figura 1. Ubicación del proyecto
1.3. Estrategia logística

Descripción de los acuerdos logísticos del proyecto. Este capítulo incluirá como mínimo la
descripción de actividades y empresas encargadas de su desarrollo.
Ítem Actividades Empresa
1.0. Ingeniería Empresa 1

2.0. Logística Empresa 2
3.0. Actividad 1 Empresa 3
Tabla 1. Alcance de actividades
1.4. Lecciones aprendidas

Este capítulo debe listar las lecciones aprendidas durante todas las etapas del proyecto.
Incluir también aquellas que corresponden a una etapa inicial durante el planeamiento general
de las etapas de ingeniería, construcción y puesta en marcha.
CAPÍTULO 2. GERENCIAMIENTO DEL PROYECTO
2.1. Organización
Se debe incluir la descripción de la organización que forma parte del proyecto. Incluir el
organigrama considerando toda la estructura.
Figura 2. Organigrama del proyecto
2.2. Estrategia contractual

Se detalla la estrategia contractual que se seguirá para cada una de las actividades a
desarrollar. Indicar como mínimo la estrategia para cada una de las etapas del proyecto.
Tabla 2. Registro de contrato de servicios

CAPÍTULO 3. SOLICITUD DE CAMBIO

Se debe detallar las solicitudes de cambio solicitadas durante cualquier etapa del proyecto,
las mismas que deben estar sustentadas con el documento: Solicitud de cambio, indicado en
el Anexo 1 del presente documento.
CAPÍTULO 4. ANÁLISIS DE COSTO
4.1. Presupuesto inicial

Se debe detallar el presupuesto inicial alineado a lo que se indicó en el Acta de Constitución
del Proyecto, es importante indicar la Clase del presupuesto, la misma que varía dependiendo
la etapa de madurez del proyecto.
Se deberá incluir la siguiente información:
Descripción Costo Parcial
General USD XX,XXX.XX
Reserva de Contingencia USD X,XXX.XX
Reserva de gestión USD X,XXX.XX
Global USD XX,XXX.XX
Permisos USD X,XXX.XX
Personal USD X,XXX.XX
Campamento USD X,XXX.XX
Activos USD X,XXX.XX
Obras Civiles USD XX,XXX.XX
Obras Preliminares USD X,XXX.XX
Sub categoría 1 USD X,XXX.XX
Obras IC&T USD XX,XXX.XX
Obras Metal - Mecánicas USD XX,XXX.XX
Total general USD XXX,XXX.XX
Tabla 3. Presupuesto por disciplinas
Empresa Descripción AFE Monto

Costos de Personal [1] 050090/010448 $XXX,XXX.XX
Zeus
Administración y Facilidades [1] 050142/010442 $XXX,XXX.XX
AFE 1 010XXX $XXX,XXX.XX
Olympic / SDE
/ Otras
TOTAL $XXX,XXX.XX
Tabla 4. Tabla de presupuesto por AFEs
[1] Estos AFEs son comunes para todos los proyectos y están asociados a los costos incurridos por personal. Se deben de
duplicar en la empresa Cliente.
4.2. Ampliaciones
Se deben detallar la lista de ampliaciones con el sustento adecuado. Toda ampliación debe
hacer referencia a una Orden de Cambio según formato LXIII-001900-O-O1-001.
4.3. Presupuesto final y análisis de desviaciones

El objetivo del reporte final es informar los gastos incurridos en la ejecución del proyecto en
el tiempo. Se deben incluir comentarios relacionados a los sustentos de dichas desviaciones.
En caso exista una mejora a considerar se deberá indicar en el capítulo de Lecciones
Aprendidas.
La información que se deberá incluir es la siguiente:
Figura 3. Reporte de Cash Flow
Análisis de desviación por AFE:

