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PRIMER PASO: Registro en el libro de inventarios.

Tal y como lo expresa el artículo 35 del Código de Comercio: “Todo comerciante,
al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de inventarios una descripción
estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos,
activos y pasivos...”
Cuando este primer paso es “al comenzar su giro”, se le conoce como registro del
asiento de constitución o apertura de la entidad y consiste en anotar en el libro de
inventarios la lista de bienes y obligaciones que han aportado los accionistas en el
momento de constitución de la empresa.
SEGUNDO PASO: Registro de las transacciones en los documentos de origen.
Toda transacción realizada por las entidades queda registrada en un documento de
origen, el cual puede ser de carácter mercantil o civil y que representa la recolección de
los datos de la transacción. Entre estos documentos podemos encontrar: las actas de
asamblea, los contratos, las facturas emitidas a los clientes, las facturas recibidas de los
proveedores, las notas contables (notas de débito y notas de crédito), las letras de
cambio, los pagarés bancarios, las nóminas o recibos de pago a los empleados, las
declaraciones de impuestos y otros.
Sobre estos documentos se lleva a cabo el proceso de verificación de la
autenticidad y originalidad del documento, el cumplimiento de los requisitos formales y
legales de dicho documento, y que los datos que se muestran estén libres de errores,
enmiendas o correcciones, así como también certificar que dichos documentos incluyan
las condiciones de entrega o recepción, pago, liquidación, transferencia y otros,
previamente convenidos. Normalmente los elementos o evidencias de control de este
segundo paso del proceso lo constituyen la “ruta de firmas” de autorización, aprobación,
conformidad, recepción revisión, conteo físico, despacho, envío y otros.
TERCER PASO: Registro en el Libro Diario Con el documento verificado se
procede, entonces a reconocer los elementos de los estados financieros que están
presentes en la transacción, es decir, identificar si la transacción involucra activos,
pasivos, ingresos o gastos. Sobre estos documentos verificados se llevan a cabo los
procesos de clasificación y codificación.
La clasificación con el propósito de definir el módulo por el cual se dará de
entrada al sistema de contabilidad al documento. Así por ejemplo si el documento es
una factura recibida de un proveedor, se le dará entrada por el módulo de cuentas por
pagar, pero si el documento es una cobranza de un cliente, se le dará entrada por el
módulo de cuentas por cobrar.
La codificación consiste en estampar en el documento o en un formulario aparte
(comprobante de diario) los códigos de las cuentas que se afectan con la transacción,
preparando así los documentos para el proceso de registro en el sistema de contabilidad.
Con los documentos verificados y codificados se anotan en un libro denominado
DIARIO, las transacciones mercantiles en el orden en el cual ocurren. A estas
anotaciones se las conoce como “asiento de diario”.
CUARTO PASO: Pases al Libro Mayor.
Las anotaciones en el Libro Diario se clasifican y se resumen en un libro
denominado Mayor, por tipo de transacción: venta de mercancías, compra de
mercancías, depósitos y retiros de las cuentas bancarias, facturación y pagos que
hacemos a los proveedores, compra de mobiliario, compra de edificios, gastos por
concepto de sueldos y demás gastos de personal y otros. A este proceso se le conoce
como pases al mayor. Los pases al mayor representan las transferencias de las
anotaciones del libro diario pero clasificadas y resumidas por tipo de transacción.
En los sistemas automatizados, estos dos procesos (asientos de diario y pases al
mayor) se realizan de manera simultánea, ya que los sistemas automatizados registran y
clasifican, al mismo tiempo, según los códigos de cuentas que se utilicen. El proceso en
este paso es la verificación de la exactitud de los asientos de diario y los pases al mayor.
La exactitud en los asientos de diario se realiza comprobando que la suma de los
importes que se hayan colocado en la columna de la izquierda del comprobante de
diario, denominada DEBE, sea exactamente igual a la suma de los importes que se
hayan colocado en la columna de la derecha, denominada HABER. En los sistemas
automatizados, el programa realiza la comprobación y de existir una diferencia,
despliega un mensaje de advertencia para que el usuario incorpore la información
faltante o tome la decisión de grabar el comprobante de manera temporal hasta
conseguir la información faltante.
La exactitud de los pases del mayor se verifica mediante la preparación de una
hoja de trabajo denominada “Balance de Comprobación”. Las hojas de trabajo son
instrumentos extralibros que nos permiten realizar borradores y determinar aspectos
relacionados con la preparación de los estados financieros, como por ejemplo la
ganancia o pérdida de la entidad en un período. En los programas automatizados el
balance de comprobación es un reporte básico.
QUINTO PASO: Preparación y presentación de los estados financieros.
A partir de los saldos que presenten las cuentas al final del período se preparan los
estados financieros con el propósito de mostrar el valor de la entidad y el progreso de la
misma. (Consejo de Normas Internacionales de Información Financiera, 2009) “El
objetivo de los estados financieros de una pequeña o mediana entidad es proporcionar
información sobre la situación financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo de la
entidad que sea útil para la toma de decisiones económicas de una amplia gama de
usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades
específicas de información.
Los estados financieros también muestran los resultados de la administración
llevada a cabo por la Gerencia: dan cuenta de la responsabilidad en la gestión de los
recursos confiados a la misma.
Los procesos que se llevan a cabo en este paso son el registro de ajustes y
reclasificaciones y el registro de los asientos de cierre. Con este quinto paso se obtiene
la información que debe registrarse en el libro de inventarios, tal y como se expresó en
el primer paso, dando inicio de nuevo al “ciclo contable”