Descripción USD %
AFE Previsto Real
Desviación Desviación
050090 Costos de Personal $XXX,XXX $XXX,XXX $XXX,XXX XX%
050142 $XXX,XXX $XXX,XXX $XXX,XXX $XXX,XXX XX%
010XXX $XXX,XXX $XXX,XXX $XXX,XXX $XXX,XXX XX%
TOTAL $XXX,XXX $XXX,XXX $XXX,XXX XX%
Tabla 5. Tabla de desviación por AFEs
Comentarios
Se deberá incluir un sustento de las principales desviaciones. La desviación debe ser
entendida como una opción de mejora, por lo cual debe asociarse a una autocrítica al trabajo
desarrollado.
En muchos casos, los principales comentarios derivarán en un aprendizaje que deberá ser
incorporada en el capítulo correspondiente a lecciones aprendidas.
4.4. Costos sociales

Se deben analizar a detalle los costos incurridos en temas sociales. En los proyectos
ejecutados por la empresa ZEUS en la zona de Piura, el riesgo social implica grandes costos
de inversión no solo por acuerdos con los interesados (comunidades, centros poblados,
pueblos, etc.).
Figura 4. Histórico de costos sociales
Proveedores
Ítem Costo total
1 Proveedor 1 $XXX,XXX
TOTAL $XXX,XXX
Tabla 6. Tabla de costos sociales
4.5. Índice de desempeño de costo (CPI)

El índice de desempeño de costo (CPI) indica la relación entre el valor ganado y el costo
actual. El valor es mayor a 1 si el costo presupuestado del trabajo ejecutado es mayor que el
costo real del trabajo ejecutado. Un valor mayor a 1 es bueno pues significa que el proyecto
está dentro del presupuesto, un valor menor a 1 significa que el proyecto ha excedido el
presupuesto.
Se deberá incluir la gráfica del CPI de manera histórica durante el proyecto.
Figura 5. Histórico del índice de desempeño de costo (CPI)

CAPÍTULO 5. ANÁLISIS DE CRONOGRAMA

El objetivo del presente capítulo es analizar las desviaciones que se presentaron en el tiempo
de ejecución del proyecto. Se deberán especificar no solo los retrasos, sino también las
optimizaciones de tiempo.
5.1. Línea base de cronograma

Se debe incluir el resumen del cronograma sin detallar el 100% de las actividades. El objetivo
es presentar las principales actividades, por lo cual un listado en nivel 3 será suficiente para
una adecuada visualización.
Figura 6. Cronograma – línea base

5.2. Análisis general de desviaciones

Se debe incluir un cuadro con la desviación de los tiempos existentes entre la línea base y el
cronograma final ejecutado.
El cuadro que se debe presentar no debe detallar cada una de todas las actividades que
conforman la EDT. Se debe considerar bloques principales, de preferencia a un nivel 2 del
cronograma.
Figura 7. Análisis de desviaciones en cronograma
Comentarios
Se debe incluir los comentarios relacionados a las principales desviaciones detectadas en el
análisis.
5.3. Desviaciones en etapa de permisología

En esta etapa se debe detallar las principales desviaciones con respecto a los permisos
ambientales, sociales y legales.
Nota importante: sólo se deben incluir las actividades que se consideren relevantes y que
aporten algún tipo de información.
La información debe ser presentada en un cuadro tal como se indica a continuación:
Planificado
EDT Nombre de tarea ∆ Comentario

Real
x.x PERMISOLOGÍA x
x.x.x Permisos ambientales x
x.x.x.x Permiso 1 -x
x.x.x.x Permiso 2 x
x.x.x Permisos sociales x
x.x.x.x Permiso 1 x
x.x.x Permisos legales x
x.x.x.x Permiso 2 x
Tabla 7. Tabla de desviación - etapa permisología
5.4. Desviaciones en etapa de procura

En esta etapa se debe detallar las principales desviaciones con respecto a las compras que
conforman el documento de procura crítica (elaborado en una etapa inicial), así como las
desviaciones que se presentaron en algunas adquisiciones posteriores.
Planificado
Real
x.x PROCURA x
x.x.x.x Actividad 1 -x
x.x.x.x Actividad 2 x
Tabla 8. Tabla de desviación - etapa procura
5.5. Desviaciones en etapa de construcción, pre - comisionado y comisionado

En esta etapa se debe detallar las principales desviaciones con respecto a la etapa
constructiva del proyecto, esta se debe respaldar en los reportes de construcción generados
por el área constructiva.
Planificado

Real
x.x CONSTRUCCIÓN x
x.x PRE-COMISIONADO Y COMISIONADO x
Tabla 9. Tabla de desviación - etapa construcción, pre – comisionado y comisionado
5.6. Índice de desempeño de cronograma (SPI)

El índice de desempeño de cronograma (SPI) indica la relación entre el valor ganado y el
valor planeado. Si el valor es mayor a 1 significa que el proyecto estará listo antes de lo
planificado, si el valor es menor a 1 significa que el proyecto estará listo después de lo

planificado, es decir estará retrasado.
Figura 8. Histórico del índice de desempeño de cronograma (SPI)

CAPÍTULO 6. ETAPA DE INGENIERÍA

En el presente capítulo se debe describir el detalle del alcance de las ingenierías
desarrolladas.
La relación de documentación generada como parte de la etapa de ingeniería se detalla en
el Anexo X, al final del presente documento.
6.1. Ingeniería Conceptual

Ubicación: [\Proyecto\03 INGENIERIA\3.1.- CONCEPTUAL]
Desarrollada por la empresa [XXX], estuvo enfocada en determinar la viabilidad del proyecto
en base a las necesidades del cliente.
6.2. Ingeniería Básica o Básica Extendida

Ubicación: [\Proyecto\03 INGENIERIA\3.2.- BÁSICA]
Desarrollada por la empresa [XXX], tuvo como alcance profundizar el alcance inicial de la
Ingeniería Conceptual, los entregables se encuentran en la ruta indicada.
6.3. Ingeniería Básica o Básica Extendida

Ubicación: [\Proyecto\03 INGENIERIA\3.3.- DETALLE]
Desarrollada por la empresa [XXX], tuvo como alcance profundizar la ingeniería básica o
básica extendida. En caso no se hay ejecutado, obviar este capítulo.
6.4. Ingeniería As Built

Ubicación: [\Proyecto\03 INGENIERIA\3.4.- AS BUILT]
Desarrollada por la empresa [XXX], tuvo como alcance presentar los planos de instalación
finales.
CAPÍTULO 7. ETAPA DE LOGÍSTICA Y CADENA DE SUMINISTRO

Realizar una breve descripción de los recursos que conformaron el grupo logístico del
proyecto. Especificar si se contó con supervisores logísticos en el área de proyectos y la
estrategia del área logística para afrontar el proyecto.
7.1. Procura crítica

El documento de procura crítica muestra las principales adquisiciones que se deben realizar
debido a que los materiales forman parte de la ruta crítica del proyecto. Usualmente este
documento se comparte con el área logística en la etapa inicial del proyecto.
PROGRAMADA
RECEPCIÓN
DESPACHO
FECHA DE
ENTREGA
ENTREGABLE LOGÍSTICA
PREPARACIÓN OC
INDICA LA ORDEN
APROBACIÓN OC
RECEPCIÓN OS
PROGRAMADA
NUEVA FECHA
Estatus entrega
ENTREGABLE
PROVEEDOR
PROVEEDOR
RECEPCIÓN
FECHA QUE
DESPACHO
DETALLE
ESTADO
TIPO DE
OS/OC
ÍTEM
XX/XX/ XX/XX/ XX/X XX/XX/ XX/XX/

Sub ítem 1 00000XXX -
XX XX X/XX XX XX
XX XX X/XX XX XX
1 Ítem 1
XX XX X/XX XX XX
XX XX X/XX XX XX
Tabla 10. Procura crítica
7.2. Proveedores
Se detallan la lista de los principales proveedores ordenados de manera ascendente en
relación con los montos asignados a cada uno. Se debe realizar una clasificación del tipo
Pareto para mostrar a los principales.
Figura 9. Principales proveedores
7.3. Evaluación de proveedores

Finalizada la etapa logística se debe realizar una evaluación de los principales proveedores
para tener una referencia en futuros proyectos.
Se debe incluir un cuadro de criterios de evaluación para poder ponderar los resultados con
los proveedores, tal como se indica a continuación:
Tabla 11. Criterios de evaluación de proveedores
Los resultados de la evaluación se deben mostrar en un cuadro. Un ejemplo para esta

actividad se muestra a continuación:
Tabla 12. Tabla de evaluación de proveedores

CAPÍTULO 8. ETAPA DE CONSTRUCCIÓN

En este capítulo se debe presentar de manera resumida la lista de actividades principales
que se desarrollaron durante toda la etapa constructiva.
Se debe tomar como referencia los reportes diarios de construcción para poder mostrar las
principales actividades de manera cronológica.
8.1. Histograma de personal

En este capítulo se debe mostrar el histograma de personal planificado y el histograma de
personal real. Se deben analizar las desviaciones, las mismas que incurrirán en costos
adicionales sustentados en el capítulo de desviación de costos.
Figura 10. Histograma de personal
8.2. Histograma de maquinaria

En este capítulo se debe mostrar el histograma de equipos planificado y el histograma de
equipos real. Se deben analizar las desviaciones, las mismas que incurrirán en costos
adicionales sustentados en el capítulo de desviación de costos.
Figura 11. Histograma de equipos

CAPÍTULO 9. ANÁLISIS DE INTERESADOS
9.1. Análisis de principales interesados (stakeholders)

Con el objetivo de poder desarrollar las actividades de construcción reduciendo al mínimo los
problemas sociales, se debe plantear una estrategia de identificación y seguimiento de las
expectativas de todos los interesados.
La lista completa de evaluación debe ser presentada en una matriz de Interés - Poder, tal
como se indica a continuación:
Tabla 13. Tabla de Interés – Poder
Figura 12. Matriz de Interés - Poder
9.2. Zonas de influencia y posesionarios / propietarios

En este capítulo se debe mostrar los planos de ubicación del proyecto y la relación de
posesionarios o propietarios que existen en la zona. La principal intención es mostrar las
zonas de influencia. Se puede tomar la información de los documentos generados en el ITS.
Figura 13. Zonas de influencia y posesionarios / propietarios
9.3. Plan de gestión de interesados

En este capítulo se debe detallar las estrategias llevadas a cabo para poder manejar las
expectativas de todos los interesados. El plan debe tener en cuenta el impacto que tienen en
el proyecto.
CAPÍTULO 10. REFERENCIAS

Se deben incluir al menos las siguientes referencias:
 LXIIIB-XXXXXX -G-RE-101 Reporte de Cierre de Costos
 LXIIIB-XXXXXX -G-RE-102 Reporte de Cierre Logístico
 LXIIIB-XXXXXX -O-AC-101 Project Charter - Acta de Constitución de Proyecto
 LXIIIB-XXXXXX -O-PP-101 Scope of Work - Alcance del Servicio
 LXIIIB-XXXXXX -O-CR-101 Cronograma
 LXIIIB-XXXXXX -O-PR-101 Presupuesto
 LXIIIB-XXXXXX -O-OR-101 Organigrama
 LXIIIB-XXXXXX -O-PP-102 Estructura de Desglose de Trabajo
 LXIIIB-XXXXXX -O-PP-103 Plan de Gestión del Proyecto
 LXIIIB-XXXXXX -O-PP-104 Plan de Gestión de Interesados
 LXIIIB-XXXXXX -O-PP-105 Plan de Gestión de Alcance
 LXIIIB-XXXXXX -O-PP-106 Plan de Gestión de Recursos Humanos
 LXIIIB-XXXXXX -O-PP-107 Plan de Gestión de Requisitos
 LXIIIB-XXXXXX -O-PP-108 Plan de Gestión de Costos
 LXIIIB-XXXXXX -O-PP-109 Plan de Gestión de Comunicaciones
 LXIIIB-XXXXXX -O-PP-110 Plan de Gestión de Adquisiciones
 LXIIIB-XXXXXX -O-PP-111 Plan de Gestión de Riesgos
 LXIIIB-XXXXXX -O-IN-101 Informe de Cierre de Proyecto
CAPÍTULO 11. ANEXOS

Anexo 1: Anexo 1
Anexo 2: Anexo 2

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Reporte de Cierre de Proyecto

0 XX/YY/ZZ Revisión con comentarios X.X. X.X. X.X.

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[Código de Documento] [Nombre del Documento] Página 3

[Código de Documento] [Nombre del Documento] Página 4

CAPÍTULO 1. RESUMEN EJECUTIVO

1.2. Descripción del proyecto

Figura 1. Ubicación del proyecto

1.3. Estrategia logística

Ítem Actividades Empresa

1.0. Ingeniería Empresa 1

Tabla 1. Alcance de actividades

1.4. Lecciones aprendidas

[Código de Documento] [Nombre del Documento] Página 5

CAPÍTULO 2. GERENCIAMIENTO DEL PROYECTO

Figura 2. Organigrama del proyecto

2.2. Estrategia contractual

Tabla 2. Registro de contrato de servicios

[Código de Documento] [Nombre del Documento] Página 6

CAPÍTULO 3. SOLICITUD DE CAMBIO

[Código de Documento] [Nombre del Documento] Página 7

CAPÍTULO 4. ANÁLISIS DE COSTO

4.1. Presupuesto inicial

Empresa Descripción AFE Monto

[Código de Documento] [Nombre del Documento] Página 8

4.3. Presupuesto final y análisis de desviaciones

Figura 3. Reporte de Cash Flow

Análisis de desviación por AFE:

4.4. Costos sociales

[Código de Documento] [Nombre del Documento] Página 9

Figura 4. Histórico de costos sociales

4.5. Índice de desempeño de costo (CPI)

Figura 5. Histórico del índice de desempeño de costo (CPI)

[Código de Documento] [Nombre del Documento] Página 10

CAPÍTULO 5. ANÁLISIS DE CRONOGRAMA

5.1. Línea base de cronograma

Figura 6. Cronograma – línea base

[Código de Documento] [Nombre del Documento] Página 11

5.2. Análisis general de desviaciones

Figura 7. Análisis de desviaciones en cronograma

5.3. Desviaciones en etapa de permisología

EDT Nombre de tarea ∆ Comentario

[Código de Documento] [Nombre del Documento] Página 12

5.4. Desviaciones en etapa de procura

5.5. Desviaciones en etapa de construcción, pre - comisionado y comisionado

EDT Nombre de tarea ∆ Comentario

5.6. Índice de desempeño de cronograma (SPI)

[Código de Documento] [Nombre del Documento] Página 13

planificado, si el valor es menor a 1 significa que el proyecto estará listo después de lo

Figura 8. Histórico del índice de desempeño de cronograma (SPI)

[Código de Documento] [Nombre del Documento] Página 14

CAPÍTULO 6. ETAPA DE INGENIERÍA

6.1. Ingeniería Conceptual

6.2. Ingeniería Básica o Básica Extendida

6.3. Ingeniería Básica o Básica Extendida

6.4. Ingeniería As Built

[Código de Documento] [Nombre del Documento] Página 15

CAPÍTULO 7. ETAPA DE LOGÍSTICA Y CADENA DE SUMINISTRO

7.1. Procura crítica

XX/XX/ XX/XX/ XX/X XX/XX/ XX/XX/

Tabla 10. Procura crítica

Figura 9. Principales proveedores